Este proceso actualiza los perfiles de facturas de compra para los distintos usuarios. Los perfiles pueden ser utilizados en los procesos Factura – Remito, Factura y Factura de conceptos.
Los perfiles de facturas de compra permiten adaptar el ingreso de datos en los procesos mencionados a las necesidades propias de su empresa, como así también determinar restricciones para algunos usuarios en particular.
A través de los perfiles será posible agilizar el proceso de ingreso de comprobantes de facturas de compra, bloqueando el ingreso de datos que no se utilizan o tienen siempre el mismo valor.
La definición de perfiles no es obligatoria. De no existir ningún perfil definido, se ingresarán todos los datos que prevé el sistema.
Para cada perfil definido se asignarán los usuarios autorizados a utilizar el perfil.
En el momento de ingresar al proceso correspondiente, el sistema realizará los siguientes controles:
- Si no se definieron perfiles, se ingresarán todos los datos en forma normal.
- Si el usuario que ingresa tiene definido un sólo perfil, éste será el que se utilizará en el proceso.
- Si el usuario que ingresa tiene definido más de un perfil, podrá seleccionar desde una ventana el perfil a utilizar.
- Si se definieron perfiles pero el usuario que ingresa no está asignado a ninguno de ellos, se ingresarán todos los datos en forma normal (como si no existieran perfiles definidos); es decir, sin restricciones.
Para cada perfil será posible definir el comportamiento de cada uno de los campos, con las distintas variantes, según corresponda.
Salvo algunos casos especiales que se detallarán en particular, los valores posibles para cada uno de los campos a parametrizar son:
| Valor posible | Descripción |
| Edita | El campo se edita en forma normal. |
| Muestra | El campo no se edita, muestra el valor por defecto asignado. |
| Oculta | El campo toma el valor asignado en este proceso pero no se ve en pantalla (oculto). |
| Control flexible | Puede ingresar un valor válido. No es obligatorio. |
| Control estricto | Es obligatorio ingresar un valor válido en el campo. |
| Control estricto mes en curso | Utilizado solo en campos fecha, obliga a ingresar un valor que se encuentre dentro del mismo mes – año de la fecha que posee el sistema operativo. |
| No controla | El sistema no controlará el valor ingresado en este campo. |
En algunos casos, usted podrá seleccionar, además, valores por defecto para los diferentes campos. Estos valores se comportan de la siguiente manera: si el campo se configura con el comportamiento ‘Edita’, el ingreso de un valor por defecto no es obligatorio en el perfil, en cambio si elige ‘Muestra’, este si será obligatorio.
Al definir un perfil usted visualizará distintas solapas, cada una de ellas contiene un grupo de parámetros correspondiente a las distintas características del proceso de carga de facturas de compra.
Principal
Fecha de emisión y Fecha contable: indique si desea controlar estos campos. En caso afirmativo, defina que tipo de control desea utilizar.
Concepto: en el ingreso de factura concepto, usted puede definirle al usuario el valor «Muestra» y un valor por defecto, si este siempre ingrese facturas de compra por éste concepto.
Condición de compra: será posible aplicar la condición de compra del proveedor o bien, ingresar otro valor diferente mediante la opción ‘Otra’. Si el comportamiento es ‘Muestra’, con <F7> podrá seleccionar un valor por defecto para la condición de compra, utilizando para ello al buscador.
Emite comprobante electrónico: le permite indicar si el comprobante ingresado es una factura electrónica, y en caso afirmativo especificar que el usuario pueda editarla o verla.
Edita número interno (minuta): el sistema asigna una numeración interna única para todos los comprobantes de proveedores (facturas, notas de crédito y débito).
Este número de comprobante interno o minuta puede ser generado en forma automática (indicando que no se edita) o sugerido para ser modificado por el operador al ingresar el comprobante.
Modifica parámetro de inclusión en IVA compras: permite indicar si el usuario está habilitado para modificar este parámetro en el ingreso de la factura de compras.
Datos adjuntos
Indique si desea asociar datos adjuntos en el ingreso de facturas.
Encabezado
Permite alta de proveedores desde procesos: el sistema le brinda la posibilidad de dar de alta nuevos proveedores desde los procesos de ingreso de facturas: Factura – Remito, Factura y Factura de Conceptos.
Si no desea hacer uso de esta facilidad con el fin de permitir las altas sólo a los usuarios habilitados, no active este parámetro.
Clasifica proveedores en alta: si activa este parámetro, al dar de alta un proveedor en el sistema, se solicitará la confirmación del usuario para clasificarlo en el momento de cargar el comprobante.
Si confirma esta acción, se abrirá automáticamente el Clasificador de Proveedores.
Muestra comprobantes AFIP pendientes de registrar: active este parámetro para habilitar, para el perfil, la opción de menú para consultar durante el ingreso de facturas los comprobantes AFIP pendientes de registrar en el modulo Compras.
Ingresa proveedores ocasionales: si activa este parámetro permitirá que el usuario pueda dar de alta proveedores ocasionales desde el proceso de facturación de compras.
Observaciones y moneda: permite especificar el comportamiento (‘Edita’, ‘Muestra’, ‘Oculta’) de lo campos Observaciones, Moneda y Cotización al ingresar una factura de compra.
Sucursal destino: seleccione el comportamiento a aplicar (‘Muestra’, ‘Edita’, ‘Oculta’, ‘Edita obligatorio’). Defina los valores por defecto: ‘Del Proveedor’ u ‘Otra’ y la sucursal destino en caso de corresponder.
Tenga en cuenta que la sucursal destino no es un dato requerido en el maestro de proveedores, por lo tanto, en caso de seleccionar en el perfil el comportamiento ‘Oculta’ o ‘Muestra’ y el defecto ‘Del Proveedor’, si en el proveedor no esta informada la sucursal destino, los comprobantes que se generen no tendrán sucursal destino.
DGI – CITI: para la generación del archivo DGI – CITI, los comprobantes de proveedores tienen asignado un tipo de operación y una clasificación de compra. Estos valores pueden asignarse por proveedor. En este proceso, se indicarán los valores por defecto a sugerir para el caso de proveedores ocasionales.
Clasificación: agrupa tres parámetros que le permiten especificar el comportamiento del perfil en relación al uso de la clasificación de los comprobantes de facturas de compras.
RG 3685 / 4597 – Régimen informativo de compras y ventas / Libro de IVA Digital: permite especificar el comportamiento (‘Edita’, ‘Muestra’, ‘Oculta’) de los campos Tipo de Operación y Comprobante AFIP al ingresar una factura de compra.
Para más información, consulte la Guía sobre implementación RG 3685 – Régimen informativo de compras y ventas o la Guía de implementación sobre RG 4597 – Libro de IVA digital.
Cuerpo
Artículos / Conceptos
Agrupa los parámetros que permiten especificar el comportamiento del perfil en relación al ingreso de artículos al cargar la factura de compra.
- Podrá indicar que el usuario destinatario del perfil pueda:
- dar de alta un nuevo artículo en el momento de cargar la factura
- dar de alta un valor de escala nuevo para ese artículo
- seleccionar artículos que identifiquen bienes
- especificar el perfil de esos artículos (compra y/o compra-venta)
- validar si los artículos ingresados en el comprobante pertenecen al proveedor indicado
- validar si los conceptos ingresados en el comprobante pertenecen al proveedor indicado
- especificar que el sistema valide el ingreso obligatorio de por lo menos un renglón de artículo o concepto dentro del comprobante.
Adicionalmente, será posible indicar el comportamiento del perfil con respecto al depósito, a la unidad de medida, Factura-Remito bonificación y precio del artículo.
La cota inferior y superior de la bonificación indica el mínimo y máximo permitido para el porcentaje. Por ejemplo, si se asigna una cota superior 20, implicará que se puedan colocar porcentajes desde 0% hasta 20% inclusive.
La validación de precio del artículo difiere a la de bonificación ya que el valor informado en el perfil es un porcentaje (superior o inferior), en relación al precio ingresado. Por ejemplo, si se define una cota superior 10, implica que si el precio que viene del artículo es de 100 solo podrá aumentarse hasta 110, si se intentara ingresar 120, el sistema mostrará un mensaje informando que el precio ingresado es mayor al permitido.
Numeración automática de partidas: mediante este parámetro se indica si la numeración es automática o manual. Así como también puede especificar si permite editar esta configuración al momento de cargar la factura – remito.
Admite reingreso de series: este parámetro afecta sólo al proceso Mantenimiento de Series por Artículo y controla que las series ingresadas no hayan tenido movimientos en el sistema. Este parámetro es de utilidad cuando quiera evitar la generación de series «mellizas» o duplicadas.
Actualiza precios de última compra: desde esta opción define si el sistema guarda para cada artículo el precio de última compra. Si la fecha contable del comprobante es menor a la última fecha registrada, el valor no será actualizado.
Actualiza precios de reposición: tilde este parámetro para que, al guardar los comprobantes, el precio de reposición de cada artículo presente en los mismos, sea actualizado.
Permite indicar si el comprobante debe actualizar precios de reposición: si actualiza precios de reposición, pero necesita poder elegir no hacerlo al ingresar determinados comprobantes, puede activar esta opción y se habilitará una opción en el menú de funciones (<F7> – Actualiza precios de reposición).
Control del comprobante
Controla comprobantes con diferencias: indique si realiza este control de los comprobantes. Usted puede optar por aplicar un control ‘Estricto’, ‘Flexible’ o bien, no utilizarlo (‘No usa’).
Si controla comprobantes con diferencias, defina para cada comprobante (Factura -Remito o Factura), el tipo de diferencia a controlar.
Los tipos de diferencias posibles de controlar son los siguientes:
- Diferencia por Cantidad: es la diferencia que se genera por haber recibido una factura de un proveedor por una cantidad mayor a la cantidad recepcionada.
- Diferencia por Precio: esta diferencia se genera por dos motivos:
- Por haber recibido una factura o remito en la que el precio de uno o más artículos es mayor al precio definido en la lista de precios utilizada en el comprobante.
- Por haber recibido una factura o remito en la que la bonificación de uno o mas artículos es menor a la bonificación definida en la lista de precios utilizada en el comprobante.
Para mayor información sobre el circuito sobre comprobantes con diferencia, consulte el tópico Circuito de Comprobantes con Diferencias.
Control de totales
Agrupa una de parámetros que le permiten controlar si el usuario del perfil puede manipular los totales en el ingresar de la factura de compra.
Factura / Factura – Remito
En este apartado se agrupan los parámetros que permiten indicar el comportamiento del perfil en relación a los comprobantes de referencia.
Comprobantes de referencia
Valor defecto para comprobantes de referencia: indique si la configuración para la referencia de los comprobantes de factura y factura-remito se tomará del proveedor o del perfil.
Permite ingresar facturas sin remito asociado: solo para facturas, permite especificar si es obligatorio el ingreso de un remito. Si el parámetro no está activo, debe seleccionar al menos un remito al cargar una factura que no mueva stock.
Comprobante de referencia (factura) y Comprobante de referencia (factura-remito): indique cual va a ser el comportamiento de la factura / factura-remito en cuanto al comprobante de referencia.
- Control estricto: es obligatorio que la factura / factura-remito haga referencia a un comprobante.
- Control flexible: la factura / factura-remito puede hacer referencia a un comprobante o sin referencia.
- No controla: no se hace referencia a otros comprobantes.
Tipo de comprobante de referencia: tanto para factura y factura-remito indique el tipo de comprobante de referencia cuando se configura que se realiza un control estricto o flexible sobre el comprobante de referencia.
Ante una disminución de cantidades en renglones que agrupen varios comprobantes, distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados: indique el comportamiento que va a tener la factura cuando se disminuya la cantidad a facturar al hacer referencia a varios remitos u órdenes de compra.
Al referenciar órdenes de compra
Al ingresar una factura o factura-remito de un proveedor, indique si el sistema traslada de forma automática los datos insertados como referencia en la orden de compra, siendo las opciones disponibles:
- Condición de compra: indica si el perfil del usuario visualiza los datos trasladados de la condición de la orden de compra a la factura o factura-remito;
- Bonificación: indica si el perfil del usuario visualiza los datos trasladados de la bonificación del encabezado de la orden de compra a la factura o factura-remito;
- Lista de precios: indica si el perfil del usuario visualiza los datos trasladados de la lista de precios de la orden de compra a la factura o factura-remito;
- Observaciones: indica si el perfil del usuario visualiza los datos trasladados de las observaciones de la orden de compra a la factura o factura-remito.
A su vez, indique si el perfil del usuario tendrá en la factura o factura-remito los siguientes permisos:
- Agrega artículos en la factura: permite agregar artículos adicionales de los ingresados en la orden de compra;
- Ingresa artículos manualmente: permite agregar artículos de forma manual;
- Recepciona cantidades mayores: permite ingresar cantidades de artículos mayores a las ingresadas en la orden de compra;
- Elimina renglones referenciados a la orden de compra: permite borrar renglones referenciados en la orden de compra, a través de <F2>;
- Valida la bonificación general de la factura contra la de la orden de compra: verifica si la bonificación del encabezado de la factura o factura-remito es mayor o menor a la bonificación del encabezado ingresado en la orden de compra.
Al referenciar remitos
Propone los artículos recibidos al referenciar remitos: utilice este parámetro para definir el comportamiento que tendrá el sistema en el momento de ingresar una factura de compras, cuando se hace referencia a uno o varios remitos, respecto a la modalidad de ingreso de los artículos.
Los valores posibles son:
- Si: asigne este valor para que el sistema le sugiera los artículos ingresados en el o los remitos referenciados en el momento del ingresar del comprobante.
- No: asigne este valor para que el sistema no le sugiera los artículos ingresados en el o los remitos referenciados en el momento del ingresar del comprobante. En este caso, usted deberá ingresar el código de artículo, y el sistema validará que dicho código exista en los comprobantes referenciados.
- A confirmar: al utilizar esta opción, toda vez que ingrese facturas en referencia a remitos, el sistema le consultará si desea que se propongan los artículos del comprobante referenciado.
Para mas detalle sobre su comportamiento, consulte Ingreso de facturas.
Imputaciones Contables
Control de imputaciones contables
Agrupa los parámetros que le permiten indicar si el usuario puede modificar y/o imprimir las imputaciones contables al ingreso de la factura de compra.
Parámetros contables
En esta solapa, usted define los parámetros contables que se utilizarán en el comprobante si previamente definió que integra con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos Generales.
Los parámetros son de aplicación opcional y en caso de definirlos, serán propuestos por defecto y se aplicarán en el ingreso del comprobante de factura.
Genera asiento: indica que el comprobante generará asiento.
Modelo de asiento: este parámetro es obligatorio si el comprobante se configuró para que genere asiento. Seleccione el modelo de asiento defecto para el tipo de comprobante seleccionado.
Modifica asiento: al activar este parámetro, se va a permitir editar el asiento en el momento del ingreso del comprobante.
Respeta definición del modelo de asiento: este parámetro afecta a los comprobantes que generan asiento. En caso de estar activo, no será posible modificar la configuración del modelo de asiento asociado al comprobante, ni agregar, eliminar líneas del asiento o modificar los importes. Pero podrá modificar cuentas contables según la configuración del parámetro Edita cuenta contable del asiento.
Activa impresión del asiento: en caso de activar este parámetro, al finalizar de ingresar el asiento del comprobante se va a generar su impresión.
Edita cuenta contable del asiento: si genera asiento en el ingreso del comprobante, permite modificar aquellas cuentas contables cuya edición se encuentre habilitada en el modelo de asiento.
Este parámetro es dependiente de la configuración del parámetro anterior; si respeta la definición del modelo de asiento y no permite editar las cuentas contables del asiento, únicamente podrá editar los auxiliares.
Si no respeta la definición del modelo de asiento, el parámetro Edita cuenta contable del asiento permanecerá inhabilitado para su configuración.
Parámetros contables del proveedor ocasional: indique si va a permitir editar o mostrar u ocultar los parámetros contables del proveedor ocasional.
Asignación de usuarios a perfil
Esta solapa le permite seleccionar desde la lista de usuarios creados (panel izquierdo) aquellos a los cuales les asignará el perfil creado (panel derecho).
Observaciones
Esta solapa es un campo de texto libre que le permite ingresar las observaciones que usted considere necesarias para el perfil creado.