Contabilidad genera dos modelos de datos multidimensionales (asientos analíticos y asientos resumen), cada uno con tres hojas (cuentas, auxiliares y unidades adicionales) y se integra en forma automática con Ms Excel, generando tablas dinámicas y gráficos.
Contabilidad divide los datos de definición del multidimensional de asientos en tres solapas: General, Parámeros y Cuentas.
Contabilidad realiza el mantenimiento y actualización de datos en base a las fechas.
El formato de fecha especificado en el panel de control deberá constar de 4 dígitos para el año (dd/mm/aaaa).
Esta definición es muy importante ya que de ello depende el correcto mantenimiento de bases de datos multidimensionales generadas en Ms Access y la compatibilidad con el año 2000.
Recomendamos la lectura de los ítems Herramientas para el análisis multidimensional, Mantenimiento de una base de datos Ms Access y Consideraciones generales para tablas dinámicas.
General
En esta solapa, ingrese los siguientes datos:
Período a procesar: las opciones disponibles son por fechas, por ejercicio o por período. Según la opción elegida, se solicitará el rango correspondiente (fechas, números de ejercicio o períodos) a procesar. Si elige un único ejercicio, es posible indicar también un rango de períodos.
Moneda: las opciones son ‘Local’ o ‘Extranjera contable’. Por defecto, se considera la moneda local o de tipo corriente. Si cambia la opción, es necesario que indique la moneda extranjera a considerar.
Parámetros
En esta solapa, defina los parámetros de generación e indique el tipo de asientos a considerar.
Jerarquía: se propone por defecto, el código definido como jerarquía principal en la opción Parámetros de Contabilidad. Su ingreso opcional.
Información con auxiliares contables: este parámetro se exhibe desactivo pero es posible modificar su estado.
Tipo de auxiliar: su ingreso es obligatorio sólo si activó el parámetro Información con auxiliares contables. Para más información acerca de auxiliares contables, consulte la ayuda en línea o el manual electrónico del módulo Procesos generales.
Asientos: es posible considerar los asientos analíticos o bien, los asientos resumen. Según esta selección, se genera un modelo de datos distinto.
Cuentas
En esta solapa se encuentra el seleccionador de cuentas para el multidimensional de asientos.
Por defecto, se propone procesar todas las cuentas, pero es posible elegir otras en base a un criterio de selección.
Multidimensional de asientos analíticos
Esta opción permite generar un análisis multidimensional basado en el detalle de los asientos analíticos.
Usted sólo debe indicar el período a procesar (rango de ejercicios / períodos o fechas) y seleccionar el destino de la información.
Modelo de tabla dinámica para el detalle contable
Se presentan tres modelos de tablas dinámicas que le permitirán analizar la información desde distintas perspectivas:
•Cuentas
•Auxiliares
•Unidades monetarias o Unidades no monetarias
Todos los modelos propuestos tienen asignadas variables para filas y columnas, y ofrecen las variables más significativas en el área de página. A partir de allí, usted trabaja en forma interactiva.
Si no está familiarizado con el uso tablas dinámicas en Ms Excel consulte la ayuda correspondiente.
A continuación, se detalla cada una de las hojas del modelo.
Cuentas: es una vista con sumas y saldos acumulados. Por defecto, se exhiben los totales de los primeros niveles del plan de cuentas, acumulados por año.
Auxiliares: es una vista con sumas y saldos acumulados por los auxiliares del tipo de auxiliar seleccionado, acumulados por año.
Unidades monetarias: es una vista con sumas y saldos en unidades, para cada cuenta que lleva saldos en unidad adicional de tipo monetaria, acumulados por año.
Unidades no monetarias: es una vista con sumas y saldos en unidades, para cada cuenta que lleva saldos en unidad adicional de tipo no monetaria, acumulados por año.
Se generan las hojas mencionadas en el mismo archivo Ms Excel, según los registros de movimientos de asientos que componen el multidimensional.
Si selecciona generar con apertura en un tipo de auxiliar, se abre el movimiento de la cuenta, generando tantos registros como auxiliares haya para el movimiento si éste se encuentra apropiado. Si el movimiento no está apropiado (está sin asignar en su totalidad), se genera un solo registro de multidimensional.
La misma indicación es válida para el caso de un tipo de auxiliar con apertura en subauxiliares. En este caso, además de la apertura de registros en cada auxiliar, el auxiliar que tenga apropiaciones en subauxiliares abre su importe en tantos registros como corresponda, salvo que estén sin asignar.
Obtención de campos calculados
NIVEL01, NIVEL02, NIVEL03, NIVEL04, NIVEL05, NIVEL06, NIVEL07, NIVEL08, NIVEL09, NIVEL10, NIVELXX: estas variables permiten agrupar las cuentas en base a las jerarquías del plan seleccionado para el multidimensional. Para obtener una sumarización de tipo balance, utilícelas en forma combinada.
Se generan las variables de nivel desde el número de nivel de la cuenta y sus anteriores.
Código y Descripción de Rubro de la jerarquía seleccionada: independientemente de las variables que permiten agrupar niveles, el modelo multidimensional genera el código y descripción de la cuenta (si existe en la jerarquía seleccionada), además del propio código y descripción de la cuenta propiamente dicha.
Clase de asiento: esta variable permite excluir determinados asientos, por ejemplo, los que corresponden al cierre de ejercicio. Por defecto, el modelo filtra los asientos de cierre.
Dado que la información enviada al modelo se conforma de todos los asientos, también es útil para visualizar sólo los asientos correspondientes al cierre de ejercicio; sólo los de ajuste; sólo los de tenencia o todos los asientos.
Clase de cuenta: esta variable permite filtrar las clases de cuenta, por ejemplo, para visualizar sólo las de resultado, sólo las de pasivo, etc.
Cuentas distribuibles: permite filtrar o incluir las cuentas que están parametrizadas con apertura en tipos de auxiliares, registrando apropiaciones en auxiliares / subauxiliares.
Cuentas ajustables: esta variable permite filtrar o incluir las cuentas que están afectadas a la corrección monetaria.
Tipo detalle: esta variable filtra o incluye la información referida a movimientos de cuentas que llevan saldo en unidad adicional.
Multidimensional de asientos resumen
Esta opción permite generar un análisis multidimensional basado en el detalle de los asientos resumen.
Usted sólo debe indicar el período a procesar (rango de ejercicios / períodos o fechas) y seleccionar el destino de la información.
El modelo a generar presenta las mismas características que las mencionadas para el multidimensional de asientos analíticos.
Con respecto a las variables de página, no están disponibles para este modelo:
•Clase de cuenta
•Fecha valorización
•Asientos / Reversiones
Herramientas para el análisis multidimensional
Las herramientas para el análisis multidimensional constituyen un elemento clave para el nivel gerencial, ya que permiten un análisis totalmente dinámico e interactivo, y ofrecen resultados ágiles y precisos sobre grandes volúmenes de información.
El concepto de análisis multidimensional se basa en la obtención de diferentes vistas y resultados a partir de un conjunto de datos.
Usted diseña las vistas en función de un objetivo. Todos los datos disponibles se pueden «cruzar», «ordenar», «filtrar», «condicionar», «resumir», «detallar», «combinar», «agrupar».
Para realizar un análisis multidimensional se necesitan dos elementos:
•Un modelo de datos multidimensional (CUBO).
•Una herramienta interactiva que permita realizar un análisis multidimensional, por ejemplo, Ms Excel.
Mantenimiento de una base de datos Microsoft Access
Contabilidad permite generar la información multidimensional en diferentes formatos, entre ellos Ms Access. Ante cada generación, usted podrá generar nuevas tablas o adicionar la información a tablas existentes.
Cuando realiza una generación sobre una tabla existente, el sistema efectúa las siguientes actualizaciones:
•Elimina de la tabla, los datos que corresponden al período que está procesando, y corresponden a la misma empresa/módulo.
•Luego, adiciona los datos del período solicitado, tomando nuevamente los datos de Contabilidad.
Esto permite reprocesar un rango de fechas, y reflejar las modificaciones realizadas en ese período (nuevos comprobantes, modificaciones, bajas, etc.), manteniendo un archivo histórico, al que le adiciona novedades recientes en forma periódica.
Nota
Consideraciones generales para tablas dinámicas
La tabla dinámica generada por Contabilidad es un modelo ejemplo, que usted puede variar trabajando en Ms Excel.
Sobre el modelo propuesto, puede jugar con todas las acciones disponibles, generando un análisis de acuerdo a sus necesidades.
Recomendamos consultar las ayudas correspondientes a tablas dinámicas en Ms Excel, para explotar al máximo las posibilidades del análisis multidimensional.
Datos de la tabla dependiendo del destino de información:
Si usted volcó la información directamente en Ms Excel, la tabla dinámica contendrá la información del período que acaba de procesar.
Si usted volcó la información en una tabla Ms Access, la tabla dinámica incluirá toda la información que se encuentre en esa tabla (además del período que acaba de procesar).
Para poder generar una tabla dinámica en base a una tabla Ms Access, deberá tener instalada la aplicación Ms Query, que permite utilizar datos de origen externo con Ms Excel o Ms Word.
Recuerde que usted puede mantener una tabla Ms Access e ir agregando períodos de la misma empresa o de otras empresas.
No es necesario que ejecute la generación de tablas dinámicas para actualizar datos en Ms Excel, Ms Access o generar información en cualquiera de los destinos disponibles.
Otras opciones prácticas:
Usted puede:
•Crear sus propias tablas dinámicas o guardar la que Contabilidad propone.
•Configurar en esa tabla, la opción origen de datos, haciendo referencia a una tabla Ms Access.
•Realizar, desde Contabilidad, la generación y mantenimiento de la tabla Ms Access.
•Consultar las tablas dinámicas directamente desde Ms Excel, eligiendo el modelo almacenado.