Todo emisor electrónico es obligatoriamente un receptor electrónico y, por lo tanto, debe recibir los documentos electrónicos de sus proveedores (que sean emisores electrónicos autorizados) y entregar un acuse recibo, de acuerdo al formato establecido por el Servicio de Impuestos Internos.
Mensualmente, se debía generar y enviar el archivo correspondiente a la Información Electrónica de Compras, correspondiente a cada período tributario.
A partir de agosto del 2017, la Información Electrónica de Compras y Ventas (IECV) fue reemplazada por el Registro de Compras y Ventas (RCV) que confecciona el SII.
Con este cambio, ya no es necesario el envío de los libros electrónicos a partir del período indicado.
Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.
Por otra parte, se debe almacenar y conservar en forma electrónica, los documentos tributarios electrónicos recibidos, a efectos de respaldar las operaciones registradas en la contabilidad.
Emisor Electrónico: es el contribuyente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos para generar documentos tributarios electrónicos.
Receptor Electrónico: todo emisor electrónico que recibe un documento tributario electrónico.
Documento Tributario Electrónico (DTE): documento electrónico generado y firmado electrónicamente por un emisor electrónico, que produce efectos tributarios y cuyo formato está establecido por el SII.
Recuerde que la tecla rápida <F3> permite realizar la búsqueda de un texto en el árbol de procesos de todos los módulos. Como resultado, se exhibirá el nombre de los procesos que incluyen el texto ingresado, con la indicación del módulo y carpeta en la que se encuentran.
Puesta en marcha
Para implementar la recepción de documentos tributarios electrónicos de sus proveedores, realice los siguientes pasos:
1. Desde el proceso Parámetros de Compras
Desde el proceso Parámetros de Compras del módulo Compras, en la ventana con el título Configuración para la Administración de Comprobantes Electrónicos, indique la siguiente información:
- En primer lugar, que su empresa está autorizada para recibir documentos tributarios electrónicos de sus proveedores. Para ello, ingrese ‘S’ en el campo Es receptor electrónico.
- De manera opcional complete los datos de la persona de contacto, que se incluirán en los mensajes de respuesta a sus proveedores, por los documentos tributarios electrónicos recibidos (nombre, correo electrónico, fono).
2. Desde el proceso Proveedores
Desde el proceso Proveedores de su módulo Compras o Proveedores, registre los proveedores autorizados a emitir documentos tributarios electrónicos.
Para ello, complete el campo Proveedor Electrónico e ingrese la dirección de correo electrónico de su proveedor, necesaria para el envío de los emails de respuesta por los documentos tributarios electrónicos recibidos.
3. Desde el proceso Administraciòn de Documentos Electrónicos
Desde el proceso Administración de Documentos Electrónicos de su módulo Compras o Proveedores, realice las siguientes acciones:
- Registre los certificados digitales obtenidos.
- Defina la configuración de sus cuentas SMTP y POP3, para la recepción de los documentos tributarios electrónicos y el envío de los acuses de recibo.
- Administre los folios correspondinetes a los talonarios de documentos electrónicos.
Administración de Certificados Digitales
Desde esta opción, usted registra el certificado digital a utilizar por cada uno de los usuarios autorizados ante el Servicio de Impuestos Internos, para realizar consultas, declaraciones y rectificatorias de manera segura y privada en el sitio Web del SII.
Administración de Folios
Esta opción permite agregar, consultar, modificar y eliminar talonarios electrónicos.
Para el módulo de Compras, defina el talonario de Guías de Despacho a utilizar por las devoluciones de mercadería a sus proveedores.
Como primer paso, desde la página del SII, solicite el rango de números a utilizar con los documentos electrónicos. Como respuesta a este pedido, usted descargará un archivo (con formato xml), conteniendo el rango de números autorizado.
A continuación, agregue un talonario para asignarle la numeración otorgada por el SII.
Haga clic en el botón «Agregar folio» y elija el archivo (.xml) a utilizar. Automáticamente, se exhibirán los datos del código de documento asociado al archivo seleccionado y el rango de folios habilitados por el SII.
Luego, complete los datos restantes del talonario.
Tenga en cuenta que la cantidad máxima de iteraciones (renglones o líneas) en un documento electrónico es 60.
Si necesita ampliar la numeración de un talonario existente, utilice la opción Consultar/Modificar.
Haga clic en el botón «Agregar folio» para asociar al talonario el nuevo rango de números.
Tenga en cuenta que el sistema valida que la numeración sea correlativa.
Configuración de las cuentas SMTP y POP3
Las empresas autorizadas como emisores electrónicos son también receptores electrónicos y como tales, cada vez que reciban un envío de DTE de un emisor electrónico autorizado deben generar una respuesta, en el formato establecido por el SII, en la que den cuenta del estado de la recepción del envío. Adicionalmente, en forma posterior, podrían dar cuenta del estado de aceptación o rechazo de cada uno de los DTE que componen el envío.
Invoque el botón «Configuración» del administrador de documentos electrónicos, para definir los parámetros de las cuentas para realizar tales envíos.
Usted tiene acceso a las siguientes solapas:
SMTP: ingrese los datos de configuración del servidor SMTP para el envío de los emails a sus proveedores, por los acuses de recibo, de aceptación y de rechazo correspondientes a los envíos recibidos.
POP3: defina la configuración de la cuenta POP3 para la recepción de mails (XML / PDF) de sus proveedores. En este caso, ingrese el servidor, usuario, clave y puerto a utilizar para la recepción de los documentos tributarios electrónicos.
Esta configuración puede definirla también desde el proceso Parámetros de Compras.
Detalle del circuito
A continuación, se detalla el circuito de operación o procedimientos a realizar ante la recepción de un documento tributario electrónico.
Todas las operaciones se concentran en el Administrador de Documentos Electrónicos del módulo Compras o Proveedores.
- Desde la solapa Documentos Pendientes, usted podrá:
- Ingresar las fechas de referencia.
- Obtener los documentos del período ingresado.
- Sólo si es necesario, reenviar email de aviso de lectura.
- Desde la página del SII, verificar el contenido de un documento tributario electrónico recibido, para corroborar que no existan errores en la información entregada al SII.
- Si el documento fue aceptado por el SII, analizar su contenido / condiciones y registrar su aceptación o rechazo.
- Desde la solapa Documentos Rechazados, enviar el email de respuesta a su proveedor.
- Desde la solapa Documentos Aceptados, enviar el email de respuesta a su proveedor, por la conformidad del documento recibido (paso opcional).
- Por la recepción de mercaderías o servicios prestados, enviar el Recibo Ley 19.983 correspondiente. Con motivo de la modificación a ley 19.983, introducida por la Ley 20.956, el Recibo de las Mercaderías o Servicios Prestados se debe efectuar dentro de los 8 días a contar de la recepción del DTE. Caso contrario, se presumirá recibida la mercadería o que los servicios han sido prestados -si es que no se ha reclamado en contra de su contenido o de la falta total o parcial de la entrega de las mercaderías o de la prestación del servicio.
Esta respuesta quedará asentada en el Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE, en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos. - Transferir a una nueva casilla de correo los mails recibidos, para evitar su reprocesamiento.
- Cada mes, controlar la información del Registro de Compras y Ventas confeccionado por el SII con lo registrado en su sistema Astor. Para ello, cliquee el botón «Conciliación de documentos» en el Registro de Compras del Administrador de documentos electrónicos.
- Cada mes, generar el archivo con la Información Electrónica de Compras y enviar este archivo al SII.