Utilice esta herramienta para importar un plan de cuentas desde un archivo de Excel.
Para utilizar esta funcionalidad, luego de configurar la información relacionada con las cuentas -tal como se indica en la Puesta en marcha-, siga los siguientes pasos:
- Genere la plantilla de importación desde Excel (*), ya sea desde este proceso o desde la opción de menú Importación | Generar plantilla de importación desde Excel del proceso Jerarquías. El sistema provee una plantilla con las columnas y el formato adecuado para que usted complete los datos. Esos valores dependen de si desea importar sólo el plan de cuentas o el plan de cuentas y jerarquía con sus rubros relacionados.
- Cuando tenga completa la plantilla con los datos de las cuentas y de los rubros de la jerarquía, puede proceder a importar la información seleccionando el nombre del archivo a importar. Especifique si desea importar sólo el plan de cuentas o importar el plan de cuentas y la jerarquía. Para importar los rubros de la jerarquía, es necesario especificar en este proceso los datos de una nueva jerarquía, ingresando código, descripción, separador y máscara.
(*) La plantilla tiene la siguiente estructura: en la primera hoja aparecen las columnas a completar para la importación (los datos mínimos necesarios para dar de alta una cuenta y su jerarquía). El link «Ayuda» lo lleva a una segunda hoja donde se muestra un ejemplo de cómo debe completar las columnas para obtener los datos de los rubros y cuentas en la jerarquía.
El formato de la celda viene dado según el tipo de dato aceptado por la base de datos para almacenar esa información. Para algunas columnas usted puede desplegar el combo con los valores posibles.
Al iniciar la importación el sistema procesará los datos contenidos en el archivo y realizará las validaciones necesarias. Al finalizar, en el reporte de resultados podrá consultar el motivo por el cual se rechazaron registros, si fuera el caso. Si la importación no encuentra ningún registro rechazado se mostrará un mensaje con la cantidad de cuentas y rubros importados.
En caso de encontrar datos críticos no válidos (por ejemplo, si la cuenta ya existe), se cancelará la importación del archivo completo. Para poder importar nuevamente debe realizar las correcciones necesarias sobre el archivo.
Una vez finalizado el proceso, podrá modificar o completar la configuración de las cuentas contables desde Cuentas o desde el proceso masivo Actualización masiva de cuentas.
Si las cuentas contables usan auxiliares contables para completar la información entre la cuenta y el tipo de auxiliar, usted puede ingresar a los siguientes procesos: Tipos de auxiliares, Actualización individual o Actualización global de auxiliares contables.