Tesorería

Definición de formato de la cartola electrónica

Mediante este proceso, usted podrá definir el formato del archivo de importación del resumen enviado por un banco u otra entidad, cuya información será utilizada para ejecutar la conciliación automática de los movimientos registrados en Tesorería con los correspondientes de la cartola desde el proceso de conciliación.

Cuentas asociadas: seleccione aquellas cuentas en las cuales utilizará el formato configurado. Las cuentas disponibles son todas aquellas distintas de ‘Tarjetas’ y además poseen activo el parámetro ‘Conciliable’ en Cuentas de Tesorería.
Presionando la tecla <F7> podrá seleccionar la cuenta buscando por su código o descripción.

Nota

Al definir un nuevo formato de extracto electrónico, el sistema valida que la cuenta asociada no esté definida en otro formato. En ese caso, se exhibe un mensaje de atención y no será posible continuar con la operación. Modifique el código de cuenta o bien, revise la definición de los formatos existentes.
Una cuenta solo podrá estar asociada a un formato.

 

Definición de formato para cartola general

Desde el botón «Configurar archivo…» usted ingresa a un asistente que lo guiará en la configuración del archivo .csv, que luego será utilizado en el proceso Importación de cartolas electrónicas para traer a su empresa los datos enviados por una entidad bancaria u otro organismo correspondientes a movimientos de una cuenta (depósitos, extracciones, pagos, etc.) los cuales podrán ser conciliados automáticamente con los movimientos registrados en Tesorería desde el proceso Conciliación.

Archivo de importación
Indique el directorio donde está grabado el archivo de la cartola electrónica que contiene los movimientos a importar. Para esto, utilice el botón «Examinar».
Una vez seleccionado el archivo obtendrá una vista previa de los datos que contiene el mismo.

Líneas a descartar, delimitadores y separadores numéricos
Al presionar «Siguiente», en la segunda pantalla indique:

  1. Número de líneas a descartar: indique la cantidad de líneas que se deben descartar del comienzo y final de archivo. Estas líneas son aquellas que no poseen información de movimientos y no se importará los datos de las mismas.
  2. Separadores numéricos: indique el separador de decimales y miles utilizado por los importes del archivo.
  3. Formato del archivo: indique el tipo de archivo:
    1. Delimitado: los elementos archivo están separados por comas, tabulaciones, dos puntos, punto y coma u otros caracteres.
    2. Ancho fijo: los elementos del archivo de texto tienen la misma longitud.

Configuración de columnas
Dependiente del formato seleccionado el sistema exhibirá a continuación distintas pantallas de configuración:

Formato de archivo ‘Delimitado’
Si como formato de archivo seleccionó ‘Delimitado’ en las siguientes pantallas indique:

  • Delimitadores, delimitadores consecutivos y calificador de texto
    • Delimitadores: seleccione el delimitador de datos utilizado en el archivo (tab, coma, punto y coma, etc.). Si no encuentra el carácter que desea, habilitando la opción ‘Otro’ puede determinarlo.
    • Tratar los delimitadores consecutivos como uno solo: habilite esta opción si los datos están delimitados por más de un carácter entre campos de datos.
    • Calificador de texto: si los datos a tratarse como texto se encuentran entre signos, indique aquí a cual corresponde. Mediante la vista previa de los datos puede observar la apariencia que tienen separados en columnas según la configuración seleccionada anteriormente.
  • Columnas destino
    Ingresando al título de cada columna configure si los datos que contiene la misma serán importados y cuáles de ellos intervendrán en la conciliación automática.

    • Fecha: corresponde a la fecha del movimiento. Si habilita esta opción indique el formato de la fecha que utiliza el archivo, si el mismo no se encuentra en la lista propuesta ingréselo manualmente.
      En este ejemplo, dado que este valor se tendrá en cuenta en la conciliación automática se habilita esta opción y su equivalencia.
    • Tipo y Nro. de comprobante: corresponde al tipo y número de comprobante.
      En este ejemplo, el tipo y número de comprobante se pueden encontrar en una misma columna del archivo, por lo tanto se seleccionan ambos.
      Como no se utilizará esta información al realizar la conciliación automática, desde proceso de conciliación no se habilita la opción Conciliación automática.
    • Importe, Importe debe e Importe haber: corresponde al importe del movimiento. Dependiendo del archivo los valores debe y haber pueden estar en columnas separadas o en la misma, en este caso los importes correspondientes a haberes pueden identificarse porque se encuentran en negativo, o bien, según el valor de otra columna.
    • Análisis de signo para el valor del movimiento: active esta opción si los valores créditos y débitos del movimiento bancario están en la misma columna y no tienen signo (los débitos no tienen signo negativo), pero el signo del movimiento está dado por el valor de otra columna.  En este caso se deberá especificar el valor que se interpretará como un movimiento débito (negativo), por ejemplo: ‘D’.
    • Pendientes de registrar: indique si en la columna se encuentra la descripción de aquellos conceptos que luego de ejecutar la conciliación automática quedarán registrados como pendientes de registrar (por ejemplo: IVA, IIBB, etc.). (*)
    • Excluir: si existen registros en la extracción bancaria los cuales deben ignorarse, mediante esta opción se indica el valor que tiene que haber en la columna seleccionada para excluir esos registros de la importación.

(*) Para las columnas que se tendrán en cuenta en la conciliación automática se debe indicar la equivalencia:

  • Igual a: seleccionando esta opción se tendrá en cuenta el campo completo para comparar el valor del mismo con el correspondiente en Tesorería. Por ejemplo: La «Fecha» de la cartola sea igual a la «Fecha» del comprobante.
  • Contiene: seleccionando esta opción se tendrá en cuenta si parte del valor del campo coincide con el correspondiente en Tesorería. Por ejemplo: El «Tipo comprobante» del movimiento de tesorería se encuentre dentro de la columna configurada como «Tipo comprobante» de la cartola

Formato de archivo ‘Ancho fijo’
Si como formato de archivo seleccionó ‘Ancho fijo’ en las siguientes pantallas, indique:

  • Columnas destino
    A continuación, indique en la grilla superior la posición inicial y final de cada dato del archivo según corresponda a la columna destino.
    Las columnas que se pueden indicar son:

    • Fecha: corresponde a la fecha del movimiento. Si habilita esta opción indique el formato de la fecha que utiliza el archivo, si el mismo no se encuentra en la lista propuesta ingréselo manualmente.
    • Tipo y Nro. de comprobante: corresponde al tipo y número de comprobante.
    • Importe, Importe debe e Importe haber: corresponde al importe del movimiento. Dependiendo del archivo los valores debe y haber pueden estar en columnas separadas o en la misma, en este caso los importes correspondientes a haberes pueden identificarse porque se encuentran en negativo, o bien, según el valor de otra columna.
    • Análisis de signo para el valor del movimiento: active esta opción si los valores créditos y débitos del movimiento bancario están en la misma columna y no tienen signo (los débitos no tienen signo negativo), pero el signo del movimiento está dado por el valor de otra columna. En este caso se deberá especificar el valor que se interpretará como un movimiento débito (negativo), por ejemplo: ‘D’.
    • Pendientes de registrar: indique si en la columna se encuentra la descripción de aquellos conceptos que luego de ejecutar la conciliación automática quedarán registrados como pendientes de registrar (por ejemplo: IVA, IIBB, etc.)
      En el caso de datos como el tipo y número de comprobante o pendientes de registrar que pueden encontrarse en una misma columna del archivo, debe seleccionarse la misma posición para cada uno. Si algunos de estas columnas intervendrán en conciliación automática debe indicarse su equivalencia, en caso contrario la celda «Equivalencia» debe quedar vacía:
    • Igual a: seleccionando esta opción se tendrá en cuenta el campo completo para comparar el valor del mismo con el correspondiente en Tesorería.
      Continuando con el ejemplo anterior: se configuró que la «Fecha» e «Importe» de la cartola sea igual a la «Fecha» e «Importe» del comprobante, por lo tanto aquellos movimientos que cumplan esta condición serán conciliados automáticamente.
    • Contiene: seleccionando esta opción se tendrá en cuenta si parte del valor del campo coincide con el correspondiente en Tesorería.
      Por ejemplo: El «Tipo comprobante» del movimiento de tesorería se encuentre dentro de la columna configurada como «Tipo comprobante» de la cartola.
    • Excluir: si existen registros en la extracción bancaria los cuales deben ignorarse, mediante esta opción se indica el valor que tiene que haber en la columna seleccionada para excluir esos registros de la importación.

 

Definición de formato para cartola de cheques

Mediante el botón «Configurar archivo…» usted ingresará a un asistente que lo guiará en la configuración del archivo .csv que luego será utilizado en el proceso de Importación de cartolas electrónicas para traer a su empresa los datos enviados por una entidad bancaria u otro organismo correspondientes a cheques depositados los cuales podrán ser conciliados automáticamente desde el proceso Conciliación.

Archivo de importación
Indique el directorio donde está grabado el archivo de la cartola electrónica que contiene los cheques depositados a importar. Para esto, utilice el botón «Examinar».
Una vez seleccionado el archivo obtendrá una vista previa de los datos que contiene el mismo.

Líneas a descartar, delimitadores y separadores numéricos
Al presionar «Siguiente», en la segunda pantalla indique:

  1. Número de líneas a descartar: indique la cantidad de líneas que se deben descartar del comienzo y final de archivo. Estas líneas son aquellas que no poseen información de movimientos y no se importará los datos de las mismas.
  2. Separadores numéricos: indique el separador de decimales y miles utilizado por los importes del archivo
  3. Formato del archivo: indique el tipo de archivo:
    1. Delimitado: los elementos archivo están separados por comas, tabulaciones, dos puntos, punto y coma u otros caracteres.
    2. Ancho fijo: los elementos del archivo de texto tienen la misma longitud.

 

Configuración de columnas
Dependiente del formato seleccionado el sistema exhibirá a continuación distintas pantallas de configuración:

Formato de archivo ‘Delimitado’
Si como formato de archivo seleccionó ‘Delimitado’ en las siguientes pantallas indique:

  • Delimitadores, delimitadores consecutivos y calificador de texto
    • Delimitadores: seleccione el delimitador de datos utilizado en el archivo (tab, coma, punto y coma, etc.). Si no encuentra el carácter que desea, habilitando la opción ‘Otro’ puede determinarlo.
    • Tratar los delimitadores consecutivos como uno solo: habilite esta opción si los datos están delimitados por más de un carácter entre campos de datos.
    • Calificador de texto: si los datos a tratarse como texto se encuentran entre signos, indique aquí a cual corresponde. Mediante la vista previa de los datos puede observar la apariencia que tienen separados en columnas según la configuración seleccionada anteriormente.
  • Columnas destino
    Ingresando al título de cada columna configure si los datos a los cuales corresponde cada columna.
    Las opciones posibles son: número, importe, plaza y fecha del cheque. En caso de seleccionar esta última opción, indique el formato de la fecha que utiliza el archivo, si el mismo no se encuentra en la lista propuesta ingréselo manualmente¡
    Una vez finalizada la configuración de columnas, presione «Siguiente» y finalice el asistente.
Nota

A diferencia de la configuración de la cartola ‘General’, para las cartolas de cheques se conciliará automáticamente utilizando la equivalencia «Igual a» para todos los campos.

Formato de archivo ‘Ancho fijo’
Si como formato de archivo seleccionó ‘Ancho fijo’ indique en la grilla superior la posición inicial y final de cada dato del archivo según corresponda a la columna destino.
Las opciones posibles son: número, importe, plaza y fecha del cheque. En caso de seleccionar esta última opción, indique el formato de la fecha que utiliza el archivo, si el mismo no se encuentra en la lista propuesta ingréselo manualmente.

 

Pendientes de registrar

Mediante esta opción puede indicar como la cartola bancaria denomina a los conceptos que desea registrar como pendientes de registrar (por ejemplo: IVA tasa general, comisiones, etc.) al ejecutar el proceso de conciliación automática desde Conciliación.

  • Conceptos: seleccione el concepto de conciliación a configurar como pendiente de registrar.
  • Cartola:
    • Equivalencia por: indique como buscar la descripción de la cartola dentro del campo búsqueda. Si selecciona ‘Contiene’ el sistema buscará la descripción en alguna parte de la columna, en cambio, si selecciona ‘Igual a’ buscará que el contenido de la columna sea igual a la descripción ingresada.
    • Descripción: ingrese la descripción que el sistema buscará en la columna indicada en la definición del formato.

Los movimientos de la cartola que se reflejan en Pendientes de registrar se visualizarán con estado ‘Pendiente’.

 

Criterio para la reexpresión de informes

El sistema propone dos tipos de reexpresión: utilizar las cotizaciones de origen de cada comprobante (cotización histórica) y utilizar una cotización ingresada por usted en el momento de la consulta.

Reexpresión a moneda corriente

  • Las cuentas expresadas en moneda corriente exhiben su saldo y/o movimientos originales, sin reexpresión alguna.
  • Las cuentas expresadas en otras monedas son reexpresadas a moneda corriente, utilizando la cotización histórica (del comprobante) o la cotización ingresada en pantalla, de acuerdo a la opción seleccionada.

Reexpresión a moneda extranjera contable

  • Las cuentas expresadas en moneda extranjera exhiben su saldo y/o movimientos originales, sin reexpresión alguna.
  • Las cuentas expresadas en otras monedas son reexpresadas a moneda extranjera, utilizando la cotización histórica (del comprobante) o la cotización ingresada en pantalla, de acuerdo a la opción seleccionada.

Parametrización contable de cuentas de Tesorería

Desde este proceso podrá ingresar una cuenta y el detalle de auxiliares contables para una cuenta de tesorería, que será considerado en la generación de asientos contables de tesorería.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

Seleccione una cuenta contable para la cuenta de tesorería y opcionalmente agregue el detalle de auxiliares.
Aquellos auxiliares que estén en la regla y no estén habilitados se descartan en la generación de asientos.

Edita cuenta contable: este parámetro se encuentra desactivado por defecto. En caso de activarlo, en el momento de generar el asiento en el ingreso del comprobante, permite cambiar la cuenta contable.

 

Informes sobre contabilidad

Subdiario de Tesorería

Este informe incluye el detalle de los asientos contables de cada uno de los comprobantes ingresados.

Podrá acceder a esta opción, si previamente configuró que integra con Restô Contabilidad (Herramientas para integración contable), o si configuró que integra con Contabilidad y está activo el parámetro Visualiza procesos Restô en Parámetros contables del módulo Procesos generales.
También, permite realizar un control previo al pasaje a Contabilidad, ya que informa sobre aquellos comprobantes con cuentas inexistentes en el módulo Contabilidad (si se encuentra instalado) y detalla los comprobantes pendientes de contabilizar.
Los datos solicitados son:

Número de hoja: indica el número de la primer hoja del listado, a partir de la que se numerará en forma correlativa.

Fecha del informe: es la fecha que se exhibirá en el margen superior izquierdo como fecha de emisión del informe.

Código para impresión: si se encuentra instalado el módulo Contabilidad, es posible imprimir como cuenta contable, el código asignado a la cuenta o su expresión como código jerárquico.

Movimientos a incluir: seleccione si desea incluir en el informe todos los comprobantes, sólo aquellos contabilizados o únicamente los que no se encuentran aún contabilizados.

En este punto es importante considerar que para el módulo Tesorería, se encontrarán contabilizados aquellos comprobantes que intervinieron en un pasaje a contabilidad, sin considerar si éstos fueron ya incorporados correctamente en el módulo contable.

Nota

En el caso de detectarse errores y para su sencilla identificación, el informe incluirá los caracteres ‘**’ al final de los renglones.

Los problemas que detecta el sistema son los siguientes:

  • Cuenta inexistente: encontrándose instalado el módulo Contabilidad, un código de cuenta utilizado no existe en el plan cuentas.
  • Comprobante no contabilizado: si en la selección indicó incluir todos los movimientos, el informe identificará aquellos comprobantes no contabilizados.

Parametrización contable de cliente/proveedor en movimientos de otros módulos: activando esta opción se puede imputar la cuenta contable definida en la cuenta de tesorería, o bien la cuenta contable indicada en el cliente o proveedor del comprobante.

 

Listado por imputación contable

A través de este proceso, se obtiene un informe ordenado por código de imputación contable, correspondiente a un rango de fechas y comprobantes.

Podrá acceder a esta opción, si previamente configuró que integra con Contabilidad desde Herramientas para integración contable, o si configuró que integra con Contabilidad y está activo el parámetro Visualiza procesos Restô en Parámetros contables del módulo Procesos generales.
El formato del informe es similar al mayor de Contabilidad, incluyendo los asientos correspondientes a los comprobantes.
Es de suma utilidad si realiza el pasaje de asientos resumen a la contabilidad, ya que permite obtener el detalle de los comprobantes que forman el total de débitos y créditos de cada una de las imputaciones contables.
Activando el parámetro Detallado, se informará cada uno de los débitos y créditos de las cuentas contables. Si no lo activa, se listarán sólo los totales de cada cuenta.

Parametrización contable de cliente/proveedor en movimientos de otros módulos: activando esta opción se puede imputar la cuenta contable definida en la cuenta de tesorería, o bien la cuenta contable indicada en el cliente o proveedor del comprobante.

 

Subdiario de asientos de Tesorería

Invoque este proceso para obtener el listado de los asientos generados, en base a los comprobantes con asiento generado, pendientes de exportar y ya exportados a contabilidad.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

Será posible incluir la información sobre la distribución de auxiliares y subauxiliares, según los importes de los comprobantes.

Parámetros

Fecha: seleccione el rango de fechas para consultar los asientos de Tesorería.

Selección de asientos: las opciones posibles son comprobantes: con asientos sin generar, con asientos generados o con asientos exportados.

Auxiliares contables: elija una de las siguientes opciones: ‘Todos’, ‘Selección’ o ‘Sin auxiliares’.

Ordenado por: indique el ordenamiento a aplicar en el informe. Las opciones son: ‘Por fecha’ o ‘Por comprobante’.

Visualiza comprobantes: al activar este parámetro, antes de listar el informe podrá visualizar los comprobantes que serán incluidos y tendrá la opción de excluir los que no desee listar.

Tipos de comprobantes

Tipos de comprobantes: por defecto, se consideran todos los tipos de comprobantes, pero será posible elegir un tipo en particular.

Tipos de comprobantes y Tipos de comprobantes a procesar: por defecto, se consideran todos los tipos de comprobantes de todos los tipos.

Utilice los botones de selección para cambiar los tipos de comprobantes a procesar.

 

Listado de imputación contable

A través de este proceso, se obtiene un informe ordenado por código de imputación contable, correspondiente a un rango de fechas y comprobantes.

Podrá acceder a esta opción, si previamente configuró que integra con Restô Contabilidad desde Herramientas para integración contable, o si configuró que integra con Contabilidad y está activo el parámetro Visualiza procesos Restô en Parámetros contables del módulo Procesos generales.
El formato del informe es similar al mayor de Contabilidad, incluyendo los asientos correspondientes a los comprobantes.
Es de suma utilidad si realiza el pasaje de asientos resumen a la contabilidad, ya que permite obtener el detalle de los comprobantes que forman el total de débitos y créditos de cada una de las imputaciones contables.
Activando el parámetro Detallado, se informará cada uno de los débitos y créditos de las cuentas contables. Si no lo activa, se listarán sólo los totales de cada cuenta.

Parametrización contable de cliente/proveedor en movimientos de otros módulos: activando esta opción se puede imputar la cuenta contable definida en la cuenta de tesorería, o bien la cuenta contable indicada en el cliente o proveedor del comprobante.

 

Movimientos en otros módulos

Para los comprobantes de tesorería originados a partir de un movimiento en ventas y compras (por comprobantes contado e ingreso de cobranzas/pagos, respectivamente), seleccione la consideración para asignar la cuenta contable que representa la cuenta principal en la generación del asiento.

Se puede imputar la cuenta contable definida en la cuenta de tesorería, o bien la cuenta contable indicada en el cliente o proveedor del comprobante, activando la opción Parametrización contable de Cliente/Proveedor en movimientos de otros módulos.
Por defecto se respeta la parametrización contable definida en el cliente/proveedor. En caso de no existir una cuenta definida, el asiento contable se generará con la cuenta contable definida para la cuenta principal en el módulo Tesorería.
En el momento de listar los siguientes informes o procesos usted debe indicar si desea la Paramatrización contable de Cliente/Proveedor en movimientos de otros módulos:

La consideración de los campos Cuenta y Centro de Costo de Cliente/Proveedor está relacionada con la definición de tipos de asiento en los módulos de Ventas y de Compras.

Recuerde:

La consideración de los campos Cuenta y Centro de Costo de Cliente/Proveedor está relacionada con la definición de tipos de asiento en el módulo Ventas y tipos de asiento en el módulo Compras.

Ejemplo…
Considerando el caso de una Factura de cliente, operación contado, emitida desde el módulo Ventas:

1) Caso aplicando la cuenta genérica para el Total del comprobante:

  • Asiento correspondiente al movimiento de la operación comercial (desde el módulo Ventas):
    Deudores por venta

    • a IVA débito fiscal
    • a Ventas productos
  • Asiento correspondiente al movimiento de tesorería (desde el módulo Tesorería):
    Caja

    • a Deudores por venta

2) Caso aplicando la cuenta particular del cliente para el Total del comprobante:

  • Asiento correspondiente al movimiento de la operación comercial (desde el módulo Ventas):
    Distribuidora Lombardi

    • a IVA débito fiscal
    • a Ventas productos
  • Asiento correspondiente al movimiento de tesorería (desde el módulo Tesorería):
    Caja

    • a Distribuidora Lombardi

Para ilustrar este caso, a continuación se detalla la parametrización del módulo Ventas y del módulo Tesorería.

Desde el módulo de Ventas, en el cliente se indica una cuenta contable particular.

Desde el módulo Ventas, en la definición del tipo de asiento para la factura se agrega el valor ‘CL’ para que los asientos contables generen el total del comprobante imputando la cuenta particular del cliente, en caso de existir, caso contrario el total se asignará a la cuenta general definida para el valor ‘TO’.

Desde el módulo Ventas, en la emisión del subdiario, el total del comprobante se genera con la cuenta particular indicada en el cliente.

Desde el módulo Tesorería, se puede asociar una única cuenta contable (cuenta genérica) para la cuenta de tesorería.

El comprobante de tesorería (Clase 1 Cobros) generado desde el módulo Ventas, utiliza la cuenta de tesorería.

Desde el módulo Tesorería, en la emisión del subdiario, el asiento contable se generará respetando la parametrización al momento de la emisión.

1) Emitido el subdiario con la opción Parametrización contable de Cliente/Proveedor en movimientos de otros módulos:

2) Emitido el subdiario sin la opción Parametrización contable de Cliente/Proveedor en movimientos de otros módulos:

Conciliación

Mediante este proceso usted establecerá una comparación entre los movimientos bancarios de una cuenta (registrados contablemente mediante los comprobantes ingresados) y los movimientos que el banco u otra entidad le informa a través de la cartola.

El objetivo de una conciliación es cotejar la cartola bancaria contra las registraciones de la empresa. Dado que en general, el saldo contable de una cuenta no coincide con el saldo informado por el banco, la idea es encontrar las diferencias y analizar el motivo. Si se detectan las diferencias y sus causas, se habrá alcanzado el objetivo de la tarea de conciliar; es decir, saber si se produjeron las diferencias de los dos saldos y su justificación.

 

Situaciones causantes de diferencias

Son tres las situaciones causantes de diferencias:

  1. El banco afectó la cuenta por movimientos no registrados aún por la empresa.
  2. La empresa registró operaciones bancarias que aún no se han concretado en el banco.
  3. Errores por parte de la empresa o del banco.
Nota

Generalmente, el motivo es la diferencia en las fechas de acreditación y débito de las cuentas.

Ejemplos de las situaciones anteriores:

  • Al recibir la cartola, la empresa se entera de una serie de débitos o créditos a su cuenta ocasionados en general por: gastos por mantenimiento de cuenta, impuesto a los cheques emitidos, intereses ganados, gastos de transferencias o giros, gastos por uso de cajero, gastos de emisión de cartola, etc.
  • Se realiza un pago a un proveedor con efectivo y cheques propios. La empresa contablemente acreditó la cuenta bancaria el día del pago, afectando su saldo. Hasta que esos cheques sean depositados por el proveedor y acreditados por el banco, éste aún no los tiene contabilizados; es decir que el saldo bancario no incluye dichos movimientos. Esta sería entonces una diferencia lógica al conciliar.
  • Errores de imputación en fechas, montos o cuentas tanto por parte del cliente como por parte del banco.

Si se trata de errores del cliente, procederá a su corrección y, si son por parte del banco, realizará la observación correspondiente

Motivos de diferencia entre el saldo contable y el bancario:

  • Depósitos contabilizados pendientes de acreditación por parte del banco.
  • Cheques librados pero no presentados al cobro.
  • Notas de débito o crédito computadas por el banco pero pendientes de contabilización en la empresa.
  • Errores por parte de la empresa: imputar cuentas erróneas, registrar importes incorrectos, omitir registraciones.
  • Errores por parte del banco: imputar cuentas erróneas, imputar cuentas por un importe incorrecto.
Nota

Sugerimos como buena práctica, que al abrir la conciliación bancaria y previo a la conciliación automática, realice la conciliación de los movimientos de Tesorería que fueron revertidos (original y el que revierte). De esta forma evitará la conciliación automática entre los importes del extracto con importes de movimientos de reversión (movimiento revertido y movimiento que revierte).

 

Conciliación

Para facilitar la conciliación, este proceso le permite:

  • Visualizar con rapidez los movimientos que fueron conciliados.
  • Realizar una selección múltiple de movimientos y conciliarlos.
  • Ordenar los datos por columnas y agrupar.
  • Agregar columnas con datos referentes a movimientos, para un mejor agrupamiento o análisis.
  • Visualizar las modificaciones realizadas, mediante la identificación por colores.
  • Deshacer los cambios realizados.
  • Exportar la grilla a Excel o enviar a Vista preliminar.

También desde este proceso podrá consultar las extractos electrónicos importados desde Importación de cartolas electrónicas y ejecutar una conciliación automática entre la cartola y los movimientos registrados en Tesorería, ahorrando de esta forma tiempo en la realización de este proceso.

Movimientos a conciliar

Se solicita el ingreso de la información que detallamos a continuación.

Cuenta a conciliar: corresponde a una cuenta de tipo ‘Banco’ u ‘Otras’ que posea la opción ‘Conciliable’ habilitada.
El sistema valida que el código de cuenta a conciliar esté definido en un único formato de extracto electrónico. De no ser así, se exhibe un mensaje de atención y no será posible continuar con la conciliación. Para más información, consulte el ítem Múltiples formatos de extracto electrónico.

Rango de fechas del extracto: es el rango de fechas del extracto a conciliar.
Los movimientos que se concilien durante el proceso, tendrán asociados una fecha que corresponderá al período del extracto. Luego de realizar una conciliación, el sistema guardará el período conciliado para que usted pueda trabajar reiteradamente sobre él. Por ello, una nueva conciliación no deberá tener intersección de fechas con respecto a las conciliaciones ya realizadas.
El sistema permite trabajar sobre uno existente, para ello selecciónelo presionando el botón «Buscar conciliaciones», o bien, generar un nuevo período de conciliación.
Por defecto, se propone como fecha inicial la siguiente al último período conciliado. Si la cambia por una fecha ya incluida en otra conciliación, se presenta una lista de los períodos existentes. Puede optar por uno de ellos o ingresar una fecha que no pertenezca a un período procesado.
En el caso de que el saldo inicial no coincida con el saldo final del último periodo conciliado, el sistema exhibirá un mensaje en donde podrá corregir esta diferencia.

Saldo inicial del extracto bancario: es el saldo inicial del extracto enviado por el banco.

  • Si hay una conciliación anterior a la que se va a realizar, el sistema propone su saldo como saldo inicial, pero lo puede modificar. Si sus conciliaciones fueron respetando los períodos de los extractos y fueron concluidas, estos saldos deben coincidir.
  • Si está reprocesando un período ya conciliado, el sistema propone el saldo inicial consignado en esa conciliación.
  • Si es la primera vez, el sistema no propone ningún valor.

Fechas para movimientos pendientes de conciliación: mediante este rango de fechas, el sistema incorporará en la pantalla para la conciliación, todos aquellos movimientos bancarios registrados en el módulo Tesorería cuyas fechas contables (fechas de los comprobantes que generaron el movimiento) o bien fechas de cheques, pertenezcan al rango ingresado y que aún permanecen pendientes de conciliar.
Es decir, los que aún no forman parte de ningún extracto conciliado.
Por defecto, el sistema propone la Fecha Desde vacía y la Fecha Hasta igual a la fecha tope del extracto. De esta manera, usted se asegura de incluir todos los movimientos pendientes de conciliación hasta el momento de inicio del extracto, y todo lo que se ingresó en el sistema hasta la fecha en que el banco confeccionó el extracto.
No obstante, estas fechas pueden acotarse o extenderse a su voluntad. Los cheques propios se tomarán por su fecha, el resto de los movimientos, por su fecha contable. Los comprobantes revertidos que involucraban a la cuenta y su correspondiente reversión se toman por fecha contable.

Saldo final del extracto: puede ingresar el saldo final que figura en el extracto, para verificar a que valor se debe llegar luego de la conciliación.

Genera reporte detallado: indique si al finalizar el proceso de conciliación desea generar el detalle de los movimientos conciliados, pendientes de registrar y los saldos resultantes.

 

Conciliar movimientos

El sistema exhibe una grilla en la que se muestran los movimientos comprendidos en los parámetros ingresados en la ventana anterior y se habilita la columna «Conciliar», dando la posibilidad de tildar los movimientos que coinciden con el extracto como de suprimirlo. Es decir que permite conciliar, desconciliar y si lo desea incluir un comentario.

Cada vez que se concilia un movimiento se asociará la fecha del extracto correspondiente. Por defecto, el sistema propone la fecha hasta de extracto procesado.

Movimientos

La información a visualizar de los movimientos asociados a la cuenta a conciliar son los siguientes:

  • Fecha: corresponde a la fecha del comprobante.
  • Tipo: tipo de comprobante (‘REC’, ‘O/P’, ‘DEP’, etc.).
  • Nro. de comprobante: número y dígito del comprobante.
    Haga clic sobre el número de comprobante para ingresar a la ficha <b>Live</b> del mismo.
  • Detalle: cuando el comprobante posee asociado cheques propios o cheques de tercero se detalla el número y fecha del mismo
  • Importe: el importe detallado en esta columna depende del tipo de visualización seleccionado y del tipo de comprobante.
Nota

Para visualizar mas información de los comprobantes o de cheques, ingrese a la opción Columnas de la barra de herramientas y habilite los datos que desea ver en la grilla.

Más información:

Si en la opción visualización se posee habilitada la opción «Total por comprobante» se mostrará el importe total de los comprobantes ingresados en Tesorería excepto aquellos que poseen asociados cheques propios, en este caso se visualizará el importe de este último.

En este caso, para la boleta de depósito 000000000020/0 se muestra el total de la misma, pudiendo conciliar este comprobante por el importe total.

En cambio, si en la opción Visualización se encuentra habilitada la opción Comprobante detallado, para aquellos comprobantes que poseen asociados cheques de terceros se mostrarán los importes de los mismos, de lo contrario se visualizará el importe total del comprobante.

En este caso, la boleta de depósito 000000000020/0 posee asociado tres cheques, los cuales en esta vista se visualizan en forma detallada. Esto permite visualizar el valor de cada cheque y conciliar cada uno por separado.

Tenga en cuenta:

Si en la vista Total por comprobante se concilia un comprobante y éste está integrado por más de un cheque de tercero o efectivo, como ser una boleta de depósito, los movimientos que lo componen quedarán conciliados.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si se concilia la boleta de depósito 000000000020/0:

Al cambiar a la vista Comprobante detallado se mostrarán todos los cheques que la componen como conciliados:

Si en la vista Comprobante detallado se concilia un cheque de tercero (que pertenece a una boleta de depósito), y el resto de los cheques o efectivo que componen el comprobante no se concilian, al cambiar a la vista Total por comprobante se mostrará el comprobante asociado al cheque conciliado como parcialmente conciliado.

Continuando con el ejemplo, si se concilia únicamente el cheque 127002 de la boleta de depósito 000000000020/0:

Al cambiar a la vista Total por comprobante se mostrará el comprobante parcialmente conciliado:

Recuerde que:
  • Los valores negativos se muestran entre () en color rojo.
  • Los importes se encuentran expresados en la moneda de la cuenta.

Saldos

Al pie de la grilla puede visualizar los saldos según los movimientos conciliados, éstos están compuestos por:

Saldo inicial: es el consignado al comenzar el proceso.

Saldo según movimientos conciliados: contiene el saldo inicial afectado por todos los movimientos que se hayan marcado como conciliados.

Total pendiente de registración: es la suma de movimientos que se encuentran en la pantalla de movimientos pendientes de registración.

Saldo resultante de la conciliación: contiene el saldo inicial afectado por los movimientos conciliados y los pendientes de registración.

Este saldo será el que se proponga para el próximo período.

Saldo final del extracto: corresponde al importe ingresado en la pantalla anterior, al cual se debería llegar.

Diferencia: corresponde a la diferencia entre el Saldo resultante de la conciliación y el Saldo final del extracto, este importe es de utilidad para identificar la diferencia entre los movimientos de tesoreríay el extracto bancario.

Funcionalidades y barra de herramientas

En la barra de herramientas posee una serie de funcionalidades, ellas lo ayudarán a conciliar y a configurar cómo y qué datos de los movimientos desea visualizar. Estas funciones también pueden ser invocadas haciendo clic en el botón derecho del mouse sobre los campos de la grilla.

Nota

Será posible aplicar estas funciones en más de una celda, utilizando la modalidad de multiselección.

Celda modificada: una celda es modificada cuando se ha editado (conciliado o desconciliado), cuando poseía un valor grabado, y dicho valor es cambiado.

En este caso al modificar el precio la celda cambia a color verde pastel.

Conciliar: mediante está opción se marcan los movimientos seleccionados como conciliados.

Desconciliar: mediante está opción se marcan los movimientos seleccionados como desconciliados.

Deshacer: devuelve el valor original de o las celdas seleccionadas.

Columnas: mediante esta opción puede seleccionar que columnas adicionales desea visualizar en la grilla en relación a los movimientos.

Las columnas posibles son:

  • Tipo movimiento: tipo de movimiento en cuestión, las opciones posibles son: ‘Comprobante’, ‘Efectivo’, ‘Cheque propio’, ‘Cheque propio rechazado’, ‘Cheque de tercero’ y ‘Cheque de tercero rechazado’.
  • Situación: se indica la situación del comprobante, si es ‘Normal’, ‘Anulado’ o un ‘Contrasiento’, como es en el caso de reversiones.
  • Tipo de cheque: se indica si el cheque es ‘Común’ o ‘Diferido’.
  • Fecha cheque: corresponde a la fecha del cheque
  • Bco.: el código Banco al cual corresponde el cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • Nombre: nombre Banco al que corresponde el cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando el tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • Suc. Bco. Emisor: sucursal del Banco emisor al que corresponde el cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando el tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • Nombre Bco. Emisor: el nombre del Banco emisor al que corresponde el cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando el tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • CP: el código postal ingresado en el cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando el tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • Retención: la Retención ingresada en el cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando el tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • Días: cantidad de días ingresado en el cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando el tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • Cód. Proveedor/Cliente: código de proveedor/cliente asociado al cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando el tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • Proveedor/Cliente: nombre de proveedor/cliente asociado al cheque detallado. Los datos de esta columna se muestran cuando el tipo de visualización es ‘Comprobante detallado’.
  • Glosa: corresponde a la glosa ingresada en el renglón del movimiento de la cuenta en conciliación.
  • Total: esta opción es de utilidad cuando se utiliza el tipo de visualización por ‘Comprobante detallado’, ya que muestra el total de que aquellos comprobantes que poseen detalle (efectivo y cheques de terceros).

Visualización: mediante esta opción podrá configurar cómo y que movimientos desea ver en la grilla.

  • Movimientos: seleccione los movimientos que desea visualizar:
    • Todos: se visualizan todos los movimientos (con y sin modificaciones).
    • Con cambios: se muestran únicamente los movimientos que poseen modificaciones.
    • Sin cambios: se muestran los movimientos que no poseen modificaciones.
  • Tipo de vista: mediante esta opción se podrá indicar que como desea visualizar los datos en la grilla de conciliación:
    • Por comprobante detallado: visualizará el detalle de aquellos comprobantes que poseen efectivo y cheques de terceros (por ejemplo: boletas de depósito), los comprobantes sin detalle (por ejemplo: egreso) y los cheques propios (por ejemplo: orden de pago).
      En este ejemplo, la boleta de depósito 000000000020/0 posee asociado tres cheques, los cuales en esta vista se visualizan en forma detallada lo que permite conciliar cada uno por separado.

    • Por comprobante: para visualizar el importe total de aquellos comprobantes compuestos por efectivo y cheques de terceros, también los comprobantes sin detalle y los registros correspondientes a cheques propios.
      Continuando con el ejemplo, en la boleta de depósito 000000000020/0 se muestra el total de ésta, pudiendo conciliar el comprobante por el importe total.

Referencias: seleccione esta opción para conocer el significado de cada color aplicado en la grilla.

  • Verde: celda modificada.
  • Amarillo: comprobantes conciliados relacionados.
  • Rojo: importe negativo.

Conciliación automática: esta opción se habilita cuando se visualiza la cartola electrónica y ejecuta una conciliación entre los movimientos de Tesorería y del extracto en forma automática.

Buscar: mediante esta opción se habilita, en el sector inferior de la grilla, un campo de búsqueda en la base a los datos de las columnas de la grillas.

Enviar a Excel: exporta a Excel la grilla en pantalla. Si existen agrupaciones, será posible indicar si visualiza todas las agrupaciones en forma expandida.

Vista preliminar: muestra el resultado que se obtendrá al imprimir la grilla en pantalla. Además, podrá modificar el estilo y el formato de impresión.

Mostrar conciliados: presione este botón para obtener la grilla de aquellos movimientos que se encuentran conciliados.

Mostrar no conciliados: presione este botón para obtener una grilla con aquellos movimientos que no se encuentran conciliados.

Extracto: mediante esta opción visualizará los datos de los extractos electrónicos importados desde el proceso de Importación de extractos electrónicos, y podrá ejecutar una conciliación previa con los movimientos de tesorería en forma automática.

Para mas información consulte ¿Cómo conciliar automáticamente?.

Pendientes: esta opción se habilita cuando se visualiza la cartola electrónica, presionándolo se muestran los movimientos que han quedado pendientes de registrar como resultado de la conciliación automática.

 

¿Cómo conciliar automáticamente?

Para conciliar automáticamente, previamente se debió importar el  archivo .csv enviado por la entidad desde el proceso Importación de cartolas electrónicas.

Seleccione las fechas de los movimientos a conciliar desde la opción cartola e indique si realiza una conciliación previa entre los registros de la cartola y los movimientos de tesorería que se visualizan en la grilla en forma automática.

Período a procesar: seleccione las fechas desde/hasta de la cartola que desea conciliar.

Datos de importación: seleccione en forma opcional de que extracto desea obtener los movimientos.
Indique si realiza una conciliación automáticamente previa. En el caso de que no seleccione un número de importación indique que tipo de configuración se tendrá en cuenta para este proceso, si la definición de columnas del formato ‘General’ o ‘Cheque’.
Se habilitará una nueva grilla donde se muestran los datos del extracto electrónico y si se ejecutó la conciliación automática, a medida que se desplaza en la grilla puede visualizar los movimientos de tesorería que fueron conciliados con los movimientos del extracto identificados con color amarillo. Debe conciliar aquellos movimientos que no tienen coincidencia con los movimientos registrados en Tesorería.
Para conciliar aquellos movimientos que quedaron pendientes, debe ingresar a la modalidad ‘Relacionar’.
Luego seleccione los comprobantes de tesorería que desea conciliar (haciendo clic sobre ellos, cuando debe seleccionar más de un movimiento debe mantener presionada la tecla <Ctrl>) y su correspondiente en la cartola. En este ejemplo conciliaremos los cheques 100 y 101 de la boleta 0000024/0 cuyo valor es de $2000,00 y $ 374,19 respectivamente ingresados en tesorería, con el «Depósito de cheques 48 hs.» de valor $2374.90:
Posteriormente, presione «Conciliar».
De esta forma los movimientos seleccionados de Tesorería y del extracto quedan conciliados y relacionados.

Para visualizar como quedaron los movimientos, debe salir del modo relación presionando nuevamente el botón «Relacionar» y posicionarse sobre el movimiento conciliado:

Al visualizar la cartola no verá aquellos valores correspondientes a comisiones bancarias, impuesto al cheque, IVA, etc., que previamente se han definido como conceptos pendientes de registrar en Definición de formato de la cartolas electrónicas. Ello le permitirá trabajar solamente con aquellos movimientos que le interesan. Si desea visualizar los registros que han quedado pendientes de registrar, presione el botón «Pendientes».

¿Cómo se comparan los movimientos?

Para la ejecución de la conciliación automática se tiene en cuenta  la configuración de columnas definida en Definición de formato de extracto electrónico en el sector Conciliación automática.

Ejemplo:

Para el caso de la definición de un archivo con formato ‘Delimitado’, el dato ‘Fecha’ de la cartola interviene en la conciliación automática buscando que sea ‘Igual’ a la fecha del comprobante de tesorería.

La misma configuración es tenida en cuenta para el resto de las columnas. En el caso de que se utilice la equivalencia  ‘Contiene’ al conciliar automáticamente se buscara que, por ejemplo, el número de comprobante de tesorería se encuentre en la columna «Nro. de comprobante» de la cartola.

  • En la conciliación no se tiene en cuenta aquellos movimientos que ya se encuentran conciliados.
  • Para los depósitos se concilia el total del comprobante o por el importe de cada cheque.

Pendientes de registrar

En el caso de aquellos registros de la cartola electrónica que deben quedar como conceptos pendientes de registrar, el sistema tendrá en cuenta lo configurado en Definición de formato de cartola electrónica en la solapa Pendientes de registrar.

 

Pendientes de registrar

En la siguiente pantalla, accederá a la actualización de conceptos existentes en la cartola y que no tiene registrados: si está reprocesando una cartola y ya existen conceptos cargados para la cuenta, el sistema los mostrará en pantalla.

Estos conceptos componen el total pendiente de registración. En general, son movimientos que el cliente de un banco conoce cuando recibe el extracto (gastos, comisiones, recargos, etc.).

Usted podrá navegar entre las dos pantallas, observando en cada una el saldo conciliado.

Fecha: es la fecha con la que se registrará la transacción.

Concepto a registrar: ingrese el código de concepto de conciliación a registrar, o selecciónelo mediante la función Buscar presionando <F7>.

D/H e Importe: indique el tipo de movimiento de la cuenta (deudor o acreedor) y el importe correspondiente en la moneda de la cuenta.

Si desea eliminar una un concepto pendiente de registrar, pulse la tecla <Supr>.

Al igual que en la pantalla anterior, aquí también se visualizan los saldos resultantes de la conciliación pero se tienen en cuenta los nuevos conceptos pendientes de registrar ingresados:

Saldo inicial: es el consignado al comenzar el proceso.

Saldo según movimientos conciliados: contiene el saldo inicial afectado por todos los movimientos que se hayan marcado como conciliados.

Total pendiente de registración: es la suma de movimientos que se encuentran pendientes de registración.

Saldo resultante de la conciliación: contiene el saldo inicial afectado por los movimientos conciliados y los pendientes de registración. Este saldo será el que se proponga para el próximo período.

Saldo final de la cartola: corresponde al importe ingresado en la pantalla anterior, al que se debería llegar.

Diferencia: corresponde a la diferencia entre el Saldo resultante de la conciliación y el Saldo final del extracto, este importe es de utilidad para identificar la diferencia entre los movimientos de tesorería y la cartola bancaria.

 

Informe

Una vez confirmado todo el proceso, el sistema emitirá un informe con el detalle de los movimientos conciliados, conceptos pendientes de registrar y los saldos resultantes.

Nota

Luego de realizar la conciliación, usted debe efectivizar los movimientos anotados como pendientes de registración, y en algún momento, reprocesar la conciliación para que pasen a ser movimientos conciliados.

Puede consultar mas información de los movimientos conciliados, no conciliados y pendientes de registrar, desde Live.

 

Múltiples formatos de extracto electrónico

Si existe más de un formato de extracto electrónico con la misma cuenta asociada, debe definir cuál de todos los formatos utilizará para esa cuenta.
Los formatos restantes deben eliminarse o bien, modificarse (para eliminar los códigos de conceptos ingresados en la solapa Pendientes de registrar). Para ello, ejecute la opción Definición de formato de extracto electrónico.
Si al eliminar un formato de extracto electrónico existe una importación de extracto asociada, deberá depurar esa importación. Para ello, ejecute la opción Depuración de extractos electrónicos.
Una cuenta sólo podrá estar asociada a un formato de extracto electrónico.

 

Conciliación de cupones (acreditación y rechazos)

Este proceso lo ayudará a registrar acreditaciones y comparar los cupones ‘Depositados’ para indicar cuáles fueron cobrados o rechazados.

Al invocar este proceso, usted podrá llevar a cabo las siguientes funciones:

  • Registrar la acreditación y/o el rechazo de los cupones, contando con  facilidades para organizar los cupones y cierres, del modo más similar a como los muestran las empresas de tarjetas en sus liquidaciones.
  • Contar con una herramienta de fácil operación, con múltiples filtros para la selección de los cupones a liquidar.
  • Generar los movimientos de tesorería que respalden la operación.
  • Listar los cupones acreditados y/o rechazados.

Este proceso cuenta con un asistente que lo ayudará a comparar los cupones pendientes de acreditar en el sistema con los informados por las empresas administradoras de tarjetas en los resúmenes de liquidación.
El sistema le propone todos los gastos estimados de cada tarjeta en un período, para comprobarlos con los informados en liquidación.
Usted puede filtrar, agrupar y ordenar la información de una manera sencilla, de acuerdo al formato de las diferentes presentaciones emitidas por cada empresa.
Una vez confirmado el estado de los cupones filtrados y los gastos correspondientes, registre la operación en el sistema, generándose los movimientos de tesorería correspondientes. Tenga en cuenta que para generar los movimientos de modo automático es necesario que el tipo de comprobante a utilizar cumpla ciertas condiciones. Para más detalle consulte ¿Cómo configurar los movimientos automáticos de Tesorería? y la Guía sobre tarjetas de crédito y débito.

 

Parámetros

Para comenzar a trabajar con la conciliación de cupones es necesario ingresar los siguientes datos:

Tarjetas: seleccione las tarjetas que desea conciliar.
En caso que usted haya chequeado el parámetro de Tesorería Genera movimientos de Tesorería automáticamente al realizar procesos de administración de cupones, tenga en cuenta que sólo podrá seleccionar tarjetas que utilicen los mismos tipos de comprobantes y cuentas de tesorería para imputar sus gastos relacionados.
Algunas administradoras de tarjetas incluyen en su liquidación todas sus marcas comerciales e inclusive unifican la información correspondiente a tarjetas de crédito y débito. Si alguna de las tarjetas con las que trabaja presenta la información de esta forma consulte el ítem ¿Cómo trabajar con plantillas?.

Fecha: puede incluir cupones teniendo en cuenta la fecha del cupón, o bien su fecha estimada de acreditación, o de depósito.
Para que el conjunto de cupones a incluir sea lo más similar al conjunto informado en la liquidación que le envía la administradora de tarjetas, recomendamos efectuar la selección por fecha estimada de acreditación.

Nro de resumen o liquidación: ingrese la fecha y número de liquidación enviado por la administradora de tarjetas. Si la información enviada por la tarjeta incluye múltiples números de liquidación ingrese uno y podrá asignar el resto desde la grilla de conciliación propiamente dicha.
Puede obviar la numeración enviada por la administradora de tarjetas y asignar una propia y correlativa, utilizando el parámetro Numeración automática de conciliación de cupones. Para mas información consulte Parámetros de Tesorería.
Para modificar o eliminar una conciliación ya registrada, ingrese la fecha y el número bajo el cual le dio ingreso al sistema, o pulse el botón «Buscar resúmenes» o <F8>.

Para más información consulte ¿Cómo modificar una conciliación? y ¿Cómo conciliar cupones pendientes de acreditar? en la Guía de implementación de tarjetas de crédito y débito.

 

Filtros para la selección

Los filtros posibles de aplicar para la selección de cupones a conciliar son los siguientes, las mismas están organizadas en distintas solapas:

Por cupones: indique un rango de números de lotes, o bien de números de cupones.

Por sucursales: seleccione las sucursales que desea incluir. Por defecto se incluyen todas las sucursales.
Para más información sobre como transferir los cupones originados en las sucursales hacia la casa central, consulte el circuito de transferencias.

Por terminales POS: puede seleccionar los cupones originados por determinadas terminales POS. Por defecto, se incluirán los de todas las terminales.

Por promociones: seleccione promociones a incluir, relacionadas con los cupones a conciliar. Por defecto se incluyen todas las promociones

Por planes: puede indicar uno o varios planes para filtrar cupones.  Por defecto se incluyen todos los planes.

Por cuentas de tarjetas: puede seleccionar cupones haciendo referencia a las cuentas de Tesorería que les dieron origen. Por defecto, se incluyen todas.

Por monedas: tenga en cuenta que puede incluir en una misma conciliación cupones generados en diversas monedas. La conciliación siempre será registrada en moneda corriente.

Será posible configurar diferentes selecciones y guardarlas para su uso posterior utilizando la opción de plantillas. Para más información consulte ¿Cómo trabajar con plantillas? en la Guía de tarjetas de crédito y débito.

 

Grilla de datos para la conciliación de cupones

La grilla de datos le muestra los cupones comprendidos dentro de los filtros seleccionados, y que se encuentran con estado ‘Depositado’.
En el caso de cupones realizados con planes que efectúan sus acreditaciones al comercio en cuotas (*), en la grilla se exhibe el importe parcial correspondiente a cada cuota.
Puede agrupar las columnas y ordenarlas según su conveniencia, para organizar la información del modo mas similar a la presentación que recibe de la empresa administradora, y guardar las diversas configuraciones para su uso posterior. Para más información consulte el tópico ¿Cómo trabajar con plantillas?.
Los cupones se presentan, por defecto, con estado ‘Acreditado’. Para más información consulte el tópico ¿Cómo conciliar cupones?.

(*) El desglose de un cupón en cuotas, si corresponde, y el cálculo de la fecha estimada de acreditación, se produce en el momento de depositar el cupón o en el cierre. Consulte el tópico Tarjetas para más información acerca de las posibles configuraciones de los Planes (en lo referente a la grilla Períodos y descuentos para la acreditación)

Las columnas que componen esta grilla son:

Terminal Pos, Lote y Cupón: son los datos que identifican al cupón, teniendo en cuenta la terminal POS desde donde fue emitido.

Plan: indica el plan bajo el cual ingresó el cupón.

Tarjeta: marca comercial de la tarjeta (en una liquidación de la empresa administradora Visa, es común que se incluyan cupones de Visa y Visa Electrón).

Fecha presentación: es la fecha en que se realizó el depósito de cupones manuales o el cierre.

Cuota: número de cuota que acredita la empresa administradora al comercio. En planes que fueron configurados con acreditación única, siempre se verá una sola cuota (de pago al comercio) para cada cupón, independientemente de que la venta haya sido realizada en varios pagos.

Importe presentado en $: indica el importe expresado en moneda corriente del total del cupón (o el importe parcial de la cuota).

Neto estimado en $: indica el importe expresado en moneda corriente del total del cupón (o el importe parcial de la cuota), descontados los gastos relacionados con la tarjeta. Es el importe que Restô estima que la tarjeta va a acreditar al comercio.
Los importes reflejados en esta columna deberían aproximarse a los importes informados por la administradora de tarjetas. Normalmente las diferencias se producen por:

  • Lotes o cupones no acreditados.
  • Cupones rechazados.
  • Diferencia entre los gastos previstos y los realmente cobrados por la administradora de tarjetas.

Para más información consulte el tópico ¿Cómo configurar los conceptos de descuento?.

Estado (A,N,R): marque en esta columna el estado real del cupón.
Por defecto se presentan todos acreditados. Puede seleccionar cupones que la administradora de tarjetas aún dejó pendientes, volviendo su estado a depositado, o marcar otros como rechazados.
Para distinguir rápidamente un estado de otro, se presentan en colores, estilo semáforo (verde los acreditados, rojo los rechazados y amarillos los que aún continúan pendientes de acreditar).
Para cambiar el estado de los cupones, cuenta con varias opciones:

  • Utilice el mouse sobre esta celda para desplegar un combo y seleccionar el estado deseado.
  • Digite sobre la celda la primera letra de cada estado (A, N o R).
  • Utilice los botones de la barra de herramientas para realizar cambios masivos de estados. Para más información consulte el tópico ¿Cómo conciliar cupones? y las opciones de la barra de herramientas.

Liquidación: por defecto se asigna a toda la conciliación el número de resumen que indicó en la solapa Parámetros.
En el caso de que el resumen enviado por la tarjeta incluya varias liquidaciones, puede asignar diferentes números a cada cupón. Para asignar un mismo número a un grupo de cupones utilice el botón «Nro. de Liquidación» en la barra de herramientas.

Promoción: esta columna se exhibe vacía si al cupón no se le asignó ninguna promoción en el momento de su generación.

Cuotas: indica la cantidad de cuotas que tomó el cliente en el momento de la compra.

Fecha de acreditación: es la fecha en la que Restô estimó se cobraría el cupón, en base a la fecha de depósito o cierre, y la parametrización efectuada en el plan de la tarjeta.
Para más datos consulte Tarjetas (en lo referente a la grilla Períodos y descuentos para la acreditación).

Opciones de la barra de herramientas

Guardar plantilla: agrupe y ordene las columnas en la grilla del modo que le resulte más acorde a la liquidación que le envía su administradora de tarjetas y seleccione «Guardar plantilla» (pulse la tecla <G> o haga clic en el botón «Guardar plantilla») para guardar la configuración y utilizarla posteriormente, seleccionándola en la pantalla de Parámetros mediante el combo Mis plantillas.
Para agrupar información, arrastre con el mouse el título de la columna hacia la barra ubicada sobre los nombres.
Para mover las columnas de lugar, arrástrelas con el mouse al lugar de su preferencia.
Indique el nombre para identificar la plantilla y marque los filtros que desea guardar. Quedarán prefijados los valores que seleccionó en el área de Filtros.

Administrar plantillas: utilice este botón «Administrar plantillas» (o pulse la tecla <P>) para cambiar el nombre a una plantilla ya existente, o eliminar plantillas que ya no desea usar.

Marcar acreditados, Marcar no acreditados, Marcar rechazados: desde los botones «Marcar acreditados», «Marcar No Acreditados» y «Marcar Rechazados» será posible seleccionar un cambio masivo de estado, marcando un grupo de cupones (*). Luego de indicar los cupones deseados, pulse en alguno de los tres botones (o presione las teclas <A> para indicar ‘Acreditados’, <N> para indicar ‘No acreditados’ o <R> para indicar ‘Rechazados’). Se exhibirá en la grilla el nuevo estado asignado.

(*) Pinte arrastrando el mouse los cupones que desea incluir en el cambio masivo de estado, o utilice la combinación de teclas <Shift + flecha abajo> para seleccionar de a uno, o <Shift + AvPag/RePag> para seleccionar en grupos).

Nro. Liquidación: al pulsar este botón «Nro de liquidación» (o la letra <l>), se exhibe una nueva ventana.
Marque un grupo de cupones (*), seleccione el botón «Nro de liquidación» y tipee en la ventana el número que desea asignar a los cupones seleccionados.  Esta opción es de utilidad cuando en un mismo resumen la tarjeta incluye varias liquidaciones.

(*) Pinte los cupones que desea incluir bajo un mismo número de liquidación, arrastrando el mouse, o utilice la combinación de teclas <Shift – flecha abajo>, para seleccionar de a uno, o <Shift – AvPag/RePag>, para seleccionar en grupos).

«Enviar a Excel» exporta a Excel la grilla en pantalla.

«Vista preliminar» muestra el resultado que se obtendrá al imprimir la grilla en pantalla. Además, podrá modificar el estilo y el formato de impresión.

 

Pantalla de gastos e impuestos

En esta solapa se proponen los gastos estimados, en base a la configuración definida para cada Tarjeta.
Será posible modificar cada ítem para que coincida con los gastos que figuran en el resumen enviado por la administradora.

Nota

Tenga en cuenta que el cálculo de gastos estimados se efectúa a valores históricos, por ejemplo, si la comisión de la tarjeta era de 3% en el momento de efectuar el cupón y luego cambió el valor de esta comisión en la parametrización de la Tarjeta a 3.5%, en el momento de conciliar ese cupón se considera para el cálculo el 3% vigente en el momento de generarlo.

Los gastos propuestos son:

Comisión: indica el porcentaje de comisión que le cobra la administradora de tarjetas por su gestión administrativa.

Ejemplo de cálculo…

  1. Cupón de $ 100, sin descuentos ni reintegros por promoción:
    Comisión definido en la Tarjeta, en solapa Datos para el comercio: 3%
    Comisión estimado: $ 100 * 3% = 3 $
  2. Cupón de $ 100, con descuento al comercio del 10% por promoción a descontar en resumen del cliente:
    Comisión definido en la Tarjeta, en solapa Datos para el comercio: 3%
    Comisión estimado: $ 100 – 10% a descontar = $ 90 * 3% = $ 2.70

Descuentos por promoción: indica el importe que la administradora le descontará al comercio por promociones aplicadas a la venta y que serán descontadas al cliente posteriormente en su resumen.

Ejemplo de cálculo…
Cupón de $ 100
Porcentaje definido en la Promoción en el sector «% a descontar» (sector Modo de reintegro / descuento): 10%
Descuento estimado: $ 100 * 10% = $10

Interés: indica el importe que le descuenta la administradora al comercio en concepto de aceleración por el pago de ventas efectuadas en cuotas.

Ejemplo de cálculo…
Se efectúa una venta, en 6 pagos.
Interés para 6 cuotas, definido en Tarjetas, solapa Datos para la venta, en el sector Tabla general para el cálculo de intereses: 1.0816
Procedimiento para estimar el interés a descontar:

  • Paso 1: se considera el total de la venta, y se le descuenta el coeficiente de interés, para calcular cuanto hubiera sido la venta si se hubiera efectuado en un pago, y no en cuotas.
    Total del cupón ($ 108.16) / Coeficiente aplicado (1.0816) = Importe de la venta en un pago ($100)
  • Paso 2: se considera el importe de la venta en un pago y se le descuenta la comisión (*).
    Importe neto en un pago =  Importe de la venta en un pago ($100) – Comisión (3%) = $ 97
    La diferencia entre lo que el comercio cobró al usuario de la tarjeta, y lo que finalmente la administradora le liquida por ese cupón es el importe que se calcula como «interés»
  • Paso 3: tomando en cuenta el importe real del cupón, se descuenta la comisión.
    Importe neto en cuotas = Importe de la venta en cuotas ($108.16) – Comisión (3%) = $ 104.92
  • Paso 4: para obtener el importe del interés estimado, se calcula la diferencia entre el neto real de la venta efectuada en cuotas y el neto que se hubiera cobrado si la venta hubiera sido en un pago.
    Interés x cupon = Importe neto en cuotas ($ 104.92) – Importe neto en un pago ($ 97) = $ 7.92

(*) Este cálculo se efectúa para inferir cuanto hubiera cobrado el comercio por ese cupón, si esa venta se hubiera efectuado en un pago. El comercio sólo actúa como un agente de retención entre el cliente  y la administradora de tarjetas, en lo que respecta al interés, por lo tanto, haya efectuado la venta en 24 cuotas, o en 1, siempre cobrará por ese cupón el importe de la venta en un pago.

Nota

Tenga en cuenta que si el cupón tiene descuentos o reintegros por promociones asociadas, afectarán al cálculo de interés.

Reintegro por promociones efectuadas en línea de caja: indica el importe que la administradora le devolverá al comercio por promociones aplicadas y que fueron descontadas al cliente en el momento de la venta.

Ejemplo de cálculo…
Cupón de $ 100
Porcentaje definido en la Promoción en el sector «% a descontar» (sectorPorcentajes de aplicación ): 25%
Importe total del cupón entregado al cliente: $ 100 – 25% = $ 75
Porcentaje definido en la Promoción en el sector «% a reintegrar» (sector Modo de reintegro / descuento): 15%
Reintegro estimado: $ 75 * 15% = $ 15

Gastos habituales: reflejan el cálculo estimado teniendo como base los conceptos de descuentos gravados, utilizando los porcentajes y los mínimos definidos en Tarjetas (sector Gastos habituales a descontar del cupón) para cada uno de estos gastos.
Puede indicar los siguientes conceptos:

  • IVA sobre la comisión: la base de cálculo utilizada es la comisión estimada.
  • IVA sobre el interés: la base de cálculo utilizada es el interés estimado.la base de cálculo utilizada es el neto estimado a cobrar.
  • Percepción de IVA: la base de cálculo utilizada es la estimada.
  • Percepción de ingresos brutos: la base de cálculo utilizada es el total marcado como cupones acreditados – la estimada – el interés estimado.[/axcond]
  • Otros impuestos: la base de cálculo utilizada es el total marcado como cupones acreditados – la estimada – el interés estimado.

Otros gastos: muestra los gastos estimados a descontar relacionados con la Tarjeta sector Otros gastos.

Para más información sobre las posibles bases de cálculo y modalidades de aplicación de cada gasto, consulte el tópico Conceptos de gastos o ¿Cómo configurar los conceptos de gastos? en la guía sobre tarjetas de crédito y débito.

 

Conceptos de gastos

Ingrese los conceptos de descuento por porcentajes, para la liquidación de tarjetas, que se utilizarán en el momento de calcular el importe a percibir por el comercio por cada cupón a acreditar.

Los datos a ingresar en la solapa Principal del proceso son los siguientes:

Código: identifica cada concepto de gasto. Su ingreso es obligatorio.

Habilitado: todo concepto de gasto que usted ingrese, por defecto, está habilitado.
Tenga en cuenta que para deshabilitar un concepto de gasto, el sistema valida que no existan tarjetas que apliquen ese concepto. En ese caso, inhabilite la relación tarjeta – concepto de gasto y luego, inhabilite el concepto.

Forma de cálculo: indique la modalidad a aplicar para el cálculo de los gastos.
Elija si aplica un porcentaje sobre la base de cálculo o bien, un importe fijo.
Como dato adicional, ingrese el porcentaje o el importe correspondiente, según la modalidad.

Datos para el cálculo: los datos a ingresar dependen de la forma de cálculo elegida.
Si usted aplica un Porcentaje sobre la base de cálculo:

  • Indique cuál es la Base de cálculo (‘Comisión’, ‘Comisión + costo’, ‘Interés’, ‘Neto del cupón’ o ‘Total del cupón’). Por defecto, el sistema propone la opción ‘Total del cupón’.
  • Ingrese el valor correspondiente al mínimo no imponible. Este dato no es obligatorio.
  • Ingrese el valor correspondiente al mínimo de retención. Su ingreso no es obligatorio.
  • En el sector con el título Aplica sobre, elija si tiene en cuenta ‘Todos los cupones’ (opción por defecto), ‘Cupones de POS’, ‘Cupones manuales’ o ‘Cupones rechazados’, o si el gasto se considera sólo en la ‘liquidación mensual’.

Si usted aplica un importe fijo para el cálculo de los gastos:

  • El sistema considera como base de cálculo, el ‘Total del cupón’. En este caso, usted no tiene posibilidad de cambiarla.
  • Ingrese el valor correspondiente al mínimo no imponible. Este dato no es obligatorio.
  • En el sector con el título Aplica sobre, elija si tiene en cuenta ‘Todos los cupones’ (opción por defecto), ‘Cupones de POS’, ‘Cupones manuales’, ‘Liquidación mensual’ o ‘Cupones rechazados’.

Condiciones para eliminar un concepto de gasto:

  • No deben existir tarjetas que apliquen el concepto de gasto a eliminar.
  • No deben existir cupones que aplicaron el concepto de gasto que intenta eliminar.
    • Si existen cupones en esa situación, el sistema solicita su confirmación para realizar el Pasaje a histórico de cupones y luego, eliminar el concepto.
    • Si usted no confirma la ejecución del pasaje a histórico, puede inhabilitar el concepto de gasto para que no sea incluido en liquidaciones posteriores.

Para más información consulte la Guía sobre tarjetas de crédito y débito.

 

Informes sobre comprobantes

Detalle de comprobantes

A través de esta opción se obtiene un listado con los comprobantes ingresados en forma detallada.

Se puede optar por dos ordenamientos: ‘Fecha contable’ o ‘Por Comprobante’ (por el número de orden de los distintos tipos de comprobante).
Si previamente configuró que integra con Contabilidad desde Herramientas para situación contable tendrá la opción de listar el detalle de las apropiaciones.

 

Seguimiento de comprobantes

Este proceso realiza el seguimiento de un comprobante en particular.

Interviene en este listado, información de los módulos Ventas, Compras / Proveedores y Tesorería.

Clasificador de cuentas

Esta herramienta le permite clasificar las cuentas de acuerdo a los criterios que desee definir.

La correcta utilización del Clasificador de cuentas resulta muy útil para la generación de informes en Restô Live.
La invocación al clasificador puede ser realizada en modo de edición (para actualizar las relaciones y jerarquías de carpetas) o simplemente en modo visualización con funcionalidad acotada a la consulta y exploración.

 

Sectores de pantalla

La pantalla se encuentra dividida en dos sectores: el izquierdo o de carpetas y el derecho o de cuentas.

Sector izquierdo (o de carpetas)
En este sector se define cada una de las carpetas que quiera crear para clasificar las cuentas.
Por defecto, se muestra la carpeta Todos (que contiene a todas las Cuentas). A partir de ésta puede agregar nuevas carpetas.
Existen dos tipos de carpetas:

  • Carpeta principal: se denomina carpeta principal a cada una de las carpetas que dependen directamente de la carpeta Todos. Es decir, son las carpetas de nivel 1 y que le dan el nombre a toda la rama que depende de ella, por ejemplo segmento de mercado.
  • Carpeta secundaria: se denomina carpeta secundaria a cada una de las carpetas que dependen directamente de una carpeta principal o de otra secundaria. Si la carpeta secundaria posee otras carpetas que dependen de ella, se la denomina carpeta intermedia.

Consideraciones para el análisis multidimensional de Tesorería
Tenga en cuenta que sólo podrá analizar la información de una sola carpeta principal por vez.
Siguiendo el ejemplo anterior, debe optar por analizar sus cuentas por tipo.

Sector derecho (o de cuentas)
En este sector se visualizan las cuentas pertenecientes a la carpeta activa.

 

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Códigos de relación

Este proceso permite crear y editar diferentes clasificaciones para aplicar posteriormente a las operaciones, de acuerdo a los criterios que desee definir.

Los comprobantes se pueden clasificar a nivel general (encabezado) como a nivel renglón. Esto permite obtener información agrupada por criterios o cualquier agrupación que sea útil para su gestión, medición o seguimiento.
Al ingresar un comprobante puede asociarle un:

  • Código de cliente.
  • Código de proveedor.
  • Número de legajo.
  • Código de relación.

Este último valor es de libre definición y le permite definir codificaciones de acuerdo a sus necesidades.

Códigos de operación

Los códigos de operación permiten asignar una clasificación a los movimientos de cada cuenta, y proponer glosas automáticas durante el ingreso de comprobantes.

Estos códigos son de uso opcional.
Usted tiene la posibilidad de emitir informes para analizar movimientos de cuentas agrupados por código de operación.
Los datos asociados a un código de operación son:

Código: dos dígitos alfanuméricos.

Tipo de cuenta: este campo permite indicar qué tipo de cuenta puede utilizar este código de operación (bancos ‘B’, cartera ‘C’, otras ‘O’, tarjeta ‘T’ o todas en general ‘G’).

Glosa: ingrese la glosa habitual asociada al código de operación. Esta glosa será tomada por defecto al utilizar cada código y podrá ser modificada en ese momento.

Sugerimos, para cuentas bancarias, utilizar códigos similares a los que se indican en los extractos para facilitar la búsqueda de movimientos.

Cierre de caja

A través de este proceso es posible ejecutar cierres con la finalidad de realizar un control de las operaciones efectuadas.

La fecha de un comprobante carece de relevancia, ya que a fines del cierre, cada comprobante formará parte del próximo cierre que se realice luego de haber sido ingresado.

Importante

Cada cierre incluye la totalidad de las operaciones ingresadas a partir del cierre anterior y hasta el momento en que se ejecuta.

Importante

Si se hacen cargas por correcciones a un cierre, afectarán al próximo.

Más información:
  • El cierre puede efectuarse con cualquier frecuencia incluso varias veces por día, pero tenga en cuenta que una vez realizado, la información listada no puede reproducirse.
  • Mediante otros informes usted podrá ver toda la información de las operaciones, la diferencia es que aquí se preparan automáticamente con los comprobantes no cerrados y siguiendo un formato específico.

Es posible consultar el estado actual de la caja, visualizando toda la información que se incluiría si se efectuara el Cierre de Caja en un momento determinado. Para más información, consulte el proceso Resumen de Caja.

 

Cuentas de tipo ‘Otras’

Para las cuentas de tipo ‘Otras’ de Tesorería hay un tratamiento especial, por ser las cuentas que representan la caja propiamente dicha.
Para estas cuentas, los saldos resultantes en un cierre son almacenados en un archivo al que tiene acceso un usuario autorizado. Estos saldos son tomados como apertura de estas cuentas en el próximo cierre que se realice.
Mediante el proceso Apertura de Caja se podrán modificar los saldos, para reflejar el valor con el que abren estas cuentas, a efectos del próximo cierre. Tenga en cuenta que fuera del cierre, estas cuentas guardan un saldo contable, el que no se ve afectado por estas aperturas ya que son sólo con motivo del arqueo de caja.

Ejemplo…
Supongamos que la cuenta Caja cerró con $1.000.- y luego, se deja cambio sólo por $100.-
Contablemente, la caja de la empresa se encuentra en $1.000 pero para el próximo arqueo, se considerarán $100 más los movimientos nuevos.
Esto se implementa inicializando la caja sólo con $100 mediante el proceso Apertura de Caja.
Otra opción sería realizar un movimiento de transferencia, entonces no hay necesidad de manejar una apertura para el arqueo, ya que el saldo fue disminuido mediante un movimiento entre cuentas. Este movimiento formará parte del próximo cierre.
Cabe aclarar que, al no ser posible reproducir un cierre ya realizado, puede ser de utilidad efectuar la impresión de los informes en archivos (destino de impresión) y de esa manera, realizar varias impresiones posteriores o almacenar detalles de varios cierres realizados.

Otra opción para imprimir los listados incluidos en el Cierre de caja, sin necesidad de confirmarlo, es consultar el Resumen de caja.

 

Informes que brinda el cierre de caja

Al ejecutar un cierre, se genera una serie de informes opcionales.
Configure el modo en que desea ver el Arqueo y los informes adicionales que son de su interés. Esta selección queda ya establecida en el sistema, para los próximos cierres a realizar, donde los parámetros de configuración pueden ser diferentes en cada terminal. Es posible modificarlos toda vez que sea necesario.
Indique, en el pie de la pantalla, si desea que en los listados donde se informan saldos de cuentas de tesorería (arqueo y listado de Cuentas de Tesorería) se incluya el saldo de Arrastre (saldo de la cuenta en el momento de la apertura).

Listado de comprobantes
Incluye un renglón por cada comprobante que forma parte del cierre, detallando: número interno, fecha y hora de ingreso, usuario, tipo y número de comprobante, clase, total en moneda corriente y extranjera y cotización.
Al pie del listado, se totaliza la cantidad de comprobantes por cada tipo de comprobante y la cantidad total de comprobantes procesados.

Listado de cuentas de Tesorería
Este listado confecciona para cada cuenta de tipo ‘Otras’ (de Tesorería), una planilla detallando los ingresos y egresos realizados sobre la cuenta, acompañados por el tipo y número de comprobante que los generó. Cada cuenta se exhibe en su moneda de origen.
Marque la opción Considerar saldo de arrastre al listar cuentas de Tesorería si desea incluir el saldo de apertura de las cuentas consideradas en el informe.

Listado de cheques en cartera
Incluye los cheques de terceros que se encuentran en cartera en el momento del cierre, siempre y cuando el estado ‘Cartera’ haya sido generado en el lapso que se está cerrando.
Esto significa que no se incluyen cheques que estén en cartera y que fueron recibidos durante un período correspondiente a un cierre anterior. Se totalizan importes y cantidad de cheques.

Listado de cheques aplicados
Incluye los cheques de terceros que se encuentran aplicados en el momento del cierre, siempre y cuando el estado haya sido generado en el lapso que se está cerrando. Se totalizan importes y cantidad de cheques.

Listado de cheques rechazados
Incluye los cheques de terceros que se encuentran rechazados en el momento del cierre, siempre y cuando el estado haya sido generado en el período que se está cerrando. Se totalizan importes.

Listado de cheques anulados
Incluye los cheques de terceros que se encuentran anulados en el momento del cierre, siempre y cuando el estado haya sido generado en el lapso que se está cerrando, es decir que el comprobante de reversión está incluido en el cierre. Se totalizan importes.

Listado de cupones
Incluye los cupones que fueron generados por los comprobantes incluidos en el cierre. Se obtiene una planilla para cada código de tarjeta y para cada cuenta, con los cupones asociados. Se totalizan importes y cantidad de cupones por tarjeta y cuenta.

Listado de movimientos bancarios
Incluye un resumen de las operaciones realizadas con cuentas de tipo Banco.

Arqueo
Este informe incluye:

  • Un resumen general para el arqueo de caja con la siguiente información:
    • Cuentas de tipo ‘Otras’ (de Tesorería) con el saldo al cierre. El saldo al cierre será la resultante del saldo de apertura + ingresos + egresos, siempre que usted seleccione la opción Considerar saldo de arrastre al listar cuentas de tesorería en la pantalla de configuración del Cierre de Caja.
    • Cuentas de tipo ‘Cartera’ con cantidad y total de cheques en cartera generados en el período.
    • Cuentas de tipo ‘Tarjeta’ con cantidad y total de cupones generados en el período.
  • Un arqueo de caja agrupado por monedas, que es la resultante de la suma de todas las cuentas de tipo ‘Otras’ (de Tesorería), incluidas en el informe que se lista arriba, pertenecientes a una misma moneda.

Es posible configurar, además, el modo de impresión y datos adicionales a incluir en el Arqueo de caja, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Formato de impresión: seleccione ‘Ticket’, si prefiere obtener el informe en un formato reducido que pueda imprimirse en un controlador fiscal.

Nota
Al seleccionar el formato de impresión ‘Ticket’, no será posible obtener ninguno de los listados agrupados bajo el título «Informes adicionales».

Para imprimir el informe, ya sea en una impresora común o en impresoras fiscales de facturas (80 columnas), tilde la opción ‘Impresora’.

Imprime cuentas de tarjeta agrupada por entidad: marque esta opción para mostrar el total agrupado de todas las cuentas de Tesorería de tipo ‘Tarjetas’, relacionadas a un mismo código de tarjeta.

Incluye detalle de operaciones efectuadas: esta opción le permite incluir, de modo adicional al Arqueo de caja, información de las operaciones realizadas en el sistema, presentándolas agrupadas por ‘Ventas’, ‘Compras’ y ‘Tesorería’.
Se informa además, la cantidad de comprobantes que intervinieron desde el último cierre, indicando primer y último número de los comprobantes y los talonarios utilizados (para los comprobantes de ventas).

Indique mediante los siguientes parámetros que nivel de detalle precisa para la obtención de este informe:

Resumido por tipo de operación: marque esta opción para obtener sólo totales generales de las operaciones (ventas, cobranzas, compras, pagos, ingresos y egresos de fondos) efectuadas desde el último cierre de caja.

Detallado por tipo de comprobantes: al seleccionar esta opción obtendrá, además de los totales detallados arriba, información agrupada por cada tipo de comprobante utilizado. Ejemplo: dentro del grupo ‘Ventas’, podrá ver cuanto corresponde a facturas, cuanto a notas de débito, y cuanto a notas de crédito).

Detalla medios de pago / cobro: utilice este parámetro para visualizar, dentro de cada tipo de operación / comprobante, el total correspondiente a cada medio de pago.
En el caso de haber efectuado cobros / pagos en diferentes monedas, se informarán los totales por cada tipo de comprobante, expresados en su moneda de origen.
En el caso de los totales generales, estos se informan reexpresados en moneda corriente.

Consideraciones a tener en cuenta:

En el momento de obtener este informe, tenga en cuenta lo siguiente:

  • En el caso de que usted haya instalado la versión 9.20.001 sin haber realizado previamente un Cierre de Caja, es posible que los comprobantes de ventas y compras efectuados en cuenta corriente no estén incluidos en la información que presenta el Detalle de Operaciones. Esta situación se normalizará a partir del próximo cierre de caja.
  • En el informe Detalle de operaciones, dentro de los grupos ‘Con clientes’ y ‘Con proveedores’ se incluyen, además de comprobantes de contado (con relación a Tesorería), comprobantes efectuados en cuenta corriente, por lo que el total de operaciones informado puede llegar a diferir del total de operaciones del listado de comprobantes, donde sólo se listan los comprobantes relacionados con Tesorería.
  • Tanto los comprobantes emitidos, como sus reversiones, se incluyen en el informe.
    Tenga en cuenta: los comprobantes de cuenta corriente que hayan sido anulados no se tienen en cuenta en este informe, ya que no cuentan con movimientos de reversión asociados.»]
  • En el reporte Rango de números utilizados, donde se informa la cantidad de comprobantes efectuados por talonario o por tipo de comprobantes de tesorería, no se incluyen los comprobantes de contado que fueron revertidos, lo que puede provocar diferencias entre esta información, y los totales por comprobantes que figuran en el Detalle de operaciones.
  • En el Detalle de Operaciones es posible que figuren algunos totales de importes con valor cero, a pesar de informarse una cierta cantidad de comprobantes efectuados. Esto puede deberse a tres situaciones:
    • Todos los comprobantes agrupados fueron revertidos
    • Se trata de comprobantes que indican una operación de movimiento de valores entre distintas cuentas de tesorería, por ejemplo, boletas de depósito. En este caso, el mismo importe que saldría de Valores en Cartera, ingresaría a Bancos.
      Si desea ver el detalle del movimiento, solicite el informe utilizando las opciones Detallado por tipo de comprobante y Detalla medios de pago / cobro.
    • Usted configuró cuentas que no son propias de Tesorería, utilizando este atributo (por ejemplo: cuenta deudores por ventas, fue configurada como cuenta de Tesorería). Esta modalidad provocaría que las cuentas de tesorería queden compensadas por su contracuenta, arrojando un resultado nulo.
  • Tenga en cuenta que la cotización informada tanto en el Arqueo de cuentas de tesorería, como en el Arqueo por monedas (efectivo), es la última cotización utilizada en el sistema. Por lo tanto, si usted desea cotejar los distintos totales de efectivo brindados en este informe (por ejemplo, el total de efectivo informado en el Detalle de Operaciones, contra el total de los saldos del Arqueo por Monedas), es posible que surjan diferencias, ya que los totales por comprobantes, son informados a valores históricos.

Cierre

Este proceso tiene como objetivo realizar las siguientes acciones: permite el cierre, cuando se trabaja con ‘POS no integrado’, y genera los movimientos de tesorería que respalden la operación.

Características generales:

  • Si trabaja con ‘POS no integrado’ realice primero el cierre en la terminal POS y a continuación ingrese al proceso y seleccione la terminal POS, los lotes involucrados, la fecha y la hora de cierre (1) en la que realmente se realizó el cierre. Estos datos son relevantes para minimizar las diferencias cuando se efectúa la Conciliación de cupones.
  • Una vez ejecutado este proceso los cupones pasan a tener el estado ‘depositado’ y quedan disponibles para ser consultados desde la Conciliación de cupones. Se actualiza, también, la fecha estimada de acreditación.
  • Una vez efectuado el cierre, se generan en forma automática, los movimientos de comprobantes de tesorería correspondientes. Para esto, se cuenta con datos parametrizados en cada tarjeta. Si usted asignó el mismo tipo de comprobante para todas las tarjetas involucradas en el cierre, se generará un único movimiento de Tesorería. Tenga en cuenta que para generar los movimientos de modo automático, es necesario que el tipo de comprobante a utilizar cumpla ciertas condiciones. Para más detalle consulte ¿Cómo configurar los movimientos automáticos de Tesorería?
  • Si corresponde, se emiten los comprobantes generados.

Si al finalizar este proceso, el sistema detecta que hay cupones manuales pendientes de depositar, le avisará de la situación y podrá acceder al proceso Depósito de cupones manuales.

(1) La hora de cierre que usted ingresa en este momento, se compara con la hora de cierre definida para cada tarjeta. En el caso que sea mayor, se agregará un día a la fecha estimada de acreditación.

Para más información consulte la Guía sobre tarjetas de crédito y débito

 

Informes sobre auditoría

Comprobantes ingresados

Este proceso permite aplicar distintos ordenamientos para obtener una lista de comprobantes ingresados.

Todas las opciones incluyen los datos más importantes de cada comprobante y además, información relacionada con el momento de ingreso.
Puede listar todos los comprobantes comprendidos en el rango ingresado o bien, considerar sólo aquellos cuya fecha contable difiere de la fecha de ingreso.

Opciones para emitir el listado
A continuación, se detalla cada una de las opciones disponibles para la emisión del listado.

Por fecha de ingreso:
Indique un rango de fechas de ingreso de comprobantes, es decir, las fechas en las que fueron registrados por usted.

Por fecha contable:
Ingrese un rango de fechas de comprobante, es decir, las fechas consignadas como fechas de las operaciones.

Por número interno de operación:
Ingrese un rango de números internos.

Por tipo de comprobante:
Ingrese un rango de tipos de comprobante y un rango de fechas de ingreso de comprobantes, es decir, las fechas en las que fueron registrados por usted.

Por clase:
Ingrese un rango de clases de comprobante y un rango de fechas de ingreso de comprobantes.

Por usuario:
En este caso, se solicita un rango de usuarios (nombres definidos en el Administrador de usuarios) y un rango de fechas de ingreso de comprobantes.

 

Comprobantes revertidos

Este proceso permite obtener un listado de aquellos comprobantes que fueron revertidos; es decir, para los que se realizaron los contraasientos correspondientes mediante el proceso Reversión de comprobantes.

El listado incluye los datos de cada comprobante revertido y los de su comprobante de reversión; indicando de cada reversión, el nombre del usuario y la hora.

 

Mayor

Este proceso emite un listado con los movimientos por cuenta, en base a las fechas de ingreso.

Se diferencia del mayor contable dado que en éste se toma la fecha del comprobante.
Se obtiene un listado con los movimientos de cada cuenta, incluyendo usuario y hora.
El mayor de cada cuenta se confecciona en la moneda de la cuenta seleccionada.

 

Cheques de terceros

Este informe presenta un detalle de todos los comprobantes que afectaron el subestado de cheques de terceros con estado ‘Aplicado’, ‘Cartera’ y ‘Rechazado’.

Es posible emitir este listado ordenado por ‘Cliente y estado’, ‘Cliente y fecha’, ‘Número interno’ o por ‘Fecha del movimiento’.

 

Cierres realizados

Este proceso lista la secuencia de cierres realizados entre dos fechas ingresadas.

Se informa de cada cierre, la fecha y hora, usuario, y el rango de números internos de comprobantes involucrados.

 

Auditoria de importación de Ventas Restô

Este proceso emite un listado con la relación entre el comprobante de Restô y el comprobante de tesorería. El mismo es de utilidad para aquellos casos en que es necesario modificar algún comprobante recibido del módulo Ventas Restô.

Es posible emitir esta auditoria por fecha contable o por fecha de importación.
Por fecha contable el sistema solicita que ingrese el rango de fechas de comprobantes a incluir.
Por fecha de importación el sistema solicita que ingrese el rango de fechas de importación.

Detalla cuentas: es posible incluir para cada comprobante, el detalle de las cuentas afectadas.

Detalla imputación a nivel cuenta: active este parámetro para incluir en el informe por cada cuenta: el detalle de la cuenta de Restô, el comprobante original y su fecha.
Este parámetro no estará habilitado si usted no detalla cuentas.

 

Numeración de comprobantes

Esta opción emite un listado para el control de los números de comprobante registrados en el módulo Tesorería.

Para cada tipo de comprobante se detallan los rangos correlativos; los casos donde hay una interrupción en la numeración y además, si un número de comprobante fue utilizado más de una vez, variando el número de barra (dos dígitos adicionales).
Usted analizará si el salto de numeración es lógico (utilización de diferentes talonarios, comprobantes que no se manejan en forma estrictamente correlativa, etc.) o si se debe a una registración incorrecta por parte del operador.

Verificación de facturas contado de Ventas
Las facturas contado de Ventas se registran en Tesorería con el tipo especial ‘FAC’. Si la empresa factura también en cuenta corriente, se observarán necesariamente interrupciones en la numeración, ya que las facturas de cuenta corriente no se registran en el módulo Tesorería.
Para este caso en particular, se agrega un parámetro especial por el que se indica que el sistema controle si los números faltantes corresponden a facturas de cuenta corriente o son números también inexistentes en Ventas.

Chequeras

Este proceso permite definir las chequeras utilizadas para cada cuenta corriente bancaria y la numeración de cheques habilitados de cada una de ellas.

Usted puede ingresar nuevas chequeras, actualizar numeraciones o eliminar chequeras.

Tenga en cuenta:
  •  Cada cuenta puede tener asociadas varias chequeras.
  • El número de cheque es de 11 dígitos, no obstante, no es obligatorio el ingreso de números completos. Utilice la cantidad de dígitos que considere necesario, tenga en cuenta que un número de cheque de una misma chequera no puede repetirse.
  • El uso de varias chequeras para una cuenta bancaria se justifica cuando usted se maneja físicamente con más de una chequera en forma simultánea; o bien, cuando se corre el riesgo de duplicar números de cheque (la identificación de un cheque se basa en el número de chequera más el número de cheque). En general, puede darse una duplicación por no utilizar números completos, ya que las terminaciones de los números de cheque se repiten con frecuencia.

Desde el campo Cuentas acceda al buscador pulsando la tecla <F7> o haciendo click en el botón «…».
Utilice esta modalidad de búsqueda cuando necesite aplicar un criterio de selección determinado, por ejemplo: por código de banco, por cuenta asociada, etc.

Nota

Tenga en cuenta que se selecciona un cheque a la vez.

Es posible cambiar el criterio de búsqueda por cada cheque.
Los campos a definir son:

Cuenta: ingrese el código de cuenta correspondiente a la cuenta corriente bancaria o bien a una cuenta de cheques diferidos. Acceda al buscador de cuentas pulsando la tecla <F7> o haciendo clic en el botón «…».
Ingresado el código, si ya existen chequeras definidas para la cuenta, se las visualizarán en pantalla.
Los datos asociados a una chequera son:

  • Número de Chequera: es el número que identifica la chequera. Para una misma cuenta, este número no puede repetirse.
    Si desea eliminar una chequera, pulse la tecla <Supr> (o <Del>). El sistema valida que no esté utilizada por los cheques que se encuentran emitidos, salvo que esos cheques hayan sido pasados a archivo histórico.
  • Primer número habilitado y Último número habilitado: indique el primer y último número habilitado para la chequera.
  • Próximo número habilitado: este número es el que se tomará por defecto al emitir un nuevo cheque.

Anulación de lotes contables generados

Si usted generó un lote de exportación, mediante el proceso Exportación de asientos contables de Tesorería, los comprobantes intervinientes quedarán con el asiento exportado. Mediante este proceso es posible revertir esa situación, volviendo esos comprobantes al estado anterior y liberándolos para futuras exportaciones.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad Pro, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos Generales.

Modalidad de selección: elija uno de los siguientes criterios:

  • Por número de lote de exportación: se solicita el número de lote de exportación a procesar..
  • Por datos de la generación si elige esta modalidad, ingrese la fecha, el usuario y/o terminal..

Desde el botón «Obtener lotes de exportación» usted obtendrá los lotes generados en la exportación de asientos, según los parámetros seleccionados.
La grilla de lotes de exportación se completará automáticamente al cliquear el botón «Obtener lotes de exportación».

Seleccione los lotes que desea anular y presione el botón «Aceptar».

 

Apertura de caja

Este proceso está directamente relacionado con el de Cierre de caja. Su finalidad es establecer valores de apertura para las cuentas de tipo ‘Otras’ de Tesorería sin necesidad de trabajar con cuentas puente para el retiro de valores; ya que en general, el saldo contable de una caja se mantiene con el valor real y en la práctica, para realizar el arqueo se la inicializa con el valor físico que contiene.

Al invocar este proceso, se presenta una pantalla donde se exhiben las cuentas de tipo ‘Otras’ de Tesorería que intervinieron en el último cierre realizado.
Antes de realizar el primer cierre o si todos los comprobantes han pasado a archivos históricos, esta pantalla se presenta vacía.
Cada renglón de la pantalla contiene los siguientes datos:

Cuenta: indica el código y descripción de las cuentas de tipo ‘Otras’ de Tesorería que tuvieron movimientos en el último cierre realizado (luego veremos que pueden agregarse nuevas cuentas).

Apertura anterior: es el saldo con el que se abrió la cuenta en el último cierre realizado, se trata de un dato meramente informativo.

Último Cierre: contiene el saldo del último arqueo realizado (apertura + ingresos – egresos).

Nueva apertura: contendrá el saldo con el que se inicializa la cuenta a efectos del próximo cierre. Por defecto, se repite el saldo al último cierre realizado y puede modificarse para indicar el nuevo saldo de apertura.
Cuando realice el próximo cierre, este valor se exhibe como apertura.

Invoque el comando Actualizar para realizar las siguientes modificaciones:

  • Modificar el valor del campo Nueva apertura.
  • Agregar nuevas cuentas de tipo ‘Otras’ de Tesorería e indicar el valor de la nueva apertura. Si una cuenta no tuvo movimientos en el cierre anterior, no figura en la pantalla; si se la va a utilizar, se la inicializará aquí.
Nota

Las cuentas que no tengan un saldo de apertura en este archivo comenzarán con saldo «cero» en el próximo cierre.

Actualización global de cuentas de Tesorería

Mediante este proceso usted puede actualizar en forma masiva la parametrización contable de cuentas de Tesorería, cuenta contable y apropiaciones, seleccionando una o varias cuentas de Tesorería de similares características para la generación de asientos.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos Generales.

 

Parámetros:

Modalidad de actualización: seleccione la modalidad de actualización a aplicar. Las opciones posibles son: ‘Agregar’, ‘Eliminar’ o ‘Reemplazar’ la parametrización contable de las cuentas de Tesorería seleccionadas.

Cuentas y apropiaciones: seleccione la cuenta contable y/o tipos de auxiliares de la cuenta de Tesorería.

Seleccionador de cuentas de Tesorería: es posible procesar todas las cuentas de Tesorería o bien, elegirlos en base a un criterio de selección.

 

Consideraciones del proceso

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

Agregar:

  • Si las cuentas de Tesorería seleccionadas no están dadas de alta en el proceso Cuentas de Tesorería significa que no poseen apropiaciones ni una cuenta contable relacionada, entonces el proceso agrega el nuevo registro con su cuenta contable y sus apropiaciones, que es la configuración seleccionada en pantalla.
  • Si las cuentas de Tesorería seleccionadas poseen la misma cuenta contable pero no las apropiaciones, agrega sólo las apropiaciones.
  • Si las cuentas de Tesorería seleccionadas poseen otra cuenta contable, el proceso no agrega ninguna información ya que no encuentra coincidencias.

Eliminar:

  • Si las cuentas de Tesorería seleccionadas no están dados de alta en el proceso Cuentas de Tesorería significa que no poseen apropiaciones ni una cuenta contable relacionada, entonces el proceso no realiza modificaciones.
  • Si en la configuración contable seleccionada por pantalla se elige una cuenta contable y apropiaciones, para poder realizar la eliminación, las cuentas de Tesorería deben coincidir con la cuenta contable y apropiaciones. En este caso sólo se eliminan las apropiaciones.
  • Si en la configuración contable seleccionada por pantalla se elige una cuenta contable pero no se eligen apropiaciones, para poder realizar la eliminación, las cuentas de Tesorería deben coincidir con la cuenta contable tengan o no apropiaciones. En este caso elimina la cuenta contable y/o apropiaciones.
  • Si las cuentas de Tesorería seleccionadas poseen otra cuenta contable, el proceso no eliminará información ya que no encontrará coincidencias.

Reemplazar: si selecciona esta modalidad el proceso elimina la información sin aplicar ningún filtro, y luego agrega la parametrización seleccionada en pantalla para todas las cuentas de Tesorería seleccionadas.

Agrupaciones

Las cuentas pueden ser agrupadas en conjuntos a los que llamamos agrupaciones de tesorería. Las agrupaciones son de suma utilidad para los informes del módulo, el análisis multidimensional, los modelos de Cash Flow, etc.

Este proceso permite actualizar, consultar o listar los tipos de agrupación que se deseen aplicar sobre las cuentas. Por ejemplo: distintos tipos de deudores y acreedores, bancos, caja, centros de gasto, sucursales, etc.

Nota

Las cuentas se asignan a agrupaciones en el proceso Actualización de Cuentas.

Si trata de eliminar un tipo de agrupación que posee cuentas asignadas, el sistema dará un mensaje. Si confirma la eliminación, la agrupación es eliminada y las cuentas asignadas a ella quedan sin agrupación.

Ayudas sobre Tesorería

Ha sido diseñado en el marco de la integración total de Restô, para llevar una pormenorizada administración de los fondos o valores de la empresa, con su correspondiente registración contable.

Este módulo permite administrar, con el máximo detalle, todas las operaciones relacionadas con dinero, cheques y otros valores, facilitando la gestión financiera de la empresa. En suma, es el complemento eficaz para la administración y gestión empresaria.
Por vía de la integración, Tesorería permite:

  • Administrar cobranzas, pagos, ingreso y egreso de cheques y diversas carteras de valores.
  • Manejar todo tipo de cuentas y movimientos bancarios, incluyendo un proceso de conciliación automática.
  • El seguimiento de cheques, desde su ingreso hasta su acreditación.
  • Brindar proyecciones sobre posiciones de cuentas bancarias.
  • Un seguimiento detallado de cada operación por medio de numerosos informes.

Dada la estructura versátil del sistema, puede ser utilizado para la administración y gestión de otras cuentas que quieran llevarse con un seguimiento pormenorizado de sus transacciones, a nivel de comprobante, como por ejemplo bienes de cambio, bienes de uso, cuentas de deudores y acreedores, entre otras, a manera de un completo subdiario auxiliar de registración contable detallada.

Consideraciones generales
Para implementar el módulo Tesorería es importante la correcta definición de los parámetros generales y archivos maestros.
Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de su empresa o comercio.

Parámetros
Un parámetro es un dato que influye en el comportamiento del sistema.
Si se implementan varios módulos, y por ser Restô un sistema integrado, en algunos casos los parámetros influyen en el resto de los módulos.

 

Características generales

A continuación, realizamos una breve descripción de los archivos y procesos que componen el módulo.

Archivos
Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema (cuentas de tesorería, tipos de comprobantes, agrupaciones de cuentas, etc.).
Una vez definidos estos datos, usted puede comenzar a operar con el sistema, ingresando los movimientos de ingreso y egreso de fondos.

Comprobantes
Abarca la registración de las operaciones relacionadas a movimientos de Tesorería (ingreso, modificación y reversión; transferencia de cheques diferidos a banco; registración de valores centralizados; modificación de cheques propios, de cheques de terceros y de cupones; impresión de cheques y generación de egreso de valores).

Procesos Periódicos
Abarca procesos que corresponden a funciones de cierta periodicidad, como las generaciones y exportación de asientos contables, la administración de cajas y de tarjetas, la conciliación de cuentas, el pasaje a histórico de la información (comprobantes, cheques y cupones); el pasaje a Contabilidad y las operaciones con Ventas Restô.

Informes
Concentra una amplia gama de reportes (orientados a la impresión) con información completa de saldos, movimientos, cheques y cupones e informes de auditoría.

Consultas
Desde el menú principal acceda a las consultas de Restô Live, preparadas para el módulo Tesorería.

Análisis Multidimensional
Abarca la generación de información en formato multidimensional y la integración automática con tablas dinámicas de Excel.

 

Definiciones propias de Tesorería

Clasificación de transacciones y cuentas

  • Existen nueve clases predefinidas que identifican el tipo de transacción. Todos los comprobantes que se ingresen se asociarán a una clase.
  • Las cuentas pueden ser de cuatro tipos: ‘Cartera’, ‘Bancos’, ‘Tarjeta’ y ‘Otras’.

Las validaciones son diferentes para cada clase, ya que cada una representa un tipo de transacción y los datos se adecuan al tipo que corresponda. La clase determina el comportamiento de las cuentas y los datos a ingresar en cada caso.

Clases de transacción

Clase Descripción
1 Cobros
2 Pagos
3 Depósitos
4 Otros movimientos de bancos y carteras
5 Rechazos de cheques propios
6 Rechazos de cheques de terceros
7 Otros movimientos
8 Transferencia de cheques diferidos a banco
9 Transferencia entre carteras

Estados de los cheques

Los cheques que se generan mediante las operaciones realizadas tienen un estado inicial. A medida que sean referenciados en nuevas operaciones, su estado se transforma para representar la situación del cheque.

Los estados de los cheques varían siempre respetando el orden lógico, es decir que todo cheque de tercero comienza estando en cartera, y luego sólo podrá aplicarse a un pago o depositarse. Solamente si se aplicó se podrá indicar que fue rechazado.

Estados posibles de un cheque de tercero

Estado Tipo de Aplicación
C: En Cartera
A: Aplicado D: Depositado
P: Entregado por pagos
O: Canje o entrega
R: Rechazado
X: Anulado (reversión comprobante de origen)

Estados posibles de un cheque propio

Los cheques propios tienen un estado inicial. A medida que sean referenciados en nuevas operaciones, su estado cambiará de manera automática para representar la situación actual del cheque.

Este cambio de estado sigue un orden lógico, de acuerdo a las operaciones propias del circuito de cheques propios.

Estado:
E: Emitido
D: Diferido
R: Rechazado
X: Anulado (por la reversión comprobante de origen o bien, por la inhabilitación del número de cheque).

Subestados de los cheques de terceros

El sistema permite asignar a los cheques de terceros con estado ‘Aplicado’, ‘En Cartera’ o ‘Rechazado’, una clasificación adicional al estado para reflejar con mayor precisión la situación real del cheque.

¿Qué son los subestados de cheques?

El sistema maneja 4 estados básicos para los cheques de terceros que son: ‘Cartera’, ‘Aplicado’, ‘Rechazado’ y ‘Anulado’.

Los subestados le permiten indicar cuál es la situación o etapa de la gestión administrativa en la que se encuentran los cheques con estado ‘Aplicado’, ‘Cartera’ o ‘Rechazado’. Tesorería mantiene un historial con los cambios de subestado realizados a cada cheque. En general, el primer subestado o clasificación se origina con la aplicación de un cheque en cartera o con el rechazo o protesto de un cheque aplicado.

El sistema también le permite asignar un subestado a los cheques que ingresan a su cartera.

Ejemplos de subestados para cheques que pasan de cartera a aplicado

Motivo de aplicación Subestado
Depósito Depositado OK
Canje Canjeado por otro valor
Cobro Canjeado en efectivo
Inconvenientes para depósito Reclamo administración
Problemas con la cuenta Gestión Judicial
Imposibilidad de cobro Incobrable

Algunos ejemplos de subestados para cheques que pasan de aplicado a rechazado son:

Motivo de rechazo o protesto Subestado
Rechazo de un banco Rechazo bancario a gestionar
Rechazo de un proveedor Rechazo a gestionar

Una vez que un cheque se encuentra aplicado o rechazado puede ocurrir que usted necesite reflejar en qué situación se encuentra.

Un cheque rechazado puede estar actualmente en gestión judicial, luego de haber pasado por varias instancias de reclamo o negociación.

Fecha Hora Comprobante Estado Subestado
02/02/2019 13:25 DEP XXXXXXXXXX A Depositado OK
04/02/2019 10:20 RCT XXXXXXXXXX R Rechazos a reclamar
04/02/2019 15:56 RCT XXXXXXXXXX R Primer reclamo
12/02/2019 16:44 RCT XXXXXXXXXX R Segundo reclamo
20/04/2019 10:12 RCT XXXXXXXXXX R Gestión Judicial

Implementación y uso de subestados para el seguimiento de cheques de terceros

Recomendamos leer las consideraciones que detallamos a continuación. Tenga en cuenta que la utilización de subestados no es obligatoria.

Los cheques en cartera, aplicados o rechazados sin subestado asignado se presentarán con este dato en blanco en los informes y consultas del sistema.

Definiciones y parametrización

Habilitar parámetro general

Si desea utilizar subestados, debe activar el parámetro Asigna Subestados a los Cheques de Terceros desde el proceso Parámetros de Tesorería.

Definir códigos de subestados para cheques con estado ‘Aplicado’, ‘Cartera’ y ‘Rechazado’

Mediante el proceso Subestados de Cheques de Terceros defina cuáles son las situaciones o instancias que necesita clasificar. Defina una serie de códigos válidos para cheques aplicados, otra para cheques rechazados y si es necesario, un grupo propio para los cheques en cartera.

Para optimizar los reportes que utilizan subestados, defina los códigos de manera que le sea útil aplicar rangos de tipo Desde / Hasta dentro de cada estado.

Estado Subestado Por Defecto
A 1 Depositado S
A 2 Pago a proveedores N
A 3 Cheques a canjear N
A 4 Canjeado N
A 5 Reclamar N
A 6 Gestión Judicial N
R 1 Rechazos a reclamar S
R 2 Gestión Judicial N

Para cada uno de los estados habilitados, puede indicar cuál es el subestado «por defecto».

Esta parametrización entrará en juego en combinación con la que se detalla en el proceso de definición de Subestados por Cuenta, en base a prioridades explicadas en el siguiente punto.

Definir códigos automáticos (por defecto)

El proceso Subestados por Cuenta permite definir cuales serán los códigos de subestado sugeridos, en forma automática, cuando se apliquen o rechacen cheques. La utilización de los códigos de subestados automáticos no es obligatoria. Es útil para automatizar la asignación de subestados, en los casos donde la cuenta contracuenta de los movimientos que aplican o rechazan cheques puede relacionarse lógicamente con un subestado.

Al ingresar un comprobante, el sistema propondrá el subestado por defecto asociado a la contracuenta de la cuenta que involucra los cheques aplicados o rechazados.

Si el circuito administrativo ante un rechazo o protesto de cheques de terceros es gestionar un reclamo a su cliente, asigne a la cuenta «Cheques rechazados» (que juega como contracuenta de la cuenta «Banco o Proveedores») el subestado ‘A reclamar’.

Nota

Cabe aclarar que los códigos podrán ser modificados durante el ingreso de cada comprobante (tengan o no una clasificación habitual definida).

Ejemplos…

Cuenta (contracuenta) Estado Subestado
101 Cheques Rechazados R 1 Rechazo a reclamar
103 Cheques Gestión Judicial R 2 Gestión Judicial
200 Cheques en Cartera A 4 Canjeado

En caso que el movimiento tuviese más de una contracuenta, sólo se asignará un valor por defecto cuando todas las contracuentas tengan el mismo subestado asociado. De lo contrario, se propondrá el subestado por defecto para el estado que tomará el cheque.

Si la contracuenta no tiene definido un subestado por defecto, el sistema propondrá el subestado por defecto para el estado que tomará el cheque.

Este orden de prioridad permite, por ejemplo, definir que el subestado habitual para el estado ‘Aplicado’ sea ‘Depositado’. Para las cuentas bancarias que son habitualmente la contracuenta de un depósito normal, no se asocia un subestado; y para otras cuentas menos habituales a las que se aplican cheques se asocian subestados, como por ejemplo: Cheques a Canjear o Reclamar. De esta manera, el valor por defecto completa los casos que no son especiales o relacionables con una cuenta puntual.

Definir subestados por defecto para los módulos Ventas y Compras

Usted puede asignar un subestado por defecto tanto a los cheques que ingresan a cartera desde el módulo Ventas como a los cheques que se aplican desde el módulo Compras / Proveedores.

Desde el proceso Parámetros de Tesorería defina el subestado para los cheques en cartera de Ventas y el subestado para los cheques aplicados en Compras / Proveedores.

Cada proceso que involucre cheques de terceros en los módulos mencionados, asignará a los cheques automáticamente el subestado por defecto y actualizará su historial.

Actualización de los subestados de cheques

Los puntos del sistema donde usted puede actualizar el subestado de los cheques aplicados y rechazados son:

Ingreso de comprobantes que generan cheques ‘Aplicados’ y ‘Rechazados’

Los comprobantes ingresados mediante las clases 2, 3 y 4 permiten aplicar cheques que están en cartera. Los ingresados mediante clase 6 permiten generar cheques rechazados. Durante el ingreso de estos comprobantes puede asignar un subestado.

En principio, si hay definida una parametrización de estados automáticos (en base a los subestados por cuenta) los cheques involucrados en las operaciones de aplicación o rechazo tomarán el subestado definido para la cuenta que juega como contracuenta del movimiento.

De lo contrario, los cheques tomarán el subestado por defecto para el estado ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’.

Pulsando <Ctrl F3> Cheques puede consultar, modificar o completar el subestado de los cheques asociados al comprobante.

Ingreso de otros comprobantes que se relacionan con la gestión de cheques que se encuentran en estado ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’

Aunque los estados básicos de los cheques terminan en una aplicación o un rechazo, pueden existir nuevas gestiones administrativas en caso que el cheque no haya sido cobrado.

Ejemplo: el cliente entrega otro valor o cancela su deuda en efectivo. O bien, luego de una gestión para regularizar la situación de un cheque no cobrado, el importe se envía a Gestión Judicial o a una cuenta de Pérdida.

Para reflejar estos movimientos contables, se ingresarán comprobantes. Estos comprobantes no aplican ni rechazan cheques pero están relacionados a su gestión. Para reflejar estas operaciones, el sistema permite seleccionar cheques y cambiar su subestado, guardando la relación con el comprobante que se está ingresando.

Para realizar el cambio de subestado a una selección de cheques y relacionarlo con el comprobante que se está ingresando, se habilita una función desde el comando <Ctrl F3> – Cheques. Se desplegará una ventana para seleccionar cheques ‘Aplicados’ o ‘Rechazados’ e indicar el subestado al que deben ser asignados.

En este caso, a diferencia del punto anterior, las cuentas del movimiento no relacionaron los cheques en cuestión (cheques que deben cambiar subestado pero conservarán su estado ‘Aplicado’ o ‘Rechazado’).

Algunos ejemplos…

  • El cliente trae un cheque nuevo o dinero, ante el reclamo por un cheque rechazado. Se define un comprobante, por ejemplo de clase 1, para ingresar los nuevos valores. Como la operación cambia la situación de un cheque rechazado, se lo selecciona mediante la nueva opción y se le asigna el nuevo subestado ‘Canjeado’.
  • Luego de varias instancias de reclamo, se decide enviar el cheque rechazado a gestión judicial. Se ingresa un movimiento que involucra dos cuentas de tipo ‘Otras’: se debita la cuenta Cheques rechazados y se acredita la cuenta Cheques en Gestión judicial. Como la operación cambia la situación de un cheque rechazado que estaba en instancia de reclamo, lo seleccionamos mediante la nueva opción y le asignamos el nuevo subestado ‘Gestión Judicial’.

En ambos casos, el cambio de estado queda registrado en el historial del cheque con la fecha y comprobante que le cambió el subestado.

Tratamiento para los cheques en cartera

Los cheques que ingresan a su cartera desde el módulo Ventas llevan, por defecto, el subestado definido en el proceso Parámetros de Tesorería de Tesorería.

En tanto que los cheques que ingresan desde el módulo Tesorería (comprobantes de clase 1 y clase 4) tomarán automáticamente el subestado definido por defecto para el estado ‘Cartera’ en el proceso Subestados de Cheques de Terceros.

Actualización manual sobre los cheques mediante la Modificación de Cheques de Terceros

Para toda actualización de subestados que no fuera realizada durante el ingreso de comprobantes, o bien para modificarlas o eliminarlas, es posible hacer una actualización directa sobre los cheques.

Este proceso permite el mantenimiento de esta nueva clasificación en forma adicional a la que surja por medio de la carga de comprobantes.

Hay cuatro alternativas con las que usted puede trabajar sobre los subestados:

Modificar

Invoque esta opción para registrar un cambio de subestado sobre un cheque en forma directa.

Una vez seleccionado el cheque a afectar, al ejecutar la función Modificar se editará el campo «Subestado», que en principio se visualiza con el último subestado que hubiera tomado el cheque. Ingrese el nuevo código.

Opcionalmente, ingrese un comentario relacionado con el cambio realizado y confirme la operación.

Si el campo «Subestado» se deja en blanco, el cheque queda con último subestado igual a «sin clasificar».

Esta modificación genera un registro en el historial del cheque.

Modificar Rango

Esta opción permite realizar cambios masivos de subestado mediante distintos criterios de selección.

Ofrece dos criterios de selección: ‘Por fecha de Cheque’ o ‘Por Cliente’.

Además de estas selecciones, indique los siguientes datos:

  • si desea trabajar sobre cheques ‘Aplicados’, ‘Rechazados’ o en ‘Cartera’;
  • el subestado en el que se encuentran los cheques a procesar;
  • el nuevo valor del subestado a aplicar;
  • el comentario opcional, relacionado a la modificación a realizar;
  • otras consideraciones sobre los tipos de cheque a incluir y validaciones de contabilización y centralización.

Esta modificación genera un registro en el historial de cada cheque involucrado en la selección.

Modificar Historial

Esta opción se utiliza para visualizar y modificar el historial de un cheque en particular.

Es posible eliminar, modificar o agregar subestados por los que ha pasado el cheque.

Modificar Cartera

Invoque esta opción para operar sólo con los cheques en cartera de un determinado cliente.

Al seleccionar un cheque, podrá visualizar y modificar su historial.

Es posible imprimir la cartera del cliente seleccionado, así como también, el historial de un cheque en particular.

Visualización de la información de gestión

Los subestados están disponibles en los siguientes procesos:

Fechas de comprobantes

Todos los comprobantes que se ingresan al sistema tienen asociadas dos fechas: Fecha Contable y Fecha de Ingreso.

Fecha contable: es la fecha del comprobante que usted ingresa, y se asume que es la fecha en la que se genera contablemente la operación.

Nota

Los informes que no son de auditoría respetan las fechas contables.

Fecha de ingreso: es la fecha que se encuentra en el sistema operativo del equipo en el momento de registrar un comprobante.

Esta fecha no es exhibida durante la carga de operaciones, pero es almacenada como información de cada comprobante, junto a la hora y usuario que correspondan.

Nota

Los informes de auditoría utilizan las fechas y hora de ingreso y usuario para realizar controles de secuencia, momentos en los que se realizan las registraciones y por quiénes fueron efectuadas.

Importante:

Es muy importante que la fecha y hora del sistema operativo sean correctas en todo momento, para que la información generada sea de utilidad. No obstante el sistema, ante cada registración, chequea que la fecha a registrar no sea anterior a la última registración realizada. Si se detecta este problema, se presentará un mensaje indicando la situación, quedando a su criterio confirmar el ingreso o suspenderlo y realizar la actualización de estos datos en el sistema operativo.«

Características de los tipos de cuenta

  • Tipo Banco
    Representan sus cuentas bancarias. Pueden ser de tres tipos posibles en cuanto a la implementación en este módulo:
  • Caja de Ahorro
    Representa una caja de ahorro. Este tipo de cuenta se diferencia de una cuenta corriente porque no se emiten cheques.
  • Cuenta corriente
    Representa una cuenta corriente bancaria. Contablemente, se asocia al banco y es la que se conciliará contra las cartolas.
    En cuanto a la emisión de cheques, el tratamiento es el siguiente: una cuenta definida como cuenta corriente asociará chequeras para la emisión de cheques comunes. Si el banco habilita chequeras para cheques diferidos, se creará una segunda cuenta para la emisión de cheques diferidos, la que quedará directamente asociada a la cuenta corriente.
  • Cheques diferidos
    Representa una cuenta emisora de cheques diferidos, la que se asociará a una cuenta corriente bancaria previamente definida.
    Para estas cuentas se podrán definir chequeras y su función es emitir cheques diferidos, mantener los valores mayorizados en otra partida (contablemente una cuenta de Pasivo o bien regularizadora de Activo) hasta tanto corresponda imputarlos a la cuenta bancaria asociada, por cumplirse el plazo de diferimiento («cheques al cobro»).
    El sistema prevé un mecanismo manual y/o automático para realizar esta regularización de cuentas.
    A los fines financieros, el sistema unificará los valores emitidos por ambas cuentas pero, a fines contables y de conciliación, los valores se acreditarán en función de su fecha.
    En todos los casos, se define si la cuenta es en moneda corriente o sus movimientos se generan en unidades.
    Todas las cuentas de tipo Banco se asumen automáticamente como cuentas de tesorería. Los cheques que se emiten de la cuenta son siempre en la moneda de la cuenta.
  • Tipo Cartera
    Representan las carteras de cheques de terceros que usted maneje. La imputación de este tipo de cuenta expresa el ingreso y la salida de su empresa de cheques de terceros.
    Este tipo de cuentas se imputa siempre a través de cheques de terceros.
    Se permite definir la moneda de la cuenta, es decir, si la cartera es para cheques en moneda corriente o extranjera contable.
    Todas las cuentas de tipo Cartera se asumen automáticamente como cuentas de tesorería.
    Al ingresar un cheque a una cartera, se asumirá que la moneda del cheque y el valor ingresado es en la moneda de la cartera imputada.
  • Tipo Tarjeta
    Representan las diferentes tarjetas de crédito y sus posibles planes. Debe definir una cuenta para cada plan de cada tarjeta que desee diferenciar (por cantidad de cuotas, moneda extranjera o corriente, etc.).
    Al definir una cuenta de este tipo, se presentará una pantalla para ingresar los datos particulares del plan.
    Varias cuentas de tipo tarjeta pueden corresponder a un mismo código de tarjeta.
  • Tipo Otras
    Corresponden a todas las demás cuentas que no sean bancos ni carteras ni tarjetas. Este tipo de cuentas se imputan siempre por importes directos.
    Usted debe indicar si son cuentas de tesorería, es decir, si representan fondos (o valores) para la empresa o representan otros conceptos.

Ejemplos…

Cuenta Tipo De Tesorería
Deudores por Ventas Otras N
Valores a Depositar Cartera S
Cuenta Corriente Banco Norte Banco S
Caja Otras S
Gastos de Mantenimiento Otras N
Caja de Ahorro Banco Norte Banco S
Caja Dólares Otras S
Tarjeta de Crédito (2 cuotas) Tarjeta S
Tarjeta de Crédito U$S (1 cuota) Tarjeta S

Trabajar con monedas, bonos y otros medios de pago

El módulo Tesorería permite operar con cuentas expresadas en distintas monedas.

Para comenzar a trabajar usted define una única moneda corriente (o local), múltiples monedas extranjeras contables y otras monedas.

Si usted opera con módulos Restô (Contabilidad, Ventas, Compras o Proveedores, Cash Flow, etc.), tenga en cuenta que Restô trabaja con 2 monedas por defecto, denominadas en forma genérica moneda corriente y moneda extranjera. Ambas monedas son utilizadas como forma de expresión del sistema bimonetario.

Pasos a seguir para trabajar con monedas:

  • Defina cada una de las monedas con las que requiera trabajar, desde el proceso Monedas del módulo Procesos generales.
  • Al dar de alta cada moneda, indique cuál es el tipo de moneda (corriente,  extranjera contable u otra moneda).
  • Las monedas extranjeras contables son aquellas monedas que se tienen en cuenta (junto con la moneda corriente) para la generación de asientos contables. Por ejemplo; si usted configura 2 monedas extranjeras contables (dólar estadounidense y euro), los asientos quedarán expresados en 3 monedas (la corriente y cada una de las extranjeras contables).
  • Desde el módulo Tesorería, defina la moneda de cada una de las cuentas de Tesorería.

Desde el módulo Procesos generales, realice las siguientes operaciones:

  • Defina los distintos tipos de cambio o cotizaciones, mediante el proceso Tipos de cotización.
  • Ingrese los valores de cada tipo de cotización desde el proceso Cotizaciones.

Consideraciones para las cuentas de Tesorería

Para las cuentas de tesorería indique si la cuenta asocia unidades. En el caso de no tener esta asociación, el sistema considera que la cuenta está expresada en la moneda corriente.

Cuando ingrese un movimiento de tesorería y haga referencia a una cuenta de tesorería que asocie unidades, debe ingresar:

  • la cotización de la moneda (por defecto se propone la cotización del día);
  • la cantidad de unidades en esa moneda (importe en moneda de la cuenta).

Usted puede cambiar la cotización propuesta por defecto (ingresando el nuevo valor) o bien, elegir otro tipo de cotización en reemplazo del tipo de cotización habitual de la moneda.

En base a la cotización y la cantidad de unidades, el sistema obtiene los importes en moneda corriente y en moneda extranjera.

Recuerde que no puede modificar la moneda de la cuenta una vez que ésta tenga movimientos asociados.

 

Clases de transacción

Las clases representan los tipos de operación posibles de realizar desde el módulo Tesorería.
Cada clase determina el comportamiento de las cuentas del movimiento asociado y los datos a ingresar en cada caso.
Cada movimiento registrado en el módulo Tesorería está asociado a una clase de transacción.
Existen nueve clases predefinidas en el sistema:

Clase Descripción
1 Cobros
2 Pagos
3 Depósitos
4 Otros movimientos de bancos y carteras
5 Rechazos de cheques propios
6 Rechazos de cheques de terceros
7 Otros movimientos
8 Transferencia de cheques diferidos a banco
9 Transferencia entre carteras

Las validaciones a aplicar para cada clase son diferentes, ya que cada una representa un tipo de transacción y los datos se adecuan al tipo que corresponda.

Parámetros por clase de comprobantes

Clase 1 – Cobros

Tipo de imputación Tipos de cuentas
Cuenta principal Haber Otras
Contracuentas Debe Banco (CC/CA), Cartera, Tarjeta, Otras
Contracuentas opcionales Haber Otras
Permite acreditar contracuentas de tipo ‘Otras’: Si / No
Permite repetir cuenta principal: No / Sólo debitada / Sólo acreditada / Ambos
Importe cuenta principal: Automático / Manual

Clase 2 – Pagos

Tipo de imputación Tipos de cuentas
Cuenta principal Debe Otras
Contracuentas Haber Banco, Cartera, Otras
Contracuentas opcionales Debe Otras
Permite debitar contracuentas de tipo ‘Otras’: Si / No
Permite repetir cuenta principal: No / Sólo debitada / Sólo acreditada / Ambos
Importe cuenta principal: Automático / Manual

Clase 3 – Depósitos

Tipo de imputación Tipos de cuentas
Cuenta principal Debe Banco (CC/CA), Otras
Contracuentas Haber Cartera, Tarjeta, Otras
Permite cuenta principal de tipo ‘Otras’: Sólo si representan fondos / Todas
Permite contracuentas de tipo ‘Otras’: Sólo si representan fondos / Todas

Clase 4 – Otros movimientos de bancos y carteras

Tipo de imputación Tipos de cuentas
Cuenta principal Debe / Haber Banco, Cartera, Otras
Contracuentas Debe / Haber Banco, Cartera, Otras
Permite repetir cuenta principal: No / Sólo debitada / Sólo acreditada / Ambos
Importe cuenta principal: Automático / Manual (sólo si la cuenta es de tipo ‘Banco’ u ‘Otras’)

Clase 5 – Rechazo de cheques propios

Tipo de imputación Tipos de cuentas
Cuenta principal Debe Banco (CC)
Contracuentas Haber Otras
Contracuentas opcionales DebeDebe / Haber OtrasBanco (cuenta principal)
Permite debitar contracuentas de tipo ‘Otras’: Si / No
Permite repetir cuenta principal: No / Sólo debitada / Sólo acreditada / Ambos

Clase 6 – Rechazo de cheques de terceros

Tipo de imputación Tipos de cuentas
Cuenta principal Haber Banco (CC/CA), Otras
Contracuentas Debe Otras
Contracuentas opcionales HaberDebe / Haber OtrasBanco (cuenta principal)
Permite acreditar contracuentas de tipo ‘Otras’: Si / No
Permite repetir cuenta principal: No / Sólo debitada / Sólo acreditada / Ambos

Clase 7 – Otros movimientos

Tipo de imputación Tipos de cuentas
Cuenta principal Debe / Haber Otras
Contracuentas Debe / Haber Otras
Permite repetir cuenta principal: No / Sólo debitada / Sólo acreditada / Ambos
Importe cuenta principal: Automático / Manual

 

Tipos de cuentas de Tesorería

Usted podrá definir los datos básicos de los tipos de cuenta de tesorería.
Toda cuenta de Tesorería tiene asignado un tipo de cuenta: Tipo Banco, Tipo Cartera, Tipo Tarjeta o Tipo Otras.

Tipo Banco

Las cuentas de tipo ‘Banco’ representan a sus cuentas bancarias.
Defina si la cuenta de tipo ‘Banco’ corresponde a una caja de ahorro, cuenta corriente o de cheques diferidos.

Caja de Ahorro
Representa una caja de ahorro. Este tipo de cuenta se diferencia de una cuenta corriente porque no permiten emitir cheques.

Cuenta corriente
Representa una cuenta corriente bancaria. En cuanto a la emisión de cheques, el tratamiento es el siguiente: una cuenta definida como cuenta corriente asociará chequeras para la emisión de cheques comunes. Si el banco habilita chequeras para cheques diferidos, debe crear una segunda cuenta para la emisión de cheques diferidos, la que quedará directamente asociada a la cuenta corriente.

Cheques diferidos
Representa una cuenta emisora de cheques diferidos. Debe vincularla a una cuenta corriente bancaria previamente definida. En el capítulo Guías de implementación y operación, bajo el ítem Resumen cheques diferidos, explicamos en detalle su utilización.
Para estas cuentas se podrán definir chequeras y su función es emitir cheques diferidos, mantener los valores mayorizados en otra partida (contablemente una cuenta de Pasivo o bien regularizadora de Activo) hasta tanto corresponda imputarlos a la cuenta bancaria asociada, por cumplirse el plazo de diferimiento («cheques al cobro»).
El sistema prevé un mecanismo manual y otro automático para realizar esta regularización de cuentas.

Nota

A fines financieros, el sistema unificará los valores emitidos por ambas cuentas pero, a fines contables y de conciliación, los valores se acreditarán en función de su fecha.

En todos los casos, se define si la cuenta es en moneda corriente o sus movimientos se generan en otras monedas (unidades).

Nota

Los cheques que se emiten de una cuenta bancaria están expresados en la moneda de la cuenta.

Para más información, consulte la Guía sobre implementación para cheques propios.

Ejemplo…

Cuenta Tipo Representa fondos
Cuenta Corriente Banco Norte

Banco

S

Caja de Ahorro Banco Norte

Banco

S

Tipo Cartera
Las cuentas de tipo ‘Cartera’ que usted defina representan las carteras de cheques de terceros con las que opera.
La imputación de este tipo de cuenta expresa el ingreso o la salida de cheques de terceros de una cartera.

Nota

Todas las cuentas de tipo ‘Cartera’ se consideran automáticamente como cuentas que representan fondos.

Defina la moneda de la cuenta, para indicar si la cartera es de cheques en moneda corriente o en otra moneda.
Al ingresar un cheque a una cartera, el sistema asume que está expresado en la moneda de la cuenta de cartera a la que está imputado.
Para más información, consulte la Guía sobre implementación para cheques de terceros.

Ejemplo…

Cuenta Tipo Representa fondos
Valores a depositar

Cartera

S

Tipo Tarjeta
Representan las diferentes tarjetas de crédito o de débito. Además, es posible definir planes, promociones, conceptos de gastos, etc.
Para más información, consulte la Guía sobre implementación para tarjetas.

Ejemplo…

Cuenta Tipo Representa fondos
Tarjeta de Crédito (2 cuotas)

Tarjeta

S

Tarjeta de Crédito U$S (1 cuota)

Tarjeta

Tipo Otras
Asigne este tipo de cuenta a aquellas cuentas de tesorería que no son de tipo ‘Banco’ ni de tipo ‘Cartera’ ni de tipo ‘Tarjeta’.
Su imputación se realiza por importes directos; es decir, no requieren el ingreso de un detalle adicional de su composición, como sucede en el caso de las cuentas de tipo ‘Cartera’, ‘Banco’ o ‘Tarjeta’.
Por defecto, el sistema asume que estas cuentas representan fondos para su empresa (por ejemplo: caja, valores recibidos de otra sucursal, etc.). Usted puede modificar esta definición para indicar que la cuenta representa otros conceptos (por ejemplo: gastos de librería, viáticos, etc.).

Ejemplo…

Cuenta Tipo Representa fondos
Deudores por Ventas

Otras

N

Caja

Otras

S

Gastos de mantenimiento

Otras

N

Caja Dólares

Otras

S

 

Fechas de comprobantes

Todos los comprobantes que se ingresan al sistema tienen asociadas dos fechas: la fecha contable y la fecha de ingreso.

Fecha contable: es la fecha del comprobante que usted ingresa, se asume que es la fecha en la que se genera contablemente la operación.

Nota

Los informes que no son de auditoría respetan las fechas contables.

Fecha de ingreso: es la fecha del equipo en el momento de registrar un comprobante.
Esta fecha no se exhibe durante la carga de operaciones, pero es almacenada como información de cada comprobante, junto con la hora y el usuario correspondiente.

Nota

Los informes de auditoría utilizan las fechas y hora de ingreso y usuario para realizar controles de secuencia, momentos en los que se realizan las registraciones y por quiénes fueron efectuadas.

 

Monedas, cotizaciones y unidades

El módulo Tesorería permite operar con cuentas expresadas en distintas monedas.
Para comenzar a trabajar usted define una única moneda corriente (o local), múltiples monedas extranjeras contables y otras monedas.
Si usted opera con módulos Restô (Contabilidad, Ventas, Compras o Proveedores, Cash Flow, etc.), tenga en cuenta que Restô trabaja con 2 monedas por defecto, denominadas en forma genérica moneda corriente y moneda extranjera. Ambas monedas son utilizadas como forma de expresión del sistema bimonetario.

Pasos a seguir para trabajar con monedas

  • Defina cada una de las monedas con las que requiera trabajar, desde el proceso Monedas del módulo Procesos generales.
  • Al dar de alta cada moneda, indique cuál es el tipo de moneda (corriente, extranjera contable u otra moneda).
  • Las monedas extranjeras contables son aquellas monedas que se tienen en cuenta (junto con la moneda corriente) para la generación de asientos contables. Por ejemplo; si usted configura 2 monedas extranjeras contables (dólar estadounidense y euro), los asientos quedarán expresados en 3 monedas (la corriente y cada una de las extranjeras contables).
  • Desde el módulo Tesorería, defina la moneda de cada una de las cuentas de Tesorería.

Desde el módulo Procesos generales, realice las siguientes operaciones:

  • Defina los distintos tipos de cambio o cotizaciones, mediante el proceso Tipos de cotización.
  • Ingrese los valores de cada tipo de cotización desde el proceso Cotizaciones.
Consideraciones para las cuentas de Tesorería:

Para las cuentas de tesorería indique si la cuenta asocia unidades. En el caso de no tener esta asociación, el sistema considera que la cuenta está expresada en la moneda corriente.
Cuando ingrese un movimiento de tesorería y haga referencia a una cuenta de tesorería que asocie unidades, debe ingresar:

  • La cotización de la moneda (por defecto se propone la cotización del día).
  • La cantidad de unidades en esa moneda (importe en moneda de la cuenta).

Usted puede cambiar la cotización propuesta por defecto (ingresando el nuevo valor) o bien, elegir otro tipo de cotización en reemplazo del tipo de cotización habitual de la moneda.
En base a la cotización y la cantidad de unidades, el sistema obtiene los importes en moneda corriente y en moneda extranjera.
Recuerde que no puede modificar la moneda de la cuenta una vez que ésta tenga movimientos asociados.

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