Este proceso permite facturar total o parcialmente un rango de pedidos previamente ingresado. La principal característica de este tipo de facturación es que es por lote, se ingresan los parámetros necesarios y el sistema emite en forma automática todas las facturas que resulten del rango de pedidos indicado.
No podrá facturar los pedidos provenientes de Tango Tiendas. Este tipo de pedidos deben ser facturados desde el Facturador.
La facturación de pedidos implica la emisión del comprobante correspondiente, la registración del movimiento en la cuenta corriente y, si corresponde, la actualización de stock.
Durante el ingreso de pedidos se indica el talonario que se utilizará en el momento de facturar el pedido. En base a este dato, el sistema permitirá facturar sólo los pedidos que tengan asignado dicho talonario. Esto se debe a que durante el proceso en lote, todos los comprobantes generados se enviarán a un mismo destino de impresión, y en general es una impresora con papel preimpreso continuo.
Si el cliente al que se le emitirá la factura tiene asociado un formulario para facturas, el sistema utilizará este formulario para la impresión del comprobante. Caso contrario, el sistema utilizará el formulario ‘Habitual’ del talonario.
Se facturarán los pedidos con estado ‘Aprobado’ y cuyo número esté comprendido en un rango a ingresar en la pantalla.
Si corresponde la impresión de remitos, se ingresará también el talonario de remitos, siendo posible indicar en el momento de la impresión un destino distinto al de las facturas.
Este proceso no permite facturar a clientes no registrados en la cuenta corriente, es decir que salteará aquellos pedidos asociados a clientes ocasionales (‘000000’).
Si el pedido tiene una condición de venta al contado, la factura quedará pendiente en la cuenta corriente del cliente hasta que se ingrese una cobranza para la misma, o bien, se impute el comprobante a un recibo o una nota de crédito o débito que estén a cuenta.
Al ejecutar el proceso se indicará el tipo de operación y la clasificación a asignar a los comprobantes para la información correspondiente a DGI – CITI. Estos datos podrán ser modificados posteriormente por el proceso Modificación de Comprobantes.
Por defecto, el sistema propondrá como fecha de facturación la del día. Esta fecha puede ser modificada por una posterior. El sistema valida que la fecha a asignar sea posterior a la fecha de cierre para facturas definida en el proceso Parámetros de Ventas.
Un pedido puede implicar una o varias facturas no simultáneas; es decir, que es posible facturar una parte del pedido en un momento determinado y el resto en otro momento. Esto se lleva a cabo de la siguiente manera:
- Cada pedido está compuesto por varias líneas y cada línea se refiere a un artículo.
- Por cada artículo existe una cantidad pedida y una cantidad a facturar.
Cuando se ingresa el pedido, en el campo Cantidad a facturar, se ingresará la cantidad de cada artículo que se desee incluir en la primer factura que se emita correspondiente a ese pedido. En algunas líneas, esta cantidad puede ser nula, en otras líneas puede ser menor a la pedida, o bien puede ser la misma. La diferencia entre las cantidades pedidas y las cantidades a facturar quedará registrada como ‘Pendiente’.
Si está activo el Parámetro de Ventas Mantiene pedidos facturados y entregados y no quedan en el pedido de referencia, cantidades pendientes de facturar y entregar, la información del pedido y la de sus planes de entrega no se borra de los archivos del sistema. En este caso, se actualiza el estado del pedido, cambiándolo a ‘Cumplido’.
Una vez emitida la primera factura, en el momento en que se desee realizar una segunda factura del mismo pedido, se ejecutará el proceso Activación de pedidos volviendo a indicar las cantidades a facturar para la próxima facturación. Así sucesivamente, se irán facturando parcialmente los pedidos, hasta completar la facturación en su totalidad.
Todas las facturas que se generen a partir del rango de pedidos ingresado, utilizan la misma cotización. Por defecto, el sistema propone como cotización el último valor ingresado a través de cualquier proceso de generación de comprobantes (facturas, notas de crédito, notas de débito o recibos).
Aunque se trabaje en moneda corriente, es conveniente mantener el valor de la cotización actualizado para poder visualizar en cualquier momento, la expresión de la cuenta corriente en moneda extranjera contable.
En el caso que los renglones activados del pedido superen la cantidad máxima de renglones definida en el talonario con el que se va a facturar, el sistema realizará tantas facturas como sea necesario. Es decir, un pedido puede eventualmente generar más de una factura.
Mientras se generan las facturas, si existen renglones de artículo con código de alícuota de impuesto interno igual a ’40’ u ’82’ (importe fijo) y está activo el parámetro Verifica impuesto interno fijo, se visualizará en pantalla el renglón, siendo posible confirmar o ingresar el importe del impuesto interno correspondiente (siempre unitario y en moneda local). De no activarse el parámetro anterior, se considera automáticamente el valor definido en el artículo.
Este proceso descargará stock según el valor del parámetro Descarga stock al facturar de la solapa Artículos del proceso Parámetros de Ventas ya que este proceso no utiliza perfiles de facturación.
Si la factura descarga stock y a su vez el pedido comprometió stock, se descontará la cantidad comprometida del artículo para el depósito correspondiente al renglón del pedido.
Si se realiza la descarga de stock y no está activo el parámetro Permite descargar stock negativo del proceso Artículos (en el módulo Stock), no serán facturados aquellos pedidos en los que la cantidad de algún artículo exceda el saldo disponible en stock, emitiéndose el mensaje correspondiente.
Si se realiza descarga de stock y el parámetro Permite descargar stock negativo (del proceso Artículos, en el módulo Stock) no está activado, no serán facturados aquellos pedidos en los que la cantidad de algún artículo exceda el saldo disponible en stock, emitiéndose el mensaje correspondiente.
Si descarga stock al facturar, los pedidos que fueron previamente remitidos no serán facturados. El sistema informará los pedidos en esta situación. En cambio, si no descarga stock al facturar, se actualizarán las cantidades pendientes de facturar de los remitos asociados, dejando el estado de los remitos como ‘Facturados’.
Tenga en cuenta que si los artículos utilizados llevan doble unidad de medida, deber verificar el stock de los artículos facturados, con la posibilidad de tener que generar un ajuste para la segunda unidad.
Si utiliza percepciones, tenga en cuenta que el método de acumulación de la base de cálculo (con sus opciones ‘Mensual’ / ‘Anual’) sólo es aplicado en los comprobantes generados con el Facturador.
El proceso Facturación de pedidos no tiene en cuenta este método de acumulación -indicado en los parámetros para el cálculo de percepciones.
RG 3572 – Tipo de Operación: si está activo el parámetro de ventas RG 3572 – Sujetos vinculados y el cliente está definido como ‘Empresa vinculada’, los comprobantes que intervengan en el IVA Ventas tendrán por defecto el Tipo de operación del cliente.
Para más información, consulte la Guía de implementación sobre RG 3572 – Sujetos vinculados.
Tipo de Operación RG 3685 / 4597: el comprobante tendrá por defecto el tipo de operación configurado en Parámetros de ventas. Este dato es editable. Para más información, consulte la Guía sobre implementación RG 3685 – Régimen informativo de compras y ventas.
RG 4520: la presente resolución deroga la RG 3668 y deja sin efecto la obligación de requerir el formulario 8001 (solicitado por los restaurantes y hoteles por la emisión de facturas «A»).
Si está activo el parámetro de ventas RG 4520 – Genera información de las operaciones de ventas clase ‘A’ y el talonario para facturas es de clase ‘A’, se habilitará el campo Código de excepción para que seleccione un código de motivo de excepción.
Los motivos de excepción posibles de selección son los siguientes:
01 – Locador o prestador del mismo servicio
02 – Conferencia, congreso, convención o evento similar
03 – Ropa con destino a bien de cambio
04 – Indumentaria y accesorios de uso exclusivo en los lugares de trabajo
05 – Alojamiento o alimentación de la tripulación
06 – Intermediario
Para más información, consulte la Guía de implementación sobre RG 4520 – Artículo 12 de la Ley de IVA.
Opción de transmisión: si el talonario seleccionado corresponde a Facturas de Crédito Electrónicas, seleccione la opción de transmisión a aplicar:
- (ADC) Agente de Depósito Colectivo (mercado de valores).
- (SCA) Sistema de Circulación Abierta (a través de entidades bancarias).
RG 3749: si está activo el parámetro general RG 3749 – Título III – Regímenes específicos – Reemplazo de regímenes informativos, y está facturando con un talonario electrónico, se tomará la información del pedido (la actividad a informar, el tipo de actividad y, si corresponde, el tipo y número de documento del responsable del pago).
Facturar también pedidos de clientes monotributistas que tengan talonario ‘B’: este parámetro estará editable cuando el talonario para facturas sea ‘A’ o ‘B’ y si cumple con la RG 5003 – Emisión de comprobantes ‘A’ a Monotributistas.Según el talonario seleccionado, tilde este parámetro si desea facturar los pedidos de sus clientes con categoría de IVA ‘Responsable Monotributo’ que tengan asignado un talonario de factura ‘B’.
Por ejemplo, si optó por generar factura ‘A’ y activa este parámetro, se incluirán también los pedidos de los clientes con categoría RS.
Aplicar 100% de bonificación en los artículos con porcentaje 99.99 en el pedido: si tilda este parámetro, el sistema aplicará el 100% de bonificación en los artículos del pedido que tengan un porcentaje igual a 99.99. En caso de no estar tildado, se aplicará el porcentaje de descuento ingresado en el pedido. Por defecto, este parámetro se exhibe destildado.
Prestación de servicios
Si la actividad de su empresa se relaciona con la prestación de servicios, es posible modificar el rango de fechas del servicio a facturar.
Por defecto, estas fechas se calculan según la modalidad elegida en el proceso Parámetros de Ventas.
Clasificación para SIAp – IVA
La clasificación de la información para SIAp – IVA se comporta de la misma manera que la detallada en el proceso Facturas.
Facturas documentadas con facturas de crédito
Los pedidos ingresados con condición de venta correspondiente a facturas de crédito generarán, en base a los vencimientos y cuotas calculados, las facturas de crédito que documentan la operación.
Todas estas facturas de crédito quedan con el estado ‘Emitidas’ y se deberán imprimir posteriormente a través del proceso Impresión de facturas de crédito.
Partidas
La descarga de partidas de este proceso se realiza en forma automática. El criterio utilizado es el indicado en el artículo, y en caso de estar configurado para asignar en forma manual, se asignarán partidas por antigüedad (por número de partida en forma ascendente).
Puede optar por utilizar un criterio de asignación automática específico mediante el comando Partidas.
Series
En este proceso NO es posible ingresar los números de serie asociados a los artículos. Si desea facturar pedidos con artículos que llevan número de serie, utilice el proceso Facturas haciendo referencia al pedido.
Facturas electrónicas (del mercado interno)
Si usted utiliza:
- la versión 2 de Webservices – comprobantes -‘A’, ‘B’ (según RG 2485) o bien, ‘C’ para Monotributistas (según RG 3067).
- Ingrese el Indicador de concepto del comprobante. Los valores posibles son: 1 – Productos; 2 – Servicios o 3 – Productos y Servicios.
- Si el Indicador de concepto es ‘2’ o ‘3’, ingrese el período a facturar (Fecha Desde – Fecha Hasta).
- la versión ‘Notificación Juez’ de Webservices – para la generación de comprobantes electrónicos del mercado interno con el detalle de las operaciones (según RG 2904 – Artículo 4º):
- Ingrese el Indicador de concepto del comprobante. Los valores posibles son: 1 – Productos; 2 – Servicios o 3 – Productos y Servicios.
- Si el Indicador de concepto es ‘2’ o ‘3’, ingrese el período a facturar (Fecha Desde – Fecha Hasta).
- Tenga en cuenta que al facturar electrónicamente pedidos, no se valida la asignación de los códigos de barras. Para más información, consulte la ayuda del proceso Administración de comprobantes electrónicos.
- Se exhibirá un mensaje de confirmación acerca del tratamiento a aplicar en pedidos que incluyan artículos con precio cero.
Si el operador confirma la operación, se facturarán los pedidos que tengan artículos con precio unitario cero (los que serán informados a AFIP como Muestras / Material promocional).
Si el operador no confirma la operación, los pedidos que tengan artículos con precio unitario cero NO se facturarán.
Al finalizar el proceso, se exhibirá un mensaje de confirmación acerca de la emisión del informe de pedidos no facturados.
- la versión 2 de Webservices – comprobantes ‘A’, ‘B’ (según RG 2557/09):
- Indique si el comprobante electrónico a generar corresponde a una actividad alcanzada por el beneficio de Bonos Fiscales Electrónicos y, en ese caso, ingrese el Número Identificatorio del proyecto.
Estos datos se aplicarán a todo el lote de facturas a generar.
Facturas electrónicas de exportación
Si usted cumple con el régimen de emisión y almacenamiento de comprobantes originales que respaldan operaciones de exportación, para la emisión de facturas electrónicas de exportación con referencia a pedidos, se solicita el ingreso de los siguientes datos: tipo de exportación, país de destino, código de Incoterms. Estos datos se aplicarán a todo el lote de facturas a generar.
Para facturas de exportación de Servicios (Tipo de exportación: 2):
El sistema aplica las siguientes validaciones:
- Que la Fecha de Facturación NO sea posterior al mes en curso.
- Que la Moneda informada, si es distinta de ‘Pesos’, tenga cotización al cierre del día hábil anterior.
- Que la Cotización, en comprobantes en moneda diferente de ‘Pesos’, corresponda a la del día hábil anterior (divisa Vendedor) de la Fecha de emisión de la factura. En caso que la solicitud sea con fecha anterior a la de la factura, la cotización deberá ser igual a la del día hábil anterior de la fecha de solicitud.
Factura de crédito MiPyMEs
Si usted está alcanzado por la ley 27440 y debe generar comprobante MiPymes, o necesita poder consultar si el cliente está obligado a recibir factura de crédito electrónica será necesario realizar previamente los siguientes pasos:
- Ingrese en Datos de la empresa el CUIT y la Sucursal asociado a la empresa.
- Ingrese en Configuración de certificados de AFIP para configurar la información necesaria para establecer conexión con el servicio FeCred (Factura de crédito). Esto le permitirá consultar si el cliente a facturar está obligado a recibir factura de crédito electrónica según la fecha de la factura y según el total de la factura a generar.
- Ingrese en solapa Comprobantes electrónicos de Parámetros de Ventas para informar el CBU de la cuenta bancaria de la empresa.
- Cree un talonario que tenga activado el parámetro Comprobante de crédito electrónico (Ley 27440).
- Cree una condición de venta con una única cuota requerida para informar la fecha de vencimiento de la factura de crédito electrónica.
- Tenga en cuenta que si usted informa el número de orden de compra en el pedido este valor se trasladará en la factura de crédito como referencia comercial.
Para más información consulte en la Guía de implementación sobre comprobantes electrónicos el apartado Consideraciones para la generación de Factura de crédito electrónica MiPyME (Ley 27440).
Funciones disponibles
<Ctrl + F10> – Consulta integral de clientes
Usted puede acceder desde este proceso, a toda la información comercial y financiera que le brinda la Consulta integral de clientes.
<Alt + O> – Clasificación de comprobantes
Si tiene habilitado el parámetro Utiliza clasificación de comprobantes en Parámetros de Ventas y clasifica facturas, puede invocar la tecla de función <Alt + O> para clasificar las facturas a generar.
Podrá visualizar sólo los códigos de clasificación configurados para el tipo de comprobante y que se encuentren a su vez habilitados y vigentes.
Usted puede indicar a través del parámetro Respeta clasificación del Pedido que cada factura a generar tome la misma clasificación del pedido, tanto para el encabezado como para los renglones. Caso contrario la clasificación que se ingrese, ya sea como defecto o a través de la tecla de función <Alt + O>, será la misma para todas las facturas sin importar las clasificaciones de los diferentes pedidos.
Usted puede parametrizar que el sistema valide el ingreso de una clasificación en forma obligatoria en el comprobante que se está generando. Para ello debe configurar en Parámetros de ventas el campo Clasifica Comprobantes.
Usted puede clasificar o corregir una clasificación realizada, desde el proceso Modificación de Comprobantes o Reclasificación de Comprobantes.
Para más información consulte el ítem Clasificación de Comprobantes.
<Ctrl + F4> – Otros formularios
En la impresión del comprobante se considera, por defecto, el formulario habitual asociado al talonario.
Usted puede seleccionar otro formulario de impresión, presionando las teclas <Ctrl + F4> o seleccionando la función Otros formularios, antes de acceder a la ventana de destinos de impresión.
Tenga en cuenta que si cambia de formulario, el sistema valida que el formulario elegido esté definido de la misma manera que el formulario habitual, con respecto a la impresión del remito (@REMITO). Así, si el formulario habitual está configurado para no imprimir remito, el nuevo formulario que usted elija debe estar definido para no imprimir el remito junto con la factura.
<Shift + F6> – Datos exportación
Esta función está disponible sólo si usted cumple con el régimen de emisión y almacenamiento de comprobantes originales que respaldan operaciones de exportación.
- Para facturas de exportación de Bienes u Otros:
Permite el ingreso de los datos requeridos por la AFIP para este tipo de comprobantes (tipo de exportación, país de destino, código de Incoterms, permisos de embarque).
Tenga en cuenta que a partir de la implementación de la RG 3066, AFIP incorporó las siguientes modificaciones:- Se suprimió el límite en el ingreso de permisos de embarque (5), permitiendo el ingreso ilimitado de estos datos.
- El ingreso del código de Incoterms (Cláusula de Venta) es obligatorio sólo en Facturas de Bienes.
- Para facturas de exportación de Servicios (Tipo de exportación: 2):
No son editables los datos relacionados a tipo de exportación y país de destino, ya que se toma la información del comprobante de referencia.
<Shift + F7> – Observaciones del comprobante
Esta función permite el ingreso de un texto de hasta 4000 caracteres en concepto de observaciones comerciales y de otro de hasta 1000 caracteres para otras observaciones.
La ventana se divide en 2 sectores: el superior para las observaciones comerciales y el inferior, para las otras observaciones.
Esta función estará disponible para todos los comprobantes (electrónicos y no electrónicos) si usted activa el parámetro Edita observaciones (desde la solapa Comprobantes del proceso Parámetros de Ventas o bien, desde Perfiles de facturación).
Comandos del menú facturación de pedidos
A continuación se detallan los comandos disponibles desde el menú de la ventana de Facturas Punto de Ventas.
Filtros
Invoque este comando para aplicar filtros o condiciones adicionales al rango de pedidos a facturar.
De esta manera, usted puede indicar rangos de selección para clientes, zonas, vendedores, condiciones de venta, transportes, depósitos y fechas de pedidos.
Con relación a los depósitos del encabezado de los pedidos, no se tienen en cuenta los que se encuentren inhabilitados.
Con respecto a la selección de clientes, es posible realizarla ‘Por Rango’ o ‘Por Clasificador’. En este último caso, se abre el clasificador de clientes para que elija las carpetas. En pantalla, se exhibe la cantidad de carpetas seleccionadas.
Especifica numeración de pedido: si este parámetro está activo, será obligatorio el ingreso del rango de pedidos a facturar. Caso contrario, se tienen en cuenta todos los pedidos existentes en el sistema y que cumplan con las condiciones requeridas.
Comando comprobante electrónico
Permite cambiar el tipo de conexión con la AFIP, a utilizar en el proceso.
No es necesario ejecutar este comando para cada comprobante electrónico que ingrese, ya que el sistema tendrá en cuenta el tipo de conexión definido hasta tanto usted lo modifique o abandone el proceso.