Esta guía está orientada al usuario que necesita administrar la asignación de folios para documentos tributarios electrónicos.
Si opera con sucursales, la asignación de folios suele resultar engorrosa y hasta puede originar demoras en la generación de documentos electrónicos, si no se lleva un orden en la asignación de los folios.
El circuito de asignación automática de folios permite administrar la asignación de folios; dar aviso por faltante de folios; dar aviso ante situaciones de conflicto; consultar las asignaciones realizadas y conocer la disponibilidad de folios.
La asignación de folios estará a cargo de la Casa Central; en tanto que, cada sucursal notificará a la Casa Central, la necesidad de nuevos folios. La actualización de los talonarios electrónicos se hará de manera automática, una vez que éstos estén terminados.
Si no opera con sucursales, es posible implementar el mismo circuito de asignación automática de folios (de utilidad cuando son varios los puestos de trabajo).
Las situaciones posibles de implementación son las siguientes:
| Asignación Automática de folios | Opera con el módulo Central |
| Sí | Sí |
| Sí | No |
| No | No |
Puesta en marcha
En entorno de una sucursal
Desde el módulo Compras
Realice los siguientes pasos solamente si emite guías de despacho electrónicas (por devolución de mercadería).
- Configure, desde el proceso Parámetros de Compras, los siguientes datos:
- Asignación automática de folios.
- Opera con el módulo Central.
- Si tildó el parámetro Asignación automática de folios:
- Complete la grilla de Disponibilidad de folios, con los datos de los talonarios a automatizar para guías de despacho (Devoluciones).
- Si NO está tildado el parámetro Opera con el módulo Central:
- Complete la cantidad de Folios a asignar para Guías de despacho.
- Si optó por NO tildar el parámetro Asignación automática de folios, la asignación de folios se realizará manualmente desde el Administrador de Folios.
Desde el módulo Procesos generales
- Configure, desde el proceso Parámetros de correo electrónico, la dirección de uno o más destinatarios del correo electrónico.
El sistema enviará, a los destinatarios indicados, un e-mail alertando que hay una solicitud de folios no cumplida. La frecuencia de envío de este correo es una vez por día.[ - Verifique, desde el proceso Sucursales, que esté ingresado el RUT.
Desde el Administrador del sistema
- Ingrese a la opción Servicios, desde el botón «Servicio Factura electrónica», configure la tarea de automatización de envío de folios.
En entorno de la Casa Central
Desde la página del SII
- Solicite, para cada Tipo de documento, la cantidad de folios a utilizar.
Desde el módulo Procesos generales
- Registre en el sistema, desde el proceso Importación de folios, los xmls de folios descargados del SII.
- Configure desde el proceso Parámetros de correo electrónico, la dirección de uno o más destinatarios del correo electrónico.
El sistema enviará, a los destinatarios indicados, un e-mail alertando que hay una solicitud de folios no cumplida. La frecuencia de envío de este correo es una vez por día.
Desde el módulo Central
- Desde el proceso Parámetros de transferencias, posiciónese en la solapa Gestión central y luego, en la sub-solapa Folios.
- Defina para cada Sucursal y Tipo de documento, la cantidad de folios a asignar.
Desde el Administrador del sistema
- Ingrese a la opción Servicios, desde el botón «Servicio Factura electrónica», configure la tarea de automatización de envío de folios.
Automatiza la asignación de folios y no opera con Central:
- Realice cada uno de los pasos indicados en el ítem: «En entorno de una Sucursal».
- Desde el módulo Procesos generales:
- Configure, desde el proceso Parámetros de correo electrónico, la dirección de uno o más destinatarios del correo electrónico.
- El sistema enviará, a los destinatarios indicados, un e-mail alertando que hay una solicitud de folios no cumplida. La frecuencia de envío de este correo es una vez por día.
- Desde la página del SII, solicite para cada Tipo de documento, la cantidad de folios a utilizar.
- Desde el Administrador de folios del módulo Compras, haga clic en el botón «Importar xmls» para registrar los xmls de folios descargados del SII, correspondientes a guías de despacho (Devolución).
Detalle del circuito
Circuito en Sucursal
El servicio Factura electrónica, mediante su tarea de automatización de solicitud de folios, monitorea la situación de los talonarios electrónicos configurados en la grilla de Disponibilidad y Vencimiento de folios.
El servicio controla la fecha de vencimiento y la cantidad de folios disponibles de estos talonarios.
Cuando detecte un talonario que esté próximo a vencer; próximo a terminar; vencido o terminado; el servicio verifica si existen folios para asignar al talonario.
- Si existen folios a asignar (enviados por la Casa Central):
- El talonario se actualizará, automáticamente, una vez que esté terminado o vencido.
- Si el talonario está próximo a vencer o próximo a terminar, los folios quedan registrados en el sistema para su próxima asignación.
- Si no existen folios a asignar, se enviará la solicitud de folios a Casa Central.
- El pedido de folios a Casa Central se envía una sola vez.
- Desde el módulo Procesos generales | Consultas | Automatización de folios es posible consultar las solicitudes de folios no cumplidas.
- Si no se reciben folios, se enviará un e-mail de notificación, a partir del día posterior al que se hizo el pedido.
Esta notificación se enviará diariamente, hasta que se reciban los folios.
Los destinatarios del e-mail de notificación son los definidos para la asignación automática de folios, en el proceso Parámetros de correo electrónico.
Consulte el circuito de asignación automática de folios (entorno de Sucursal) en el manual del módulo Ventas.
Circuito en Casa Central
El servicio factura electrónica, mediante su tarea de automatización de envío de folios, gestiona la asignación de folios para cada sucursal.
Es importante que el sistema cuente con folios disponibles para asignar, para los distintos tipos de documentos.
Desde el módulo Procesos generales | Consultas | Automatización de folios acceda a la información de los folios importados y conocer la disponibilidad de folios.
Ante la recepción de una solicitud de folios por parte de una sucursal:
- Si existen folios a asignar:
- Se realiza la asignación de folios para la sucursal.
- Se envía el xml de folios (si corresponde, puede enviarse más de un xml) a la sucursal.
La cantidad de folios a asignar surge de lo configurado en Parámetros de transferencias (solapa Folios).
- Si no existen folios a asignar:
- Se enviará un e-mail de notificación.
Los destinatarios del e-mail de notificación son los definidos para la asignación automática de folios, en el proceso Parámetros de correo electrónico.
Esta notificación se enviará diariamente, hasta que el servicio pueda realizar la asignación. - Desde el módulo Procesos generales | Consultas | Automatización de folios es posible consultar las solicitudes de folios pendientes.
- La solicitud de folios recibida quedará pendiente hasta tanto se descarguen nuevos folios de la página del SII y éstos sean importados en el sistema.
- Se enviará un e-mail de notificación.
Desde el módulo Procesos generales | Consultas | Automatización de folios acceda al Historial de asignaciones.
Preguntas frecuentes
Si no opero con sucursales, ¿puedo usar el circuito de asignación automática de folios?
Sí, es posible activar el circuito de asignación automática de folios aun cuando no tenga sucursales. Su empresa actuará de sucursal y de casa central al mismo tiempo.
¿En qué casos se envían las notificaciones por e-mail?
Las notificaciones se envían ante la detección de una solicitud de folios pendiente.
En entorno de una Sucursal
¿Si implemento el circuito, cambia la forma de generar documentos electrónicos?
No, la forma de ingresar y emitir documentos tributarios electrónicos no se ve modificada por este circuito.
¿Debo crear nuevos talonarios para la automatización de asignaciones?
No, no es necesario crear nuevos talonarios.
¿Qué debo hacer si necesito crear un talonario y no tengo folios?
Si necesita crear un talonario electrónico, solicite los folios a la Casa Central desde la opción Solicitar folios a Central del Administrador de folios.
Una vez recibido el xml de folios, podrá agregar el talonario.
El nuevo talonario quedará, automáticamente, parametrizado en la grilla Disponibilidad de Folios.
¿Cuándo un talonario se termina, se crea un nuevo talonario con los folios enviados por la Casa Central?
No, la tarea de automatización de solicitud de folios del servicio de Factura electrónica actualiza el talonario con los folios recibidos de Casa Central.
En entorno de la Casa Central
¿Por qué debo importar los xmls de folios?
Una vez que descargue los xmls de folios de la página del SII, es necesario importarlos para que queden registrados en el sistema.
De esta manera, la tarea de asignación de folios del servicio de factura electrónica podrá asignar los folios correspondientes a la sucursal.
¿Por qué puede quedar pendiente una solicitud de folios recibida de una sucursal?
Una solicitud de folios queda pendiente si la tarea de asignación de folios del servicio de factura electrónica no encuentra folios registrados en el sistema, con cantidad disponible para asignar.