Compras

Administrador de Documentos Electrónicos

Las empresas autorizadas como emisores electrónicos son también receptores electrónicos y como tales, cada vez que reciban un envío de DTE de un emisor electrónico autorizado deben generar una respuesta, en el formato establecido por el SII, en la que den cuenta del estado de la recepción del envío.

Adicionalmente, en forma posterior, podrían dar cuenta del estado de aceptación o rechazo de cada uno de los DTE que componen el envío.
Invoque este proceso para realizar el seguimiento de los documentos electrónicos emitidos por sus proveedores y recibidos por su empresa.
La administración de los documentos electrónicos comprende las siguientes acciones:

  • Entregar un acuse de recibo por el envío recepcionado de cada proveedor.
  • Enviar un email para informar su conformidad de las notas de crédito / notas de débito electrónicas recibidas.
  • Enviar un email para informar su disconformidad de las notas de crédito / notas de débito electrónicas recibidas.
  • Registrar la aceptación del contenido de las facturas electrónicas recibidas (afectas y/o no afectas).
  • Registrar el reclamo (al contenido de las facturas electrónicas recibidas; por la falta parcial o bien, falta total de mercaderías o servicios recibidos) correspondiente a operaciones con proveedores electrónicos.
  • Detectar y eliminar los envíos o documentos inválidos.

Desde esta herramienta también es posible:

  • Administrar los folios de los documentos electrónicos.
  • Agregar, consultar y eliminar los talonarios electrónicos respectivos.
  • Administrar los certificados digitales para cada uno de los usuarios autorizados.
  • Generar y enviar el archivo correspondiente a la Información Electrónica de Compras, para cada período tributario.
  • Consultar la información que compone el Registro de Compras.
  • Generar el archivo de ‘Documentos No electrónicos recibidos’, para complementar el Registro de Compras y Ventas (RCV).
  • Generar el archivo de Caracterización de Compra, para actualizar el Registro de Compras y Ventas (RCV).

 

Documentos pendientes

Esta solapa reúne los documentos electrónicos recibidos de sus proveedores (que son emisores electrónicos).
Indique el rango de fechas de referencia y haga clic en el botón «Obtener documentos». La grilla se completará con la información de los mails recibidos en el período indicado.
De manera automática, se enviará un acuse de recepción (o lectura) de cada uno de los DTE recibidos a la cuenta de correo de la cual se originaron los mails.

Nota

Recomendamos pasar a una nueva casilla de correo, los mails leídos para evitar su reprocesamiento.

Todo documento electrónico recibido, cuya condición no sea contado, adquiere el estado ‘Pendiente’, que refleja que ese documento aún no ha sido aceptado o rechazado. En tanto que, los documentos al contado son aceptados en el momento en que se reciben.

Nota

La ley 20.956 establece que el plazo para reclamar una factura será de 8 días, siendo ésta considerada como aprobada (de manera irrevocable) una vez transcurrido este período. La Circular número 4 indica que los 8 días serán contabilizados desde la recepción del documento en SII.

El sistema le avisará, si el documento está próximo a su aceptación automática.
Una vez analizado cada documento electrónico, actualice su estado.

 

Aceptación automática

Se tiene en cuenta la Fecha recepción en el SII del documento. (Esta fecha es actualizada por el servicio de factura electrónica del administrador general).
La aplicación de colores (verde, amarillo o rojo) indica la proximidad al día de su aceptación automática.

(Fecha Recepción SII + 8) – (Fecha del día) = días disponibles

Si (Días disponibles entre: 6 a 8) color verde
Si (Días disponibles entre: 3 a 5) color amarillo
Si (Días disponibles entre: 1 a 2) color rojo

 

Información de la grilla

Folio: para visualizar un documento electrónico recibido, haga doble clic sobre el folio a consultar. Usted accederá a la consulta del documento enviado por su proveedor, en un formato amigable.

Archivo recibido: para consultar el archivo xml en su formato original, haga clic en «Consultar» (desde esta columna).

Resultado del Servicio Factura Electrónica: esta columna permite consultar el resultado de la ejecución de la tarea (del Servicio Factura Electrónica).

De esta manera, podrá conocer si se produjo algún error durante su ejecución.

Botones de la solapa:

Enviar respuestas: envíe la respuesta por la conformidad o disconformidad del documento.
Automáticamente, según el estado asignado al documento, éste cambiará a la solapa correspondiente (Documentos aceptados o Documentos rechazados).

Reenviar email de aviso de lectura: si es necesario, reenvíe el email de aviso de lectura de los documentos seleccionados.

Eliminar documentos: seleccione los documentos a eliminar de la grilla.

Actualizar estado: las facturas electrónicas (tanto Afectas como Exentas) pueden cambiar su estado a ‘Aceptada’ o ‘Rechazada’.
Es posible ‘Aceptar el Contenido’ de un documento; ‘Dar Acuse de Recibo de mercaderías o servicios’ o bien, ‘Reclamar’ (rechazar) el documento.

Al registrar el acuse de recibo de las mercaderías, también se registra la aceptación del contenido del documento. Para hacer uso del crédito fiscal debe otorgar el recibo de mercaderías o servicios.
La aceptación del contenido de un documento NO otorga el acuse de recibo de mercaderías o servicios prestados. Sin embargo, impide que el documento sea reclamado con posterioridad.
Si rechaza / reclama una factura, opte por uno de los siguientes motivos:

  • RCD – Reclamo al Contenido del Documento
  • RFP – Reclamo por Falta Parcial de Mercaderías
  • RFT – Reclamo por Falta Total de Mercaderías

Esta respuesta quedará asentada en el Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE, en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.
Cualquiera de las opciones de reclamo NO da derecho a crédito fiscal.
En el caso de notas de crédito o notas de débito, el estado de un documento puede cambiar a uno de los siguientes estados: ‘Aceptado’, ‘Aceptado con discrepancia’ o ‘Rechazado’.
Si el documento es rechazado o aceptado con discrepancia, registre el motivo en la columna Glosa discrepancia / rechazo.

Modificar Registrado: para los documentos seleccionados, este botón permite cambiar la marca de registrado (documento registrado o documento no registrado).

Actualizar fecha recepción SII: este botón permite modificar la columna Fecha recepción SII para los documentos seleccionados.
Es de utilidad cuando se detectan documentos pendientes sin fecha de recepción en el SII.

El sistema exhibe la información registrada en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.

Dar acuse recibo de mercaderías: haga clic en este botón para generar el acuse de recibo electrónico de las mercaderías entregadas o servicios prestados por su proveedor (Ley 19.983).
Esta respuesta quedará asentada en el Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE, en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.
Al registrarse el acuse de recibo de mercaderías, también se registra la aceptación del contenido del documento.

Nota

Con motivo de la modificación a ley 19.983, introducida por la Ley 20.956, el Recibo de las Mercaderías o Servicios Prestados se debe efectuar dentro de los 8 días a contar de la recepción del DTE. Caso contrario, se presumirá recibida la mercadería o que los servicios han sido prestados -si es que no se ha reclamado en contra de su contenido o de la falta total o parcial de la entrega de las mercaderías o de la prestación del servicio.

 

Documentos aceptados

Por defecto, esta grilla se presenta sin contenido.
Defina los parámetros de selección para la consulta, en el sector ‘Proveedor’, ‘Documento’, ‘Fecha de Emisión’ o ‘Visualizar’.

Obtener documentos: para completar la operación, haga clic en este botón.
Si existen documentos que cumplan las condiciones ingresadas, la grilla se completará con la información de los documentos electrónicos aceptados.

Reenviar email de aceptación: si es necesario, reenvíe el email de aceptación de los documentos seleccionados.
Tenga en cuenta que el mail de aceptación fue enviado desde la solapa Documentos pendientes, una vez modificado el estado del documento (de ‘Pendiente’ a ‘Aceptado’ o ‘Aceptado con discrepancia’.

Reenviar Recibo Ley 19.983: haga clic en este botón para generar el acuse de recibo electrónico de las mercaderías entregadas o servicios prestados por su proveedor.

 

Documentos rechazados

Por defecto, esta grilla se presenta sin contenido.
Defina los parámetros de selección para la consulta, en el sector ‘Proveedor’, ‘Documento’ o ‘Fecha de Emisión’.

Obtener documentos: para completar la operación, haga clic en este botón. Si existen documentos que cumplan las condiciones ingresadas, la grilla se completará con la información de los documentos electrónicos rechazados.

Reenviar email de rechazo: si es necesario, reenvíe el email de rechazo de los documentos seleccionados. Tenga en cuenta que el mail de rechazo fue enviado desde la solapa Documentos pendientes, una vez modificado el estado del documento (de ‘Pendiente’ a ‘Rechazado’).

Reasignar estado: este botón permite cambiar el estado de los documentos seleccionados (‘Pendientes’, ‘Aceptados’ o ‘Aceptados con discrepancia’), reubicándolos en la solapa correspondiente.

 

Envíos / Documentos inválidos

Por defecto, esta grilla se presenta sin contenido.
Indique el rango de fechas a procesar (Desde – Hasta).

Obtener documentos: para completar la operación, haga clic en este botón.
Si existen documentos que cumplan las condiciones ingresadas, la grilla se completará con la información de los envíos o documentos electrónicos inválidos.

El sistema considera inválidos a aquellos envíos o documentos que han sido recepcionados más de una vez (repetidos) o bien, corresponden a otro receptor electrónico (el RUT incluido en el documento no corresponde al RUT del receptor).

 

Funcionalidad común a todas las solapas

Para su comodidad, agrupe u ordene la información de la grilla de acuerdo a sus necesidades.
Por defecto, todos los documentos se presentan marcados para su procesamiento, pero es posible seleccionar sólo aquellos que usted necesita.

Eliminar documentos: haga clic en este botón para excluir de la grilla aquellos documentos que no desea procesar.

 

Configuración

Pulse el botón «Configuración» para definir los parámetros necesarios para las siguientes acciones:

Conexión: indique el tipo de conexión a utilizar. Las opciones disponibles son:

  • Usar configuración del Explorador de Internet
  • Usar configuración específica (Proxy)

Libros electrónicos: defina la cantidad máxima de documentos por envío.

SMTP: desde esta solapa, ingrese los datos de configuración del servidor SMTP para el envío de mails (XML / PDF) a sus clientes.

POP3: defina la configuración de la cuenta POP3 para la recepción de mails (acuses) de sus clientes. En este caso, ingrese el servidor, usuario, clave y puerto a utilizar para la recepción de los acuses de recibo enviados por sus clientes.

 

Administración de certificados

Utilice esta opción para registrar el certificado digital a utilizar por cada uno de los usuarios autorizados ante el SII para realizar sus consultas, declaraciones y rectificatorias de manera segura y privada en el sitio Web del SII.

 

Administración de folios

Esta opción permite agregar, consultar, modificar y eliminar talonarios electrónicos para cada uno de los documentos electrónicos.
Las opciones correspondientes a Importar xmls y Solicitar folios a Central estarán disponibles, dependiendo de lo configurado en el proceso de parámetros generales.
Pueden presentarse los siguientes casos:

Asigna folios automáticamente Opera con el módulo Central
No
No No

La configuración de los parámetros generales también se tendrá en cuenta al agregar un talonario, aplicándose un comportamiento particular en cada una de las situaciones.
Para más información, consulte la solapa Documentos electrónicos, sub-solapa Automatización de folios del proceso parámetros del módulo Compras.

Acciones del administrador de folios

Asigna folios automáticamente Opera con el módulo Central Acciones disponibles
  • ASIGNACIÓN AUTOMÁTICA DE FOLIOS.
  • SOLICITAR FOLIOS a Central (por nuevo talonario).
  • AGREGAR TALONARIO (asignando el xml enviado por Central).
No
  • ASIGNACIÓN AUTOMATICA DE FOLIOS.
  • IMPORTAR xmls.
  • AGREGAR TALONARIO (asignando el xml importado).
No No
  • REUTILIZACIÓN DEL TALONARIO ELECTRÓNICO.

Agregar talonario

Este proceso tiene en cuenta la configuración definida en Parámetros de , solapa Documentos electrónicos, sub-solapa Automatización de folios. Para más información, consulte dicho proceso.
En base a esta parametrización, se presentan los siguientes casos:

Alta de talonario de  (con folios de Central)

Nota

Están tildados los parámetros: Asignación automática de folios y Opera con el módulo Central.

Al cliquear el botón «Agregar talonario «, el sistema tendrá en cuenta para el alta del talonario, los folios enviados por la Casa Central.
Para más información, consulte el ítem Solicitar folios a Central.
El nuevo talonario quedará incluido, automáticamente, en la grilla Disponibilidad de Folios -para su actualización automática.
Para más información, consulte el proceso Parámetros de , solapa Documentos electrónicos, sub-solapa Automatización de folios.

Alta de talonario de (con folios importados)

Nota

Está tildado el parámetro Asignación automática de folios, pero NO está tildado el parámetro Opera con el módulo Central.

Al cliquear el botón «Agregar talonario «, el sistema tendrá en cuenta para el alta del talonario, los folios registrados en el sistema.
Para más información, consulte el ítem Importar xmls.
Invoque la consulta Live de folios importados para conocer los folios disponibles.
El nuevo talonario quedará incluido, automáticamente, en la grilla de Disponibilidad de Folios -para su actualización automática.

Alta de talonario de  (no automatizado)

Nota

NO está tildado el parámetro Asignación automática de folios.

Como primer paso, desde la página del SII, solicite la cantidad de folios a utilizar con el documento electrónico (guía de despacho).
Como respuesta a este pedido, usted descargará un archivo (con formato XML), conteniendo el rango de folios autorizado.
A continuación, desde esta opción «Agregar talonario «, agregue un talonario para asignarle los folios otorgados por el SII.
Para ello, haga clic en el botón «Asignar folio» y elija el archivo (.xml) a utilizar. Luego, complete los datos restantes del talonario.

 

Información electrónica de compras (IEC)

Acceda a esta opción para generar y enviar mensualmente, el archivo correspondiente a la Información Electrónica de Compras.
Si la empresa opera con sucursales, genere la información electrónica de compras consolidada desde el módulo Central. Para más información, consulte la Guía de implementación sobre información electrónica de compras (IEC) con sucursales.

Importante:

A partir del período tributario agosto del año 2017, la Información Electrónica de Compras fue reemplazada por el Registro de Compras y Ventas (RCV) confeccionado por el SII. Con ello, ya no será necesario el envío de los libros electrónicos a partir de ese período.
Según Resolución Ex. SII. Nº 61 del 12 de julio de 2017, se exime a los emisores electrónicos de la obligación de llevar un Libro de Compras y Ventas, para registrar las operaciones de compras, ventas, exportaciones y prestaciones de servicios.
Para períodos anteriores a agosto del 2017, el envío o el reenvío del libro electrónico se podrá realizar de manera indefinida.

Para un período tributario determinado es posible generar un libro «mensual» o «especial». En el caso de un libro mensual, puede optar por realizar un tipo de envío ‘Total’ o de ‘Ajuste’.
Ingrese el factor de proporcionalidad de IVA (ejemplo: 0.60).
Si el libro a generar es de tipo ‘Especial’, ingrese el número de notificación del SII.

Consultar documentos: elija esta opción para conocer cuáles son los documentos que forman parte de un libro.

Generar libro: haga clic en este botón para generar el libro, de acuerdo a los parámetros ingresados.

Desde la solapa Consulta de libros generados, usted puede consultar el archivo xml generado, enviar y recibir información del SII, eliminar y regenerar un libro.
Las ventajas que tiene para el contribuyente, optar por la presentación de la Información Electrónica de Compras y Ventas son las siguientes:

  • Se exime de la obligación de tener que presentar la Declaración Jurada Resumen de IVA de Compras y Ventas, lo que significa ahorro de tiempo, disminución de errores y, por ende, menores costos.
  • Contar con un conocimiento previo sobre la presentación de la Información Electrónica de Compras y Ventas, lo que se constituye en un beneficio si el contribuyente desea incorporarse al sistema de Factura Electrónica, pues se contempla en este trámite un formato similar de envío de Información Electrónica de Compras y Ventas.

Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web del SII, menú Declaraciones Juradas IVA, opción Información y Ayuda.

 

Registro de Compras (RC)

Acceda a esta opción para consultar el resumen de los documentos electrónicos y no electrónicos recibidos de sus proveedores en el período seleccionado.

¿Cuándo utilizar esta opción?

  1. Para consultar los documentos recibidos de sus proveedores, agrupados por tipo de documento, para luego comparar esta información con la registrada en el Servicio de Impuestos Internos.
  2. Para generar el archivo con los documentos no electrónicos recibidos, para luego cargarlo desde el sitio web del Servicio.
  3. Para generar el archivo de Caracterización de Compras, para luego cargarlo desde el sitio web del Servicio. Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.

Período: seleccione el mes y año a consultar. Por defecto, se propone el mes y año del sistema.
Si modifica este dato, el período ingresado no puede ser anterior a Agosto del 2017.

Cliquee el botón «Actualizar» para actualizar la información de la solapa en la que se encuentra posicionado.

Resúmenes por tipo de documento

La información se presenta en 4 solapas: Registro, Pendientes, No incluir y Reclamados según el estado de los documentos.
En cada una de las solapas, los datos están agrupados por Tipo de documento.
El sistema informa: la cantidad de documentos y los importes totales correspondientes al Monto Exento, Monto Neto, IVA Recuperable, IVA Uso Común, IVA No Recuperable y Monto Total.

Al cliquear «Consultar» en la columna «Documentos», accede al detalle de la composición del tipo de documento seleccionado.

Selección de los documentos

Se tienen en cuenta los documentos que cumplan las siguientes condiciones:

  • El documento no forma parte de la composición inicial de saldos del proveedor.
  • El tipo de comprobante asociado al documento interviene en el Libro de Compras.

Solapa Registro

En esta solapa se incluyen los documentos tributarios que cumplan, al menos, con una de las siguientes condiciones:

  • Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que han sido ‘Aceptados’ (comercialmente) y cuya Fecha de aceptación comercial corresponde al período seleccionado.
  • Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que han sido ‘Aceptados con discrepancia’ (comercialmente) y cuya Fecha de aceptación comercial corresponde al período seleccionado.
  • Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) con Condición de compra: ‘Contado’ y cuya Fecha aceptación comercial corresponde al período seleccionado.
  • Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) con estado ‘Pendiente’ (de aceptación comercial), cuya Fecha Contable corresponde al período seleccionado y además, el resultado de: (Fecha Contable + 8 días) es menor o igual a la fecha del día.
  • Los Documentos no electrónicos y cuya Fecha contable corresponde al período seleccionado.

Se excluyen los documentos con Tipo de Transacción de Compra igual a 7 – ‘Compra que no corresponde incluir’.

Solapa Pendientes

En esta solapa se incluyen los documentos tributarios que cumplan con las siguientes condiciones:

  • Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que están ‘Pendientes’ (de aceptación comercial) y además,
    • el resultado de: (Fecha Contable + 8 días) está comprendido en el período seleccionado y es mayor a la fecha del día.

Se excluyen los documentos con Tipo de Transacción de Compra igual a 7 – ‘Compra que no corresponde incluir’.

Solapa No incluir

En esta solapa se incluyen los documentos tributarios que cumplan con las siguientes condiciones:

  • Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) cuya Fecha contable corresponde al período seleccionado.
  • Los Documentos no electrónicos cuya Fecha contable corresponde al período seleccionado.

Y con Tipo de Transacción de Compra igual a 7 – ‘Compra que no corresponde incluir’.

Solapa Reclamados

En esta solapa se incluyen los documentos tributarios que cumplan con las siguientes condiciones:

  • Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que están ‘Rechazados’ (comercialmente) y su Fecha de Rechazo comercial corresponde al período seleccionado.

Se excluyen los documentos con Tipo de Transacción de Compra igual a 7 – ‘Compra que no corresponde incluir’.

 

Generar archivo Documentos no electrónicos recibidos

Esta opción permite generar el archivo de Documentos no electrónicos recibidos en un determinado período, para complementar el Registro de Compras y Ventas.

¿Cuándo utilizar esta opción?

En el caso que sus compras sean respaldadas con facturas soportadas en papel, podrá complementar la información en el Registro de Compras, subiendo el archivo de Documentos no electrónicos recibidos en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.
Si no complementa el Registro de Compras con esta información, el crédito correspondiente a esos documentos no será considerado en la propuesta de Impuestos Mensuales (IVA) confeccionada por el Servicio de Impuestos Internos.

Selección de los documentos

Se tienen en cuenta los documentos que cumplan las siguientes condiciones:

  • Su Fecha contable (mes y año) coincida con el Período a consultar.
  • El documento no forma parte de la composición inicial de saldos del proveedor.
  • El tipo de comprobante asociado al documento interviene en el Libro de Compras.

Se incluyen los siguientes tipos de documento:

  • 30 – Factura
  • 32 – Factura Exenta
  • 45 – Factura de Compra
  • 55 – Nota de Débito
  • 60 – Nota de Crédito
  • 914 – DIN – Declaración de Ingreso

Indicaciones generales

Para generar el archivo, verifique los siguientes datos:

Archivo a generar: el nombre del archivo, propuesto por defecto, está compuesto por:
COMPRA_MANUALES_Período a generar.csv
Ejemplo: COMPRA_MANUALES_082017.csv

Destino: seleccione el directorio en el que se grabará el archivo.
El sistema propone la ruta: \servidorCOMUN+llavenombre de la empresa.
Para su comodidad, puede utilizar el botón «Examinar» para elegir otro Destino.

Botón «Examinar»: cliquee este botón para seleccionar otra carpeta, con mayor facilidad.
Botón «Seleccionar documentos»: cliquee este botón para cambiar la selección de los documentos. Por defecto, el sistema incluye en la generación del archivo, todos los documentos no electrónicos del período elegido.
Botón «Generar archivo»: cliquee este botón para generar el archivo con los documentos no electrónicos recibidos.

Importante:

No olvide subir la información desde la página del SII, opción ‘Carga Masiva de Complemento de Registro de Compra’.

Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.

 

Generar archivo de Caracterización de Compra

Esta opción permite generar el archivo de Caracterización de Compras correspondiente a los documentos tributarios electrónicos recibidos en un determinado período, para complementar el Registro de Compras y Ventas.

¿Cuándo utilizar esta opción?

Si modificó el Tipo de Transacción de Compra de uno o más DTEs recibidos, deberá generar el archivo de caracterización con los cambios realizados, y subirlo desde la página del Servicio de Impuestos Internos.
De esta manera, los cambios se verán reflejados en el Registro de Compras y Ventas.

Selección de los documentos

Se tienen en cuenta los documentos que cumplan las siguientes condiciones:

  • Su Fecha contable (mes y año) coincida con el Período a consultar.
  • El documento no forma parte de la composición inicial de saldos del proveedor.
  • El tipo de comprobante asociado al documento interviene en el Libro de Compras.

Se incluyen los siguientes tipos de documento:

  • 33 – Factura electrónica
  • 34 – Factura exenta electrónica
  • 46 – Factura de compra electrónica
  • 56 – Nota de débito electrónica
  • 61 – Nota de crédito electrónica

Indicaciones generales

  • Sólo basta informar los DTEs a los que se les modificó el Tipo de Transacción de Compra, sin ser necesario informar la totalidad de los documentos del período.
  • Pueden realizarse múltiples envíos en un mismo período. Para ello, deberá volver a subir los documentos con el tipo de transacción que corresponda, reemplazando la información subida con anterioridad.
  • Los DTEs deberán estar previamente registrados en el detalle del Registro de Compra del Registro de Compras y Ventas.
  • El Servicio de Impuestos Internos recomienda descargar previamente la información de los DTE’s, para confirmar que se encuentran recibidos en el Servicio, que correspondan al periodo y que es necesario un cambio de tipo de Compra.

Generación

Archivo a generar: el nombre del archivo, propuesto por defecto, está compuesto por:
CARACTERIZACION_Período a generar.csv
Ejemplo: CARACTERIZACION_082017.csv

Destino: seleccione el directorio en el que se grabará el archivo.
El sistema propone la ruta: \servidorCOMUN+llavenombre de la empresa.
Para su comodidad, puede utilizar el botón «Examinar» para elegir otro Destino.

Botón «Examinar»: cliquee este botón para seleccionar otra carpeta, con mayor facilidad.
Botón «Seleccionar documentos»: cliquee este botón para cambiar la selección de los documentos. Por defecto, el sistema incluye en la generación del archivo, todos los documentos electrónicos del período elegido que tengan como Tipo de Transacción de Compra, un valor distinto a 1 (Compras del Giro).
Botón «Generar archivo»: cliquee este botón para generar el archivo con los documentos electrónicos seleccionados.

Importante:

No olvide subir la información desde la página del SII, opción ‘Carga Masiva de Complemento de Registro de Compra’.

Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.

 

Conciliar

Esta opción compara la información registrada en el SII con la información registrada en Astor, para detectar posibles diferencias.
Para ello, es necesario que ingrese:

Tilde el parámetro Informa sólo las diferencias para consultar el detalle de los documentos que presentan una o más diferencias.
Finalizada la conciliación de los datos, el sistema exhibe una ventana de resultados.

Nota

Tenga en cuenta que no se actualiza la información del sistema de manera automática, en caso de detectarse diferencias.

Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.

Archivos de descarga

Los archivos de descarga son archivos de tipo .csv que contienen los documentos que el Servicio exhibe en su Registro.
Para obtenerlos, ingrese a la página del Servicio, acceda al Registro de Compras y Ventas y cliquee el botón «Descargar Detalles» en cada una de las secciones del registro de compras.

Ventana de resultados

En la ventana de resultados de la conciliación de documentos podrá consultar los documentos procesados y el resultado obtenido.

Sectores de la ventana

Visualizar documentos

  • Si en la ventana de selección de archivos, tildó el parámetro Informa sólo las diferencias, en la ventana de resultados se exhibirá tildado el parámetro Sólo con diferencia. En este caso, no podrá modificar su elección.
  • Si en la ventana de selección de archivos, dejó sin tildar el parámetro Informa sólo las diferencias, en la ventana de resultados se mostrará tildado el parámetro ‘Todos’. En este caso, usted puede cambiar de opción y consultar sólo los documentos con diferencia o mantener su elección.

Cliquee el botón «Actualizar» para que se complete la grilla de resultados.
Información adicional
El sistema informa, en el sector superior derecho:

  • La cantidad de documentos procesados.
  • La cantidad de documentos con diferencias.

Información de la grilla

  • La columna ‘Dif’ indica, con un tilde, los documentos que tienen diferencia.
  • Datos generales de cada documento (Tipo, Folio, Código de proveedor, RUT, Razón social y Fecha de emisión).
  • Detalle de importes (Monto exento, Monto neto, IVA recuperable, IVA uso común, IVA no recuperable, Monto total) de cada documento.
  • Tipo de compra.
  • Detalle del resultado de la conciliación.

Es posible agrupar los datos, por alguna de las siguientes columnas:

  • ‘Tipo de documento’
  • ‘Código de proveedor’
  • ‘RUT’
  • Fecha de emisión

Resultados posibles
La columna «Detalle de la grilla de resultados» puede exhibir los siguientes mensajes:

  • Documento Ok.: si el documento no presenta diferencias.
  • Texto de una o más diferencias: si los datos del documento no coinciden con los datos registrados en el Servicio.

Para cada diferencia, el sistema exhibe la causa que la origina e indica, entre paréntesis, el dato registrado en el Servicio y el dato registrado en Astor.
Ejemplo: El Monto Total no coincide (en SII: 106,455 vs en Astor: 106,456).

Imprimir

En el comando Archivo, seleccione Imprimir para elegir un destino de salida para la información en pantalla (Excel, impresora, etc.).

Tipos de asiento

Este proceso permite definir los modelos de tipos de asiento que generará el sistema en el Pasaje a Contabilidad. El tipo de asiento es requerido en todos aquellos procesos cuyos comprobantes generan asientos contables.

Según se haya indicado en el parámetro Modifica imputaciones contables en el ingreso de comprobantes del proceso Parámetros de Compras, el asiento automático que se define en este proceso podrá ser modificado en el ingreso de comprobantes de proveedores.
Definir un tipo de asiento significa describir el formato de un asiento, indicando las cuentas contables afectadas y el modo en que se las debe imputar. Además, para cada cuenta contable pueden definirse sus apropiaciones por centros de costo.
Cada tipo de asiento tendrá un Código de identificación y una Glosa que se utilizará como glosa de asiento.

Código de cuenta: es el código de cuenta contable asociado al renglón. Este campo puede dejarse en blanco para las siguientes consideraciones:

  • Cuando el renglón representa los subtotales que se desea imputar a las cuentas contables por artículo.
  • Cuando el renglón representa el total del comprobante que se desea imputar a las cuentas contables por proveedor.
Nota

Puede asociar cuentas contables de compras, en forma general, por artículo o por proveedor.

Según el valor del parámetro Verifica la existencia de las cuentas contables del proceso Parámetros de Compras, esta cuenta será validada con el plan de cuentas de Contabilidad.

Debe / Haber: luego de ingresar la cuenta debe posicionar el cursor en la columna «Debe» o «Haber», según la forma en que esa cuenta deba afectar el asiento. En este campo se podrá seleccionar un «valor» desde una ventana.
Este «valor», que será variable de acuerdo al comprobante, asocia la cuenta con el importe correspondiente.
Los «valores» posibles son:

Valor Contenido
TO Total del Comprobante
PO Total del Comprobante por proveedor
SB Subtotal Gravado
EX Subtotal Exento
AN Anticipos
AC Subtotal Gravado o Exento por artículo o concepto
BO Importe de Descuento
FL Importe de Flete
IN Intereses
1 a 20 Importes de IVA por Tasa
40 a 99 Otros Impuestos
Nota

Los valores AC y PO se pueden ingresar únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código de Cuenta, ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el que se fije como Cuenta Compras en el artículo o concepto, o en el proveedor respectivamente.

La definición de un tipo de asiento puede ser modificada. Esta modificación afectará a los comprobantes que se ingresen posteriormente. Los comprobantes existentes tienen almacenado el asiento que surgió en el momento en que fueron ingresados.
Por lo expuesto, es recomendable realizar la correcta definición de los tipos de asiento antes de comenzar con el ingreso de comprobantes.
El sistema realiza un control básico de balanceo emitiendo un mensaje si los valores ingresados no son correctos. El control consiste en verificar que los valores ‘TO’, ‘BO’ y ‘AN’, si existen, se encuentren en la misma columna, y en esa columna no se ingresen los valores restantes.

Ejemplo…

Tipo de Asiento: 01
Glosa: Contabiliza facturas de proveedores.

Código de Cuenta Debe Haber Glosa
480 SB Compras gravadas
488 EX Compras exentas
AC Compras
167 1 IVA Tasa General
233 TO Proveedores
PO

En este ejemplo, se ingresaron los subtotales gravados y exentos además de la cuenta contable del artículo (AC). Para el total del comprobante se utiliza la cuenta global especificada para ‘TO’, salvo para aquellos proveedores que tengan asociada una cuenta en particular, ya que la definición del tipo de asiento se especificó el valor ‘PO’. Este tipo de definición permite que todos los artículos (o conceptos de compras) se asocien a una misma cuenta contable, salvo aquellos que tengan asociada una cuenta en particular. De esta manera, se trabajará en forma simultánea con cuentas de compras globales o independientes.

En el campo Glosa de la línea se consignan los nombres de las cuentas afectadas. Esta glosa será la que se asigne por defecto a la glosa del asiento en cada comprobante.

 

Distribución en Centros de Costo

Al finalizar la edición de una cuenta, si ésta asigna centros de costo, se abrirá una ventana para el ingreso de una distribución habitual en centros de costo en este tipo de asiento.

Nota

Luego del ingreso de la cuenta, podrá consultar o modificar dicha distribución mediante la tecla <F4>.

Si está habilitada la verificación de la existencia de las cuentas contables en el proceso Parámetros de Compras, se validará que el ingreso de esta distribución se realice sólo para las cuentas que en el módulo Contabilidad mantienen distribución por centros de costo.
En este caso se traerá por defecto, si la hubiere, la regla de apropiación habitual definida en el sistema contable. De modificarse la distribución, se controlará que los códigos de centros de costo ingresados sean válidos y se correspondan con la parametrización de la cuenta.
De no realizarse la verificación de cuentas contables, se podrá ingresar la distribución por centros de costo para cualquiera de las cuentas que componen el modelo, no efectuándose ninguna validación.
El ingreso de la distribución por centros de costo es optativo y está habilitado para los renglones del tipo de asiento con código de cuenta asociado. Para una misma cuenta contable, su distribución no podrá incluir centros de costo repetidos y la suma de los porcentajes no deberá superar el 100%. Si el código de cuenta depende del artículo (AC) o bien depende del proveedor (PO), los renglones aplicarán sus importes al centro de costo asociado a la cuenta para el artículo o proveedor respectivamente.
Los renglones con valor ‘AC’ aplicarán sus importes al centro de costo asociado a la Cuenta Compras para el artículo o concepto.

Tipos de gasto

Este proceso permite el ingreso, eliminación, modificación, consulta y listado de conceptos para describir gastos. Estos conceptos se pueden asociar a comprobantes de Compras a efectos de clasificarlos.

Existen tres tipos reservados para el sistema: ‘DES’, ‘PRE’ y ‘S/C’, que no pueden eliminarse.

Código: de tres caracteres. Este código es definido por usted y determina el ordenamiento en los informes que brinda el sistema.

Descripción: descripción del gasto.

Tipo asiento: indique los valores por defecto para cada uno de los diferentes tipos de comprobantes (facturas, débitos y créditos).
Si este parámetro se encuentra en blanco, el sistema tomará los valores definidos en el proceso Proveedores, en el Tipo de comprobante o en Parámetros de Compras.

Asignación de Tipo de Asiento:

Se puede definir el tipo de asiento asociado a los comprobantes desde los distintos procesos:

  1. Actualización de Proveedores.
  2. Actualización de Tipos de Comprobante.
  3. Actualización de Tipos de Gasto.
  4. Actualización de Parámetros de Compras.

Al momento de ingresar un comprobante el campo Tipo de asiento se asignará en base a la detalle anterior.
Por ejemplo, si el proveedor tiene un tipo de asiento asociado el sistema siempre propondrá el tipo de asiento asociado al proveedor, de lo contrario asignará el tipo de asiento asociado al comprobante y así sucesivamente

Tipos de comprobante de Compras

Este proceso permite definir los tipos de notas de crédito y notas de débito que se deseen registrar en el sistema, siendo posible asignarles distintos comportamientos.

En el sistema se encuentra creado el comprobante ‘FAC’ como débito. Este no puede ser modificado, ya que se utiliza para las facturas, siendo generado en forma automática en el proceso Ingreso de facturas. Los parámetros que se pueden indicar para cada comprobante son:

Registra diferencias de cambio: en este caso el comprobante sólo afecta la cuenta corriente en moneda corriente (cotización igual a 0). Los comprobantes de diferencia de cambio sólo pueden ingresarse a través de comprobantes de conceptos.

Registra únicamente importes de IVA: si activa este parámetro el comprobante registrará sólo importes de IVA. Es de utilidad para crear comprobantes de diferencia de IVAEste tipo de comprobante sólo puede ingresarse a través de comprobantes de conceptos y, opcionalmente, puede ser emitido en forma impresa.

Registra ajustes internos: los tipos de comprobante que tengan este parámetro seleccionado, no calcularán impuestos ni participarán en el libro de compras y solo podrán ser utilizados para generaciones masivas de ajustes desde el proceso Generación de comprobantes de ajuste.

Interviene en Libro de Compras: para el caso de comprobantes internos, se puede indicar que no se incluyan en el Libro de Compras.

Tipo de asiento: defina este parámetro si previamente configuró, desde Herramientas para integración contable, la integración con Contabilidad.
Indique los valores por defecto de tipos de asiento, para cada uno de los diferentes tipos de comprobantes (facturas, débitos y créditos).
Si el este parámetro se encuentra en blanco, el sistema tomará los valores definidos en el proceso Proveedores, en el Tipo de Gasto o en Parámetros de Compras.
Para más información sobre este tema, consulte Asignación de tipo de asiento.

Se puede definir el tipo de asiento asociado a los comprobantes desde los distintos procesos:

  1. Actualización de Proveedores.
  2. Actualización de Tipos de Comprobante.
  3. Actualización de Tipos de Gasto.
  4. Actualización de Parámetros de Compras.

Al momento de ingresar un comprobante el campo Tipo de asiento se asignará en base a la detalle anterior.
Por ejemplo, si el proveedor tiene un tipo de asiento asociado el sistema siempre propondrá el tipo de asiento asociado al proveedor, de lo contrario asignará el tipo de asiento asociado al comprobante y así sucesivamente

Nota

Desactive este parámetro para generar diferencias de precios.

Afecta stock: indica si el comprobante afecta el saldo de inventario. Este parámetro permite crear comprobantes de débito o crédito por diferencia de precio, que afectarán el costo pero no las unidades en stock.

Actualiza Precio Promedio Ponderado: si el comprobante afecta stock, por defecto actualiza el Precio Promedio Ponderado. Este dato es parametrizable. Por ejemplo, para una nota de débito por diferencia de precio, se indicará que no afecta stock o inventario, pero que sí incide en el cálculo de PPP.

Afecta rankings en valores: indica si los comprobantes ingresados con este código intervendrán, por sus importes, en los rankings de compras.

 

Consideraciones para facturas y boletas

El tipo de comprobante ‘FAC’ es el que se utiliza para registrar las facturas y boletas emitidas por los proveedores.
Durante el ingreso de facturas, asigne diferentes letras en la primer posición del número de comprobante para diferenciar «facturas» de «boletas».
Utilice ‘F’ para facturas (por ejemplo: F0000-00001587) y ‘B’ para boletas (por ejemplo: B0000-00044573).
Recuerde que en la ficha del proveedor puede indicar la letra habitual, para que sea consignada en forma automática al ingresar un comprobante de dicho proveedor. Es importante destacar que los tipos de comprobantes que descuentan cantidades a recepcionar, no podrán ser aplicables a facturas Factura-Guía de despacho, ni a facturas al contado o que provengan del circuito de importaciones.

Etiquetas

Imprime etiquetas en el ingreso de comprobantes: indique el comportamiento para la emisión de las etiquetas de los ítems contenidos en el comprobante. Las opciones a utilizar son:

  • No imprime
  • Imprime siempre
  • Con confirmación
  • A pedido

 

Textos para comprobantes de compra

A través de este proceso, es posible definir distintos tipos de textos que podrán ser usados posteriormente, para impresión en las solicitudes de compra y órdenes de compra.

Nota

Defina por única vez los textos utilizados habitualmente en las Solicitudes de compra y en las Órdenes de compra.

Esta opción es de suma utilidad para ingresar aquellos textos complejos y repetitivos que se utilizan normalmente en las ordenes de compra (especificaciones técnicas, condiciones de compra, etc.).
Para trasladar textos ingresados en una solicitud de compra hacia una orden de compra, defina que desea trasladar textos en Parámetros de Compras, dentro de las opciones de Traslado de datos a la orden de compra.
Este traslado se hará efectivo sólo cuando las órdenes de compra sean generadas a través del proceso Gestión de solicitudes de compra.

Código de texto: es el código de identificación del texto.

Descripción: es una descripción breve del texto que permite su rápida identificación por parte del operador.

Para comprobante: indica si el código de texto que se está definiendo será utilizado para el ingreso de solicitud de compra, para el de orden de compra, o en ambos.
Al ingresar las Líneas de texto es posible dejar renglones en blanco dentro del texto para separar párrafos o bien para que se completen al ingresar el comprobante.

Talonarios de Compras

Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas opciones en las que se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y la numeración de los comprobantes.

Los comprobantes que utilizan talonarios para su emisión son:

  • Solicitudes de compra
  • Órdenes de compra
  • Guías de despacho
  • Devoluciones
  • Órdenes de pago
  • Órdenes de pago de aceptación de factura de crédito

 

Principal

En la solapa Principal se van a ingresar los datos comunes a todos los tipos de talonario, los mismos se detallan a continuación.

Número de talonario: número que identifica al talonario.

Descripción: es un campo opcional. Puede utilizarlo para describir el talonario definido.

Tipo de comprobante: defina aquí el tipo de comprobantes que va a generar con el talonario.

Sucursal asociada: en el caso de las solicitudes de compra y de órdenes de importación, el número de comprobante estará formado por 13 dígitos. Los primeros 5 que son fijos por talonario corresponden a la sucursal, y se deben ingresar en este campo.
Esto permite que se habiliten distintos talonarios de solicitud de compra o de importación por cada sucursal o sector. En el caso de los otros comprobantes que utilizan talonarios (recepción y devolución), el número de comprobante se compondrá de 8 dígitos numéricos.

Nota

No es posible generar varios talonarios para órdenes de pago utilizando el mismo número de sucursal.

Genera documento electrónico: este dato no es editable e indica si el talonario en pantalla permite la emisión de documentos electrónicos. Para más información, consulte el ítem Talonarios para documentos electrónicos.

Nota

Defina el criterio más apropiado de acuerdo al uso del talonario.

Edita numeración durante el ingreso de comprobantes: permite indicar si el comprobante se numera en forma automática o si se permite la modificación manual en el momento del ingreso.

Rango de números habilitados: estos campos indican el primer y último número habilitado de cada talonario y se utilizan para control en los procesos de emisión de comprobantes.

Próximo número a emitir: indica cuál será el próximo número de comprobante a emitir al utilizar el talonario.

Sucursal destino: informe la sucursal destino a la que serán enviadas las órdenes de compra o las guías de despacho para continuar su circuito. Este valor será tomado por defecto para el ingreso de las órdenes de compra y las guías de despacho, el cual luego se utiliza para filtrar la exportación. En la importación también se valida que sea la sucursal correcta. Si al realizar la transferencia no informa la sucursal destino no se aplicará el filtro por sucursal y podrán ser importadas en cualquier sucursal.

Método de exportación de órdenes de compra: este control permite definir cómo y en qué empresa se continua el circuito de la orden de compra, es decir, si al exportar una orden de compra se factura y/o Recepciona en la empresa origen o en destino.

Importante

Importante: una vez que las órdenes de compra se exporten, quedarán de la siguiente manera, según el método de exportación configurado en el talonario.

Valores posibles:

  • Recepciona y factura en destino: al exportar las órdenes de compra, en la empresa origen quedarán con las cantidades recepcionadas y facturadas. En empresa destino quedarán pendientes de recepcionar y de facturar.
  • Recepciona en sucursal de origen y factura en destino: al exportar las órdenes de compra, en origen quedarán pendientes de recepcionar y con las cantidades ya facturadas. Y en destino pendientes de facturar y con las cantidades recepcionadas.
  • Factura en sucursal de origen y recepciona en destino: al exportar las órdenes de compra, en origen quedarán pendientes de facturar y con las cantidades recepcionadas. Y en destino pendientes de recepcionar y con las cantidades ya facturadas.
  • No controla: las órdenes de compra podrán ser recepcionadas y/o facturadas en la empresa origen y/o en destino no aplicando control alguno sobre las cantidades pendientes.
Nota

Tenga en cuenta que en el caso de dar de alta talonarios usando API, el método de exportación deberá ser ‘No controla’ para los talonarios que no sean de orden de compra.  Y para el caso de modificación de talonarios de órdenes de compra si se modifica el método de exportación, no se actualizará el método de exportación a las órdenes de compra pendientes.

Impresión

Destino de impresión: el uso de este campo es opcional. Permite definir un destino de impresión que será tomado por defecto al realizar un comprobante.
Puede indicar la impresora por defecto en la que desea imprimir los comprobantes. Si no ingresa ninguna, debe indicar el destino al emitir el comprobante.
Si no encuentra la impresora que desea utilizar, pulse el botón «Actualizar».
En el momento de emitir el comprobante, el sistema valida que exista la impresora indicada. Si existe, imprimirá directamente en la impresora correspondiente al talonario. Si la impresora no existe, informará el inconveniente y permitirá seleccionar la impresora a utilizar, sugiriendo la impresora por defecto de Windows.

Más información:

En el caso de utilizar impresoras de red, es muy importante que todos los usuarios utilicen el mismo nombre para identificar a cada impresora por la que se emitirán comprobantes.
Tenga en cuenta que las impresoras que se muestran después de actualizar son aquellas que pertenecen a la terminal Restô donde se esta accediendo.

Para las retenciones, este dato no es solicitado.

Formularios: en esta grilla usted puede indicar el formulario a utilizar para los diferentes tipos de comprobantes, definiendo de esta manera el formato de impresión de cada uno. Es posible elegir un formulario para ser utilizado por defecto en el momento de emitir el comprobante.
El sistema habilita los tipos de comprobante de acuerdo al campo Tipo de comprobante ingresado en la solapa Principal del talonario.
Si el tipo de comprobante ingresado es una orden de pago, el sistema habilita dos formularios para ser utilizados. Un formulario para ser utilizado en la impresión de la orden de pago respectivamente y un formulario para la aceptación de facturas de crédito.
Para emitir un comprobante con un dibujo diferente, realice los siguientes pasos:

  1. Desde el módulo Procesos generales acceda a Formulario de Compras para configurar los formularios para los tipos de comprobantes de compras utilizando las variables de control e impresión disponibles para cada tipo en particular.
  2. Luego seleccione en la grilla el nombre del formulario correspondiente al dibujo a aplicar.
  3. Ingrese el tipo de comprobante.

Dibujar: seleccione este comando para abrir el formulario asociado y acceder al formato de impresión, desde allí le será posible realizar los cambios que necesite en el diseño del comprobante.
Para confeccionar el modelo de los distintos formularios, consulte las palabras de control, las variables de reemplazo.

Generación / envío de comprobantes en formato PDF

Para talonarios asociados a órdenes de compra puede completar opcionalmente los parámetros para [/axcond]retenciones[/axcond].

Imagen de fondo: defina la imagen que utilizará como fondo en la generación del archivo en formato PDF. Puede seleccionar archivos .bmp y .jpg.

Ingrese el directorio y la imagen de fondo (*.bmp, *.jpg) del PDF: ruta válida con la imagen que utilizará como fondo en la generación del archivo en formato PDF. Únicamente utilizable si se definió en versión Tango T19 o anterior.

Copia del archivo PDF:

Guarda Copia: active este parámetro para guardar una copia de todos los comprobantes emitidos en formato PDF. Este parámetro permite mantener una copia de todos los comprobantes emitidos con el talonario, independientemente del destino de impresión que seleccione al emitirlos.

Directorio: ingrese una ruta válida para el almacenamiento en el disco o en un servidor de los archivos. Si utiliza un directorio compartido, todos los usuarios que generen comprobantes deben tener acceso a dicho directorio.

Subdirectorio: seleccione una clasificación para el almacenamiento en el disco de los archivos en formato PDF. Serán ordenados por código de proveedor o por comprobantes.
Esta opción muestra como ejemplo la ruta seleccionada por el usuario para el almacenamiento. Está conformada por el directorio válido y el subdirectorio seleccionado.

 

Observaciones

Permite ingresar referencias para el nuevo talonario o en aquel talonario que usted esté modificando.

 

Talonarios para Documentos Electrónicos

Si usted es emisor electrónico y emite Guías de despacho electrónicas (52), defina desde el proceso Administración de Documentos Electrónicos, el / los talonario(s) de Compras para las guías de despacho electrónicas que emita por devoluciones a sus proveedores.
Para cada uno de esos talonarios defina el tipo de conexión a utilizar para su comunicación con el SII (‘En Línea’ o ‘Diferido’).
Para más información acerca de la generación de documentos electrónicos, consulte la Guía de Implementación sobre documentos tributarios electrónicos en el módulo Ventas.
Para más información sobre la recepción de documentos tributarios electrónicos, consulte la Guía de Implementación de DTE recibidos.

 

Solicitantes

Esta opción es de utilidad para aquellos que utilizan los procesos correspondientes a solicitudes de compra.

Permite ingresar solicitantes con un código para referenciarlos en cada solicitud de compra. Si se genera este tipo de comprobantes, el ingreso de solicitantes es obligatorio.

 

Sectores

Los códigos de sector permiten asignar una clasificación particular para cada uno de los comprobantes de facturación (facturas, créditos y débitos). Luego, se podrán obtener informes agrupados por sector.

El uso del campo Sector depende de sus necesidades. Es posible codificar sectores de la empresa, centros de costo, ordenes de trabajo, etc. Cada comprobante podrá ser asignado a un sector determinado.
La utilización de sectores no es obligatoria, y dependerá del valor indicado en el campo correspondiente de Parámetros de Compras.

Rubros comerciales

Desde este proceso ingrese los rubros comerciales indicando si será utilizado desde Ventas o Compras para la clasificación de clientes y proveedores según corresponda.

Nota

Utilice Live para obtener informes de compras por rubro comercial.

Si desea eliminar un rubro comercial verifique que este no se encuentre asociado a un cliente o a un proveedor.
Si no desea utilizar un rubro comercial para clientes o proveedores, en el ítem Habilitado para desactive la marca de Ventas o Compras según corresponda.

Regiones

Este proceso permite agregar regiones, consultar, listar y modificar las regiones existentes o bien dar de baja regiones.

Todo lo anterior lo podrá realizar siempre y cuando no haya ningún proveedor que pertenezca a esa Región.

País: indique el país al que pertenece la Región.

Perfiles de solicitud de compra

Este proceso actualiza los perfiles de solicitud de compra para los distintos usuarios. Los perfiles pueden utilizarse en los procesos Ingreso / Autorización / Actualización y Gestión de solicitudes de compra.

Los perfiles de solicitud de compra permiten adaptar el ingreso de datos en los procesos mencionados a las necesidades propias de su empresa, como así también determinar restricciones para algunos usuarios en particular.
A través de los perfiles es posible agilizar el proceso de generación de solicitud de compra, bloqueando el ingreso de datos que no se utilizan o tienen siempre el mismo valor.
La definición de perfiles no es obligatoria. De no existir ningún perfil definido, se deben ingresar todos los datos requeridos en el proceso.
Para cada perfil definido se asignarán los Usuarios autorizados a utilizar el perfil.
En el momento de ingresar al proceso correspondiente, el sistema realizará los siguientes controles:

  • Si no se definieron perfiles, se ingresarán todos los datos en forma normal.
  • Si el usuario tiene definido un sólo perfil, éste será el que se utilizará en el proceso.
  • Si el usuario tiene definido más de un perfil, podrá seleccionar desde una ventana, el perfil a utilizar.
  • Si se definieron perfiles pero el usuario no está asignado a ninguno, se ingresarán todos los datos en forma normal (como si no existieran perfiles definidos), es decir sin restricciones.

Para cada perfil es posible definir el comportamiento de cada uno de los campos, con las distintas variantes, según corresponda.
Salvo algunos casos especiales (que se detallarán posteriormente), los valores posibles para cada uno de los campos a parametrizar son:

Valor posible Descripción
E El campo se edita en forma normal.
M El campo no se edita, muestra el valor por defecto asignado.
O El campo tomará el valor asignado en este proceso pero no se verá en pantalla (oculto).

Además de este parámetro, puede ingresar valores por defecto para los diferentes campos. Estos valores se comportarán de la siguiente manera:

  • Si el campo se edita, el ingreso de un valor por defecto no es obligatorio en el perfil.
  • Si el campo no se edita, el ingreso de un valor por defecto es obligatorio.

Al definir un perfil, se visualizarán distintas pantallas, que contienen un grupo de parámetros correspondientes a las distintas características del proceso de Solicitud de compra.

 

Ítems generales

Imprime solicitud de compra: indica los procesos desde los cuales estará habilitado el perfil a imprimir solicitudes de compra.

Al imprimir solicitud de compra: este parámetro le permitirá definir si el precio sugerido estará visible en la impresión de la solicitud de compra.

Campos de clasificación: permite configurar el comportamiento de los campos de clasificación adicional (si están habilitados desde el proceso Parámetros de Compras).

Clasificación 1 y Clasificación 2: es posible ingresar un valor por defecto para cada una de las clasificaciones adicionales.

Permite modificar clasificaciones: este parámetro indica si el perfil está habilitado para modificar las clasificaciones de cualquier solicitud o sólo las de sus propias solicitudes.

Visualiza solicitudes: este parámetro indica si el perfil está habilitado para modificar y visualizar los datos de cualquier solicitud, o sólo los de sus propias solicitudes.

Clasificación: es posible clasificar las solicitudes de compras, para ello es necesario definir en Clasificación de comprobantes las clasificaciones habilitadas para dicho comprobante.

 

Items del encabezado

Talonario para solicitud de compra: permite configurar el comportamiento y el talonario por defecto para el ingreso de solicitud de compra.

Fecha de ingreso: configure el comportamiento de la fecha de la solicitud de compra.

Moneda del comprobante: indique la moneda habitual y su comportamiento.

Fecha de entrega: configure el comportamiento de la fecha de entrega de la solicitud de compra.

Días de entrega: indique la cantidad de días por defecto que se utilizarán para estimar la fecha de entrega de la solicitud de compra.

Solicitante, Sucursal, Comprador y Sector: indique el comportamiento y un valor por defecto para cada uno de estos campos. Podrá utilizar estos valores en el Ingreso de solicitudes.
En el caso de ingresar un valor para el Comprador, el mismo podrá ser utilizado como defecto para la generación de ordenes de compra desde Gestión de solicitudes.

 

Items del cuerpo

Ingresa tipo de artículos: indique el tipo de artículos que utilizará el perfil, pudiendo optar entre Genéricos, Normales o Ambos.

Unidad de medida: indica si se modificará la unidad de medida, en aquellos artículos que tengan relacionadas distintas presentaciones de compras. Si la unidad de medida no fuera editable, y el artículo tuviera más de una presentación, se tomará por defecto la presentación definida como habitual.

Cantidad máxima: permite indicar el comportamiento de la columna «Cantidad Máxima».

Cantidad mínima: permite indicar el comportamiento de la columna «Cantidad Mínima».

Permite modificar solicitudes autorizadas: indique mediante este parámetro si la cantidad autorizada de un artículo podrá ser modificada sólo por el usuario que realizó la autorización, o por cualquier otro usuario que cuente con permiso para autorizar solicitudes.

Precio sugerido: además de permitir definir el comportamiento de la columna, mediante este parámetro es posible indicar:

Sugiere proveedor de última compra: es posible definir que el sistema le proponga el último proveedor al cual le compró el artículo, tanto en el Ingreso de solicitudes, como en la Gestión de solicitudes.
Esta sugerencia se efectúa sólo para artículos normales, y se muestra únicamente en el primer proveedor sugerido.

Precio habitual: defina aquí el precio que se sugerirá en momento de ingresar la solicitud de compra. Podrá optar por sugerir ‘Precio de Reposición’, ‘Precio de Última Compra’ o ‘No sugerir ningún precio’.

Proveedor sugerido: indique el comportamiento que tendrán los tres campos de proveedores sugeridos.

Proveedor sugerido 1, 2 y 3: es posible ingresar un valor por defecto para cada uno de los proveedores sugeridos.

Precio cotizado: indique si desea que el sistema le proponga algún precio en el momento de ingresar precios cotizados por proveedores. Puede optar por algunos de los precios registrados en el sistema, tales como el precio de última compra, o el precio de lista del proveedor seleccionado. En el caso de contar con mas de una lista por proveedor para el mismo artículo, podrá seleccionar la lista deseada.

Ingresa proveedor y cotización: los proveedores sugeridos y sus precios cotizados pueden ingresarse tanto desde el Ingreso de solicitudes, como en la Gestión de solicitudes. Defina en que punto precisa cargar esta información. Para mas detalle, consulte los procesos relacionados.

 

Referencia de solicitudes de compra

Talonario para orden de compra: permite configurar el comportamiento y el talonario por defecto para la generación de ordenes de compra.

Emite al generar: indique si desde el proceso Gestión de solicitudes se permitirá generar ordenes de compra con estado ‘Autorizado’.

Proveedor habitual y bodega habitual: defina el comportamiento para ambos parámetros e indique un valor por defecto, que será utilizado en el momento de generar ordenes de compra desde Gestión de solicitudes.

Compra cantidad mayor a la solicitada: indique si se puede comprar más de lo solicitado.

 

Consulta de Precios

Asigne permiso de visualización para cada uno de los diferentes precios informados en la Consulta de precios.
Esta consulta es accesible tanto desde Autorización de solicitudes, como desde Gestión de solicitudes. Para más información, consulte los procesos relacionados.

 

Observaciones, Textos y Glosas

Observaciones: indique si el perfil está habilitado para editar las observaciones del comprobante.

Texto habitual: permite definir un valor por defecto para un texto a utilizar en el ingreso de solicitudes de compra

Glosas: indique si el perfil está habilitado para editar las glosas del comprobante.

Glosas habituales: es posible ingresar los valores por defecto para las glosas que se cargarán automáticamente al ingresar una solicitud de compra.

 

Comando Usuarios

Una vez generado un perfil, es necesario asociar a los usuarios habilitados para utilizarlo.
A través de este comando, se ingresarán los usuarios habilitados para el perfil activo (el que se encuentra en pantalla).
Luego de ingresar el último usuario, es necesario posicionarse en el renglón siguiente pulsando <Enter> y confirmar el proceso pulsando <F10> para que se almacenen los datos ingresados.

 

Perfiles de orden de compra

Este proceso actualiza los perfiles de orden de compra para los distintos usuarios. Pueden ser utilizados en el proceso Ingreso y modificación de órdenes de compra.

Los perfiles de orden de compra permiten adaptar el ingreso de datos a las necesidades propias de su empresa, como así también determinar restricciones para algunos usuarios en particular.
A través de los perfiles será posible agilizar el proceso de generación y modificación de comprobantes, bloqueando el ingreso de datos que no se utilicen o tengan siempre el mismo valor.
La definición de perfiles no es obligatoria. De no existir ningún perfil definido, se ingresarán todos los datos que prevé el sistema.
Para cada perfil definido se asignarán los usuarios autorizados a utilizar el perfil.
En el momento de ingresar al proceso correspondiente, el sistema realizará los siguientes controles:

  • Si no se definieron perfiles, se ingresarán todos los datos en forma normal.
  • Si el usuario que ingresa tiene definido un sólo perfil, éste será el que se utilice en el proceso.
  • Si el usuario que ingresa tiene definido más de un perfil, puede seleccionar el perfil a utilizar.
  • Si se definieron perfiles pero el usuario que ingresa no está asignado a ninguno de ellos, se ingresarán todos los datos en forma normal (como si no existieran perfiles definidos); es decir, sin restricciones.

Para cada perfil será posible definir el comportamiento de cada uno de los campos, con las distintas variantes, según corresponda.
Salvo algunos casos especiales que se detallarán en particular, los valores posibles para cada uno de los campos a parametrizar son:

Valor posible Descripción
Edita El campo se edita en forma normal.
Muestra El campo no se edita, muestra el valor por defecto asignado.
Oculta El campo toma el valor asignado en este proceso pero no se ve en pantalla (oculto).
Control flexible Puede o no ingresar un valor válido. No es obligatorio.
Control estricto Es obligatorio ingresar un valor válido en el campo.
Control estricto mes en curso Utilizado solo en campos fecha, obliga a ingresar un valor  que se encuentre dentro del mismo mes – año de la fecha que posee el sistema operativo.
No controla El sistema no controlará el valor ingresado en este campo.

Además, usted podrá seleccionar en algunos casos, valores por defecto para los diferentes campos.
Estos valores se comportan de la siguiente manera: si el campo se configura con el comportamiento ‘Edita’, el ingreso de un valor por defecto no es obligatorio en el perfil, en cambio, si elige ‘Muestra’, este si será obligatorio.
Al definir un perfil usted visualizará distintas solapas, cada una de ellas, contiene un grupo de parámetros correspondiente a las distintas características del proceso de generación y modificación de orden de compra.
Sus solapas son las siguientes:

 

Principal

Talonario

Es posible indicar el comportamiento que tendrá el perfil en relación a los talonarios de orden de compra. Si se define como ‘Muestra’, será necesario indicar un valor por defecto (con <F7> podrá seleccionarlo con el buscador).
En cambio, si elije ‘Edita’ puede optar por permitirle al usuario utilizar ‘todos’ los talonarios o bien ‘sólo los seleccionados’, para ello seleccione los talonarios dentro de la grilla e indique si se podrá editar la numeración.
Para más información consulte el tópico Talonarios.

Fechas

Es posible indicar cuál será el comportamiento de estos campos durante la carga de la orden de compra. Adicionalmente, podrá especificar la cantidad de días con respecto a la fecha de vigencia y aquellos estipulados para la demora en la recepción de las mercaderías.

Sólo para modificación

Agrupa los parámetros que le permiten especificar el comportamiento del perfil en relación al proceso de modificación de ordenes de compra. Puede restringir el uso de los comandos Modificar e Imprimir, además de bloquear la modificación de ordenes de compra autorizadas o emitidas.

 

Encabezado

Clasifica Proveedores en Alta: si activa este parámetro, al dar de alta un proveedor en el sistema, se solicitará la confirmación del usuario para clasificarlo al momento de cargar el comprobante.
Si confirma esta acción, se abrirá automáticamente el Clasificador de proveedores.

Datos de la Compra

Agrupa los parámetros que le permiten especificar el comportamiento del perfil para los campos que se cargan en el encabezado del comprobante. Para todos es posible indicar los valores ‘Edita’, ‘Muestra, ‘Oculta’ y ‘Edita obligatorio’.

Sucursal destino: seleccione el comportamiento a aplicar (‘Muestra’, ‘Edita’, ‘Oculta’, ‘Edita obligatorio’). Defina los valores por defecto: ‘Del Talonario’ u ‘Otra’ y la sucursal destino en caso de corresponder.

Nota

Tenga en cuenta que la sucursal destino no es un dato requerido en el talonario de órdenes de compra, por lo tanto, en caso de seleccionar en el perfil el comportamiento ‘Oculta’ o ‘Muestra’ y el defecto ‘Del Talonario’, si en el talonario de la orden de compra no esta informada la sucursal destino, se va a generar la orden de compra sin sucursal destino.

Clasificación

Agrupa los parámetros que le permiten especificar el comportamiento del perfil, en relación al uso de la clasificación de los comprobantes para ordenes de compra.
Para más información consulte el tópico de Ventas Clasificación de comprobantes.

 

Cuerpo

Artículos

Agrupa los parámetros que permiten especificar el comportamiento del perfil en relación al ingreso de artículos, al cargar y/o modificar el comprobante. Podrá indicar que el usuario destinatario del perfil pueda:

  • Dar de alta un nuevo artículo.
  • Dar de alta un valor de escala nuevo para ese artículo.
  • Seleccionar artículos que identifiquen bienes.
  • Especificar el perfil de los artículos a ingresar (compra y/o compra-venta).
  • Agregar descripciones adicionales.
  • Validar si los artículos ingresados en el comprobante pertenecen al proveedor indicado.

Adicionalmente, podrá especificar el comportamiento de la bodega, plan de entrega, precio y descuento.
Defina los valores por defecto del sector, solicitante y sucursal.  Estos datos se completan en el renglón de la orden de compra cuando no se trasladan de la solicitud de compra.

Usa precio de lista al importar renglones cuando el precio viene vacío o está en cero: para la carga masiva de renglones mediante una plantilla Excel, si el precio no está informado o se informó con valor cero, podrá indicar mediante este parámetro si toma el precio y el descuento (si el descuento también está en cero o vacío) definido en la lista de precios que se indicó en la cabecera de la orden de compra. De ser así,  tomará el precio y el descuento de la lista de precios correspondiente al proveedor / artículo / unidad de medida.

 

Autorización y Emisión

Si activa el parámetro de compras que utiliza el circuito de autorización, se habilitará el parámetro Requiere autorización para su edición. En el caso que se active el parámetro, será necesario autorizar la orden de compra; caso contrario no será necesario la autorización.
Si activa el parámetro emitir al ingresar, el proceso de generación de orden de compra realiza en forma automática la emisión del comprobante, siempre y cuando éste no requiera autorización. Si desde Parámetros de Compras se configuró que no se utiliza el circuito de autorización, este parámetro estará inhabilitado para su edición.
Adicionalmente, será posible seleccionar la impresión de una o más copias sin importes, en el momento de la generación.

 

Autorización

Esta solapa estará disponible si configuró el uso del circuito de autorización de órdenes de compra desde Parámetros de Compras.
Indique los ítems que requieren ser autorizados cuando genere el ingreso de una orden de compra utilizando el perfil.
Para cada uno de los ítems podrá indicar cuándo van a requerir autorización, si será siempre o solo cuando supere el importe mínimo de autorización configurado en el perfil.
Acceda al proceso Ítems de autorización para orden de compra, para dar de alta la lista de ítems que requieren ser autorizados en una orden de compra.

 

Referencia de Solicitudes de Compra

Solicitud de compra

Esta sección permite indicar el tipo de control con referencia a la solicitud de compra, la forma en la que se visualizará dentro de la pantalla de carga de la orden, la opción de incluir las solicitudes de todos los proveedores, la posibilidad de agrupar artículos, la posibilidad de comprar más de lo solicitado y si será posible distribuir manualmente las cantidades en comprobantes relacionados.

Traslado de datos a la orden de compra

Esta sección le permite controlar el traslado de los datos cargados en la solicitud hacia la orden de compra.

 

Textos y glosas

Observaciones: permite indicar el comportamiento del perfil con respecto al campo Observaciones, y definir un valor por defecto para éste, si lo desea.

Glosas: permite indicar el comportamiento del perfil con respecto a las glosas, y definir un valor por defecto para éstas.

Textos: permite indicar si el perfil utiliza textos, y en caso afirmativo, especificar un valor por defecto, ya sea seleccionándolo de una lista precargada o bien, escribiéndolo en el campo texto fijo. Para mas información, consulte el tópico Textos para Comprobantes de Compra.

 

Asignación de usuarios al perfil

Esta solapa le permite seleccionar desde la lista de usuarios creados (panel izquierdo), aquellos a los cuáles les asignará el perfil creado (panel derecho).

 

Observaciones

Esta solapa es un campo de texto libre que le permite ingresar las observaciones que usted considere necesarias para el perfil creado.

 

Perfiles de Compras

Defina perfiles para personalizar sus procesos del modo más conveniente para su operatoria.

Perfiles de autorización de comprobantes de Compras

Utilice este proceso para definir los perfiles de autorización de comprobantes a pagar, para los distintos usuarios.

Usted tendrá acceso a este proceso sólo si está activo el parámetro general Requiere autorización para el pago.
Los perfiles definidos mediante esta opción se utilizarán en el proceso Autorización de comprobantes a pagar.
Los perfiles de autorización permiten adaptar la selección de los comprobantes en el proceso mencionado a los requerimientos de su empresa, como así también determinar restricciones para algunos usuarios en particular.
La autorización de comprobantes para su pago puede estar a cargo de más de una persona. Por ello, es posible seleccionar para cada perfil, los valores a tener en cuenta en la autorización (o desautorización) de un comprobante a pagar.
La definición de perfiles no es obligatoria.
Cada perfil está identificado por un código de perfil y tiene asociada una descripción.
Defina también los siguientes datos:

  • El importe máximo para facturas.
  • El importe máximo para notas de débito.
  • El importe máximo para notas de crédito.

Tenga en cuenta que los valores del importe mínimo para facturas, notas de débito y notas de crédito serán tomas desde la configuración realizada en Parámetros de Compras.
La moneda de expresión de estos valores es la definida en el proceso Parámetros de Compras.
Es posible definir para cada tipo de comprobante (facturas, notas de crédito y notas de débito), un importe mínimo y un importe máximo a autorizar. El importe mínimo a autorizar se define en el proceso Parámetros de Compras. El importe máximo a autorizar por cada comprobante lo define en cada perfil de autorización de comprobantes a pagar.
El sistema valida que el importe ingresado como importe máximo para cada uno de los comprobantes no sea inferior al importe mínimo a autorizar.
En el momento de ingresar al proceso Autorización de Comprobantes a Pagar, el sistema realizará los siguientes controles:

  • Si no se definieron perfiles, se tendrá en cuenta la definición de Parámetros de Compras de este módulo.
  • Si el usuario que ingresa tiene definido un sólo perfil, éste se utilizará en el proceso.
  • Si el usuario que ingresa tiene definido más de un perfil, podrá seleccionar el perfil a utilizar.
  • Si se definieron perfiles pero el usuario que ingresa no está asignado a ninguno, se tendrá en cuenta la definición de Parámetros de Compras de este módulo.

Una vez generado un perfil, es necesario asociar los usuarios habilitados a utilizarlo.

 

Usuarios

A través de este comando se ingresan los usuarios habilitados para el perfil activo (el que se encuentra en pantalla).
El sistema sugiere, por defecto, el usuario que está trabajando en ese momento en el sistema, siendo posible agregar otros.
Luego de ingresar el último usuario, es necesario posicionarse en el renglón siguiente pulsando <Enter> y confirmar el proceso pulsando <F10> para que se almacenen los datos ingresados.

 

Perfiles de autorización de orden de compra

Utilice este proceso para definir los perfiles de autorización de órdenes de compra, para los distintos usuarios.

Los perfiles definidos mediante esta opción se utilizarán en el proceso Autorización de orden de compra.
La autorización de órdenes de compra puede estar a cargo de más de una persona. Por ello es posible seleccionar, para cada perfil, los importes e ítems a ser autorizados o desautorizados en una orden de compra.
La utilización de perfiles será obligatoria según lo que haya definido en Asignación obligatoria de perfiles de Parámetros de Compras.
Configure  los siguientes datos para su perfil:

 

Principal

Defina un Código y una Descripción para identificar el nuevo perfil de autorización de órdenes de compra.

Autoriza por rangos de importes: marque este parámetro para autorizar órdenes de compra de acuerdo a un rango de importes mínimo y máximo. Indique el tipo de moneda para el rango de importes que utiliza.

Ítems a autorizar: en esta grilla agregue los Ítems de autorización para órdenes de compra que haya definido previamente.

 

Comportamiento

En esta sección puede configurar, para su perfil, el tiempo de actualización automática para los gráficos y la grilla del proceso de Autorización, seleccionando para ello una opción de tiempo. Tenga en cuenta que una vez que haya comenzado a realizar modificaciones sobre la grilla no se actualizará la información en forma automática hasta que termine de realizar la edición.

Períodos por defecto para los indicadores de órdenes de compra: seleccione las opciones de períodos por defecto que mostrarán los gráficos indicadores para las órdenes de compra autorizadas y desautorizadas en el proceso de autorización.

Otras configuraciones: indique si prefiere mostrar los demás perfiles de autorización y usuarios en el informe de resultados que se emite luego de grabar las modificaciones en la pantalla de Autorización de órdenes de compra por medio del parámetro Detalla otros perfiles y usuarios en el informe de resultados.
También indique si edita o muestra una moneda determinada al expresar la suma de totales de las órdenes de compra de la grilla.

Visualiza órdenes de compra por: todos los compradores, sectores, sucursales; o bien visualizar las órdenes de compra por la selección manual de compradores, sectores, sucursales.
Al elegir la opción para seleccionar en forma manual los compradores, sectores y sucursales, se habilitarán las correspondientes solapas en el perfil. Para la solapa Sectores dependerá si la empresa usa Sectores en su parametrización.

 

Compradores

Si el perfil solo autoriza órdenes de compra para algunos compradores, seleccione manualmente los mismos y, utilizando los botones en la parte central, agregue o elimine los compradores de la grilla de la parte derecha.

 

Sectores

La visualización de esta sección  en el perfil dependerá si la empresa utiliza o no Sectores.
Si el perfil solo autoriza órdenes de compra para ciertos sectores, entonces seleccione manualmente en la grilla los sectores que requiere. Transfiera su selección desde el panel izquierdo al panel derecho.

 

Sucursales

Si el perfil unicamente autoriza órdenes de compra para ciertas sucursales, desde la grilla seleccione manualmente aquellas sucursales que requiere, y por último, transfiera la selección desde el panel izquierdo al panel derecho.

 

Talonarios

Si el perfil solo autoriza órdenes de compra para ciertos talonarios, seleccione manualmente los mismos y, utilizando los botones en la parte central, agregue o elimine los talonarios de la grilla de la parte derecha.

 

Asignación de usuarios

Para asignar los usuarios al perfil, seleccione los usuarios desde la lista en panel izquierdo y transfiéralos al panel derecho.

 

Observaciones

Si lo desea, ingrese un texto que considere necesario para el perfil de autorización creado.

 

Parametrización contable en Compras – Proveedores

Desde este proceso podrá ingresar el detalle de auxiliares contables a asociar a un proveedor, para ser tenido en cuenta en la generación de asientos contables de compras. Además podrá definir modelos de asientos defectos que se utilizarán en el ingreso de comprobantes.

De acuerdo a la configuración realizada en parámetros contables del módulo Procesos generales, y estando en el alta de un nuevo proveedor, el sistema le preguntará si desea realizar la parametrización contable del proveedor.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

La configuración se divide en dos solapas: Cuentas y Modelos de asientos.

 

Cuentas

Seleccione una cuenta contable para el proveedor y opcionalmente agregue el detalle de auxiliares.
Aquellos auxiliares que estén en la regla y no estén habilitados se descartan en la generación de asientos.

 

Modelos de asientos

Desde esta solapa se configuran los asientos modelos para los tipos de comprobantes de facturas, notas de débito y notas de crédito.

 

Parámetros contables en Compras

En esta opción, usted define los parámetros contables de uso exclusivo para el módulo Compras.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

Los parámetros son de aplicación opcional. En caso de definirlos, serán propuestos por defecto por el sistema en los distintos procesos.

 

Principal

Genera asiento en el ingreso de comprobantes: por defecto este parámetro está desactivado.
Al activarlo afecta a los comprobantes que generan asiento. En caso de desactivarlo se deberá generar el asiento desde el proceso Generación de asientos contables de Compras.

Respeta definición del modelo de asiento: por defecto este parámetro está activado y se aplica al momento de ingresar el comprobante, afectando a los comprobantes que generan asiento.
Significa que no es posible modificar la configuración del modelo de asiento asociado al comprobante, no se podrán agregar o eliminar líneas del asiento, no podrá modificar los importes, se podrá cambiar una cuenta por otra y se podrán modificar el detalle de auxiliares.

Activa impresión del asiento: por defecto este parámetro está desactivado, y se aplica tanto en el ingreso como en la modificación del comprobante. En caso de activarlo, podrá realizar la impresión del asiento del comprobante.

Edita parámetros contables del proveedor ocasional: por defecto este parámetro está desactivado. Al activarlo, permitirá realizar modificaciones tanto de la cuenta contable como de las apropiaciones para el proveedor ocasional.

Aplica cuenta del modelo cuando el artículo/concepto no tiene cuenta definida: si el artículo o el concepto no poseen una cuenta contable definida para Compras entonces se tomará la cuenta contable del tipo contable ‘SB’ / ‘EX’ del modelo de asiento. Por defecto este parámetro está activado.

Modelos de asientos defecto: configure los modelos de asientos defecto que serán utilizados en la generación del asiento de los comprobantes.
Los comprobantes donde se pueden configurar los modelos de asientos defecto son:

  • Facturas
  • Notas de crédito
  • Notas de débito

Descripción para el auxiliar automático: seleccione la descripción que va a utilizar para el auxiliar automático.
Las opciones de selección son: ‘Razón social’ o ‘Nombre comercial’. La descripción se visualizará en el asiento contable en que participe el auxiliar automático.

 

Parametrización contable en Compras – Modelos de asientos

Esta opción permite definir prototipos o modelos de asientos, que luego pueden ser asociados a los Tipos de comprobantes o pueden ser asociados a los comprobantes desde el ingreso de los mismos.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

Estos modelos permiten en agilizar y facilitar la generación del asiento del comprobante.
Compras divide los datos de un modelo de asiento en dos solapas: Principal y Cuentas contables.

 

Principal de un modelo de asiento

Esta solapa contiene los datos del encabezado del modelo de asiento.
Al ingresar un modelo de asiento, asígnele un código, un tipo de asiento y habilite el modelo para uno o varios tipos de comprobantes (facturas, notas de débito y/o notas de crédito).

Código: cada modelo que usted defina se identificará por este código. Será posible ingresar hasta 10 caracteres.
El sistema valida que sea único, es decir, que no se repita en dos modelos.

Descripción: en este campo podrá ingresar una descripción o referencia.

Tipo de asiento: desde aquí podrá seleccionar un tipo de asiento habilitado para el módulo, este es un dato obligatorio.
Los tipos de asiento responden a una clasificación arbitraria, definida por usted. Puede definir varios modelos de asientos para un mismo tipo de asiento.
Esta información será utilizada desde el módulo Contabilidad para emitir listados filtrando o agrupando por tipo de asiento.

Glosa: se propone la leyenda defecto para el tipo de asiento seleccionado.
Puede modificarla eligiendo otra leyenda asociada al tipo de asiento seleccionado. Es un valor opcional.
Para más información sobre leyendas para encabezados de asientos consulte la ayuda en línea o el manual del módulo Procesos Generales.
Por último habilite el modelo de asiento para uno o varios tipos de comprobantes (facturas, notas de débito y/o notas de crédito). Esta habilitación se utilizará como filtro al momento de seleccionar el modelo de asiento defecto en el tipo de comprobante o al seleccionar el modelo de asiento desde el ingreso de comprobantes.

 

Cuentas contables de un modelo de asiento

En esta solapa, usted define el cuerpo o renglones del asiento modelo.
El sistema habilita los tipos contables según el tipo de comprobante seleccionado y propone el modelo de asiento para el comprobante:

 

Detalle del modelo

Nro: es el número de renglón del modelo. Este valor no puede modificarse.

Código de cuenta: ingrese o seleccione la cuenta contable habilitada para Compras para el renglón.

Descripción de la cuenta: este dato se completa automáticamente al completar la columna «Cuenta».

D/H: es el tipo de imputación que habitualmente lleva la cuenta en el modelo.
Por defecto, se propone ‘D’ si el saldo habitual definido para la cuenta es deudor o ‘H’ si el saldo habitual definido para la cuenta es acreedor.

Tipo contable: esta columna se propone según el tipo de comprobante asociado al modelo.

Glosa: en este campo aparece automáticamente la descripción del tipo contable. Si lo desea, podrá modificar este valor. No es un valor obligatorio.

Reemplaza: este parámetro se activa sólo para los tipos contables que permiten el reemplazo de cuentas contables. En el caso del módulo Compras se habilita para los tipos ‘TO’, ‘SB’ y ‘EX’.
Si se activa este parámetro en el momento de generar el asiento para el comprobante tomará la cuenta configurada para el proveedor, o para los artículos o conceptos que participan en el comprobante.

Edita cuenta: de manera predeterminada, este parámetro se encuentra desactivado. En el momento de generar el asiento en el ingreso del comprobante, permitirá cambiar la cuenta contable.

 

Detalle de apropiaciones

El ingreso de esta grilla es opcional y se habilita sólo si la cuenta contable usa auxiliares contables.

Tipo de auxiliar: ingrese o seleccione el código o descripción del auxiliar contable a utilizar en el modelo. Sólo se podrán asociar tipos de auxiliares manuales.

Regla de apropiación: ingrese o seleccione el código o descripción de la regla de apropiación habilitadas para  el módulo Compras.
La regla de apropiación de un modelo de asiento tiene prioridad sobre la regla de apropiación por defecto asociada al tipo de auxiliar.
Para más información, consulte en la ayuda del módulo Procesos Generales, las opciones de la carpeta Auxiliares contables.

 

Parametrización contable en Compras – Tipos de comprobantes

Desde esta opción puede configurar el comportamiento del tipo de comprobante con respecto a la generación del asiento.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

Tipo de comprobante: seleccione un tipo de comprobante para asignarle un modelo de asiento.

Genera asiento: este parámetro es opcional. Cuando genera asiento, permite definir el modelo de asiento defecto para el tipo de comprobante.

Modelo de asiento: si configuró para que genere asiento el tipo de comprobante, puede elegir el modelo de asiento por defecto para asociarlo a dicho comprobante.

Edita modelo de asiento: este parámetro indica si es posible cambiar el modelo de asiento en el ingreso del comprobante.

Modifica asiento en el ingreso de comprobantes: al activar este parámetro, se va a permitir editar el asiento generado si en los parámetros contables está configurado que Genera asiento en el ingreso de comprobantes.

 

Parametrización contable en Compras – Conceptos

Desde este proceso podrá ingresar una cuenta y el detalle de auxiliares contables para un concepto de compras, que será tenido en cuenta en la generación de asientos contables de compras.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

Seleccione una cuenta contable para el concepto de compras y opcionalmente agregue el detalle de auxiliares.
Aquellos auxiliares que estén en la regla y no estén habilitados se descartan en la generación de asientos.

 

Parametrización contable en Compras – Actualización global de proveedores

Mediante este proceso usted puede actualizar en forma masiva la parametrización contable de proveedores, cuenta contable y apropiaciones seleccionando uno o varios proveedores de similares características para la generación de asientos.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

 

Parámetros del proceso:

Modalidad de actualización: seleccione la modalidad de actualización a aplicar. Las opciones posibles son: ‘Agregar’, ‘Eliminar’ o ‘Reemplazar’ la parametrización contable de los proveedores seleccionados.

Cuentas y apropiaciones: seleccione la cuenta contable y/o tipos de auxiliares del proveedor.

Modelos de asientos: indique los modelos de asientos defecto del proveedor.

Seleccionador de proveedores: es posible procesar todos los proveedores o bien, elegirlos en base a un criterio de selección.

 

Consideraciones del proceso

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

Agregar:

  • Si los proveedores seleccionados no están dados de alta en el proceso Proveedores o si están dados de alta pero no poseen una cuenta contable relacionada ni apropiaciones, entonces el proceso agrega el nuevo registro si no existe, o actualiza el registro existente, con su cuenta contable y sus apropiaciones, de acuerdo a la configuración seleccionada en pantalla.
  • Si los proveedores seleccionados poseen la misma cuenta contable pero no las apropiaciones, agrega sólo las apropiaciones.
  • Si los proveedores seleccionados poseen otra cuenta contable, el proceso no agrega ninguna información ya que no encuentra coincidencias.

Eliminar:

  • Si los conceptos seleccionados no están dados de alta en el proceso Proveedores o si están dados de alta pero no poseen una cuenta contable relacionada ni apropiaciones, entonces el proceso no realiza modificaciones.
  • Si en la configuración contable seleccionada por pantalla se elige una cuenta contable y apropiaciones, para poder realizar la eliminación, los proveedores deben coincidir con la cuenta contable y apropiaciones.
  • Si en la configuración contable seleccionada por pantalla se elige una cuenta contable pero no se eligen apropiaciones, para poder realizar la eliminación, los proveedores deben coincidir con la cuenta contable tengan o no apropiaciones. En este caso elimina la cuenta contable y/o apropiaciones.
  • Si los proveedores seleccionados poseen otra cuenta contable, el proceso no eliminará información ya que no encontrará coincidencias.

Reemplazar:

  • Si selecciona esta modalidad el proceso elimina la información sin aplicar ningún filtro, y luego agrega la parametrización seleccionada en pantalla para todos los proveedores seleccionados.

 

Parametrización contable en Compras – Actualización global de conceptos

Mediante este proceso usted puede actualizar en forma masiva la parametrización contable de conceptos, cuenta contable y apropiaciones seleccionando uno o varios conceptos de similares características para la generación de asientos.

Invoque esta opción si previamente definió la integración con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos generales.

 

Parámetros del proceso:

Modalidad de actualización: seleccione la modalidad de actualización a aplicar. Las opciones posibles son: ‘Agregar’, ‘Eliminar’ o ‘Reemplazar’ la parametrización contable de los conceptos seleccionados.

Cuentas y apropiaciones: seleccione la cuenta contable y/o tipos de auxiliares del concepto.

Conceptos: seleccione uno o más conceptos a procesar.

Consideraciones del proceso

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Agregar: seleccionando esta modalidad:
    • Si los conceptos seleccionados no están dados de alta en el proceso Conceptos significa que no poseen apropiaciones ni una cuenta contable relacionada, entonces el proceso agrega el nuevo registro con su cuenta contable y sus apropiaciones, que es la configuración seleccionada en pantalla.
    • Si los conceptos seleccionados poseen la misma cuenta contable pero no las apropiaciones agrega sólo las apropiaciones.
    • Si los conceptos seleccionados poseen otra cuenta contable el proceso no agrega ninguna información ya que no encuentra coincidencias.
  • Eliminar: seleccionando esta modalidad:
    • Si los conceptos seleccionados no están dados de alta en el proceso Conceptos significa que no poseen apropiaciones ni una cuenta contable relacionada, entonces el proceso no realiza modificaciones.
    • Si en la configuración contable seleccionada por pantalla se elige una cuenta contable y apropiaciones, para poder realizar la eliminación, los conceptos deben coincidir con la cuenta contable y apropiaciones. En este caso sólo se eliminan las apropiaciones.
    • Si en la configuración contable seleccionada por pantalla se elige una cuenta contable pero no se eligen apropiaciones, para poder realizar la eliminación los conceptos deben coincidir con la cuenta contable tengan o no apropiaciones. En este caso elimina la cuenta contable y/o apropiaciones.
    • Si los conceptos seleccionados poseen otra cuenta contable, el proceso no eliminará información ya que no encontrará coincidencias.
  • Reemplazar: si selecciona esta modalidad el proceso elimina la información sin aplicar ningún filtro, y luego agrega la parametrización seleccionada en pantalla para todos los conceptos seleccionados.

Países

Este proceso le permite definir los países con los que opera su empresa. Una vez definido cada uno de los países, asígnelos a las respectivas regiones.

Nota

Utilice Live para obtener informes de compras por país.

Motivos de rechazo

Mediante este proceso, usted puede dar de alta en el sistema, distintos motivos de cierre y/o desautorización de ítems de Solicitudes de compras y Órdenes de compra.

Asigne a cada motivo, un código y una descripción. Esta información puede utilizarse en los procesos:

Aplique estos motivos para informar la causa por la que se decidió desautorizar o cerrar un ítem. La persona indicada podrá visualizar este detalle en el proceso Actualización de solicitudes y Autorización de orden de compra mediante el comando Historial, en el renglón del artículo.

 

Longitud de agrupaciones

Este proceso permite definir las agrupaciones de los códigos de proveedores.

Los códigos de proveedores pueden ser divididos en tres agrupaciones: Familia, Grupo e Individuo.
Mediante este proceso, se definirá la longitud dentro del código que será asignada a la familia, al grupo y al individuo. En el caso de proveedores es de 6 dígitos. De esta manera, definiendo la cantidad de dígitos que se van a utilizar para la familia y para el grupo, automáticamente quedará definida la longitud del individuo.

Ejemplo…
Si se define:

  • Longitud de Familia: 1
  • Longitud de Grupo : 1

Automáticamente, la longitud del individuo será 4, que resulta de: 6 – (1 + 1).
Esto significa que, al codificar a un proveedor, el primer dígito corresponderá a la familia, el siguiente al grupo, y los 4 últimos definirán al proveedor.

Nota

Si no desea agrupar en familias y grupos, se definirán las longitudes respectivas en 0 (cero).

Formularios

Esta opción permite configurar el formato de impresión de los formularios correspondientes a orden de pagoy cancelación de documentos.

Para más información sobre formularios, consulte el ítem Asistente de Formularios.

Definición de listas de precios

Este proceso permite definir las distintas listas de precios de proveedores a utilizar. La posibilidad de ingresar varias listas permite, por ejemplo, ingresar distintas listas de precios para un mismo proveedor o agrupar las listas de precios de proveedores por la condición de compra o financiación.

Para cada una de las listas a definir se indicará la Moneda en la que está expresada.

Comando Eliminar
Permite dar de baja una lista de precios en forma completa. Antes de proceder a la eliminación y si se encuentra en una empresa configurada como Central, el sistema controla si existe la relación Lista de precios de Compra – Sucursal, en ese caso se avisa de la existencia de una posible relación pudiendo decidir el usuario si continúa o no con la eliminación de la lista de precios seleccionada.

Relación Maestro – Sucursal
Si se encuentra trabajando en una empresa definida como casa central, en el momento de crear una lista de precios, usted tendrá la opción de generar la relación Lista de precio de Compras por Sucursal.

La modalidad de la creación de la relación Lista de precios – Sucursal depende de la configuración de parámetros de transferencias del módulo Central, pudiendo ser:

  • Automática: se genera la relación con todas las sucursales en el momento del alta.
  • Manual: luego de procesada el alta, el usuario puede generar la relación con la/las  sucursales.

 

Condiciones de compra

Este proceso permite agregar nuevas condiciones de compra, consultar, modificar condiciones existentes o bien darlas de baja. Las condiciones de compra facilitarán el cálculo automático de los vencimientos en el ingreso de comprobantes.

La definición de una condición de compra incluye el desglose de los porcentajes del monto que deberán ser abonados a una determinada cantidad de días, a partir de la fecha de la factura.

Nota

Ingrese las condiciones de compra habituales de su empresa.

Para cada porcentaje del total será posible definir:

Cantidad de cuotas: cantidad de vencimientos en los que se dividirá el importe resultante de aplicar el porcentaje al total del comprobante.

A vencer en (días): días para el vencimiento de la primera de las cuotas.

Cantidad de días / meses entre cuotas: días o meses de diferencia entre cuotas a partir de la primera. Se ingresará siempre que la cantidad de cuotas sea mayor a 1.

La posibilidad de definir varios renglones con distintos porcentajes del monto, permite ingresar condiciones con todo tipo de alternativas.

Ejemplos…

Ejemplo 1:
Fecha primer vencimiento: 01/08/2024

  • Seleccionando 30 días como diferencia entre cuotas el próximo vencimiento calculado será el 31/08/2024.
  • Si se indica 1 mes, el vencimiento será el 01/09/2024.

Ejemplo 2:
Para crear una condición con 20% de monto a 10 días y el saldo a 30 y 60 días se ingresarán los siguientes renglones:

Porcentaje del total facturado Cantidad de cuotas A vencer en Cantidad de días/meses entre cuotas
20 1 10 D 0
80 2 30 D 30

Condición contado...

Para definir una condición para compras al contado, debe indicar que el 100% del monto deberá ser abonado en «una» cuota a «cero» días, es decir que la fecha de vencimiento de la factura será igual a la fecha de emisión.

Nota

Utilice una condición de ‘contado’ para compras en efectivo.

Los comprobantes de proveedores ocasionales («000000») siempre deben ingresarse con una condición de contado, ya que éstos no se registran en cuenta corriente.

 

Conceptos de compra

Los conceptos de compra permiten definir ítems que no se relacionan con artículos de inventario, con el fin de obtener estadísticas independientes y no tener la necesidad de definir como artículo todo aquello que puede ser producto de una compra.

Este proceso permite definir códigos de conceptos de compra que se podrán utilizar posteriormente en el ingreso de facturas, créditos y débitos de conceptos.

Nota

Defina como Conceptos a los ítems de compras que no pertenecen al inventario.

Cabe recordar que dentro de los artículos también es posible ingresar códigos que no llevan stock asociado. Sin embargo, el uso de los conceptos permite definir ítems totalmente independientes. Como ejemplos de conceptos se pueden definir:

  • Librería
  • Publicidad
  • Honorarios
  • Impuestos varios
Nota

Los conceptos de compra no pueden utilizarse en ordenes de compra ni tampoco en forma simultánea con artículos.»]

Acceda a configurar los datos de la cuenta contable y su centro de costos, si previamente indicó, desde Herramientas para integración contable, que integra con Contabilidad.

Inhabilita: permite desafectar un concepto para visualizar solo aquellos que se encuentren vigentes.

Identificar el concepto como un gasto para la puesta en marcha de bienes: por defecto esta opción está desactivada. Indica si el concepto representan un gasto para la puesta en marcha de bienes en el módulo Activo Fijo.

 

 

Integración de gastos de compras con el módulo Activo Fijo

Para Activo Fijo

De forma similiar que para los artículos, defina opcionalmente qué conceptos representan para su empresa otros gastos que corresponden a la puesta en marcha de bienes, seleccionando la opción Identificar el concepto como un gasto para la puesta en marcha de bienes.

Nota

Son ejemplos de gastos: instalación y otros gastos como seguros, honorarios del despachante de aduana, trámites en el registro, costos de la función de compra, construcción de plataformas, el montaje, la puesta a punto, ensayos de puesta en marcha, entrenamiento del personal, etc.

Si su sistema posee el módulo de Activo Fijo, es posible (opcionalmente) asociar automáticamente importes de comprobantes de conceptos a bienes existentes en el módulo de Activo Fijo, cuando en el comprobante registrado se especifican renglones de conceptos que estén identificados.
El alta automática se puede realizar desde la registración de comprobantes de los procesos de:

  • Factura de conceptos
  • Nota de débito de conceptos

Los importes de estos conceptos, quedan referenciados en los datos de origen de los bienes afectados, según la factura o nota de débito ingresada en Compras.

Nota

Los importes de comprobantes de conceptos de compras pueden afectarse a bienes que están pendientes de activar en el módulo Activo Fijo.

Al finalizar el ingreso del comprobante de factura / nota de débito, se mostrará el siguiente mensaje:
«Existen conceptos identificados como gastos para la puesta en marcha de bienes en el módulo Activo Fijo. ¿Desea afectar los gastos a los datos de origen de los bienes en este momento con la registración del comprobante?»
En caso de no realizar la afectación de gastos puede realizar la distribución y afectación a los bienes en forma manual desde el proceso Bienes en el módulo de Activo Fijo, relacionando el bien con el comprobante existente en Compras.
En caso de confirmar la afectación de gastos se abrirá una nueva pantalla con los conceptos contenidos en el comprobante que estén identificados para Activo Fijo.
Se podrá afectar el 100% o una parte del gasto a uno o varios bienes existentes en el módulo de Activo Fijo.

 

Compradores

Esta opción es de utilidad para aquellos que utilizan los procesos correspondientes a ordenes de compra.

Permite ingresar compradores con un código para referenciarlos en cada orden de compra. Si se genera este tipo de comprobantes, el ingreso de compradores es obligatorio.

Clasificador de proveedores

Esta herramienta le permite clasificar elementos de acuerdo a los criterios que desee definir, es decir le permite la definición libre de agrupaciones utilizando una estructura de árbol. La correcta utilización del Clasificador resulta muy útil para la generación de informes o Live.

Desde el Clasificador usted puede invocar a otros procesos. Para ello, posiciónese sobre un elemento y seleccione el proceso al que desea acceder.
Es posible invocar al Clasificador en modo de edición ‘Definición’ (para actualizar las relaciones y jerarquías de carpetas) o simplemente en modo visualización ‘Consulta’ con funcionalidad acotada a la consulta y exploración.

Sectores de pantalla:

La pantalla se encuentra dividida en dos sectores: el izquierdo o de carpetas y el derecho.

Sector izquierdo (o de carpetas):

En este sector se define cada una de las carpetas que serán utilizadas para clasificar los elementos. Por defecto, se muestra la carpeta Todos, que contiene a todos los objetos. A partir de ésta puede agregar nuevas carpetas.
Existen dos tipos de carpetas:

  • Carpeta principal: se denomina carpeta principal a cada una de las carpetas que dependen directamente de la carpeta Todos. Es decir, son las carpetas de nivel 1 y que le dan el nombre a toda la rama que depende de ella.
  • Carpeta secundaria: se denomina carpeta secundaria a cada una de las carpetas que dependen directamente de una carpeta principal o de otra secundaria. Si la carpeta secundaria posee otras carpetas que dependen de ella, se la denomina carpeta intermedia.

Tenga en cuenta que sólo será posible analizar la información de una sola carpeta principal por vez.

Sector derecho (o de elementos)

En este sector se visualizan los elementos pertenecientes a la carpeta activa.
Utilice esta clasificación para:

  • Seleccionar elementos desde el ingreso o emisión de comprobantes.
  • Acceder a la consulta integral del elemento seleccionado.
  • Acceder a la ficha correspondiente.
  • Obtener información de gestión a través del análisis multidimensional.
  • Visualizar los elementos relacionados.

Definición

El Clasificador le permite definir libres agrupaciones de acuerdo a sus necesidades.

Básicamente, el procedimiento para operar con esta herramienta es el siguiente:
Si es necesario, defina una nueva carpeta, denominándola con un nombre descriptivo, mediante el botón «Agregar» de la barra de herramientas o desde el menú Archivos.
Teniendo la nueva carpeta seleccionada, ejecute Lista de todos los ítems desde el menú Ver o el botón «Asignar ítems» de la barra de herramientas. Luego seleccione aquellos elementos que desea copiar a esa carpeta y haga clic en el botón «Agregar».
Si así lo desea, seleccione uno de los elementos y aplique una relación a todos los objetos de una carpeta.
Puede transferir los resultados obtenidos para aplicarlos a otros procesos.

Nota

El multidimensional de ventas puede incluir estas agrupaciones para potenciar el análisis desde distintos puntos de vista.

 

Carpetas

Las carpetas representan las agrupaciones a utilizar para clasificar ítems, como por ejemplo tipo. Utilizamos la palabra ítem como un término genérico que puede hacer referencia a clientes, artículos, proveedores, etc.

Agregar carpetas
Para agregar una carpeta sólo será necesario posicionarse en la carpeta de la que dependerá la nueva y pulsar la opción ‘Agregar’.
Tenga en cuenta que no será posible agregar una carpeta dentro de otra que contenga ítems asignados; previamente deberá eliminarlos o moverlos a otra carpeta en forma provisoria.

Parámetros de una carpeta
Al abrir el menú de contexto de una carpeta haciendo clic con el botón derecho sobre ésta, tendrá disponible la opción Propiedades. Desde allí será posible modificar las propiedades de la carpeta.
Los parámetros de una carpeta son:

Admite clasificación múltiple de ítems: marque esta opción cuando permita que un ítem pertenezca a más de una carpeta secundaria dentro de una misma carpeta principal. En este caso, para seleccionar más de una carpeta, haga clic con el mouse o utilice las teclas <Ctrl + barra espaciadora>. Por defecto, el parámetro está desmarcado.

Nota

En el caso que una carpeta secundaria admita multiplicidad de ítems, todas las carpetas que se encuentren en su mismo nivel también admitirán idéntica multiplicidad de ítems.

Módulos: indique si el módulo puede visualizar esta carpeta.
Es posible definir una carpeta que no pertenezca al módulo o a ningún módulo. En ese caso, sólo podrá visualizarla desde los procesos Definición o Consulta del Clasificador.

Eliminar carpeta
Para eliminar una carpeta se deberá posicionar  en la carpeta a borrar y cliquear sobre el botón «Eliminar».
Recuerde que no será posible eliminar la carpeta «Todos».

 

Paneles de relaciones

Usted puede visualizar hasta dos relaciones al mismo tiempo en la zona inferior del sector de ítems. Sólo se pueden mostrar hasta dos paneles.
Ellos presentan una forma de ver los elementos relacionados, de alguna manera, con aquel que se haya seleccionado. Cada vez que se posicione en uno de los ítems, verá los elementos relacionados en el sector inferior de la pantalla.
Para indicar las relaciones que desea visualizar, ingrese al proceso Configurar relaciones dentro del menú Herramientas. Aparece una ventana donde se presentan todas las relaciones creadas, tilde o destilde los casilleros de la columna «Ver» para visualizar o no los paneles de la relación.
Tenga en cuenta que visualizar las relaciones puede afectar el tiempo de navegación entre ítems, cuando trabaje con relaciones que contengan muchos registros.
Para mas información consulte la sección Relaciones.

 

Opciones de visualización

Preferencias
Ingrese al proceso Preferencias, dentro del menú Herramientas, para definir los siguientes parámetros:

Preferencias de búsqueda

Campo defecto: indica el campo en el que se realizará la búsqueda. En esta lista se encontrarán todos los campos que componen las carpetas (por ejemplo código).

Criterio de búsqueda: indica el criterio con el que se realizará la búsqueda. Estos pueden ser ‘Empieza’, ‘Termina’ y ‘Contiene’.
Por ejemplo: si usted desea buscar todos los ítems que comiencen con el código ’01’, el campo defecto será «Código» y el criterio de búsqueda será «Empieza».

Preferencias de visualización

Visualiza ítems en carpetas intermedias: marque esta opción para visualizar los ítems que forman parte de este tipo de carpeta.
Tenga en cuenta que el parámetro Visualizar ítems en carpetas intermedias puede afectar seriamente el rendimiento del sistema cuando posea mucha información en su base de datos.

Filtrado
Presionando la tecla <F3> es posible definir filtros para una carpeta, en base a cualquiera de las columnas que vea en pantalla.
Posiciónese sobre la carpeta en la que desea realizar la búsqueda.
Ingrese el texto y seleccione la columna en las que desea buscar, así obtendrá el listado de aquellos que cumplan con la condición.
Recuerde que usted puede seleccionar los criterios de búsqueda dentro de Herramientas | Preferencias.

 

Ítems (Clientes / Artículos / Proveedores / etc.)

En este sector, usted asigna ítems a carpetas o relaciones a ítems.

Asignación de ítems a carpetas
Usted dispone de varias opciones para realizar esta asignación:

  • Haciendo drag & drop desde otra carpeta.
  • Desde la herramienta de búsqueda.
  • Desde el menú contextual del sector de ítems o desde el botón «Asignar ítems» de la barra de herramientas, seleccione:
    • Lista de ítems no asignados en la carpeta principal.
    • Lista de ítems no asignados a la carpeta actual.
    • Lista de todos los ítems.
    • Asignar ítem en forma manual.
    • Lista de todos los ítems sin clasificar.

Recuerde que no es posible asignar clientes a carpetas intermedias.

Drag & drop desde otra carpeta
Esta opción le permite copiar o mover ítems desde otras carpetas. Puede copiar / mover ítems desde:

  • la carpeta Todos (en este caso siempre copia)
  • cualquier otra carpeta (por defecto mueve, aunque también puede copiarlos, manteniendo presionado el botón derecho del mouse mientras arrastra el ítem o arrastrando el ítem con botón izquierdo y manteniendo presionada la tecla <Ctrl>).

Tenga en cuenta que la carpeta Todos estará vacía si tiene activado el parámetro Visualiza ítems en carpetas intermedias dentro del menú Configuración | Opciones.

Lista de ítems no asignados a la carpeta principal
Utilice esta opción cuando quiera conocer cuáles son los elementos no asignados dentro de la carpeta principal con la que está trabajando.
A continuación, seleccione los ítems que desea asignar y pulse «Agregar».

Lista de ítems no asignados a la carpeta actual
Utilice esta opción cuando quiera conocer cuáles son los ítems no asignados a la carpeta con la que está trabajando.
A continuación, seleccione los elementos que desea asignar y pulse «Agregar».

Lista de todos los ítems
Utilice esta opción para visualizar todos los ítems.
A continuación, seleccione los elementos que desea asignar y pulse «Agregar».

Lista de todos los ítems sin clasificar
Utilice esta opción para visualizar todos los ítems que aún no han sido clasificados en ninguna carpeta.

Asignar ítem en forma manual
Utilice esta opción cuando quiera agregar un nuevo ítem a la carpeta activa.
Usted posee una forma ágil para agregar uno o varios ítems a una carpeta:

  • Seleccione la carpeta en la que se desea agregar ítems.
  • Vaya a Asignar ítems/Lista de todos los ítems, o el listado que usted desee.
  • Seleccione el criterio y el campo en el que se realizará la búsqueda.
  • Posiciónese en el listado que desee buscar e ingrese el dato en Buscar <F3>.
  • Agregue los datos en la carpeta que desee.

Desde la herramienta de búsqueda
Una vez realizada la búsqueda que considere más apropiada, pulse sobre el botón «Agregar a carpeta».
Para más información sobre este tema, consulte el ítem Búsquedas.

Impresión
Pulse el botón «Vista preliminar» para obtener una visualización del informe, configure su formato (títulos, numeración de página, etc.).
Desde el botón «Imprimir» obtendrá el resultado impreso de los ítems que pertenecen a la selección activa.
Tenga en cuenta que para imprimir el contenido de las carpetas intermedias debe tener activado el parámetro Visualiza ítems en las carpetas intermedias.

 

Relaciones

Una relación es un concepto que le permite vincular un ítem con todos los ítems de una carpeta, a fin de obtener un resultado determinado. Usted puede definir múltiples relaciones para establecer diferentes criterios.

Visualización de relaciones
Usted dispone de dos opciones para visualizar las relaciones:

  • Visualizar las relaciones desde los paneles de relaciones.
  • Visualizar cada relación cuando sea necesario: Seleccione la relación a visualizar desde el menú contextual, que aparece al pulsar el botón derecho de su mouse, estando posicionado en un ítem. También puede ver y editar las relaciones de uno de los ítem cliqueando sobre el botón «Establecer Relaciones» de la barra de herramientas.

Definición de relaciones
Para definir una nueva relación, ingrese al proceso Configurar relaciones dentro del menú Herramientas.
Si desea agregar una nueva relación, haga clic en el botón «+», ingrese su nombre e indique si desea visualizar esta relación al pie del sector de ítems.
Tenga en cuenta que visualizar las relaciones puede afectar el tiempo de navegación entre elementos, sobre todo cuando trabaje con relaciones que contengan muchos registros.
También puede crear nuevas relaciones desde la opción Establecer relaciones de la barra de herramientas o del menú contextual.

Asignación de relaciones a ítems
Respete los siguientes pasos para asignar relaciones:

  1. Seleccione uno de los ítems para el que desea definir una relación.
  2. Pulse el botón derecho del mouse y elija la opción «Establecer relaciones» desde el menú contextual o pulse sobre el botón «Establecer relaciones» de la barra de herramientas.
  3. A continuación, seleccione la relación a establecer e ingrese la carpeta a utilizar, cliqueando en el botón «Asignar relación».
  4. Finalmente, pulse «Aceptar».

Para eliminar la asignación de carpetas a una relación se debe seguir los pasos 1 y 2 del punto anterior y eliminar la asignación de la carpeta utilizando la tecla <Suprimir> o pulsando sobre el botón «Quitar relación».
Puede definir una relación para varios elementos a la vez con sólo seleccionar los ítems y luego acceder a la opción Establecer relaciones.
Desde la opción Establecer relaciones también puede crear o eliminar relaciones con sólo cliquear sobre los respectivos iconos. Tenga en cuenta que en caso de eliminar una relación, se la borrará para todos los elementos.
Para más información sobre este tema, consulte el ítem Relaciones.

 

Búsquedas

El Clasificador puede activarse como un completo buscador. Para ello cuenta con un mecanismo de búsqueda más amplia que la que ofrece el buscar común.
Para acceder el modo de búsqueda, simplemente haga clic en el panel Buscar.
Mediante esta opción será posible buscar dentro de ítems no clasificados, o por carpeta.
Además, dispone de un método de opciones más avanzadas, en la que será posible seleccionar la o las columnas que desee realizar la búsqueda y el o los filtros usa series o usa partidas.
Para el caso de los filtros, será necesario seleccionar una columna para la búsqueda.

Tipos de búsqueda

Búsqueda simple (opción por defecto)
En este caso, se busca que el texto ingresado forme parte de alguno de los campos en los que se realizar la búsqueda. Es una búsqueda similar a la que realiza Windows.

Búsqueda con comodines
En este tipo de búsqueda puede ingresar comodines (?, *, [ ]) para acotar más aún el texto a buscar.

Nota

Tenga en cuenta que en la búsqueda simple no se pueden utilizar comodines, pues el sistema los interpreta como parte del texto a buscar.

Agregar ítems a carpetas
Una vez realizada la búsqueda que considere más apropiada, pulse sobre el botón «Agregar a carpeta».
A continuación, indique si quiere agregar sólo los elementos seleccionados o todos los ítems resultantes de la búsqueda.
Finalmente, seleccione la carpeta a la que quiere agregar los ítems y pulse «Aceptar».

 

Consulta

Utilice este proceso para consultar la clasificación sin realizar modificaciones.

Tenga en cuenta que no podrá:

  • Crear / eliminar carpetas.
  • Crear / eliminar relaciones.
  • Asignar / eliminar ítems de carpetas.
  • Asignar / eliminar relaciones.
  • Modificar los parámetros del proceso.

 

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Clasificación 2

Mediante este proceso, usted puede clasificar las solicitudes de compras con subestados o categorías, y además, controlar su comportamiento para una determinada clasificación.

Para utilizar clasificaciones adicionales, defina el campo Descripción para clasificación 2 en el proceso Parámetros de Compras. Si no realiza este paso, los campos para la carga de clasificaciones no se visualizan en las pantallas de los procesos involucrados.

Código: identifica a cada clasificación en forma unívoca.

Descripción: es un texto descriptivo de la clasificación.

Clasificación 1

Mediante este proceso, usted puede clasificar las solicitudes de compras con subestados o categorías, y además, controlar su comportamiento para una determinada clasificación.

Para utilizar clasificaciones adicionales, defina el campo Descripción para clasificación 1 en el proceso Parámetros de Compras. Si no realiza este paso, los campos para la carga de clasificaciones no se visualizan en las pantallas de los procesos involucrados.

Código: identifica a cada clasificación en forma unívoca.

Descripción: es un texto descriptivo de la clasificación.

Carga inicial

Este submódulo permite inicializar el sistema, cargando una serie de parámetros fijos que serán utilizados en todos los procesos y que definen las características particulares de operación de su empresa.

Es importante que ingrese correctamente estos parámetros, ya que en algunos casos no le será posible su posterior modificación.
Independientemente de lo expuesto, podrá agregar nuevos códigos en el futuro sin ningún tipo de inconvenientes (tipos de comprobante, tipos de asientos, etc.).

Ítems de autorización para orden de compra

Mediante este proceso, usted puede seleccionar entre los ítems de autorización de órdenes de compra que le propone el sistema, cuáles son los que requerirán autorización para autorizar las órdenes de compra.

Por ejemplo, usted puede indicar que se requiere autorizar la condición de compra, el proveedor, etc.
Utilizando perfiles puede evitar que una orden de compra ingresada por un superior requiera autorización.

Código y descripción: asigne un código y una descripción a cada ítem.

Ítems: seleccione un ítem para autorizar.
Los ítems para autorización que propone el sistema son los siguientes:

Ítem de autorización Categoría
Ítems del encabezado Encabezado
Proveedor Encabezado
Comprador Encabezado
Lista de precios Encabezado
Condición de compra Encabezado
Ítems del renglón Renglón
Artículo Renglón
Precio Renglón
Cantidad Renglón
Bodega Renglón
Plan de entrega Renglón
Importe total Total

Tenga en cuenta que solo es posible ingresar un código para cada ítem de autorización. Si una orden de compras debe ser autorizada por el jefe de sector y por el de área puede crear 2 perfiles de autorización de orden de compras y asignarle el mismo ítem.

Desde los procesos Parámetros de Compras y Perfil de orden de compra utilice estos ítems para indicar cuáles requieren autorización.

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