Stock PVTA – Artículos

Este proceso permite agregar, consultar y modificar artículos, o bien dar de baja aquellos que no posean movimientos.

Puede evitar el ingreso de datos comunes a varios artículos utilizando plantillas. Por ejemplo, puede definir una plantilla denominada «Notebook» con los siguientes datos por defecto:

• • Tipo: simple
  • Escala: no usa

• Descripción: Notebook (durante el ingreso podrás completar el resto de la descripción)
• Lleva stock
• Porcentaje de comisión: 8%
• Unidad de medida: UNI
• Stock mínimo: 5
• Tasa de IVA: 10.5%
• Detalle de las percepciones a aplicar
• Clasificación: Por ejemplo, ElectrónicaComputadorasNotebooks
• Y otros datos de acuerdo a sus necesidades

Tenga en cuenta que puede definir y utilizar varias plantillas de acuerdo a su conveniencia. Puede crearlas en base al tipo de artículo, a su condición impositiva, a las escalas que utiliza, etc.
Para utilizarlas, seleccione la opción «Plantillas» en lugar de «Nuevo»; en base a la plantilla elegida se completarán los datos con la información por defecto para que continúe con el alta del artículo.
Si necesita actualizar un determinado campo a un grupo de artículos utilice el proceso Actualización masiva de artículos. Por ejemplo, de esta forma puede asignar un grupo de artículos a una clasificación determinada para informes y estadísticas o indicar una nueva configuración impositiva a otro grupo. Además de esta forma de actualizar información, puede hacerlo mediante la exportación / importación de datos desde Excel.

Principal

Se definen los artículos que figuran en el inventario y aquellos que, si bien no tienen stock asociado, pueden constituir conceptos de facturación.

Tipo:  indique el tipo de artículo según su utilización. Los valores posibles son:

• Simple: seleccione esta opción para artículos que no necesitan armado o composición previa a su venta. Son artículos sin composición, por ejemplo artículos de compra venta o materias primas.
• Fórmula: seleccione esta opción para artículos compuestos por otros artículos (insumos), utilizados por el proceso Armado. Estos artículos llevan una fórmula asociada compuesta por artículos simples o incluso otros artículos de tipo fórmula.
• Kit: Seleccione esta opción para artículos compuestos por otros artículos, que no requieran armado previo a su venta, sino que sus componentes serán descargados de inventario en el momento de facturar. Estos artículos llevan una fórmula asociada compuesta por artículos simples, o incluso otros artículos de tipo fórmula.
  Pueden utilizarse sólo en Ventas en los procesos de facturación (con y sin descarga de stock), remitos, notas de crédito y notas de débito. Para mas información consulte la Guía de implementación de kits.

Escala: si utiliza escalas para definir artículos, indique que representa artículo. Los valores posibles son:

• No usa: seleccione esta opción para artículos que no van a utilizar escalas.
• Es base: seleccione esta opción para artículos que van a llevar especialización. Seleccionando esta opción se habilita la solapa Escalas, que le permite especificar las diferentes escalas a utilizar y crear combinaciones.
• Es combinación: seleccione esta opción para artículos que representan una combinación en particular de un artículo base creado con anterioridad.

Para mas información sobre escalas, consulte la Guía sobre artículos con escalas.

Código de artículo: los códigos de artículo son definidos por medio de una notación jerárquica, según se describe en el proceso Agrupaciones de artículos de la carga inicial. Los códigos son de 15 caracteres en total, utilizándose tanto números como letras. Pueden estar compuestos por: código de familia, código de grupo y código de individuo (los nombres de los códigos de familia y los del grupo serán definidos en este proceso). En el caso de utilizar artículos con escalas, éstas también formarán parte del código del artículo.
Al registrar un nuevo artículo, ingrese el código a asignar, o al menos un dígito, y utilice la funcionalidad Próximo artículo <F3>. De esa manera, el sistema establecerá automáticamente el código del nuevo artículo.

Descripción y Descripción adicional: la descripción es la que habitualmente visualiza, en tanto que la descripción adicional es un complemento que puede incorporar en los comprobantes y algunos informes.

Sinónimo / Código de barras: el sistema identifica opcionalmente al artículo con un sinónimo (o código alternativo) y con un código de barras.
El sistema controla que estos códigos (de artículo, sinónimo y barra) sean distintos y no se repitan en diferentes artículos.
Tenga en cuenta que podrá ingresar códigos de barras de hasta 13, 18 o 40 caracteres, de acuerdo al valor del parámetro de stock Longitud de código de barras. Si usted genera comprobantes electrónicos del mercado interno con el detalle de las operaciones (según R.G. 2904 – Artículo 4º), el código de barras es un dato de ingreso obligatorio (excepto en artículos de tipo ‘Base’). Tenga en cuenta que AFIP acepta códigos de barra con una longitud máxima de 13 caracteres. Para más información, consulte la Guía sobre comprobantes electrónicos del módulo Ventas.

Perfil: este campo da la posibilidad de trabajar en los módulos Ventas o Stock con un subconjunto de artículos habilitados para el módulo.

Fecha de alta: esta fecha es opcional y podrá ser utilizada en exportaciones e informes multidimensionales.

Información de Stock

Lleva stock: en este parámetro se indica si el artículo lleva stock. Un ejemplo de artículo que no lleva stock es un servicio o bien, un artículo fabricado a medida, del que no se lleva stock permanente.
Los artículos que no llevan stock no intervendrán en los listados que operen con saldos de stock.

Tiene scrap: indique si el artículo tiene scrap. En el caso de tenerlo, ingrese el porcentaje de scrap habitual a aplicar. Tenga en cuenta que el scrap se calculará para los productos que formen parte de una fórmula.

Información de Ventas

Porcentaje de comisión: se utiliza en el módulo Ventas para obtener informes de comisión a vendedores por artículo.

Porcentaje de bonificación: este valor será tomado por defecto, como bonificación habitual en el módulo Ventas durante la confección de comprobantes de facturación.

Porcentaje de utilidad: indica el porcentaje de utilidad asociado al artículo. Se lo puede utilizar posteriormente en el proceso Listas de precios del módulo Ventas. Por ejemplo, con el fin de actualizar una lista en función del precio de costo más el porcentaje de utilidad. También, se lo utiliza para obtener la valorización de saldos y rentabilidad bruta por «valor neto de realización» (precio de venta menos margen de utilidad).

Código de actividad Ingresos Brutos: esta clasificación se ingresará si el perfil del artículo es de Venta o Compra / Venta. Permite diferenciar los artículos para la estadística de Ventas por Provincia – Actividad. El ingreso de este campo no es obligatorio.

Porcentaje de desvío cierre pedidos: este dato es utilizado en el módulo Ventas para dar por cumplido un pedido, si la diferencia entre lo pendiente de recibir / facturar y lo recibido / facturado está dentro de un porcentaje determinado. Con un valor de desvío «0» indica que no se admite en forma automática una diferencia para dar por cumplido el pedido de un artículo.

Permite descargar stock negativo: indica si permite realizar operaciones de venta con inventario nulo.

Es remitible: puede indicar, a través de este parámetro, la posibilidad de remitir un artículo que no lleve stock asociado. Si usted no tiene necesidad de llevar el saldo de stock de determinados artículos y los configura como Lleva stock asociado = N, puede indicar que los mismos sean remitibles, es decir ingresarlos en comprobantes y controlar las cantidades remitidas y a remitir.

Facturación por importe: si activa este parámetro, al ingresar comprobantes de facturación, se debe indicar el precio y el importe del renglón. El sistema calculará en forma automática la cantidad. Esta opción es de utilidad, por ejemplo, para el caso de venta de combustibles.
Tenga en cuenta que este parámetro sólo rige para el proceso Facturas Punto de Venta del módulo Ventas.

Información de Compras

Porcentaje de desvío para cierre OC: este dato es utilizado en el módulo Compras para dar por cumplida la recepción de mercaderías, si la diferencia entre lo pendiente de recibir y lo recibido está dentro de un porcentaje determinado. Con un valor de desvío «0» indica que no se admite en forma automática una diferencia para dar por cerrada una orden de compra del artículo. En el proceso Factura-remito del módulo Compras se ejemplifica el uso del desvío. Este parámetro es independiente al parámetro Control de comprobantes con diferencias (definido en el proceso Parámetros generales del módulo Compras).

Acceda a configurar los datos de las cuentas contables de Ventas y Compras, y sus centros de costos, si previamente indicó que integra con Contabilidad.

Permite desvío en precios: este dato es utilizado en el módulo Compras e indica si se controla la modificación del precio en el ingreso de comprobantes, con respecto al precio informado en la lista de precios de compras. Este parámetro se habilita sólo si en el proceso Parámetros generales del módulo Compras está activo el parámetro Verifica desvío de precios.

Información de Activo Fijo

Es bien de uso: seleccione esta opción para habilitar el ingreso de un tipo de bien para el artículo en edición.

Tipo de bien: es posible indicar el tipo de bien que representa, a fines de asignar valores por defecto.

Escalas

Esta solapa sólo se habilita para artículos de tipo ‘Base’, es decir, que llevan escalas asociadas.
Si está creando un artículo nuevo, indique las escalas a utilizar. Puede utilizar plantillas predefinidas con las combinaciones de escalas frecuentes para facilitar la administración de estos artículos.

Código de plantilla: indica la plantilla a utilizar. Para mayor información, consulte Plantillas.

Código de escala 1 y Código de escala 2: indican el código de la escala. Dichas escalas contienen valores previamente definidos por el usuario. Para mayor información, consulte Escalas.
Para crear las combinaciones necesarias, acceda al proceso Actualización de artículos y plantillas con escalas. Al dar de alta el articulo figurará un mensaje avisando que se debe utilizar este proceso y un acceso al mismo.
En la parte inferior de la pantalla, estando en el modo Edición, se muestra una matriz que indica las combinaciones creadas del artículo base activo.

Artículos con Escalas

Este proceso permite agregar, consultar, modificar o dar de baja grupos de artículos que corresponden a un mismo código base.

Código Base
El código base representa la parte del código de artículo que no incluye los valores de las escalas. Por cada código base, podrán existir 1 a n valores de escalas.
La longitud del código base se definirá automáticamente como la longitud del código de artículo menos la suma de las escalas.

Código Base = 15 – (Escala 1 + Escala 2)

El código base formado, será el código a ingresarse en los distintos procesos de ingreso de renglones de artículos y para el que luego se seleccionarán los valores de escalas deseados.
Tenga en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el código, siendo posible que queden posiciones en blanco.

Características de la matriz
En la matriz se visualiza los valores de la escala 1 y los valores de la escala 2. En el caso que el artículo base no posea asignado un código de escala 2, por defecto, se mostrará la columna «Único».
Las celdas que se encuentran habilitadas corresponden a artículos dados de alta, o que se darán de alta en el caso de que los haya modificado.
Las celdas que se encuentran deshabilitadas corresponden a artículos que no existen o que se darán de baja en el caso de que los haya modificado.

Opciones posibles
Posicionado sobre los valores de escalas podrá acceder a las opciones del menú:

• Deshacer: seleccionando esta opción se volverán atrás los cambios realizados en la fila o columna en la cual este posicionado, mostrando los valores originales al ingresar a la matriz.
• Deseleccionar todo: se deshabilitarán todas las celdas de la fila o columna en la cual esté posicionado.
• Seleccionar todo: se habilitarán todas las celdas de la fila o columna en la cual esté posicionado.

Visualización de filas y columnas
Mediante los paneles que se encuentran a la derecha, podrá seleccionar los valores de escalas, que corresponden a filas y columnas, que desea visualizar en la matriz.
Las filas o columnas que poseen la celda deshabilitada no están siendo visualizadas, si desea mostrarlas debe habilitar los mismos.
También, posicionado sobre los paneles podrá acceder a las opciones del menú:

• Ordenar por descripción: si desea ordenar las filas o columnas por la descripción de los valores de las escalas, habilite este ítem. Tenga en cuenta que al ejecutar esta opción se perderán las modificaciones realizadas en la matriz.
• Deseleccionar todo: se deshabilitarán todas las celdas (exceptuando el último valor).
• Seleccionar todo: se habilitarán todas las celdas, mostrando en la matriz todas las filas o columnas, según en que panel esté posicionado.En el caso de que haya realizado una modificación en alguna de las celdas de la matriz (se deshabilitó o se habilitó), esta columna o fila no podrá ser ocultada.
• Invertir filas / columnas de escalas: mediante esta opción puede modificar la posición (como fila o columna) en la cual desea visualizar los valores de escala 1 y los valores de escala 2 (si corresponde). Tenga en cuenta que al ejecutar esta opción se perderán las modificaciones realizadas en la matriz.

Configuración de filas y columnas
Mediante estas opciones del menú, que posee como nombre el código de cada escala, puede indicar el nombre que desea mostrar en las filas y columnas, pudiendo ser el código o la descripción de los valores de las escalas:

Código: habilitando esta opción se verá como nombre de las fila o columnas el código de los valores de escalas.

Descripción: habilitando esta opción se verá como nombre de las filas o columnas la descripción de los valores de escalas.
Si habilita las dos opciones se verá como nombre de las filas o columnas el código y la descripción de los valores de escalas.

Información sobre altas, bajas y totales
Desde este proceso podrá visualizar información en relación a las combinaciones realizadas entre los valores de las escalas.

Altas a realizar: indica la cantidad de artículos seleccionados en la grilla que se darán de alta.

Bajas a realizar: indica la cantidad de artículos seleccionados en la grilla que se dar de baja.

Total de artículos: indica la cantidad de artículos dados de alta, teniendo en cuenta los existentes y los que han sido seleccionados en la grilla para dar de alta independientemente si el valor de escala es visualizado o no.

Totales por valor de escala: al lado de cada valor de escala se mostrará el total de artículos dados de alta y seleccionados para dar de alta con ese valor.

Total de valores seleccionados y existentes: en el título de los paneles de la derecha, al lado de la descripción de las escalas, podrá visualizar (entre paréntesis) el total de valores de la escala y a la izquierda el total de valores de la escalas seleccionados para visualizar en la grilla.

Lista de modificaciones realizadas
Luego de grabar las modificaciones en la matriz, el sistema mostrará una grilla en donde se indicará:

• Artículos dados de Alta
• Artículos dados de Baja
• Artículos rechazados por Baja: en este caso los motivos de rechazo de baja de artículos con escalas son:
  • El artículo tiene fórmulas asociadas
  • El artículo tiene movimientos asociados
  • El artículo tiene modelos asociados
  • El artículo tiene saldos de stock / partida
  • El artículo tiene carpetas de importación asociadas
• Artículos rechazados por Alta: en este caso el motivo de rechazo del alta de artículos con escalas es:
  • El código de artículo ya existe

Composición

Esta solapa se activa para artículos de tipo ‘Fórmula’ y ‘Kit’, y muestra información de la composición de los mismos.
Si el artículo es de tipo Kit, indique:

Tipo de Kit: defina si el Kit es fijo o variable.
Si los artículos que forman parte del kit son siempre los mismos, seleccione la opción ‘Fijo’.
Si los artículos que forman parte del kit pueden variar, es decir, puede optar por diferentes artículos para cada categoría definida en la fórmula, seleccione la opción ‘Variable’.

Vigente desde: indica la fecha desde la cual es vigente dicho kit.

Vigente hasta: indica la fecha de caducidad del kit.
En la parte inferior de la pantalla puede consultar la fórmula del artículo activo (si la ha definido). La fórmula se compone de:

Consulta de la composición: muestra los artículos definidos como insumos o componentes del artículo activo. Si alguno de los insumos o componentes tiene fórmula asociada (artículos intermedios), ésta se muestra en una estructura de árbol (existan o no varios niveles de fórmulas).

Otros costos: muestra los costos indirectos del artículo, como ser la mano de obra, maquinarias, etc.

Unidades de medida

Impuestos

Datos legales

Datos contables

Refleja información sobre las cuentas contables, tanto de Compras como de Ventas, y los centros de costo asociados a las mismas.

Cuenta Ventas: señala la cuenta contable de ventas asociada al artículo, para su imputación automática en los asientos. Si el campo está en blanco, el asiento tomará la cuenta genérica asignada según la definición del tipo de asiento utilizado. Está relacionado con la definición de tipos de asiento en Ventas.

Centro de Costo Ventas: se utiliza para indicar a qué centro de costo se aplicarán los importes destinados a la cuenta contable de ventas. Se pedirá su ingreso sólo si el campo Cuenta no está en blanco.
El ingreso del campo Centro de Costo es optativo y pueden presentarse las siguientes situaciones:

• Si éste queda en blanco, habiéndose ingresado un código de cuenta contable, los importes destinados a la cuenta quedarán sin asignación de centro de costo.
• Si los campos Cuenta y Centro de Costo quedan en blanco, al realizarse el proceso Pasaje a Contabilidad, el asiento generado tomará la cuenta genérica asignada según la definición del tipo de asiento utilizado y la distribución en centros de costo definida en el tipo de asiento.

La definición de los campos Cuenta y Centro de Costo está relacionada con la definición de tipos de asiento en el módulo Ventas.

Clasificación

Este comando muestra información referida a la agrupación del articulo (Familia, Grupo e Individuo) asociado al artículo, como así también su clasificación.

Agrupación del artículo

Familia: muestra información sobre la familia a la cual pertenece el artículo.

Grupo: muestra información sobre el grupo al cual pertenece el artículo.

Individuo: muestra información sobre el individuo la cual pertenece el artículo.

Clasificador de artículos
Informa las clasificaciones a la cual pertenece el artículo.

Precios

Desde esta sección puede definir precios de venta para los artículos, para las listas de precios existentes.
Seleccione una lista de precios, y luego indique el precio para la misma.
También puede actualizar los precios en los pedidos que utilizan la lista y el artículo modificado. En ese caso, deberá ingresar una fecha a partir de la cual se considerarán los mismos. Para más información, diríjase a la sección Actualización de pedidos.

Cliente / Proveedor

Informa sobre los clientes y proveedores asociados al artículo seleccionado.

Seleccionar clientes: permite seleccionar los clientes asociados al artículo. Esta configuración es opcional y le permite definir:

• % de bonificación: indique el porcentaje de bonificación a aplicar al ingresar un comprobante del cliente.
• Sinónimo: indique un código alternativo con el cual el cliente identifica al artículo. Para más información consulte Actualización individual de artículos por cliente.

Seleccionar proveedores: permite seleccionar los proveedores que suministran el artículo e indicar cuál de ellos es el proveedor habitual. Estos proveedores deben existir en el módulo Compras o Proveedores, donde estas relaciones son necesarias para la actualización de listas de precios.

Observaciones

Contiene las observaciones y los comentarios para impresión correspondiente al artículo seleccionado.

Observaciones: muestra las observaciones detalladas para el artículo seleccionado.

Comentarios: muestra los comentarios que se desean imprimir.

Integración de artículos con el módulo de Activo Fijo

Importación de datos desde Excel

Utilice la herramienta de importación de artículos desde un archivo externo de Excel, para facilitar el alta de artículos en el módulo Stock.
Los pasos a seguir son los siguientes:

• Realice la puesta en marcha del módulo.
• Ingrese a Artículos y elija la opción ‘Generar plantilla de importación desde Excel’.
• Seleccione las columnas de la plantilla y pulse el botón «Aceptar».
• Grabe la plantilla, indicando el nombre y el destino del archivo a generar.
• Ingrese la información en la planilla de Excel y grábela.
• En Artículos, elija la opción Importar datos desde Excel.
• Al finalizar la importación, el sistema exhibirá el Reporte de resultados.

Para realizar la importación de artículos, el sistema utiliza una plantilla de Excel, seleccione las columnas a incluir, tildándolas.
Tenga en cuenta que el sistema incluye por defecto, las columnas que representan datos requeridos u obligatorios.

El sistema propone como nombre de archivo: «Artículos.xls» y como destino o ubicación el directorio común ubicado en el servidor de su sistema.
Ejemplo: NombreDelServidorCOMUN######### donde «#########» representa el número de llave de su sistema.
Si la plantilla ya existe, el sistema solicitará su confirmación para el reemplazo del archivo.

Ingreso de datos en la planilla
Complete los datos de la planilla, para luego importarla en el sistema.
Las columnas en amarillo corresponden a datos de ingreso obligatorio, por ejemplo: código de artículo. Sólo se resaltan las primeras 1000 filas de la planilla.
Las columnas para las que puede haber más de un valor posible, tienen un indicador rojo en el extremo superior derecho. Acerque el mouse para visualizar el detalle de los valores posibles de ingreso o despliegue el combo asociado.

Ayuda: la planilla incluye una solapa con el nombre «Ayuda», en la que podrá consultar un ejemplo de ingreso de datos en la planilla.

Precios
No ingrese precios con mayor cantidad de decimales que los definidos en la lista de precios, ya que provocará el rechazo de esos artículos.

Porcentajes
En los campos de tipo ‘Porcentaje’ (%), no ingrese valores con más de 2 decimales, ya que provocará el rechazo de esos artículos.

Importación de datos
La importación procesará la planilla generada, validando cada uno de los datos.
En el caso de detectarse errores, se rechazarán esos registros de la planilla. En tanto que los registros correctamente ingresados, serán importados.
Si se detectaron errores:

• Abra la planilla desde Excel.
• Corrija cada uno de los errores reportados.
• Reprocese la planilla:
  • Al reprocesar una planilla, los registros antes rechazados serán importados (si superan las validaciones); y los que habían sido importados, se rechazarán por ‘Artículo duplicado’.
  • El sistema ignorará las filas en blanco que encuentre en la planilla.
  • Si existen dos o más registros con el mismo código de artículo, el sistema rechazará todos esos registros (en una planilla no puede existir más de un registro con el mismo código de artículo).

Reporte de resultados de la importación
Finalizada la importación de la planilla confeccionada, el sistema exhibe un reporte con los resultados de la importación.
En este resumen se indican los registros procesados, los aceptados y los rechazados (con el detalle del motivo del rechazo).
Si lo desea, es posible imprimir o enviar a Excel los resultados obtenidos.

Actualización de pedidos

Si definió que se actualizarán los pedidos que utilicen las listas y los artículos modificados, tenga en cuenta lo siguiente:

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