Factura-Guía de despacho de Compras

A través de este proceso se ingresarán las facturas recibidas de los proveedores que actualizan stock.

El ingreso de la factura permite la actualización de la cuenta corriente del proveedor, el saldo de stock y la registración de la transacción realizada en Compras

 

Datos del encabezamiento

Código de proveedor: indique el código correspondiente al proveedor.
Pulsando <Enter> o ingresando un código inválido, se visualizará una ventana con todos los proveedores existentes.

<F6> – Alta de proveedores
Si se activó el parámetro Permite Alta de Proveedores en el proceso Parámetros de Compras pulsando la tecla <F6> desde el campo Código puede agregar un nuevo proveedor.

Se abrirá una pantalla igual a la del proceso Proveedores para ingresar todos los datos correspondientes.
Una vez finalizada la carga, pulsando <F10> se confirma el ingreso del proveedor.

 

Proveedores ocasionales

A través de este proceso, también es posible ingresar facturas de proveedores no habituales, a quienes no se desea asignar un código de identificación.
En este caso, se ingresará como proveedor ocasional y la factura corresponderá a una compra contado, ya que no se registra en cuenta corriente.
Para ingresar facturas de proveedores ocasionales, ingrese «000000» en el campo Código de proveedor del talonario correspondiente, abra Datos del proveedor, coloque el número de CUIT/identificación personal. De esa manera se obtienen automáticamente los datos fiscales suministrados por la AFIP o, en su defecto, los debe cargar manualmente.

Folio Nº: si se ingresó la Letra Habitual en el proveedor, ésta será sugerida al inicio del número de folio del comprobante.
Si se ingresó un código de proveedor, el sistema controlará que no exista en la cuenta corriente el número de comprobante ingresado. En el caso de proveedores ocasionales no se realizará este control, permitiendo ingresar el mismo número de comprobante.

Número interno: es el número interno o minuta correspondiente al comprobante. Este número es único por comprobante y el sistema lo calcula en forma automática.

Fecha de emisión: debe indicar la fecha de emisión real de la factura. Esta fecha se utilizará para calcular los vencimientos para la cuenta corriente, la impresión en el Libro de Compras.

Fecha contable: o fecha de registración, indica la fecha de ingreso del comprobante al sistema. Se utilizará para determinar la inclusión del comprobante en el Libro de Compras y el asiento contable.

La posibilidad de diferenciar estas dos fechas es de suma utilidad para el caso en que se reciban comprobantes con fecha anterior, luego de haber efectuado el cierre contable del mes. Podrá ingresar la fecha de emisión real de la factura y la fecha del mes en curso como fecha contable.

Condición de compra: el sistema sugerirá la condición habitual asociada al proveedor.
La condición de compra determina si el comprobante corresponde a una compra contado o cuenta corriente. En el caso de cuenta corriente, permite el cálculo automático de los vencimientos; mientras que si es contado, se disparará la actualización del movimiento de Tesorería (si posee dicho módulo instalado).

Bodega: no se tienen en cuenta las bodegas inhabilitadas.

Sucursal SII: es el código numérico entregado por el SII, que identifica a cada sucursal informada en el Servicio de Impuestos Internos. Si no opera con sucursales, deje este campo en cero.

Lista de precios: si utiliza listas de precios de proveedores, puede ingresar un código de lista.  De este modo, al ingresar los renglones del comprobante,  el sistema sugerirá los precios desde la lista indicada.

Observaciones: permite ingresar una glosa opcional asociada al comprobante. Esta glosa podrá ser visualizada desde los procesos de Consulta o Modificación de comprobantes.

Incluye en Libro Compras: indique si el documento interviene en el Libro de Compras.

Correlativo de Libro de Compras: si el documento interviene en el Libro de Compras, el sistema calcula este número en forma automática. Su edición depende de la definición del parámetro general Edita Correlativo del Libro de Compras.

Tipo de documento: el valor propuesto surge de la parametrización del proveedor, pero usted puede modificarlo. En ese caso, asigne al documento uno de los siguientes códigos para su  identificacion ante el SII: 30 – Factura; 32 – Factura exenta o no afecta de IVA; 33 – Factura electrónica; 34 – Factura no afecta o exenta electrónica;  35 – Boleta; 38 – Boleta exenta; 39 – Boleta electrónica; 45 – Factura de compra; 46 – Factura de compra electrónica.

Situación IVA: las opciones posibles de selección son ‘Con Derecho’; ‘Sin Derecho’; ‘Uso Común’ o ‘Entrega gratuita’. Se propone por defecto el valor ‘D’ (‘Con Derecho’).

<Alt + K> Tipo de transacción
El SII agrega 2 datos para la identificación de un documento y tienen como finalidad, facilitar el registro y caracterización de los documentos recibidos.
El sistema considera por defecto, la opción 1 – ‘Del Giro’ para ambos tipos de transacción.
Estará disponible una vez ingresado el Tipo de documento y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La Fecha Contable es posterior al 31/07/2017.
• El Tipo de Documento no corresponde a boleta (es distinto de 35-Boleta afecta, 38-Boleta exenta, 39-Boleta afecta electrónica y 41-Boleta exenta electrónica).

Tipo de transacción de venta: es la caracterización de la venta por parte del vendedor.
Los valores posibles de selección son los siguientes:

Tipo de transacción de compra: indica qué tipo de compra representa para el receptor del documento.
Los valores posibles de selección son los siguientes:

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

 

Imputación de órdenes de compra

Si se utilizan órdenes de compra, se desplegará una ventana en la que es posible seleccionar las ordenes de compra a las que hace referencia la factura.
Una factura puede hacer referencia a una o varias órdenes de compra. Los valores posibles para el tipo de comprobante de referencia varían de acuerdo a lo parametrizado desde la opción Proveedores o desde el perfil de facturas de compra.
La factura-guía de despacho puede hacer referencia a ‘órdenes de compra’ o ‘sin referencia’ y lo puede configurar como valor habitual en el campo Tipo de comprobante de referencia.

Pulsando <F10> se dará por finalizado el ingreso de órdenes de compra de referencia.
Sólo podrá seleccionar órdenes de compra cuyo estado sea ‘Emitida’ y que tenga cantidad pendiente de recibir y cantidad pendiente de facturar.
Por ejemplo; si los artículos de la orden de compra tienen una cantidad pendiente de recibir pero no tiene cantidad pendiente de facturar, esos artículos no se visualizarán desde la factura-guía de despacho.  Pero podrá realizar un remito referenciando a la orden de compra por la cantidad pendiente de recibir.
El sistema controlará la fecha de vigencia de la orden de compra, y pedirá su confirmación en caso que ésta sea anterior a la de la factura. Asimismo, controlará el descuento ingresado en la factura contra el de la orden de compra.
El modo de operación para el ingreso de los renglones de la factura podrá variar según el modo de parametrización del sistema.
Utilice el parámetro general Ingresa artículos manualmente al referenciar O/C para definir la modalidad de carga de los renglones. Puede optar por las siguientes opciones:

• Ingresa artículos manualmente al referenciar O/C=’No’.
  Se sugieren en los renglones los artículos ingresados en las órdenes de compra referenciadas y que tengan cantidades pendientes.
  Usted puede hacer referencia a los comprobantes que componen cada renglón, pulsando <Alt + R>. En esta pantalla de comprobantes relacionados, usted verá tanto las órdenes de compra, como las solicitudes de compra relacionadas con la factura – guía de despacho ingresada.
  Si en los Parámetros de Compras configura Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, usted puede redistribuir las cantidades que corresponden con las solicitudes de compra, en la ventana invocada con <Alt + R>.
  En caso de no tener activo este parámetro, usted solamente podrá consultar la ventana de comprobantes de referencia. Restô realiza el descuento de pendientes, según el concepto de «más antiguo».
  Se podrán agregar nuevos renglones sin relación con las órdenes de compra.
• Ingresa artículos manualmente al referenciar O/C=’Si’.
  En este caso, deberá ingresar todos los datos correspondientes a los renglones, y, por cada renglón de la factura, se asignarán las cantidades a las órdenes de compra seleccionadas.
  La cantidad de cada renglón será asignada totalmente a órdenes de compra; el sistema desplegará por renglón una ventana con todas las órdenes correspondientes al artículo ingresado, asignando por defecto las cantidades.

En ambos casos, también se realizará el control de cantidades con respecto a la orden de compra.
El ingreso de la factura actualizará los pendientes en las órdenes de compra involucradas, considerando los desvíos.

 

Ingreso de renglones

Código de artículo: código de identificación correspondiente al artículo, es posible hacer referencia al artículo por su código, sinónimo o código de barras.

Los artículos que se utilizan en los comprobantes de proveedores estarán definidos con un perfil de compra o compra-venta.

Escalas
Si utiliza artículos definidos con escalas, podrá referenciarlos a través de diferentes modalidades. El método más ágil de acceso consiste en ingresar el código base del artículo y seleccionar luego los valores de las escalas asociadas.

Una vez ingresado el código base, se desplegarán los valores posibles de la escala 1 para seleccionar el correspondiente. Si el artículo tiene 2 escalas, se seleccionará a continuación el valor de la escala 2.
Otra forma de acceso consiste en seleccionar de la lista de artículos el que corresponda, ya que en la lista se desplegarán todas las combinaciones de escalas disponibles.
Finalmente, puede optar por ingresar el código completo (código base + valores de escalas) como forma de acceso al artículo.
Si ingresó un renglón correspondiente a un artículo con escalas, en los renglones siguientes podrá acceder en forma rápida y ágil a las otras combinaciones del artículo, según su ordenamiento alfabético.
Pulse las teclas <Ctrl + F6> para desplegar el artículo anterior.
Pulse las teclas <Ctrl + F7> para desplegar el artículo siguiente.
Esta opción es de suma utilidad cuando, en un movimiento, se ingresan cantidades para distintos valores de escalas de un mismo artículo (por ejemplo, distintos talles o colores de una misma prenda).

<Alt + E> – Alta de artículos con escala
Al pulsar las teclas <Alt. + E> desde el campo Artículo será posible dar de alta un nuevo artículo con escalas.

Alta de valores de escalas
Si en Parámetros de Compras posee activado el parámetro Permite alta de valores de escalas al ingresar un valor de escala 1 o 2 inexistente, podrá darlo de alta desde este proceso.

Utilización de la relación proveedor-artículo
Si se activó el parámetro Valida los artículos por proveedor, el sistema controlará que el artículo pertenezca a la relación con el proveedor y, además se podrá ingresar como código el sinónimo del proveedor.
Si el artículo no pertenece a la relación, deberá confirmar su ingreso.

Cantidad recibida: este campo exhibe la cantidad real que se recibe por cada uno de los artículos, es la cantidad que ingresa realmente al inventario. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Puede ingresar cantidades positivas como negativas. Las cantidades positivas reflejan la cantidad recibida, en tanto que las negativas representan las devoluciones de mercaderías registrándose su movimiento de salida.
• No podrá ingresar cantidades negativas en artículos definidos como bien de uso, así como tampoco en renglones de facturas que hacen referencia a otro comprobante (por ejemplo renglones de factura que hacen referencia a una orden de compra).
• Si el artículo lleva doble unidad de medida, ingrese la cantidad recibida expresada en la unidad de medida de stock 1.
• Si se encuentra activo el parámetro general: Recepciona cantidades mayores a las facturadas se permitirá ingresar una cantidad recibida mayor a la facturada.

Diferencia: este campo indica la diferencia de cantidad que existe entre la cantidad facturada y la cantidad recibida por cada uno de los artículos, siempre que la cantidad facturada sea menor a la cantidad recibida y además, que se haya configurado el control de comprobantes con diferencia en el proceso Parámetros de Compras.
En los artículos que llevan doble unidad de medida, se consideran las cantidades expresada en unidad de stock 1.

<F7> – Partidas
Si utiliza partidas e incluye en el comprobante algún artículo con partida, se ingresarán los datos correspondientes. En el capítulo Partidas explicamos en forma detallada su utilización.
Para el caso de haber ingresado cantidades negativas, deberá seleccionar la partida del artículo que saldrá del stock.
Si utiliza artículos con partidas, pulsando <F7> podrá ingresar las partidas correspondiente para cada renglón. Para más información, consulte la guía sobre implementación de partidas en el módulo Stock).
Puede utilizar las partidas para administrar lotes internos de productos o despachos de aduana.

<F8> – Series

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (artículos)

Una vez ingresados todos los datos correspondientes a los renglones de la factura, pulsando <F10>, accederá a la pantalla de totales del comprobante.
Si el artículo lleva doble unidad de medida, la cantidad de series a ingresar corresponde a la cantidad en unidades de stock 2.

 

Totales del comprobante

 

Facturas contado

A continuación se presentan los tópicos referidos a facturas contado.

 

Cálculo de Retenciones

Si la condición de compra es contado, se parametrizó el cálculo de retenciones y el proveedor tiene código de retención habitual ingresado, se desplegará una ventana con los códigos de retención. Estos pueden ser modificados o borrados, si no se desea calcular la retención para el comprobante.
Si el pago se cancela con una cuenta de tipo ‘Banco’ u ‘Otras de Documentos’ y el código de retención tiene asignado el talonario de CPR, el sistema propondrá generar una Constancia de Retención, si la cancelación se realiza con otro medio se propondrá generar una Retención. Según como este parametrizado una vez que se ingresaron los medios de pagos se puede ver la pantalla con el detalle de los certificados a generar.
El sistema no calcula retenciones para proveedores ocasionales («000000»). Siempre que sea necesario el cálculo de retenciones, se dará de alta al proveedor en el proceso correspondiente.

Retención de IVA
Si se calcula retención de IVA, el sistema exhibirá una ventana con el importe de IVA total del comprobante (o el neto gravado según la base de cálculo seleccionada) y la retención calculada. Este importe puede ser modificado.
El sistema calculará la retención aplicando el porcentaje indicado sobre el importe base, siempre y cuando dicho importe sea mayor o igual al Importe Mínimo para aplicar retención, indicado en el proceso Códigos de Retención de IVA.

Retención de Impuesto a las Ganancias
Si se calcula retención del Impuesto a las ganancias, se desplegará una ventana con el cálculo correspondiente.
El importe de Pago sujeto a Retención corresponde al total gravado más no gravado del comprobante, más otros impuestos parametrizados como imponibles en el proceso Alícuotas.
El sistema exhibirá todo el detalle del cálculo y el Importe a Retener correspondiente, el que puede ser modificado.

Retención de Ingresos Brutos
Si se calcula retención de Ingresos Brutos, se desplegará una ventana con el cálculo correspondiente.
El importe de Pago sujeto a Retención dependerá del parámetro correspondiente a la base de cálculo, indicada en la definición del código de retención.
El sistema calculará el importe de retención (siempre que supere el mínimo), el que puede ser modificado.
Luego de confirmar la retención, se desplegará una ventana con el total de las retenciones calculadas. Si se activó el cálculo de Otras Retenciones en el proceso Parámetros Retenciones, se ingresará manualmente el importe de una nueva retención.
Finalmente se calculará el Neto a Pagar de la siguiente manera:
Neto a Pagar = Importe factura – sumatoria de las retenciones

Retenciones definibles
Si se calculan retenciones definibles (‘Otras’) con tipo de cálculo automático, se desplegará una ventana con el importe correspondiente según la base de cálculo configurado, para el Pago sujeto a Retención.
El sistema exhibirá todo el detalle del cálculo y el Importe a Retener correspondiente, el que puede ser modificado.
Luego de confirmar las retenciones, se desplegará una ventana con el total de todas las retenciones calculadas en forma automática, más todas las retenciones definibles con cálculo manual para el proveedor, para ingresarles los importes correspondientes.
En el proceso Pagos, explicamos en detalle el cálculo de las retenciones.

Movimiento de tesorería por facturas contado
Si por la condición de compra de la factura, el 100% del monto es abonado en una cuota a 0 días; o el comprobante corresponde a un proveedor ocasional (código «000000»), el sistema asume que se está realizando una compra al contado.

Las facturas al contado no figuran en la cuenta corriente del proveedor y no pueden ser referenciadas por otro comprobante, dado que en el momento de ser ingresadas se cancelan en forma automática.
En este caso, una vez finalizado el ingreso de datos, aparecerá una pantalla de ingreso del movimiento de Tesorería que resulta del pago de la factura contado.
El sistema activa directamente el módulo Tesorería para registrar un «Ingreso de Comprobantes» de clase 2 (Pagos).
Si se han definido perfiles para pagos, seleccione el perfil a aplicar para el ingreso del movimiento.
Si usted ingresó una cuenta de tesorería como medio de pago habitual para el proveedor al cual está realizando el pago, verá estos datos reflejados en los campos Cuenta de Tesorería, y en los días del cheque, en caso de seleccionar ‘Emite Cheques’.
Es posible definir, además, una cuenta principal para cada proveedor. La misma será reflejada en el campo Cuenta a debitar.
Para mas información, consulte Actualización de proveedores.

El sistema valida que la fecha contable del comprobante sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería.
Las especificaciones de este ingreso se encuentran detalladas en el manual del módulo Tesorería.
El sistema permite registrar la forma de pago en cualquier moneda, independientemente de la moneda de la factura.

En el sector inferior de la pantalla puede consultar el total a pagar, total pagado y el pendiente de pago en moneda corriente y extranjera contable. El sistema verifica que se cancele el total del comprobante en su moneda de expresión, siendo la otra moneda una mera reexpresión.
Por ejemplo, si ingresa una factura en moneda corriente, el sistema verificará que se cancele el total de la factura en esa moneda. En caso de existir diferencia de redondeo en la otra moneda, el sistema se encargará de ajustarla durante la grabación del comprobante.

Por otra parte, si en el módulo Tesorería está activo el parámetro general ‘Asigna Subestados a Cheques de Terceros‘ y la operación incluye cheques, se asignará automáticamente a cada uno de los cheques el subestado definido por defecto y se actualizará su historial. Para más información, consulte en el módulo Tesorería el proceso Parámetros de Tesorería.
El tipo de comprobante a ingresar para la registración se encontrará previamente definido en el módulo Tesorería y será distinto de ‘FAC’, ya que éste último identifica las facturas del módulo Ventas. Por ejemplo, puede utilizar el código ‘FPR’ para identificar facturas de proveedores.
El sistema propone como Número de comprobante el número de factura ingresado, que puede ser modificado.
La única restricción es que no pueden existir en el módulo Tesorería, dos movimientos con el mismo tipo y número de comprobante asociado. Si esto sucede, el sistema dará un mensaje de aviso y se optará por otra numeración o bien, por el uso de los dos dígitos finales (después de la barra) que acompañan al número de comprobante.
Si usted no posee el módulo Tesorería no tendrá acceso a esta pantalla.

 

Facturas documentadas con facturas de crédito

Seleccionando una condición de compra que habilite la generación de facturas de crédito, al finalizar el ingreso de los totales de la factura, se abrirá una ventana con el detalle de las facturas de crédito a generar, en base a la definición de la condición de compra seleccionada.
La Cantidad de cuotas, el Vencimiento y el Importe propuestos pueden modificarse. En este momento, también podrán ingresarse los Números de cada una de las facturas de crédito correspondientes al comprobante. Todas las facturas de crédito quedan con el estado de ‘Recibidas’.
Si se genera la factura con una condición de compra correspondiente a facturas de crédito, en la cuenta corriente del proveedor se registrará un único vencimiento, por el importe total del comprobante. Por ello, no se editarán los vencimientos en la pantalla de totales.
El saldo en cuenta corriente se cancelará al ingresar el comprobante de aceptación de facturas de crédito por el proceso Pagos.
Con respecto a las facturas con condición de compra contado, en el momento de realizarse el movimiento de Tesorería, podrán ingresarse como forma de pago facturas de crédito de terceros (siempre que se utilice el módulo Ventas).

 

Importación de series desde planilla Excel

Utilice la tecla de función <F9> – Importar series, para importar las series desde una planilla Excel.
Esta funcionalidad está disponible en los procesos:

• Ingresos de inventario.
• Factura – Guía de despacho del módulo Compras.
• Guía de despacho del módulo Compras.

Datos de la partida
Puede optar por tomar los datos de la partida desde la planilla Excel o ingresarla manualmente, para ello seleccione las opciones correspondientes:

Tomar los datos de la partida del archivo: seleccione esta opción si desea importar los datos de la partida desde el archivo Excel. Podrá utilizar esta opción cuando:

• El artículo usa series y partidas.
• Orden de carga utilizado sea ‘Series / Partidas’.
• La numeración de las partidas sea manual.

Ingresar una única partida: utilice esta opción para ingresar los datos de la partida manualmente sin importarla del archivo Excel. Si desde parámetros de stock se configuró la numeración de partida automática y no permite modificar la partida propuesta, el número de partida se completará automáticamente y solo se podrán ingresar el resto de los datos de la partida.

Formato de la planilla Excel
Para generar el formato de la planilla Excel puede hacerlo:

• Desde la pantalla de series que es llamada desde los comprobantes de ingresos de stock, factura- guía de despacho de compras o guía de despacho de compras al momento de cargar una serie.
• Armar el archivo manualmente.

Para armar el archivo manualmente, la planilla Excel debe respetar el nombre de las columnas:

Numero_Serie
Descripcion_1_Serie
Descripcion_2_Serie
Comentario_Serie
Codigo_Articulo
Codigo_Barra_Articulo
Sinonimo_Articulo
Sinonimo_Articulo_Proveedor
Numero_Partida
Numero_Despacho_Aduana
Descripcion_1_Partida
Descripcion_2_Partida
Comentario_Partida
Pais_Origen_Partida
Aduana_Partida
Fecha_Vencimiento_Partida

Aclaraciones

• Si el nombre de alguna columna no es correcto, Restô no podrá leerla y ese dato no será importado.
• El formato del campo «Fecha_Vencimiento_Partida» debe ser dd/mm/aaaa (se usan dos dígitos para el día, dos para el mes y 4 para el año, con separadores). En caso que no se respete el formato la fecha quedará en blanco.
• Son obligatorios los datos de la serie y el código del artículo y/o código de barras del artículo y/o el sinónimo del artículo y/o el sinónimo del artículo-proveedor. Este sinónimo del artículo-proveedor lo tendrá en cuenta si se está en el proceso de Factura – Guía de despacho o Guía de despacho del módulo Compras.
• El formato de cada una de las celdas debe estar en modo texto.
• El número de la partida debe estar en mayúscula.

 

Imputación contable

Si usted integra con Contabilidad consulte la imputación contable.