A través de este proceso, se ingresarán facturas con imputación a tesorería o comprobantes de artículos pendientes de recepción.
No se actualizarán saldos de inventario mediante este proceso.
El ingreso de la factura permite la actualización de la cuenta corriente del proveedor y la registración de la transacción realizada.
Las consideraciones detalladas anteriormente para el Ingreso de una Factura – Remito también corresponden para los siguientes temas:
- Datos del encabezamiento.
- Información para RG 3572.
- Información para RG 3685 / RG 4597.
- Información para RG 3665.
- Información para RG 1361.
- Comprobantes electrónicos.
- Ingreso de renglones.
- Totales del comprobante.
- Facturas contado.
- Imputación contable.
- Facturas documentadas con facturas de crédito.
Usted podrá visualizar al pie si Incluye Comp en IVA Compras, lo cual indica que al listar el informe IVA Compras o generar los soportes magnéticos, el comprobante será tomado en cuenta.
El ingreso de la factura permite la actualización de la cuenta corriente del proveedor y la registración de la transacción realizada.
<F7> – Actualiza precios de reposición
Si utiliza un perfil de factura de compra y activó los parámetros Actualiza precios de reposición y Permite indicar si el comprobante debe actualizar precios de reposición, al presionar esta tecla durante el ingreso de un comprobante, podrá indicar si el mismo debe actualizar los precios de reposición de los artículos incluidos en el mismo.
Esta opción le permite consultar los comprobantes recibidos de sus proveedores ante la AFIP que se encuentran pendientes de registrar. Si desea conocer como ingresar los comprobantes presentados en la AFIP a su empresa, consulte Compras | Procesos periódicos | Mis comprobantes AFIP.
Al seleccionar esta opción el sistema listará los comprobantes pendientes de registrar, quedando visible mientras realiza la carga del comprobante.
Totales del comprobante
Se ingresarán en forma detallada todos los importes correspondientes a los totales del comprobante.
El sistema calculará importes por defecto para los campos Subtotal gravado y Subtotal no gravado, en función de las características de facturación del proveedor y los artículos (si liquidan IVA y las tasas correspondientes).
Estos importes pueden ser modificados en caso de existir diferencias de redondeo con el comprobante del proveedor.
El importe de bonificación tendrá también un valor sugerido, si se indicó un porcentaje de descuento del proveedor en el encabezamiento de la pantalla anterior.
Es importante destacar en este punto que esta bonificación es considerada de carácter financiero por el sistema, es decir que no formará parte del precio de los artículos para el cálculo de costos.
Para que las bonificaciones generen una efectiva reducción del precio de costo, se ingresarán por renglón en los comprobantes.
A continuación, podrá ingresar los importes correspondientes a Flete e Intereses, que sumarán al total del comprobante.
El campo Anticipos permite ingresar un importe que será descontado del total del comprobante. Se lo utilizará cuando los anticipos fueron facturados con anterioridad y vienen descontados en la factura.
Los campos Neto Gravado y Neto No Gravado se calcularán como resultado de los importes anteriores, proporcionando los importes de Bonificación, Flete e Intereses entre los subtotales.
Estos valores pueden ser modificados siempre que no afecte el control de importes que realiza el sistema. El control a realizar es el siguiente:
Subtotal Gravado + Subtotal No Gravado – Bonificación + Flete + Intereses – Anticipos = Neto Gravado + Neto No Gravado
Importes de IVA
El sistema calculará en forma automática las alícuotas de IVA asociadas a los artículos, considerando la bonificación y el IVA del flete y los intereses.Si se modificaron estos importes o existen diferencias de redondeo, podrá modificar en forma manual los importes de IVA.
Otros impuestos
Se pueden ingresar otros impuestos asociados al comprobante, los que habrán sido definidos previamente en el proceso Alícuotas. En este caso, el impuesto interno de los artículos también es calculado y sugerido en forma automática. Al ingresar el detalle de los impuestos, si la alícuota corresponde a Ingresos Brutos podrá asignar un código de Provincia, mediante la tecla <F4>.
Vencimientos para facturas
Si la condición de compra corresponde a cuenta corriente, se editarán las distintas fechas de vencimiento, las que se calculan en base a la fecha de emisión y la condición establecida. Estos vencimientos pueden ser modificados, siempre que su suma coincida con el total del comprobante.
Clasificación para SIAp – IVA
Se generará la información para el SIAp – IVA con el detalle de los importes agrupados por porcentaje de IVA y clasificación SIAp.
También se tienen en cuenta los importes con porcentaje de IVA igual a cero (exentos).
Si el proveedor no tiene una clasificación particular, la información quedará como ‘Sin Clasificar’, a excepción de los siguientes casos:
Si la categoría del proveedor es ‘RS’, se asignará la clasificación C9 – Compra a monotributista.
Si la categoría del proveedor es ‘EX’, ‘CF’ o ‘INR’, se asignará la clasificación C7 – Compras no gravadas y exentas.
Si el proveedor no tiene una clasificación en particular o usted modifica el importe por alícuota de IVA, la información para el SIAp quedará como Sin Clasificar.
En el momento del alta del comprobante se guarda la auditoría de fecha , hora y usuario que generó el alta.
Además, para los comprobantes que permiten modificación, se guarda la fecha, hora y usuario que realizó la modificación.
Consulte la ficha de cada comprobante (desde Live) para acceder a la información de la auditoría de alta o modificación.
Referencia de órdenes de compra o remitos
Opcionalmente, una factura que no afecta stock puede generarse con referencia a varios comprobantes previamente ingresados. Los tipos de comprobantes de referencia a utilizar serán: órdenes de compra o remitos.
Luego de ingresar los datos del encabezado, se desplegará una ventana en la que es posible seleccionar los comprobantes a los que hace referencia la factura. Una factura puede hacer referencia a varias órdenes de compra o a varios remitos. Los valores posibles para el tipo de comprobante de referencia varían de acuerdo a lo parametrizado desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra.
En el caso de generar una factura para un proveedor ocasional, se tomará la configuración de los comprobantes definida en parámetros de compras.
Si está activo el Parámetro de Stock Lleva doble unidad de medida, se consideran órdenes de compra pendientes a aquellos donde las cantidades pendientes de facturar expresados en la unidad de medida de control de stock sean mayores a cero.
El sistema valida que:
- Las órdenes de compra referenciadas tengan estado ‘Emitida’ y con cantidades a facturar mayores a cero.
- Los remitos referenciados tengan cantidades a facturar mayores a cero.
Si desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra, en la sección Comprobantes de referencia, usted le asignó a la factura un comportamiento ‘Estricto’ y el tipo de comprobante de referencia ‘remito’ deberá seleccionar obligatoriamente al menos un remito.
Si el remito al cual referencia, fue efectuado previamente a la actualización de la versión 9.70.000 es posible que haya sido ingresado sin hacer referencia a una O/C. Para los comprobantes ingresados con posterioridad a la habilitación de este parámetro, el control podrá realizarse de un modo más estricto.
Pulse <Enter> en el número de remito para desplegar una lista de todos aquellos remitos total o parcialmente pendientes del proveedor, para seleccionar los que desea referenciar.
Pulse <F10> para dar por finalizado el ingreso de remitos.
Si no ingresa ningún remito, la factura quedará pendiente de remitir (es el caso en el que recibe primero la factura y luego, la mercadería).
Lo mismo ocurre si desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra en la sección Comprobantes de referencia usted le asignó a la factura un comportamiento ‘Estricto’ y el tipo de comprobante de referencia ‘Órdenes de compra’ deberá seleccionar obligatoriamente una o más órdenes de compra.
El modo de operación para el ingreso de los renglones de la factura podrá variar según el modo de parametrización del sistema.
Utilice el Parámetro general Propone artículos recibidos al referenciar remitos (o defina un perfil de facturas de compra utilizando este valor) para definir la modalidad de carga de los renglones. Puede optar por las siguientes opciones:
- Propone artículos recibidos al referenciar remitos = «Si».
Se sugieren en los renglones los artículos ingresados en los remitos referenciados y que tengan cantidades pendientes.
En el caso que renglón agrupe artículos ingresados en diferentes remitos, podrá redistribuir la cantidad ingresada, para asignar el pendiente de cada remito.
- Propone artículos recibidos al referenciar remitos = «No».
En este caso, deberá ingresar todos los datos correspondientes a los renglones, y, por cada renglón de la factura, se asignarán las cantidades a los remitos seleccionados.
La cantidad de cada renglón será asignada totalmente a remitos; el sistema desplegará por renglón una ventana con todos los remitos correspondientes al artículo ingresado, asignando por defecto las cantidades.
- Propone los artículos recibidos al referenciar remitos = «A confirmar».
Al utilizar esta opción, una vez que seleccionó los remitos de referencia, el sistema le consultará si desea que se propongan los artículos del comprobante referenciado.
Si no se recibieron unidades de alguno de los renglones del remito o de la orden de compra, éste será eliminado pulsando <F2>.
Es posible modificar las cantidades y precios de un renglón del remito, pero en ningún caso el artículo.
Si en la factura se desea agregar un renglón que actualiza stock y éste no se encuentra en el remito, debe ingresar previamente un remito por ese artículo y luego, imputar los 2 Remitos a la factura.
El ingreso de la factura descontará las unidades pendientes de facturar del remito. Si éste queda sin cantidades pendientes, cambiará el estado del comprobante a ‘Facturado’ (remito totalmente facturado).
En el caso de referenciar órdenes de compra utilice el parámetro general Ingresa artículos manualmente al referenciar órdenes de compra o defina un perfil de facturas de compra utilizando este valor, para indicar si los renglones de la factura se completarán con los artículos de las órdenes de compra seleccionadas o deberá ingresar todos los datos correspondientes a los renglones y por cada renglón de la factura, por lo que se asignarán las cantidades a las órdenes de compra seleccionadas.
Para agrupar artículos en una factura con referencia, utilice el parámetro general Agrupa artículos en facturas en referencia a órdenes de compra o Agrupa artículos en facturas en referencia a remitos.
Se agruparán los artículos cuando coincidan los siguientes datos:
- Unidad de medida.
- Precio.
- Bonificación.
- Impuesto interno fijo.
- Clasificación.
En caso que se haga referencia a órdenes de compra, si se seleccionan órdenes de compra con diferente configuración en la marca Respeta precios al facturar, no realizará la agrupación de artículos.
Los remitos u órdenes de compra sobre los cuales hace referencia la factura pueden ser facturados en forma total o parcial.
Para facturar en forma parcial, modifique las cantidades a facturar propuestas por el sistema en cada remito u orden de compra. Para ello, siga los siguientes pasos:
Si en la solapa Comprobantes de referencia del proceso Parámetros de Compras o si usa perfil de facturas de compra ha indicado que Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, desde el renglón de la factura podrá modificar la cantidad propuesta de un artículo presionando las teclas <Alt + R>. Si el artículo fue agrupado, se abre una ventana con los remitos u órdenes de compra asociados a ese artículo, para indicar en qué remito u orden de compra modifica la cantidad. Si en el proceso Parámetro general (o si usa perfil de facturas de compra) indicó que No Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, cuando modifique una cantidad a facturar propuesta por el sistema, se disminuirá del primer remito u orden de compra asociado al artículo en forma automática.
Al generar la factura se descontarán las cantidades pendientes de facturar de los remitos / órdenes de compra y los estados de los remitos. Los remitos quedarán con estado ‘Facturado’ cuando no tengan cantidades pendientes de facturar (o si fueron facturados a través de las órdenes de compra).
Una vez generada la factura en referencia a remitos, si los remitos tienen órdenes de compra asociados, además de actualizarse las cantidades pendientes de facturar de los remitos, se actualizará la de todas las órdenes de compra asociadas al remito facturado.
Si la factura se genera sin indicar remitos, se ingresarán normalmente los renglones de la factura.
Esta factura quedará identificada como ‘Pendiente de recepción’ y posteriormente, podrá relacionarse con remitos a través del proceso Imputación de remitos o generando un remito en referencia a la factura.
Para los renglones que hacen referencia a una orden de compra o remito, la cantidad no podrá ser modificada con valores negativos.
Si en el renglón hace referencia a una única orden de compra, presionando las teclas <Ctrl + F12> podrá acceder a la descripción y descripción adicional del artículo correspondiente a la orden de compra.
Particularidades con respecto a los renglones
Unidad de medida
Si el comprobante se realiza con referencia a un remito, y la unidad de compras del artículo es distinta a la que existía en el momento del ingreso del remito (por haber modificado la equivalencia), se tendrá en cuenta la nueva equivalencia para el cálculo de la cantidad de la factura.
Si la factura se ingresa sobre varios Remitos, podrá seleccionar la unidad de medida, pero la asignación a los remitos siempre se realizará en unidades de stock.
Precio Unitario
Si el comprobante se ingresa sobre un remito, y éste a su vez se confeccionó sobre una orden de compra, el sistema sugerirá los precios de la orden de compra. En caso contrario, los precios serán los que correspondan a la lista de precios seleccionada (si existen).
Siempre que haya relación con ordenes de compra (a través de los remitos) se realizará el control de los precios. Si se activó el parámetro Respeta Precios en el ingreso de la orden de compra, no será posible ingresar la factura con un precio superior al indicado en el comprobante de origen. En este caso, la única forma de ingresar la factura consiste en que el usuario autorizado indique Respeta Precios = «N» en el proceso Ingreso y modificación de órdenes de compra.
El precio unitario se ingresará con impuestos incluidos, según lo indicado en los parámetros correspondientes del proveedor.
Partidas
Si se utilizan artículos con partidas y se realizan imputaciones a Remitos, el sistema identificará las partidas ingresadas con los remitos imputados, con motivo de actualizar desde este proceso el costo de la partida.
El movimiento de entrada y alta de partida se realizó al ingresar el remito, pero sin valorización. La relación de la factura con el remito permite actualizar el costo de la partida en base al precio unitario ingresado en este proceso.