Tesorería

Para conocer los pasos a seguir para comenzar a trabajar con cajas de facturación en el módulo Facturador, lea atentamente el cuadro que se detalla a continuación, y siga las instrucciones correspondientes a la configuración que más se aproxime a su empresa.

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Configuración 1 – Con sucursales y varias cajas que rinden al encargado

A continuación se detalla la configuración recomendada para una empresa con sucursales, con más de una caja en alguna sucursal, con rendición de cada caja al encargado de sucursal.

Para completar la puesta en marcha debe completar los siguientes pasos:

 

Creación de cuentas

 

Creación de tipos de comprobante

Una vez creadas las cuentas, defina (desde la casa central) los tipos de comprobante que deben reflejar cada una de las transacciones relacionadas con el cierre y rendición de caja.

Los comprobantes que debe crear son:

• Comprobante para reflejar diferencias de arqueo: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
  Si bien es opcional el uso de este tipo de comprobante es muy recomendable su creación para facilitar el control de gestión relacionado con las diferencias de arqueo registradas en los cierres ciegos.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de efectivo y otras: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de cartera (cheques): defina un comprobante de clase 9 – Transferencia entre carteras para registrar estas operaciones.
• Comprobante para reflejar la rendición de las cajas al encargado de sucursal: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones.
• Comprobante para reflejar la transferencia de las cajas al encargado de sucursal: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones. Este tipo de comprobante sólo es visible cuando el encargado registra la transferencia que le hizo cada una de las cajas.
  El encargado realizará esta acción desde el proceso Movimientos de Tesorería (opción Gestión central, Registrar transferencias recibidas).
• Comprobante para reflejar la transferencia del encargado al tesorero de casa central: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones.
  Este tipo de comprobante sólo es visible cuando el encargado registra la transferencia que le hizo cada una de las cajas.
  El encargado realizará esta acción desde el proceso Rendir valores a central (opción Procesos de cierre del Facturador).

Si bien puede reutilizar el tipo de comprobante definido en el punto anterior, recomendamos crear uno específico para facilitar la identificación de cada tipo de transacción.

 

Configuración de parámetros de cierre de caja

Una vez creadas las cuentas y los tipos de comprobante a utilizar, debe completar la parametrización del cierre de caja.
Ingrese a Parámetros de cierre de caja (del Facturador) y complete la información solicitada. Indique el comprobante a utilizar para registrar las diferencias de arqueo:

Indique el comprobante para la consolidación o refundición de cuentas de efectivo, y el que utilice para consolidación o refundición de cuentas de cartera, cheques, etc.

Complete el tipo de comprobante que se debe utilizar para realizar la rendición de las cajas, y el correspondiente para reflejar la transferencia al encargado de la sucursal.

Por último, complete el tipo de comprobante a utilizar para reflejar la transferencia del encargado al tesorero de la casa central.

 

Transferencia de información a las sucursales

 

Configuración de caja por terminal

Desde cada caja de la sucursal configure las cuentas y medios de pagos que utilizará cada una. Esta configuración brinda la posibilidad de que cada caja sea independiente del resto al momento de:

• Emitir comprobantes (facturas y notas de crédito).
• Efectuar el cierre de caja.
• Generar la rendición al encargado de la sucursal.

Para más información, consulte Asignar permisos para configurar una caja.

 

Circuito de rendición

A continuación se describe el circuito de rendición de valores de las cajas al encargado de la sucursal y este al tesorero de casa central.

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Rendir valores a administración de sucursal

Desde este proceso se generará el comprobante de rendición de las cajas y el correspondiente para reflejar la transferencia al encargado de la sucursal.
Para realizar este proceso acceda desde Facturador a Procesos de cierre, allí seleccione Rendir valores y a continuación A administración de la sucursal.
Para más información consulte Rendir valores de una caja a la administración de la sucursal o encargado.

Controlar y registrar transferencias recibidas

Desde este proceso el encargado podrá controlar y confirmar las transferencias enviadas por las cajas y el tesorero de casa central podrá controlar y confirmar las transferencias enviadas por los encargados de las sucursales.
Para realizar este proceso, puede acceder:

• Desde Facturador ingrese a Entrada y salida de dinero, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.
• Desde Tesorería ingrese a Movimientos de Tesorería, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.

Para más información consulte Registración de valores provenientes de otras sucursales.

Transferir valores a central

Desde este proceso el encargado generará el movimiento de transferencia al tesorero de la casa central para su posterior control y registración.
Para realizar este proceso puede acceder:

• Desde Facturador si no posee una caja configurada: ingrese a Procesos de cierre y allí seleccione Rendir valores.
• Desde Facturador si posee una caja configurada ingrese a Procesos de cierre, allí seleccione Rendir valores y a continuación A central.

Para más información consulte Movimiento de transferencia de valores a central con una caja configurada.

 

Configuración 2 – Con sucursales y varias cajas que rinden a central

A continuación se detalla la configuración recomendada para una empresa con sucursales, con más de una caja en alguna sucursal, con rendición de cada caja a casa central.

Para completar la puesta en marcha debe completar los siguientes pasos:

 

Creación de cuentas

 

Creación de tipos de comprobante

Una vez creadas las cuentas, defina (desde la casa central) los tipos de comprobante que deben reflejar cada una de las transacciones relacionadas con el cierre y rendición de caja.

Los comprobantes que debe crear son:

• Comprobante para reflejar diferencias de arqueo: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones. Si bien es opcional el uso de este tipo de comprobante es muy recomendable su creación para facilitar el control de gestión relacionado con las diferencias de arqueo registradas en los cierres ciegos.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de efectivo y otras: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de cartera (cheques): defina un comprobante de clase 9 – Transferencia entre carteras para registrar estas operaciones.
• Comprobante para reflejar la transferencia del encargado al tesorero de casa central: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones.
  Este tipo de comprobante sólo es visible cuando el encargado registra la transferencia que le hizo cada una de las cajas.
  El encargado realizará esta acción desde el proceso Rendir valores a central (opción Procesos de cierre del Facturador).

Si bien puede reutilizar el tipo de comprobante definido en el punto anterior recomendamos crear uno específico para facilitar la identificación de cada tipo de transacción.

 

Configuración de parámetros de cierre de caja

Una vez creadas las cuentas y los tipos de comprobante a utilizar, debe completar la parametrización del cierre de caja.
Ingrese a Parámetros de cierre de caja (del módulo Facturador) y complete la información solicitada. Indique el comprobante a utilizar para registrar las diferencias de arqueo:

Indique el comprobante para la consolidación o refundición de cuentas de efectivo, y el que utilice para consolidación o refundición de cuentas de cartera, cheques, etc.

Por último, complete el tipo de comprobante a utilizar para reflejar la transferencia del encargado al tesorero de la casa central.

 

Transferencia de información a las sucursales

 

Configuración de caja por terminal

Desde cada caja de la sucursal configure las cuentas y medios de pagos que utilizará cada una. Esta configuración brinda la posibilidad de que cada caja sea independiente del resto al momento de:

• Emitir comprobantes (facturas y notas de crédito).
• Efectuar el cierre de caja.
• Generar las transferencias de valores a central.

Para más información, consulte Configurar cajas.

 

Circuito de rendición

A continuación se describe el circuito de rendición de valores desde las cajas de las sucursales hasta el control realizado por el tesorero de casa central.

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Rendir valores a central

Desde este proceso las cajas generarán el comprobante de rendición y el correspondiente para reflejar la transferencia al tesorero de la casa central para su posterior control y registración.
Para realizar este proceso puede acceder a Procesos de cierre del Facturador, y allí seleccionar Rendir valores.
Para más información consulte Movimiento de transferencia de valores a central con una caja configurada.

Transferir valores a central

Desde este proceso el encargado de la sucursal podrá generar el movimiento de transferencia al tesorero de la casa central, para su posterior control y registración.
Para realizar este proceso puede acceda desde Facturador. Si no posee una caja configurada, ingrese a Procesos de cierre y seleccione Rendir valores.
Para más información consulte Movimiento de transferencia de valores a central con una caja configurada.
Si posee una caja configurada, ingrese a Procesos de cierre, allí seleccione Rendir valores y a continuación A central.

Controlar y registrar transferencias recibidas

Desde este proceso, el tesorero de casa central podrá controlar y confirmar las transferencias enviadas por las cajas y encargados de las sucursales.

Para realizar este proceso, puede acceder:

• Desde Facturador ingrese a Entrada y salida de dinero, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.
• Desde Tesorería ingrese a Movimientos de Tesorería, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.

Para más información consulte Registración de valores provenientes de otras sucursales.

 

Configuración 3 – Con sucursales con una caja que rinde a central

A continuación se detalla la configuración recomendada para una empresa con sucursales, una caja en las sucursales, con rendición a casa central.

Para completar la puesta en marcha debe completar los siguientes pasos:

 

Creación de cuentas

Desde la casa central, defina las cuentas necesarias para la operatoria diaria de cada una de las cajas de cada sucursal.
Defina cuentas que representen:

• Los medios de pago que se puede utilizar en la venta. Por ejemplo:
  • Efectivo $
  • Efectivo U$S
  • Visa
  • Mastercard
  • American express
• El vuelto entregado al cliente. Por ejemplo:
  • Vuelto $
  • Vuelto U$S
• Las diferencias de arqueo que se registren durante el cierre de caja. Por ejemplo «Diferencias de arqueo».
• Las ventas realizadas. Por ejemplo «Deudores por ventas».

Cuentas para sucursales y la casa central

Defina un juego de cuentas a utilizar en la casa central.

 

Creación de tipos de comprobante

Una vez creadas las cuentas, defina (desde la casa central) los tipos de comprobante que deben reflejar cada una de las transacciones relacionadas con el cierre y rendición de caja.

Los comprobantes que debe crear son:

• Comprobante para reflejar diferencias de arqueo: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
  Si bien es opcional el uso de este tipo de comprobante es muy recomendable su creación para facilitar el control de gestión relacionado con las diferencias de arqueo registradas en los cierres ciegos.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de efectivo y otras: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de cartera (cheques): defina un comprobante de clase 9 – Transferencia entre carteras para registrar estas operaciones.
• Comprobante para reflejar la transferencia de la caja de la sucursal al tesorero de casa central: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones.
  Este tipo de comprobante sólo es visible cuando el encargado registra la transferencia que le hizo cada una de las cajas.
  El encargado realizará esta acción desde el proceso Rendir valores a central (opción Procesos de cierre del Facturador).

Si bien puede reutilizar el tipo de comprobante definido en el punto anterior recomendamos crear uno específico para facilitar la identificación de cada tipo de transacción.

 

Configuración de parámetros de cierre de caja

Una vez creadas las cuentas y los tipos de comprobante a utilizar, debe completar la parametrización del cierre de caja.
Ingrese a Parámetros de cierre de caja (del módulo Facturador) y complete la información solicitada. Indique el comprobante a utilizar para registrar las diferencias de arqueo:

Indique el comprobante para la consolidación o refundición de cuentas de efectivo, y el que utilice para consolidación o refundición de cuentas de cartera, cheques, etc.

Por último, complete el tipo de comprobante a utilizar para reflejar la transferencia del encargado al tesorero de la casa central.

 

Transferencia de información a las sucursales

 

Configuración de caja por terminal

Desde la caja de la sucursal configure las cuentas y medios de pagos que utilizará. Esta configuración brinda la posibilidad de que la caja sea independiente del resto al momento de:

• Emitir comprobantes (facturas y notas de crédito).
• Efectuar el cierre de caja.
• Generar las transferencias de valores a central.

Para más información, consulte Configurar cajas.

 

Circuito de rendición

A continuación se describe el circuito de rendición de valores desde la caja de las sucursales hasta el control realizado por el tesorero de casa central.

Rendir valores a central

Desde este proceso la caja de cada sucursal generará el movimiento de transferencia al tesorero de la casa central para su posterior control y registración.
Para realizar este proceso puede acceder a Procesos de cierre del Facturador.

• Si no posee una caja configurada, ingrese a Procesos de cierre y seleccione Rendir valores.
• Si posee una caja configurada ingrese a Procesos de cierre, allí seleccione Rendir valores y a continuación A central.

Para más información consulte Movimiento de transferencia de valores a central con una caja configurada.

Controlar y registrar transferencias recibidas

Desde este proceso, el tesorero de casa central podrá controlar y confirmar las transferencias enviadas por las cajas de las sucursales.
Para ello puede acceder:

• Desde Facturador ingrese a Entrada y salida de dinero, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.
• Desde Tesorería ingrese a Movimientos de Tesorería, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.

Para más información consulte Registración de valores provenientes de otras sucursales.

 

Configuración 4 – Sin sucursales con varias cajas que rinden al tesorero

A continuación se detalla la configuración recomendada para una empresa sin sucursales, con más de una caja, con rendición al tesorero.

Para completar la puesta en marcha debe completar los siguientes pasos:

 

Creación de cuentas

Desde la casa central, defina las cuentas necesarias para la operatoria diaria de cada una de las cajas de cada sucursal.
Defina cuentas que representen:

• Los medios de pago que se puede utilizar en la venta. Por ejemplo:
  • Efectivo $
  • Efectivo U$S
  • Visa
  • Mastercard
  • American express
• El vuelto entregado al cliente. Por ejemplo:
  • Vuelto $
  • Vuelto U$S
• Las diferencias de arqueo que se registren durante el cierre de caja. Por ejemplo «Diferencias de arqueo».
• Las ventas realizadas. Por ejemplo «Deudores por ventas».

Cuentas para el tesorero de casa central

Defina un juego de cuentas a utilizar por el tesorero.

Cuentas para las cajas

Como en su empresa existen varias cajas, debe crear tantas cuentas como cantidad de cajas existente. En nuestro ejemplo casa central tiene 3 cajas. Por lo tanto debe crear 3 veces cada una de las cuentas anteriormente mencionadas.

¿Qué es una cuenta para transferencia?

Cuando trabaja con múltiples cuentas, recomendamos consolidar la información al momento de rendir cada una de las cajas. De esta forma, las distintas cuentas que utilizan cada una de las cajas se consolidan en la cuenta que usa el tesorero de la casa central. Para ello debe definir la cuenta en la que se consolida la información cuando se realiza la rendición de caja.
Siguiendo con el ejemplo anterior la consolidación o refundición se debería realizar de la siguiente forma:

 

Creación de tipos de comprobante

Una vez creadas las cuentas, defina los tipos de comprobante que deben reflejar cada una de las transacciones relacionadas con el cierre y rendición de caja.
Los comprobantes que debe crear son:

• Comprobante para reflejar diferencias de arqueo: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
  Si bien es opcional el uso de este tipo de comprobante es muy recomendable su creación para facilitar el control de gestión relacionado con las diferencias de arqueo registradas en los cierres ciegos.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de efectivo y otras: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de cartera (cheques): defina un comprobante de clase 9 – Transferencia entre carteras para registrar estas operaciones.
• Comprobante para reflejar la rendición de las cajas al tesorero: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones.
• Comprobante para reflejar la transferencia de las cajas al tesorero: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones.
  Este tipo de comprobante sólo es visible cuando el encargado registra la transferencia que le hizo cada una de las cajas.
  El tesorero realizará esta acción desde el proceso Movimientos de Tesorería (opción Registrar transferencias recibidas de Gestión central).

 

Configuración de parámetros de cierre de caja

Una vez creadas las cuentas y los tipos de comprobante a utilizar, debe completar la parametrización del cierre de caja.
Ingrese a Parámetros de cierre de caja (del módulo Facturador) y complete la información solicitada. Indique el comprobante a utilizar para registrar las diferencias de arqueo:

Indique el comprobante para la consolidación o refundición de cuentas de efectivo, y el que utilice para consolidación o refundición de cuentas de cartera, cheques, etc.

Por último, complete el tipo de comprobante que se debe utilizar para realizar la rendición de las cajas y el correspondiente para reflejar la transferencia al tesorero.

 

Transferencia de información a las sucursales

 

Configuración de caja por terminal

Desde cada caja de la sucursal configure las cuentas y medios de pagos que utilizará cada una. Esta configuración brinda la posibilidad de que cada caja sea independiente del resto al momento de:

• Emitir comprobantes (facturas y notas de crédito).
• Efectuar el cierre de caja.
• Generar la rendición a la administración de la sucursal.

Para más información, consulte Configurar cajas.

 

Circuito de rendición

A continuación se describe el circuito de rendición de valores desde las cajas hasta el control realizado por el tesorero.

Rendir valores a central

Desde este proceso cada caja generará el comprobante de rendición de las cajas y el correspondiente para reflejar la transferencia al tesorero de la casa central.
Para realizar este proceso puede acceder a Procesos de cierre del Facturador, allí seleccionar Rendir valores y a continuación A administración de la sucursal.
Para más información consulte Rendir valores de una caja a la administración de la sucursal o encargado.

Controlar y registrar transferencias recibidas

Desde este proceso, el tesorero de casa central podrá controlar y confirmar las transferencias enviadas por las cajas.
Para realizar este proceso, puede acceder:

• Desde Facturador ingrese a Entrada y salida de dinero, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.
• Desde Tesorería ingrese a Movimientos de Tesorería, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.

Para más información consulte Registración de valores provenientes de otras sucursales.

 

Configuración 5 – Sin sucursales con una caja que rinde al tesorero

A continuación se detalla la configuración recomendada para una empresa sin sucursales, con una caja, con rendición al tesorero de la casa central.

A continuación se detalla la configuración recomendada para una empresa con sucursales, con más de una caja en alguna sucursal, con rendición de cada caja al encargado de sucursal.
Para completar la puesta en marcha debe completar los siguientes pasos:

 

Creación de cuentas

Desde la casa central, defina las cuentas necesarias para la operatoria diaria de cada una de las cajas de cada sucursal.
Defina cuentas que representen:

• Los medios de pago que se puede utilizar en la venta. Por ejemplo:
  • Efectivo $
  • Efectivo U$S
  • Visa
  • Mastercard
  • American express
• El vuelto entregado al cliente. Por ejemplo:
  • Vuelto $
  • Vuelto U$S
• Las diferencias de arqueo que se registren durante el cierre de caja. Por ejemplo «Diferencias de arqueo».
• Las ventas realizadas. Por ejemplo «Deudores por ventas».

 

Creación de tipos de comprobante

Una vez creadas las cuentas, defina los tipos de comprobante que deben reflejar cada una de las transacciones relacionadas con el cierre y rendición de caja.

Los comprobantes que debe crear son:

• Comprobante para reflejar diferencias de arqueo: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
  Si bien es opcional el uso de este tipo de comprobante, es muy recomendable su creación para facilitar el control de gestión relacionado con las diferencias de arqueo registradas en los cierres ciegos.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de efectivo y otras: defina un comprobante de clase 7 – Otros movimientos para registrar estas operaciones.
• Comprobante para consolidación o refundición de cuentas de cartera (cheques): defina un comprobante de clase 9 – Transferencia entre carteras para registrar estas operaciones.
• Comprobante para reflejar la rendición de las cajas al tesorero: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones.
• Comprobante para reflejar la transferencia de las cajas al tesorero: defina un comprobante de clase 2 – Pagos para registrar estas operaciones.
  Este tipo de comprobante sólo es visible cuando el tesorero registra la transferencia que le hizo la caja.

El tesorero realizará esta acción desde el proceso Movimientos de Tesorería (opción Registrar transferencias recibidas de Gestión central).

 

Configuración de parámetros de cierre de caja

Una vez creadas las cuentas y los tipos de comprobante a utilizar, debe completar la parametrización del cierre de caja.
Ingrese a Parámetros de cierre de caja (del módulo Facturador) y complete la información solicitada. Indique el comprobante a utilizar para registrar las diferencias de arqueo:

Indique el comprobante para la consolidación o refundición de cuentas de efectivo, y el que utilice para consolidación o refundición de cuentas de cartera, cheques, etc.

Por último, complete el tipo de comprobante que se debe utilizar para realizar la rendición de las cajas y el correspondiente para reflejar la transferencia al tesorero.

 

Configuración de caja

Desde la caja de la sucursal configure las cuentas y medios de pagos que utilizará. Esta configuración brinda la posibilidad de que la caja sea independiente del resto, al momento de:

• Emitir comprobantes (facturas y notas de crédito).
• Efectuar el cierre de caja.
• Generar la rendición a la administración de la sucursal.

Para más información, consulte Configurar cajas.

 

Circuito de rendición

A continuación se describe el circuito de rendición de valores desde la caja hasta el control realizado por el tesorero.

Rendir valores a administración de sucursal

Desde este proceso la caja generará el comprobante de rendición y el correspondiente para reflejar la transferencia al tesorero.
Para realizar este proceso puede acceder a Procesos de cierre del Facturador, allí seleccionar Rendir valores y a continuación A administración de la sucursal.
Para más información consulte ¿Cómo puedo rendir valores de una caja a la administración de la sucursal?.

Controlar y registrar transferencias recibidas

Desde este proceso, el tesorero de casa central podrá controlar y confirmar las transferencias enviadas por las cajas.
Para realizar este proceso, puede acceder:

• Desde Facturador ingrese a Entrada y salida de dinero, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.
• Desde Tesorería ingrese a Movimientos de Tesorería, allí seleccione Gestión central y a continuación Registrar transferencias recibidas.

Para más información consulte Registración de valores provenientes de otras sucursales.

 

¿Cómo configurar una caja?

Como primera medida, tenga en cuenta que el usuario con el que se ingresó al Facturador debe tener permisos para realizar esta acción. Para más información consulte Asignar permisos para configurar una caja.

A continuación se mostrará como configurar una caja, que llamaremos «Caja 1» utilizando las cuentas dadas de alta en central en Cuentas para las sucursales.

Alta de caja

Ingrese a Preferencias y oprima el botón «Configurar caja…».
Se abrirá la solapa Configurar caja desde la cual se realizará la configuración de la misma.
Oprima el botón «Nueva caja» o presione <F6> para abrir una solapa donde debe crear la caja que posteriormente deberá configurar.
Luego, ingrese el código de la caja: «001», y la descripción de la caja: «Caja 1». y presione «Guardar». Esto permitirá crear la caja. A continuación ingrese a la solapa Configurar caja y seleccione la caja: «001 Caja 1».

Selección de cuentas para la emisión de comprobantes

1. Seleccione la cuenta vuelto (por ejemplo: 1001 –  Vuelto caja 1).
   La cuenta vuelto es la cuenta a utilizar para registrar los vueltos, cuando el importe del pago supera al importe total del comprobante.
2. Seleccione la cuenta a acreditar (por ejemplo: 4001 Deudores por ventas caja 1).
   La cuenta a acreditar es la cuenta principal de la caja, la cual se utilizará para registrar los pagos recibidos.
3. Seleccione la cuenta para efectivo (por ejemplo: 101 Efectivo $ caja 1).
   Esta cuenta se utilizará cuando se realice el pago total de una factura desde Favoritos.
4. Seleccione la cuenta para ajuste de caja (por ejemplo: 3001 – Ajuste de caja 1).
   Esta cuenta se utilizará si al realizar un cierre de caja se quiere generar un comprobante cuando existen diferencias entre el saldo de caja informado por el cajero y el informado por el sistema

Selección de medios de pagos

Una vez que se ha seleccionado la caja a utilizar y las cuentas, se habilitará la sección Medios de pago.
En la sección Medios de pago seleccione los medios de pago a utilizar en la Caja 1.
Por ejemplo:

• 101 – Efectivo $ caja 1
• 201 – Efectivo U$s caja 1
• 301 – Visa caja 1
• 401 – Mastercard caja 1

Grabar configuración de caja

Una vez que seleccionaron los medios de pago, oprima el botón «Finalizar».
En este punto, se ha concluido con la configuración de la Caja 1 y solo debe cerrar la solapa Preferencias.

Contenidos relacionados

• Videos sobre cierres de caja
• Videos sobre el Facturador

Consulte en este capítulo los pasos a seguir para implementar el circuito de tarjetas de crédito y débito.

A continuación se muestra un breve resumen de la configuración a realizar:

 

Configurar la modalidad POS integrado en LaPos

Consideraciones previas

Para operar en forma integrada con una terminal POS, debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Contrate el servicio de LaPos (el servicio de validación de tarjetas VISA, que además permite operar con todas las tarjetas de crédito y débito). Para más información sobre este servicio consulte www.lapos.com.ar.
• Comunique a LaPos que desea trabajar en forma integrada con Tango, para que le suministren una terminal POS preparada para trabajar conectada a una computadora a través de un cable USB. Las terminales POS habilitadas son Ingénico (modelos I5100 y AQ50) y Verifone (modelos Vx510 y Vx520).
  Recomendamos trabajar con equipos de la misma marca en todo su comercio, ya que de esta forma se facilita la implementación del circuito. Tenga en cuenta que cada marca puede utilizar diferentes códigos de host, tarjetas y planes por lo que se verá obligado a efectuar una parametrización específica dependiendo de la marca de cada terminal POS.
• Verifique que la computadora que se utilizará para trabajar en modo integrado, posea un puerto USB libre.

Cuando la Terminal POS esté operando en modo integrado, sólo podrá realizar operaciones desde el sistema Tango. No podrá utilizarla manualmente indicando las operaciones desde el menú de su Terminal POS. Con esta configuración las operaciones de Venta, Anulación, Devolución y Cierre de lote debe efectuarlas desde Tango. En caso que se verifiquen inconvenientes técnicos que le impida realizar esas operaciones del sistema, le recomendamos leer el punto ¿Cómo trabajar si la terminal POS no funciona correctamente?.

Configuración

• Configuración del equipo suministrado por LaPos: en el menú de la terminal POS seleccione la opción Más (o Menú según el equipo utilizado), luego Funciones y configure la opción Pos Integrado con el valor ‘Si’.
• Parámetros de Tesorería: ingrese a este proceso y haga clic en la solapa Administración de tarjetas; a continuación complete los siguientes campos:
  • Modo de emisión de cupones: «Con POS integrado».
  • En el sector inferior de la pantalla (Datos para uso de POS de tarjetas integrado) indique el puerto COM al que se encuentra conectado el equipo y la versión interna que éste utiliza (visible al encender la terminal POS). Tenga en cuenta que esta información debe ingresarla directamente en la computadora que tiene conectada la terminal POS ya que este dato se graba en un archivo local del equipo.
    Si usted opera con varias terminales POS, es necesario que ingrese a este proceso desde cada una de las computadoras que tengan conectada una terminal POS, e indique en cada caso el puerto COM correspondiente.
• Planes: ingrese a esta opción para registrar los planes de tarjeta con los que trabaja su comercio. Si bien esta información es provista por las administradoras de tarjetas, habitualmente se trabaja con al menos dos planes, uno denominado ‘Un pago’ y otro llamado ‘Plan cuotas’. La cantidad de cuotas correspondiente a cada plan debe ser ingresada en el siguiente punto.
• Tarjetas (primera etapa): acceda a este proceso para crear cada una de las tarjetas con las que trabaja su comercio. Durante la puesta en marcha inicial, la creación de tarjetas se debe realizar en dos etapas, en la primera se completan los datos básicos de cada tarjeta mientras que en la segunda se completan datos relacionados con los planes de la tarjeta. Esta última etapa sólo puede realizarse con posterioridad a la creación de las terminales POS.
  Durante la primera etapa no tilde la opción Utiliza conexión con terminal POS y solo complete el tipo de Numeración para cupones manuales y la Hora de cierre de lote. Estos datos son necesarios en caso que deba emitir cupones manuales o efectuar un cierre de lote en modo Pos no integrado, debido a inconvenientes técnicos de la terminal POS. Puede optar entre una numeración manual o automática.
• Terminales POS: utilice este proceso para definir cada una de las terminales POS con las que trabaja su comercio. Verifique que la terminal POS esté encendida y conectada a la computadora y pulse el botón «Importar datos del POS» para obtener el código de terminal y los códigos de host, plan y tarjeta que utiliza la terminal POS.
  Le recomendamos que no modifique el código de terminal POS (asignado automáticamente al leer los datos del POS) ya que dicha información es utilizada por el sistema para conectarse al equipo.
  Después de haber importado los datos del POS, complete automáticamente la grilla Host a los que se conecta (en la solapa Principal).
  También se completa automáticamente la grilla Tarjetas habilitadas (en la solapa homónima). Para finalizar este proceso, haga clic en la solapa Tarjetas habilitadas y asigne a cada una de las tarjetas existentes en el POS el código de tarjeta que usted utiliza en Tango. Esta relación entre los códigos de Tango y los del POS, es indispensable para que Tango. pueda interactuar con la terminal POS.
  Sólo es necesario que utilice nuevamente el botón «Importar datos del POS» cuando se hayan configurado nuevas tarjetas, planes o host en su terminal POS. Esa configuración es realizada por un técnico de la empresa proveedora de la terminal POS.
  Si posee varias terminales POS debe crearlas desde cada una de las computadoras a las que están conectadas o de lo contrario, conectar en forma secuencial cada uno de los equipos a la computadora donde esté creando las terminales POS.
• Tarjetas (segunda etapa): una vez importados los datos de la terminal POS puede completar la información relacionada a cada tarjeta. Tilde la opción Utiliza conexión con terminal POS y siga los pasos enunciados a continuación:
  • Haga clic sobre la solapa Datos para la venta y complete la sección Definición de planes para la venta que se encuentra en el sector inferior de la pantalla. En esta sección relacione cada uno de los planes definidos en la terminal POS (importados en el punto anterior) con los códigos de plan definidos en Tango. Para una configuración básica debe completar la cantidad mínima y máxima de cuotas del plan.
  • Haga clic sobre la solapa Datos para el comercio y complete la sección Períodos y descuentos para la acreditación que se encuentra en el sector inferior de la pantalla. En esta sección debe completar el tipo de acreditación del cupón (única o por cuotas), el tipo de período (horas, días hábiles, días corridos, etc.) y el período de acreditación. Habitualmente las ventas en cuotas se abonan a las 48 horas del cierre de lote y las ventas en un pago se acreditan a los 20 días corridos siendo acreditado el dinero en un solo pago (tipo de acreditación única).
• Cuentas de Tesorería: una vez que ha definido las tarjetas con las que trabaja, debe asignarles una cuenta de tesorería. Para ello ingrese a este proceso y defina una cuenta para cada tarjeta existente; para cada cuenta tilde la opción ‘Tarjeta’ en la sección Tipo de cuenta dentro de la solapa Principal y a continuación ingrese a la solapa Tarjeta para asignar el código de tarjeta que representa y los planes que estarán habilitados para la cuenta que está definiendo. Si bien puede definir varias cuentas que representen los distintos planes de la tarjeta recomendamos trabajar con una única cuenta por tarjeta. Un plan de una tarjeta no puede estar asociado a más de una cuenta.
• Host: los valores de ese proceso se crearon automáticamente al importar los datos desde la terminal POS. Habitualmente las terminales POS trabajan con cuatro host: Visa, Diners, Posnet y American Express.

Recuerde que los pasos arriba enunciados forman parte de la configuración básica del circuito de tarjetas.

 

Configurar la modalidad POS integrado en Posnet

Consideraciones previas

Para operar en forma integrada con una terminal POS, debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Contrate el servicio de Posnet (que permite operar con todas las tarjetas de crédito y débito). Para más información sobre este servicio consulte www.posnet.com.ar.
• Comunique a Posnet que desea trabajar en forma integrada con Tango, para que le suministren una terminal POS preparada para trabajar conectada a una computadora.
• Verifique que la computadora que se utilizará para trabajar en modo integrado con el dispositivo Posnet, posea un puerto USB libre.

Configuración del equipo suministrado por Posnet

• Parámetros de Tesorería: ingrese a este proceso y haga clic en la solapa Administración de tarjetas; a continuación complete los siguientes campos:
  • Modo de emisión de cupones: «Con POS integrado».
  • En el sector inferior de la pantalla (Datos para uso de POS de tarjetas integrado) indique el puerto COM al que se encuentra conectado el equipo. Tenga en cuenta que esta información debe ingresarla directamente en la computadora que tiene conectada la terminal Posnet ya que este dato se graba en un archivo local del equipo.
• Planes: ingrese a esta opción para registrar los planes de tarjeta con los que trabaja su comercio. Si bien esta información es provista por las administradoras de tarjetas, habitualmente se trabaja con al menos dos planes, uno denominado ‘Un pago’ y otro llamado ‘Plan cuotas’. La cantidad de cuotas correspondiente a cada plan debe ser ingresada en el siguiente punto.
  Si usted opera con varias terminales POS, es necesario que ingrese a este proceso desde cada una de las computadoras que tengan conectada una terminal POS, e indique en cada caso el puerto COM correspondiente.
• Tarjetas (primera etapa): acceda a este proceso para crear cada una de las tarjetas con las que trabaja su comercio. Durante la puesta en marcha inicial, la creación de tarjetas se debe realizar en dos etapas, en la primera se completan los datos básicos de cada tarjeta mientras que en la segunda se completan datos relacionados con los planes de la tarjeta. Esta última etapa sólo puede realizarse con posterioridad a la creación de las terminales POS.
  Durante la primera etapa no tilde la opción Utiliza conexión con terminal POS y solo complete el tipo de Numeración para cupones manuales y la Hora de cierre de lote. Estos datos son necesarios en caso que deba emitir cupones manuales o efectuar un cierre de lote en modo Pos no integrado, debido a inconvenientes técnicos de la terminal POS. Puede optar entre una numeración manual o automática.
• Terminales POS: utilice este proceso para definir cada una de las terminales Posnet con las que trabaja su comercio. Verifique que la terminal esté encendida y conectada a la computadora. Para definir las terminales, seleccione en la solapa principal la opción «Posnet» y a continuación, para obtener los datos del dispositivo, pulse el botón «Importar datos del POS».
  Le recomendamos que no modifique el código de terminal POS (asignado automáticamente al leer los datos del POS) ya que dicha información es utilizada por el sistema para conectarse al equipo.
  Después de haber importado los datos del POS, complete la grilla Host a los que se conecta. Estos host no se obtienen automáticamente y los debe ingresar el usuario en forma manual en el proceso Terminales POS.
  En la solapa Tarjetas habilitadas debe agregar en la grilla los datos de las Tarjetas, los Host, Moneda. Tilde la casilla Habilitado.
  Para más información consulte Host.
  Si posee varias terminales POS debe hacer este procedimiento desde cada una de las computadoras a las que están conectadas. De lo contrario, conecte en forma secuencial cada uno de los equipos a la computadora donde esté creando las terminales Posnet.
• Tarjetas (segunda etapa): una vez importados los datos de la terminal Posnet puede completar la información relacionada con cada tarjeta. Tilde la opción Utiliza conexión con terminal POS y siga los pasos enunciados a continuación:
  • Haga clic sobre la solapa Datos para la venta y complete la sección Definición de planes para la venta que se encuentra en el sector inferior de la pantalla. En esta sección relacione cada uno de los planes definidos en la terminal POS (importados en el punto anterior) con los códigos de plan definidos en Tango. Para una configuración básica debe completar la cantidad mínima y máxima de cuotas del plan.
  • Haga clic sobre la solapa Datos para el comercio y complete la sección Períodos y descuentos para la acreditación que se encuentra en el sector inferior de la pantalla. En esta sección debe completar el tipo de acreditación del cupón (única o por cuotas), el tipo de período (horas, días hábiles, días corridos, etc.) y el período de acreditación. Habitualmente las ventas en cuotas se abonan a las 48 horas del cierre de lote y las ventas en un pago se acreditan a los 20 días corridos siendo acreditado el dinero en un solo pago (tipo de acreditación única).
• Cuentas de Tesorería: una vez que ha definido las tarjetas con las que trabaja, debe asignarles una cuenta de tesorería. Para ello ingrese a este proceso y defina una cuenta para cada tarjeta existente; para cada cuenta tilde la opción ‘Tarjeta’ en la sección Tipo de cuenta dentro de la solapa Principal, y a continuación ingrese a la solapa Tarjeta para asignar el código de tarjeta que representa y los planes que estarán habilitados para la cuenta que está definiendo.
  Si bien puede definir varias cuentas que representen los distintos planes de la tarjeta, recomendamos trabajar con una única cuenta por tarjeta. Un plan de una tarjeta no puede estar asociado a más de una cuenta.
• Host: los estos valores los debe completar de la siguiente manera:
  • Imprima la consulta de configuración desde el dispositivo Postnet, ingresando a Menú | Funciones | Imp. Configuración.
  • Una vez impresa la consulta de configuración del dispositivo, el ticket indicará los Host y las Monedas que se utilizarán (además de otra información).
  • A continuación acceda al menú de Host de tarjetas del módulo Tesorería.
  • Agregue un host.

Recuerde que los pasos arriba enunciados forman parte de la configuración básica del circuito de tarjetas.

 

Configurar la modalidad POS no integrado

• Parámetros de Tesorería: ingrese a este proceso y haga clic en la solapa Administración de tarjetas; a continuación seleccione el valor ‘Con POS no integrado’ para el campo Modo de emisión de cupones.
• Planes: ingrese a esta opción para registrar los planes de tarjeta con los que trabaja su comercio. Si bien esta información debe ser provista por las administradoras de tarjetas, habitualmente se trabaja con al menos dos planes, uno denominado ‘Un pago’ y otro llamado ‘Plan cuotas’. La cantidad de cuotas correspondiente a cada plan será ingresada en el siguiente punto.
• Tarjetas: acceda a este proceso para crear cada una de las tarjetas con las que trabaja su comercio. Complete los datos que se detallan a continuación:
  • No tilde la opción Utiliza conexión con terminal POS.
  • Hora de cierre de lote: esta hora es utilizada por el cierre de lote para determinar la fecha de acreditación de los cupones. Por ejemplo, si el cierre se genera con posterioridad a la hora aquí ingresada el sistema incrementa automáticamente un día a la fecha de acreditación esperada para los cupones que integran el lote cerrado.
  • Numeración para cupones manuales: este dato es necesario en caso que deba emitir cupones manuales debido a inconvenientes técnicos de la terminal POS. Puede optar entre una numeración manual o automática.
  • Haga clic sobre la solapa Datos para la venta y complete la sección Definición de planes para la venta que se encuentra en el sector inferior de la pantalla. En esta sección debe indicar los planes (definidos en el punto anterior) que puede utilizar la tarjeta que está definiendo. Para una configuración básica debe completar la cantidad mínima y máxima de cuotas del plan.
  • Haga clic sobre la solapa Datos para el comercio y complete la sección Períodos y descuentos para la acreditación que se encuentra en el sector inferior de la pantalla. En esta sección debe completar el tipo de acreditación del cupón (única o por cuotas), el tipo de período (horas, días hábiles, días corridos, etc.) y el período de acreditación. Habitualmente las ventas en cuotas se abonan a las 48 horas del cierre de lote y las ventas en un pago se acreditan a los 20 días corridos.
  • Host: ingrese los host a los que se conectan sus terminales POS. Habitualmente las terminales POS trabajan con cuatro host: Visa, Diners, Posnet y American Express. Para conocer los host que utilizan sus terminales siga los pasos que se detallan a continuación: las terminales Ingénico / Verifone no brindan información impresa de la relación directa entre las tarjetas y los host que las administran. Para mas información sobre este tema, puede contactarse con el proveedor de la terminal, para solicitar los datos necesarios. Como orientación general, tenga en cuenta que cada host, suele administrar las siguientes tarjetas: Visa: Visa crédito, Electrón (Visa débito), Visa Naranja. American Express: American Express. Diners: Diners Club. Posnet: MasterCard, Argencard, Maestro, Italcred, Tarjeta Shopping, Cabal, CMR, Favacard, Naranja, Lider, etc. El valor del código de host puede ser ingresado de acuerdo a sus preferencias, ya que en la modalidad «POS no integrado» Tango no se comunica con la terminal POS y por lo tanto puede no respetar la codificación de ese equipo.
    Si trabaja con terminales de distintas marcas puede ocurrir que cada una de ellas asigne un nombre diferente a un mismo host. Bajo esta modalidad de trabajo (POS no integrado) no hace falta que ‘duplique’ los host de acuerdo al criterio de cada marca sino que basta que decida qué codificación utilizar para identificar a cada uno de los cuatro host que se utilizan habitualmente.
    Conserve la información impresa por la terminal ya que le será de utilidad cuando defina las terminales POS.
  • Terminales POS: utilice este proceso para definir cada una de las terminales POS con las que trabaja su comercio. Aunque no es requisito obligatorio, le recomendamos que el código de terminal utilizado en Tango coincida con la identificación real de la terminal POS. De esta forma facilitará la identificación de los cupones durante el proceso de conciliación.Para conocer la identificación de la terminal consulte la configuración impresa en el punto anterior. En la impresión de equipos Ingénico / Verifone la identificación se muestra como ‘Term.ID.’ A continuación indique el tipo de numeración a utilizar para los lotes y cupones emitidos por la terminal. A fin de minimizar los errores durante la emisión de cupones le recomendamos seleccionar la opción ‘Automática’.
    En la sección Host a los que se conecta pulse el botón «Agregar todos» para asociar todos los host a la terminal POS. Para cada uno de ellos debe completar el número de lote actual y el próximo número de cupón. Este último dato puede consultarlo desde la configuración impresa por la terminal POS en el punto anterior.
    En caso que no tenga acceso a esta información, asigne 1 (uno) en cada campo.
    Si trabaja con perfiles de facturación, habilite los parámetros Permite editar número de lote y Permite editar número de cupón. Si no trabaja con perfiles, estos datos siempre son editables.
    Al generar un cupón, tipee el número de lote y cupón que se exhibe en el comprobante impreso. Al confirmarlo, el sistema registrará en la configuración de su Terminal POS los datos ingresados y, en caso de haber seleccionado la opción ‘Automática’ para el tipo de numeración de lote y cupón, los utilizará para sugerir la información del próximo cupón.
• Para finalizar la configuración de la terminal POS haga clic en la solapa Tarjetas habilitadas y pulse el botón «Agregar todas» para que se complete la grilla con las tarjetas previamente definidas. En caso de que alguna tarjeta no se encuentre disponible en esta terminal puede eliminarla o en su defecto deshabilitarla.
• Cuentas de Tesorería: una vez que ha definido las tarjetas con las que trabaja debe asignarles una cuenta de tesorería. Para ello ingrese a este proceso y defina una cuenta para cada tarjeta existente; para cada cuenta tilde la opción ‘Tarjeta’ en la sección Tipo de cuenta dentro de la solapa Principal y a continuación ingrese a la solapa Tarjeta para asignar el código de tarjeta que representa y los planes que estarán habilitados para la cuenta que está definiendo.

Recuerde que los pasos arriba enunciados forman parte de la configuración básica del circuito de tarjetas.

 

Configurar la modalidad de ingreso manual

• Parámetros de Tesorería: ingrese a este proceso y haga clic en la solapa Administración de tarjetas; a continuación seleccione el valor ‘Manual’ para el campo Modo de emisión de cupones.
• Planes: ingrese a esta opción para registrar los planes de tarjeta con los que trabaja su comercio. Si bien esta información debe ser provista por las administradoras de tarjetas, habitualmente se trabaja con al menos dos planes, uno denominado ‘Un pago’ y otro llamado ‘Plan cuotas’. La cantidad de cuotas correspondiente a cada plan será ingresada en el siguiente punto.
• Tarjetas: acceda a este proceso para crear cada una de las tarjetas con las que trabaja su comercio. Complete los datos que se detallan a continuación:
  • Numeración para cupones manuales: indique la modalidad que prefiere utilizar. A fin de minimizar los errores durante la emisión de cupones le recomendamos seleccionar la opción ‘Automática’ (siempre y cuando disponga de un talonario correlativo para cupones manuales).
  • Haga clic sobre la solapa Datos para la venta y complete la sección Definición de planes para la venta que se encuentra en el sector inferior de la pantalla. En esta sección debe indicar los planes (definidos en el punto anterior) que puede utilizar la tarjeta que está definiendo. Para una configuración básica debe completar la cantidad mínima y máxima de cuotas del plan.
  • Haga clic sobre la solapa Datos para el comercio y complete la sección Períodos y descuentos para la acreditación que se encuentra en el sector inferior de la pantalla. En esta sección debe completar el tipo de acreditación del cupón (única o por cuotas), el tipo de período (horas, días hábiles, días corridos, etc.) y el período de acreditación. Habitualmente las ventas en cuotas se abonan a las 48 horas del haber depositado los cupones y las ventas en un pago se acreditan a los 20 días corridos siendo acreditado el dinero en un solo pago (tipo de acreditación única).
  • Cuentas de Tesorería: una vez que ha definido las tarjetas con las que trabaja debe asignarles una cuenta de tesorería. Para ello ingrese a este proceso y defina una cuenta para cada tarjeta existente; para cada cuenta tilde la opción ‘Tarjeta’ en la sección Tipo de cuenta dentro de la solapa Principal y a continuación ingrese a la solapa Tarjeta para asignar el código de tarjeta que representa y los planes que estarán habilitados para la cuenta que está definiendo.
    Si bien puede definir varias cuentas que representen los distintos planes de la tarjeta recomendamos trabajar con una única cuenta por tarjeta. Tenga en cuenta que un plan de una tarjeta no puede estar asociado a más de una cuenta.

Recuerde que los pasos arriba enunciados forman parte de la configuración básica del circuito de tarjetas.

 

Configurar los conceptos de gastos

Siga los pasos que se detallan a continuación para definir los conceptos que aplican las administradoras de tarjetas.

Algunos de estos conceptos puede transferirlos al cliente como ser los recargos financieros de la venta en cuota.

• Conceptos de gastos: ingrese a este proceso para definir cada uno de los conceptos de gasto que le cobran las administradoras de tarjeta. Por ejemplo podemos citar: cargo de acceso a internet, gastos de envío, gastos administrativos, etc.
  A continuación complete los siguientes datos:
  • Forma de cálculo: indique si el concepto se aplica como un importe fijo o como porcentaje sobre una determinada base de cálculo.
  • Datos para el cálculo: seleccione la base de cálculo que se debe utilizar para calcular el monto del concepto.
  • Aplica sobre: indique si el gasto se calcula sobre todos los cupones, los emitidos por la terminal POS, los emitidos manualmente o sólo sobre los cupones rechazados o sobre la liquidación mensual.
• Tarjetas: ingrese a este proceso para indicar los gastos que le cobra cada una de las administradoras de tarjeta.
  • Solapa datos para el comercio: dentro de esta solapa debe completar todos los gastos que le cobra al comercio la administradora de tarjetas.
    Entre ellos se destacan:
    • Arancel: ingrese el arancel o comisión que le cobran por prestación del servicio.
    • Gastos habituales: en esta sección debe completar los gastos (impuestos) que habitualmente se aplican al cupón. Si lo prefiere puede utilizar alícuotas del módulo Compras; de lo contrario ingrese las alícuotas que se deben aplicar.
    • Otros gastos: indique en esta sección los conceptos de gastos definidos anteriormente (cargo de acceso a Internet, gastos de envío, gastos administrativos, etc.)
    • Períodos y descuentos para la acreditación: puede indicar un descuento que se aplique al comercio cuando emite cupones con un determinado plan.
  • Solapa datos para la venta: aunque esta solapa está orientada a la información relacionada con la venta incluye un concepto que influye en el monto final que cobra su comercio.
    Este concepto es el recargo financiero que se cobra al cliente final. Dentro de la sección Tabla general para el cálculo de recargos financieros ingrese los valores que le envía la administradora de tarjetas.
    En la sección Definición de planes para la venta indique si quiere trasladar los recargos financieros al cliente de acuerdo al plan y cantidad de cuotas utilizados. Para ello detalle los coeficientes particulares en la columna homónima.

Tenga en cuenta que si no realiza cambios a esta grilla se trasladarán los recargos financieros a sus clientes.

Puede, por ejemplo, no trasladarle al cliente el recargo financiero hasta 3 cuotas y de ahí en adelante sí o o incluso cobrarle un recargo financiero mayor al que le aplica la tarjeta a su comercio.

 

Configurar descuentos, recargos financieros y promociones

Una vez definidas las tarjetas con las que trabaja su comercio, usted dispone de las siguientes alternativas para trabajar con descuentos o recargos financieros:

• Por tarjeta: utilice esta modalidad para ingresar la tabla de coeficientes de recargos financieros por cantidad de cuotas que le envía la administradora de tarjetas.
  En el caso de ingresar los coeficientes en la tabla que se destaca en la imagen, Tango aplicará el mismo coeficiente, tanto en el momento de la venta (hacia el cliente), como al efectuar el cálculo de neto estimado a cobrar (descuento efectuado por la administradora de la tarjeta en concepto de aceleración en el pago, para el caso de ventas efectuadas en cuotas, acreditadas al comercio en un único pago).
  Haga clic en la solapa Datos para la venta, e ingrese la fecha en la que entrarán en vigencia los coeficientes. Puede ingresar coeficientes con fecha posterior a la actual, Tango comenzará a aplicarlos a partir del día indicado en el campo Fecha de vigencia.
  
  Utilice el formato ‘Coeficiente’ para ingresar los valores tal como los presenta la administradora de la tarjeta.
  Haga clic en el botón «Copiar coeficientes» para obtener una tabla similar previamente ingresada en otra tarjeta. Puede invocar la tabla y luego modificar algunos datos en particular.
  En el caso que el recargos financieros a aplicar sea el mismo para varias cuotas, puede indicarlo del siguiente modo:
  
  En este caso, si usted efectúa una venta en 5 pagos, el coeficiente a aplicar será el especificado para 6 cuotas.
  Tenga en cuenta que si opta por definir las cuotas como en el ejemplo, debe especificar las cuotas que NO tienen recargos financieros (por ejemplo, la cuota 1), de lo contrario, se interpretará que debe aplicar un recargo financiero del 3.36% desde la cuota 1 hasta la cuota 3.
  Para más información sobre este tema consulte la opción Tabla general para el cálculo de recargos financieros dentro del proceso Tarjetas.
• Por plan: utilice esta opción cuando el descuento o recargo financiero dependa de la tarjeta y plan a utilizar.
  En el proceso Tarjetas haga clic en la solapa Datos para la venta, e ingrese un porcentaje de descuento en la columna «Bonificación» de la grilla Definición de planes para la venta.
  
  También es posible indicar si quiere trasladar los recargos financieros al cliente de acuerdo al plan y cantidad de cuotas utilizados. Para ello detalle los coeficientes particulares en la columna homónima de la grilla Definición de planes para la venta.
  
  Tenga en cuenta que si no realiza cambios a esta grilla se trasladarán los recargos financieros a sus clientes (definidos en la Tabla general para el cálculo de recargos financieros).
  Por ejemplo, puede optar por no trasladarle al cliente el recargo financiero de las 4 primeras cuotas, y aplicarle el recargo financiero a partir de la 5º cuota. Incluso podría cobrarle un recargo financiero mayor al que le aplica la administradora de la tarjeta a su comercio.
  Para más información sobre este tema consulte la opción Definición de planes para la venta dentro del proceso Tarjetas.
  Recuerde que los descuentos o recargos financieros asociados a la tarjeta o el plan se aplicarán en forma automática sólo cuando utilice la modalidad cobro al contado en el proceso Factura Punto de Venta.
• Por promoción: aplique esta modalidad cuando el descuento dependa de varios factores como pueden ser un período de vigencia, los días de la semana en los que se aplica, la marca comercial de las tarjetas involucradas y/o el banco emisor del plástico.
  En el proceso Promociones defina un porcentaje de aplicación a descontar al cliente. Este porcentaje puede ser aplicable en línea de caja, o por reintegro en el resumen del usuario de la tarjeta.
  Seleccione la opción ‘en línea de caja’ para que este porcentaje se aplique a la factura de venta.
  
  Recuerde que los descuentos asociados a la promoción, se aplicarán en forma automática en la línea de caja, sólo cuando utilice la modalidad cobro al contado en el proceso Factura Punto de Venta.
  Indique las tarjetas relacionadas con la promoción en la solapa Datos Alternativos. Puede asignar un banco en esta solapa, para ayudar al vendedor a seleccionar la promoción apropiada en el momento de la venta.
  
  Defina coeficientes para ventas en cuotas, particulares para la promoción. Por ejemplo, puede definir una promoción que no aplique recargo financiero en ventas hasta 6 cuotas. Esto prevalecerá por sobre los recargos financieros que pueda haber definido en la tarjeta o el plan.
  En el caso de haber pactado un convenio con la empresa de tarjetas, donde los recargos financieros por ventas en cuotas son absorbidos por la administradora, defina la tabla de recargos financieros del siguiente modo:
  En el caso de que la promoción sea propia de su comercio, sin mediar un convenio con la empresa de tarjetas, esta le descontará el coeficiente de recargos financieros en el momento de liquidar el cupón, sin tener en cuenta si usted aplicó el recargo financiero en el momento de la venta.
  Para promociones de este tipo, defina la tabla del siguiente modo:
  Si la empresa actúa como casa central, puede asociar las promociones a sus sucursales para filtrar la información al momento de exportar. Al dar de alta una nueva promoción, indique que sucursales la van a utilizar.
  Recuerde que los descuentos o recargos financieros asociados a la tarjeta, plan o promoción se aplicarán en forma automática sólo cuando utilice la modalidad cobro al contado en el proceso Factura Punto de Venta.

Tipos de descuento

Dependiendo del convenio firmado con la administradora de tarjetas (y/o el banco emisor) el descuento se puede aplicar bajo alguna de las siguientes modalidades:

• En línea de caja: seleccione esta modalidad cuando el descuento se debe aplicar en la factura que está generando. De esta forma el cliente ve reflejado el descuento al momento de efectuar su compra.
• En el resumen del cliente: opte por este criterio cuando el importe del descuento es reintegrado por la administradora de tarjetas en el siguiente resumen de la tarjeta. En este caso el descuento no se ve reflejado en la factura.

Tenga en cuenta que el tipo de descuento ‘Por reintegro’ ‘En el resumen del cliente’ sólo está disponible cuando se aplica una promoción.

 

Configurar movimientos automáticos de Tesorería

Siga los pasos que se detallan a continuación para configurar la generación automática de Movimientos de Tesorería desde los procesos de administración de tarjetas.

• Parámetros: ingrese a este proceso y tilde la opción Genera movimientos de Tesorería automáticamente al realizar procesos de administración de cupones.
• Tarjetas: dentro de la solapa Datos para Tesorería complete la siguiente información para cada una de las tarjetas existentes:
  • Cierre de lote / depósito de cupones manuales: indique el tipo de comprobante y la cuenta de tesorería que se debe utilizar para la generación del movimiento.
  • Conciliación de cupones: ingrese el tipo de comprobante y las cuentas de tesorería que se deben utilizar para la generación del movimiento (para el arancel, cupones rechazados, costos financieros, etc.). Puede utilizar una única cuenta de tesorería para imputar todos los impuestos registrados durante la conciliación o generar el movimiento utilizando cuentas particulares para cada uno.
    Tenga en cuenta los siguientes requisitos que debe cumplir un Tipo de comprobante para que pueda ser utilizado en generaciones automáticas de Movimientos de Tesorería:
    • Asigne al tipo de comprobante la clase 3.
    • Configure la numeración como automática.
    • Marque como no editables la clase en el ingreso del movimiento, la cuenta principal, y el número de comprobante.
• Conceptos de gastos: ingrese a este proceso para indicar la cuenta de tesorería que se debe utilizar para imputar cada concepto de gasto.
  Tenga en cuenta que el movimiento relacionado con la emisión del cupón (como resultado de la cobranza de una venta) se genera automáticamente sin requerir de la configuración arriba mencionada.

Para más información sobre los movimientos que se pueden generar consulte el capítulo Generación automática de movimientos de Tesorería.

 

Definir descuentos y recargos financieros asociados a tarjetas

Una vez definidas las tarjetas con las que trabaja su comercio usted dispone de las siguientes alternativas para trabajar con descuentos o recargos financieros:

• Por tarjeta: utilice esta modalidad para ingresar la tabla de coeficientes de recargos financieros por cantidad de cuotas que le envía la administradora de tarjetas. Para más información sobre este tema consulte la opción Tabla general para el cálculo de recargos financieros dentro del proceso Tarjetas.
• Por plan: utilice esta opción cuando el descuento o recargo financiero dependa de la tarjeta y plan a utilizar. Un ejemplo típico de uso resulta el recargo financiero que se aplica a la venta en cuotas para determinadas marcas de tarjetas. Para más información sobre este tema consulte la opción Definición de planes para la venta dentro del proceso Tarjetas.
• Por promoción: aplique esta modalidad cuando el descuento dependa de varios factores como pueden ser un período de vigencia, los días de la semana en los que se aplica, la marca comercial de las tarjetas involucradas y/o el banco emisor del plástico. Para más información sobre este tema consulte Promociones.

Tipos de descuento

Dependiendo del convenio firmado con la administradora de tarjetas (y/o el banco emisor) el descuento se puede aplicar bajo alguna de las siguientes modalidades:

• En línea de caja: seleccione esta modalidad cuando el descuento se debe aplicar en la factura que está generando. De esta forma el cliente ve reflejado el descuento al momento de efectuar su compra.
• En el resumen del cliente: opte por este criterio cuando el importe del descuento es reintegrado por la administradora de tarjetas en el siguiente resumen de la tarjeta. En este caso el descuento no se ve reflejado en la factura.

Tenga en cuenta que el tipo de descuento ‘Por reintegro’ sólo está disponible cuando se aplica una promoción.

Antes de comenzar con la puesta en marcha del circuito de tarjetas, le recomendamos leer el presente capítulo, en el que resumimos la operatoria general del tema tarjetas de crédito y débito (independientemente del sistema Tango).

Cuando el comercio decide trabajar con tarjetas debe firmar un convenio con las distintas administradoras. En éste se pactan ciertas condiciones que afectan tanto a venta (recargos financieros a cobrar al cliente, máximo de cuotas, promociones a aplicar), como a la posterior liquidación de los cupones generados por el comercio (recargos financieros a descontar al comercio, impuestos, comisiones, gastos variables, fechas de acreditación, etc.)

Una vez que firmó el convenio con las distintas administradoras debe seleccionar con qué empresa realizará la captura, transporte y validación de datos. Dicha empresa es la que le entregará las terminales POS que utilizan los vendedores de su comercio para emitir los cupones de venta con tarjeta.

Las terminales POS se conectan a distintos servidores (denominados host) para validar las transacciones efectuadas por los clientes. La terminal POS tiene configurado a que host conectarse dependiendo de la tarjeta utilizada en la transacción.

Cuando el comercio ha recibido las terminales POS, puede comenzar a realizar ventas con tarjetas de crédito y débito.

La operatoria normal para un vendedor (front office) consiste e

• emitir facturas: generando el cupón de venta con tarjeta en la terminal POS. Dependiendo de su política comercial, puede aplicar descuentos o recargos financieros según la tarjeta o promoción utilizada. Para mayor información consulte ¿Cómo trabajar con descuentos, recargos financieros y promociones?.
• cerrar el lote: normalmente una vez al día para informar a las administradoras de tarjetas sobre las ventas realizadas.

Como última etapa se encuentra el tesorero o encargado de tarjetas de crédito (back office) cuya tarea consiste en conciliar los cupones que las administradoras de tarjetas acreditan o rechazan. Para ello, utiliza las liquidaciones enviadas por las administradoras y los extractos electrónicos que éstas publican en Internet.

¿Qué modalidades de trabajo puedo utilizar?

Tango ofrece tres modalidades de trabajo con tarjetas de crédito y débito que se describen en orden de recomendación:

• POS integrado: bajo esta modalidad se evita el ingreso manual de datos tanto en la terminal POS (número de comprobante, plan, cantidad de cuotas e importe) como en la pantalla de facturación (número de tarjeta, vencimiento, número de cupón, código de autorización). Es la opción que recomendamos para disminuir los tiempos de facturación y para evitar los errores de ingreso de datos. Esta modalidad de trabajo está disponible sólo con Tango plus. Para más información, consulte el tópico ¿Cómo configurar la modalidad «POS integrado»? (en Lapos o en Posnet).
• POS no integrado: esta modalidad le permite trabajar con terminales POS no conectadas al sistema. Si bien los errores de ingreso están acotados (ya que varios datos se validan contra tablas del sistema) no se evita el ingreso de datos, en el sistema y en la terminal POS, por parte del vendedor. Para más información, consulte el tópico ¿Cómo configurar la modalidad «POS no integrado»?.
• Ingreso manual: utilice esta opción cuando no posea terminales POS en su comercio. Para más información, consulte el tópico ¿Cómo configurar la modalidad «Ingreso manual»?.

¿Qué tipos de cupones existen?

Existen dos tipos de cupones:

• Cupones de compra: este tipo de cupón es el más habitual dentro del circuito de tarjetas y es, como su nombre lo indica, el que refleja la compra por parte del cliente.
• Cupones de devolución: este tipo de cupón permite anular una operación (cupón de compra) independientemente de que éste último haya pertenecido a un cierre de lote.

Para más información sobre este tema consulte los ítems ¿Cómo realizar cobros con tarjeta? y ¿Cómo registrar una devolución de una cobranza efectuada con tarjeta?.

¿Qué estados puede tener un cupón?

Los cupones (sin importar su tipo) pueden tener los siguientes estados:

• Cartera: este es el estado inicial (1) de los todos los cupones. Indica que el cupón está autorizado pero aún no ha sido informado a las administradoras de tarjetas.
• Depositado: es el siguiente estado dentro del circuito de tarjetas y se le asigna automáticamente cuando ejecute el Cierre de lote o el Depósito manual de cupones. Con este estado se refleja que ya se ha enviado el cupón a las administradoras de tarjetas para solicitar su acreditación.
• Acreditado: indica que el cupón ha sido cobrado por el comercio (previa deducción de gastos, comisiones, etc.). Este estado se asigna en forma manual desde la Conciliación de cupones.
• Rechazado: indica que el cupón ha sido rechazado por la administradora de tarjetas (y por lo tanto no cobrado por el comercio). Este estado se asigna en forma manual desde la Conciliación de cupones.
• Anulado: sólo para cupones manuales y de Pos no integrado, que aún no han sido depositados.

(1) Si trabaja con la modalidad de ingreso manual, puede configurar el sistema para que se generen los cupones con estado ‘depositado’, a fin de no utilizar el proceso de Depósito manual de cupones y trabajar directamente con la Conciliación de cupones. Para ello ingrese a Parámetros de Tesorería y en la solapa Administración de tarjetas seleccione la opción ‘Depositado’ para el campo Estado del cupón en su estado manual. Tenga en cuenta que si configura el sistema de esta forma no se generará el movimiento automático de Tesorería que respalde el cambio de estado a ‘depositado’, por lo que deberá ingresarlo manualmente.

 

Operaciones relacionadas con la venta

En el presente capítulo se brinda una breve explicación de las operaciones relacionadas con la venta utilizando tarjeta de crédito o débito.

Para profundizar sobre el tema le recomendamos consultar la ayuda de cada uno procesos intervinientes.

 

Realizar cobros con tarjeta

Una vez que ha configurado el sistema para trabajar con tarjetas, lea el presente capítulo para comprender cómo cobrar con este medio de pago.

El módulo Ventas ofrece dos modalidades de trabajo en lo que respecta a selección de medios de pago durante la facturación.

a) Modalidad ‘cobro al contado’

Utilice esta modalidad cuando los medios de pago tengan relacionados descuentos o recargos financieros. Una vez que haya seleccionado los medios de pago a utilizar por el cliente se aplicarán automáticamente los descuentos o recargos financieros que éstos tengan asociados disminuyendo o aumentando el valor del comprobante.

Esta modalidad es típica del comercio minorista y está disponible solamente en el proceso Facturación Punto de Venta.

Para mayor información sobre este tema consulte Perfiles de facturación y ¿Cómo trabajar con descuentos, recargos financieros y promociones?.

b) Modalidad ‘tradicional’

Esta es la modalidad de trabajo por defecto que propone el sistema. Una vez ingresada y confirmada la factura (incluyendo los descuentos y recargos financieros correspondientes) se completan (en otra pantalla) los medios de pago que utilice el cliente para cancelarla. Estos medios de pago no afectarán el total del comprobante aunque tengan descuentos o recargos financieros asociados.

Esta modalidad es típica de empresas y mayoristas en los que los descuentos o recargos financieros están más vinculados al cliente, el flete o al monto de la operación. Esta modalidad de trabajo está disponible en los procesos de Facturación, Nota de crédito, Nota de débito, Ingreso de cobranzas y Facturación Punto de Venta.

Forma de trabajo

Independientemente de la modalidad de trabajo seleccionada, puede resumirse la operatoria con tarjetas durante la facturación en los siguientes pasos:

• Ingreso del medio de pago: seleccione el medio de pago a utilizar. Para ello debe ingresar la cuenta de Tesorería que representa la tarjeta de crédito o débito.
• Selección de la promoción: una vez ingresado el medio de pago, y en caso que existan promociones activas para la tarjeta y día de la semana, seleccione la promoción a aplicar. Si define promociones asociadas a un banco específico recuerde verificar que el plástico del cliente haya sido emitido por dicho banco. Para más información sobre este tema consulte Promociones.
• Selección de plan y cuota(1): a continuación seleccione el plan y la cantidad de cuotas en las que se abonará la factura. Tenga en cuenta que en esta pantalla puede consultar el valor final de cada cuota así como también el costo total de la compra sin importar que el descuento o recargo financiero se aplique en línea de caja o mediante reintegro; de esta forma, podrá asesorar al cliente sobre la ventajas de cada plazo de financiación. Para más información sobre este tema consulte ¿Cómo trabajar con descuentos, recargos financieros y promociones?.
• Generación de cupón: para finalizar la operación debe generar el cupón de compra respaldatorio. Si trabaja con la modalidad POS Integrado pase la tarjeta por la terminal POS para concluir la operación; en caso contrario emita el cupón ingresando en la terminal POS el número de comprobante, la cantidad de cuotas y el monto de la operación; y en el sistema los datos del cupón y su correspondiente código de autorización. Si genera cupones de tarjeta en forma manual, complete el cupón y solicite el código de autorización en forma telefónica.

(1) La selección del plan y la cantidad de cuotas es aplicable sólo a las tarjetas de crédito. En caso de que la tarjeta sólo tenga asignado un plan y una sola cuota el sistema lo asignará en forma automática de forma similar a los que hace para las tarjetas de débito.

Este proceso va a generar automáticamente un movimiento de Tesorería como constancia de la operación. Para más información consulte Generación automática de movimientos de Tesorería.

 

Anular un cobro con tarjeta

Puede optar entre dos alternativas:

1. Generar un nuevo cupón de tipo ‘Devolución’. Para más información consulte ¿Cómo registrar una devolución de una cobranza efectuada con tarjeta?. Tenga en cuenta que si los cupones de tarjetas incluidos en la operación fueron generados utilizando la modalidad Pos Integrado debe generar un nuevo cupón de tipo ‘Devolución’.
2. Utilizar el proceso Anulación de comprobantes.

En el caso de cupones de Pos no integrado, existen dos opciones:

• El cupón realmente fue generado por un Pos, en modo no integrado y luego fue ingresado al sistema. En este caso lo más conveniente es efectuar la anulación de la compra, generando un nuevo cupón de devolución, con el fin de informar a la empresa administradora de la tarjeta que esa operación debe quedar sin efecto. Para más información consulte ¿Cómo registrar una devolución de una cobranza efectuada con tarjeta?.
• El cupón no fue generado por la terminal Pos y se ingresó por error en el sistema. En este caso lo más conveniente es anular el comprobante.

El proceso de anulación valida que los cupones incluidos en el comprobante a anular, se encuentren ‘En Cartera’.

En el caso de haber efectuado operaciones posteriores (Depósito de cupones manuales, Cierre de lote o Conciliación de cupones sobre los cupones involucrados en la operación cuenta con dos alternativas:

• Las operaciones arriba mencionadas generan comprobantes de Tesorería automáticamente al realizar procesos de administración de cupones: en este caso efectúe la Reversión del comprobante que se generó al ejecutar el proceso, para volver al estado anterior del cupón. Para obtener información sobre los números de movimientos que debe revertir, utilice la Ficha Live del cupón (acceda por Tesorería | Consultas | CuponesConsulta, filtrando por el número de cupón o fecha de ingreso).
  • Cupones con estado ‘Depositado’: revierta el movimiento que se informa en el ítem Comprobante de depósito de la solapa Comprobantes de Tesorería.
  • Cupones con estado ‘Acreditado’: revierta el o los movimientos de acreditación informados en la columna ‘Comprobantes de Tesorería’ de la solapa Cuotas.

• Las operaciones arriba mencionadas no generan comprobantes de Tesorería automáticamente al realizar procesos de administración de cupones: en este caso indique el estado anterior del cupón en el proceso Modificación de cupones.

 

Datos que debe completar para emitir un cupón

A continuación se detallan cada uno de los datos que forman parte de un cupón de tarjetas.

Al finalizar la explicación podrá consultar cómo afectan las modalidades de trabajo al ingreso de éstos datos.

Modalidad: indica que el cupón a generar se va a emitir mediante la modalidad ingreso manual o utilizando POS no integrado. Este dato sólo está se encuentra editable cuando trabaje con la modalidad POS no integrado y puede utilizarlo cuando, trabajando en esta modalidad, debe registrar un cupón manual debido a algún inconveniente en la terminal POS.

Número de terminal POS: representa el número de terminal POS por la que se emitirá el cupón. Este dato no es requerido cuando se emite cupones en la modalidad ingreso manual. En caso de trabajar con la modalidad POS no integrado puede seleccionar la terminal POS por la que emitirá el cupón. Por defecto se muestra la terminal POS configurada en Parámetros de Tesorería.

Número de lote: constituye el número de lote al que pertenecerá el cupón a emitir. La numeración de este dato puede ser automática o manual dependiendo de lo indicado en Terminales POS. Tenga en cuenta que una correcta asignación del número de lote facilita la conciliación de cupones.

Código de plan: indica el plan de la tarjeta con el que se emitirá el cupón. Este dato se completa en base a información seleccionada por el vendedor durante el proceso de venta. Para más información sobre este tema consulte ¿Cómo realizar cobros con tarjeta?.

Importe a consignar: representa el importe del cupón expresado en la moneda de la cuenta de Tesorería. Por defecto se asume que el cupón cancela el saldo del comprobante. En caso que existan descuentos y/o recargos financieros relacionados a la tarjeta se mostrará un mensaje notificando la situación y el importe resultante de la aplicación del descuento y/o recargo financiero. Para más información consulte ¿Cómo trabajar con descuentos, recargos financieros y promociones?.

Cantidad de cuotas: refleja la cantidad de cuotas con que el cliente financiará la compra. Este dato se completa en base a información seleccionada por el vendedor durante el proceso de venta. Para más información sobre este tema consulte ¿Cómo realizar cobros con tarjeta?. Aunque existe un parámetro general que permite modificar este dato (para las modalidades ingreso manual y POS no integrado) recomendamos no utilizarlo ya que el cambio de la cantidad de cuotas en esta pantalla no deriva en el recálculo de los descuentos y/o recargos financieros relacionados. Si requiere modificar la cantidad de cuotas le recomendamos que pulse la tecla <Esc> y elija la cantidad de cuotas a utilizar desde la ventana de selección.

Número de cupón: ingrese el número de cupón a generar. Este dato es editable (sólo en las modalidades ingreso manual y POS no integrado) dependiendo de lo configurado en Parámetros de Tesorería. Aunque puede trabajar con numeración manual de cupones le recomendamos trabajar con numeración automática; para configurar el tipo de numeración ingrese al proceso de Terminales POS (cuando trabaja con la modalidad POS no integrado) y al de Tarjetas (cuando lo hace en modalidad ingreso manual).

Moneda: representa la moneda de expresión del cupón. Es un dato que no puede modificarse y asume la moneda de la cuenta de Tesorería que está utilizando para emitir el cupón.

Fecha del cupón: exhibe por defecto la fecha del comprobante y puede modificarla si no trabaja con la modalidad Pos integrado.

Número de la tarjeta: ingrese el número de tarjeta (también denominado número de socio) que va a utilizar el cliente para realizar la compra.

Fecha de vencimiento: indique la fecha de vencimiento de la tarjeta. Al igual que el dato anterior esta información se encuentra impresa al frente de la tarjeta del cliente.

Tipo de documento y número de documento: ingrese el tipo y número de documento del cliente.

Referencia: este dato permite el ingreso de información adicional al cupón que puede ser de ayuda en caso de tener que contactar al cliente. Por ejemplo puede ingresar su nombre.

Teléfono de contacto: al igual que el dato anterior, la información ingresada aquí puede resultarle de utilidad en caso de tener que contactarse con el cliente por algún inconveniente relacionado con este cupón.

Código de autorización: transcriba aquí el código de autorización entregado por la administradora de tarjetas, que se encuentra impreso en el cupón emitido.

Datos que debe ingresar según la modalidad de trabajo

A continuación se detallan los campos que debe completar al generar un cupón según la modalidad de trabajo seleccionada:

(1) La terminal POS sólo envía al sistema los últimos 4 dígitos de la tarjeta.

Tipo de ingreso:

• Obligatorio: debe completar siempre el valor del dato.
• Opcional: puede dejar el dato sin un valor asignado.
• Según perfil: el tipo de ingreso depende de acuerdo a lo configurado en el perfil de facturación para el campo Carga estricta de cupones. Si no trabaja con perfiles se considera que el tipo de ingreso es opcional.

Forma de ingreso:

• P (terminal POS): el dato es completado automáticamente por la terminal POS.
• T (Tango): el dato es completado automáticamente por Tango.
• M (ingreso manual): el dato debe ser ingresado manualmente por el operador.
• N/A (no aplicable): indica que el dato no es aplicable para esa modalidad de trabajo.

Para más información sobre el significado de los datos a ingresar consulte ¿Cuáles son los datos que debe completar para emitir un cupón?.

Datos que debe ingresar en la terminal POS según la modalidad de trabajo

En la siguiente grilla puede consultar los campos que debe completar en la terminal POS al generar un cupón según la modalidad de trabajo seleccionada:

Datos a ingresar en la terminal POS	Tipo de ingreso	POS integrado	POS no integrado
Número de factura	Obligatorio	T	M
Código de plan	Obligatorio	T	M
Cantidad de cuotas	Obligatorio	T	M
Importe a cobrar	Obligatorio	T	M
Últimos 4 dígitos de la tarjeta	Obligatorio	M	M
Código de seguridad de la tarjeta	Obligatorio	M	M

Forma de ingreso:

• P (terminal POS): el dato es completado automáticamente por la terminal POS.
• T (Tango): el dato es completado automáticamente por el sistema.
• M (ingreso manual): el dato debe ser ingresado manualmente por el operador.
• N/A (no aplicable): indica que el dato no es aplicable para esa modalidad de trabajo.

Para más información sobre el significado de los datos a ingresar consulte ¿Cuáles son los datos que debe completar para emitir un cupón?.

 

Registrar un cobro que involucre más de una tarjeta

Tango le permite registrar cobros que involucren más de una tarjeta de crédito o débito.

Debe agregar tantos renglones (medios de pago) como tarjetas quiera utilizar su cliente.

Para cada uno de los renglones emita el cupón correspondiente teniendo en cuenta que los descuentos y recargos financieros por financiación pueden diferir para cada renglón.

Este criterio debe aplicarse sin importar que cambie el banco emisor (por ejemplo el cliente paga con dos tarjetas Visa de distinto banco) o la marca de la tarjeta (el cliente paga una parte con Mastercard y el saldo con American Express).

Independientemente de la cantidad de tarjetas utilizadas por su cliente la forma de trabajo no se modifica más allá de lo explicado en los párrafos anteriores. Si desea obtener más información sobre la emisión de cupones le recomendamos leer el ítem ¿Cómo realizar cobros con tarjeta?.

 

Trabajar con descuentos, recargos financieros y promociones

Si su comercio cobra las operaciones de venta al contado (entendiendo por «contado» a la cancelación de la operación al efectuar la venta sin importar el medio de pago) le recomendamos trabajar con la modalidad cobro al contado ya que bajo esta configuración se logran las mayores prestaciones relacionadas con recargos financieros, promociones y descuentos.

En el siguiente cuadro puede consultar las diferentes prestaciones que ofrece Tango según el proceso utilizado.

	Procesos
	Facturas (No disponible en Ventas Punto de Venta)	Facturas Punto de Venta	Facturas Punto de Venta (configurado como cobro contado)
Cobro con tarjetas	X	X	X
Descuentos / recargos financieros por medio de pago	Aplicación manual (Antes de ingresar los medios de pago)	Aplicación manual (Antes de ingresar los medios de pago)	Aplicación automática (Antes de ingresar los medios de pago)
Promociones	X (1)	X (1)	X

(1) Si bien los procesos de Facturación y Facturación Punto de Venta permiten trabajan con promociones su funcionalidad está limitada a generar información para la conciliación de cupones (aplicando los gastos y deducciones que le cobra la tarjeta a su comercio y clasificando al cupón como emitido con la promoción seleccionada). Esta misma consideración se aplica a los procesos Nota de crédito, Nota de débito e Ingreso de cobranzas.

Como puede apreciar en la grilla anterior, sólo la modalidad ‘cobro al contado’ (disponible en el proceso Facturación Punto de Venta) permite aplicar descuentos y recargos financieros en forma automática según el medio de pago utilizado por el cliente. En las otras modalidades usted debe ingresar manualmente el descuento que desea aplicar, y una vez obtenido el total de la factura, para luego registrar los medios de pago utilizados por el cliente ya que durante el ingreso de éstos no se actualiza el total de la factura.

Para mayor información sobre la modalidad cobro al contado consulte Perfiles de facturación y Facturación Punto de Venta en el módulo Ventas.

Tipos de descuento

Dependiendo del convenio firmado con la administradora de tarjetas (y/o el banco emisor) el descuento se puede aplicar bajo alguna de las siguientes modalidades:

• En línea de caja: seleccione esta modalidad cuando el descuento se debe aplicar en la factura que está generando. De esta forma el cliente ve reflejado el descuento al momento de efectuar su compra.
• En el resumen del cliente: opte por este criterio cuando el importe del descuento es reintegrado por la administradora de tarjetas en el siguiente resumen de la tarjeta. En este caso el descuento no se ve reflejado en la factura.

Tenga en cuenta que el tipo de descuento ‘Por reintegro’ ‘En el resumen del cliente’ sólo está disponible cuando se aplica una promoción.

Para mayor información sobre como definir descuentos y recargos financieros asociados a las tarjetas, consulte Cómo configurar los descuentos, recargos financieros, y promociones en el apartado de Puesta en marcha.

 

Registrar una devolución de una cobranza efectuada con tarjeta

Para registrar un cupón de devolución debe generar una nota de crédito.

Al emitir este tipo de comprobante debe optar entre:

• Revertir completamente un determinado comprobante: para ello indique la factura que quiere cancelar y en caso que ésta haya sido abonada con tarjeta pueden presentarse las siguientes opciones:
  • Los cupones incluidos en la factura de referencia fueron realizados con Pos integrado: se exhiben en una ventana el o los cupones relacionados con la cuenta de Tesorería. Pulse <Enter> sobre cada uno, para generar el cupón de devolución correspondiente en la terminal POS. Tango se conecta al POS cada vez que confirma un cupón.
  • Los cupones incluidos en la factura de referencia fueron ingresados al sistema utilizando la modalidad Pos no integrado: deberá seleccionar cada cupón (en el caso de contar con mas de un cupón por cada cuenta de Tesorería), para ingresar el cupón de devolución que generó previamente en la terminal POS.
  • Los cupones incluidos en la factura de referencia son de tipo ‘Manual’: se exhiben en una ventana el o los cupones relacionados con la cuenta de Tesorería. En este caso, existen dos opciones:
    • El cupón aún permanece en cartera: puede optar entre generar un nuevo cupón manual, de devolución, o anular el cupón que aún tiene en su poder.
    • El cupón ya fue depositado: debe generar un nuevo cupón manual, de devolución.
• Generar una nota de crédito sin revertir la venta: en este caso debe indicar la tarjeta, el plan y la cantidad de cuotas que deben utilizarse para generar el cupón de devolución. El monto del cupón de devolución no depende del importe de la venta original sino que debe ser ingresado en forma manual.

Para más información sobre este tema consulte los ítems ¿Qué tipos de cupones existen? y Notas de crédito.

 

Devoluciones automáticas durante la facturación (POS integrado)

Si usted trabaja con la modalidad POS integrado, y ya generó un cupón de compra para el comprobante activo, Tango emitirá un cupón de devolución en forma automática en cualquiera de las siguientes situaciones:

• Si usted elimina el renglón de la tarjeta (presionando la tecla <F2> sobre la cuenta) con la que se emitió el cupón de compra. Esta situación puede ocurrir cuando el cliente se arrepiente de utilizar una tarjeta y desea cambiarla por otra.
• Si cancela el ingreso de una factura, saliendo del proceso con la tecla <Esc>.

Para más información sobre este tema consulte los ítems ¿Qué tipos de cupones existen?, Facturación Punto de Venta y Facturas.

 

¿Cómo trabajar si la terminal POS no funciona correctamente?

Durante la emisión de comprobantes pueden presentarse dos tipos de inconvenientes relacionados con la terminal POS:

Problemas de comunicación entre Tango y la terminal POS

Esta opción es aplicable sólo cuando trabaje con la modalidad POS integrado.)

En caso de que se registren problemas de comunicación entre Tango y la terminal POS, se ofrece de manera automática la opción de emitir cupones utilizando la modalidad POS no integrado o directamente generar cupones manuales.

Si considera que el problema puede requerir cierto tiempo para su solución definitiva le recomendamos configurar la terminal POS de manera provisoria para que emita cupones en la modalidad POS no integrado; de esta forma no tendrá que esperar al mensaje que notifica el problema de conexión entre Tango y la terminal POS.

Ante este tipo de inconvenientes verifique los siguientes puntos antes de comunicarse con su proveedor de Tango:

• La terminal POS se encuentra encendida.
• El cable de conexión se encuentra conectado a la computadora y a la terminal POS.
• La terminal POS se encuentra conectada a la línea telefónica.
• La línea telefónica funciona correctamente.
• La terminal POS está configurada para trabajar con la modalidad POS integrado. Para ello realice lo siguiente en la terminal POS: ingrese a la opción Más (o Menú según el equipo utilizado), luego Funciones y consulte el valor del campo Pos Integrado. Si está configurado como ‘No’ modifíquelo a ‘Si’.
• La terminal POS permite generar cupones (sin utilizar Tango). En caso contrario comuníquese con la empresa proveedora de la terminal POS.

Problemas propios de la terminal POS

En caso que no pueda emitir cupones desde la terminal POS (sin utilizar Tango) comuníquese con el proveedor de este equipo. Mientras no solucione este problema sólo podrá emitir cupones manuales utilizando el talonario manual pre-impreso que le entregan las administradoras de Tarjetas.

Para registrar los cupones en Tango respete las siguientes indicaciones:

• Si la terminal POS que tiene problemas está configurada para trabajar con la modalidad POS integrado, Tango ofrece de manera automática la opción de emitir cupones utilizando la modalidad POS no integrado o directamente generar cupones manuales.
  Si considera que el problema puede requerir cierto tiempo para su solución definitiva le recomendamos configurar la terminal POS de manera provisoria para que emita cupones en la modalidad POS no integrado; de esta forma no tendrá que esperar al mensaje que notifica el problema de conexión entre Tango y la terminal POS.
• Si en cambio la terminal POS está configurada para trabajar con la modalidad POS no integrado puede generar cupones manuales seleccionando la opción ‘Manual’ en la ventana de ingreso de cupones.

 

Mensajes que puede emitir la terminal POS cuando se trabaja en modo POS integrado

A continuación detallamos algunos de los mensajes de advertencia generados por la terminal POS y sus posibles soluciones.

Tenga en cuenta que estos mensajes son visualizados directamente en Tango (no en la terminal POS):

• «No se pudo realizar la operación. Verifique que el equipo esté encendido»: no hay comunicación entre el sistema y la terminal POS. Controle el cable de conexión del puerto USB asociado a la terminal POS y verifique su configuración en el proceso Parámetros de Tesorería. El sistema, en este caso, realizará tres intentos de conexión antes de mostrar dicho mensaje.
• «Por favor vuelva a pasar la tarjeta por la terminal POS»: la terminal POS no pudo leer correctamente la banda magnética de la tarjeta. Pásela nuevamente.
• «El código de tarjeta no existe. Pulse Cancelar y seleccione un nuevo medio de pago»: no es posible realizar transacciones con esa tarjeta en la terminal POS. Este error se debe a que no se encuentre configurado el código de tarjeta en la terminal POS. Para configurarlo ingrese al proceso terminales POS, pulse botón «Importar datos del POS» (dentro de la solapa Principal) y a continuación verifique que la tarjeta utilizada por el cliente figure en dentro de la solapa Tarjetas habilitadas; si la tarjeta continúa sin aparecer comuníquese con la empresa proveedora de la terminal POS (la terminal POS no está habilitada para trabajar con esa tarjeta), de lo contrario asigne el código de tarjeta que utiliza Tango para generar cupones con esa tarjeta. Es decir, debe relacionar el código de tarjeta que utiliza en Tango con el código de tarjeta que utiliza la terminal POS (esto se debe a que la tarjeta en cuestión fue habilitada en la terminal POS con posterioridad a la configuración de Tango). Para más información consulte ¿Cómo configurar la modalidad «POS integrado»?.
• «El código de plan no existe. Seleccione un plan válido y pulse Reintentar»: para modificar el plan seleccionado, cancele la conexión con el Pos pulsando el botón «Cancelar», y elija otro plan desde la ventana de selección de planes y cuotas. Si persiste con el inconveniente, verifique con la entidad correspondiente la vigencia del plan. En el caso de que le reconfiguren los planes en la Terminal POS, ejecute luego la opción Importar Tablas del POS, para tenerlos disponibles en el sistema.
• «Transacción cancelada. Pulse Reintentar y pase nuevamente la tarjeta»: este mensaje se exhibe cuando usted cancela manualmente la transacción desde la terminal POS.
• «Tiempo de espera agotado. Pulse Reintentar y pase nuevamente la tarjeta»: este mensaje se exhibe cuando se ha excedido el tiempo de respuesta de la terminal POS una vez que Tango le ha enviado los datos de la transacción. En caso de no poder realizar la transacción luego de tres intentos comuníquese con su proveedor de Tango.
• «La tarjeta deslizada en el POS no coincide con la indicada en el sistema. Pulse Reintentar y pase la tarjeta correcta o pulse Cancelar y seleccione el medio de pago deseado»: este mensaje se exhibe cuando el código de tarjeta enviado a la terminal POS no coincide con la tarjeta deslizada, o la terminal POS no leyó correctamente la banda magnética, sin poder identificarla.
• «La tarjeta deslizada está vencida. Verifique que la tarjeta sea la correcta o pulse Cancelar»: en este caso, la tarjeta del cliente se encuentra vencida y por lo tanto no se puede realizar la transacción.
• «La terminal POS no pudo imprimir el ticket. Verifique que tenga papel. Y pulse Reimprimir»: este mensaje se exhibe en el caso que la transacción sea correcta pero falte papel para imprimir el cupón. Para solucionarlo, cambie el papel en la terminal POS y presione el botón «Reimprimir» desde Tango.
• «La respuesta de la terminal POS es incorrecta»: este mensaje puede exhibirse en el caso que su terminal POS tenga instalada una versión de software diferente a la seleccionada en el ítem versión de Parámetros de Tesorería.

 

Observaciones mostradas durante la carga automática de cupones

A continuación detallamos algunos de los mensajes de advertencia mostrados durante la carga automática de cupones y sus posibles soluciones.

• El plan se encuentra deshabilitado: este mensaje se exhibe cuando el plan que se está intentando cargar está inhabilitado. Para solucionarlo, debe habilitar el plan correspondiente al cupón que se desea cargar.
• Numero de cupón existente: este mensaje se exhibe cuando el cupón que se está intentando ingresar ya existe en el sistema o está siendo ingresado desde otra terminal. Verifique los datos de ambos cupones e intente ingresarlos manualmente. Tenga en cuenta que cada cupón es único dentro de un lote de transacciones entre una terminal POS y un host.
• El número de lote debe ser mayor a 0: el número de lote propuesto para la carga automática del cupón es el valor configurado para el Host al que se conecta la Terminal POS. Revise que esté definido el Host y que el parámetro Número de lote actual esté correctamente configurado.
• No se encontró una cuenta de tesorería para el plan-tarjeta: este mensaje se exhibe cuando el sistema no encuentra una cuenta de tesorería de tipo ‘Tarjeta’ asociada a la tarjeta y plan incluidos en los datos del cupón.

Si se inhabilitan algunos parámetros en la base de datos se pueden dar los siguientes mensajes:

• No existen planes habilitados para la cuenta-tarjeta: este mensaje se exhibe cuando no existe un plan de tarjeta habilitado asociado a la tarjeta. Para solucionarlo, verifique la configuración de los planes definidos en la solapa Datos para la venta del proceso Tarjetas.
• La terminal no se encuentra habilitada para la tarjeta seleccionada: este mensaje se exhibe cuando no existe una relación habilitada entre la tarjeta y la terminal. Verifique la configuración de la solapa Tarjetas habilitadas en el proceso Terminal POS.

 

Efectuar un cierre de tarjetas

Si trabaja con las modalidades POS integrado o POS no integrado debe ejecutar el proceso de Cierre de lote (dentro del módulo Tesorería) para enviar las ventas realizadas con tarjetas a las administradoras de tarjeta.

Recuerde:

Si bien las administradoras de tarjetas autorizaron cada una de las ventas efectuadas en su comercio a través de un código de autorización solicitado por la terminal POS, es requisito que realice el cierre de lote para que comience a regir los plazos de acreditación de cupones pactados con cada administradora de tarjeta.

• Si trabaja con la modalidad POS integrado basta con que pulse la tecla <F10> (Aceptar) una vez que haya ingresado al proceso para que el sistema se comunique con la terminal POS y realice el cierre de lote en forma automática. En esta modalidad se cierra el lote de todas las tarjetas asociadas a la terminal.
• Si en cambio, trabaja con POS no integrado realice primero el cierre de lote en la terminal POS y a continuación ingrese al proceso y seleccione la terminal POS, los lotes involucrados, la fecha y la hora de cierre en la que realmente se realizó el cierre de lote. Estos datos son relevantes para minimizar las diferencias cuando se efectúa la Conciliación de cupones.

Una vez ejecutado este proceso los cupones pasan a tener el estado ‘depositado’ y quedan disponibles para ser consultados desde la Conciliación de cupones.

Si por algún motivo debió generar cupones manuales, ejecute el proceso Depósito de cupones manuales para actualizar el estado de cada cupón.

Este proceso puede generar automáticamente un movimiento de Tesorería como constancia de la operación. Para más información consulte Generación automática de movimientos de Tesorería.

Para más información sobre este tema consulte Cierre de lote.

¿Cómo proceder si falla el cierre de lote con POS Integrado?

Ante cualquier eventualidad que provoque que el cierre de lote se efectúe en la terminal POS y no en el sistema (por ejemplo, se desconecta el cable conectado al puerto COM o USB luego de emitir el cupón en la terminal POS), Tango propone efectuar el cierre de todos los lotes que encuentre pendientes en modo no integrado.

Para esto se exhiben en una grilla todos los lotes abiertos encontrados.

Marque aquellos que desea cerrar, y confirme con <F10>.

 

Depositar cupones manuales

Si trabaja con la modalidad Ingreso manual de cupones, debe utilizar el proceso Depósito de cupones manuales (dentro del módulo Tesorería) para registrar los cupones como ‘depositados’.

Ingrese al proceso, seleccione la fecha del depósito, las tarjetas con las que desea trabajar y finalmente seleccione los cupones que quiera depositar. Para finalizar pulse la tecla <F10> (Aceptar).

Si no desea utilizar este proceso puede configurar el sistema para que se generen los cupones con estado ‘depositado’ a fin de no utilizar el proceso de Depósito de cupones manuales y trabajar directamente con la Conciliación de cupones. Para ello ingrese a Parámetros de Tesorería y en la solapa Administración de tarjetas seleccione la opción ‘Depositado’ para el campo Estado del cupón en su estado manual.

Tenga en cuenta que si no utiliza este proceso (porque los cupones se crean directamente con estado ‘depositado’) debe generar manualmente el movimiento de Tesorería que respalde ese estado.

Para más información sobre este tema consulte Depósito de cupones manuales.

Este proceso puede generar automáticamente un movimiento de Tesorería como constancia de la operación. Para más información consulte Generación automática de movimientos de Tesorería.

 

Conciliar cupones

Una vez que los cupones fueron emitidos y luego presentados a las administradoras de tarjetas a través de los procesos Cierre de lote o Depósito de cupones manuales puede comenzar la conciliación de la información reflejada en el sistema con la información enviada por las administradoras de tarjetas.

Para ello ingrese al proceso Conciliación de cupones (dentro del módulo Tesorería) y siga los pasos que se enumeran a continuación:

• Seleccione las tarjetas que desea conciliar. Tenga en cuenta que algunas administradoras de tarjetas incluyen en su liquidación todas sus marcas comerciales e inclusive unifican la información correspondiente a tarjetas de crédito y débito. Si alguna de las tarjetas con las que trabaja presenta la información de esta forma consulte el ítem ¿Cómo trabajar con plantillas?.
• Ingrese la fecha y número de liquidación enviado por la administradora de tarjetas. Si la información enviada por la tarjeta incluye múltiples números de liquidación ingrese uno y podrá asignar el resto desde la grilla de conciliación propiamente dicha.
• Utilice las solapas adicionales para seleccionar los cupones con los que desea trabajar. Entre otros puede seleccionar cupones por fecha, número de lote o cupón, sucursal de origen, terminal POS, etc. Una vez indicado los criterios de selección pulse el botón «Siguiente» para ingresar a la grilla de conciliación.
• A continuación, marque los cupones que fueron acreditados por la administradora de tarjetas. Por defecto se asume que todos los cupones fueron acreditados, por lo que recomendamos trabajar por la excepción, es decir: si el total informado por la tarjeta no coincide con lo reflejado en el sistema, verifique qué cupones fueron rechazados o aún no fueron acreditados.
• Para trabajar con esta modalidad (por la excepción), es importante que visualice la información lo más parecida posible al formato que utiliza la administradora de tarjetas. Las liquidaciones suelen presentar subtotales por cada corte de control, por lo que se facilita la detección del grupo de cupones en los que se encuentra la diferencia. Para modificar la forma de visualizar la grilla, le recomendamos que arrastre el título de las columnas hacia la parte superior de la grilla para imitar los cortes de control de la liquidación. Adicionalmente, puede cambiar el orden de las columnas de la grilla arrastrando las columnas desde su título. Una vez configurada la grilla puede almacenarla como una plantilla. Para más información sobre este tema. consulte el ítem ¿Cómo trabajar con plantillas?.
• Los importes reflejados en la columna «Neto estimado en $» deberían aproximarse a los importes informados por la administradora de tarjetas. Normalmente las diferencias se producen por:
  • Lotes o cupones no acreditados.
  • Cupones rechazados.
  • Diferencia entre los gastos previstos y los realmente cobrados por la administradora de tarjetas.
• Para solucionar los dos primeros inconvenientes, actualice el estado de cada uno de los cupones involucrados (modificando el valor de la columna ‘Estado’), o en forma masiva utilizando los botones de actualización de la barra de herramientas.
• Si la diferencia en los gastos es sustancial, puede deberse a una incorrecta parametrización del sistema. Para más información sobre este tema, consulte ¿Cómo configurar los conceptos de gastos? y ¿Cómo configurar los descuentos, recargos financieros y promociones?.
• Si en cambio la diferencia no es significativa, puede deberse a gastos, impuestos y comisiones no previstas; para efectuar dichos ajustes pulse el botón «Siguiente».
• La pantalla de Gastos e impuestos le permite registrar o ajustar aranceles, impuestos, reintegros por descuentos efectuados en línea de caja y otros gastos, como ser «conexión a internet», etc.
• Una vez que concilió la información del sistema con la liquidación enviado por la administradora de tarjetas, pulse «Terminar» para finalizar la conciliación.

Nota

Tenga en cuenta que los gastos relacionados a cada cupón sólo se calculan durante la emisión y no vuelven a generarse aún cuando re-implemente el sistema.

Para más información sobre este tema consulte Conciliación de cupones.

Este proceso puede generar automáticamente un movimiento de Tesorería como constancia de la operación. Para más información consulte Generación automática de movimientos de Tesorería.

¿Cómo conciliar cupones originados en diferentes sucursales?

Es posible que la empresa administradora de la tarjeta opte por alguna de estas tres opciones:

• Asignarle a cada sucursal un número de comercio diferente.
• Asignarle un mismo número de comercio a todas las sucursales.
• Asignar un mismo número de comercio a la mayoría de las sucursales, y asignar diferentes números, sólo a una o a algunas en particular, debido a que en esos locales existen convenios específicos por planes o promociones que sólo serán aplicables en ese establecimiento.

En el primero de los casos, lo mas recomendable es que no utilice ningún filtro por sucursal, ya que lo mas usual será que la administradora le envíe una única liquidación incluyendo los cupones de todos los locales.

En los otros dos casos, utilice el filtro ‘Por sucursal’ y seleccione la/s sucursal/es que se incluyan bajo un mismo número de comercio. Puede crear una plantilla específica para cada grupo de sucursales, y así re-utilizarla cada vez que deba liquidar los cupones generados en estos establecimientos.

¿Cómo procesar cupones que quedaron pendientes de acreditar en conciliaciones anteriores?

En el caso que durante el proceso de conciliación, encuentre diferencias originadas en cupones o lotes que aún no fueron acreditados, puede procesarlos con posterioridad.

Para su acreditación, en el momento de conciliar, indique el período al que corresponden. También, si procesa un período posterior, el sistema le avisará que existen cupones pendientes de conciliar.

Ejemplo…

Período conciliado: Diciembre del 2009
Cupones pendientes de conciliar: 3
Período nueva conciliación: Enero del 2010

Resultado: «Existen cupones con fecha estimada de acreditación menor a la solicitada, que aún no fueron acreditados. Desea incluirlos en esta conciliación» Confirma?

Al confirmar, aparecen disponibles para conciliar los 3 cupones que habían quedado pendientes en Diciembre 2009 + todos los cupones con fecha estimada de acreditación igual a Enero 2010.

¿Cómo modificar una conciliación?

Indique el número de resumen a modificar, junto con la tarjeta relacionada y la fecha de liquidación en el proceso Conciliación de cupones.

O bien, pulse <F8> o el botón «Buscar resúmenes» para ubicar una conciliación cargada previamente.

Tango detecta que ese número ya fue registrado y le dará la posibilidad a modificarlo o eliminarlo.

No es posible eliminar o modificar una conciliación si en el momento de confirmarla se generó un movimiento de tesorería en forma automática. Debe revertir el movimiento relacionado mediante el proceso Movimientos de Tesorería. En caso de detectarse esta situación Tango le informará cual es el comprobante relacionado que debe revertir.

Configure el parámetro Al revertir movimientos de Tesorería generados desde Conciliación de cupones con el valor ‘No eliminar datos del resumen’, para que al revertir un movimiento, se mantengan los datos del resumen relacionado.

En este caso usted podrá, luego de revertir el movimiento, eliminar la conciliación, o modificar cualquier dato, cambiando estados de los cupones involucrados, agregando nuevos cupones o modificando datos de gastos o impuestos. Al confirmar la modificación, se generará un nuevo movimiento de tesorería.

Si, en cambio, usted asigna al parámetro el valor ‘Eliminar datos del resumen’, al revertir el movimiento de tesorería relacionado, se dan de baja todos los datos relacionados al resumen conciliado, y se marcan todos los cupones involucrados con estado ‘Depositado’. Para conciliar nuevamente esos cupones, deberá reprocesar toda la operación.

 

Trabajar con plantillas

Las plantillas constituyen una herramienta que le permite modelar la información con la que quiere trabajar y la forma de visualizarla.

Le recomendamos que defina plantillas cuando:

• Normalmente aplica los mismos filtros cada vez que concilia una determinada tarjeta. Por ejemplo, cuando concilia los cupones de Visa selecciona las tarjetas ‘Visa’ y ‘Visa débito’.
• La administradora de tarjetas le envía la liquidación de cupones agrupada. Por ejemplo, Visa suele presentar la información agrupada por:
  • Fecha de presentación
    • Número de lote
      • Plan
        • Promoción

Siguiendo el ejemplo del párrafo anterior le recomendamos que defina una plantilla denomina ‘Visa’ para facilitar su trabajo la próxima vez que tenga que conciliar dicha tarjeta.

Nota

No es requisito que una plantilla esté asociada a una o varias tarjetas sino que puede definir una plantilla sin guardar las tarjetas seleccionadas al solo efecto de guardar la forma de visualizar los cupones; de esta forma podrá utilizarla para conciliar la información enviada por distintas administradoras de tarjeta.

Para grabar una plantilla debe ingresar al proceso de conciliación, defina los filtros que desea utilizar, pulse «Siguiente» para acceder a la grilla de conciliación, agrupe y ordene las columnas según lo requiera y finalmente seleccione «Guardar plantilla» en la barra de herramientas.

Para utilizar una plantilla debe seleccionarla desde la solapa Parámetros del proceso Conciliación de cupones.

Para cambiarle el nombre, o eliminarla, utilice la opción «Administrar plantillas» desde la grilla de conciliación.

 

Generación automática de movimientos de Tesorería

Cada uno de los procesos que integran el circuito de tarjetas puede generar en forma automática un movimiento de tesorería como constancia de la operación.

Al generar movimientos de tesorería los cupones quedarán asociados a éstos, y podrán consultarse desde el proceso Movimientos de Tesorería.

Los procesos que pueden generar movimientos automáticos son:

• Movimientos relacionados con la creación del cupón (estado ‘Cartera’)
  • Facturación
  • Notas de débito
  • Notas de crédito (cupón de devolución)
  • Ingreso de cobranzas
  • Movimientos de Tesorería
• Movimientos relacionados con el cambio de estado a ‘Depositado’.
  • Cierre de lote
  • Depósito de cupones manuales
• Movimientos relacionados con el cambio de estado a ‘Acreditado’ o ‘Rechazado’.
  • Conciliación de cupones

Nota

Recuerde que el módulo Tesorería utiliza el criterio de partida doble por lo que conceptualmente resultan similares a un asiento contable.

A continuación se detalla un ejemplo de cada uno de los tipos de movimiento de tesorería:

Movimientos relacionados con la creación del cupón (estado ‘Cartera’)

Durante la emisión de facturas que se cobran en el momento (por ejemplo con tarjeta) se generan dos movimientos de clase 1 en Tesorería. Uno por la factura y otro por la cobranza.

Movimiento relacionado a la factura de venta:

Cuentas utilizadas		Debe	Haber
Deudores por venta		1500$
	Ventas		1239.67$
	IVA débito fiscal		260.33$

Movimiento relacionado al cobro de la factura:

Cuentas utilizadas		Debe	Haber
Tarjeta XXXX		1500$
	Deudores por venta		1500$

De esta forma se cancela la deuda del cliente (deudores por venta) y se la transfiere a los cupones de la Tarjeta ‘XXXX’ que tiene ‘en cartera’.

Movimientos relacionados con el cambio de estado a ‘Depositado’

Una vez ejecutado el cierre de lote o el depósito de cupones manuales los cupones quedarán listos para ser cobrados. Recuerde que recién cuando la empresa administradora de tarjetas recibe los cupones comienza a regir el plazo de acreditación pactados con ésta.

En este caso se genera un movimiento automático de clase 3 para reflejar el depósito de los cupones.

Cuentas utilizadas		Debe	Haber
Tarjeta XXXX a cobrar		1500$
	Tarjeta XXXX		1500$

De esta forma se expresa el cambio de estado de los cupones (ahora ‘depositados’) utilizando la cuenta ‘Tarjeta XXXX a cobrar’.

Importante:

Tenga en cuenta que si configura el sistema para que los cupones nazcan ‘depositados’, deberá generar el movimiento de tesorería que respalde ese estado en forma manual. Para configurar esta modalidad, ingrese a Parámetros de Tesorería y en la solapa Administración de tarjetas seleccione la opción ‘Depositado’ para el campo Estado del cupón en su estado manual.

Movimientos relacionados con el cambio de estado a ‘Acreditado’ o ‘Rechazado’

Mediante la conciliación de cupones reflejará en el sistema las acreditaciones y ocasionales rechazos que la administradora de tarjetas efectúe.

En este caso se genera un movimiento automático de clase 3 para reflejar la acreditación del dinero.

Cuentas utilizadas		Debe	Haber
Banco ZZZZ		1450$
Gastos a registrar		50$
	Tarjeta XXXX a cobrar		1500$

De esta forma se da por finalizada la deuda de la administradora de tarjetas, y se acredita el dinero en la cuenta ‘BANCO ZZZZ’, en forma simultánea se computan los gastos cobrados por la tarjeta.

Dependiendo del volumen de tarjetas con el que trabaje, puede existir en su organización una persona dedicada exclusivamente a la administración de tarjetas. En caso que esta persona no sea la que concilie las cuentas de banco, le recomendamos utilizar la cuenta puente ‘Banco ZZZZ a conciliar’ para que sea la persona responsable de conciliar los bancos la que dé el visto bueno a la acreditación de dinero en el ‘Banco ZZZZ’.

En el ejemplo anteriormente mencionado se utiliza la cuenta puente ‘Gastos a confirmar’, ya que debe esperar a que la administradora de tarjetas le envíe la liquidación oficial para tomarse el crédito fiscal de los conceptos que corresponda.

Esta liquidación debe ingresarse utilizando el módulo Compras, generando de esta forma los movimientos de tesorería que se muestran a continuación:

Movimiento relacionado a la factura de compra:

Cuentas utilizadas		Debe	Haber
Comisiones		38$
IVA crédito fiscal		8$
Percepciones		1$
Otros gastos		3$
	Proveedores		50$

Movimiento relacionado al pago de la factura:

Cuentas utilizadas		Debe	Haber
Proveedores		50$
	Gastos a registrar		50$

De esta forma se cancela la cuenta proveedores y los gastos a registrar quedando imputados los gastos e impuestos relacionados a la operación con tarjetas.

Para más información sobre estos temas consulte clases de un comprobante, Resumen gráfico del circuito y ¿Cómo configurar los movimientos automáticos de Tesorería?.

 

Consultar información de cupones

Utilice las siguientes opciones para consultar información relacionada con los cupones generados.

Desde Live:

• Resumen de cupones: se agregan columnas y filtros a esta consulta. Brinda información sobre número de cupón, fecha de generación, importes totales y netos estimados a cobrar, planes y promociones aplicados, sucursal de origen, y demás datos relacionados.
• Consulta de cupones: brinda un acceso rápido a los datos de un cupón, permitiendo llegar hasta su Ficha.
• Proyección de acreditaciones: reemplaza al informe del mismo nombre, existente hasta versión 9.30.000. Cuenta con gráficos comparativos y nivel de detalle relacionado con los cupones que componen el total a acreditar.
• Consulta de liquidaciones: permite filtrar y consultar las liquidaciones que se ingresan mediante el proceso Conciliación de cupones, Es de utilidad para consultar los gastos relacionados y los cupones involucrados en la operación.
• Ficha del cupón: exhibe todos los datos relacionados con un cupón. Además de los datos básicos, puede contar con: historial del cupón, gastos a descontar en el momento del pago por parte de la empresa de tarjetas, fechas estimadas de acreditación, y trazabilidad a comprobantes de Tesorería relacionados. La Ficha es accesible desde todas las consultas arriba nombradas.

Desde los procesos de Tarjetas:

• Depósito de cupones manuales
• Conciliación de cupones

Acceda a la ficha del cupón desde ambos procesos.

 

Modificar información de cupones

Utilice el proceso Modificación de cupones para modificar y consultar todos los datos de los cupones generados.

En dicho proceso se presentan los datos generales del cupón, los datos de la compra, los datos de la tarjeta y los datos de los comprobantes relacionados, los datos de gastos del cupón, los importes y fechas de acreditación (si se trata de un cupón ‘Depositado’).

Si corrige importes de cuotas, el sistema validará que el importe del cupón coincida con la suma de cuotas.

En el caso de un cupón emitido por una terminal POS se visualiza el Número de terminal POS y el Lote en el que se generó. Sólo es posible modificar los campos no informados por la terminal POS, correspondientes al Nombre del Socio, Tipo de Documento, teléfono y Vto. Tarjeta.

Si se trata de un cupón ingresado manualmente (es decir, no ha sido emitido desde la terminal POS), es posible modificar los datos correspondientes al Cupón y Socio.

Más información acerca de los estados del cupón…

• En caso que el cambio de estado de un cupón se haya generado emitiendo un comprobante de tesorería en forma automática, deberá revertir el movimiento relacionado para asignarle un nuevo estado. Para mas información consulte Reversión en Movimientos de Tesorería y ¿Cómo modificar conciliaciones de cupones? en la Guía de tarjetas de crédito y débito.
• En caso que el cambio de estado de un cupón se haya generado sin emitir un comprobante de tesorería en forma automática, y los cupones sean manuales o generados por un Pos en modo no integrado, los únicos cambios de estado que podrá efectuar desde este proceso son:
  • ‘Depositado’ a ‘En cartera’.
  • ‘Depositado’ a ‘Rechazado’.
  • ‘En cartera’ a ‘Anulado’.
  • ‘Anulado’ a ‘En cartera’.

Todo otro cambio de estado debe efectuarse por Cierre de lote, Depósito de cupones manuales o Conciliación de cupones.

 

Resumen gráfico del circuito

A continuación se muestra un resumen del circuito general de tarjetas.

Haga clic para ver el gráfico

 

Contenidos relacionados

• Conciliación de cupones (acreditación y rechazos)
• Terminales POS
• Video sobre administración de tarjetas de crédito
• Video sobre planes de pago
• Videos sobre promociones comerciales

Esta guía está orientada al usuario de Tesorería que opera con cuentas bancarias (de tipo Cuenta Corriente y/o Cheques Diferidos).

A continuación se detalla el circuito completo de cheques propios: su carga inicial, sus posibles estados, etc.

El circuito de cheques propios se inicia con la emisión del cheque.

Esta operación se registra mediante un comprobante de clase 2 – Pagos o bien, de clase 4 – Otros Movimientos de Bancos y Cartera.

Si el cheque se emite de una cuenta corriente bancaria, el cheque tendrá estado ‘Emitido’. En cambio, si se trata de una cuenta bancaria de cheques diferidos, el estado del cheque será ‘Diferido’.

Las operaciones posteriores a la emisión de un cheque propio, que involucren ese medio de pago, provocarán el cambio de estado del cheque.

Tenga en cuenta que puede producirse el rechazo de uno o más cheques emitidos. El registro en el sistema de esta situación, a través de un comprobante de clase 5 – Rechazo de cheques propios, produce el cambio de estado de los cheques involucrados (los que pasan a tener estado ‘Rechazado’).

Por otra parte, si necesita revertir un comprobante que tiene cheques propios asociados, el estado de los cheques cambia al estado inmediato anterior (excepto si se revierte el comprobante de origen de los cheques). En este caso, el estado del cheque será ‘Anulado’, ya que la operación fue totalmente revertida por un contraasiento.

 

Resumen de operaciones con cheques propios

Para comenzar a operar con cheques propios es necesario realizar los siguientes pasos de la puesta en marcha.

• Verifique que estén definidas en el sistema, las entidades bancarias con las que interactúa su empresa.
  • Bancos (desde el módulo Procesos generales).
• Defina cuentas de tesorería de tipo ‘Banco’ para representar sus cuentas corrientes bancarias.
  • Cuentas de Tesorería.
• Si usted emite cheques diferidos, defina la cuenta emisora de cheques diferidos (de tipo ‘Banco – Cheques Diferidos’), la que deberá asociar a una cuenta corriente bancaria previamente definida.
  • Cuentas de Tesorería.
• Ingrese las chequeras a utilizar para cada cuenta corriente bancaria e indique los números de cheques habilitados en cada una de ellas.
  • Chequeras.
• Si imprime sus cheques en un formulario continuo, configure los formatos de impresión.
  • Formularios para Tesorería (desde el módulo Procesos Generales).

Las operaciones con cheques propios pueden resumirse en los siguientes pasos (para cada uno de ellos, se hace referencia al proceso a ejecutar).

¿Cómo se origina la emisión de cheques propios?

Cada operación que requiera la emisión de cheques propios está asociada a un comprobante.

Estos comprobantes pueden originarse en el módulo Compras o Proveedores:

• por las Facturas / Notas de Débito (Contado)
• por los pagos
• por la cancelación de documentos
• por la cancelación de facturas de crédito

En el módulo Ventas o Ventas Punto de Venta, se originan por las notas de crédito con condición ‘Contado’, para las que emita un cheque propio.

• Emisión de notas de crédito.

Desde el módulo Tesorería, por las transacciones de clase 2 – Pagos.

• Movimientos de Tesorería.

Desde el módulo Tesorería, por las transacciones de clase 4 – Otros Movimientos de Bancos y Carteras.

• Movimientos de Tesorería.

¿Cómo modifico los datos de un cheque propio?

Es posible modificar los atributos de un cheque propio ante eventuales errores u omisiones durante su ingreso o por cambios posteriores.

• Modificación de cheques propios.

¿Cómo imprimo un cheque propio en los formularios continuos entregados por el banco?

Usted puede optar por completar sus cheques en forma manual o bien, imprimirlos en los formularios de cheques entregados por el banco para tal fin.

• Impresión de cheques.

Recuerde que previamente debe definir el modelo de impresión a aplicar.

• Formularios para Tesorería.

¿Cómo anulo un cheque propio ya emitido?

Si el cheque se originó por un comprobante desde el módulo Compras o Proveedores, al eliminar el comprobante se realizará en forma automática la reversión del pago en el módulo Tesorería.

• Baja de Comprobantes.
• Anulación de O/P.
• Anulación de cancelación de facturas de crédito.

Si el cheque se originó por un comprobante desde el módulo Ventas o Ventas Punto de Venta, al eliminar el comprobante se realizará en forma automática la reversión del pago en el módulo Tesorería.

• Anulación de comprobantes (desde el módulo Ventas / Ventas Punto de Venta).

Si el cheque se originó por un comprobante desde el módulo Tesorería, reviértalo para anular el comprobante mediante un contraasiento en forma automática.

• Movimientos de Tesorería, Reversión.

¿Cómo anulo un cheque propio no emitido?

Para anular un cheque que aún no emitió, es necesario registrar la inhabilitación del número de cheque.

• Inhabilitación de cheques.

¿Cómo consulto información de cheques propios emitidos?

Acceda a los informes y consultas Live para obtener información de los cheques emitidos.

• Consulta de cheques propios.
• Consulta de cheques propios por banco (moneda corriente).
• Consulta de cheques propios por banco (moneda extranjera contable).
• Informe de Acreditación de cheques propios.
• Informe de Proyección de saldos.
• Gráfico Emitidos vs. Cartera.

¿Cómo depurar la información de cheques emitidos?

Para depurar los cheques propios en su sistema, es aconsejable que transfiera la información que ya no necesita a un archivo histórico. Esta información no se elimina y puede ser consultada en cualquier momento.

• Pasaje a Histórico de cheques.
• Informe Histórico de cheques.

¿Cómo emito cheques de pago diferidos?

El cheque de pago diferido refleja, para quien lo emite, una obligación de pago a futuro.

Para conocer cuáles son los pasos a seguir para su utilización, consulte la guía sobre implementación Resumen de cheques diferidos.

 

Estados posibles y carga inicial de cheques propios

Los cheques propios tienen un estado inicial. A medida que sean referenciados en nuevas operaciones, su estado cambiará de manera automática para representar la situación actual del cheque.

Este cambio de estado sigue un orden lógico, de acuerdo a las operaciones propias del circuito de cheques propios.

Estado:

• E: Emitido
• D: Diferido
• R: Rechazado
• X: Anulado (por la reversión comprobante de origen o bien, por la inhabilitación del número de cheque).

Carga inicial de cheques propios

Para realizar la carga inicial de cheques de propios, lleve a cabo los siguientes pasos:

• Utilice para esta operación, un tipo de comprobante determinado. Puede definir uno particular para identificarlo como carga inicial.
• Ingrese un comprobante de clase 2 – Pagos.
• Como cuenta acreedora, utilice una cuenta que represente el destino de los cheques (ejemplos: una cuenta auxiliar creada para tal fin, una cuenta de acreedores / proveedores, etc.).
• Como contracuenta, elija una cuenta de tipo ‘Banco’ y realice el ingreso de los cheques correspondientes.
• Es posible ingresar varias cuentas acreedoras y/o varias cuentas deudoras.

Los cheques que ingrese en esta operación afectarán el saldo de las cuentas involucradas. Por tal motivo, no los tenga en cuenta al asignar el saldo inicial a esas cuentas de Tesorería.

 

Resumen de cheques diferidos

El cheque de pago diferido refleja, para quien lo emite, una obligación de pago a futuro.

Cuando se extiende un cheque de estas características se lo considerará contablemente un Pasivo, o bien se lo reflejará en una cuenta regularizadora del Activo, hasta tanto esté en condiciones de presentarlo al cobro (fecha del cheque).

 

Puesta en marcha

Actualización de cuentas

Para cada cuenta de tipo ‘Banco’ (cuenta corriente) que opera con chequeras de pago diferido, se definirá una segunda cuenta de tipo Banco (cheques diferidos).

Estas nuevas cuentas son también de tipo ‘Banco’ pero clasificadas como ‘Cheques diferidos’ y ante esta situación, el sistema requiere que se las asocie obligatoriamente a una cuenta corriente bancaria.

Para una cuenta corriente habrá solo una cuenta de cheques diferidos. Es importante definir correctamente las imputaciones contables de ambas cuentas.

Actualización de chequeras

Para definir chequeras de pago diferido se seleccionará una cuenta de tipo ‘Banco’ cheques diferidos.

Las chequeras asociadas a cuentas de tipo ‘Banco’ cuenta corriente son exclusivamente para la emisión de cheques comunes.

Evite la superposición de números de chequera/cheque entre la cuenta corriente bancaria y su asociada para cheques diferidos ya que, más allá de su tratamiento diferenciado, todos los cheques finalmente se descontarán de la misma cuenta bancaria. El sistema no permitirá la emisión de dos cheques comunes o diferidos relacionados a la misma cuenta corriente, con igual número de chequera/cheque.

Si existiera igual numeración de comunes y diferidos, recomendamos diferenciar el número de chequera.

Actualización de tipos de comprobante

A medida que los cheques diferidos llegan a su fecha de cobro, se debe registrar contablemente esta situación. Para ello, existe un proceso específico que genera movimientos entre cuentas de tesorería.

Para registrar movimientos, es necesario que exista al menos un tipo de comprobante definido para este tipo de operación. No obstante, es posible definir más de uno, por ejemplo, para identificar exclusivamente las regularizaciones de una cuenta bancaria y su asociada, o cualquier otro fin.

La particularidad es que se definirán como comprobantes de Clase 8 (transferencia de cheques diferidos a banco). El resto de los datos son análogos a los demás tipos de comprobante.

Los tipos de comprobante con clase 8 sólo podrán ser utilizados por el proceso Movimientos de Tesorería para su opción Transferencia de cheques diferidos a banco.

 

Operatoria diaria y periódica

Diariamente los operadores ingresan los comprobantes que representan los pagos que se van efectuando. También pueden existir anulaciones de estos comprobantes.

Por otro lado, sin una frecuencia fija, se irán regularizando las cuentas bancarias. Se puede optar por hacerlo en forma diaria, semanal o mensual. Esto depende de las necesidades y el criterio del encargado de la conciliación y la contabilización, así como también de la necesidad de obtener informes contables.

Lo correcto sería que antes de conciliar y/o contabilizar un período, todos los cheques diferidos que han llegado a fecha de cobro hayan sido transferidos contablemente a la cuenta corriente bancaria. Por ello, el proceso de transferencia puede aplicarse con la frecuencia que usted desee (desde varias veces por día, hasta una vez al mes, trimestral, etc.). Puede tratarse de un comprobante global por cuenta o varios, con una selección de cheques cada uno.

Ingreso de los comprobantes

Para realizar el ingreso de comprobantes, tenga en cuenta los siguientes puntos:

Durante el ingreso de comprobantes en las clases que permiten acreditar cuentas bancarias por emisión de cheques (clase 2 y 4), al seleccionar una cuenta definida como ‘Banco cheques diferidos’ se habilitará una ventana para registrar las emisiones de cheques diferidos.

Los cheques que se emitan de una cuenta de tipo ‘Banco cuenta corriente’ serán considerados cheques comunes y afectan contablemente la cuenta corriente bancaria con la fecha del comprobante que les dio origen.

Reversión

La reversión de un comprobante que emitió cheques diferidos se comporta de la misma manera que con los demás comprobantes, es decir, anula los cheques.

Como en los demás casos, los cheques involucrados en una reversión no deben haber sido afectados por otro comprobante posterior. En ese caso, si hubo una transferencia, primero se deberá revertir.

Realice la reversión de un comprobante desde el proceso Movimientos de Tesorería.

Transferencia de cheques diferidos a banco

Esta opción del proceso Movimientos de Tesorería registra la transferencia de valores diferidos entre las dos cuentas bancarias asociadas: la cuenta corriente bancaria se acredita (por cheques diferidos emitidos que han llegado al cobro) y la cuenta de cheques diferidos se debita.

Para generar un comprobante de transferencia puede trabajar con una selección manual de cheques, o bien, con un método automático.

Una vez generada la transferencia:

• Los cheques involucrados serán tenidos en cuenta para la conciliación.
• Los informes contables tendrán reflejada la acreditación de la cuenta corriente bancaria.

Para que los cheques diferidos puedan pasar a histórico deben haber sido transferidos a la cuenta corriente bancaria.

En los informes de cheques se incluye un listado de control que permite obtener un detalle de los cheques pendientes de transferir.

Conciliación

En la conciliación se exhiben los comprobantes que han acreditado o debitado la cuenta corriente bancaria.

Para los cheques diferidos, esto ocurre desde el momento en que son transferidos.

Mientras formen parte del saldo de la cuenta Banco cheques diferidos no se exhiben en la conciliación.

Exportación de asientos

La exportación de los asientos correspondientes a las transferencias se comporta como cualquier otro comprobante de Tesorería, e involucra las cuentas contables definidas para las dos cuentas bancarias (cuenta corriente y cheques diferidos).

Es conveniente que antes de realizar la generación y exportación de asientos, todas las transferencias correspondientes al período a procesar hayan sido registradas.

Si realizó un pago con cheques diferidos, su contabilización será la siguiente:

O/P 0000-00000001 PAGO A PROVEEDORES

Cuando el cheque diferido es un valor al cobro, se realizará la transferencia que generará esta contabilización:

TRA 0000-00000090

Aclaraciones sobre Información Contable y Financiera

Cuando se emiten cheques diferidos, éstos no son reflejados en los informes de Saldos, Mayor, Conciliación, etc. de la cuenta corriente bancaria ya que aún no la han imputado; son reflejados en la cuenta de cheques diferidos complementaria a ésta.

Para las consultas financieras (acreditación de cheques, proyección, cash flow, listados de cheques), los cheques diferidos son considerados con relación a la cuenta corriente bancaria desde el momento en que se generan.

Contenidos relacionados

• Informe sobre cheques

Esta guía está orientada al usuario de Tesorería que opera con una o más carteras de cheques de terceros.

A continuación se detalla el circuito completo de cheques de terceros: su carga inicial, sus posibles estados y subestados, etc.

Circuito de cheques de terceros

Los cheques de terceros ingresan al sistema como cheques ‘en cartera’, mediante un comprobante que les da origen y al que se le asigna la clase 1 – Cobros.

Las operaciones posteriores al ingreso de un cheque en cartera, que involucren ese medio de pago, provocarán el cambio de estado del cheque.

Clic en la imagen para agrandar

Los cheques de terceros que están ‘En cartera’ se depositan o se entregan en un pago o en otras operaciones que involucren cheques de terceros.

Mediante el ingreso de una boleta de depósito (comprobante de clase 3 – Depósitos); de una orden de pago (comprobante de clase 2 – Pagos) o mediante un comprobante de clase 4 – Otros movimientos de bancos y cartera, los cheques referenciados cambian su estado a ‘Aplicado’.

Tenga en cuenta que en cualquiera de las alternativas de aplicación puede producirse el rechazo de uno o más cheques aplicados. El registro en el sistema de esta situación, a través de un comprobante de clase 6 – Rechazo de cheques de terceros, produce el cambio de estado de los cheques involucrados (los que pasan a tener estado ‘Rechazado’).

Por otra parte, si necesita revertir un comprobante que tiene cheques asociados, el estado de los cheques cambia al estado inmediato anterior (excepto si se revierte el comprobante de origen de los cheques). En este caso, el estado de los cheques será «Anulado», ya que la operación fue totalmente revertida por un contraasiento.

 

Resumen de operaciones con cheques de terceros

Para comenzar a operar con cheques de terceros, es necesario realizar los siguientes pasos de la puesta en marcha.

• Configure los parámetros correspondientes a cheques, que se tendrán en cuenta para las operaciones de ingreso, búsqueda y numeración interna de cheques de terceros.
  • Parámetros de Tesorería
• Verifique que estén definidas en el sistema, las entidades bancarias con las que interactúa su empresa.
  • Bancos
• Defina cuentas de tesorería de tipo ‘Cartera’ para representar las carteras de cheques de terceros que su empresa maneje.
  • Cuentas de Tesorería
• Si decide aplicar una clasificación adicional a los cheques de terceros, configure los parámetros correspondientes a Subestados de Cheques.
  • Parámetros de Tesorería
• Si asigna subestados a cheques de terceros, defina códigos de subestados para cheques con estado ‘Aplicado’, ‘Cartera’ y ‘Rechazado’.
  • Subestados de cheques de terceros
• Si asigna subestados a cheques de terceros, puede definir códigos de subestado por defecto, que se aplicarán automáticamente al aplicar o rechazar cheques de terceros.
  • Subestados por cuenta

Las operaciones con cheques de terceros pueden resumirse en los siguientes pasos (para cada uno de ellos, se hace referencia al proceso a ejecutar).

¿Cómo registro el ingreso de un cheque de terceros?

Cada operación que involucre la recepción de cheques de terceros está asociada a un comprobante.

Estos comprobantes pueden originarse en el módulo Ventas o Ventas Punto de Venta o Ventas Restô:

• por las Facturas / Notas de Débito (Contado)
• por las cobranzas
• por la cancelación de documentos
• por la cancelación de facturas de crédito

Desde el módulo Tesorería, por las transacciones de clase 1 – Cobros:

• Movimientos de Tesorería

Desde el módulo Tesorería, por las transacciones de clase 4 – Otros Movimientos de Bancos y Carteras:

• Movimientos de Tesorería

¿Cómo modifico los datos de un cheque de terceros?

Es posible modificar los atributos de un cheque de terceros ante errores u eventuales omisiones durante su ingreso o por cambios posteriores.

• Modificación de cheques de terceros

¿Cómo registro el egreso de la cartera de un cheque de terceros?

El comprobante de salida puede originarse en el módulo Compras o Proveedores, por los pagos.

Desde el módulo Tesorería, por las transacciones de clase 2 – Pagos:

• Movimientos de Tesorería

Desde el módulo Tesorería, por las transacciones de clase 4 – Otros Movimientos de Bancos y Carteras:

• Movimientos de Tesorería

Desde el módulo Tesorería, por las transacciones de clase 3 – Depósitos, usted registra la aplicación del cheque, con la actualización del saldo bancario y de la cuenta que representa la cartera de cheques.

• Movimientos de Tesorería

¿Cómo anulo un cheque de tercero recibido?

Si el cheque se recibió a través de un comprobante desde el módulo Ventas, al eliminar el comprobante se realizará en forma automática la reversión de su cobro en el módulo Tesorería.

• Anulación de Comprobantes.
• Anulación de Cancelación de Documentos.
• Anulación de Cancelación de Facturas de Crédito.

Si el cheque se originó por un comprobante desde el módulo Tesorería, reviértalo para anular el comprobante mediante un contraasiento en forma automática.

• Movimientos de Tesorería, Reversión.

¿Cómo consulto información de cheques de terceros?

Acceda a los informes y consultas Live para obtener información de los cheques emitidos.

• Consulta de cheques de terceros por cliente (Live).
• Resumen de cheques en cartera (Live).
• Informe de Depósito de cheques de terceros.
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• Movimientos de Tesorería

¿Cómo registro el canje de un cheque de terceros por otro cheque o efectivo?

Desde el módulo Tesorería, por el ingreso de un movimiento de 4 – Otros movimientos de bancos y carteras.

• Movimientos de Tesorería

¿Cómo depurar la información de cheques de terceros?

Para depurar los cheques de terceros en su sistema, es aconsejable que transfiera la información que ya no necesita a un archivo histórico.

Esta información no se elimina y puede ser consultada en cualquier momento.

• Pasaje a Histórico de cheques
• Informe Histórico de cheques

 

Estados posibles y carga inicial de cheques de terceros

Los cheques de terceros tienen un estado inicial. A medida que sean referenciados en nuevas operaciones, su estado cambiará de manera automática para representar la situación actual del cheque.

Este cambio de estado sigue un orden lógico, de acuerdo a las operaciones propias del circuito de cheques de terceros.

Estados posibles de un cheque de terceros

Carga inicial de cheques de terceros

Para realizar la carga inicial de cheques de terceros, lleve a cabo los siguientes pasos:

• Utilice para esta operación, un tipo de comprobante determinado. Puede definir uno particular para identificarlo como carga inicial.
• Ingrese un comprobante de clase 1 – Cobros.
• Como cuenta acreedora, utilice una cuenta que represente el origen de los cheques (ejemplos: una cuenta auxiliar creada para tal fin, una cuenta de deudores, etc.).
• Como contracuenta, elija una cuenta de tipo ‘Cartera’ y realice el ingreso de los cheques correspondientes.
• Es posible ingresar varias cuentas acreedoras y/o varias cuentas deudoras.

 

Historial de un cheque de terceros

 

Subestados de los cheques de terceros

El sistema permite asignar un subestado a los cheques de terceros que tengan estado ‘Aplicado’, ‘Cartera’ o ‘Rechazado’.

¿Qué son los subestados de cheques de terceros?

Esta clasificación, adicional al estado, tiene como objetivo reflejar con mayor precisión la situación real del cheque.

El sistema maneja cuatro (4) estados básicos para los cheques de terceros, que son: ‘Cartera’, ‘Aplicado’, ‘Rechazado’ y ‘Anulado’.

Los subestados permiten reflejar cuál es la situación o etapa de la gestión administrativa en la que se encuentran los cheques con estado ‘Aplicado’, ‘Cartera’ o ‘Rechazado’.

Tesorería mantiene un historial con los cambios de subestado realizados a cada cheque.

En general, el primer subestado o clasificación se origina con la aplicación de un cheque en cartera o con el rechazo de un cheque aplicado.

El sistema también permite asignar un subestado a los cheques que ingresan a la cartera.

Algunos ejemplos de subestados para cheques que pasan de ‘Cartera’ a ‘Aplicado’:

Algunos ejemplos de subestados para cheques que pasan de ‘Aplicado’ a ‘Rechazado’:

Una vez que un cheque se encuentra ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’ puede ocurrir que usted necesite reflejar en qué situación se encuentra.

Por ejemplo, un cheque rechazado puede estar actualmente en gestión judicial, luego de haber pasado por varias instancias de reclamo o negociación.

Los cheques con estado ‘En cartera’, ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’ que no tengan subestado, son presentados en los informes y consultas del sistema con este dato en blanco.

 

¿Cuáles son los pasos de parametrización para operar con subestados?

Habilitar parámetro general

Para utilizar subestados, active el parámetro Asigna subestados a cheques de terceros desde el proceso Parámetros de Tesorería.

Definir códigos de subestados para cheques con estado ‘Aplicado’, ‘Cartera’ y ‘Rechazado’

Mediante el proceso Subestados de cheques de terceros defina cuáles son las situaciones o instancias que necesita clasificar.

Configure uno o más códigos para cheques ‘Aplicados’, otros para cheques ‘Rechazados’ y, si es necesario, un grupo propio para los cheques ‘En Cartera’.

Para optimizar los reportes que utilizan subestados, defina los códigos de manera que le sea útil aplicar rangos de tipo Desde / Hasta dentro de cada estado.

Para cada uno de los estados habilitados, puede indicar cuál es el subestado ‘por defecto’.

Esta parametrización entrará en juego en combinación con la que se detalla en el proceso de definición de Subestados por cuenta, en base a prioridades explicadas en el siguiente punto.

Definir códigos automáticos (por defecto)

El proceso Subestados por cuenta permite definir cuáles serán los códigos de subestado sugeridos en forma automática, cuando se apliquen o rechacen cheques.

La utilización de los códigos automáticos facilita la asignación de subestados en los casos donde la cuenta / contracuenta de los movimientos que aplican o rechazan cheques, puede relacionarse lógicamente con un subestado.

La utilización de los códigos de subestados automáticos no es obligatoria.

Al ingresar un comprobante, el sistema propone el subestado por defecto asociado a la contracuenta de la cuenta que involucra los cheques aplicados o rechazados.

En el caso que el movimiento tuviese más de una contracuenta, se asigna un sólo valor por defecto cuando todas las contracuentas tengan el mismo subestado asociado. De lo contrario, se propone el subestado ‘por defecto’ para el estado que tomará el cheque.

Si la contracuenta no tiene definido un subestado por defecto, el sistema propone el subestado ‘por defecto’ para el estado que tomará el cheque.

Este orden de prioridad permite, por ejemplo, definir que el subestado habitual para el estado ‘Aplicado’ sea ‘Depositado’. Para las cuentas bancarias que son habitualmente la contracuenta de un depósito normal, no asociamos subestado; y para otras cuentas menos habituales a las que aplico cheques, por ejemplo: Cheques a Canjear o Reclamar, si se asocian subestados. De esta manera, el valor por defecto completa los casos que no son especiales o relacionables con una cuenta puntual.

 

Definir subestados por defecto para los módulos Ventas y Compras

Usted puede asignar un subestado por defecto tanto a los cheques que ingresan a cartera desde el módulo Ventas como a los cheques que se aplican desde el módulo Compras / Proveedores.

Desde el proceso Parámetros de Tesorería defina el subestado para los cheques en cartera de Ventas y el subestado para los cheques aplicados en Compras / Proveedores.

Cada proceso que involucre cheques de terceros en los módulos mencionados, asignará a los cheques automáticamente el subestado por defecto y actualizará su historial.

¿Cómo actualizo el subestado de un cheque de terceros?

Los puntos del sistema donde usted puede actualizar el subestado de los cheques ‘Aplicados’ y ‘Rechazados’ son:

• Ingreso de comprobantes que generan cheques ‘Aplicados’ y ‘Rechazados’.
• Ingreso de otros comprobantes relacionados con la gestión de cheques que se encuentran en estado ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’.
• Actualización manual de los cheques mediante la opción Actualización del historial del proceso Modificación de cheques de terceros.

A continuación, detallamos cada uno de estos casos y cuándo utilizarlos para reflejar cambios de subestado:

Ingreso de comprobantes que generan cheques ‘Aplicados’ y ‘Rechazados’

Los comprobantes ingresados mediante las clases 2 – Pagos, 3 – Depósitos y 4 – Otros Movimientos de Bancos y Carteras permiten aplicar cheques que están ‘En Cartera’.

Los comprobantes ingresados mediante clase 6 – Rechazo de Cheques de Terceros permiten generar cheques rechazados a los que es posible asignarles un subestado.

En principio, si parametrizó estados automáticos (en base a los subestados por cuenta), los cheques involucrados en las operaciones de aplicación o rechazo tomarán el subestado definido para la cuenta que juega como contracuenta del movimiento.

De lo contrario, los cheques tomarán el subestado ‘por defecto’ para el estado ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’.

Pulse <Ctrl F3> – Cheques para consultar puede para consultar, modificar o completar el subestado de los cheques asociados al comprobante.

Ingreso de otros comprobantes relacionados con la gestión de cheques que se encuentran en estado ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’.

Aunque el estado de los cheques termina en una aplicación o en un rechazo, pueden existir nuevas gestiones administrativas cuando el cheque no es cobrado.

Por ejemplo, el cliente entrega otro valor o cancela su deuda en efectivo. O bien, luego de una gestión para regularizar la situación de un cheque no cobrado, el importe se envía a Gestión Judicial o a una cuenta de Pérdida.

Para reflejar estos movimientos contables, se ingresarán comprobantes. Estos comprobantes no aplican ni rechazan cheques pero están relacionados a su gestión. El sistema permite seleccionar cheques y cambiar su subestado, guardando la relación con el comprobante que se está ingresando. Para ello se habilita la función <Ctrl F3> – Cheques para seleccionar cheques ‘Aplicados’ o ‘Rechazados’ e indicar el subestado al que deben ser asignados.

En este caso, a diferencia del punto anterior, las cuentas del movimiento no relacionaron los cheques en cuestión (cheques que deben cambiar su subestado pero conservan su estado ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’).

Tratamiento para los cheques en cartera

Los cheques que ingresan a su cartera desde el módulo Ventas llevan por defecto, el subestado definido en el proceso Parámetros de Tesorería.

En tanto que los cheques que ingresan desde el módulo Tesorería (comprobantes de clase 1 y clase 4) toman automáticamente el subestado definido como subestado por defecto para el estado ‘Cartera’ en el proceso Subestados de Cheques de Terceros.

Usted puede actualizar manualmente el subestado de estos cheques desde el proceso Modificación de cheques de terceros.

 

Actualización manual de los cheques mediante el proceso Modificación de cheques de terceros

Para toda actualización de subestados que no fuera realizada durante el ingreso de comprobantes, es posible hacer una actualización directa sobre los cheques.

El proceso Modificación de cheques de terceros permite el mantenimiento de esta clasificación en forma adicional a la que se realiza por medio de la carga de comprobantes.

Las funciones disponibles para subestados son las siguientes:

Actualización individual del subestado de un cheque

Desde la solapa Principal del proceso Modificación de cheques de terceros, posiciónese en el cheque a procesar.

Se visualiza el último subestado asignado al cheque y su correspondiente comentario.

Es posible modificar ambos datos en forma directa.

Si el campo Subestado se deja en blanco, el cheque queda ‘sin clasificar’.

Si confirma la operación, esta modificación genera un registro en el historial de subestados del cheque.

Actualización masiva

Esta opción del proceso Modificación de cheques de terceros permite realizar cambios generales de subestado, aplicando dos criterios de selección: ‘Por fecha de cheque’ o ‘Por cliente’.

Como información adicional, indique los siguientes datos:

• Estado de los cheques a procesar: ‘Aplicados’, ‘Rechazados’ o ‘En Cartera’.
• Subestado actual: es el subestado que tienen los cheques a actualizar.
• Subestado a aplicar: es el subestado que tendrán los cheques luego de la actualización.
• Comentario: es posible ingresar un texto en relación a la modificación a realizar.
• Incluye cheques: este parámetro permite seleccionar el tipo de cheques a actualizar (sólo los cheques ‘Comunes’, sólo los cheques ‘Diferidos’ o ‘Todos’).
• Incluye cheques contabilizados, Incluye cheques exportados: es posible incluir en la actualización los cheques contabilizados y/o los exportados.

Si confirma la operación, esta modificación genera un registro en el historial de subestados de cada cheque involucrado en la selección.

Actualización del historial

Utilice esta opción del proceso Modificación de cheques de terceros para consultar, modificar e imprimir el detalle de todos los movimientos que afectaron el subestado del cheque en pantalla.

Desde la grilla de movimientos es posible cambiar el historial de subestados, agregando información, modificando alguno de sus datos o eliminando renglones de su composición.

Actualización por cliente

Invoque esta opción del proceso Modificación de cheques de terceros para operar sólo con los cheques en cartera de un determinado cliente.

En base al cliente seleccionado, usted tiene la posibilidad de:

• Consultar e imprimir la composición de la cartera de cheques del cliente.
• Acceder al historial de un cheque en particular.
• Cambiar el historial de un cheque, agregando información, modificando alguno de sus datos o eliminando renglones de su composición.
• Imprimir el historial de un cheque de la cartera del cliente.

 

¿Cómo consulto el historial de subestados de un cheque de terceros?

La información de los subestados de cheques de terceros está disponible en los siguientes procesos:

• Consulta Integral de Clientes del módulo Ventas (solapa Valores).
• Modificación de cheques de terceros del módulo Tesorería.

 

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