Este proceso permite definir los modelos de tipos de asiento que generará el sistema en el proceso Pasaje a contabilidad.
El tipo de asiento es requerido en todos los procesos que emiten comprobantes de notas de débito y notas de crédito.
Definir un tipo de asiento significa describir el formato de un asiento, indicando las cuentas contables afectadas y el modo en que se las imputa. Además, para cada cuenta contable pueden definirse sus apropiaciones por centros de costo.
Cada tipo de asiento tendrá un código de identificación y un concepto, que se utilizará como concepto del asiento en el Pasaje a contabilidad.
Definición de un tipo de asiento
A continuación explicamos el ingreso de las líneas del asiento:
Código de Cuenta: código de cuenta contable asociado al renglón.
Este campo puede dejarse en blanco en las siguientes situaciones:
- cuando el renglón representa los subtotales que se desea imputar a las cuentas contables por artículo.
- cuando el renglón representa el total del comprobante que se desea imputar a las cuentas contables por cliente.
Puede asociar cuentas contables de ventas, en forma general, por artículo o por cliente.
Debe / Haber: ingresada la cuenta, posicione el cursor en la columna «Debe» o «Haber», según la forma en que esa cuenta afecta el asiento.
En este campo podrá seleccionar un «valor» desde una lista de valores posibles.
En esta lista, se exhiben los códigos para totales de los comprobantes y todos los códigos de alícuotas definidos en el proceso Alícuotas.
Este «valor», que será variable de acuerdo al comprobante, asocia la cuenta con el importe correspondiente.
Valores posibles
Los valores posibles que se pueden seleccionar en este campo son los siguientes:
| Valor | Contenido |
|---|---|
| TO | Total del comprobante |
| CL | Total del comprobante por cliente |
| SB | Subtotal gravado |
| EX | Subtotal exento |
| AC | Subtotal gravado o exento por artículo |
| BO | Importe de bonificación |
| SE | Señas |
| 1 a 10 | Importes de IVA por alícuota |
| 11 a 20 | Percepción sujeto no categorizado |
| 21 a 39 | Impuestos internos |
| 40 y 82 | Impuestos internos por importe fijo |
Los valores ‘AC’ y ‘CL’ se ingresan únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código de cuenta, ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el que se indique como Cuenta Ventas en el artículo o en el cliente respectivamente. El valor ‘SE’ se utiliza al generar o aplicar una seña, corresponde al haber. Toma un valor positivo, en el caso de generar la seña; y un valor negativo, al aplicarla.
Definición de tipo de asiento
La definición de un tipo de asiento puede ser modificada, en cuyo caso afectará a los comprobantes que tengan el tipo asignado al realizar pasajes a contabilidad con posterioridad al cambio.
El sistema realiza algunos controles de balanceo entre el Debe y el Haber según el origen de los valores ingresados, emitiendo el mensaje «Error en la definición de Debe y Haber» si los valores ingresados no son correctos. Este control consiste en verificar que si existen los valores ‘TO’ y ‘BO’, se encuentren en la misma columna, y que los restantes valores estén ingresados en la otra columna.
Por ejemplo: si los valores se encuentran en el Debe, el control verifica que los demás valores se encuentren en el Haber, ya que de existir también en el Debe no balanceará el asiento.
Tipo de Asiento: 01
Concepto: Contabiliza facturas de clientes.
| Código de Cuenta | Debe | Haber | Concepto |
|---|---|---|---|
| 150 | TO | Deudores por ventas | |
| 520 | SB | Ventas gravadas | |
| 521 | EX | Ventas exentas | |
| AC | Ventas | ||
| 267 | 1 | IVA tasa general |
En este ejemplo, se ingresaron los subtotales gravados y exentos además de la cuenta contable del artículo (‘AC’). Para el total del comprobante se utiliza la cuenta global especificada para ‘TO’, salvo para aquellos clientes que tengan asociada una cuenta en particular, ya que la definición del tipo de asiento se especificó el valor ‘CL’.
Este tipo de definición permite que todos los artículos se asocien a una misma cuenta contable, salvo aquellos que tengan asociada una cuenta en particular. De esta manera, se podrá trabajar en forma simultánea con cuentas de ventas globales o independientes.
En el campo Concepto de la línea se consignan los nombres de las cuentas afectadas. Este concepto será el asignado por defecto a la leyenda del asiento en cada comprobante.
El valor ‘BO’ que corresponde a bonificación puede no definirse en el tipo de asiento, en cuyo caso se proporcionará a los subtotales gravado y no gravado, según corresponda.
Recomendamos incluir en el modelo todos los impuestos para el correcto balanceo del asiento, como así también revisar cuidadosamente la correcta imputación del Debe y el Haber.
Cabe aclarar que si un tipo de asiento contiene todas las variables y códigos de alícuotas, los comprobantes que lo tengan asignado usarán en la confección del asiento, sólo las variables que asuman valores distintos de cero.
<F4> – Distribución
A través de esta tecla se ingresará o modificará la distribución por centros de costo de la cuenta editada. Este ingreso es optativo y está habilitado para los renglones del tipo de asiento con código de cuenta asociado. Para una misma cuenta contable, su distribución no podrá incluir centros de costo repetidos y la suma de los porcentajes no superará el 100%. Si el código de cuenta depende del artículo (AC) o bien depende del cliente (CL), el centro de costo también dependerá del artículo o cliente respectivamente.
El código de cuenta ingresado cumple una serie de condiciones establecidas en el módulo Contabilidad. Estas condiciones no se validan en este proceso. Tampoco son validados los códigos de centros de costo indicados en la apropiación de cada cuenta. No obstante, cuando el módulo contable reciba la información generada por el módulo Ventas, realizará todas las validaciones pertinentes y en el caso de existir errores, emitirá un listado de rechazos con las aclaraciones necesarias.