Mediante este proceso se ingresarán al sistema las recepciones de los proveedores, generando el movimiento de entrada de stock correspondiente.
Datos del encabezamiento
Talonario: para el ingreso de las recepciones es necesario definir un talonario en el proceso correspondiente, para el control de su numeración interna y su impresión (informe de recepción opcional).
El Número interno corresponderá al número de Informe de Recepción correspondiente a la guía de despacho. Este número será único por cada guía de despacho y podrá ser modificado, según se parametrice en el proceso Talonarios.
Motivo: seleccione el tipo de recepción a ingresar (‘C’ si la recepción es de compra o ‘T’ si la recepción es de traslado).
Proveedor: se pueden ingresar recepciones de proveedores de cuenta corriente o proveedores ocasionales, indicando «000000» en el código de proveedor.
Número de Guía de despacho: en este campo se ingresará el número de comprobante del proveedor.
Bodega: el ingreso de este campo en el encabezamiento del comprobante es opcional. Será conveniente ingresarlo cuando todos los renglones de la guía de despacho se asignen a una misma bodega. El valor ingresado en este campo será sugerido en todos los renglones del comprobante. Quedan excluidas para la selección, las bodegas inhabilitadas.
Lista: seleccione la lista de precios a considerar para la valorización de la recepción.
Diferencia: este campo toma el valor ‘Si’ cuando se produce alguna diferencia por cantidad durante el ingreso de la guía de despacho, estando activo el parámetro general Controla comprobantes con diferencias. La diferencia originada puede quedar resuelta al generar una factura referenciada a la guía de despacho. Para obtener un listado de las recepciones que presentan diferencias, utilice el Informe de recepciones con Diferencias de Live.
Documento Electrónico: si la guía de despacho es de un proveedor electrónico, indique si el comprobante recibido es electrónico. En ese caso, quedará identificado internamente con el código 52 – Guía de despacho electrónica. Caso contrario, se asignará el código 50 – Guía de despacho.
<Alt + O> Clasificación de comprobantes
Invoque esta tecla de función para asignar una clasificación a todo el comprobante (esta se asignará por defecto a todos los renglones).
Esta opción se encontrará activa si tiene habilitado el parámetro Utiliza clasificación de comprobantes en Parámetros de Compras.
Sólo se visualizarán los códigos de clasificación configurados para el tipo de comprobante; y a su vez se encuentren habilitados y vigentes.
Por defecto, el sistema propone la clasificación habitual. Al referenciar comprobantes se propone la clasificación según la configuración el campo Permite referenciar comprobantes desde Parámetros de Compras.
Usted podrá modificar la clasificación por otra que se encuentre habilitada, presionando la tecla de función <Alt + O>.
Puede exigir el ingreso de una clasificación en forma obligatoria. Para ello debe configurar el campo Clasifica Comprobantes en Parámetros de Compras.
También es posible clasificar o corregir una clasificación realizada, desde el proceso Reclasificación de comprobantes.
Para más información consulte el ítem Clasificación de comprobantes.
<Ctrl + D> Sucursal destino compras
En este campo puede ingresar la sucursal de destino de la guía de despacho que se utilizara al momento de hacer la exportación.
Referencia de órdenes de compra o facturas
Opcionalmente, una guía de despacho puede generarse con referencia a varios comprobantes previamente ingresados.
Los tipos de comprobantes de referencia a utilizar serán: órdenes de compra o facturas.
Ingrese, en ambos casos, los números de comprobante correspondientes; de lo contrario, al pulsar <Enter> se desplegará una lista de aquellas órdenes de compra o facturas que tengan unidades pendientes de recepcionar.
El sistema valida que las órdenes de compra ingresadas como comprobantes de referencia tengan estado ‘Emitida’ con cantidad pendiente de recepcionar y en caso de hacer referencia de facturas, que los comprobantes estén pendientes de recepcionar.
Tenga en cuenta que una guía de despacho puede hacer referencia a varias órdenes de compra o a varias facturas.
En el caso de generar una guía de despacho para un proveedor ocasional, se fijará en parámetros de compras la referencia de los comprobantes.
Si en la sección Comprobantes de referencia del proceso Proveedores usted le asignó a la guía de despacho un comportamiento ‘Estricto’ y el tipo de comprobante de referencia es ‘Orden de compra’, debe seleccionar obligatoriamente al menos una orden de compra.
Si las órdenes de compra seleccionadas están relacionadas con solicitudes de compra, los saldos pendientes de estos comprobantes también se verán afectados por el ingreso de la guía de despacho, y, en caso de ingresar toda la mercadería comprada para las solicitudes referenciadas, su estado cambiará a ‘Cumplido’.
Guías de despacho valorizadas
A partir de la versión 8.60.000 es posible valorizar una guía de despacho en base a una lista de precios.
En el caso de generar la guía de despacho con referencia a una orden de compra, se considera la lista de precios de la orden de compra, con el descuento ingresado para cada artículo. Si la orden de compra respeta precios, no se permitirá modificar el precio de los artículos por un precio mayor.
Ingreso de renglones
Si se referenciaron órdenes de compra o facturas, el sistema sugerirá por defecto, los renglones de las distintas ordenes que tengan cantidades pendientes de ser recepcionadas.
En cada renglón sugerido, se visualizará la orden de compra / factura asociada.
Usted puede hacer referencia a los comprobantes que componen cada renglón, pulsando <Alt + R>. En el caso de referenciar órdenes de compra en esta pantalla de comprobantes relacionados, usted verá tanto las órdenes de compra, como las solicitudes de compra relacionadas con la guía de despacho ingresada.
Si en los Parámetros de Compras configura Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, usted puede redistribuir las cantidades relacionadas con las solicitudes de compra, en la ventana invocada con <Alt + R>.
En caso de no tener activo este parámetro, usted solamente podrá consultar la ventana de comprobantes de referencia. Restô realiza el descuento de pendientes, según el concepto de «más antiguo».
Se podrán agregar nuevos renglones sin relación con las órdenes de compra.
Cuando la guía de despacho hace referencia a la orden de compra y según lo indicado en el campo Recibe Cantidades Mayores en el proceso Parámetros de Compras, el sistema permitirá recibir cantidades de más sobre la orden de compra.
El sistema le propone por defecto la cantidad de artículos que usted ha indicado en el parámetro Cantidad del artículo en ingreso de Guía de despacho.
Este control de cantidades es posterior al que se realiza con respecto al porcentaje de desvío ingresado para el artículo.
Si no se recibieron unidades de algún renglón de la orden de compra o factura a la cual se hace referencia, puede eliminar el renglón pulsando <F2>.
Es posible modificar las Cantidades de un renglón de la guía de despacho que hace referencia a órdenes de compra o a factura, pero en ningún caso el Artículo.
El ingreso de la guía de despacho descontará las unidades pendientes de recepción de la orden de compra. Si la orden queda sin cantidades pendientes, cambiará su estado a ‘Cerrada’.
El ingreso de la guía de despacho que hace referencia a una factura descontará las unidades pendientes de recepcionar de la factura.
Si está activo el parámetro general de Inventario Lleva doble unidad de medida, para los artículos que llevan doble unidad de medida, se considerarán órdenes de compra o facturas pendientes a aquellas donde las cantidades pendientes de recepción (expresadas en la unidad de medida de control de stock) sean mayores a cero.
El modo de ingreso de los artículos de la guía de despacho es similar al explicado en el proceso Ingreso de Factura – Guía de despacho para el ingreso de renglones.
Una vez confirmados los renglones, pulsando <F10> se emitirá el comprobante de recepción.
Cantidad: para los artículos que llevan doble unidad de medida, deberá informar la cantidad de stock 1 y la cantidad de stock 2.
Luego de ingresar la cantidad del renglón, se abrirá pantalla Cantidad equivalente para ingresar la cantidad correspondiente a la doble unidad de medida.
En caso que el artículo lleve doble unidad de medida, en todos los comprobantes que afectan stock, se informa la cantidad de stock expresada en la unidad de stock 1 y en la unidad de stock 2.
Ingrese cantidad: es la cantidad expresada en la unidad de medida de stock que no fue informada en el renglón del comprobante.
Utilice la tecla de función <F3> para completar la cantidad equivalente, de manera automática. Para calcularla toma la cantidad del artículo del renglón, y aplica la equivalencia aproximada definida en el artículo.
Cantidad a facturar: en este campo se indica la cantidad que se va a facturar por cada uno de los artículos que se reciben si es que se encuentra activo el parámetro Controla comprobantes con diferencias de Parámetros de Compras.
Si el artículo lleva doble unidad de medida, ingrese la cantidad a facturar expresada en la unidad de medida de stock 1.
Si se encuentra activo el parámetro general Recepciona cantidades mayores a las facturadas, se permitirá ingresar una cantidad recibida mayor a la cantidad a facturar.
<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)
Esta opción se encontrará activa si tiene habilitado el parámetro Utiliza clasificación de comprobantes en Parámetros de Compras.
Al referenciar comprobantes el sistema propone la clasificación según se configura desde el campo Permite referenciar comprobantes desde Parámetros de Compras o desde los perfiles.
Invoque esta tecla de función para asignar una clasificación particular al artículo. Podrá seleccionar las clasificaciones que estén habilitadas para el comprobante. De este modo puede cambiar en los artículos la clasificación defecto asignada a todo el comprobante.
Para más información consulte el ítem Clasificación de comprobantes.
En el momento del alta del comprobante se guarda la auditoría de fecha , hora y usuario que generó el alta.
Además, para los comprobantes que permiten modificación, se guarda la fecha, hora y usuario que realizó la modificación.
Consulte la ficha de cada comprobante (desde Live) para acceder a la información de la auditoría de alta o modificación.