A través de este proceso, se ingresarán facturas con imputación a tesorería o comprobantes de artículos pendientes de recepción.
Se tendrá en cuenta el parámetro general Al referenciar guías de despacho en Facturas – Respeta Precios. Para más información, consulte el ítem Para Ingreso de Comprobantes del proceso Parámetros de Compras. No se actualizarán saldos de inventario mediante este proceso.
El ingreso de la factura permite la actualización de la cuenta corriente del proveedor y la registración de la transacción realizada.
Recomendamos consultar el Resumen sobre boletas de honorarios y servicios.
<F7> – Actualiza precios de reposición
Si utiliza un perfil de factura de compra y activó los parámetros Actualiza precios de reposición y Permite indicar si el comprobante debe actualizar precios de reposición, al presionar esta tecla durante el ingreso de un comprobante, podrá indicar si el mismo debe actualizar los precios de reposición de los artículos incluidos en el mismo.
Totales del comprobante
Se ingresarán en forma detallada todos los importes correspondientes a los totales del comprobante.
El campo Anticipos permite ingresar un importe que será descontado del total del comprobante. Se lo utilizará cuando los anticipos fueron facturados con anterioridad y vienen descontados en la factura.
Los campos Neto Afecto y Neto Exento se calcularán como resultado de los importes anteriores, proporcionando los importes de Descuento, Flete e Intereses entre los subtotales.
Estos valores pueden ser modificados siempre que no afecte el control de importes que realiza el sistema. El control a realizar es el siguiente:
Subtotal Afecto + Subtotal Exento – Descuento + Flete + Intereses – Anticipos = Neto Afecto + Neto Exento
Importes de IVA
El sistema calculará en forma automática las tasas de IVA asociadas a los artículos, considerando el descuento y el IVA del flete y los intereses.Si se modificaron estos importes o existen diferencias de redondeo, podrá modificar en forma manual los importes de IVA.
Otros impuestos
Se pueden ingresar otros impuestos asociados al comprobante, los que habrán sido definidos previamente en el proceso Tasas. En este caso, los otros impuestos de los artículos también es calculado y sugerido en forma automática.
Vencimientos para facturas
Si la condición de compra corresponde a cuenta corriente, se editarán las distintas fechas de vencimiento, las que se calculan en base a la fecha de emisión y la condición establecida. Estos vencimientos pueden ser modificados, siempre que su suma coincida con el total del comprobante.
En el momento del alta del comprobante se guarda la auditoría de fecha , hora y usuario que generó el alta.
Además, para los comprobantes que permiten modificación, se guarda la fecha, hora y usuario que realizó la modificación.
Consulte la ficha de cada comprobante (desde Live) para acceder a la información de la auditoría de alta o modificación.
Referencia de órdenes de compra o recepciones
Opcionalmente, una factura que no afecta stock puede generarse con referencia a varios comprobantes previamente ingresados. Los tipos de comprobantes de referencia a utilizar serán: órdenes de compra o recepciones.
Luego de ingresar los datos del encabezado, se desplegará una ventana en la que es posible seleccionar los comprobantes a los que hace referencia la factura. Una factura puede hacer referencia a varias órdenes de compra o a varios guías de despacho. Los valores posibles para el tipo de comprobante de referencia varían de acuerdo a lo parametrizado desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra.
En el caso de generar una factura para un proveedor ocasional, se tomará la configuración de los comprobantes definida en parámetros de compras.
Si está activo el Parámetro de Inventario Lleva doble unidad de medida, se consideran órdenes de compra pendientes a aquellos donde las cantidades pendientes de facturar expresados en la unidad de medida de control de stock sean mayores a cero.
El sistema valida que:
- Las órdenes de compra referenciadas tengan estado ‘Emitida’ y con cantidades a facturar mayores a cero.
- Las guías de despacho referenciadas tengan cantidades a facturar mayores a cero.
Si desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra, en la sección Comprobantes de referencia, usted le asignó a la factura un comportamiento ‘Estricto’ y el tipo de comprobante de referencia ‘guía de despacho’ deberá seleccionar obligatoriamente al menos una guía de despacho.
Si la guía de despacho al cual referencia, fue efectuada previamente a la actualización de la versión 9.70.000 es posible que haya sido ingresada sin hacer referencia a una O/C. Para los comprobantes ingresados con posterioridad a la habilitación de este parámetro, el control podrá realizarse de un modo más estricto.
Pulse <Enter> en el número de guía de despacho para desplegar una lista de todas aquellas recepciones total o parcialmente pendientes del proveedor, para seleccionar las que desea referenciar.
Pulse <F10> para dar por finalizado el ingreso de recepciones.
Si no ingresa ninguna guía de despacho, la factura quedará pendiente de recepcionar (es el caso en el que recibe primero la factura y luego, la mercadería).
Lo mismo ocurre si desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra en la sección Comprobantes de referencia usted le asignó a la factura un comportamiento ‘Estricto’ y el tipo de comprobante de referencia ‘Órdenes de compra’ deberá seleccionar obligatoriamente una o más órdenes de compra.
El modo de operación para el ingreso de los renglones de la factura podrá variar según el modo de parametrización del sistema.
Utilice el Parámetro general Propone artículos recibidos al referenciar remitos (o defina un perfil de facturas de compra utilizando este valor) para definir la modalidad de carga de los renglones. Puede optar por las siguientes opciones:
- Propone artículos recibidos al referenciar guías de despacho = «Si».
Se sugieren en los renglones los artículos ingresados en las guías de despacho referenciadas y que tengan cantidades pendientes.
En el caso que renglón agrupe artículos ingresados en diferentes guías de despacho, podrá redistribuir la cantidad ingresada, para asignar el pendiente de cada guía de despacho.
- Propone artículos recibidos al referenciar guías de despacho = «No».
En este caso, deberá ingresar todos los datos correspondientes a los renglones, y, por cada renglón de la factura, se asignarán las cantidades a las guías de despacho seleccionadas.
La cantidad de cada renglón será asignada totalmente a guías de despacho; el sistema desplegará por renglón una ventana con todas las guías de despacho correspondientes al artículo ingresado, asignando por defecto las cantidades.
- Propone los artículos recibidos al referenciar guías de despacho = «A confirmar».
Al utilizar esta opción, una vez que seleccionó las guías de despacho de referencia, el sistema le consultará si desea que se propongan los artículos del comprobante referenciado.
Si no se recibieron unidades de alguno de los renglones de la guía de despacho o de la orden de compra, éste será eliminado pulsando <F2>.
Es posible modificar las cantidades y precios de un renglón de la guía de despacho, pero en ningún caso el artículo.
Si en la factura se desea agregar un renglón que actualiza stock y éste no se encuentra en la guía de despacho, debe ingresar previamente una guía de despacho por ese artículo y luego, imputar los 2 Guías de despacho a la factura.
El ingreso de la factura descontará las unidades pendientes de facturar de la guía de despacho. Si éste queda sin cantidades pendientes, cambiará el estado del comprobante a ‘Facturado’ (guía de despacho totalmente facturada).
En el caso de referenciar órdenes de compra utilice el parámetro general Ingresa artículos manualmente al referenciar órdenes de compra o defina un perfil de facturas de compra utilizando este valor, para indicar si los renglones de la factura se completarán con los artículos de las órdenes de compra seleccionadas o deberá ingresar todos los datos correspondientes a los renglones y por cada renglón de la factura, por lo que se asignarán las cantidades a las órdenes de compra seleccionadas.
Para agrupar artículos en una factura con referencia, utilice el parámetro general Agrupa artículos en facturas en referencia a órdenes de compra o Agrupa artículos en facturas en referencia a guías de despacho.
Se agruparán los artículos cuando coincidan los siguientes datos:
- Unidad de medida.
- Precio.
- Descuento.
- Impuesto interno fijo.
- Clasificación.
En caso que se haga referencia a órdenes de compra, si se seleccionan órdenes de compra con diferente configuración en la marca Respeta precios al facturar, no realizará la agrupación de artículos.
Las guías de despacho u órdenes de compra sobre los cuales hace referencia la factura pueden ser facturados en forma total o parcial.
Para facturar en forma parcial, modifique las cantidades a facturar propuestas por el sistema en cada guía de despacho u orden de compra. Para ello, siga los siguientes pasos:
Si en la solapa Comprobantes de referencia del proceso Parámetros de Compras o si usa perfil de facturas de compra ha indicado que Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, desde el renglón de la factura podrá modificar la cantidad propuesta de un artículo presionando las teclas <Alt + R>. Si el artículo fue agrupado, se abre una ventana con las guías de despacho u órdenes de compra asociadas a ese artículo, para indicar en qué guía de despacho u orden de compra modifica la cantidad. Si en el proceso Parámetro general (o si usa perfil de facturas de compra) indicó que No Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, cuando modifique una cantidad a facturar propuesta por el sistema, se disminuirá de la primer guía de despacho u orden de compra asociada al artículo en forma automática.
Al generar la factura se descontarán las cantidades pendientes de facturar de las guías de despacho / órdenes de compra y los estados de las guías de despacho. Las guías de despacho quedarán con estado ‘Facturado’ cuando no tengan cantidades pendientes de facturar (o si fueron facturados a través de las órdenes de compra).
Una vez generada la factura en referencia a guías de despacho, si las guías de despacho tienen órdenes de compra asociadas, además de actualizarse las cantidades pendientes de facturar de las guías de despacho, se actualizará la de todas las órdenes de compra asociadas a la guía de despacho facturada.
Si la factura se genera sin indicar guías de despacho, se ingresarán normalmente los renglones de la factura.
Esta factura quedará identificada como ‘Pendiente de recepción’ y posteriormente, podrá relacionarse con guías de despacho a través del proceso Imputación de guías de despacho o generando una guía de despacho en referencia a la factura.
Si en el renglón hace referencia a una única orden de compra, presionando las teclas <Ctrl + F12> podrá acceder a la descripción y descripción adicional del artículo correspondiente a la orden de compra.
Particularidades con respecto a los renglones
Unidad de medida
Si el comprobante se realiza con referencia a una guía de despacho, y la unidad de compras del artículo es distinta a la que existía en el momento del ingreso de la guía de despacho (por haber modificado la equivalencia), se tendrá en cuenta la nueva equivalencia para el cálculo de la cantidad de la factura.
Si la factura se ingresa sobre varias Guías de despacho, podrá seleccionar la unidad de medida, pero la asignación a las recepciones siempre se realizará en unidades de stock.
Precio Unitario
Si el comprobante se ingresa sobre una guía de despacho, y éste a su vez se confeccionó sobre una orden de compra, el sistema sugerirá los precios de la orden de compra. En caso contrario, los precios serán los que correspondan a la lista de precios seleccionada (si existen).
Siempre que haya relación con ordenes de compra (a través de las recepciones) se realizará el control de los precios. Si se activó el parámetro Respeta Precios en el ingreso de la orden de compra, no será posible ingresar la factura con un precio superior al indicado en el comprobante de origen. En este caso, la única forma de ingresar la factura consiste en que el usuario autorizado indique Respeta Precios = «N» en el proceso Ingreso y modificación de órdenes de compra.
El precio unitario se ingresará con impuestos incluidos, según lo indicado en los parámetros correspondientes del proveedor.
Partidas
Si se utilizan artículos con partidas y se realizan imputaciones a Guías de despacho, el sistema identificará las partidas ingresadas con las recepciones imputadas, con motivo de actualizar desde este proceso el costo de la partida.
El movimiento de entrada y alta de partida se realizó al ingresar la guía de despacho, pero sin valorización. La relación de la factura con la guía de despacho permite actualizar el costo de la partida en base al precio unitario ingresado en este proceso.