Las herramientas para el análisis multidimensional constituyen un elemento clave para el nivel gerencial, ya que permiten un análisis totalmente dinámico e interactivo, y ofrecen resultados ágiles y precisos sobre grandes volúmenes de información.
El concepto de análisis multidimensional se basa en la obtención de diferentes vistas y resultados a partir de un conjunto de datos.
Usted diseña las vistas en función de un objetivo. Todos los datos disponibles se pueden «cruzar», «ordenar», «filtrar», «condicionar», «resumir», «detallar», «combinar», «agrupar».
Para realizar un análisis multidimensional se necesitan dos elementos:
- Un modelo de datos multidimensional (CUBO).
- Una herramienta interactiva que permita realizar un análisis multidimensional, por ejemplo, Excel.
Tango elabora modelos de datos multidimensionales y se integra en forma automática con Excel, generando tablas dinámicas y gráficos.
Consolidación de información multidimensional
Tango ofrece la posibilidad de mantener en un mismo almacenamiento de datos multidimensional, la información de varias empresas o módulos.
Usted podrá realizar un análisis multiempresa y obtener resultados resumidos o individuales, ya que la base de datos multidimensional contiene las variables necesarias para identificar el origen de la información.
Las alternativas son las siguientes:
Para las opciones de Detalle de Comprobantes puede consolidar
- Detalle de fondos .
- Detalle de ventas de diferentes empresas.
- Detalle de compras de diferentes empresas.
- Detalle de movimientos de Stock de diferentes empresas.
Para las opciones de Liquidaciones de Sueldos puede consolidar
- Detalle de sueldos de diferentes empresas.
Para las opciones de Detalle Contable puede consolidar
- Detalle de tesorería, ventas, compras y sueldos de una misma empresa.
- Detalle de tesorería, ventas, compras y sueldos de diferentes empresas.
- Contabilidad general de diferentes empresas.
Mantenimiento de una base de datos Access
Tango permite generar la información multidimensional en diferentes formatos, entre ellos Ms Access. Usted, ante cada generación, podrá crear nuevas tablas o adicionar la información a tablas existentes.
El asistente lo guiará en la selección de la tabla.
Cuando realiza una generación sobre una tabla existente, el sistema lleva a cabo las siguientes actualizaciones:
- Elimina de la tabla, los datos que corresponden al período que está procesando y a la misma empresa/módulo.
- Luego, adiciona los datos del período solicitado, tomando nuevamente los datos de Tango.
Esto permite reprocesar un rango de fechas y reflejar las modificaciones realizadas en ese período (nuevos comprobantes, modificaciones, bajas, etc.), manteniendo un archivo histórico, al que le adiciona novedades recientes en forma periódica.
Si usted opta por acumular grandes períodos en una tabla <b>Ms Access</b>, sugerimos hacer copias de resguardo de la tabla, sobre todo si en el módulo realiza pasajes a histórico, ya que esa información no estará disponible durante la generación multidimensional.
Para un correcto mantenimiento es muy importante respetar las consideraciones de implementación.
Consideraciones para una correcta implementación
Las siguientes consideraciones están relacionadas con el mantenimiento de tablas en Access.
Son muy importantes ya que Tango realiza el mantenimiento y actualización de datos en base a las fechas e identificación de base de datos de origen.
Panel de Control
El formato de fecha especificado en el panel de control deberá constar de 4 dígitos para el año (dd/mm/aaaa).
Esta definición es muy importante ya que de ello depende el correcto mantenimiento de bases de datos multidimensionales generadas en Access.
Identificación de la base de datos de origen
Usted debe tener definido correctamente en sus empresas, el campo Número de Sucursal perteneciente al módulo Stock (lo define en el proceso Parámetros Generales de ese módulo).
Este campo es el que utiliza el módulo Central para identificar las empresas.
Si usted no posee el módulo Stock, este dato será solicitado por pantalla en el momento de utilizar una opción de Análisis Multidimensional.
El número de sucursal identifica a la empresa y no debe repetirse entre las bases a consolidar, ya que de él depende el mantenimiento correcto en una base Access.
Si usted posee diferentes instalaciones de Tango y quiere consolidar información, debe también revisar esta unicidad entre todas las bases de todas las instalaciones.
Consideraciones generales para Tablas Dinámicas
La tabla dinámica generada por Tango es un modelo ejemplo, que usted puede variar trabajando en Excel.
Sobre el modelo propuesto, puede jugar con todas las acciones disponibles, generando un análisis de acuerdo a sus necesidades.
Recomendamos consultar las ayudas correspondientes a tablas dinámicas en Excel, para que explote al máximo las posibilidades del Análisis Multidimensional.
Datos de la tabla dependiendo del destino de información
Si usted volcó la información directamente en Excel, la tabla dinámica contendrá la información del período que acaba de procesar.
Si usted volcó la información en una tabla Access, la tabla dinámica incluirá toda la información que se encuentre en esa tabla (además del período que acaba de procesar).
Recuerde que usted puede mantener una tabla Access e ir agregando períodos de la misma empresa o de otras empresas.
Para poder generar una tabla dinámica en base a una tabla Access, deberá tener instalada la aplicación Microsoft Query, que permite utilizar datos de origen externo con Excel o Word.
No es necesario que ejecute la generación de tablas dinámicas para actualizar datos en Excel, Access o generar información en cualquiera de los destinos disponibles.
Otras opciones prácticas
Usted puede:
- Crear sus propias tablas dinámicas o guardar la que Tango propone.
- Configurar en esa tabla, la opción «origen de datos» haciendo referencia a una tabla de Access.
- Realizar desde Tango, la generación y mantenimiento de la tabla Access.
- Cuando quiera consultar tablas dinámicas, puede hacerlo directamente desde Excel, eligiendo el modelo almacenado.