Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los comprobantes del módulo Tesorería. El proceso almacena en el archivo «histórico» todos los movimientos hasta una fecha determinada, con la finalidad de acelerar el acceso a los archivos vigentes.
No obstante, dichos comprobantes podrán ser consultados a través de los informes históricos.
Si usted integra con Restô Contabilidad el proceso controla que el estado de los comprobantes sea ‘contabilizado’. Si usted integra con Contabilidad el proceso controla que el comprobante esté habilitado para generar asiento y en estado ‘exportado’ (el estado se graba cuando se realiza la Exportación de asientos).
Para los casos que requieren liberar espacio en la base de datos, se recomienda luego del pasaje, ejecutar en forma manual un «Shrink» (compactar) desde Ms SQL Server.
Si desea contar con el detalle de todos los comprobantes en el Análisis Multidimensional, recuerde generar o actualizar las tablas correspondientes antes de realizar este pasaje.
Hasta Fecha: ingrese la fecha hasta la que se desea realizar el pasaje.
Además, se da la opción de pasar todos los comprobantes o a dejar en el archivo actual los que están pendientes de contabilizar y/o los pendientes de conciliar (para movimientos con cuentas de tipo ‘Banco’).
Indica cantidad de años a conservar: este parámetro indica los años de información histórica a conservar. Por defecto tiene configurado 2 años, pero es posible desactivar la opción, con lo cual eliminaría toda la información.
Una vez en histórico, los comprobantes no son considerados para la conciliación como tampoco lo son los cheques propios asociados a ellos. Por ello, si usted utiliza habitualmente el proceso Conciliación, se recomienda no pasar a histórico lo pendiente de conciliar (ejemplo: una orden de pago con tres meses de antigüedad pudo generar cheques que en el presente aparecen en el extracto).
En caso de producirse una duplicación de números de comprobante en el archivo histórico (es posible si con el tiempo, algún tipo de comprobante recicla su numeración), el sistema utilizará los dos dígitos de la barra para diferenciarlos.
Recomendamos hacer un backup de la información antes de realizar el pasaje a histórico.
Saldos de Cuenta durante el pasaje a histórico
Durante este proceso se actualizan los saldos y fechas iniciales que figuran en el archivo de cuentas, quedando éstos con el valor correspondiente a la fecha del pasaje a histórico, para que incluyan el arrastre de los movimientos depurados.
Para el caso particular de las cuentas de tipo ‘Otras’ o ‘No de Tesorería’ (que habitualmente son contracuentas y acumulan débitos o créditos, por ejemplo: deudores), se da la opción de asignar «cero» al saldo de arrastre. Esto provoca que el saldo de la cuenta sólo se compondrá por los movimientos que están en los archivos actuales. La finalidad es la de no acumular saldos de cuentas que en este módulo no se saldan. Esto puede producirse cuando se utiliza el sistema integrado a Ventas o Compras / Proveedores y, en Tesorería sólo figura el comprobante de cancelación de una operación y no el de origen de la deuda. El blanqueo de saldos de arrastre es opcional y se decide en cada pasaje a histórico.
Número Interno de Comprobante
El sistema numera los comprobantes con un número interno automático que siempre se incrementa. Si al realizar un pasaje a histórico, el sistema detecta que todos los comprobantes han pasado a histórico (no queda ningún comprobante en los archivos actuales), se dará opción a comenzar nuevamente del número interno 1 (uno) o seguir con el próximo, sin alterarlo.