Baja de comprobantes

Este proceso permite eliminar facturas, notas de crédito y débito de proveedores que hayan sido mal ingresadas, para ingresarlas nuevamente en forma correcta.

Si el comprobante corresponde a una factura de contado, y se utiliza el módulo Tesorería, se realizará en forma automática la reversión del pago en ese módulo.
Además, si en el módulo Tesorería está activo el parámetro general Asigna subestados a cheques de terceros y el comprobante incluye cheques, se borrará del historial de cheques la información del comprobante anulado.
El sistema realiza controles para permitir la baja de un comprobante. A continuación, se detalla cada uno de los controles y las posibles alternativas para poder realizar la eliminación de un comprobante.

• La fecha de emisión del comprobante no puede ser anterior a la fecha de cierre – definida para las fechas de emisión. Alternativa: modifique la fecha de cierre mediante el proceso Fecha de cierre en el módulo Procesos Generales.
• La fecha contable del comprobante no puede ser anterior a la fecha de cierre – definida para las fechas contables. Alternativa: modifique la fecha de cierre mediante el proceso Fecha de cierre en el módulo Procesos Generales.
• Si el comprobante tiene condición de compra ‘Contado’, el sistema valida que la fecha de reversión para Tesorería sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería de ese módulo. Alternativa: modifique la fecha de cierre correspondiente a través del proceso Parámetros de Tesorería.
• El comprobante no puede tener imputaciones asociadas y a su vez, no puede estar imputado a otro comprobante. Alternativa: desimputar los comprobantes mediante el proceso Imputación de comprobantes.
• El comprobante no puede estar contabilizado. Alternativa: modificar este estado mediante el proceso Modificación de comprobantes, controlando que se vuelva a generar el Pasaje a Contabilidad
• La fecha de emisión debe ser posterior a la fecha del último cierre de cuentas corrientes realizado. Alternativa: mediante el proceso Recomposición de saldos, es posible correr hacia atrás la fecha del último cierre realizado.
• Si el comprobante corresponde a una factura de importación,  no puede estar vinculada a una partida cuyo costo se encuentre cerrado. Alternativa: Anular el cierre de costos para luego eliminar la factura de importación.
• El comprobante no puede estar asociado a una carpeta de importación (salvo que se trate de una factura de importación). Alternativa: utilice el proceso Asociación de comprobantes a carpetas para desvincular el comprobante.
• Si el comprobante corresponde a un despacho de aduana, debe efectuarse la baja del comprobante mediante el proceso Anulación de despachos.

  En el caso de facturas – guía de despacho que se confeccionaron sobre ordenes de compra, pueden darse las siguientes alternativas:

  • Si las ordenes no existen en el sistema (se eliminaron por el proceso Depuración de órdenes de compra) no genera ninguna actualización sobre los pendientes de recepción.
  • Si alguna de las ordenes tiene cantidades pendientes de recepción, la baja de la factura – guía de despacho actualizará el pendiente de las ordenes de compra y restará de la cantidad recibida.
  • Si las ordenes de compra se encuentran cerradas (recibidas en forma total), el sistema pedirá su confirmación para actualizar el pendiente. Si se confirma, volverán a estar pendientes de recepción, en caso contrario permanecerán como cerradas.

  Si, además las ordenes de compra en base a las cuales fue confeccionada la factura – guía de despacho, tienen relación con solicitudes de compra, el comportamiento arriba descripto se aplicará a las solicitudes de compra. Si decide restablecer los pendientes de las solicitudes de compra, éstas cambiarán su estado a ‘En Curso’. No es posible dar de baja por esta opción ordenes de pago, ya que éstas se anulan en el proceso correspondiente a Anulación de órdenes de pago.
  Al momento de eliminar los comprobantes se guarda la auditoría de baja de comprobantes.
  Para consultar la información de auditoría acceda a las siguientes consultas Live:

  • «Comprobantes eliminados» en la rama de facturación para el caso de facturas, notas de débito y crédito.
  • «Eliminados» en la rama de guías de despacho, para consultar la auditoría de eliminación de guías de despacho.
  Nota

  El proceso de Baja de comprobantes toma el status de exclusivo (en el momento de la grabación no puede tener otro proceso abierto) a la hora de dar la baja efectiva de un comprobante.