Guía de Punto de Venta sobre comprobantes electrónicos

A continuación enumeramos los pasos necesarios para poner en marcha el circuito de Comprobantes Electrónicos:

1. Definición de los datos de la empresa
2. Definición de los parámetros del Administrador de Comprobantes Electrónicos
3. Definición de las provincias
4. Definición de los países (sólo para Comprobantes Electrónicos de Exportación)
5. Definición de las monedas (sólo para Comprobantes Electrónicos de Exportación)
6. Alta de talonarios
7. Codificación de artículos (sólo para versión ‘Notificación Juez’ de Webservices)
8. Clasificación de artículos
9. Clasificación de los clientes (sólo para Comprobantes Electrónicos de Exportación)
10. Codificación de alícuotas
11. Codificación de percepciones definibles
12. Resoluciones AFIP – Regímenes específicos – Reemplazo de regímenes informativos (información de datos adicionales)

 

1. Definición de los datos de la empresa

Ingrese a la solapa Empresa del proceso Parámetros de Ventas y complete y/o verifique los datos particulares de su empresa (razón social, domicilio, fecha de inicio de actividades y número de inscripción en Ingresos Brutos).
Luego, ingrese a la solapa Comprobantes electrónicos del proceso Parámetros de Ventas y complete los siguientes datos:

Para comprobantes electrónicos del mercado interno:

• • Si usted cumple con la RG 2485 (sus Modificatorias y Complementarias).
  • Si usted cumple con la RG 2904 – Art. 4º (notificación juez).
  • Si usted cumple con la RG 3067 (comprobantes clase ‘C’ emitidos por Monotributistas).
  • Si usted cumple con la RG 2557/09 (con la utilización de Bonos Fiscales Electrónicos).
  • Si usted cumple con la RG 3749 (comprobantes clase ‘M’ y/o reemplazo de regímenes informativos).
  • Si usted cumple con la RG 4004 (comprobantes clase ‘B’ o ‘C’ de locación de inmuebles con destino casa habitación).

Complete los siguientes datos:

• Ingrese la Fecha de Incorporación al régimen especial de emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales.
• No ingrese Fecha de Exclusión, ya que el sistema considerará que usted abandonó el régimen de comprobantes electrónicos.
• Seleccione el Webservices a utilizar:
  • Para comprobantes electrónicos ‘A’ y/o ‘B’ (según RG 2485), elija la Versión 0 – Mercado interno (vigente hasta el 30 de Junio del 2011).
  • Para comprobantes electrónicos ‘A’ y/o ‘B’ (según RG 2485), a partir del 01 de Julio del 2011 o para comprobantes electrónicos ‘M’ (según RG 3749) elija la Versión 2 – Incluye versiones 1, 1.1 y 2.
  • Si usted es Monotributista y cumple con la RG 3067 para la emisión de comprobantes electrónicos ‘C’, elija la Versión 2 – Incluye versiones 1, 1.1 y 2.
  • Si usted factura actividades alcanzadas por el reemplazo de regímenes informativos indicados en la RG 3749 o RG 4004 E, elija la Versión 2 – Incluye versiones 1, 1.1 y 2.
  • Si usted fue notificado por la Administración Federal de Ingresos Públicos respecto de su inclusión en el régimen de emisión de comprobantes electrónicos mediante nota inscripta por el juez administrativo competente (según RG 2904), elija la Versión J – Notificación Juez.
  • Si usted cumple con la RG 2557/09 para la emisión de comprobantes electrónicos con aplicación de Bonos Fiscales Electrónicos (según Decreto Nº 2316/08), el webservice a utilizar lo determina el talonario asociado al comprobante electrónico.
  • Sin embargo, elija un Webservice de referencia, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
    • Si usted cumple sólo con la RG 2557/09 para la emisión de comprobantes electrónicos del mercado interno y la utilización de los Bonos Fiscales Electrónicos, elija la opción ‘Versión 2’.
      Los comprobantes electrónicos originales que respaldan las operaciones sujetas al régimen de incentivo para las empresas productoras de bienes de capital, sus partes y accesorios, deben emitirse en los términos de la Resolución General Nº 2485 y su modificación.
    • Si usted también cumple con otro régimen de facturación, elija la opción correspondiente de webservice: ‘Versión 2 – versiones 1, 1.1 y 2 de webservices’ o ‘J – Notificación Juez’.
      De esta manera, podrá emitir comprobantes electrónicos bajo los 2 regímenes de facturación (*).
• Configure el Indicador de servicio y Valor del Indicador: si utiliza el webservice 2 – Incluye versiones 1, 1.1 y 2, puede parametrizar la edición del Indicador de Servicio.
  Usted puede editar este dato o bien, ocultar su ingreso en los procesos de facturación (facturas, notas de débito y notas de crédito).
  Si este dato se oculta, defina el valor del indicador a tener en cuenta. Las opciones posibles son: 1 – Productos, 2 – Bienes o 3 – Productos y Servicios.
  Si el valor elegido es ‘2’ o ‘3’, el sistema asume que la Empresa es Prestadora de Servicios y deberá ingresar además, el período del Servicio Facturado (Mes Anterior, Mes Completo o Mes Siguiente).
  Este dato no es solicitado si usted utiliza Bonos Fiscales Electrónicos (RG 2557/09).

Para comprobantes electrónicos del mercado exterior:
Si cumple con la RG 3066 (sus Modificatorias y Complementarias), indique la fecha de incorporación al régimen especial de emisión y almacenamiento de comprobantes originales que respaldan operaciones de exportación.

• Complete los siguientes datos:
  • Ingrese la Fecha de Incorporación al régimen especial de emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales.
  • No ingrese Fecha de Exclusión, ya que el sistema considerará que usted abandonó el régimen de comprobantes electrónicos.
  • Seleccione el Idioma habitual de los comprobantes (español, inglés o portugués).

Para comprobantes del mercado interno con codificación de las operaciones (según RG2904 – art. 4º) y comprobantes electrónicos del mercado exterior (según RG 3066):

• Indique cuál será el Detalle del comprobante (descripción del artículo o sinónimo del cliente)
• Indique si incluye comentarios de los artículos como parte de la descripción de los productos.

Si necesita aplicar una parametrización especial a uno o más clientes, defina esta configuración en la ficha de cada cliente. Para más información, consulte el ítem Clasificación de los clientes.

Si emite comprobantes electrónicos y la actividad de su empresa se relaciona con la Prestación de Servicios:

• Active el parámetro Es empresa prestadora de servicios.
• Indique la modalidad para el cálculo de las fechas del servicio facturado (‘Mes anterior’, ‘Mes completo o actual’, ‘Mes siguiente’). Esta información puede ser modificada desde los procesos de facturación.
  Por ejemplo, seleccione ‘Mes Anterior’ si su empresa factura el primer día de cada mes, los servicios brindados el mes anterior.
• Active el parámetro Empresa Prestadora de Servicios.
• Si esta alcanzado por RG 3749 o RG 4004 E (reemplazo de regímenes informativos):
  • Ingrese a la solapa Otras resoluciones ubicada en Comprobantes electrónicos de Parámetros de Ventas (dicha opción estará habilitada únicamente si el web service seleccionado es ‘Versión 2’).
  • Tilde el campo Presenta información adicional requerida por AFIP.
  • Indique el valor por defecto para el campo Actividad habitual a informar. Seleccione la actividad con que opera con mayor frecuencia, siendo sus posibilidades las siguientes (si su actividad más frecuente no está en las opciones deje el campo en blanco):
    • Educación pública de gestión privada.
    • Locación de inmuebles rurales.
    • Locación de inmuebles turísticos.
    • Locación de inmuebles.
  • En Tipo de actividad habitual seleccione alguna de las opciones considerando la actividad que desarrolla y lo especificado en las normativas vigentes. El campo puede quedar en blanco.

Para el envío del comprobante electrónico a su cliente a través de correo electrónico:

• Ingrese a la solapa Envío por correo electrónico.
• Complete los datos referidos al servidor de correo electrónico, usuario (nombre de la cuenta de mail), clave (contraseña del usuario), remitente, asunto y cuerpo. Este paso no es obligatorio y puede realizarse con posterioridad.

Para el resguardo del comprobante electrónico:

• Ingrese la ubicación en el disco donde se guardarán los archivos (en formato PDF) generados en cada facturación.

 

2. Definición de los parámetros del Administrador de Comprobantes Electrónicos

Por cada computadora que emita comprobantes electrónicos, realice los siguientes pasos para poder enviar comprobantes electrónicos a la AFIP.
En la pantalla de Administración de Comprobantes Electrónicos, ingrese a Parámetros y coloque los datos de conexión.

1. Ingrese el certificado extendido por la AFIP (indique ubicación y nombre del archivo).
2. Indique la ubicación del archivo que contiene la clave privada (utilizada para solicitar el certificado digital).
3. Ingrese la identificación de origen (utilizada para solicitar el certificado digital).

La clave privada y la identificación de origen las puede obtener del asistente mencionado en el ítem Pedido de Certificado Digital. Tenga en cuenta que en Identificación de origen debe ingresar el contenido del archivo con extensión *.txt (no su ubicación).

 

3. Definición de las provincias

Ingrese al proceso Provincias y controle que la codificación asignada en Clasificación AFIP sea la correcta para cada una de las provincias definidas.
Este dato es requerido por la AFIP para la preparación de los archivos de comprobantes electrónicos correspondientes a la RG 2485 (sus Modificatorias y Complementarias), la RG 2557/09 (Bonos Fiscales Electrónicos) y a la RG 1361.

 

4. Definición de los países (sólo para Comprobantes Electrónicos de Exportación)

Si usted genera comprobantes electrónicos de exportación (RG 3066), invoque el proceso Países del módulo Ventas y complete la clasificación AFIP con el código que este organismo asigna a cada país.

 

5. Definición de las monedas (sólo para Comprobantes Electrónicos de Exportación)

Si usted genera comprobantes electrónicos para el mercado interno y/o de exportación, invoque el proceso Monedas del módulo Procesos generales y complete el Código moneda Comp Elec. con la clasificación que la AFIP asigna a cada unidad monetaria.

 

6. Alta de talonarios

Ingrese al proceso Talonarios y defina los talonarios (nuevos puntos de venta solicitados en AFIP) a utilizar durante la generación de comprobantes electrónicos.
En cada uno de esos talonarios, active el parámetro Genera Comprobante Electrónico.
Al definir un talonario de comprobantes electrónicos, tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

• No es posible aplicar la modalidad ‘Multipropósito’, por lo que deberá dar de alta talonarios para Facturas, N/D y N/C en forma independiente.
• Para imprimir comprobantes electrónicos, ingrese el destino de impresión en el talonario.
• El primer número habilitado del talonario debe ser 1 (uno).
• Defina el Tipo de Conexión a utilizar para su comunicación con la AFIP (‘En Línea’ o bien, ‘Diferido’).
  • En Línea: indica que en el momento de emitir el comprobante electrónico, Tango se comunicará con el servidor de la AFIP para solicitar el CAE. correspondiente. Para más información consulte Modalidad en Línea.
  • Diferido: indica que la obtención del CAE será posterior a la confección del comprobante electrónico. Tenga en cuenta que un comprobante electrónico sin CAE no tiene validez legal, y por lo tanto no puede ser entregada al cliente. Para más información consulte Modalidad Diferida.
• Si usted cumple con la RG 2557/09 para la emisión de comprobantes electrónicos del mercado interno y la utilización de los Bonos Fiscales Electrónicos, defina los talonarios con tipo asociado ‘A’ y/o ‘B’ para la generación de comprobantes electrónicos. Para cada talonario, tilde el parámetro Utiliza Bono Fiscal Electrónico. De esta forma, los diferenciará de los talonarios electrónicos con letra ‘A’ y/o ‘B’ que utilicen otro webservice.
• Si usted cumple con la RG 3749 y necesita emitir comprobantes electrónicos tipo Recibo (Facturas – Recibo) debe tildar el campo Recibo-factura para que al generar el comprobante electrónico este sea informado a AFIP con el código correspondiente. Si necesita emitir comprobantes ‘M’ debe crear un talonario electrónico del tipo ‘M’.
• Indique si imprime el comprobante electrónico una vez obtenido el CAE.
• Indique si envía el comprobante generado a su cliente por correo electrónico.
• Ingrese la ubicación (directorio o carpeta) y el nombre de la imagen escaneada del formulario preimpreso a incluir en los comprobantes que se envíen por correo electrónico. Sugerimos escanear el formulario preimpreso grabando la imagen sin márgenes adicionales. Es posible que deba efectuar algunas pruebas hasta que la visualización del archivo pdf sea correcta. Tenga en cuenta que a diferencia de los comprobantes no electrónicos, los comprobantes electrónicos pueden imprimirse o enviarse por correo electrónico cuantas veces lo desee.
• Acceda a la opción Formularios, invoque la función Dibujar <F6> para agregar las variables de reemplazo para comprobantes electrónicos (CAE, Fecha de Vencimiento, etc.). Tenga en cuenta que también es necesario agregar las variables de reemplazo para Tipo de comprobante y Número de Comprobante.
• Si cumple con la RG 3066, diseñe sus formularios incluyendo las palabras de control para comprobantes electrónicos de exportación y las palabras de reemplazo para comprobantes electrónicos de exportación.
• Si necesita emitir comprobantes ‘A’ con CBU Informado, recuerde diseñar el formulario correspondiente incluyendo la leyenda «Pago en CBU informado». Ubique dicha leyenda según lo indicado en la normativa vigente.

¿Cuántos talonarios debo definir?
Si usted genera en forma electrónica, comprobantes de facturas, notas de débito y notas de crédito de tipo ‘A’ y ‘B’, sugerimos definir por punto de venta, un talonario electrónico para cada tipo de comprobante / tipo asociado / número de sucursal. Es decir, no debería tener definidos más de 3 talonarios electrónicos de clase ‘A’ (FAC, DEB, CRE) ni más de 3 talonarios electrónicos de clase ‘B’ (FAC, DEB, CRE) por punto de venta.
Si usted genera en forma electrónica, comprobantes de facturas, notas de débito y notas de crédito de tipo ‘C’ (para Monotributistas), sugerimos definir por punto de venta, un talonario electrónico para cada Tipo de comprobante / Tipo asociado / Número de sucursal. Es decir, no debería tener definidos más de 3 talonarios electrónicos de clase ‘C’ (FAC, DEB, CRE) por punto de venta.
Si usted genera en forma electrónica, comprobantes de exportación (facturas, notas de débito y notas de crédito de tipo ‘E’), sugerimos definir por punto de venta, un talonario electrónico para cada Tipo de comprobante / Tipo asociado / Número de sucursal. Es decir, no debería tener definidos más de 3 talonarios electrónicos de clase ‘E’ (FAC, DEB, CRE) por punto de venta.
Si usted genera en forma electrónica, comprobantes de facturas, notas de débito y notas de crédito de tipo ‘A’ y ‘B’ (según RG 2557/09), sugerimos definir por punto de venta, un talonario electrónico para cada Tipo de comprobante / Tipo asociado / Número de sucursal. Es decir, no debería tener definidos más de 3 talonarios electrónicos de clase ‘A’ (FAC, DEB, CRE) ni más de 3 talonarios electrónicos de clase ‘B’ (FAC, DEB, CRE) por punto de venta.
Si usted genera en forma electrónica comprobantes del mercado interno según la RG 2485 y/o según la RG 2557/09 (Bonos Fiscales Electrónicos), defina un juego de talonarios para cada resolución general.
Es decir, 3 talonarios electrónicos de clase ‘A’ (‘FAC’, ‘DEB’, ‘CRE’) y 3 talonarios electrónicos de clase ‘B’ (‘FAC’, ‘DEB’, ‘CRE’) por punto de venta si emite comprobantes electrónicos para el mercado interno según RG 2485; y además, 3 talonarios electrónicos de clase ‘A’ (‘FAC’, ‘DEB’, ‘CRE’) que utilicen BFE y 3 talonarios electrónicos de clase ‘B’ (‘FAC’, ‘DEB’, ‘CRE’) que utilicen BFE por punto de venta, si emite comprobantes electrónicos asociados a Bonos Fiscales Electrónicos.

 

7. Codificación de artículos (sólo para versión ‘Notificación Juez’ de Webservices)

Ingrese al proceso Artículos del módulo Stock  y en la solapa Principal complete el código de barras de cada artículo.
Este dato es requerido por la AFIP para la preparación de los archivos de comprobantes electrónicos correspondientes a la RG 2904 (Régimen especial de emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales. Codificación de las operaciones efectuadas).

 

8. Clasificación de artículos

Ingrese al proceso Artículos del módulo Stock y complete los siguientes datos en la solapa Datos legales:

Para Comprobantes Electrónicos (del mercado interno)
Indique el Código de Unidad de Medida de Stock (definido por AFIP) y su Equivalencia.
Seleccione el Código de Unidad de Medida para la presentación de Ventas (definido por AFIP) y el valor de su Equivalencia.
Estos datos son requeridos por la AFIP para el envío de información de los comprobantes electrónicos.
Si usted emite comprobantes electrónicos clase ‘A’, ‘B’ y utiliza Bonos Fiscales Electrónicos (según RG 2557/09), asigne a sus artículos, el Código de producto (N.C.M.) -según el Nomenclador Común del Mercosur.

Para Comprobantes de Exportación Electrónicos
Ingrese la clasificación según AFIP para la Unidad de Medida de Stock y para la presentación de Ventas.
Estos datos son requeridos por la AFIP para el envío de información de los comprobantes de facturación electrónicos correspondientes a operaciones de exportación.

Para comprobantes electrónicos del mercado interno y para comprobantes electrónicos de exportación
Tenga en cuenta que:

• Usted puede actualizar los datos de los artículos en forma masiva, utilizando el proceso Actualización Global de Códigos de AFIP del módulo Stock.
• Puede invocar el comando Listar para obtener información de los artículos que han sido configurados y también, aquellos no configurados para la generación de comprobantes electrónicos.
• Usted puede actualizar el Código de producto (N.C.M.) desde el proceso Actualización Masiva de Artículos del módulo Stock.

 

9. Clasificación de los clientes (sólo para Comprobantes Electrónicos de Exportación)

Para el Envío de Comprobantes Electrónicos:
Si su empresa emite comprobantes electrónicos (del mercado interno y/o de exportación), defina para cada uno de sus clientes, los siguientes datos:

Forma de Envío: indique la modalidad de envío a su cliente de los comprobantes electrónicos que usted emita. Puede optar por una de las siguientes opciones: e-mail, e-mail / papel o tener en cuenta la definición del talonario.

Mail Envío: es la dirección de e-mail para el envío de los comprobantes electrónicos. Por defecto, se propone la dirección ingresada en el campo Correo electrónico del cliente.

Para Comprobantes Electrónicos con Codificación de las Operaciones
Si cumple con la RG 2904 – Art. 4º (Webservice: ‘Notificación Juez’) para la emisión de comprobantes electrónicos del mercado interno con el detalle de la codificación de las operaciones, y necesita aplicar una configuración particular a uno o más clientes, defina los siguientes parámetros:

Detalle de los artículos: indique si considera el definido en el ‘Artículo’ o el definido para el ‘Artículo – Cliente’.

Incluye Comentarios de los artículos como parte de la descripción de los productos.
Por defecto, el sistema considera lo definido en la solapa Comprobantes electrónicos del proceso Parámetros de Ventas.

Para Comprobantes de Exportación Electrónicos:
Si cumple con la RG 3066 (sus Modificatorias y Complementarias) para la emisión y almacenamiento de comprobantes originales que respaldan operaciones de exportación, ingrese la Identificación Tributaria de cada uno de los clientes a los que emite comprobantes de tipo ‘E’.
En el caso de no completar este dato, el sistema informará a la AFIP, el CUIT del país destino del comprobante electrónico de exportación.
Si necesita aplicar una configuración particular a uno o más clientes, defina los siguientes parámetros para comprobantes electrónicos de exportación:

• Idioma del comprobante (español, inglés o portugués).
• Detalle de los artículos: indique si considera el definido en el ‘Artículo’ o el definido para el ‘Artículo – Cliente’.
• Incluye Comentarios de los artículos como parte de la descripción de los productos.

Por defecto, el sistema considera lo definido en la solapa Comprobantes electrónicos del proceso Parámetros de Ventas.

 

10. Codificación de alícuotas

Para cada alícuota ingresada en el sistema, indique cuál es el código definido por AFIP.
Realice este paso si emite comprobantes electrónicos del mercado interno.

 

11. Codificación de percepciones definibles

Para cada percepción definible, seleccione el código definido por AFIP.
Realice este paso si emite comprobantes electrónicos del mercado interno.

 

12. Resoluciones AFIP – Regímenes específicos – Reemplazo de regímenes informativos (información de datos adicionales)

Si usted está alcanzado por la RG 3749 o la RG 4004 – E (*) y alguna de sus actividades requiere informar datos adicionales debe parametrizar el sistema para informarlos.
Recuerde que esto aplica para  los comprobantes electrónicos que sean emitidos mediante web service 2 y en talonarios que no utilicen bonos fiscales.

(*) La información adicional requerida por la RG 4004 solo se podrá informar a AFIP utilizando el Facturador.

Para ello, debe realizar los siguientes pasos:

1. Configurar en Parámetros de venta – Comprobantes electrónicos – Solapa Otras resoluciones
En la solapa Otras resoluciones de Comprobantes electrónicos encontrará los siguientes campos:

Resoluciones AFIP – Regímenes específicos – Reemplazo de regímenes informativos: tilde esta opción si alguna de sus actividades se corresponde con alguna de las comprendidas en los alcances de la citada normativa.

En ese caso, complete los siguientes campos.

Actividad habitual a informar: seleccione la actividad más recurrente.

• Educación pública de gestión privada.
• Locación de inmuebles rurales.
• Locación de inmuebles turísticos.
• Locación de inmuebles.

Si su actividad más frecuente no se encuentra entre esas opciones, deje el campo en blanco.

Tipo de actividad habitual: seleccione el tipo habitual de sus comprobantes, pudiendo ser:

• Para RG 3749:
  • Comprendida.
  • No comprendida.
• Para RG 4004 – E:
  • Propietario directo.
  • A través de intermediario.

En las resoluciones indicadas, rectificativas y complementarias se determinan las condiciones que hacen que los comprobantes correspondan a un tipo u otro. El campo puede ser dejado en blanco y ser completado, en caso de corresponder, al momento de emitir el comprobante.

2. Definir los perfiles que necesite para su operación
Perfiles de facturación
En la pantalla de perfiles de facturación configure los siguientes campos:

Estos campos determinan el comportamiento de los ítems Actividad a informar y Tipo de actividad en los procesos de Facturación y Pedidos.

Actividad a informar y Tipo de actividad: se aplican únicamente en la emisión de comprobantes electrónicos que utilicen web service 2 y no utilicen talonario de bonos fiscales.
Opciones de comportamiento:

• O – Obligatorio: los comprobantes no podrán ser generados sin indicar en ellos la actividad y tipo de actividad a informar. Esta opción de comportamiento únicamente se aplica durante el ingreso de comprobantes de facturación (no afecta al ingreso de pedidos).
• N – No obligatorio: el sistema no obligará a indicar la actividad y tipo de actividad a informar en sus comprobantes. Esta es la opción recomendada si usted posee varias actividades y algunas de ellas no deben informar datos adicionales según RG 3749.

Utilice estas opciones  junto a  ‘Edita’, ‘Muestra’ u ‘Oculta’ para conseguir el comportamiento deseado durante el ingreso de los comprobantes.

Valores por defecto: indique en estos campos la actividad y tipo de actividad que desea informar al utilizar este perfil. Estos campos pueden quedar en blanco y completar los valores en el ingreso del comprobante.

Perfiles de notas de crédito

En la pantalla perfiles de notas de crédito configure los siguientes campos:

Estos campos controlan el comportamiento de los campos Actividad a informar y Tipo de actividad en los procesos de emisión de notas de crédito.

Actividad a informar y Tipo de actividad: se aplican únicamente en la emisión de comprobantes electrónicos que utilicen el web service 2 y no utilicen talonario de bonos fiscales.
Opciones de comportamiento:

• O – Obligatorio: las notas de crédito no podrán ser generadas sin indicar la actividad a informar.
• N – No obligatorio: el sistema no obligará a indicar la actividad a informar en sus notas de crédito. Esta es la opción le permitira modificar los datos en el ingreso de los comprobantes o bien dejarla en blanco.

Utilice estas opciones  junto a  ‘Edita’, ‘Muestra’ u ‘Oculta’ para conseguir el comportamiento deseado durante el ingreso de los comprobantes.

Valores por defecto: indique en estos campos la actividad y tipo de actividad que desea informar al utilizar este perfil. Estos campos pueden quedar en blanco y completar los valores en el ingreso del comprobante.

3. Definir los contactos responsables del pago
Si su actividad corresponde a «Educación pública de gestión privada» debe informar el tipo y número de documento del responsable del pago. Para ello, en la pantalla Contactos el cliente encontrará los siguientes campos.

Responsable de pagos: tilde el contacto que sea responsable del pago de sus facturas. Sólo uno de los contactos del cliente podrá ser el responsable del pago.

Tipo de documento y Número de documento: correspondiente al documento del contacto. Estos campos son obligatorios para el contacto responsable del pago.

4. Emisión de facturas / notas de crédito / notas de débito y pedidos

• Tenga en cuenta que un comprobante electrónico no tiene efectos fiscales frente a terceros hasta que la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) otorgue el Código de Autorización Electrónico (CAE). Es decir, no son considerados en los procesos que generan información para los distintos aplicativos.
• Un comprobante puede tener CAE y haber sido ‘Observado’ por AFIP En ese caso, usted puede consultar el motivo de la observación desde los siguientes procesos (*):
  • Administrador de comprobantes electrónicos, solapa Comprobantes autorizados, pulsando en la columna «Observación AFIP».
  • Consulta Live de Facturación de Ventas, habiendo elegido un determinado comprobante.
• Si genera un comprobante electrónico para un cliente ocasional es necesario que ingrese los datos de su cliente para que su comprobante pueda ser autorizado por la AFIP.
• Desde los procesos de emisión de comprobantes es posible cambiar el tipo de conexión con AFIP, haciendo clic en el comando Comprobante electrónico. De esta manera, usted pasa a la modalidad ‘En Línea’, ‘Diferido’ o ‘Según Talonario’.
• El sistema aplica validaciones particulares en el ingreso de comprobantes electrónicos.
• Si emite el remito junto con la factura, se solicita el destino de impresión del remito (según la definición de su formulario o .Typ) y se informa el número de remito generado.
• Si la actividad de su empresa se relaciona con la prestación de servicios y emite comprobantes electrónicos ‘A’ o ‘B’ (para el mercado interno), en procesos de facturación es posible modificar el rango de fechas del servicio facturado.
• Sólo es posible anular un comprobante electrónico ‘Aceptado’ mediante otro comprobante electrónico. Ejemplo: una factura electrónica sólo puede anularse mediante una nota de crédito electrónica.
• El sistema permite eliminar todos los comprobantes electrónicos ‘Rechazados’ por AFIP.
  Esta opción se encuentra en el Administrador de comprobantes electrónicos y estará disponible según el rol asignado al usuario.
  El número de comprobante eliminado será reutilizado en la generación de un nuevo comprobante electrónico del mismo talonario.
• Si optó por eliminar sólo algunos comprobantes electrónicos rechazados, tenga en cuenta que deberá verificar el Próximo número a emitir del talonario asociado, previo a continuar con la facturación.
• Para registrar ajustes, devoluciones, recargos, etc., en donde el comprobante a generar NO tiene igual clase (letra) que la factura que dio origen a la operación, ingrese un comprobante de débito o de crédito -es posible indicar el comprobante de referencia (Tipo y Número de comprobante) y el Período asociado.
  El Período asociado (desde fecha – hasta fecha) se informará en el xml del comprobante a enviar a AFIP. Este dato es de ingreso obligatorio.
  Al informar un comprobante de referencia, quedará registrada en el sistema, la imputación del comprobante (de débito o de crédito).
  En los procesos de generación automática o masiva de comprobantes de débito o crédito, quedan registradas las imputaciones en el sistema y se informará automáticamente el período asociado en el XML del comprobante a enviar a AFIP. Por defecto, se informa la fecha de emisión del comprobante de ajuste, como rango fechas de este período.
  De esta manera, evitará que su comprobante electrónico sea rechazado por AFIP (al ser de distinta clase o tener letra diferente a la del comprobante de origen).
• Si usted emite comprobantes electrónicos para el mercado interno y utiliza la versión ‘Notificación Juez’ de webservices (según R.G. 2904 – Art. 4º) y obtiene el rechazo de una nota de débito o nota de crédito electrónica, en la que indicó un Período de referencia, verifique si el emisor del comprobante o el cliente indicados están inscriptos en el régimen de Factura Electrónica de Crédito. En ese caso, debe informar un comprobante de referencia y NO un período. Elimine el comprobante rechazado y reingréselo informando un comprobante de referencia.
• Si usted emite comprobantes electrónicos para el mercado interno, utiliza la versión ‘Notificación Juez’ de webservices (según RG 2904 – Art. 4º) y registra la devolución de uno o más artículos en una factura electrónica, la devolución de ese/esos artículos se informará a AFIP con el código 95 – ANULACION / DEVOLUCION (como Unidad de Medida).

(*) Tenga en cuenta que el ejemplar impreso del comprobante electrónico debe incluir los códigos y leyendas de cada una de las observaciones de AFIP.
Para ello, agregue las variables de reemplazo para comprobantes electrónicos: @OK para el código de la observación y @HK para su descripción en el diseño de sus comprobantes (archivos TYP).
Contemple la posibilidad de imprimir más de una observación en un mismo comprobante.