Esta guía está orientada al usuario que necesita administrar la asignación de folios para documentos tributarios electrónicos (facturas, notas de crédito, boletas, guías de despacho).
Si opera con sucursales, la asignación de folios suele resultar engorrosa y hasta puede originar demoras en la generación de documentos electrónicos, si no se lleva un orden en la asignación de los folios.
El circuito de asignación automática de folios permite administrar la asignación de folios; dar aviso por faltante de folios o ante situaciones de conflicto.
Las situaciones posibles de implementación son las siguientes:
| Asignación automática de folios | Opera con el módulo Central |
| Sí | Sí |
| Sí | No |
| No | No |
Si opera con el módulo Central, la asignación de folios estará a cargo de la Casa Central; en tanto que, cada sucursal notificará a la Casa Central la necesidad de nuevos folios. La actualización de los talonarios electrónicos se hará de manera automática, una vez que éstos estén terminados o vencidos.
Si no opera con sucursales, es posible implementar el mismo circuito de asignación automática de folios (de utilidad cuando son varios los puestos de facturación o de caja).
Puesta en marcha
Entorno «No opera con el módulo Central»
Si no existen talonarios para generar comprobantes de ventas electrónicos deberá en principio:
- Desde el menú de Procesos generales, en la opción Importación de folios de Tablas generales deberá importar los archivos previamente descargados desde el portal de SII con los folios para luego asociarlos a los diferentes talonarios con los que va a generar los comprobantes de venta.
- A continuación, desde el módulo Ventas Restó, en Administración de documentos electrónicos proceda a dar de alta a los talonarios de venta desde la opción Administrador de folios.
Una vez dado de alta los talonarios para la generación de documentos electrónicos, deberá:
- Verificar desde Procesos generales, en la opción Sucursales, que esté ingresado el RUT.
- Marcar el parámetro Asignación automática de folios que se encuentra en la configuración de la terminal, en la subsolapa Folios de la solapa Documentos Electrónicos.
- En la subsolapa Folios de la solapa Documentos electrónicos de la configuración de la terminal, complete la grilla Administrador de folios, indicando para cada tipo de documento, la cantidad de folios que se deberán asignar automáticamente.
- Complete la grilla Disponibilidad y Vencimiento de folios con los datos de los talonarios a automatizar. Debe indicar con cuantos días previos a la fecha de vencimiento del talonario o al alcanzar la cantidad de folios disponible, desea que le sea enviado un correo electrónico informando la novedad de folios.
- En el módulo Procesos generales configure desde el submenú Parámetros de correo electrónico, solapa Folios, la dirección de uno o más destinatarios del correo electrónico, de esta manera, el sistema enviará a los destinatarios indicados, un e-mail alertando que hay una solicitud de folios no cumplida. La frecuencia de envío de este correo es una vez por día.
- Desde el Administrador del sistema ingrese a la opción Servicios, en el planificador, configure la tarea de automatización de solicitud de folios.
Recuerde que este circuito no automatiza la solicitud y bajada de folios desde el portal del SII. Por ello, usted deberá seguir haciendo el proceso manual de bajada de folios para posteriormente importarlos al sistema desde el menú Procesos generales | Tablas generales | Importación de folios.
Entorno «Opera con el módulo Central»
Sucursal:
Una vez dados de alta los talonarios para la generación de documentos electrónicos, deberá:
- Verificar, desde la opción Sucursales de Procesos generales, que esté ingresado el RUT.
- Marcar el parámetro Asignación automática de folios y el parámetro Opera con el módulo Central, los cuales se encuentran en la configuración de la terminal, en la subsolapa Folios de la solapa Documentos electrónicos.
- En la subsolapa Folios de la solapa Documentos electrónicos de la configuración de la terminal, complete la grilla Administrador de folios, indicando para cada tipo de documento, la cantidad de folios que se deberán asignar automáticamente.
- Así mismo, complete la grilla Disponibilidad y Vencimiento de folios, con los datos de los talonarios a automatizar. Deberá indicar con cuantos días previos a la fecha de vencimiento del talonario o al alcanzar la cantidad de folios disponible, desea que le sea enviado un correo electrónico informando la novedad de folios.
- En el módulo Procesos generales configure desde el submenú Parámetros de correo electrónico, solapa Folios, la dirección de uno o más destinatarios del correo electrónico. De esta manera, el sistema enviará a los destinatarios indicados, un e-mail alertando que hay una solicitud de folios no cumplida. La frecuencia de envío de este correo es una vez por día.
- Desde el Administrador del sistema ingrese a la opción Servicios, en el planificador, configure la tarea de automatización de solicitud de folios.
Casa Central:
- Verifique, desde la opción Sucursales de Procesos generales , que esté ingresado el RUT para cada una de las sucursales dadas de alta.
- En el módulo Procesos generales configure desde el submenú Parámetros de correo electrónico, solapa Folios, la dirección de uno o más destinatarios del correo electrónico. De esta manera, el sistema enviará a los destinatarios indicados, un e-mail alertando que hay una solicitud de folios no cumplida. La frecuencia de envío de este correo es una vez por día.
- Desde el Administrador del sistema, ingrese a la opción Servicios, en el planificador, configure la tarea de automatización de envío de folios.
- Desde el proceso Parámetros de transferencias, posiciónese en la solapa Gestión central y luego, en la sub-solapa Folios; defina para cada Sucursal y Tipo de documento, la cantidad de folios a asignar.
- Desde la opción Importación de folios del menú Procesos generales | Tablas generales, deberá importar los archivos previamente bajadas desde el portal de SII con los folios para luego ser enviado a las diferentes sucursales según las tareas de solicitud y envío.
Recuerde que este circuito no automatiza la solicitud y bajada de folios desde el portal del SII. Por lo tanto, usted deberá seguir haciendo el proceso manual de bajada de folios para posteriormente importarlos al sistema desde el menú Procesos generales | Tablas generales | Importación de folios.
En la modalidad ‘Opera con Módulo casa Central’, una vez configurado los entornos en la o las sucursales y en la Casa Central, deberá también configurar las tareas de Tangonet para sucursales y Central, correspondientes a envío y solicitud de Folios respectivamente.
Detalle del circuito
Circuito en Sucursal
Mediante la tarea de automatización de solicitud de folios, el servicio monitorea la situación de los talonarios electrónicos configurados en la grilla de Disponibilidad y Vencimiento de folios (Definidos en la configuración de la terminal).
El servicio controla la fecha de vencimiento y la cantidad de folios disponibles de estos talonarios.
Cuando detecte un talonario que esté próximo a vencer; próximo a terminar; vencido o terminado; el servicio verifica si existen folios para asignar al talonario.
- Caso 1: si existen folios a asignar (enviados por la Casa Central, o bajadas del SII e importados en la sucursal):
- El talonario se actualizará automáticamente, una vez que esté terminado o vencido.
- Si el talonario está próximo a vencer o próximo a terminar, los folios quedan registrados en el sistema para su próxima asignación.
- Caso 2: si no existen folios a asignar, se enviará la solicitud de folios a Casa Central.
- El pedido de folios a Casa Central se envía una sola vez.
- Desde el módulo Procesos generales | Consultas | Automatización de folios es posible consultar las solicitudes de folios no cumplidas.
- Si no se reciben folios, se enviará un e-mail de notificación a partir del día posterior al que se hizo el pedido.
Esta notificación se enviará diariamente, hasta que se reciban los folios.
Los destinatarios del e-mail de notificación son los definidos para la asignación automática de folios, en el proceso Parámetros de correo electrónico.
Mediante Tangonet se realizan las tareas de intercambio de información entre cada Sucursal y la Casa Central (el envío de la solicitud de folios a la Casa Central y la recepción de folios desde la Casa Central).
Consulte el circuito de asignación automática de folios (entorno de sucursal) en el manual del módulo Ventas.
Circuito en Casa Central
El servicio, mediante su tarea de automatización de envío de folios, gestiona la asignación de folios para cada sucursal.
Es importante que el sistema cuente con folios disponibles para asignar, para los distintos tipos de documentos.
Desde el módulo Procesos generales | Consultas | Automatización de folios acceda a la información de los folios importados y conocer la disponibilidad de folios.
Ante la recepción de una solicitud de folios por parte de una sucursal:
- Caso 1: si existen folios a asignar:
- Se realiza la asignación de folios para la sucursal.
- Se envía el xml de folios (si corresponde, puede enviarse más de un xml) a la sucursal.
La cantidad de folios a asignar surge de lo configurado en Parámetros de transferencias (solapa Folios).
- Caso 2: si no existen folios a asignar:
- Se enviará un e-mail de notificación: los destinatarios del e-mail de notificación son los definidos para la asignación automática de folios, en el proceso Parámetros de correo electrónico. Esta notificación se enviará diariamente, hasta que el servicio pueda realizar la asignación.
- Desde el módulo Procesos generales | Consultas | Automatización de folios es posible consultar las solicitudes de folios pendientes.
- La solicitud de folios recibida quedará pendiente hasta tanto se descarguen nuevos folios de la página del SII y éstos sean importados en el sistema.
Desde el módulo Procesos generales | Consultas | Automatización de folios acceda al Historial de asignaciones.
Mediante Tangonet se realizan las tareas de intercambio de información entre Casa Central y las Sucursales (la recepción de las solicitudes de folios de cada Sucursal y el envío de folios a cada Sucursal).
Preguntas frecuentes
En entorno de una Sucursal
¿Si implemento el circuito, cambia la forma de generar documentos electrónicos?
No, la forma de ingresar y emitir documentos tributarios electrónicos no se ve modificada por este circuito.
¿Debo crear nuevos talonarios para la automatización de asignaciones?
No, no es necesario crear nuevos talonarios.
¿Por qué debo completar la grilla de Disponibilidad y Vencimiento de folios en Parámetros de Ventas?
Es necesario completar esta grilla para que, la tarea de automatización de folios del servicio Factura electrónica sepa:
- Cuáles son los talonarios electrónicos a los que se asignará nuevos folios de manera automática.
- Con qué anticipación enviará la solicitud de folios a Casa Central (para evitar que el talonario quede sin folios disponibles).
- Con qué anticipación enviará la solicitud de folios a Casa Central (para evitar que el talonario se venza).
¿Qué debo hacer si necesito crear un talonario y no tengo folios?
Si necesita crear un talonario electrónico, solicite los folios a la Casa Central desde la opción Solicitar folios a Central del Administrador de folios.
Una vez recibido el xml de folios, podrá agregar el talonario.
El nuevo talonario quedará, automáticamente, parametrizado en la grilla Disponibilidad y Vencimiento de Folios.
Cuándo un talonario se termina o se vence ¿Se crea un nuevo talonario con los folios enviados por la casa central?
No, la tarea de automatización de solicitud de folios del servicio actualiza el talonario con los folios recibidos de Casa Central.
En entorno de la Casa Central
¿Por qué debo importar los xmls de folios?
Una vez que descargue los xmls de folios de la página del SII, es necesario importarlos para que queden registrados en el sistema.
De esta manera, la tarea de asignación de folios del servicio de Factura electrónica podrá asignar los folios correspondientes a la sucursal.
¿Por qué puede quedar pendiente una solicitud de folios recibida de una sucursal?
Una solicitud de folios queda pendiente si la tarea de asignación de folios del servicio de Factura electrónica no encuentra folios registrados en el sistema, con cantidad disponible para asignar.