Compras

Este proceso permite consultar saldos, resumen de cuentas y composición de saldos en moneda corriente o extranjera contable, tanto para la cuenta corriente como para la cuenta de documentos.

Las cuentas corrientes son bimonetarias; por lo tanto, en cualquier momento puede visualizar la expresión de la cuenta corriente en moneda corriente, o bien, en moneda extranjera contable. Para ello, cada comprobante se registra en ambas monedas, a menos que se trate de un comprobante por diferencia de cambio.

Una vez seleccionado el proveedor, se presentará la pantalla de saldos.
Para los proveedores definidos con cláusula moneda extranjera, se visualiza en todo momento su saldo en esa moneda. En cambio, para aquellos proveedores que se encuentren definidos con cláusula moneda corriente, no se visualizará su saldo en moneda extranjera hasta tanto usted indique si desea expresar los comprobantes con su cotización de origen o bien con una cotización ingresada.
Si elige expresar la cuenta corriente en moneda extranjera contable con cotización de origen, cada comprobante que compone el saldo del proveedor será convertido a moneda extranjera a través de la cotización especificada en el momento de generar el comprobante.
De lo contrario, si elige una cotización ingresada, el sistema requerirá el ingreso de la cotización y reexpresará la cuenta corriente en moneda extranjera contable.

En el caso de la cuenta documentos, el saldo en moneda extranjera contable no es una reexpresión del saldo en moneda corriente. Son dos saldos diferentes.
Los documentos son valores, por lo tanto, no se reexpresan en otra moneda. Cuando se ingresa un documento en moneda extranjera, se actualiza el saldo en dicha moneda. De la misma manera, cuando se ingresa un documento en moneda corriente, se actualizará el saldo correspondiente. Por ello, el saldo total en documentos de un determinado proveedor es la «suma» de sus saldos en ambas monedas.

Si desea consultar los movimientos del proveedor, seleccione por ejemplo, la opción Resumen de cuentas – Cuentas corrientes.
La columna EDC del resumen de cuentas corrientes indica el estado del comprobante. Los estados posibles son:

Para facturas:

Para ordenes de pago, notas de crédito y notas de débito:

A través de la opción Cuenta documentos se visualizan los documentos entregados a los proveedores en forma similar a la cuenta corriente. Cabe aclarar que en esta opción los documentos se expresan en su moneda de origen.
En el caso de seleccionar la opción Composición de saldos, aparecerá una pantalla que exhibe la composición de saldos del proveedor en la moneda seleccionada.
La composición de saldos muestra cómo se compone el saldo de cada factura ingresada para el proveedor. Es decir que exhibe todos los comprobantes aplicados a cada factura y el saldo que resulta de esa aplicación.

Este proceso permite consultar movimientos de cuentas corrientes que ya han pasado al archivo «histórico» al ejecutar el proceso Pasaje a histórico.

A través del comando Buscar podrá seleccionar un código de proveedor y consultar sus comprobantes.
El comando Listar permite obtener un informe de los comprobantes históricos para un rango de códigos de proveedor.
Los comprobantes correspondientes a proveedores ocasionales sólo pueden visualizarse desde la opción Listar, ya que permite indicar «000000» en el rango de códigos.

Este proceso permite consultar las facturas, notas de crédito, notas de débito y ordenes de pago registradas en el sistema.

Para Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito

El campo Afecta inventario indica si el comprobante actualizó unidades de stock en el momento de su ingreso. En el caso de facturas pendientes de recepcionar, se visualizará ‘N Pendiente’.
El campo Diferencia puede tomar uno de los siguientes valores: ‘S’, ‘N’ o ‘R’. Este campo toma el valor ‘S’ cuando se produce alguna diferencia por precio durante el ingreso de comprobantes (facturas) o bien, alguna diferencia por cantidad o por precio en el ingreso de Facturas – Guía de despacho, estando activo el parámetro general Controla  Comprobantes con Diferencias. El valor ‘N’ indica que el comprobante no presenta diferencia alguna. El campo Diferencia será igual a ‘R’ cuando la diferencia (originada en el ingreso del comprobante) se encuentra resuelta. Es decir, se ha imputado a la factura, una nota de crédito (de artículos o de conceptos) para corregir esa diferencia. Usted puede obtener el listado de comprobantes que presentan diferencias, mediante el Informe de Comprobantes con Diferencias de Live.[/axcond] El estado se refiere a la situación del comprobante en la cuenta corriente del proveedor (pendiente, cancelado, etc.).
La tecla <F6> permite consultar los datos del proveedor ocasional (comprobantes con código de proveedor «000000»). La tecla <Alt + K> permite consultar el Tipo de transacción de ventas y el Tipo de transacción de compras asignado al documento.
Tenga en cuenta que esta función estará disponible si la fecha contable del documento es posterior al 31/07/2017.

Datos contables que puede consultar si ha configurado que integra con Contabilidad (configuración que se realiza desde Herramientas para integración).

Integración con Contabilidad

La combinación de teclas <Ctrl + F5> permite consultar el asiento contable.
La tecla <F4> permite consultar las imputaciones contables que se toman para el Pasaje a Contabilidad.
Una vez en pantalla la imputación contable, es posible consultar la distribución en centros de costo del importe de las cuentas que componen la imputación pulsando la tecla <F4> sobre el renglón de la cuenta.

Este proceso permite eliminar facturas, notas de crédito y débito de proveedores que hayan sido mal ingresadas, para ingresarlas nuevamente en forma correcta.

Si el comprobante corresponde a una factura de contado, y se utiliza el módulo Tesorería, se realizará en forma automática la reversión del pago en ese módulo.
Además, si en el módulo Tesorería está activo el parámetro general Asigna subestados a cheques de terceros y el comprobante incluye cheques, se borrará del historial de cheques la información del comprobante anulado.
El sistema realiza controles para permitir la baja de un comprobante. A continuación, se detalla cada uno de los controles y las posibles alternativas para poder realizar la eliminación de un comprobante.

• La fecha de emisión del comprobante no puede ser anterior a la fecha de cierre – definida para las fechas de emisión. Alternativa: modifique la fecha de cierre mediante el proceso Fecha de cierre en el módulo Procesos Generales.
• La fecha contable del comprobante no puede ser anterior a la fecha de cierre – definida para las fechas contables. Alternativa: modifique la fecha de cierre mediante el proceso Fecha de cierre en el módulo Procesos Generales.
• Si el comprobante tiene condición de compra ‘Contado’, el sistema valida que la fecha de reversión para Tesorería sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería de ese módulo. Alternativa: modifique la fecha de cierre correspondiente a través del proceso Parámetros de Tesorería.
• El comprobante no puede tener imputaciones asociadas y a su vez, no puede estar imputado a otro comprobante. Alternativa: desimputar los comprobantes mediante el proceso Imputación de comprobantes.
• El comprobante no puede estar contabilizado. Alternativa: modificar este estado mediante el proceso Modificación de comprobantes, controlando que se vuelva a generar el Pasaje a Contabilidad
• La fecha de emisión debe ser posterior a la fecha del último cierre de cuentas corrientes realizado. Alternativa: mediante el proceso Recomposición de saldos, es posible correr hacia atrás la fecha del último cierre realizado.
• Si el comprobante corresponde a una factura de importación,  no puede estar vinculada a una partida cuyo costo se encuentre cerrado. Alternativa: Anular el cierre de costos para luego eliminar la factura de importación.
• El comprobante no puede estar asociado a una carpeta de importación (salvo que se trate de una factura de importación). Alternativa: utilice el proceso Asociación de comprobantes a carpetas para desvincular el comprobante.
• Si el comprobante corresponde a un despacho de aduana, debe efectuarse la baja del comprobante mediante el proceso Anulación de despachos.

  En el caso de facturas – guía de despacho que se confeccionaron sobre ordenes de compra, pueden darse las siguientes alternativas:

  • Si las ordenes no existen en el sistema (se eliminaron por el proceso Depuración de órdenes de compra) no genera ninguna actualización sobre los pendientes de recepción.
  • Si alguna de las ordenes tiene cantidades pendientes de recepción, la baja de la factura – guía de despacho actualizará el pendiente de las ordenes de compra y restará de la cantidad recibida.
  • Si las ordenes de compra se encuentran cerradas (recibidas en forma total), el sistema pedirá su confirmación para actualizar el pendiente. Si se confirma, volverán a estar pendientes de recepción, en caso contrario permanecerán como cerradas.

  Si, además las ordenes de compra en base a las cuales fue confeccionada la factura – guía de despacho, tienen relación con solicitudes de compra, el comportamiento arriba descripto se aplicará a las solicitudes de compra. Si decide restablecer los pendientes de las solicitudes de compra, éstas cambiarán su estado a ‘En Curso’. No es posible dar de baja por esta opción ordenes de pago, ya que éstas se anulan en el proceso correspondiente a Anulación de órdenes de pago.
  Al momento de eliminar los comprobantes se guarda la auditoría de baja de comprobantes.
  Para consultar la información de auditoría acceda a las siguientes consultas Live:

  • «Comprobantes eliminados» en la rama de facturación para el caso de facturas, notas de débito y crédito.
  • «Eliminados» en la rama de guías de despacho, para consultar la auditoría de eliminación de guías de despacho.
  Nota

  El proceso de Baja de comprobantes toma el status de exclusivo (en el momento de la grabación no puede tener otro proceso abierto) a la hora de dar la baja efectiva de un comprobante.

   

Restô le permite realizar la gestión de pagos a múltiples proveedores en un mismo momento, pudiendo seleccionar comprobantes pendientes y a cuenta de diferentes proveedores y sucursales (en el caso de operar en la casa central).

Los comprobantes seleccionados se grabarán bajo un número identificatorio llamado ‘Pago masivo’.
La creación de un pago masivo puede tener una instancia de autorización antes de concretar los pagos.
Una vez creado un pago masivo y autorizado (si corresponde), se procede a la generación y emisión de las ordenes de pago en forma consecutiva (una por cada proveedor existente en el pago masivo) y se actualizan las cuentas corrientes de los proveedores, el estado de cada comprobante afectado y los movimientos correspondientes en el módulo Tesorería.

Este proceso emite y registra las órdenes de pago, imputadas o a cuenta, actualizando la cuenta corriente del proveedor y el estado de cada comprobante afectado.

Al invocar este proceso usted podrá:

• Ingresar, consultar, modificar, anular y reimprimir las órdenes de pago.
• Cancelar comprobantes de modo automático.
• Generar automáticamente el movimiento de tesorería, con sus valores relacionados.
• Enviar el pago vía e-mail. Para más información consulte la Guía de implementación sobre generación de archivos PDF.
• Consultar en Live de la información referida al cliente o los comprobantes elegidos para cancelar.
• Registrar los documentos emitidos como medio de pago.
• Utilizar las facturas de crédito emitidas como medio de pago.
• Efectuar la aceptación de facturas de crédito.
• Configurar el proceso para adaptarlo a sus preferencias y modalidad de trabajo.
• Generar los asientos correspondientes al pago.
• Consultar la auditoría del comprobante.

Consideraciones generales – Antes de comenzar a operar

En el proceso de Parámetros de Compras defina:

• El modo de imputación: automático (comprobantes a cancelar propuestos por el sistema) o manual (ingresados por el usuario)
• El orden de carga de datos: si desea comenzar por Movimientos de tesorería o por Comprobantes.

Usted cuenta con otros parámetros que permiten configurar el proceso con diferentes opciones. Para más información consulte Parámetros de Compras.
Dentro del proceso, utilice la opción «Columnas» o <Alt + M> para definir los datos que prefiere visualizar en la grilla de comprobantes.

¿Cómo ingreso un nuevo pago?

• Ingrese un nuevo pago: pulsando <Ctrl + A>.
• Ingrese los datos generales del pago: número de talonario, proveedor, fecha, número de la orden de pago, datos de la moneda del comprobante (si se genera en moneda corriente, extranjera, cotización) etc.Para indicar el modo de numeración de la orden de pago defina valores para los parámetros numeración preimpresa y numeración automática. Para más información consulte el proceso Talonarios.
  El sistema valida que la fecha de la orden de pago sea posterior a la fecha de cierre para comprobantes, definidos en la parametrización de los módulos Tesorería y Procesos Generales.
  Puede ingresar un nuevo proveedor, pulsando <F6> cuando está posicionado en el campo habilitado para el ingreso del código del proveedor -Para el ingreso adecuado de la moneda de la orden de pago, recomendamos configurar la moneda habitual para cada proveedor.
  Es posible modificar la cotización de la orden de pago, en cualquier momento del ingreso.

• Indique los comprobantes a cancelar: indique, en la solapa Comprobantes, los comprobantes del proveedor que está cancelando.
  Para seleccionar los comprobantes a pagar, usted puede escoger entre las siguientes opciones:
  • Ingresarlos manualmente en la grilla de comprobantes, indicando tipo, número y fecha de vencimiento del comprobante a cancelar.
  • Configurar el sistema para que cargue automáticamente todos los comprobantes pendientes vencidos y los que vencerán en un plazo determinado de días. Para habilitar esta opción, ingrese previamente a Parámetros de Compras y en la opción Pagos de la solapa Comprobantes, elija la Modalidad de imputación automática, defina una cantidad de días en la opción Mostrar todos los comprobantes vencidos y los que vencerán dentro de, y defina si quiere incluir las notas de débito / crédito.
  • A continuación, desde el proceso Pagos, podrá activar o desactivar la Carga automática presionando <Ctrl + F>. Si esta opción está activada el sistema cargará en la grilla los comprobantes pendientes del proveedor seleccionado, filtrados según la cantidad de días definida. Si posteriormente desea buscar en la grilla un comprobante en particular, puede hacerlo utilizando <Ctrl + B>.
    Los comprobantes a imputar en este proceso pueden ser: facturas, notas de débito o notas de crédito (que se encuentren sin imputar). En el caso de facturas, se ingresará en forma adicional la fecha de vencimiento a cancelar. Para todos los casos se indicará el número de comprobante y el importe a pagar o a acreditar (créditos). Es posible modificar el importe a cancelar propuesto por el sistema, siempre que no exceda el total a cancelar del comprobante.
    Los valores posibles para el tipo de comprobante son ‘FAC’ para facturas, o cualquiera de los definidos en el proceso Tipos de comprobante (créditos y débitos).
    [/axcond]Tenga en cuenta que no podrá cancelar facturas de crédito electrónicas (FCE) junto con otros tipos de comprobantes, como facturas comunes, créditos y/o débitos. Las mismas deben cancelarse separadamente.
    [/axcond]Si el comprobante seleccionado fue exportado al módulo Central, se exhibirá un mensaje y no será posible imputarlo. Recuerde que los comprobantes de facturación exportados son aquellos cuyo pago se realiza en la casa central.
    El ingreso de imputaciones en la orden de pago no es obligatorio, ya que ellas pueden ingresarse posteriormente a través del proceso Imputación de comprobantes.
    Además es recomendable ingresar correctamente las imputaciones para una mejor visualización de la composición de las cuentas corrientes.

• Ingrese el importe a cuenta: si desea incluir en el pago un importe a cuenta, puede indicarlo en el campo Pago a cuenta de la solapa Comprobantes
• Especifique el total abonado: ingresando en la solapa Movimientos de tesorería el total que se cancela desglosando los importes por medio de pago (cuentas de tesorería).
  Puede cambiar el orden de ingreso (primero comprobantes y luego movimiento de tesorería, o viceversa), definiendo el orden de carga de datos en Parámetros de Compras.
  Desde esta solapa usted visualizará la pantalla de movimientos de tesorería para registrar un «Ingreso de Comprobante» de clase 2 (pagos).
  Si usted ingresó una cuenta de tesorería como medio de pago habitual para el proveedor al cual está realizando el pago, verá estos datos reflejados en los campos Cuenta de tesorería, y en los días del cheque, en caso de seleccionar ‘Emite cheques’.
  Es posible definir, además, una cuenta principal para cada proveedor. La misma será reflejada en el campo Cuenta a debitar.
  Si ingresó con un perfil para pagos, prevalecerán los valores del proveedor sobre los del perfil. No obstante, el sistema validará que las cuentas definidas para el proveedor estén habilitadas en su perfil, por lo tanto, cuando le asigne una cuenta de tesorería, recuerde agregarla al conjunto de cuentas posibles de acreditar que se definen en Actualización de perfiles para cobranzas y pagos del módulo Tesorería.
  Para más información, consulte Actualización de proveedores. Las especificaciones de este ingreso se encuentran detalladas en el manual del módulo Tesorería. El sistema permite registrar la forma de pago en cualquier moneda, independientemente de la moneda en la que se haya emitido la factura.
  Recuerde que cada cuenta tiene asociada una moneda de expresión, cuya cotización se toma directamente desde Tesorería (a excepción de la moneda extranjera que se toma del pago).
  En el sector inferior de la pantalla puede consultar el total a pagar, total pagado y el pendiente de pago en moneda corriente y extranjera contable. El sistema verifica que se cancele el total del comprobante en su moneda de expresión, siendo la otra moneda una mera reexpresión.
  Por ejemplo; al ingresar un pago, el sistema verificará que se cancele el total de la orden de pago en la moneda de la cláusula del proveedor. En caso de existir diferencia de redondeo en la otra moneda, el sistema se encargará de ajustarla durante la grabación del comprobante, siempre que sea posible. Utilice la cuenta para corrección de redondeos definible en Parámetros de Compras para resolver estas diferencias.
  Si el total pagado supera al total a cobrar, el sistema le permite considerar esa diferencia como un pago a cuenta en la cuenta corriente. El sistema propondrá por defecto las cuentas de tesorería asociadas a los códigos de retención ingresados durante el pago.
  Si usted no posee el módulo Tesorería, no tendrá acceso a esta pantalla. Solamente podrá ingresar un total de importe pagado.
  En el caso de haber incluido cuentas de tipo ‘Otras’ dentro de las formas de pago, se habilitará la solapa Documentos. Este ingreso permite detallar los documentos emitidos y sus fechas de vencimiento con la finalidad de mantener su seguimiento. Indique para cada uno, el código de cuenta de tesorería asociada.
  Los documentos se ingresarán en la moneda de la cuenta asociada y actualizará el saldo correspondiente.
  Si ingresa cuentas de tesorería que registran facturas de crédito, se habilita la solapa Facturas de crédito, para permitir el pago de dichos valores. Para más información consulte el circuito de Facturas de crédito.
  Es posible definir perfiles para pagos en el módulo Tesorería, para configurar el comportamiento de esta solapa en lo que respecta a cuentas permitidas y comportamientos para la edición de ciertos campos. Para más detalle consulte Perfil para cobranzas y pagos de otros módulos.
  Si cuenta con más de un perfil definido, puede seleccionarlos utilizando <Ctrl + R>, o el icono ubicado en la barra de tareas del proceso, antes de comenzar con la carga de una nueva orden de pago.
  • Ingrese documentos: si el cliente entrega documentos (pagarés, etc.) ingréselos en la solapa Documentos.
  • Ingrese información adicional: puede ingresar datos adjuntos como información adicional.
    Este comando le permite asociar una imagen y/o varios archivos a una orden de pago. La imagen debe respetar el formato BMP o JPG, mientras que el archivo asociado puede ser de cualquier formato.
    Restô le mostrará en pantalla el contenido del archivo cuando su formato sea RTF o TXT, de lo contrario mostrará el icono que representa al archivo. Haciendo doble clic sobre el icono, Restô mostrará el contenido, utilizando la aplicación asociada en Windows.
    Algunos ejemplos pueden ser: imágenes de cheques de terceros, billetes, contratos, etc.
    Para más información sobre el comando Datos adjuntos.
  • Ingrese observaciones y glosas adicionales: en caso de ser necesario, éste sería el último paso. Puede serle de utilidad para imprimir las observaciones de la orden de pago, o simplemente como observaciones internas.
    Puede configurar el sistema para que se detenga en la solapa Observaciones a fin de que el operador recuerde ingresarlas. Para ello, ingrese a la opción Pagos de la solapa Comprobantes, dentro de Parámetros de Compras, y marque la opción Sugiere el ingreso de glosas.
    Es posible definir títulos para glosas, asignándolos desde el proceso Parámetros de Compras.
  • Finalice la carga: pulsando la tecla <F10> o presione el botón «Aceptar». Una vez que se confirma el ingreso de datos, el sistema da opción a imprimir el pago según el formato definido por usted. En el momento de realizar la impresión del comprobante se considera, por defecto, el formulario habitual asociado al talonario.
    Si en la configuración del TYP de orden de pago se agregó la variable de control @Transporte = S, se utilizarán tantos formularios como sean necesarios para imprimir toda la información.

   

  Preguntas frecuentes

  ¿Cómo consulto una orden de pago ya emitida?
  Para consultar una orden de pago, cuenta con las siguiente opciones:

  • Búsqueda rápida <F3>.
  • Buscador avanzado con <Ctrl + B>.
  • Búsqueda mediante el navegador. Puede definir filtros (<Ctrl + F>) para luego navegar por los registros filtrados.

  Además de todos los datos ingresados en el momento de la carga, puede consultar el estado de la orden de pago, datos de auditoría e información adicional (por ejemplo, si la orden de pago fue modificada en sus imputaciones originales, o el motivo de su anulación). También puede acceder a su ficha Live pulsando las teclas <Ctrl + L>.

  Importante:

  En el caso de imputar notas de crédito que cancelan facturas en su totalidad, esta imputación no se muestra como parte del pago, debido a que se considera un movimiento de imputación y no de cancelación por cobranzas.

  ¿Cómo modifico una orden de pago?
  Para modificar una orden de pago, ubíquela con alguna de las opciones descriptas, pulse <Ctrl + W> y proceda a modificar los campos habilitados para realizar esta operación.
  Los campos posibles de modificar desde esta opción son:

  • Fecha de emisión, siempre que la fecha del comprobante sea posterior a la fecha de cierre definida en el proceso Parámetros generales del módulo Tesorería. Al modificarla se modificará también la fecha del comprobante de tesorería correspondiente al pago.
  • Si se encuentra activo el parámetro Utiliza clasificación de comprobantes, usted podrá modificar el código de clasificación asociado al comprobante.
  • Glosas y observaciones (comerciales y otras observaciones) del comprobante.

  ¿Cómo anulo una orden de pago?
  Para anular una orden de pago, ubíquela con alguna de las opciones descriptas y pulse <Ctrl + E>.
  La anulación de una orden de pago de cobranza implica, además, la actualización automática del módulo Tesorería, a través de la generación del comprobante de reversión en ese módulo.
  Ingrese además, la fecha de anulación del comprobante y si lo desea, detalle el motivo de anulación. Este motivo se exhibirá, luego, al consultar este comprobante, en el pie del mismo.
  Completados estos datos, en ese momento usted podrá confirmar el proceso de anulación o bien, cancelarlo.
  El sistema realiza una serie de controles para permitir la anulación de un comprobante generado. A continuación, se detalla cada uno de los controles y las posibles alternativas para poder realizar la anulación del comprobante:

  • La fecha de emisión debe ser posterior a la fecha de cierre para órdenes de pago.
  • El sistema valida también que la fecha de emisión del comprobante sea posterior a la fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería. Alternativa: modifique la fecha de cierre correspondiente a través del proceso Parámetros de Tesorería del módulo Tesorería.
  • Si en el comprobante se ingresaron documentos, y esos documentos fueron cancelados en forma parcial o total, no es posible anular el comprobante. Alternativa: anule los comprobantes de cancelación correspondientes para luego poder anular la orden de pago.
  • Si previamente configuró que integra con Contabilidad desde las herramientas para integración, se agrega el siguiente control:
    • Si el asiento del comprobante fue exportado a Contabilidad, no es posible dar de baja el comprobante, primero debe anular el lote generado.

  ¿Cómo reimprimo una orden de pago?
  Para reimprimir un pago, ubíquelo con alguna de las opciones arriba descriptas y pulse <Ctrl + I>. Esta opción está disponible siempre que tenga activo el Parámetro de Compras Permite reimprimir òrdenes de pago.

  ¿Cómo consulto información adicional de la orden de pago (referida al proveedor, comprobantes elegidos para su cancelación o datos de auditoría)?

  • Ingresando desde el menú Opciones, de la barra de tareas del proceso, puede acceder a la ficha Live de proveedores.
  • Ingresando desde la columna «Ficha Live» (opcional de la grilla de comprobantes), puede acceder a la información de cada comprobante a cancelar incluido en la grilla.
  • Ingresando a la ficha Live de la orden de pago, pulsando <Ctrl + L> podrá acceder a información relacionada, incluida la auditoría del comprobante.
  • Utilizando <Ctrl + U> podrá consultar datos de la auditoría de la orden de pago. En el momento del alta del comprobante se guarda información referida a la fecha, hora y usuario que generó el alta. Al modificarlo se guarda se guarda la fecha, hora y usuario que realizó la modificación.

  ¿Cómo genero información contable de una orden de pago?
  En caso de integrar con Contabilidad (Herramientas para integración contable), el asiento contable se generará si el tipo de comprobante y parámetros contables del módulo Tesorería fueron configurados para ello. Para obtener mayor información sobre la generación del asiento contable, acceda a Imputación contable con Astor Pro.

  Auditoría del comprobante:

  En el momento del alta del comprobante se guarda la auditoría de fecha , hora y usuario que generó el alta.
  Además, para los comprobantes que permiten modificación, se guarda la fecha, hora y usuario que realizó la modificación.
  Consulte la ficha de cada comprobante (desde Live) para acceder a la información de la auditoría de alta o modificación.

   

Mediante este proceso se define la composición inicial del saldo en la cuenta corriente de cada proveedor. Definir la composición inicial implica ingresar al sistema todos aquellos comprobantes del proveedor que no se encuentren cancelados, y que conforman el saldo de ese proveedor.

El sistema permite ingresar los nuevos comprobantes sin haber realizado esta composición inicial.
Todos los importes se ingresarán en moneda ‘Corriente’ o ‘Extranjera contable’. Para cada comprobante indique la cotización correspondiente para obtener los valores en la otra moneda (que será ‘Extranjera contable’ si la moneda del comprobante es ‘Corriente’, o viceversa).
Los comprobantes que pueden ser ingresados a través de este proceso son:

Facturas: el código que corresponde a este comprobante es ‘FAC’.

Notas de crédito y Notas de débito: es necesario definir previamente los tipos de comprobante a utilizar a través del proceso Tipos de Comprobante. Los códigos que correspondan a estos tipos de comprobante serán los definidos por usted.

Órdenes de pago: el código que corresponde a este comprobante es ‘O/P’. Solamente se ingresarán aquellas ordenes de pago que hayan sido generadas por pagos a cuenta, es decir que se encuentren pendientes de imputación.
En el caso que inicialmente, dentro de la composición del saldo de un proveedor, exista:

• Una factura parcialmente cancelada, solamente se ingresará aquella porción que se encuentre pendiente.
• Una factura con diferencia, se deberá indicar que posee diferencia así como también el tipo de diferencia (precio o cantidad) y el importe de la misma.

Las notas de débito y crédito que se ingresen pueden ser imputadas a las facturas que le dieron origen, por lo que estas facturas se incorporarán antes que las notas de débito y de crédito.
En caso de error modifique o anule primero la imputación de referencia en la nota de crédito o débito.
La pantalla de composición inicial de saldos contiene la siguiente información:

Saldo: indique el saldo de la cuenta del proveedor a la fecha de ingreso de la composición inicial. Si el saldo del proveedor es acreedor ingréselo con signo negativo. Tenga en cuenta que el saldo está expresado en la moneda según la definición del campo Cláusula moneda extranjera del cliente.

Fecha de saldo: indique la fecha del saldo inicial de la cuenta del proveedor. Si ya hay comprobantes registrados en el sistema, esta fecha debe ser anterior a la fecha de todos los comprobantes del proveedor que se encuentren registrados.

Campo de diferencia: en este campo el sistema desplegará la diferencia entre el campo Saldo y los importes de los comprobantes que se van ingresando en este proceso. Tiene como objetivo controlar la correcta composición del saldo.

Detalle de comprobantes que componen el saldo: en esta sección se ingresan los comprobantes pendientes del proveedor.

Moneda: seleccione la moneda (‘Corriente’ o ‘Extranjera contable’) de cada uno de los comprobantes que componen el saldo.

En la columna «Cotización» ingrese la cotización de origen del comprobante, siempre y cuando éste no haya sido originado por diferencia de cambio, en cuyo caso la cotización debe ser cero. Esto se utiliza para poder componer el saldo del proveedor en la otra moneda (‘Extranjera contable’ si la moneda del comprobante es ‘Corriente’ o viceversa). En la definición de Tipos de Comprobante se parametriza si un tipo de comprobante es utilizado para representar las diferencias de cambio.
La ventana que contiene las columnas Fecha de vencimiento e Importe al vencimiento será activada únicamente en los casos en que se ingrese, como tipo de comprobante, el código ‘FAC’ correspondiente a facturas.
El campo Número interno, corresponde al identificador de minuta interna. Este campo se visualiza y edita si en Parámetros de Compras se configuró como editable.
Los campos Tipo de comprobante de referencia y Número de comprobante de referencia serán activados cuando el tipo de comprobante corresponda a una nota de crédito o nota de débito.

Importación de datos desde Excel

Utilice la herramienta de importación desde un archivo externo de Excel, para facilitar el ingreso de la composición inicial de saldos de sus proveedores en el módulo Compras.
Los pasos a seguir son los siguientes:

• Indique el nombre y el destino del archivo a generar.
• Ingrese la información en la planilla de Excel y grábela.
• Desde el proceso Composición inicial de saldos, importe los datos.
• Al finalizar la importación, el sistema exhibirá el Reporte de resultados.

Generar plantilla
Para realizar la importación de la composición inicial de saldos, el sistema utiliza una plantilla de Excel.
El sistema propone como nombre de archivo: «ComposicionInicialdeSaldos.xls», y como destino o ubicación: el directorio común ubicado en el servidor de su sistema.

Ejemplo: NombreDelServidorCOMUN######### donde «#########» representa el número de llave de su sistema.

Si la plantilla ya existe, el sistema solicitará su confirmación para el reemplazo del archivo.

Ingreso de datos en la planilla
Complete los datos de la planilla, para luego importarla en el sistema.
Las columnas para las que puede haber más de un valor posible, tienen un indicador rojo en el extremo superior derecho. Acerque el mouse para visualizar el detalle de los valores posibles de ingreso o despliegue el combo asociado.

Las columnas que tienen un formato particular también tendrán el indicador en su extremo superior derecho.

Ayuda: la planilla incluye una solapa con el nombre «Ayuda», en la que podrá consultar un ejemplo de ingreso de datos en la planilla.

Importar
La importación procesará la planilla generada, validando cada uno de los datos. En el caso de detectarse errores, se rechazará la composición de ese proveedor.
Si el reporte de resultados incluye errores:

• Abra la planilla desde Excel.
• Corrija cada uno de los errores encontrados.
• Reprocese la planilla.
  • El sistema rechazará los movimientos cuyos importes tengan más decimales que los parametrizados en el Administrador de decimales (para los importes en moneda corriente o extranjera).

Reporte de resultados de la importación
Finalizada la importación de la planilla confeccionada, el sistema exhibe un reporte con los resultados de la importación.
En este resumen se indican los registros procesados, los aceptado y los rechazados (con el detalle del motivo del rechazo).
Si lo desea, es posible imprimir o enviar a Excel los resultados obtenidos.

Mediante este proceso se registra la autorización o la desautorización de los comprobantes de proveedores para su pago.

Esta opción está disponible sólo si está activo el parámetro general Requiere autorización para el pago.

Estado de los comprobantes

Un comprobante (factura, nota de débito, nota de crédito) tiene uno de los siguientes estados: ‘Autorizado’ o ‘No autorizado’.
Un comprobante ‘autorizado’ surge de una de las siguientes situaciones:

• Fue autorizado desde el proceso de autorización de comprobantes a pagar (el estado del comprobante = ‘A’).
• El importe del comprobante es inferior al mínimo a autorizar (el estado del comprobante es igual a blanco). No requiere de autorización.

Condiciones para la autorización de comprobantes

Las condiciones que se deben cumplir, para que un comprobante pueda ser autorizado desde este proceso, son las siguientes:

• El tipo de comprobante debe estar sujeto a autorización. Es decir, para autorizar una nota de débito, en el proceso Parámetros de Compras debe definir el parámetro Notas de débito = Sí (en el sector Comprobantes a autorizar).
• El importe del comprobante o de la cuota (según la modalidad de autorización activa) debe ser mayor o igual al importe mínimo a autorizar para el tipo de comprobante (teniendo en cuenta la moneda de expresión del importe mínimo y del comprobante).
• Si utiliza perfiles de autorización de comprobantes de compras, el importe del comprobante o de la cuota (según la modalidad de autorización activa) debe ser menor o igual al importe máximo para el tipo de comprobante definido en el perfil de autorización (teniendo en cuenta la moneda de expresión del importe máximo).
• El comprobante debe cumplir las condiciones establecidas por los filtros de selección que usted aplique.
• Quedan excluidos los comprobantes cancelados y las cuotas pagadas.
• Quedan excluidos los comprobantes exportados al módulo Central para la gestión central. Los comprobantes de facturación exportados son aquellos cuyo pago se realiza en la casa central.

Si la modalidad de autorización es ‘Por comprobante’:

• Al autorizar un comprobante, se autoriza automáticamente cada una de sus cuotas.

Si la modalidad de autorización es ‘Por cuota’:

• La autorización afecta sólo la cuota o vencimiento que usted elige.
• Un comprobante está ‘Autorizado’ cuando todas sus cuotas están autorizadas.

Cada vez que cambie el estado de un comprobante o el de una cuota de una factura, se registra esta información en un archivo de auditoría. Para más información, consulte el proceso Auditoría de autorizaciones.
Estas condiciones son válidas también para la desautorización de comprobantes.
Para más información acerca de los parámetros mencionados, consulte el proceso Parámetros de Compras.

Selección de comprobantes a autorizar

Es posible aplicar distintos filtros para la selección de los comprobantes a autorizar / desautorizar.
Si usted no ingresa un rango particular de proveedores o fechas, se consideran todos los proveedores y todas las fechas de comprobantes existentes.
Con respecto a los montos a considerar, se tienen en cuenta los valores mínimos definidos en el proceso Parámetros de Compras y los valores máximos definidos en el perfil de autorización de comprobantes. Si usted ingresa un rango de montos en particular, se tiene en cuenta también para la selección de los comprobantes.

Proveedor: elija el o los proveedores cuyos comprobantes necesita procesar. Realice la selección indicando un rango de proveedores o utilizando el clasificador de proveedores.

Rango de fechas: si la modalidad de autorización es ‘Por Comprobante’, seleccione el tipo de fecha (de emisión o contable). Luego, ingrese el rango de fechas a considerar. Si la modalidad de autorización es ‘Por Cuota’, se considera la fecha de vencimiento de los comprobantes para la selección.

Estado de los comprobantes: por defecto, se consideran sólo los comprobantes ‘Pendientes’ de autorización. Usted puede elegir también, sólo los ‘Autorizados’ o ‘Todos’.

Tipo de comprobante: es posible seleccionar un tipo de comprobante en particular. Si eligió un único proveedor, puede ingresar los números de comprobante a procesar.

Montos: ingrese el rango de valores a tener en cuenta para la selección.

Cada vez que cambie un filtro o parámetro de selección, haga clic en el botón «Actualizar» para refrescar el contenido de la grilla.

Contenido de la grilla de autorización

Los datos a visualizar y agrupar en la grilla son los siguientes:

Autorizado: haga clic en este campo para marcar como ‘autorizado’ o desmarcar un comprobante o vencimiento en particular. Para afectar toda la grilla, utilice las opciones ‘Autorizar todos’ o ‘Desautorizar todos’.

Tipo de comprobante: corresponde al tipo de comprobante asociado a cada nota de crédito, nota de débito y factura.

Número de comprobante: letra y número de cada comprobante.

Fecha emisión: es la fecha de emisión del comprobante.

Vencimiento: si se trata de una factura, se exhibe en esta columna, la palabra Consultar. Haga clic en el botón «▼» para ver el detalle de vencimientos, sus importes y estados. Si se trata de una nota de débito o nota de crédito, se exhibe la fecha de emisión del comprobante.

Fecha contable: esta fecha se exhibe si la modalidad de autorización es ‘Por Comprobante’.

Importe: importe del comprobante o de la cuota a autorizar.

Proveedor y Razón Social: estas columnas indican para cada comprobante, el código de proveedor al que corresponde y su razón social o denominación.

Presione la tecla <F10> para confirmar la operación. Presione la tecla <Esc> para cancelar la operación.

Contenido del pie de la grilla de autorización…

En este sector de la grilla visualiza la siguiente información:

Autorizado: cantidad de comprobantes en la grilla.

Importe: sumatoria de los valores de esta columna.

Importe total autorizado: es la suma del importe de los comprobantes marcados como ‘autorizados’.

Autorizados: es la cantidad de comprobantes marcados como ‘autorizados’.

Comando Archivo

Este comando reúne las opciones Aceptar <F10>, Cancelar <Esc>, Actualizar <F5> y Salir <Alt + F4>.

Actualizar: permite visualizar los datos en la grilla en base a los filtros aplicados.

Comando Ver

Autorizar todos: elija esta opción o presione las teclas <Ctrl + A> para marcar como ‘autorizados’, todos los comprobantes cargados en la grilla. Usted puede desmarcar en forma individual, el o los comprobantes que no corresponda autorizar.

Desautorizar todos: al elegir esta opción o al presionar las teclas <Ctrl + D>, se desmarcan todos los comprobantes en la grilla. Usted puede marcar en forma individual, el o los comprobantes que corresponda considerar.

Enviar grilla a Excel: invoque esta opción para grabar un archivo (.xls) con la información de la grilla.

Comando Perfil

Invoque este comando para cambiar el perfil de autorización de comprobantes a pagar, opción disponible dentro del proceso Perfil de autorización de comprobantes de compra. Puede utilizar también las teclas <Ctrl + P>.

Comando Configuración

Parámetros: permite consultar la definición de los parámetros generales de autorización y los correspondientes al perfil de autorización en uso. Invoque esta opción mediante las teclas <Ctrl + O>.

Activar carga de comprobantes: al seleccionar esta opción o al presionar las teclas <Ctrl + F>, se muestran todos los comprobantes pendientes. Esta configuración se graba en el editor de registro de su PC. Mientras esté activo, cada vez que acceda al proceso, usted visualiza todos los comprobantes pendientes.

Restablecer filtros: elimina los filtros indicados en la grilla y muestra todos los comprobantes pendientes de autorizar. Puede invocar esta opción mediante las teclas <Ctrl + B>.

Si usted generó un lote de exportación, mediante el proceso Exportación de asientos contables de Compras, los comprobantes intervinientes quedarán con el asiento exportado. Mediante este proceso es posible revertir esa situación, volviendo esos comprobantes al estado anterior y liberándolos para futuras exportaciones.

Modalidad de selección: elija uno de los siguientes criterios:

• Por número de lote de exportación: se solicita el número de lote de exportación a procesar.
• Por datos de la generación: si elige esta modalidad, ingrese la fecha, el usuario y/o terminal.

Obtener lotes de exportación: este botón hace disponibles los lotes generados en la exportación de asientos según los parámetros seleccionados.

Grilla de lotes de exportación: esta grilla se completará automáticamente al cliquear el botón «Obtener lotes de exportación».

Seleccione los lotes que desea anular y presione el botón «Aceptar».

La anulación de una orden de pago implica la actualización correspondiente de la cuenta del proveedor y la actualización automática del módulo Tesorería a través de la generación del comprobante de reversión en ese módulo.

Para anular una orden de pago se ingresará el Código de proveedor y el Número de orden de pago. El sistema exhibe en pantalla la fecha de emisión y el importe total, pidiendo su confirmación.
El sistema controlará que la orden de pago a anular no se encuentre imputada a ninguna factura, caso contrario no permitirá su anulación. Para anular una orden de pago en esas condiciones, desimpute el comprobante desde el proceso Imputación de comprobantes.
La Fecha de emisión del comprobante debe ser posterior a la fecha de cierre para ordenes de pago. De no cumplirse esta condición, modifique la fecha de cierre correspondiente mediante el proceso Fecha de cierre en el módulo Procesos generales.
Además, para poder anular el comprobante, la Fecha de la orden de pago debe ser posterior a la fecha del último cierre de cuentas corrientes realizado.
El sistema valida que la Fecha de reversión para Tesorería sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería.

Por otra parte, si en el módulo Tesorería está activo el parámetro general Asigna subestados a cheques de terceros y el comprobante incluía cheques, se borrará del historial de cheques la información del comprobante anulado.
En caso de integrar con Contabilidad (Herramientas para integración contable) al anular el pago, se va a revertir el asiento contable siempre que el comprobante de pago que se esté anulando haya generado asiento y el tipo de comprobante de reversión del módulo Tesorería esté configurado para que genere asiento.

Este proceso emite un listado de control que informa los números de comprobante que han sido registrados como anulados a través del proceso Anulación de órdenes de pago en un rango de fechas determinado.

Este proceso le brinda la posibilidad de:

• Autorizar aquellas solicitudes de compra con estado ‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘En curso’ (*) y ‘Desautorizado’, para que puedan continuar con el circuito de compras.
• Desautorizar solicitudes de compra que fueron aprobadas o no con anterioridad. La solicitud cambia su estado actual (‘Aprobado’, ‘Revisado’ o ‘Ingresado’) al estado ‘Desautorizado’. Usted puede indicar el motivo por el que desautoriza un solicitud de compra.
• Revisar solicitudes antes de su autorización definitiva. La solicitud cambia su estado a ‘Revisado’.
• Consultar la composición de una solicitud con estado ‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘Desautorizado’, ‘En curso’ (*) o ‘Autorizado’.

Todos los cambios de estado,  salvo las solicitudes que tengan estado ‘En curso’ (*), pueden realizarse en forma individual o masiva.
Cuenta con opciones de filtros para facilitar la búsqueda de las solicitudes con estado ‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘Autorizado Parcial’, ‘En curso’ (*) y ‘Desautorizado’.

Al presionar el botón «Obtener solicitudes», se cargan en la grilla, todos las solicitudes de compra que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstas se presentan ordenadas por número de comprobante (tomando como inicial, la más antigua).

Para autorizar, desautorizar o revisar una solicitud completa, seleccione el estado deseado en la columna «Estado». Esta opción no es válida para solicitudes ‘En curso’ (*).

(*) Las únicas solicitudes ‘En curso’ que serán tomadas en cuenta para este proceso, son aquellas que han quedado inicialmente con alguna cantidad pendiente de autorizar (Autorizada parcial) y ya han comenzado su proceso de compra.

Es posible dejar una solicitud con estado Ingresado.

Para realizar un cambio de estado masivo, seleccione todas las solicitudes deseadas, haciendo clic en la columna «Selección» y luego pulse el botón con el estado requerido. Las solicitudes ‘En curso’ (*) no verán afectado su estado con esta opción.
Haga doble clic sobre una de las solicitudes de compra para consultar los artículos que la componen, o modificar las cantidades que desea autorizar y/o desautorizar.
Usted podrá asignar distintos estados a los renglones, y la solicitud tomará el estado que surja de las distintas combinaciones posibles.

Pulse el botón «Aceptar» para confirmar todos los cambios de estado realizados.

Filtros para la autorización de solicitudes de compra

Los filtros posibles de aplicar para la selección de solicitudes de compra son los siguientes:

Por estado: permite indicar el estado de las solicitudes a visualizar. Sólo se muestran los estados que es posible modificar desde este proceso (‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘Autorizado Parcial’, ‘Autorizado’, ‘Desautorizado’ y ‘En Curso’).

Por talonario y número de solicitud de compra: permite seleccionar un talonario, y para éste, un rango de solicitudes.

Por fecha de ingreso / Autorización: para los filtros de fecha es posible aplicar filtros por rango o relativos a un valor (‘Hoy’, ‘Semana anterior’, ‘Último Mes’, etc.).
Por defecto se incluirán todas las solicitudes con estados posibles de autorizar.

Por sucursal: seleccione las sucursales que desea incluir. Por defecto se incluyen todas las sucursales.

Por sector: seleccione los sectores que desea incluir. Por defecto se incluyen todos los sectores. En el caso de que usted tenga inactivo el parámetro general Utiliza Sectores, este dato no será tenido en cuenta.

Clasificaciones 1 y 2: seleccione los códigos de clasificación que desea incluir. Por defecto se incluyen todas las clasificaciones. En el caso que usted no haya ingresado valores a las clasificaciones en Parámetros de Compras, estas fichas no estarán visibles.

Usuario de ingreso: seleccione las solicitudes ingresadas por determinados usuarios. Por defectos se incluyen todos los usuarios.

Usuario autorizante: seleccione las solicitudes autorizadas por determinados usuarios. Por defectos se incluyen todos los usuarios.

Usted puede configurar sus perfiles de solicitud de compra, de modo tal que una solicitud autorizada por un usuario no pueda, desde este proceso, ser modificada por otro usuario (ni en sus cantidades autorizadas o desautorizadas, ni en sus estados posibles). Para activar esta opción, configure el valor del parámetro Permite Modificar Solicitudes Autorizadas, asignándole el valor ‘Sólo las propias’. En el caso de asignar este valor al perfil, la solapa no estará visible desde el proceso y sólo se incluirán entre las solicitudes seleccionadas las autorizadas por el usuario registrado en el sistema.

Por solicitante: seleccione las solicitantes que desea incluir. Por defecto se incluyen todos los solicitantes

Por comprador: seleccione los compradores que desea incluir. Por defecto se toman en cuenta las solicitudes asignadas a todos los compradores, incluso aquellas que no tienen comprador relacionado.

Por proveedor sugerido: indique que proveedores precisa incluir. La selección tomará en cuenta a todos los proveedores sugeridos, buscando en cada uno de los tres proveedores factibles de ingresar en cada solicitud.

Clasificación: seleccione las clasificaciones que desea incluir. Por defecto incluye todas. Este filtro estará visible, si tiene habilitados los parámetros Utiliza clasificación de Comprobantes y Clasifica Solicitudes de Compra en Parámetros de Compras.

Por artículo: esta opción le será de utilidad para ubicar solicitudes en las que se cargó un artículo determinado. Tipee un texto, e indique si desea que ese texto se busque como parte del código, de la descripción, o en ambos.

Contenido de la grilla para autorización…

Selección: utilice esta columna para marcar las solicitudes de compra sobre las cuales desea realizar un cambio de estado. Al finalizar la selección, pulse el botón del estado deseado.

Estado: indica el estado actual de una solicitud de compra. Cambie el estado de las solicitudes deseadas, utilizando las opciones que le brinda el combo de cada renglón. El estado que usted seleccione desde esta columna se trasladará hacia todos los renglones.

Talonario y Número: informa el código de talonario y el número de la solicitud de compra.

Detalle: consulte los artículos incluídos en la solicitud de compra haciendo doble clic sobre esta columna, o bien pulsando <F7>. Se despliega una segunda pantalla donde es posible asignar distintos estados a cada artículo, consultar precios de compra relacionados con el artículo y realizar autorizaciones / desautorizaciones parciales o completas de las cantidades pedidas.
Para mas información sobre esta pantalla consulte Contenido de la grilla de detalle de la solicitud de compra.

Sucursal: informa la sucursal para la que se solicita la compra.

Sector: informa el sector para el que se solicita la compra. En el caso de que el parámetro Utiliza Sectores se encuentre inactivo, esta columna no tendrá valores.

Fecha autorización: fecha en la que se autorizó la solicitud de compra. Si el parámetro general Autoriza solicitudes de compra no está activo, esta fecha corresponde a la Fecha de Ingreso. Caso contrario, si el comprobante tiene estado ‘Ingresado’ (aún no fue autorizado), se mostrará en blanco.

Autorizó: usuario que autorizó la solicitud de compra. Cuando el estado del comprobante es ‘Ingresado’, esta columna se mostrará vacía. Si el parámetro general Autoriza solicitudes de compra no está activo, el contenido de esta columna será igual al de la columna Ingresó. Caso contrario, si el comprobante tiene estado ‘Ingresado’ (aún no fue autorizado), se mostrará en blanco.

Fecha de ingreso: fecha de ingreso de la solicitud de compra.

Ingresó: identifica al usuario que realizó el ingreso del comprobante.

Motivo: en el caso de decidir desautorizar una solicitud de compra, indique el motivo de su decisión. Para más información, consulte la ayuda de Motivos.

Clasificación 1 y 2: estas columnas serán visibles en el caso de que usted haya definido los títulos para las clasificaciones en Parámetros de Compras. El contenido le informa los códigos de clasificaciones seleccionados en el momento del ingreso de la solicitud de compra.

Ver S/C: haga clic sobre el vínculo Ver S/C , o presione <F7> para consultar el formulario de datos de la solicitud de compra.

Contenido de la grilla de detalle de la solicitud de compra…

Utilice esta opción del proceso de Autorización para asignar distintos estados a cada artículo solicitado (revisado, autorizado, desautorizado y autorizado parcial) y realizar autorizaciones / desautorizaciones parciales o completas de las cantidades pedidas.
Para mas información sobre estados de un renglón y de la solicitud de compra, consulte cambios de estado.

En esta grilla usted cuenta con las siguientes columnas:

Estado: utilice esta columna para seleccionar el estado que desea asignarle al renglón.

Tipo artículo: indica si el artículo solicitado es de tipo ‘normal’ o ‘genérico’.  Para más información consulte Artículos Genéricos.

Artículo: indica el código de artículo solicitado, puede ser un código de un artículo normal o de un genérico.

Descripción: indica la descripción de artículo solicitado, puede ser un código de un artículo normal o de un genérico.

Unidad de medida: informa la presentación de compra sugerida en el comprobante.

Cantidad: indica la cantidad solicitada a comprar.

Autorizado: ingrese en esta columna la cantidad que desea autorizar. Por defecto se sugerirá la cantidad pedida.

Desautorizado: indique en esta columna la cantidad que no comprará del artículo solicitado, en el caso de que no desee autorizar el total de la compra.

Motivo: esta columna se habilita en el momento de desautorizar un artículo. Utilícela para informar al solicitante, el motivo por el cual no dará curso a su pedido.
Su ingreso es obligatorio. Para más información consulte la ayuda de Motivos.

Consulta de precios: utilice esta columna para obtener información relacionada con los distintos precios de compra del artículo que va a autorizar. Para más información refiérase a Consulta de Precios.

Cantidad mínima y máxima: indica las cantidades sugeridas por el solicitante en el momento de ingresar la compra. Pueden estar vacías, si no se efectuó el ingreso, ya que no son de carácter obligatorio.

Precio sugerido: informa el precio que el solicitante indicó como estimativo para realizar la compra. Puede estar vacío, si no se efectuó el ingreso, ya que no es de carácter obligatorio.

Plan de entrega: consulte en esta columna las fechas para las cuales el solicitante necesita los artículos pedidos.
Para acceder al detalle de las columnas Observaciones y Plan de Entrega, pulse doble clic sobre «…» o pulse <F7>.
Para información adicional, consulte el tópico Motivos.

Cambios de estado

La actualización del estado general de una solicitud de compra depende de los estados que asigne a los renglones de cada artículo.
Si está activo el parámetro general Autoriza Solicitudes de Compra, en el momento de grabar una nueva solicitud, ésta nace con estado ‘Ingresado’. Antes de su autorización para comenzar con el circuito de compras, una solicitud puede adoptar uno de los siguientes estados intermedios: ‘Revisado’, ‘Desautorizado’ o ‘Autorizado Parcial’, según el estado de los renglones.
Usted puede asignar a los renglones de artículos, los siguientes estados:

• Ingresado: es el estado con el que nacen todos los ítems de una nueva solicitud.
• Desautorizado: indica que el ítem no fue autorizado.
• Autorizado parcial: indica que el ítem fue autorizado por una cantidad menor a la solicitada.
• Autorizado: representa que el ítem fue aprobado.

La siguiente tabla resume el cambio de estado general de una solicitud, según la combinación de estados de sus renglones:

Es posible cambiar el estado de los ítems en cualquier momento. En ese caso, el sistema vuelve a validar el estado final de la solicitud, según la tabla anterior.

Utilice este proceso para realizar cambios, anulaciones o consultas referidas a sus solicitudes de compra. Mediante este proceso, usted visualiza en una grilla, los datos principales de todas las solicitudes de compra.

Cuenta con opciones de filtros, que facilitan la búsqueda de estas solicitudes.

Al presionar el botón «Obtener solicitudes» se cargan en la grilla todas las solicitudes que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstas se exhiben ordenadas por número de comprobante, tomando como inicial, la más antigua.

Haga doble clic sobre una de las solicitudes de la grilla para acceder a sus datos en forma detallada. En este momento, usted visualizará el formulario de datos de una solicitud y podrá realizar las siguientes operaciones:

• Agregar y/o eliminar artículos a su solicitud.
• Modificar los datos en el formulario de datos de la solicitud, y confirmar la actualización mediante el comando Actualizar.
• Consultar los datos generales de la solicitud, y el historial de movimientos de cada artículo que la componen.
• Anulación de la solicitud de compra, mediante el comando Anular.
• Cambiar el perfil con el cual ingresó al proceso, mediante el comando Perfiles.
• Reimprimir una solicitud de compra, si su perfil lo permite, invocando el comando Imprimir.
• Ver datos de auditoria: verifique la fecha y los usuarios que generaron las diferentes actualizaciones sobre la solicitud, utilizando el botón «Datos de Auditoría».

Consideraciones generales

• En este proceso siempre podrá consultar las solicitudes de compra, pero sólo aquellos usuarios que cuenten con el permiso correspondiente podrán modificarlos y anularlos.
• Podrá modificar los datos referidos a un artículo solicitado cuando el renglón tenga estado ‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘Autorizado’ o ‘Autorizado parcial’. En cualquier otro estado, sus datos no serán editables.
• En caso de modificar una cantidad pedida cuando el estado del renglón sea autorizado o autorizado parcial el estado de la solicitud vuelve a ser ingresado (en el caso de que el parámetro Autoriza solicitudes de compra esté activo).
• Una vez que el estado general de una solicitud de compra sea cumplido, en curso, cerrado, o desautorizado no se podrá realizar ninguna operación sobre la misma, salvo consultas.

Utilice el ítem Visualiza Solicitudes de Perfiles de solicitud de compra para limitar la consulta y actualización de solicitudes a las ingresadas por cada usuario.

Filtros para la selección

Los filtros posibles de aplicar para la selección de solicitudes de compra son los siguientes:

Por Estado: permite indicar el estado de las solicitudes a visualizar. Pueden incluirse todos los estados, pero sólo podrán ser actualizadas aquellas solicitudes que cuenten con estado ‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘Autorizado Parcial’, ‘Autorizado’ y ‘Desautorizado’. Por defecto se indican todos los estados.
Para más información, consulte Estados de una solicitud de compra.

Por talonario y número de solicitud de compra: permite seleccionar un talonario, y para éste, un rango de solicitudes.

Por Fecha de ingreso / Autorización: para los filtros de fecha es posible aplicar filtros por rango o relativos a un valor (‘Hoy’, ‘Semana anterior’, ‘Mes actual’, etc.).
Por defecto se incluirán todas las solicitudes con estados posibles de autorizar.

Por Sucursal: seleccione las sucursales que desea incluir. Por defecto se incluyen todas las sucursales.

Por Sector: seleccione los sectores que desea incluir. Por defecto se incluyen todos los sectores. En el caso de que usted tenga inactivo el parámetro general Utiliza Sectores, este dato no será tenido en cuenta.

Clasificaciones 1 y 2: seleccione los códigos de clasificación que desea incluir. Por defecto se incluyen todas las clasificaciones. En el caso que usted no haya ingresado valores a las clasificaciones en Parámetros de Compras, estas fichas no estarán visibles.

Por solicitante: seleccione las solicitantes que desea incluir. Por defecto se incluyen todos los solicitantes

Por comprador: seleccione los compradores que desea incluir. Por defecto se incluyen las solicitudes asignadas a todos los compradores, incluidas aquellas que no tienen comprador relacionado.

Por proveedor sugerido: indique que proveedores precisa incluir. La selección tomará en cuenta a todos los proveedores sugeridos, buscando en cada uno de los tres proveedores factibles de ingresar en cada solicitud.

Clasificación: seleccione las clasificaciones que desea incluir. Por defecto incluye todas. Este filtro estará visible si tiene habilitados los parámetrosUtiliza clasificación de Comprobantes y Clasifica Solicitudes de Compra en Parámetros de Compras.

Por artículo: esta opción le será de utilidad para ubicar solicitudes en las que se cargó un artículo determinado. Tipee un texto, e indique si desea que ese texto se busque como parte del código, de la descripción, o en ambos.

Datos de la grilla para la selección de solicitudes de compra…

Talonario y Número: informa el código de talonario y el número de la solicitud de compra.

Sucursal: informa la sucursal para la que se solicita la compra.

Fecha de Ingreso: fecha de ingreso de la solicitud de compra.

Ingresó: identifica al usuario que realizó el ingreso del comprobante.

Clasificación 1 y 2: estas columnas serán visibles en el caso de que usted haya definido los títulos para las clasificaciones en Parámetros de Compras. El contenido le informa los códigos de clasificaciones seleccionados en el momento del ingreso de la solicitud de compra.

Sector: informa el sector para el que se solicita la compra. En el caso de que el parámetro Utiliza Sectores se encuentre inactivo, esta columna no tendrá valores.

Estado: indica el estado actual de la solicitud de compra.
Para más información, consulte la ayuda de Estados de solicitud de compra.

Historial de movimientos del artículo

Haga clic en el botón «…», o pulse <F7> para acceder al historial de movimientos de un artículo.
Esta consulta le brinda información ordenada cronológicamente, de todos los comprobantes relacionados con un artículo y demás operaciones efectuadas sobre el renglón de la solicitud.
El detalle de la información está compuesto por:

• Cantidades autorizadas y usuario responsable.
• Cantidades desautorizadas, usuario responsable y motivos de la desautorización.
• Cantidades cerradas por gestión de solicitudes, usuario responsable y motivos de cierre.
• Cantidades entregadas con existencia propia y usuario responsable.
• Cantidades solicitadas en ordenes de compra y datos del comprobante (número de O/C, artículo definitivo incluido y proveedor seleccionado).
• Cantidades cerradas por cierre de orden de compra.
• Cantidades ingresadas por guía de despacho o factura – guía de despacho y datos del comprobante de ingreso.
• Cantidades devueltas al proveedor por devolución de guía de despacho.
• Cantidades afectadas por anulación de guía de despacho.
• Cantidades afectadas por baja de factura – guía de despacho.

Comandos disponibles

Comando Anular

Haga clic en el botón «-» para anular la solicitud de compra en pantalla. También es posible efectuar esta operación, pulsando la tecla <Ctrl-E>.
El sistema le solicitará que ingrese el motivo de anulación de la solicitud.
El proceso actualizará el estado de la solicitud de compra en cuestión, como registro de lo ocurrido, dejándola ‘Anulada’.
De esta manera, las solicitudes de compra anuladas quedan fuera del circuito de compras.
No es posible anular solicitudes con estado ‘En curso’, ‘Cumplido’, ‘Cerrado’ o ‘Anulado’.
Consulte información sobre la anulación en el proceso Actualización de solicitudes en el ítem Consideraciones generales.

Comando Actualizar

Haga clic en el botón «Aceptar» para confirmar la solicitud de compra en pantalla. También es posible efectuar esta operación, pulsando la tecla <F10>.

Comando Perfiles

Pulse este botón o presione las teclas <Ctrl-P> para modificar el perfil de solicitud de compra seleccionado al ingresar al proceso.
Es de gran utilidad para el caso en el que usted necesita ingresar un comprobante con los parámetros definidos en un perfil particular, distinto al utilizado habitualmente.

Comando Imprimir

Comando Datos de Auditoría

Haga clic en el botón correspondiente para consultar datos relacionados con las fechas y usuarios que realizaron actualizaciones sobre la solicitud de compra en pantalla. También es posible efectuar esta operación, pulsando las teclas <Ctrl-U>.
Verá información acerca de:

• Usuario y fecha de ingreso
• Usuario y fecha de autorización (en caso de estar autorizada)
• Usuario y fecha de anulación (en caso de estar anulada)

El objetivo de la solicitud de compra es permitir registrar las necesidades de compra de los distintos usuarios / sectores / sucursales de la empresa, realizando su posterior seguimiento.

Este seguimiento incluye los pasos necesarios para cumplir con los pedidos de compra registrados e informar a cada solicitante el estado de su solicitud, en cualquier instancia que se encuentre.
Según sus necesidades, usted puede administrar sus solicitudes de compras mediante dos circuitos:

Circuito básico

Referencie las solicitudes desde la Generación de órdenes de compra, siguiendo luego los pasos habituales.

Circuito avanzado

Mediante el proceso Gestión de solicitudes de sompra, puede agrupar y ordenar las solicitudes pendientes, con el objetivo de analizarlas, para generar en forma masiva, las ordenes de compra correspondientes.

Para más información consulte la ayuda del Circuito correspondiente.

Por medio de este proceso se ingresan las solicitudes de compra efectuadas por los distintos sectores de la empresa, que quedarán registradas como «pendientes» hasta el momento en que:

• Se genere la orden de compra solicitando los artículos al proveedor.
• Se entreguen los artículos con existencias propias de stock.
• Se desautorice la solicitud.
• Se cierre la solicitud, con algún motivo especificado por el responsable.

Cada solicitud está identificada por un estado que refleja su situación actual (ingresada, revisada, autorizada, parcialmente autorizada, desautorizada, en curso, cerrada, cumplida o anulada). Para mayor detalle sobre las situaciones que provoca cada posible estado, consulte Estados de una solicitud de compra.
La generación de este comprobante es de utilidad para dejar registradas las necesidades de compra de cada usuario autorizado, permitiendo una gestión ágil que, posteriormente, le permitirá agrupar los pedidos de compras de distintos usuarios, sectores y sucursales, a los efectos de realizar ordenes de compra en forma global.
Todas las solicitudes generadas podrán transformarse en ordenes de compra, para continuar su circuito en el sistema.
Es posible realizar la solicitud en moneda corriente o extranjera contable.
Además, cuenta con la posibilidad de personalizar puntos de control mediante el uso de:

• Clasificaciones adicionales para definir subestados.
• Perfiles para determinar las opciones posibles de realizar.

Todas las solicitudes de compra se identifican en el sistema a través de un talonario y un número. Por tal motivo, es necesario que defina un talonario especial para solicitudes.

Principal

Ingreso del encabezado

Talonario:

• Para ingreso de solicitudes: indica el código de talonario con el que se generará la solicitud de compra.
• Para actualización de solicitudes: indica el código de talonario de la solicitud seleccionada.

Ingrese previamente el talonario a utilizar, para más información consulte la ayuda de Talonarios.

Número:

• Para ingreso de solicitudes: se completa automáticamente con la información del talonario.
• Para actualización de solicitudes: indica el número de comprobante de la solicitud seleccionada.

Fecha: indica la fecha de alta de la solicitud de compra.

Solicitante: indica el nombre de la persona que solicita la compra. Su ingreso es obligatorio.

Fecha de entrega: es la fecha que indica para cuando es necesaria la compra de los ítems solicitados. Por defecto, se asignará a los renglones de la solicitud de compra. Es modificable por renglón. Su ingreso no es obligatorio, pero agiliza la carga de los renglones en caso que la fecha de entrega sea la misma para todo el comprobante.

Sucursal: indica la sucursal que da origen al pedido de compra. Es de ingreso obligatorio. Si usted no cuenta con el módulo Central, deberá contar con, al menos, una sucursal ingresada.

Sector: indica el sector al cual se destinará la compra. Sólo será obligatorio su ingreso, si usted tiene activo el parámetro Usa Sectores. Para más información, consulta la ayuda de Sectores.

Comprador: Es posible indicar el comprador al cual va destinada la solicitud de compra. Su ingreso no es obligatorio.

Clasificación: este campo se encontrará activo si tiene habilitado los parámetros Utiliza clasificación de Comprobantes y Clasifica Solicitudes de Compra en Parámetros de Compras.
Se visualizarán sólo los códigos de clasificación configurados para este tipo de comprobante y, a su vez, se encuentren habilitados y vigentes.

Al generar el comprobante, el sistema propone la clasificación habitual para Solicitudes de compras (configurada en Parámetros de Compras), usted podrá modificarla por otra que se encuentre habilitada para este comprobante, pulsando <F7> o «…».
Es posible definir, mediante Perfiles de solicitudes de compras, el comportamiento en el momento del ingreso, y otra clasificación habitual.
Usted puede parametrizar que el sistema valide el ingreso de una clasificación en forma obligatoria. Para ello debe configurar en Parámetros de Compras el campo Clasifica comprobantes.
La clasificación se asignará por defecto, a todos los renglones del comprobante. Puede asignar clasificaciones particulares a cada artículo. De este modo puede modificar la clasificación defecto asignada a todo el comprobante.
Usted puede clasificar o corregir una clasificación realizada, desde el proceso Reclasificación de comprobantes.
Para más información consulte el ítem Clasificación de comprobantes.

Destino: es un campo de ingreso no obligatorio donde usted puede ingresar un texto descriptivo, que le será de utilidad sobre todo en los casos que no cuente con Sectores definidos.

Clasificación 1 y 2: utilice estos campos para clasificar las solicitudes de compra según sus necesidades. Para activarlos, es necesario definir en Parámetros de Compras el título que corresponde a cada una de ellas. Lo que usted visualizará en pantalla será el título preestablecido y un campo para ingresar el código de clasificación correspondiente al título mostrado. Para más información consulte la ayuda de Clasificación 1 y Clasificación 2.
Utilice el ítem Permite modificar clasificaciones de perfiles de solicitud de compra para limitar la actualización de estos campos, de modo tal que sólo pueda ser efectuada por el usuario que los ingresó.

Moneda: al finalizar el ingreso de los datos del encabezado, ingrese la moneda en que se realiza la solicitud de compra. Los importes quedarán expresados en la moneda seleccionada y la reexpresión bimonetaria se realizará de acuerdo a la cotización vigente. Cuando ingrese una orden de compra en base a la solicitud de compra, se sugerirán por defecto, los precios en base a la moneda seleccionada para la orden de compra.

Cotización: permite actualizar la cotización vigente de la moneda a utilizar, en caso de seleccionar ‘Moneda extranjera contable’. Para el caso de ‘Moneda corriente’, siempre se tomará por defecto la cotización registrada en el sistema.

Haga clic sobre el botón «…» o pulse <F7> para acceder al calendario en los campos Fecha y Fecha de Entrega.

Ingreso de los renglones

Tipo de artículo: defina si el código que va a cargar es un artículo normal o un artículo genérico.

Código de artículo: es el código de identificación correspondiente al artículo. Puede ingresar en esta columna, tanto códigos de artículos normales, como códigos de artículos genéricos, dependiendo de su perfil.
Si usted seleccionó un artículo de tipo ‘Normal’, es posible referenciarlo por su código, sinónimo o código de barras. Tipee cualquiera de los tres datos en esta columna, si los conoce, o pulse <Enter> para acceder a la herramienta de Búsqueda.

Descripción: corresponde a la descripción del artículo. Se muestra la descripción que fue definida en el maestro de artículos. La descripción no podrá ser modificada desde este proceso.

En esta herramienta podrá, además, acceder al artículo buscándolo tanto por su Descripción, como por su Descripción Adicional.

Unidad de medida: si el artículo tiene asociada una única unidad de medida de compras distinta a la del stock (equivalencia distinta de «1») o varias unidades, en esta columna se propone la unidad de medida de compras de presentación habitual, pero es posible elegir otra unidad (por ejemplo, la unidad de medida de stock). Caso contrario (única unidad de medida de compras con equivalencia igual a «1»), se considera como unidad de medida, la correspondiente a stock (US). En caso de seleccionar una unidad de medida de compras, el sistema llevará la reexpresión a unidades de stock mediante la equivalencia definida para el artículo.

Cantidad: es la cantidad solicitada para la compra. Su ingreso es obligatorio.

Cantidad mínima / máxima: son datos referenciales, que orientarán al comprador en el proceso de compra. Su ingreso no es obligatorio. Podrán resultarle de utilidad en el momento de gestionar las solicitudes de compra.

Precio sugerido: corresponde al precio unitario del artículo a comprar en correspondencia con la unidad de medida (de compras o de inventario). Según como haya definido sus perfiles, el precio que usted visualiza en esta columna puede corresponder a:

• Para artículos normales.
  • Precio de reposición.
  • Precio de última compra.
  • Ningún precio.
• Para artículos genéricos.
  • Precio estipulado en el ingreso / modificación de artículos genéricos.

Proveedor sugerido: en esta columna usted puede registrar información de proveedores sugeridos y precios cotizados por los mismos. Consulte estos datos en el momento de autorizar una solicitud de compra, o de realizar su gestión de compra. Es posible también ingresar un texto a modo de Observaciones, para cada proveedor.
Pulse el botón «…» o <F7> para acceder al ingreso de los datos.
Es posible ingresar para cada artículo hasta tres proveedores sugeridos para realizar la compra, este dato es solo orientativo para el proceso de gestión de la solicitud, por lo tanto, de ingreso no obligatorio.

Si activó el parámetro Valida los artículos por proveedor, el sistema controlará que el proveedor pertenezca a la relación con el artículo. Si el proveedor no pertenece a la relación, deberá confirmar su ingreso.

Defina por Perfiles de solicitud de compra si desea que se sugiera el proveedor al cual se le realizó la última compra. Esta sugerencia es válida sólo para el primer proveedor sugerido.
Es posible definir también, mediante perfiles, que precio desea que le sugiera el sistema como precio cotizado. En el caso de configurar que el precio a considerar sea el de la lista del precio del proveedor, se habilita el botón «Lista de Precios», siempre y cuando el proveedor tenga más de una lista relacionada. Usted puede seleccionar un precio de cualquiera de las listas.
Tenga en cuenta que esta columna no estará disponible si usted definió en el perfil del usuario que ingresa proveedor y cotización sólo desde Gestión de solicitudes.
Para más información, consulte Perfiles de solicitud de compras.

Plan de entrega: para cada renglón se indica el plan de entrega para el artículo. Por defecto, el sistema sugerirá la fecha ingresada en Fecha de entrega del encabezado y la Cantidad indicada en el renglón de la solicitud de compra. Esta cantidad puede distribuirse entre varias fechas.
Si parametrizó en Traslado de datos en órdenes de compra que desea trasladar el plan de entrega desde la solicitud de compra hacia la orden de compra, usted verá reflejado los datos cargados en este momento, en el plan de entrega de la orden de compra.

Observaciones: ingrese datos adicionales para cada artículo solicitado.

Estado: informa el estado actual del renglón.

Clasificación: esta columna estará visible si tiene habilitados los parámetros Utiliza clasificación de comprobantes y Clasifica solicitudes de compra en Parámetros de Compras.
En el caso que usted clasifique solicitudes de compra, el sistema le propondrá la clasificación del encabezado para los renglones (siempre y cuando la clasificación ingresada este habilitada y vigente para el comprobante caso contrario, le propondrá la Clasificación habitual para Solicitudes de compras definida en Parámetros de Compras).
Estando en el renglón y en la columna clasificación puede modificarla ingresando otro código habilitado para solicitudes, o bien pulsando <F7>.

Historial: consulte esta columna para obtener información detallada de los movimientos de un artículo. Para más información consulte Historial del artículo.
Las dos últimas columnas sólo son visibles desde el proceso Actualización de solicitudes de compra.
Haga clic sobre el botón «…» o pulse <F7> para acceder al detalle de las columnas «Proveedor sugerido», «Plan de entrega», «Observaciones» e «Historial».

Estados de una solicitud de compra

El estado inicial de una solicitud de compra depende de diferentes combinaciones de configuración.
Si está activo el parámetro general Requiere autorización, el estado inicial será ‘Ingresada’. Caso contrario, toda solicitud nace con estado ‘Autorizada’, para saltear esa instancia.
Una vez ingresada, con el estado correspondiente, la solicitud de compra irá tomando diversos estados, producto del estado de sus renglones, los que podrán tener estados distintos para una misma solicitud.
Tenga en cuenta que en este comprobante, es posible manejar de forma independiente cada renglón, tanto en Autorización de solicitudes como en Gestión de solicitudes, por lo que cada uno de éstos puede tomar un estado diferente, y la combinación de los estados de los distintos renglones será lo que define el estado de la cabecera de la solicitud de compra.

Estados de los renglones

Ingresado

Este estado se aplica cuando se confecciona una solicitud de compra utilizando el mecanismo de autorización.

Revisado

Hace referencia a un renglon de la solicitud que fue marcado de este modo, para informar dicha situación al solicitante, mediante el proceso Autorización de solicitudes de compra. Podrá utilizarlo cuando aplique el mecanismo de autorización.

Autorizado

Hace referencia a un renglón de la solicitud que fue autorizado completamente mediante el proceso Autorización de solicitudes de compra.

Autorizado Parcial

Hace referencia a un renglón de la solicitud que fue autorizado por una cantidad menor a la solicitada mediante el proceso Autorización de solicitudes de compra.

Desautorizado

Tomará este estado cuando toda la cantidad solicitada sea denegada, mediante el proceso Autorización de solicitudes de compra.

En Curso

Un renglón adoptará este estado cuando luego de ser autorizado o autorizado parcialmente, se genere la orden de compra que da curso al pedido, ya sea por Gestión de solicitudes o por Generación de ordenes de compra.

Cumplido

Hace referencia a un renglón cuyos artículos ya ingresaron por Guía de despacho o Factura – Guía de despacho, o bien por haberse cumplido lo solicitado con entrega de existencias propias.

Cerrado

Indica que un artículo no se comprará finalmente, a pesar de haber sido autorizado en forma total o parcial. Este cierre puede realizarse bien por Gestión de solicitudes de compra, ingresando un motivo, o bien por cierre de orden de compra, en el caso de haber llegado a generar la orden de compra, y ésta no llegue a cumplirse.

Anulado

Es el único estado que no puede administrarse a nivel individual. El renglón quedará anulado cuando la solicitud de compra haya sido anulada por el proceso Actualización de solicitudes.

Estados de la cabecera

La siguiente tabla resume el cambio de estado general de una solicitud, según la combinación de estados de sus renglones:

(*) En el caso de contar con un renglón que estuvo en curso y luego por algún motivo fue cerrado, y de existir mas renglones a la espera de resolución de compra, el estado de la solicitud seguirá siendo ‘En Curso’.
(**) Si entre todos los renglones solicitados, algunos tienen estado ‘Cerrado’ o ‘Desautorizado’ y al menos uno tiene estado ‘Cumplido’, la solicitud será considerada ‘Cumplida’.

Comandos disponibles

Comando Agregar

Este comando permite ingresar una nueva solicitud de compra. Usted define si el circuito involucra el paso de autorización.
Dependiendo de cómo haya configurado el módulo a través del proceso Parámetros de Compras, la solicitud de compra podrá pasar a instancias de generar la Orden de Compra o deberá ser autorizada previamente mediante el proceso Autorización de solicitud de compra.
Si el circuito involucra el paso de autorización, la solicitud de compra será dada de alta con estado ‘Ingresado’, caso contrario, su primer estado posible será ‘Autorizado’.
Si utiliza perfiles de solicitud de compra, el ingreso de datos correspondientes a las solicitudes dependerá de la configuración del perfil utilizado. De este modo, los campos pueden no editarse o tener asociados valores por defecto.
Haga clic en el botón «+» para agregar una nueva solicitud de compra.

Comando Perfiles

Pulse este botón o presione las teclas <Ctrl-P> para modificar el perfil de solicitud de compra seleccionado al ingresar al proceso.
Es de gran utilidad para el caso en el que usted necesita ingresar un comprobante con los parámetros definidos en un perfil particular, distinto al utilizado habitualmente.

Comando Alta continua

Pulse este botón o presione las teclas <Ctrl-L> cuando desee ingresar sucesivas solicitudes de compra, sin necesidad de pulsar el comando Agregar cada vez.

Comando Solicitar precios a proveedores

Pulse este botón o presione las teclas <Alt + P> cuando desee generar solicitudes de precios a proveedores. Si al utilizar este comando no tiene información cargada en los renglones de la solicitud de compra, se ingresa a la generación de solicitudes de precios a partir del paso en que se deben seleccionar los artículos que se desean solicitar. En cambio si ya tiene artículos cargados en los renglones, al ingresar en solicitudes de precios se preseleccionaran los artículos incluidos en la solicitud de compra.

Comando Solicitar precios a proveedores sugeridos

Pulse este botón o presione las teclas <Alt + S> cuando desee generar solicitudes de precios a los proveedores sugeridos en cada renglón de la solicitud de compra. Solo podrá utilizar esta opción si ya tiene cargados renglones con proveedores sugeridos. En este caso al ingresar en solicitudes de precios no se solicitará la selección del ingreso de artículos ni proveedores ya que se toma automáticamente de los artículos y proveedores sugeridos para cada uno en la solicitud de compra.

Comando Imprimir

A continuación, detallamos el procedimiento a realizar para administrar boletas de honorarios y servicios.

Ficha del proveedor

El sistema identifica los documentos según la letra que acompaña al número de comprobante. Para facilitar la carga de comprobantes, es posible asociar en la ficha de proveedor, la letra que corresponde a los comprobantes que habitualmente nos entrega.
Si contamos con proveedores de servicios, debemos asociar en las fichas de esos proveedores, la letra ‘S’ para los comprobantes.
Si nos emiten boletas de honorarios, asocie la letra ‘H’.

Ingreso de comprobantes

El sistema interpreta que está ingresando una boleta de honorarios o de servicios si la letra que acompaña al número de comprobante es ‘H’ o ‘S’.
Recuerde que esta letra puede ser configurada en la ficha del proveedor.

Libro de compras

Emita el libro de compras de su empresa, con el detalle de los documentos recibidos de sus proveedores, por las compras realizadas en un período solicitado.

A través de este proceso, es posible generar la relación entre una factura y una o varias recepciones. Esta relación será la misma que se genera cuando se ingresa una factura con imputación a recepciones.

Este proceso es de gran utilidad cuando se produce alguna de las siguientes situaciones:

1. Si se reciben normalmente facturas pendientes de recepcionar (es decir la factura antes que la mercadería), una vez ingresada la guía de despacho se utilizará este proceso para relacionar ambos comprobantes.
2. Si por error se omitió imputar las recepciones en el momento de ingresar la factura. En este caso se daría de baja la factura e ingresaríamos nuevamente el comprobante. Utilizando este proceso no es necesaria la baja ya que se puede generar la relación entre la factura y las recepciones.

Primero debe seleccionar la factura a la que se desean imputar las recepciones pendientes.
El sistema permitirá la selección de aquellas facturas que tengan unidades pendientes de recepcionar.
Si la factura está haciendo referencia a una orden de compra y la guía de despacho también hace referencia a una orden de compra, no se podrán imputar.
Si está activo el parámetro general de Inventario Lleva doble unidad de medida, en los artículos que llevan doble unidad de medida, se considerarán facturas pendientes de recepcionar a aquellas facturas donde las cantidades pendientes de recepcionar en la unidad de medida de control de stock sean mayores a cero.

Comando Imputar

Una vez seleccionada la factura se accederá a la ventana de Guías de despacho para indicar una o varias recepciones que se imputarán a la factura.
Una vez seleccionadas las recepciones, el cursor se posicionará en los renglones de la factura, indicando la cantidad pendiente de imputar y la cantidad asignada.
Pulsando <F3> se visualizarán los renglones de las recepciones seleccionadas que correspondan al artículo de la factura.
En esta ventana se realizará la asignación de las cantidades a los renglones de las recepciones. La cantidad asignada no puede ser mayor a la pendiente de la factura. Sí puede ser menor, en cuyo caso quedarán cantidades pendientes de recepcionar.
Pulsando <F10> se confirma el renglón, el sistema muestra la cantidad asignada en pantalla.
Una vez imputados todos los renglones, pulsando <F10> se confirmará el procedimiento, generándose las actualizaciones correspondientes.

Este proceso permite ingresar comprobantes por las devoluciones (parciales o totales) a sus proveedores. Estos comprobantes generarán un egreso de stock por la mercadería devuelta.

Si su empresa es Emisor de documentos electrónicos, desde este proceso es posible emitir comprobantes electrónicos (identificados con el código ’52’ – Guías de Despacho Electrónicas). Para más información, consulte los siguientes tópicos del módulo Ventas:

• Parámetros de Ventas
• Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)

(*) El texto con esta identificación es aplicable a las Guías de Despacho Electrónicas que se generen para el registro de las devoluciones.

Debe seleccionar un código de Talonario correspondiente a devoluciones, el que permite controlar la numeración e imprimir el comprobante de devolución.

(*) Datos del emisor: si el talonario ingresado es electrónico, se valida que hayan sido ingresados los siguientes datos de su empresa: RUT, Razón Social, Giro, Código de Actividad Económica, Domicilio, Comuna y Código Sucursal SII (si está instalado el módulo Central).

(*) Estado de postulación del contribuyente: si se encuentra en Etapa de certificación, al pie de la ventana (previo a la referencia del formulario de impresión) se exhibe la indicación de la etapa de postulación.

(*) Caso de prueba: si se encuentra en Etapa de certificación, es posible ingresar el número de caso asignado por el SII en su set de prueba. Por ejemplo: 39248-1.

(*) Fecha: si el talonario ingresado es electrónico, el sistema realiza las siguientes validaciones:

• La fecha del comprobante no debe ser anterior a la fecha de adhesión al sistema de factura electrónica. Si se encuentra en Etapa de Certificación, se tiene en cuenta la Fecha de Incorporación; caso contrario, se considera la Fecha Resolución SII.
• La fecha del comprobante debe estar en el rango comprendido desde el 01/04/2003 al 31/12/2050.

(*) Tipo de Despacho: indique la modalidad de despacho. Las opciones disponibles son las siguientes:

• Sin despacho de bienes.
• Despacho por cuenta del receptor del documento (cliente).
• Despacho por cuenta del emisor a instalaciones del cliente.
• Despacho por cuenta del emisor a otras instalaciones.

Por defecto, el sistema propone la opción ‘Despacho por cuenta del emisor a instalaciones del cliente’.
La definición del tipo de despacho será posible si se cumplen las siguientes condiciones:

• el talonario es electrónico;
• en el módulo Ventas no está activo el parámetro general Empresa Prestadora de Servicios.

De no cumplirse las condiciones indicadas, el sistema asumirá que no se realiza despacho de bienes.

(*) Proveedor: si el talonario es electrónico, se valida que estén completos los siguientes datos: RUT, Razón Social, Giro, Domicilio, Comuna y el Mail Respuesta a  DTE (sólo en Etapa de Producción y el proveedor es electrónico). Para más información, consulte el proceso Proveedores.

(*) Tipo de traslado de bienes: indique el motivo del traslado de mercadería. Por defecto, se propone la opción ‘Otros traslados no venta’.

(*) Guía de despacho Nº: si el documento a generar por la devolución de la mercadería es electrónico, el sistema valida que la fecha de la guía de despacho de referencia esté comprendida entre el 01/08/2002 y el 31/12/2050.

La guía de despacho a devolver tendrá un estado de pendiente, es decir que no puede estar totalmente facturado o anulado.
Pulsando <Enter> en el campo Guía de despacho Nº se desplegará una lista con todas las recepciones pendientes del proveedor.
El sistema desplegará los renglones de la guía de despacho con la cantidad de unidades originales y la cantidad a devolver, mostrando por defecto la cantidad pendiente. Esta cantidad pendiente de la guía de despacho surgirá de la diferencia entre:

• Cantidad de la guía de despacho – Cantidad Facturada – Cantidad Devuelta.

Si se trata de una recepción de compra, al pie de la pantalla se exhibe el precio con descuento y el importe total del artículo en el que está posicionado. Además, se informa el total de unidades a devolver. La cantidad a devolver debe ser mayor a «0». Si no desea devolver unidades de algún renglón, lo debe eliminar del comprobante pulsando <F2>.
La devolución de recepciones siempre se realiza en unidades de stock, independientemente de la unidad de medida en la que haya sido ingresado el comprobante original. Finalmente, al confirmar la devolución se podrá emitir opcionalmente, el comprobante correspondiente.
Si la Guía de despacho se confeccionó sobre ordenes de compra, pueden darse las siguientes alternativas:

• Si las ordenes no existen en el sistema (se eliminaron por el proceso Depuración de Ordenes de Compra) no genera ninguna actualización sobre los pendientes de recepción.
• Si alguna de las ordenes tiene cantidades pendientes de recepción, la devolución de la Guía de despacho actualizará el pendiente de las ordenes de compra y restará de la cantidad recibida.
• Si las ordenes de compra se encuentran cerradas (recibidas en forma total), el sistema pedirá su confirmación para actualizar el pendiente. Si se confirma, volverán a estar pendientes de recepción, en caso contrario permanecerán como cerradas.

Si, además las ordenes de compra en base a las cuales fue confeccionado la guía de despacho, tienen relación con solicitudes de compra, el comportamiento arriba descrito se aplicará a las solicitudes de compra. En caso de decidir restablecer los pendientes de las solicitudes de compra, éstas cambiarán su estado a: ‘En Curso’.

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

Este proceso permite consultar recepciones o devoluciones previamente ingresados.

El campo Estado en el encabezamiento indicará el estado del comprobante en relación al stock.
Los valores posibles son:

• Pendiente: tiene cantidades pendientes de facturar.
• Cerrado: el comprobante fue totalmente facturado o devuelto.
• Anulado: el comprobante fue anulado.

El campo Diferencia indica si la guía de despacho posee diferencia, en caso que se encuentre configurado en Parámetros de Compras que se realiza el control de comprobantes con diferencia.
Si utiliza partidas, es posible consultarlas pulsando <F7> desde los renglones del comprobante.
En el caso de series, se podrán consultar pulsando <F8>.

Al posicionarse en cada uno de los renglones, al pie de la ventana se informa el precio del artículo con el descuento aplicado en el momento de generar el comprobante de recepción.

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

Este proceso permite anular una guía de despacho de proveedores previamente ingresada. La anulación del comprobante borrará todos los renglones del comprobante actualizando los saldos de stock.

El número interno no podrá volver a utilizarse, quedando registrado como ‘Anulado’.
Si la guía de despacho se confeccionó sobre ordenes de compra, pueden darse las siguientes alternativas:

• Si las ordenes no existen en el sistema (se eliminaron por el proceso Depuración de Ordenes de Compra) no genera ninguna actualización sobre los pendientes de recepción.
• Si alguna de las ordenes tiene cantidades pendientes de recepción, la anulación de la guía de despacho actualizará el pendiente de las ordenes de compra y restará de la cantidad recibida.
• Si las ordenes de compra se encuentran cerradas (recibidas en forma total), el sistema pedirá su confirmación para actualizar el pendiente. Si se confirma, volverán a estar pendientes de recepción, en caso contrario permanecerán como cerradas.

Para permitir la anulación de una guía de despacho el sistema realizará las siguientes validaciones:

• El comprobante tiene que encontrarse totalmente pendiente (no tener cantidades facturadas ni devueltas).
• Si se utiliza Precio Promedio Ponderado, la fecha de la guía de despacho debe ser mayor a la del último cierre de PPP.
• Si alguno de los artículos de la guía de despacho lleva partidas, controlará que exista el movimiento de partida por el ingreso, para también anularlo. Si se modificó el parámetro de partidas, asignando partidas al artículo luego de haber ingresado la guía de despacho, ésta no podrá ser anulada.

Si, además las ordenes de compra en base a las cuales fue confeccionada la guía de despacho, tienen relación con solicitudes de compra, el comportamiento arriba descrito se aplicará a las solicitudes de compra. En caso de decidir restablecer los pendientes de las solicitudes de compra, éstas cambiarán su estado a ‘En Curso’.

Este proceso permite imprimir y emitir las órdenes de compra.

Emisión:

La emisión será para órdenes de compra con estado ‘Autorizada’, actualizando el estado a ‘Emitida’, y modificando la cantidad de artículos a recibir. Además de la emisión, también realiza la impresión de aquellas órdenes de compra con estado ‘Autorizada’, o reimprime órdenes de compra ya emitidas.
Las órdenes de compra con estado ‘Emitidas’ podrán reimprimirse todas las veces que sea necesario.

Reimprime órdenes de compra emitidas: si dentro del rango de órdenes de compra existen algunas con estado ‘Emitidas’, serán impresas siempre y cuando se active este parámetro. Si se indica que ‘No’, sólo se imprimirán las órdenes de compra con estado ‘Autorizada’.

Fecha de emisión: para aquellas órdenes de compra con estado ‘Autorizada’ (todavía no fueron emitidas), se guardará esta fecha como fecha de emisión. En cambio, para las órdenes de compra con estado ‘Emitida’ (reimpresión), no se tendrá en cuenta esta fecha, ya que quedan con la fecha de emisión original.

Talonario: sólo se imprimirán las ordenes de compra que se hayan generado con el talonario indicado. Recuerde que el modelo de impresión es tomado del talonario.

Si desea emitir copias sin valorizar (sin importes) puede utilizar el Parámetro de Compras Cantidad de copias sin valorizar al imprimir (también disponible en Perfiles de orden de compra), combinado con la palabra de control @COPIAS en el modelo de impresión utilizado. Por ejemplo, si configura @COPIAS=3 en el TYP, y define el parámetro Cantidad de copias sin valorizar al imprimir con un valor igual a 2, se emitirá la primer copia con importes y el resto sin valorizar.

Impresión:

Se pueden imprimir una o varias órdenes de compra, sin importar el estado en el que se encuentren.
La impresión no modifica el estado de la orden de compra.

Actualizar formulario: al activar esta opción se vuelve a leer el TYP asociado al talonario de la orden de compra. Si está desactivado, la impresión se realiza con el TYP utilizado al momento de generar el comprobante.

Impresión y emisión:

Tanto para le emisión como para la impresión el sistema imprime el comprobante según el modelo asociado al talonario indicado en la orden de compra.

Mediante este proceso es posible autorizar total o parcialmente órdenes de compra, ya sea que su estado sea ‘Ingresada’, ‘Autorizada’, ‘Autorizada parcial’ o ‘Desautorizada’.

Una vez que la orden de compra esté autorizada, podrá ser emitida mediante el proceso Emisión e impresión de órdenes de compra.
Para más información, consulte la Guía sobre autorización de órdenes de compra.
El proceso de órdenes de compras permite ver un resumen de las operaciones a realizar en base a los estados en que se encuentran las órdenes de compra, para luego acceder a un detalle y trabajar sobre las mismas.
La pantalla se divide en las secciones:

Estados de las órdenes de compra

En esta sección se muestran gráficos que indican la cantidad de órdenes de compra según su estado. Al hacer clic sobre cada gráfico se actualiza la grilla de la parte inferior.

• Pendientes de autorizar: al hacer clic en este gráfico se muestran en la grilla todas aquellas órdenes de compra con estado ‘Ingresadas’ y ‘Autorizadas en forma parcial’.
• Ingresadas: representa la cantidad de órdenes de compra en ese estado.
• Autorizadas parciales: representa la cantidad de órdenes de compra que ya cuentan con ítems autorizados (ítems definidos en Parámetros de Compras) pero que aún contienen ítems pendientes de autorizar.

Para estos tres gráficos se incluyen órdenes de compras sin restringir las fechas en que se ingresaron al módulo.

• Autorizadas: indica la cantidad de órdenes de compra autorizadas que aún no se han emitido para continuar el circuito de compras.Utilice el filtro de fechas para acotar la cantidad de órdenes de compra en estado ‘Autorizadas’. Para más información consulte la sección Filtros.
• Desautorizadas: indica la cantidad de órdenes de compra desautorizadas. Una orden de compra desautorizada se puede autorizar o autorizar en forma parcial desde este proceso. Utilice el filtro de fechas para acotar la cantidad de órdenes de compra en estado ‘Desautorizadas’. Para más información consulte la sección Filtros.

Si una orden de compra se encuentra autorizada o desautorizada, y usted necesita modificar su contenido, haga las modificaciones desde el proceso Ingreso y modificación de órdenes de compras. Luego de grabar las modificaciones, la orden de compra vuelve a estar pendiente de autorizar porque su estado cambió a ‘Ingresadas’.

Filtros (para órdenes de compra autorizadas y desautorizadas)
Para los gráficos de órdenes de compras autorizadas y desautorizadas, es posible acotar el período de fechas (de ingreso) a considerar. Seleccione una opción de la lista desplegable debajo de cada gráfico y se actualizarán los valores automáticamente (seleccione entre las opciones: ‘Hoy’, ‘Semana actual’, ‘Mes actual’, y ‘Sin tope’).

Grilla

En la parte inferior se despliega una grilla según el indicador seleccionado (por defecto ‘Pendientes de autorizar’) para actualizar los estados de las órdenes de compras.

Autorizar – Desautorizar
Usted puede cambiar el estado de la orden de compra haciendo clic en las acciones ‘Autorizar’ o ‘Desautorizar’ en las columnas de ítems de autorización.

Desde las columnas de autorización de datos generales y de renglones, al hacer clic en los enlaces ‘Autorizar’ o ‘Desautorizar’ se mostrarán pantallas auxiliares con los ítems de autorización disponibles.
Realice las acciones de autorización y/o desautorización sobre las órdenes de compra, para confirmar las operaciones pulse <F10> o presione el botón «Aceptar».
Para ambas acciones se grabarán, entre otros datos, el usuario, la fecha y la hora de autorización o desautorización, que puede consultar desde el Ingreso y modificación de órdenes de compra o la ficha Live correspondiente.
Si ya comenzó a utilizar la función de autorización, en aquellas órdenes de compras ingresadas antes de ser definidos todos los ítems de autorización, mostrarán el enlace «(Sin ítems)». Esas órdenes de compra se podrán autorizar por los ítems disponibles que contengan al momento de su ingreso y no por los ítems nuevos. Para que esas órdenes de compra se puedan autorizar por los ítems nuevos será necesario editarlas desde el proceso Ingreso y modificación de órdenes de compra, grabarlas para luego autorizarlas (con los nuevos ítems) desde la pantalla Autorización.

Otras funciones

Consultas Live
Consulte información relacionada a las órdenes de compra ingresadas, autorizadas, autorizadas parciales o desautorizadas en el sistema desde el módulo consultas Live.
Ingrese al menú Opciones para acceder a las consultas disponibles,  o por medio del botón «Live» en la barra de herramientas de la pantalla de autorización para acceder a la ficha Live de la orden de compra.

Actualización automática
Esta función actualiza periódicamente los gráficos y la grilla, a medida que se ingresan, modifican o emiten órdenes de compra. Tenga en cuenta que no se actualiza la información una vez que comenzó a realizar modificaciones.

Este proceso permite ingresar las notas de débito recibidas de los proveedores, con la finalidad de actualizar la cuenta corriente del proveedor y registrar la transacción realizada.

Los distintos tipos de notas de débito son definidos mediante el proceso Tipos de comprobante, donde se indican las características del comprobante.
Usted podrá visualizar en el comprobante si Incluye Comp en IVA Compras, lo cual indica que al listar el informe Libro de Compras o generar los soportes magnéticos el comprobante será tomado en cuenta.

Datos a Ingresar: encabezamiento

Los datos del encabezamiento tienen las mismas consideraciones que las citadas para facturas.
En el encabezamiento del comprobante es posible ingresar un número de factura en el campo Referencia; en este caso, el comprobante será aplicado en cuenta corriente a la factura de referencia.
Si no ingresa un comprobante de referencia, la nota de débito podrá ser imputada con posterioridad mediante el proceso Imputación de comprobantes.
Si bien la condición de compra no tiene implicancia en el caso de notas de débito, ya que no se calculan vencimientos, es conveniente ingresarla en forma correcta para la afectación a las estadísticas correspondientes. Es decir que la nota de débito tendría la misma condición de compra que la factura que la origina.

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

Notas de débito por diferencia de cambio

Si el código de comprobante corresponde a una diferencia de cambio, el sistema asume que la nota de débito es en moneda corriente.
Estos comprobantes no tienen expresión en la cuenta moneda extranjera, ya que su finalidad es ajustar la cuenta en moneda corriente.

Notas de débito de IVA

Si el tipo de comprobante ingresado indica que la nota de débito registra sólo importes de IVA, el sistema requerirá los datos necesarios para registrar dicho comprobante.
En este caso, el total del comprobante coincide con el total de IVA ingresado. En un mismo comprobante se pueden registrar, si fuese necesario, distintas tasas de IVA.
Una vez finalizado el ingreso de datos, el sistema da opción a imprimir el comprobante correspondiente.

Este proceso permite ingresar las notas de crédito recibidas de los proveedores, con la finalidad de actualizar la cuenta corriente del proveedor y registrar la transacción realizada.

Los distintos tipos de notas de crédito son definidos en el proceso Tipos de comprobante, donde se indican las características del comprobante.
Usted podrá visualizar al pie si Incluye comp. en IVA Compras, lo cual indica que al listar el informe Libro de Compras o generar los soportes magnéticos el comprobante será tomado en cuenta.

Datos a Ingresar

A continuación se presentan los tópicos referidos a los datos ingresar en notas de crédito. Invoque la tecla de función <Alt + O> para asignar una clasificación a todo el comprobante (la misma se asignará por defecto a todos los renglones).
Esta opción se encontrará activa si tiene habilitado el parámetro Utiliza clasificación de comprobantes en Parámetros de Compras, y a su vez clasifica facturas.
Podrá visualizar sólo los códigos de clasificación configurados para el tipo de comprobante, y que se encuentren a su vez habilitados y vigentes.
Al facturar, el sistema propone la clasificación habitual para facturas (configurada en Parámetros de Compras). Usted podrá modificarla por otra que se encuentre habilitada para este comprobante, presionando la tecla de función <Alt + O>.
Usted puede parametrizar que el sistema valide el ingreso de una clasificación en forma obligatoria en el comprobante que se está generando. Para ello debe configurar en Parámetros de Compras el campo Clasifica comprobantes.
Usted puede clasificar o corregir una clasificación realizada, desde el proceso Modificación de comprobantes o Reclasificación de comprobantes.
Para más información consulte el ítem Clasificación de comprobantes.

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

Encabezamiento

Información para RG 3572

RG 3572 – Tipo de Operación: si está activo el parámetro general RG 3572 – Sujetos vinculados y el proveedor está definido como ‘Empresa vinculada’, los comprobantes que intervengan en el IVA Compras tendrán por defecto el tipo de operación del proveedor. Este dato es editable.
Para más información, consulte la Guía sobre implementación RG 3572 – Sujetos vinculados.

Comprobantes de referencia

Totales de la nota de crédito

Imputación de comprobantes

Imputación contable

Este proceso permite ingresar las notas de débito recibidas de los proveedores, con la finalidad de actualizar la cuenta corriente del proveedor y registrar la transacción realizada.

Los distintos tipos de notas de débito son definidos en el proceso Tipos de comprobante, donde se indican las características del comprobante.

Datos a ingresar

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

<Alt + K> – Tipo de transacción

El SII agrega 2 datos para la identificación de un documento y tienen como finalidad, facilitar el registro y caracterización de los documentos recibidos.
El sistema considera por defecto, la opción 1 – ‘Del Giro’ para ambos tipos de transacción.
Estará disponible una vez ingresado el Tipo de documento y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La Fecha Contable es posterior al 31/07/2017.
• El Tipo de Documento no corresponde a boleta (es distinto de 35-Boleta afecta, 38-Boleta exenta, 39-Boleta afecta electrónica y 41-Boleta exenta electrónica).

Tipo de transacción de venta: es la caracterización de la venta por parte del vendedor.
Los valores posibles de selección son los siguientes:

Tipo de transacción de compra: indica qué tipo de compra representa para el receptor del documento.
Los valores posibles de selección son los siguientes:

El sistema considera por defecto, la opción 1 – ‘Del Giro’ para ambos tipos de transacción.
Tenga en cuenta que estará disponible si la Fecha Contable es posterior al 31/07/2017.

Encabezamiento

Los datos del encabezamiento tienen las mismas consideraciones que las citadas para facturas.

Si no ingresa comprobante de referencia, podrá ser imputado posteriormente a través del proceso Imputación de comprobantes.

Tipo de documento: el valor propuesto surge de la parametrización del proveedor, pero usted puede modificarlo. En ese caso, asigne al documento uno de los siguientes códigos para su  identificacion ante el SII: 55 – Nota de débito; 56 – Nota de débito electrónica.

Si bien la Condición de compra no tiene implicancia en el caso de notas de débito, ya que no se calculan vencimientos, es conveniente ingresarla en forma correcta para la afectación a las estadísticas correspondientes. Es decir que la nota de débito tendría la misma condición de compra que la factura que la origina.

Renglones

En el ingreso de renglones para Notas de débito de conceptos, seleccione Códigos de concepto (definidos desde el proceso Conceptos de compra). Tenga en cuenta que sólo visualizará aquellos conceptos que se encuentren habilitados (Inhabilita: ‘N’).

Totales del comprobante

Una vez confirmado el ingreso de renglones, se exhibe una ventana con el detalle de los totales. Confirme o bien, modifique los valores en pantalla.

Para más información, consulte el ítem Totales del comprobante en el proceso Ingreso de Factura – Guía de despacho.

Imputación Contable

Dependiendo de cómo parametrizó el tratamiento de asientos, se presentará una ventana para modificar las imputaciones contables e imprimir el asiento y sus apropiaciones por centros de costo.
Se tienen en cuenta las mismas consideraciones que las citadas para las facturas.

Notas de débito por diferencia de cambio

Si el código de comprobante corresponde a una diferencia de cambio, el sistema asume que la nota de débito es en moneda corriente.
Estos comprobantes no tienen expresión en la cuenta moneda extranjera, ya que su finalidad es ajustar la cuenta en moneda corriente.

Notas de débito de IVA

Si el tipo de comprobante ingresado indica que la nota de débito registra sólo importes de IVA, el sistema requerirá los datos necesarios para registrar dicho comprobante.
En este caso el total del comprobante coincide con el total de IVA ingresado. En un mismo comprobante se pueden registrar, si fuese necesario, distintas tasas de IVA.
Una vez finalizado el ingreso de datos, el sistema da opción a imprimir el comprobante correspondiente.

Este proceso permite ingresar las notas de débito recibidas de los proveedores, con la finalidad de actualizar la cuenta corriente del proveedor y registrar la transacción realizada.

Los distintos tipos de notas de débito son definidos mediante el proceso Tipos de comprobante.
Una nota de débito de artículos podrá afectar el inventario. Si afecta stock, generará el ingreso de unidades correspondiente.

Datos a ingresar: encabezamiento

Los datos del encabezamiento tienen las mismas consideraciones que las citadas para facturas.

Si no ingresa un comprobante de referencia, podrá ser imputado posteriormente a través del proceso Imputación de comprobantes.

Tipo de documento: el valor propuesto surge de la parametrización del proveedor, pero usted puede modificarlo. En ese caso, asigne al documento uno de los siguientes códigos para su  identificacion ante el SII: 55 – Nota de débito; 56 – Nota de débito electrónica.

Si bien la Condición de compra no tiene implicancia en el caso de notas de débito, ya que no se calculan vencimientos, es conveniente ingresarla en forma correcta para la afectación a las estadísticas correspondientes. Es decir que la nota de débito tendría la misma condición de compra que la factura que la origina.

Bodega: no se tienen en cuenta las bodegas inhabilitadas.

Renglones

El ingreso de renglones para notas de débito de artículos se comporta de la misma manera que la detallada para el ingreso de renglones de facturas de artículos.

Totales del comprobante

Una vez confirmado el ingreso de renglones, se exhibe una ventana con el detalle de los totales. Confirme o bien, modifique los valores en pantalla.[/axcond_modulo]

Para más información, consulte el ítem Totales del comprobante en el proceso Ingreso de Factura – Guía de despacho.

Imputación contable

Dependiendo de cómo parametrizó el tratamiento de asientos, se presentará una ventana para modificar las imputaciones contables e imprimir el asiento y sus apropiaciones por centros de costo.
Se tienen en cuenta las mismas consideraciones que las citadas para las facturas.

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

<Alt + K> – Tipo de transacción

El SII agrega 2 datos para la identificación de un documento y tienen como finalidad, facilitar el registro y caracterización de los documentos recibidos.
El sistema considera por defecto, la opción 1 – ‘Del Giro’ para ambos tipos de transacción.
Estará disponible una vez ingresado el Tipo de documento y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La Fecha Contable es posterior al 31/07/2017.
• El Tipo de Documento no corresponde a boleta (es distinto de 35-Boleta afecta, 38-Boleta exenta, 39-Boleta afecta electrónica y 41-Boleta exenta electrónica).

Tipo de transacción de venta: es la caracterización de la venta por parte del vendedor.
Los valores posibles de selección son los siguientes:

Tipo de transacción de compra: indica qué tipo de compra representa para el receptor del documento.
Los valores posibles de selección son los siguientes:

El sistema considera por defecto, la opción 1 – ‘Del Giro’ para ambos tipos de transacción.
Tenga en cuenta que estará disponible si la Fecha Contable es posterior al 31/07/2017.

Este proceso permite ingresar las notas de crédito recibidas de los proveedores, con la finalidad de actualizar la cuenta corriente del proveedor y registrar la transacción realizada.

Los distintos tipos de notas de crédito son definidos en el proceso Tipos de comprobante, donde se indican las características del comprobante.

Datos a ingresar: encabezamiento

Los datos del encabezamiento tienen las mismas consideraciones que las citadas para facturas.

Tipo de documento: el valor propuesto surge de la parametrización del proveedor, pero usted puede modificarlo. En ese caso, asigne al documento uno de los siguientes códigos para su  identificacion ante el SII: 60 – Nota de crédito; 61 – Nota de crédito electrónica.

Si bien la condición de compra no tiene implicancia en el caso de notas de crédito, ya que no se calculan vencimientos, es conveniente ingresarla en forma correcta para la afectación a las estadísticas correspondientes. Es decir que la nota de crédito tendría la misma condición de compra que la factura que la origina.

Comprobantes de Referencia

Es posible aplicar la nota de crédito a una o más facturas de referencia. Para ello, una vez ingresado el Número de la nota de crédito, se abre en forma automática la pantalla de comprobantes de referencia.
En el campo Comprobantes elija una de las siguientes opciones: ‘Sin Diferencias’ o bien, ‘Con Diferencias’, para filtrar los comprobantes a seleccionar.
Utilice la opción ‘Sin Diferencias’ si las facturas a referenciar no presentaron diferencia por precio o por cantidad durante su ingreso, o bien, si usted no utiliza el parámetro general Controla comprobantes con diferencias (en estos casos, si usted consulta esos comprobantes, el campo Diferencia es igual a ‘N’).
Utilice la opción ‘Con Diferencias’ para resolver, mediante la emisión de una nota de crédito, las diferencias por precio o por cantidad originadas en el momento de ingresar las facturas de referencia. (En este caso, si usted consulta esos comprobantes, el campo Diferencia es igual a ‘S’).
Si no ingresa un comprobante de referencia, la nota de crédito podrá ser imputada con posterioridad mediante el proceso Imputación de comprobantes.

Renglones

En el ingreso de renglones para Notas de crédito de conceptos, seleccione Códigos de concepto (definidos en el proceso Conceptos de compra). Tenga en cuenta que sólo visualizará aquellos conceptos que se encuentren habilitados (Inhabilita: ‘N’).

Totales del comprobante

Una vez confirmado el ingreso de renglones, se exhibe una ventana con el detalle de los totales. Confirme o bien, modifique los valores en pantalla.

Para más información, consulte el ítem Totales del comprobante en el proceso Ingreso de factura – Guía de despacho.

Imputación de comprobantes

Imputación contable

Dependiendo de cómo parametrizó el tratamiento de asientos, se presentará una ventana para modificar las imputaciones contables e imprimir el asiento y sus apropiaciones por centros de costo.
Se tienen en cuenta las mismas consideraciones que las citadas para las facturas.

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

<Alt + K> – Tipo de transacción

Invoque la tecla <Alt + K> para consultar o modificar el Tipo de transacción de venta.
El tipo de transacción de venta es la caracterización de la venta por parte del vendedor.
Este dato tiene como finalidad, la de facilitar el registro y caracterización de los documentos recibidos.
En Notas de crédito electrónicas, los valores posibles de selección son los siguientes:

Si la nota de crédito no es electrónica, los valores posibles son los siguientes:

El sistema considera por defecto, la opción 1 – ‘Del Giro’ para ambos tipos de transacción.
Tenga en cuenta que estará disponible si la Fecha Contable es posterior al 31/07/2017.

Este proceso permite ingresar las notas de crédito recibidas de los proveedores, con la finalidad de actualizar la cuenta corriente del proveedor y registrar la transacción realizada.

Los distintos tipos de notas de crédito son definidos en el proceso Tipos de comprobante, donde se indican las características del comprobante.
Una nota de crédito de artículos podrá afectar el inventario. Si afecta stock o inventario (por ejemplo una devolución) generará el egreso de unidades correspondiente.
Una nota de crédito de artículos podrá descontar la cantidad a recibir de la factura a la cual se encuentre referenciada. Estos tipos de comprobante descuentan la cantidad a recepcionar de la factura, y son de utilidad en los casos en que el proveedor haya enviado una cantidad de mercadería menor a la facturada, pudiendo acordar con el mismo el no envío de la cantidad remanente.
Para más información consulte Notas de crédito que descuentan cantidad a recepcionar.

Datos a ingresar

A continuación se presentan los tópicos referidos a los datos ingresar en notas de crédito de artículos.

Encabezamiento

Comprobantes de referencia

Renglones

El ingreso de renglones para Notas de crédito de artículos se comporta de la misma manera que la detallada para ingreso de renglones de facturas de artículos.
Para más información consulte el ítem Ingreso de Renglones.

<Alt + P> Clasificación de Comprobantes (Artículos)

Imputación de comprobantes

Totales del comprobante

Una vez confirmado el ingreso de renglones, se exhibe una ventana con el detalle de los totales. Confirme o bien, modifique los valores en pantalla. Para más información, consulte el ítem Totales del comprobante en el proceso Ingreso de facturas.

Imputación contable

Notas de crédito por diferencia de cambio

Si el código de comprobante corresponde a una diferencia de cambio, el sistema asume que la nota de crédito es en moneda corriente.
Estos comprobantes no tienen expresión en la cuenta moneda extranjera contable, ya que su finalidad es ajustar la cuenta en moneda corriente.

Notas de crédito de IVA

Si el tipo de comprobante ingresado indica que la nota de crédito registra sólo importes de IVA, el sistema requerirá los datos necesarios para registrar dicho comprobante.
En este caso, el total del comprobante coincide con el total de IVA ingresado. En un mismo comprobante se pueden registrar, si fuese necesario, distintas tasas de IVA.
Una vez finalizado el ingreso de datos, el sistema da opción a imprimir el comprobante correspondiente.

Mediante este proceso se ingresarán al sistema las recepciones de los proveedores, generando el movimiento de entrada de stock correspondiente.

Datos del encabezamiento

Talonario: para el ingreso de las recepciones es necesario definir un talonario en el proceso correspondiente, para el control de su numeración interna y su impresión (informe de recepción opcional).
El Número interno corresponderá al número de Informe de Recepción correspondiente a la guía de despacho. Este número será único por cada guía de despacho y podrá ser modificado, según se parametrice en el proceso Talonarios.

Motivo: seleccione el tipo de recepción a ingresar (‘C’ si la recepción  es de compra o ‘T’ si la recepción es de traslado).

Proveedor: se pueden ingresar recepciones de proveedores de cuenta corriente o proveedores ocasionales, indicando «000000» en el código de proveedor.

Número de Guía de despacho: en este campo se ingresará el número de comprobante del proveedor.

Bodega: el ingreso de este campo en el encabezamiento del comprobante es opcional. Será conveniente ingresarlo cuando todos los renglones de la guía de despacho se asignen a una misma bodega. El valor ingresado en este campo será sugerido en todos los renglones del comprobante. Quedan excluidas para la selección, las bodegas inhabilitadas.

Lista: seleccione la lista de precios a considerar para la valorización de la recepción.

Diferencia: este campo toma el valor ‘Si’ cuando se produce alguna diferencia por  cantidad durante el ingreso de la guía de despacho, estando activo el parámetro general Controla comprobantes con diferencias. La diferencia originada puede quedar resuelta al generar una factura referenciada a la guía de despacho. Para obtener un listado de las recepciones que presentan diferencias, utilice el Informe de recepciones con Diferencias de Live.

Documento Electrónico: si la guía de despacho es de un proveedor electrónico, indique si el comprobante recibido es electrónico. En ese caso, quedará identificado internamente con el código 52 – Guía de despacho electrónica. Caso contrario, se asignará el código 50 – Guía de despacho.

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

<Ctrl + D> Sucursal destino compras

En este campo puede ingresar la sucursal de destino de la guía de despacho que se utilizara al momento de hacer la exportación.

Referencia de órdenes de compra o facturas

Opcionalmente, una guía de despacho puede generarse con referencia a varios comprobantes previamente ingresados.
Los tipos de comprobantes de referencia a utilizar serán: órdenes de compra o facturas.
Ingrese, en ambos casos, los números de comprobante correspondientes; de lo contrario, al pulsar <Enter> se desplegará una lista de aquellas órdenes de compra o facturas que tengan unidades pendientes de recepcionar.
El sistema valida que las órdenes de compra ingresadas como comprobantes de referencia tengan estado ‘Emitida’ con cantidad pendiente de recepcionar y en caso de hacer referencia de facturas, que los comprobantes estén pendientes de recepcionar.
Tenga en cuenta que una guía de despacho puede hacer referencia a varias órdenes de compra o a varias facturas.
En el caso de generar una guía de despacho para un proveedor ocasional, se fijará en parámetros de compras la referencia de los comprobantes.
Si en la sección Comprobantes de referencia del proceso Proveedores usted le asignó a la guía de despacho un comportamiento ‘Estricto’ y el tipo de comprobante de referencia es ‘Orden de compra’, debe seleccionar obligatoriamente al menos una orden de compra.
Si las órdenes de compra seleccionadas están relacionadas con solicitudes de compra, los saldos pendientes de estos comprobantes también se verán afectados por el ingreso de la guía de despacho, y, en caso de ingresar toda la mercadería comprada para las solicitudes referenciadas, su estado cambiará a ‘Cumplido’.

Guías de despacho valorizadas

A partir de la versión 8.60.000 es posible valorizar una guía de despacho en base a una lista de precios.
En el caso de generar la guía de despacho con referencia a una orden de compra, se considera la lista de precios de la orden de compra, con el descuento ingresado para cada artículo. Si la orden de compra respeta precios, no se permitirá modificar el precio de los artículos por un precio mayor.

Ingreso de renglones

Si se referenciaron órdenes de compra o facturas, el sistema sugerirá por defecto, los renglones de las distintas ordenes que tengan cantidades pendientes de ser recepcionadas.
En cada renglón sugerido, se visualizará la orden de compra / factura asociada.
Usted puede hacer referencia a los comprobantes que componen cada renglón, pulsando <Alt + R>. En el caso de referenciar órdenes de compra en esta pantalla de comprobantes relacionados, usted verá tanto las órdenes de compra, como las solicitudes de compra relacionadas con la guía de despacho ingresada.
Si en los Parámetros de Compras configura Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, usted puede redistribuir las cantidades relacionadas con las solicitudes de compra, en la ventana invocada con <Alt + R>.
En caso de no tener activo este parámetro, usted solamente podrá consultar la ventana de comprobantes de referencia. Restô realiza el descuento de pendientes, según el concepto de «más antiguo».
Se podrán agregar nuevos renglones sin relación con las órdenes de compra.
Cuando la guía de despacho hace referencia a la orden de compra y según lo indicado en el campo Recibe Cantidades Mayores en el proceso Parámetros de Compras, el sistema permitirá recibir cantidades de más sobre la orden de compra.
El sistema le propone por defecto la cantidad de artículos que usted ha indicado en el parámetro Cantidad del artículo en ingreso de Guía de despacho.
Este control de cantidades es posterior al que se realiza con respecto al porcentaje de desvío ingresado para el artículo.

Es posible modificar las Cantidades de un renglón de la guía de despacho que hace referencia a órdenes de compra o a factura, pero en ningún caso el Artículo.

Si está activo el parámetro general de Inventario Lleva doble unidad de medida, para los artículos que llevan doble unidad de medida, se considerarán órdenes de compra o facturas pendientes a aquellas donde las cantidades pendientes de recepción (expresadas en la unidad de medida de control de stock) sean mayores a cero.
El modo de ingreso de los artículos de la guía de despacho es similar al explicado en el proceso Ingreso de Factura – Guía de despacho para el ingreso de renglones.

Cantidad: para los artículos que llevan doble unidad de medida, deberá informar la cantidad de stock 1 y la cantidad de stock 2.
Luego de ingresar la cantidad del renglón, se abrirá pantalla Cantidad equivalente para ingresar la cantidad correspondiente a la doble unidad de medida.

Cantidad a facturar: en este campo se indica la cantidad que se va a facturar por cada uno de los artículos que se reciben si es que se encuentra activo el parámetro Controla comprobantes con diferencias de Parámetros de Compras.
Si el artículo lleva doble unidad de medida, ingrese la cantidad a facturar expresada en la unidad de medida de stock 1.
Si se encuentra activo el parámetro general Recepciona cantidades mayores a las facturadas, se permitirá ingresar una cantidad recibida mayor a la cantidad a facturar.

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

A través de este proceso, se ingresarán facturas con imputación a tesorería o comprobantes de artículos pendientes de recepción.

Se tendrá en cuenta el parámetro general Al referenciar guías de despacho en Facturas –  Respeta Precios. Para más información, consulte el ítem Para Ingreso de Comprobantes del proceso Parámetros de Compras. No se actualizarán saldos de inventario mediante este proceso.
El ingreso de la factura permite la actualización de la cuenta corriente del proveedor y la registración de la transacción realizada.

Totales del comprobante

Referencia de órdenes de compra o recepciones

Opcionalmente, una factura que no afecta stock puede generarse con referencia a varios comprobantes previamente ingresados. Los tipos de comprobantes de referencia a utilizar serán: órdenes de compra o recepciones.
Luego de ingresar los datos del encabezado, se desplegará una ventana en la que es posible seleccionar los comprobantes a los que hace referencia la factura. Una factura puede hacer referencia a varias órdenes de compra o a varios guías de despacho. Los valores posibles para el tipo de comprobante de referencia varían de acuerdo a lo parametrizado desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra.
En el caso de generar una factura para un proveedor ocasional, se tomará la configuración de los comprobantes definida en parámetros de compras.
Si está activo el Parámetro de Inventario Lleva doble unidad de medida, se consideran órdenes de compra pendientes a aquellos donde las cantidades pendientes de facturar expresados en la unidad de medida de control de stock sean mayores a cero.
El sistema valida que:

• Las órdenes de compra referenciadas tengan estado ‘Emitida’ y con cantidades a facturar mayores a cero.
• Las guías de despacho referenciadas tengan cantidades a facturar mayores a cero.

Si desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra, en la sección Comprobantes de referencia, usted le asignó a la factura un comportamiento ‘Estricto’ y el tipo de comprobante de referencia ‘guía de despacho’ deberá seleccionar obligatoriamente al menos una guía de despacho.
Si la guía de despacho al cual referencia, fue efectuada previamente a la actualización de la versión 9.70.000 es posible que haya sido ingresada sin hacer referencia a una O/C. Para los comprobantes ingresados con posterioridad a la habilitación de este parámetro, el control podrá realizarse de un modo más estricto.
Pulse <Enter> en el número de guía de despacho para desplegar una lista de todas aquellas recepciones total o parcialmente pendientes del proveedor, para seleccionar las que desea referenciar.
Pulse <F10> para dar por finalizado el ingreso de recepciones.
Si no ingresa ninguna guía de despacho, la factura quedará pendiente de recepcionar (es el caso en el que recibe primero la factura y luego, la mercadería).
Lo mismo ocurre si desde el proceso Proveedores o desde el perfil de facturas de compra en la sección Comprobantes de referencia usted le asignó a la factura un comportamiento ‘Estricto’ y el tipo de comprobante de referencia ‘Órdenes de compra’ deberá seleccionar obligatoriamente una o más órdenes de compra.
El modo de operación para el ingreso de los renglones de la factura podrá variar según el modo de parametrización del sistema.
Utilice el Parámetro general Propone artículos recibidos al referenciar remitos (o defina un perfil de facturas de compra utilizando este valor) para definir la modalidad de carga de los renglones. Puede optar por las siguientes opciones:

• Propone artículos recibidos al referenciar guías de despacho = «Si».
  Se sugieren en los renglones los artículos ingresados en las guías de despacho referenciadas y que tengan cantidades pendientes.
  En el caso que renglón agrupe artículos ingresados en diferentes guías de despacho, podrá redistribuir la cantidad ingresada, para asignar el pendiente de cada guía de despacho.

• Propone artículos recibidos al referenciar guías de despacho = «No».
  En este caso, deberá ingresar todos los datos correspondientes a los renglones, y, por cada renglón de la factura, se asignarán las cantidades a las guías de despacho seleccionadas.
  La cantidad de cada renglón será asignada totalmente a guías de despacho; el sistema desplegará por renglón una ventana con todas las guías de despacho correspondientes al artículo ingresado, asignando por defecto las cantidades.

• Propone los artículos recibidos al referenciar guías de despacho = «A confirmar».
  Al utilizar esta opción, una vez que seleccionó las guías de despacho de referencia, el sistema le consultará si desea que se propongan los artículos del comprobante referenciado.
  La cantidad a facturar podrá ser menor o igual a la sugerida pero en ningún caso mayor.

Si no se recibieron unidades de alguno de los renglones de la guía de despacho o de la orden de compra, éste será eliminado pulsando <F2>.
Es posible modificar las cantidades y precios de un renglón de la guía de despacho, pero en ningún caso el artículo.
Si en la factura se desea agregar un renglón que actualiza stock y éste no se encuentra en la guía de despacho, debe ingresar previamente una guía de despacho por ese artículo y luego, imputar los 2 Guías de despacho a la factura.
El ingreso de la factura descontará las unidades pendientes de facturar de la guía de despacho. Si éste queda sin cantidades pendientes, cambiará el estado del comprobante a ‘Facturado’ (guía de despacho totalmente facturada).
En el caso de referenciar órdenes de compra utilice el parámetro general Ingresa artículos manualmente al referenciar órdenes de compra o defina un perfil de facturas de compra utilizando este valor, para indicar si los renglones de la factura se completarán con los artículos de las órdenes de compra seleccionadas o deberá ingresar todos los datos correspondientes a los renglones y por cada renglón de la factura, por lo que se asignarán las cantidades a las órdenes de compra seleccionadas.
Para agrupar artículos en una factura con referencia, utilice el parámetro general Agrupa artículos en facturas en referencia a órdenes de compra o Agrupa artículos en facturas en referencia a guías de despacho.
Se agruparán los artículos cuando coincidan los siguientes datos:

• Unidad de medida.
• Precio.
• Descuento.
• Impuesto interno fijo.
• Clasificación.

En caso que se haga referencia a órdenes de compra, si se seleccionan órdenes de compra con diferente configuración en la marca Respeta precios al facturar, no realizará la agrupación de artículos.
Las guías de despacho u órdenes de compra sobre los cuales hace referencia la factura pueden ser facturados en forma total o parcial.
Para facturar en forma parcial, modifique las cantidades a facturar propuestas por el sistema en cada guía de despacho u orden de compra. Para ello, siga los siguientes pasos:
Si en la solapa Comprobantes de referencia del proceso Parámetros de Compras o si usa perfil de facturas de compra ha indicado que Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, desde el renglón de la factura podrá modificar la cantidad propuesta de un artículo presionando las teclas <Alt + R>. Si el artículo fue agrupado, se abre una ventana con las guías de despacho u órdenes de compra asociadas a ese artículo, para indicar en qué guía de despacho u orden de compra modifica la cantidad. Si en el proceso Parámetro general (o si usa perfil de facturas de compra) indicó que No Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, cuando modifique una cantidad a facturar propuesta por el sistema, se disminuirá de la primer guía de despacho u orden de compra asociada al artículo en forma automática.
Al generar la factura se descontarán las cantidades pendientes de facturar de las guías de despacho / órdenes de compra y los estados de las guías de despacho. Las guías de despacho quedarán con estado ‘Facturado’ cuando no tengan cantidades pendientes de facturar (o si fueron facturados a través de las órdenes de compra).
Una vez generada la factura en referencia a guías de despacho, si  las guías de despacho tienen órdenes de compra asociadas, además de actualizarse las cantidades pendientes de facturar de las guías de despacho, se actualizará la de todas las órdenes de compra asociadas a la guía de despacho facturada.
Si la factura se genera sin indicar guías de despacho, se ingresarán normalmente los renglones de la factura.
Esta factura quedará identificada como ‘Pendiente de recepción’ y posteriormente, podrá relacionarse con guías de despacho a través del proceso Imputación de guías de despacho o generando una guía de despacho en referencia a la factura.

Particularidades con respecto a los renglones

Unidad de medida

Si el comprobante se realiza con referencia a una guía de despacho, y la unidad de compras del artículo es distinta a la que existía en el momento del ingreso de la guía de despacho (por haber modificado la equivalencia), se tendrá en cuenta la nueva equivalencia para el cálculo de la cantidad de la factura.
Si la factura se ingresa sobre varias Guías de despacho, podrá seleccionar la unidad de medida, pero la asignación a las recepciones siempre se realizará en unidades de stock.

Precio Unitario

Si el comprobante se ingresa sobre una guía de despacho, y éste a su vez se confeccionó sobre una orden de compra, el sistema sugerirá los precios de la orden de compra. En caso contrario, los precios serán los que correspondan a la lista de precios seleccionada (si existen).
Siempre que haya relación con ordenes de compra (a través de las recepciones) se realizará el control de los precios. Si se activó el parámetro Respeta Precios en el ingreso de la orden de compra, no será posible ingresar la factura con un precio superior al indicado en el comprobante de origen. En este caso, la única forma de ingresar la factura consiste en que el usuario autorizado indique Respeta Precios = «N» en el proceso Ingreso y modificación de órdenes de compra.
El precio unitario se ingresará con impuestos incluidos, según lo indicado en los parámetros correspondientes del proveedor.

Partidas

Si se utilizan artículos con partidas y se realizan imputaciones a Guías de despacho, el sistema identificará las partidas ingresadas con las recepciones imputadas, con motivo de actualizar desde este proceso el costo de la partida.
El movimiento de entrada y alta de partida se realizó al ingresar la guía de despacho, pero sin valorización. La relación de la factura con la guía de despacho permite actualizar el costo de la partida en base al precio unitario ingresado en este proceso.

Este proceso permite ingresar facturas correspondientes a conceptos de compras, es decir aquellos ítems que no tienen ninguna relación con artículos.

El procedimiento para el ingreso es igual al descripto para el ingreso de Factura – Guía de despacho, pero sin existir en este caso relación con otros comprobantes ni artículos.
En esta opción se seleccionarán aquellos códigos de concepto existentes en el archivo de conceptos de compras y cuyo campo Inhabilita tenga el valor ‘N’ (sólo conceptos habilitados).

Si se activó el parámetro Valida conceptos por proveedor, desde Parámetros de Compras o desde Perfiles de facturación, el sistema controlará que el concepto pertenezca a la relación con el proveedor.
Si el concepto no pertenece a la relación, deberá confirmar su ingreso

Las consideraciones detalladas anteriormente para el ingreso de una Factura – Guía de despacho también corresponden para los siguientes temas:

• Datos del encabezamiento.
• Totales del comprobante.
• Facturas contado.
• Imputación contable.

Con respecto a la integración de conceptos de compras con el módulo de Activo Fijo, consulte los siguientes temas:

• Perfiles de Factura de Compra
• Integración de gastos de compras con el módulo Activo Fijo.
• Alta automática de gastos para bienes para Activo Fijo.

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (Artículos)

A través de este proceso se ingresarán las facturas recibidas de los proveedores que actualizan stock.

El ingreso de la factura permite la actualización de la cuenta corriente del proveedor, el saldo de stock y la registración de la transacción realizada en Compras

Datos del encabezamiento

Código de proveedor: indique el código correspondiente al proveedor.
Pulsando <Enter> o ingresando un código inválido, se visualizará una ventana con todos los proveedores existentes.

<F6> – Alta de proveedores
Si se activó el parámetro Permite Alta de Proveedores en el proceso Parámetros de Compras pulsando la tecla <F6> desde el campo Código puede agregar un nuevo proveedor.

Se abrirá una pantalla igual a la del proceso Proveedores para ingresar todos los datos correspondientes.
Una vez finalizada la carga, pulsando <F10> se confirma el ingreso del proveedor.

Proveedores ocasionales

A través de este proceso, también es posible ingresar facturas de proveedores no habituales, a quienes no se desea asignar un código de identificación.
En este caso, se ingresará como proveedor ocasional y la factura corresponderá a una compra contado, ya que no se registra en cuenta corriente.
Para ingresar facturas de proveedores ocasionales, ingrese «000000» en el campo Código de proveedor del talonario correspondiente, abra Datos del proveedor, coloque el número de CUIT/identificación personal. De esa manera se obtienen automáticamente los datos fiscales suministrados por la AFIP o, en su defecto, los debe cargar manualmente.

Número interno: es el número interno o minuta correspondiente al comprobante. Este número es único por comprobante y el sistema lo calcula en forma automática.

Fecha de emisión: debe indicar la fecha de emisión real de la factura. Esta fecha se utilizará para calcular los vencimientos para la cuenta corriente, la impresión en el Libro de Compras.

Fecha contable: o fecha de registración, indica la fecha de ingreso del comprobante al sistema. Se utilizará para determinar la inclusión del comprobante en el Libro de Compras y el asiento contable.

La posibilidad de diferenciar estas dos fechas es de suma utilidad para el caso en que se reciban comprobantes con fecha anterior, luego de haber efectuado el cierre contable del mes. Podrá ingresar la fecha de emisión real de la factura y la fecha del mes en curso como fecha contable.

Condición de compra: el sistema sugerirá la condición habitual asociada al proveedor.
La condición de compra determina si el comprobante corresponde a una compra contado o cuenta corriente. En el caso de cuenta corriente, permite el cálculo automático de los vencimientos; mientras que si es contado, se disparará la actualización del movimiento de Tesorería (si posee dicho módulo instalado).

Bodega: no se tienen en cuenta las bodegas inhabilitadas.

Sucursal SII: es el código numérico entregado por el SII, que identifica a cada sucursal informada en el Servicio de Impuestos Internos. Si no opera con sucursales, deje este campo en cero.

Lista de precios: si utiliza listas de precios de proveedores, puede ingresar un código de lista.  De este modo, al ingresar los renglones del comprobante,  el sistema sugerirá los precios desde la lista indicada.

Observaciones: permite ingresar una glosa opcional asociada al comprobante. Esta glosa podrá ser visualizada desde los procesos de Consulta o Modificación de comprobantes.

Incluye en Libro Compras: indique si el documento interviene en el Libro de Compras.

Correlativo de Libro de Compras: si el documento interviene en el Libro de Compras, el sistema calcula este número en forma automática. Su edición depende de la definición del parámetro general Edita Correlativo del Libro de Compras.

Tipo de documento: el valor propuesto surge de la parametrización del proveedor, pero usted puede modificarlo. En ese caso, asigne al documento uno de los siguientes códigos para su  identificacion ante el SII: 30 – Factura; 32 – Factura exenta o no afecta de IVA; 33 – Factura electrónica; 34 – Factura no afecta o exenta electrónica;  35 – Boleta; 38 – Boleta exenta; 39 – Boleta electrónica; 45 – Factura de compra; 46 – Factura de compra electrónica.

Situación IVA: las opciones posibles de selección son ‘Con Derecho’; ‘Sin Derecho’; ‘Uso Común’ o ‘Entrega gratuita’. Se propone por defecto el valor ‘D’ (‘Con Derecho’).

<Alt + K> Tipo de transacción
El SII agrega 2 datos para la identificación de un documento y tienen como finalidad, facilitar el registro y caracterización de los documentos recibidos.
El sistema considera por defecto, la opción 1 – ‘Del Giro’ para ambos tipos de transacción.
Estará disponible una vez ingresado el Tipo de documento y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La Fecha Contable es posterior al 31/07/2017.
• El Tipo de Documento no corresponde a boleta (es distinto de 35-Boleta afecta, 38-Boleta exenta, 39-Boleta afecta electrónica y 41-Boleta exenta electrónica).

Tipo de transacción de venta: es la caracterización de la venta por parte del vendedor.
Los valores posibles de selección son los siguientes:

Tipo de transacción de compra: indica qué tipo de compra representa para el receptor del documento.
Los valores posibles de selección son los siguientes:

<Alt + O> Clasificación de comprobantes

Imputación de órdenes de compra

Si se utilizan órdenes de compra, se desplegará una ventana en la que es posible seleccionar las ordenes de compra a las que hace referencia la factura.
Una factura puede hacer referencia a una o varias órdenes de compra. Los valores posibles para el tipo de comprobante de referencia varían de acuerdo a lo parametrizado desde la opción Proveedores o desde el perfil de facturas de compra.
La factura-guía de despacho puede hacer referencia a ‘órdenes de compra’ o ‘sin referencia’ y lo puede configurar como valor habitual en el campo Tipo de comprobante de referencia.

Pulsando <F10> se dará por finalizado el ingreso de órdenes de compra de referencia.
Sólo podrá seleccionar órdenes de compra cuyo estado sea ‘Emitida’ y que tenga cantidad pendiente de recibir y cantidad pendiente de facturar.
Por ejemplo; si los artículos de la orden de compra tienen una cantidad pendiente de recibir pero no tiene cantidad pendiente de facturar, esos artículos no se visualizarán desde la factura-guía de despacho.  Pero podrá realizar un remito referenciando a la orden de compra por la cantidad pendiente de recibir.
El sistema controlará la fecha de vigencia de la orden de compra, y pedirá su confirmación en caso que ésta sea anterior a la de la factura. Asimismo, controlará el descuento ingresado en la factura contra el de la orden de compra.
El modo de operación para el ingreso de los renglones de la factura podrá variar según el modo de parametrización del sistema.
Utilice el parámetro general Ingresa artículos manualmente al referenciar O/C para definir la modalidad de carga de los renglones. Puede optar por las siguientes opciones:

• Ingresa artículos manualmente al referenciar O/C=’No’.
  Se sugieren en los renglones los artículos ingresados en las órdenes de compra referenciadas y que tengan cantidades pendientes.
  Usted puede hacer referencia a los comprobantes que componen cada renglón, pulsando <Alt + R>. En esta pantalla de comprobantes relacionados, usted verá tanto las órdenes de compra, como las solicitudes de compra relacionadas con la factura – guía de despacho ingresada.
  Si en los Parámetros de Compras configura Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados, usted puede redistribuir las cantidades que corresponden con las solicitudes de compra, en la ventana invocada con <Alt + R>.
  En caso de no tener activo este parámetro, usted solamente podrá consultar la ventana de comprobantes de referencia. Restô realiza el descuento de pendientes, según el concepto de «más antiguo».
  Se podrán agregar nuevos renglones sin relación con las órdenes de compra.
• Ingresa artículos manualmente al referenciar O/C=’Si’.
  En este caso, deberá ingresar todos los datos correspondientes a los renglones, y, por cada renglón de la factura, se asignarán las cantidades a las órdenes de compra seleccionadas.
  La cantidad de cada renglón será asignada totalmente a órdenes de compra; el sistema desplegará por renglón una ventana con todas las órdenes correspondientes al artículo ingresado, asignando por defecto las cantidades.

En ambos casos, también se realizará el control de cantidades con respecto a la orden de compra.
El ingreso de la factura actualizará los pendientes en las órdenes de compra involucradas, considerando los desvíos.

Ingreso de renglones

Código de artículo: código de identificación correspondiente al artículo, es posible hacer referencia al artículo por su código, sinónimo o código de barras.

Los artículos que se utilizan en los comprobantes de proveedores estarán definidos con un perfil de compra o compra-venta.

Escalas
Si utiliza artículos definidos con escalas, podrá referenciarlos a través de diferentes modalidades. El método más ágil de acceso consiste en ingresar el código base del artículo y seleccionar luego los valores de las escalas asociadas.

Una vez ingresado el código base, se desplegarán los valores posibles de la escala 1 para seleccionar el correspondiente. Si el artículo tiene 2 escalas, se seleccionará a continuación el valor de la escala 2.
Otra forma de acceso consiste en seleccionar de la lista de artículos el que corresponda, ya que en la lista se desplegarán todas las combinaciones de escalas disponibles.
Finalmente, puede optar por ingresar el código completo (código base + valores de escalas) como forma de acceso al artículo.
Si ingresó un renglón correspondiente a un artículo con escalas, en los renglones siguientes podrá acceder en forma rápida y ágil a las otras combinaciones del artículo, según su ordenamiento alfabético.
Pulse las teclas <Ctrl + F6> para desplegar el artículo anterior.
Pulse las teclas <Ctrl + F7> para desplegar el artículo siguiente.
Esta opción es de suma utilidad cuando, en un movimiento, se ingresan cantidades para distintos valores de escalas de un mismo artículo (por ejemplo, distintos talles o colores de una misma prenda).

<Alt + E> – Alta de artículos con escala
Al pulsar las teclas <Alt. + E> desde el campo Artículo será posible dar de alta un nuevo artículo con escalas.

Alta de valores de escalas
Si en Parámetros de Compras posee activado el parámetro Permite alta de valores de escalas al ingresar un valor de escala 1 o 2 inexistente, podrá darlo de alta desde este proceso.

Utilización de la relación proveedor-artículo
Si se activó el parámetro Valida los artículos por proveedor, el sistema controlará que el artículo pertenezca a la relación con el proveedor y, además se podrá ingresar como código el sinónimo del proveedor.
Si el artículo no pertenece a la relación, deberá confirmar su ingreso.

Cantidad recibida: este campo exhibe la cantidad real que se recibe por cada uno de los artículos, es la cantidad que ingresa realmente al inventario. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Puede ingresar cantidades positivas como negativas. Las cantidades positivas reflejan la cantidad recibida, en tanto que las negativas representan las devoluciones de mercaderías registrándose su movimiento de salida.
• No podrá ingresar cantidades negativas en artículos definidos como bien de uso, así como tampoco en renglones de facturas que hacen referencia a otro comprobante (por ejemplo renglones de factura que hacen referencia a una orden de compra).
• Si el artículo lleva doble unidad de medida, ingrese la cantidad recibida expresada en la unidad de medida de stock 1.
• Si se encuentra activo el parámetro general: Recepciona cantidades mayores a las facturadas se permitirá ingresar una cantidad recibida mayor a la facturada.

Diferencia: este campo indica la diferencia de cantidad que existe entre la cantidad facturada y la cantidad recibida por cada uno de los artículos, siempre que la cantidad facturada sea menor a la cantidad recibida y además, que se haya configurado el control de comprobantes con diferencia en el proceso Parámetros de Compras.
En los artículos que llevan doble unidad de medida, se consideran las cantidades expresada en unidad de stock 1.

<F7> – Partidas
Si utiliza partidas e incluye en el comprobante algún artículo con partida, se ingresarán los datos correspondientes. En el capítulo Partidas explicamos en forma detallada su utilización.
Para el caso de haber ingresado cantidades negativas, deberá seleccionar la partida del artículo que saldrá del stock.
Si utiliza artículos con partidas, pulsando <F7> podrá ingresar las partidas correspondiente para cada renglón. Para más información, consulte la guía sobre implementación de partidas en el módulo Stock).
Puede utilizar las partidas para administrar lotes internos de productos o despachos de aduana.

<F8> – Series

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (artículos)

Una vez ingresados todos los datos correspondientes a los renglones de la factura, pulsando <F10>, accederá a la pantalla de totales del comprobante.
Si el artículo lleva doble unidad de medida, la cantidad de series a ingresar corresponde a la cantidad en unidades de stock 2.

Totales del comprobante

Facturas contado

A continuación se presentan los tópicos referidos a facturas contado.

Cálculo de Retenciones

Si la condición de compra es contado, se parametrizó el cálculo de retenciones y el proveedor tiene código de retención habitual ingresado, se desplegará una ventana con los códigos de retención. Estos pueden ser modificados o borrados, si no se desea calcular la retención para el comprobante.
Si el pago se cancela con una cuenta de tipo ‘Banco’ u ‘Otras de Documentos’ y el código de retención tiene asignado el talonario de CPR, el sistema propondrá generar una Constancia de Retención, si la cancelación se realiza con otro medio se propondrá generar una Retención. Según como este parametrizado una vez que se ingresaron los medios de pagos se puede ver la pantalla con el detalle de los certificados a generar.
El sistema no calcula retenciones para proveedores ocasionales («000000»). Siempre que sea necesario el cálculo de retenciones, se dará de alta al proveedor en el proceso correspondiente.

Retención de IVA
Si se calcula retención de IVA, el sistema exhibirá una ventana con el importe de IVA total del comprobante (o el neto gravado según la base de cálculo seleccionada) y la retención calculada. Este importe puede ser modificado.
El sistema calculará la retención aplicando el porcentaje indicado sobre el importe base, siempre y cuando dicho importe sea mayor o igual al Importe Mínimo para aplicar retención, indicado en el proceso Códigos de Retención de IVA.

Retención de Impuesto a las Ganancias
Si se calcula retención del Impuesto a las ganancias, se desplegará una ventana con el cálculo correspondiente.
El importe de Pago sujeto a Retención corresponde al total gravado más no gravado del comprobante, más otros impuestos parametrizados como imponibles en el proceso Alícuotas.
El sistema exhibirá todo el detalle del cálculo y el Importe a Retener correspondiente, el que puede ser modificado.

Retención de Ingresos Brutos
Si se calcula retención de Ingresos Brutos, se desplegará una ventana con el cálculo correspondiente.
El importe de Pago sujeto a Retención dependerá del parámetro correspondiente a la base de cálculo, indicada en la definición del código de retención.
El sistema calculará el importe de retención (siempre que supere el mínimo), el que puede ser modificado.
Luego de confirmar la retención, se desplegará una ventana con el total de las retenciones calculadas. Si se activó el cálculo de Otras Retenciones en el proceso Parámetros Retenciones, se ingresará manualmente el importe de una nueva retención.
Finalmente se calculará el Neto a Pagar de la siguiente manera:
Neto a Pagar = Importe factura – sumatoria de las retenciones

Retenciones definibles
Si se calculan retenciones definibles (‘Otras’) con tipo de cálculo automático, se desplegará una ventana con el importe correspondiente según la base de cálculo configurado, para el Pago sujeto a Retención.
El sistema exhibirá todo el detalle del cálculo y el Importe a Retener correspondiente, el que puede ser modificado.
Luego de confirmar las retenciones, se desplegará una ventana con el total de todas las retenciones calculadas en forma automática, más todas las retenciones definibles con cálculo manual para el proveedor, para ingresarles los importes correspondientes.
En el proceso Pagos, explicamos en detalle el cálculo de las retenciones.

Movimiento de tesorería por facturas contado
Si por la condición de compra de la factura, el 100% del monto es abonado en una cuota a 0 días; o el comprobante corresponde a un proveedor ocasional (código «000000»), el sistema asume que se está realizando una compra al contado.

Las facturas al contado no figuran en la cuenta corriente del proveedor y no pueden ser referenciadas por otro comprobante, dado que en el momento de ser ingresadas se cancelan en forma automática.
En este caso, una vez finalizado el ingreso de datos, aparecerá una pantalla de ingreso del movimiento de Tesorería que resulta del pago de la factura contado.
El sistema activa directamente el módulo Tesorería para registrar un «Ingreso de Comprobantes» de clase 2 (Pagos).
Si se han definido perfiles para pagos, seleccione el perfil a aplicar para el ingreso del movimiento.
Si usted ingresó una cuenta de tesorería como medio de pago habitual para el proveedor al cual está realizando el pago, verá estos datos reflejados en los campos Cuenta de Tesorería, y en los días del cheque, en caso de seleccionar ‘Emite Cheques’.
Es posible definir, además, una cuenta principal para cada proveedor. La misma será reflejada en el campo Cuenta a debitar.
Para mas información, consulte Actualización de proveedores.

El sistema valida que la fecha contable del comprobante sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería.
Las especificaciones de este ingreso se encuentran detalladas en el manual del módulo Tesorería.
El sistema permite registrar la forma de pago en cualquier moneda, independientemente de la moneda de la factura.

En el sector inferior de la pantalla puede consultar el total a pagar, total pagado y el pendiente de pago en moneda corriente y extranjera contable. El sistema verifica que se cancele el total del comprobante en su moneda de expresión, siendo la otra moneda una mera reexpresión.
Por ejemplo, si ingresa una factura en moneda corriente, el sistema verificará que se cancele el total de la factura en esa moneda. En caso de existir diferencia de redondeo en la otra moneda, el sistema se encargará de ajustarla durante la grabación del comprobante.

Por otra parte, si en el módulo Tesorería está activo el parámetro general ‘Asigna Subestados a Cheques de Terceros‘ y la operación incluye cheques, se asignará automáticamente a cada uno de los cheques el subestado definido por defecto y se actualizará su historial. Para más información, consulte en el módulo Tesorería el proceso Parámetros de Tesorería.
El tipo de comprobante a ingresar para la registración se encontrará previamente definido en el módulo Tesorería y será distinto de ‘FAC’, ya que éste último identifica las facturas del módulo Ventas. Por ejemplo, puede utilizar el código ‘FPR’ para identificar facturas de proveedores.
El sistema propone como Número de comprobante el número de factura ingresado, que puede ser modificado.
La única restricción es que no pueden existir en el módulo Tesorería, dos movimientos con el mismo tipo y número de comprobante asociado. Si esto sucede, el sistema dará un mensaje de aviso y se optará por otra numeración o bien, por el uso de los dos dígitos finales (después de la barra) que acompañan al número de comprobante.
Si usted no posee el módulo Tesorería no tendrá acceso a esta pantalla.

Facturas documentadas con facturas de crédito

Seleccionando una condición de compra que habilite la generación de facturas de crédito, al finalizar el ingreso de los totales de la factura, se abrirá una ventana con el detalle de las facturas de crédito a generar, en base a la definición de la condición de compra seleccionada.
La Cantidad de cuotas, el Vencimiento y el Importe propuestos pueden modificarse. En este momento, también podrán ingresarse los Números de cada una de las facturas de crédito correspondientes al comprobante. Todas las facturas de crédito quedan con el estado de ‘Recibidas’.
Si se genera la factura con una condición de compra correspondiente a facturas de crédito, en la cuenta corriente del proveedor se registrará un único vencimiento, por el importe total del comprobante. Por ello, no se editarán los vencimientos en la pantalla de totales.
El saldo en cuenta corriente se cancelará al ingresar el comprobante de aceptación de facturas de crédito por el proceso Pagos.
Con respecto a las facturas con condición de compra contado, en el momento de realizarse el movimiento de Tesorería, podrán ingresarse como forma de pago facturas de crédito de terceros (siempre que se utilice el módulo Ventas).

Importación de series desde planilla Excel

Utilice la tecla de función <F9> – Importar series, para importar las series desde una planilla Excel.
Esta funcionalidad está disponible en los procesos:

• Ingresos de inventario.
• Factura – Guía de despacho del módulo Compras.
• Guía de despacho del módulo Compras.

Datos de la partida
Puede optar por tomar los datos de la partida desde la planilla Excel o ingresarla manualmente, para ello seleccione las opciones correspondientes:

Tomar los datos de la partida del archivo: seleccione esta opción si desea importar los datos de la partida desde el archivo Excel. Podrá utilizar esta opción cuando:

• El artículo usa series y partidas.
• Orden de carga utilizado sea ‘Series / Partidas’.
• La numeración de las partidas sea manual.

Ingresar una única partida: utilice esta opción para ingresar los datos de la partida manualmente sin importarla del archivo Excel. Si desde parámetros de stock se configuró la numeración de partida automática y no permite modificar la partida propuesta, el número de partida se completará automáticamente y solo se podrán ingresar el resto de los datos de la partida.

Formato de la planilla Excel
Para generar el formato de la planilla Excel puede hacerlo:

• Desde la pantalla de series que es llamada desde los comprobantes de ingresos de stock, factura- guía de despacho de compras o guía de despacho de compras al momento de cargar una serie.
• Armar el archivo manualmente.

Para armar el archivo manualmente, la planilla Excel debe respetar el nombre de las columnas:

Numero_Serie
Descripcion_1_Serie
Descripcion_2_Serie
Comentario_Serie
Codigo_Articulo
Codigo_Barra_Articulo
Sinonimo_Articulo
Sinonimo_Articulo_Proveedor
Numero_Partida
Numero_Despacho_Aduana
Descripcion_1_Partida
Descripcion_2_Partida
Comentario_Partida
Pais_Origen_Partida
Aduana_Partida
Fecha_Vencimiento_Partida

Aclaraciones

• Si el nombre de alguna columna no es correcto, Restô no podrá leerla y ese dato no será importado.
• El formato del campo «Fecha_Vencimiento_Partida» debe ser dd/mm/aaaa (se usan dos dígitos para el día, dos para el mes y 4 para el año, con separadores). En caso que no se respete el formato la fecha quedará en blanco.
• Son obligatorios los datos de la serie y el código del artículo y/o código de barras del artículo y/o el sinónimo del artículo y/o el sinónimo del artículo-proveedor. Este sinónimo del artículo-proveedor lo tendrá en cuenta si se está en el proceso de Factura – Guía de despacho o Guía de despacho del módulo Compras.
• El formato de cada una de las celdas debe estar en modo texto.
• El número de la partida debe estar en mayúscula.

Imputación contable

Si usted integra con Contabilidad consulte la imputación contable.

Existen tres procesos para el ingreso de facturas de proveedores, el uso de cada uno de ellos dependerá de las características del comprobante a ingresar.

Los procesos de ingreso de facturas son: Factura – Guía de despacho (con movimiento de stock), Factura (sin movimiento de stock), Factura de Conceptos.

Con respecto a la integración con el módulo de Activo Fijo, consulte los siguientes temas:

• Integración de artículos con el módulo Activo Fijo.
• Integración de gastos de compras con el módulo Activo Fijo.
• Alta automática de bienes para Activo Fijo.
• Alta automática de gastos para bienes de Activo Fijo.

Aclaraciones generales de cada opción

Factura – Guía de despacho

Si la factura actualiza el saldo de stock, debe ingresarla mediante el proceso Factura – Guía de despacho. En este proceso, además de registrar la transacción en cuenta corriente se genera un movimiento de entrada de stock.
Es importante aclarar que la actualización del saldo de stock se refiere al comprobante en general, independientemente de que un artículo lleve stock asociado.
Si desea ingresar una factura de artículos definidos para no llevar stock asociado, pero el comprobante no tiene ninguna relación con recepciones, se ingresará a través del proceso Factura – Guía de despacho.

Factura

Si la factura a ingresar no mueve stock porque se imputa a recepciones previamente ingresadas, o aún no se recibió la mercadería (pendiente de recepción), debe ingresarla por el proceso Facturas. Este proceso no genera movimiento de stock.
Siempre podrán ingresarse por este proceso facturas con referencia a recepciones o a órdenes de compra, pero una factura pendiente de recepción podrá ingresarse o no según el valor del parámetro correspondiente del proceso Parámetros de Compras o el perfil de facturas de compra.

Factura de Conceptos

Si la factura no está relacionada con artículos sino que corresponde a conceptos de compras, debe ingresarla por el proceso Facturas de conceptos.
En los siguientes gráficos se detallan los circuitos y relaciones entre comprobantes de compras previstos en el sistema:

Perfiles de factura de compra

Mediante el uso de perfiles puede variar el comportamiento de los diferentes procesos de ingreso de facturas de compras, ya sea para agilizar la carga de información como para restringir el acceso a diferentes opciones.
Para configurar perfiles ingrese al proceso de Factura de compras ingrese a Carga inicial | Perfiles | Factura de compra.
Los perfiles afectan a los siguientes procesos: Factura – Guía de despacho, Factura y Factura de conceptos.
Entre otras cosas, puede configurar:

• El comportamiento de los diferentes campos de pantalla, indicando si se editan, muestran u ocultan.
• El valor por defecto para cada campo.
• Los controles a efectuar en diferentes campos, por ejemplo los campos de ingreso de fechas.
• El tipo de artículos que puede utilizar el usuario, por ejemplo indicar si utiliza artículos que identifican bienes (Activo fijo), o indicar el perfil de artículo que puede seleccionar (Compras o Compra/Venta).
• El comportamiento para referenciar comprobantes (ordenes de compra, guías de despacho, etc.).
• La posibilidad de asociar datos adjuntos.

Consideraciones para facturas y boletas

El tipo de comprobante ‘FAC’ es el que se utiliza para registrar las facturas y boletas emitidas por los proveedores.
Durante el ingreso de facturas, asigne diferentes letras en la primer posición del número de comprobante para diferenciar «facturas» de «boletas».
Utilice ‘F’ para facturas (por ejemplo: F0000-00001587) y «B» para boletas (por ejemplo: B0000-00044573).
Recuerde que en la ficha del proveedor puede indicar la letra habitual, para que sea consignada en forma automática al ingresar un comprobante de dicho proveedor.
Para más información, consulte el Resumen sobre boletas de honorarios y servicios.