Pagos

Este proceso emite y registra las órdenes de pago, imputadas o a cuenta, actualizando la cuenta corriente del proveedor y el estado de cada comprobante afectado.

Al invocar este proceso usted podrá:

• Ingresar, consultar, modificar, anular y reimprimir las órdenes de pago.
• Cancelar comprobantes de modo automático.
• Generar automáticamente el movimiento de tesorería, con sus valores relacionados.
• Enviar el pago vía e-mail. Para más información consulte la Guía de implementación sobre generación de archivos PDF.
• Consultar en Live de la información referida al cliente o los comprobantes elegidos para cancelar.
• Registrar los documentos emitidos como medio de pago.
• Utilizar las facturas de crédito emitidas como medio de pago.
• Efectuar la aceptación de facturas de crédito.
• Configurar el proceso para adaptarlo a sus preferencias y modalidad de trabajo.
• Generar los asientos correspondientes al pago.
• Consultar la auditoría del comprobante.

Consideraciones generales – Antes de comenzar a operar

En el proceso de Parámetros de Compras defina:

• El modo de imputación: automático (comprobantes a cancelar propuestos por el sistema) o manual (ingresados por el usuario)
• El orden de carga de datos: si desea comenzar por Movimientos de tesorería o por Comprobantes.

Usted cuenta con otros parámetros que permiten configurar el proceso con diferentes opciones. Para más información consulte Parámetros de Compras.
Dentro del proceso, utilice la opción «Columnas» o <Alt + M> para definir los datos que prefiere visualizar en la grilla de comprobantes.

¿Cómo ingreso un nuevo pago?

• Ingrese un nuevo pago: pulsando <Ctrl + A>.
• Ingrese los datos generales del pago: número de talonario, proveedor, fecha, número de la orden de pago, datos de la moneda del comprobante (si se genera en moneda corriente, extranjera, cotización) etc.Para indicar el modo de numeración de la orden de pago defina valores para los parámetros numeración preimpresa y numeración automática. Para más información consulte el proceso Talonarios.
  El sistema valida que la fecha de la orden de pago sea posterior a la fecha de cierre para comprobantes, definidos en la parametrización de los módulos Tesorería y Procesos Generales.
  Puede ingresar un nuevo proveedor, pulsando <F6> cuando está posicionado en el campo habilitado para el ingreso del código del proveedor -Para el ingreso adecuado de la moneda de la orden de pago, recomendamos configurar la moneda habitual para cada proveedor.
  Es posible modificar la cotización de la orden de pago, en cualquier momento del ingreso.

• Indique los comprobantes a cancelar: indique, en la solapa Comprobantes, los comprobantes del proveedor que está cancelando.
  Para seleccionar los comprobantes a pagar, usted puede escoger entre las siguientes opciones:
  • Ingresarlos manualmente en la grilla de comprobantes, indicando tipo, número y fecha de vencimiento del comprobante a cancelar.
  • Configurar el sistema para que cargue automáticamente todos los comprobantes pendientes vencidos y los que vencerán en un plazo determinado de días. Para habilitar esta opción, ingrese previamente a Parámetros de Compras y en la opción Pagos de la solapa Comprobantes, elija la Modalidad de imputación automática, defina una cantidad de días en la opción Mostrar todos los comprobantes vencidos y los que vencerán dentro de, y defina si quiere incluir las notas de débito / crédito.
  • A continuación, desde el proceso Pagos, podrá activar o desactivar la Carga automática presionando <Ctrl + F>. Si esta opción está activada el sistema cargará en la grilla los comprobantes pendientes del proveedor seleccionado, filtrados según la cantidad de días definida. Si posteriormente desea buscar en la grilla un comprobante en particular, puede hacerlo utilizando <Ctrl + B>.
    Los comprobantes a imputar en este proceso pueden ser: facturas, notas de débito o notas de crédito (que se encuentren sin imputar). En el caso de facturas, se ingresará en forma adicional la fecha de vencimiento a cancelar. Para todos los casos se indicará el número de comprobante y el importe a pagar o a acreditar (créditos). Es posible modificar el importe a cancelar propuesto por el sistema, siempre que no exceda el total a cancelar del comprobante.
    Los valores posibles para el tipo de comprobante son ‘FAC’ para facturas, o cualquiera de los definidos en el proceso Tipos de comprobante (créditos y débitos).
    [/axcond]Tenga en cuenta que no podrá cancelar facturas de crédito electrónicas (FCE) junto con otros tipos de comprobantes, como facturas comunes, créditos y/o débitos. Las mismas deben cancelarse separadamente.
    [/axcond]Si el comprobante seleccionado fue exportado al módulo Central, se exhibirá un mensaje y no será posible imputarlo. Recuerde que los comprobantes de facturación exportados son aquellos cuyo pago se realiza en la casa central.
    El ingreso de imputaciones en la orden de pago no es obligatorio, ya que ellas pueden ingresarse posteriormente a través del proceso Imputación de comprobantes.
    Además es recomendable ingresar correctamente las imputaciones para una mejor visualización de la composición de las cuentas corrientes.

• Ingrese el importe a cuenta: si desea incluir en el pago un importe a cuenta, puede indicarlo en el campo Pago a cuenta de la solapa Comprobantes
• Especifique el total abonado: ingresando en la solapa Movimientos de tesorería el total que se cancela desglosando los importes por medio de pago (cuentas de tesorería).
  Puede cambiar el orden de ingreso (primero comprobantes y luego movimiento de tesorería, o viceversa), definiendo el orden de carga de datos en Parámetros de Compras.
  Desde esta solapa usted visualizará la pantalla de movimientos de tesorería para registrar un «Ingreso de Comprobante» de clase 2 (pagos).
  Si usted ingresó una cuenta de tesorería como medio de pago habitual para el proveedor al cual está realizando el pago, verá estos datos reflejados en los campos Cuenta de tesorería, y en los días del cheque, en caso de seleccionar ‘Emite cheques’.
  Es posible definir, además, una cuenta principal para cada proveedor. La misma será reflejada en el campo Cuenta a debitar.
  Si ingresó con un perfil para pagos, prevalecerán los valores del proveedor sobre los del perfil. No obstante, el sistema validará que las cuentas definidas para el proveedor estén habilitadas en su perfil, por lo tanto, cuando le asigne una cuenta de tesorería, recuerde agregarla al conjunto de cuentas posibles de acreditar que se definen en Actualización de perfiles para cobranzas y pagos del módulo Tesorería.
  Para más información, consulte Actualización de proveedores. Las especificaciones de este ingreso se encuentran detalladas en el manual del módulo Tesorería. El sistema permite registrar la forma de pago en cualquier moneda, independientemente de la moneda en la que se haya emitido la factura.
  Recuerde que cada cuenta tiene asociada una moneda de expresión, cuya cotización se toma directamente desde Tesorería (a excepción de la moneda extranjera que se toma del pago).
  En el sector inferior de la pantalla puede consultar el total a pagar, total pagado y el pendiente de pago en moneda corriente y extranjera contable. El sistema verifica que se cancele el total del comprobante en su moneda de expresión, siendo la otra moneda una mera reexpresión.
  Por ejemplo; al ingresar un pago, el sistema verificará que se cancele el total de la orden de pago en la moneda de la cláusula del proveedor. En caso de existir diferencia de redondeo en la otra moneda, el sistema se encargará de ajustarla durante la grabación del comprobante, siempre que sea posible. Utilice la cuenta para corrección de redondeos definible en Parámetros de Compras para resolver estas diferencias.
  Si el total pagado supera al total a cobrar, el sistema le permite considerar esa diferencia como un pago a cuenta en la cuenta corriente. El sistema propondrá por defecto las cuentas de tesorería asociadas a los códigos de retención ingresados durante el pago.
  Si usted no posee el módulo Tesorería, no tendrá acceso a esta pantalla. Solamente podrá ingresar un total de importe pagado.
  En el caso de haber incluido cuentas de tipo ‘Otras’ dentro de las formas de pago, se habilitará la solapa Documentos. Este ingreso permite detallar los documentos emitidos y sus fechas de vencimiento con la finalidad de mantener su seguimiento. Indique para cada uno, el código de cuenta de tesorería asociada.
  Los documentos se ingresarán en la moneda de la cuenta asociada y actualizará el saldo correspondiente.
  Si ingresa cuentas de tesorería que registran facturas de crédito, se habilita la solapa Facturas de crédito, para permitir el pago de dichos valores. Para más información consulte el circuito de Facturas de crédito.
  Es posible definir perfiles para pagos en el módulo Tesorería, para configurar el comportamiento de esta solapa en lo que respecta a cuentas permitidas y comportamientos para la edición de ciertos campos. Para más detalle consulte Perfil para cobranzas y pagos de otros módulos.
  Si cuenta con más de un perfil definido, puede seleccionarlos utilizando <Ctrl + R>, o el icono ubicado en la barra de tareas del proceso, antes de comenzar con la carga de una nueva orden de pago.
  • Ingrese documentos: si el cliente entrega documentos (pagarés, etc.) ingréselos en la solapa Documentos.
  • Ingrese información adicional: puede ingresar datos adjuntos como información adicional.
    Este comando le permite asociar una imagen y/o varios archivos a una orden de pago. La imagen debe respetar el formato BMP o JPG, mientras que el archivo asociado puede ser de cualquier formato.
    Restô le mostrará en pantalla el contenido del archivo cuando su formato sea RTF o TXT, de lo contrario mostrará el icono que representa al archivo. Haciendo doble clic sobre el icono, Restô mostrará el contenido, utilizando la aplicación asociada en Windows.
    Algunos ejemplos pueden ser: imágenes de cheques de terceros, billetes, contratos, etc.
    Para más información sobre el comando Datos adjuntos.
  • Ingrese observaciones y glosas adicionales: en caso de ser necesario, éste sería el último paso. Puede serle de utilidad para imprimir las observaciones de la orden de pago, o simplemente como observaciones internas.
    Puede configurar el sistema para que se detenga en la solapa Observaciones a fin de que el operador recuerde ingresarlas. Para ello, ingrese a la opción Pagos de la solapa Comprobantes, dentro de Parámetros de Compras, y marque la opción Sugiere el ingreso de glosas.
    Es posible definir títulos para glosas, asignándolos desde el proceso Parámetros de Compras.
  • Finalice la carga: pulsando la tecla <F10> o presione el botón «Aceptar». Una vez que se confirma el ingreso de datos, el sistema da opción a imprimir el pago según el formato definido por usted. En el momento de realizar la impresión del comprobante se considera, por defecto, el formulario habitual asociado al talonario.
    Si en la configuración del TYP de orden de pago se agregó la variable de control @Transporte = S, se utilizarán tantos formularios como sean necesarios para imprimir toda la información.

   

  Preguntas frecuentes

  ¿Cómo consulto una orden de pago ya emitida?
  Para consultar una orden de pago, cuenta con las siguiente opciones:

  • Búsqueda rápida <F3>.
  • Buscador avanzado con <Ctrl + B>.
  • Búsqueda mediante el navegador. Puede definir filtros (<Ctrl + F>) para luego navegar por los registros filtrados.

  Además de todos los datos ingresados en el momento de la carga, puede consultar el estado de la orden de pago, datos de auditoría e información adicional (por ejemplo, si la orden de pago fue modificada en sus imputaciones originales, o el motivo de su anulación). También puede acceder a su ficha Live pulsando las teclas <Ctrl + L>.

  Importante:

  En el caso de imputar notas de crédito que cancelan facturas en su totalidad, esta imputación no se muestra como parte del pago, debido a que se considera un movimiento de imputación y no de cancelación por cobranzas.

  ¿Cómo modifico una orden de pago?
  Para modificar una orden de pago, ubíquela con alguna de las opciones descriptas, pulse <Ctrl + W> y proceda a modificar los campos habilitados para realizar esta operación.
  Los campos posibles de modificar desde esta opción son:

  • Fecha de emisión, siempre que la fecha del comprobante sea posterior a la fecha de cierre definida en el proceso Parámetros generales del módulo Tesorería. Al modificarla se modificará también la fecha del comprobante de tesorería correspondiente al pago.
  • Si se encuentra activo el parámetro Utiliza clasificación de comprobantes, usted podrá modificar el código de clasificación asociado al comprobante.
  • Glosas y observaciones (comerciales y otras observaciones) del comprobante.

  ¿Cómo anulo una orden de pago?
  Para anular una orden de pago, ubíquela con alguna de las opciones descriptas y pulse <Ctrl + E>.
  La anulación de una orden de pago de cobranza implica, además, la actualización automática del módulo Tesorería, a través de la generación del comprobante de reversión en ese módulo.
  Ingrese además, la fecha de anulación del comprobante y si lo desea, detalle el motivo de anulación. Este motivo se exhibirá, luego, al consultar este comprobante, en el pie del mismo.
  Completados estos datos, en ese momento usted podrá confirmar el proceso de anulación o bien, cancelarlo.
  El sistema realiza una serie de controles para permitir la anulación de un comprobante generado. A continuación, se detalla cada uno de los controles y las posibles alternativas para poder realizar la anulación del comprobante:

  • La fecha de emisión debe ser posterior a la fecha de cierre para órdenes de pago.
  • El sistema valida también que la fecha de emisión del comprobante sea posterior a la fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería. Alternativa: modifique la fecha de cierre correspondiente a través del proceso Parámetros de Tesorería del módulo Tesorería.
  • Si en el comprobante se ingresaron documentos, y esos documentos fueron cancelados en forma parcial o total, no es posible anular el comprobante. Alternativa: anule los comprobantes de cancelación correspondientes para luego poder anular la orden de pago.
  • Si previamente configuró que integra con Contabilidad desde las herramientas para integración, se agrega el siguiente control:
    • Si el asiento del comprobante fue exportado a Contabilidad, no es posible dar de baja el comprobante, primero debe anular el lote generado.

  ¿Cómo reimprimo una orden de pago?
  Para reimprimir un pago, ubíquelo con alguna de las opciones arriba descriptas y pulse <Ctrl + I>. Esta opción está disponible siempre que tenga activo el Parámetro de Compras Permite reimprimir òrdenes de pago.

  ¿Cómo consulto información adicional de la orden de pago (referida al proveedor, comprobantes elegidos para su cancelación o datos de auditoría)?

  • Ingresando desde el menú Opciones, de la barra de tareas del proceso, puede acceder a la ficha Live de proveedores.
  • Ingresando desde la columna «Ficha Live» (opcional de la grilla de comprobantes), puede acceder a la información de cada comprobante a cancelar incluido en la grilla.
  • Ingresando a la ficha Live de la orden de pago, pulsando <Ctrl + L> podrá acceder a información relacionada, incluida la auditoría del comprobante.
  • Utilizando <Ctrl + U> podrá consultar datos de la auditoría de la orden de pago. En el momento del alta del comprobante se guarda información referida a la fecha, hora y usuario que generó el alta. Al modificarlo se guarda se guarda la fecha, hora y usuario que realizó la modificación.

  ¿Cómo genero información contable de una orden de pago?
  En caso de integrar con Contabilidad (Herramientas para integración contable), el asiento contable se generará si el tipo de comprobante y parámetros contables del módulo Tesorería fueron configurados para ello. Para obtener mayor información sobre la generación del asiento contable, acceda a Imputación contable con Astor Pro.

  Auditoría del comprobante:

  En el momento del alta del comprobante se guarda la auditoría de fecha , hora y usuario que generó el alta.
  Además, para los comprobantes que permiten modificación, se guarda la fecha, hora y usuario que realizó la modificación.
  Consulte la ficha de cada comprobante (desde Live) para acceder a la información de la auditoría de alta o modificación.