Procesos generales

A través de este proceso es posible generar archivos con comprobantes originados por guías de despacho de ventas o bien, por egresos o ajustes de Inventario, para que puedan ser incorporados en forma automática como ingresos o ajustes de stock en otro Gestión.

Si utiliza el circuito de transferencia manual, el asistente de exportación lo guiará en el paso a paso. Para más información sobre el asistente de exportación, consulte el tópico Asistente para transferencias.
En la pantalla de selección de filtros y parámetros especifique aquellos parámetros que se detallan a continuación:

Sucursal destino: indique la sucursal destino para filtrar los comprobantes que desea exportar. Puede seleccionar todas, en este caso, se van a incluir todos los comprobantes sin filtrar por sucursal destino, o bien indicar una sucursal.

Exporta guías de despacho: indique si procesa guías de despacho de Ventas. Puede filtrarlos por rango de clientes y / número de comprobantes.

Exporta egresos: indique si procesa comprobantes de egresos de Inventario y a continuación seleccione el tipo de comprobante de egreso en el que se incluirán los movimientos a exportar.

Exporta ajustes: indique si procesa comprobantes de ajustes de Inventario y a continuación seleccione el tipo de comprobante de ajuste en el que se incluirán los movimientos a exportar.

Rango: indique el rango de fechas de los movimientos a exportar. En caso de dejar el rango de fechas vacío, se consideran todas las fechas para seleccionar los comprobantes a exportar.

Reprocesa movimientos exportados: si dentro del rango de números de comprobante ingresado existen comprobantes procesados en exportaciones anteriores, el sistema los incluirá en la nueva exportación según lo indicado en este parámetro.
Junto con la información de cada comprobante se enviarán también los movimientos de series y partidas correspondientes.

Este proceso le permite exportar la información de cuentas definido en Procesos generales, así como la configuración de centros de costos (auxiliares contables) para que pueda operar los diferentes módulos que se integran con Contabilidad.

Si realiza modificaciones en la configuración de cuentas o centros de costo (auxiliares contables) de su administración central, y desea aplicar esas modificaciones a otras empresas o sucursales, realice la exportación de datos contables.
Para más información, consulte la Guía de implementación para integración contable.

Ingrese los departamentos en los que está organizada su empresa y luego, utilícelos para clasificar a sus empleados como así también los bienes de su empresa.

El departamento de un legajo está disponible como clasificador en el Seleccionador de legajos de los módulos Sueldos y Control de personal.
El departamento donde está inventariado un bien está disponible como clasificador en el Seleccionador de bienes del módulo Activo Fijo.

Registre los datos de la empresa, identificaciones y domicilios, que son referenciados por los procesos de Contabilidad, Sueldos, Control de personal y Activo Fijo.

Datos comerciales

Ingrese el nombre comercial y el número de identificación tributaria o fiscal. La descripción de esta identificación varía según el país, y puede ingresarla en la solapa Más datos. En Chile, recibe el nombre de Rol Único Tribitario o RUT.
Si desea transferir datos a otras sucursales, es necesario que detalle cuál es su número de sucursal en la sección de la pantalla denominada Identificación de sucursal para transferencia de datos.
Si no posee sucursales definidas presione <F6> (Formulario asociado) o acceda a Sucursales y luego asóciela a su empresa.
Ingrese las ubicaciones postal y electrónica, y los fonos de la empresa como entidad comercial.

Datos legales

Ingrese el nombre legal de la empresa. Esta denominación es utilizada como encabezado de todos los informes de Astor Pro.
La fuente documental es utilizada para las remuneraciones del empleado. Ingrese las direcciones postal y electrónica, y los fonos de la empresa como entidad jurídica.

Más datos

En esta solapa, usted ingresa los datos necesarios para informes de carácter impositivo.

Inicio de actividades: es la fecha que indica el inicio de las actividades comerciales de la empresa.

Giros: código de actividad, según lo definido en el proceso Giros para empresas.

Número de registro IGJ: ingrese el número otorgado por la Inspección General de Justicia en el momento de la inscripción de la empresa en el organismo.

Registra auditoría (solo procesos web): al activar esta opción, los procesos que están disponibles desde el navegador guardarán en el historial del sistema cada modificación realizada, a fin de tener la posibilidad de consultarlos posteriormente.

Apoderado

Ingrese los datos del apoderado de la empresa. Estos datos son utilizados para la certificación de servicios, remuneración y pueden utilizarse para cualquier otro informe.

RUT: ingrese la clave única de identificación Tributaria.

Registre los datos y parámetros de las cuentas imputables para Contabilidad.

Las cuentas no imputables se definen en la opción Jerarquías del módulo Contabilidad.
Se dividen los datos de una cuenta contable imputable en las siguientes solapas:

• Principal: con los datos de identificación y habilitación de la cuenta imputable.
• Glosas: con la configuración de glosas por defecto para la registración de la cuenta en el Debe o en el Haber del asiento contable.
• Módulos: se indican los módulos para los que está habilitada la cuenta contable.
• Observaciones: con el comentario o texto que haya ingresado, en forma opcional, para la cuenta.

Estas solapas contienen información de tipo general, es decir, pueden definirse desde este proceso o bien, desde la opción Cuentas contables del módulo Contabilidad.

Datos a ingresar en una nueva cuenta

Para dar de alta una cuenta contable imputable sólo necesita ingresar los siguientes datos:

Código de cuenta: es posible utilizar letras, números y caracteres especiales, hasta un máximo de 20 posiciones.

En la opción Parámetros generales puede definir una máscara para el ingreso del código de cuenta. En ese caso, el código a ingresar debe respetar la máscara parametrizada.
En la definición de las estructuras de árbol o jerarquías podrá utilizar este código u otro, por lo que no es necesario que este código responda a las necesidades de definición del árbol de cuentas contables. Para más información, consulte la opción Jerarquías en la ayuda en línea o en el manual electrónico del módulo Contabilidad.

Clase de cuenta: indica la naturaleza de la cuenta contable. Asigne una de las siguientes clases a la cuenta en pantalla:

• A: Activo
• P: Pasivo
• PN: Patrimonio Neto
• R+: Resultado positivo
• R-: Resultado negativo
• RA: Resultados acumulados
• RE: Resultado del ejercicio

Sólo es posible modificar este dato si la cuenta contable está sin clasificar. Este caso corresponde a las cuentas definidas en Restô Contabilidad y cuya información fue migrada a Contabilidad.

Tipo de cuenta: por defecto, se propone como tipo de cuenta no monetaria. La clasificación de las cuentas en monetaria o no monetaria no se considera en los procesos automáticos como corrección monetaria o conversión a moneda extranjera contable. Estos procesos tienen su propia configuración.

Saldo habitual: se completa por defecto, según la clase de cuenta seleccionada. El sistema tiene en cuenta esta definición para los listados de control de saldos.

Usa auxiliares contables: si desea que a la cuenta contable se le puedan asociar auxiliares contables deberá, como primera medida, activar este parámetro.

Glosas para cuentas

Es posible asociar a la cuenta contable, glosas para los asientos.
Para ello, complete la grilla de esta solapa, de la siguiente manera:

1. Seleccione el Código o Descripción de una glosa para líneas de asientos.
2. Indique la columna en la que se aplicará la glosa (Debe / Haber).
3. De manera opcional, es posible elegir entre las glosas incluidas en la grilla, una glosa por defecto para el Debe y otra para el Haber (Si / No).

El sistema valida que el código de glosa ingresado en la grilla sea único.
Para más información, consulte la opción Glosas para líneas de asientos.

Módulos para cuentas

En esta solapa se indican los módulos en los que está habilitada la cuenta contable.
Desafecte o destilde el o los módulos para los que no desea habilitar la cuenta.

Este proceso permite exportar los comprobantes tanto para su cobranza como para su remisión en la casa central.

• El cliente debe tener activado el parámetro Exporta facturas.
• El comprobante debe corresponder a operaciones de cuenta corriente (no se incluyen las operaciones de contado).
• Las facturas no deben tener imputaciones.
• En el caso de notas de crédito y débito, no deben estar imputadas a ninguna factura.
• Si las notas de crédito y débito están imputadas, se exportarán los comprobantes (de débito y de crédito) que estén imputados a facturas que ya fueron exportadas.

En el momento de ejecutar este proceso, se modifica el estado de las facturas y el saldo del cliente, dado que para la sucursal se consideran ‘Pagadas’.
La exportación incluirá, para el caso de notas de crédito y notas de débito:

• Los comprobantes que se encuentren con estado ‘A Cuenta’.
• Los comprobantes imputados a facturas exportadas.

Para poder exportar una nota de crédito o nota de débito que esté imputada a una factura que aún no fue exportada, deberá ingresar al proceso Imputación de comprobantes y realizar su desimputación.

Sucursal destino: informe la sucursal destino a la que serán enviados los comprobantes de ventas.
Si al realizar la transferencia informa la sucursal destino, será considerada para filtrar los comprobantes que coincidan con dicha sucursal.  En la importación también se validará que la sucursal destino de los comprobantes coincida con la sucursal de la empresa receptora.
Si al realizar la transferencia no se informa la sucursal destino no se aplicará el filtro por sucursal y podrán ser importados en cualquier sucursal.

Centraliza comprobantes para entrega de mercaderías: active este parámetro si desea centralizar la entrega de la mercadería.
Las facturas exportadas para centralizar el stock son similares a las de carga inicial, pero tienen renglones y pueden afectar el saldo del cliente (si fueron exportadas con el parámetro Centraliza
la cobranza).

Incluye ocasionales: es posible incluir también los comprobantes de clientes ocasionales.

Reprocesa comprobantes exportados: si activa este parámetro, los comprobantes que se encuentren en el rango de fechas solicitado y hayan sido incluidos en una exportación anterior, se volverán a procesar.

Este proceso permite exportar información de los módulos Ventas, Compras, Tesorería e Inventario para ser incorporados en el módulo Central y emitir posteriormente informes consolidados.

Información de comprobantes generada por cada módulo:

Ventas: se incluyen todos los movimientos de facturas, débitos y créditos (anulados o no) realizados en la sucursal, con su correspondiente detalle. Se generan también, los saldos de cuenta corriente calculados hasta la fecha solicitada, a efectos de obtener informes de saldos consolidados.

Si usted utiliza clasificación de comprobantes, los mismos se exportarán con su clasificación para ser importados en central.

Proveedores / Compras: se incluyen los movimientos de facturas, débitos y créditos (anulados o no) ingresados en la sucursal, con su correspondiente detalle. Los saldos de proveedores a exportar se calculan hasta la fecha solicitada, a efectos de obtener informes de saldos de proveedores consolidados. Se toma como fecha de exportación, la fecha contable de estos comprobantes.

Tesorería: se incluyen los movimientos de cobros, pagos, depósitos, otros movimientos de bancos y cartera, rechazo de cheques propios, rechazo de cheques de terceros, transferencia de cheques diferidos a banco, transferencia de cheques entre carteras (anulados o no) ingresados en la sucursal, con su correspondiente detalle. Los saldos de las cuentas de Tesorería a exportar se calculan hasta la fecha solicitada, a efectos de obtener informes de saldos de cuentas de fondos consolidadas.
Tenga en cuenta que los comprobantes de tesorería sólo podrán exportarse mediante una tarea automática desde la herramienta Tangonet.

Inventario: incluye todos los movimientos de stock generados por Ventas y Compras, además de los ingresos, egresos, ajustes, tomas de inventario, armados y transferencias (anulados o no) generados en el módulo.
Los controles que se aplican a los comprobantes a exportar, son los siguientes:

• La fecha del comprobante estará comprendida en el rango de fechas solicitado.
• Los comprobantes de Ventas e Inventario exportados y posteriormente anulados, se tendrán en cuenta para las siguientes exportaciones siempre que cumplan con el rango de fechas solicitado.

Si utiliza el circuito de transferencia manual, el asistente de exportación lo guiará en el paso a paso. Para más información sobre el asistente de exportación, consulte el tópico Asistente para Transferencias.
En la pantalla de selección de filtros y parámetros indique el rango de fechas y los módulos a exportar.

Este proceso permite enviar los clientes de una empresa para ser incorporados en el módulo Central, a fin de permitir analizar su información utilizando el clasificador de clientes.

Si utiliza el circuito de transferencia manual, el asistente de exportación lo guiará en el paso a paso. Para más información sobre el asistente de exportación, consulte el tópico Asistente para transferencias.

La clase de cuenta indica la naturaleza de una cuenta contable.

Utilice este proceso para modificar la descripción de una clase de cuenta particular.
La siguiente tabla resume las clases de cuentas definidas en el sistema:

• A: Activo
• P: Pasivo
• PN: Patrimonio Neto
• R+: Resultado positivo
• R-: Resultado negativo
• RA: Resultados acumulados
• RE: Resultado del ejercicio
• SC: Sin clasificar

Identifique las entidades bancarias que interactúan con la empresa o con sus empleados a través de la empresa.

La empresa deposita los aportes en entidades bancarias, o transfiere fondos de cuentas propias hacia cuentas particulares de sus empleados en concepto de depósito de remuneraciones.

Nro. asignado por Superintendencia: ingrese el código del banco según el SBIF. Este dato le será de utilidad en el proceso Definición de formato de archivo ASCII (del módulo Sueldos) para el pago automático de haberes.

Datos legales

Indique el código asociado al banco utilizado por PreviRed.
De utilidad en el proceso Generación de archivo para PreviRed, según lo indicado en el proceso Datos previsionales de empleados (ambos procesos del módulo Sueldos).

Cuentas bancarias de la empresa

En forma opcional, es posible detallar las cuentas bancarias que tenga la empresa en cada banco.
Esta carga es útil si la empresa deposita los sueldos a través de pago bancario, ya que, en la mayoría de los formatos de archivos enviados a los bancos, se debe indicar un tipo de registro de encabezado, la cuenta de la empresa para la transferencia interna a las cuentas de los empleados.

Código bancario asignado a la empresa: que identifica a su empresa como cliente del banco.

Tipo de cuenta: elija entre CC para cuenta corriente o CE para guía de despacho.

Sucursal y Nro. de cuenta: identifique la cuenta de la empresa.

Dígito verificador: generalmente, el dígito verificador acompaña al número de cuenta y está ubicado al final separado por «/» ó «-«. Ejemplo: 121451/5

Utilice esta opción para definir los auxiliares y subauxiliares (o tipos de subcuentas) de cada tipo de auxiliar (centros de costo, proyecto, división, legajo, cliente, proveedor, etc.).

Para definir un tipo de auxiliar, asígnele un código y de manera opcional, una descripción. El sistema valida que el código sea único.

Principal

Origen: indique el origen del tipo de auxiliar que está dando de alta. El origen puede ser manual o automático. Si es automático, debe indicar el tipo de auxiliar automático, el cual puede ser: ‘Proveedor’, ‘Artículo’, ‘Cliente’ o ‘Legajo’.

Apertura en subauxiliares: tilde este parámetro para habilitar la apertura de los auxiliares en subauxiliares.

Grilla de auxiliares: defina los auxiliares asociados al tipo de auxiliar.
Para cada auxiliar indique su código y si está habilitado. Al inhabilitar un auxiliar, es posible indicar el período de inhabilitación.
El sistema valida que ingrese al menos un auxiliar en esta grilla.

Grilla de subauxiliares: esta grilla está disponible sólo si usted habilitó la apertura en subauxiliares. En ese caso, defina cada uno de los subauxiliares correspondientes a los auxiliares ingresados.
El sistema valida, por cada auxiliar cargado, que ingrese al menos un subauxiliar en esta grilla.
La definición de subauxiliares tiene las mismas características que la de los auxiliares.

Este proceso permite enviar los artículos de una empresa para ser incorporados en el módulo Central, a fin de permitir analizar su información utilizando el Clasificador de artículos.

Si utiliza el circuito de transferencia manual, el asistente de exportación lo guiará en el paso a paso. Para más información sobre el asistente de exportación, consulte el tópico Asistente para transferencias.

Desde este proceso, usted puede actualizar en forma automática, información de legajos.

Para actualizar la información, siga estos pasos:

1. Seleccione los campos que desea modificar.
   Éstos se encuentran agrupados por tema con el nombre de cada solapa del maestro de legajos, haciendo clic en cada grupo, se despliegan las opciones disponibles.
   Es posible seleccionar todas las opciones de un grupo haciendo clic en el punto principal de cada rama, repetir esta acción si requiere deshacer dicha selección.
   Si conoce el nombre de la opción de menú que desea modificar o parte de ella puede indicarla en la opción «Buscar».
2. Ingrese los nuevos valores para los campos seleccionados.
3. Indique los legajos sobre los que se aplicarán las modificaciones.
4. Para aplicar los cambios indicados, haga clic en el botón «Terminar».

Resultado del proceso

Al finalizar el proceso se visualiza un resumen con la cantidad de registros actualizados y no actualizados.
Se genera un archivo Excel con los resultados del proceso el cual se guarda en la ubicación de descarga configurada en su navegador.
A través de este archivo es posible realizar la verificación de los registros actualizados y el análisis de aquellos no válidos.

Además de los diversos criterios de clasificación provistos por Astor Pro, usted puede definir otros criterios para agrupar los legajos.

Estos criterios se denominan agrupaciones auxiliares y pueden ser de carácter obligatorio o exclusivo, permitiendo una gran flexibilidad de configuración de grupos.
La agrupación de un empleado está disponible como clasificador en el Seleccionador de legajos de ambos módulos.

Identifique la agrupación con un código y determine su carácter:

Obligatoria: todo legajo debe estar clasificado en algún grupo de esta agrupación.
Por ejemplo, definimos una agrupación «Edad», con tres grupos: ‘Menores 25 años’, ‘Menores 35 años’, ‘Menores 50 años’. Si la agrupación es obligatoria significa que todo empleado debe estar incluido en por lo menos un grupo.

Única: cada legajo pertenece a un único grupo de esta agrupación.
Por ejemplo, definimos una agrupación «Proyecto» con dos grupos: ‘Proyecto 1’ y ‘Proyecto 2’. Si la agrupación es única, significa que no es posible que exista un empleado asignado a ambos proyectos.

Asignación de legajos

Defina cada uno de los grupos de la agrupación, para luego asociar empleados a grupos.
Luego de crear cada grupo, utilice el botón «Legajos» para clasificar los legajos existentes.

Tipo de operación

Para asociar empleados a un grupo, siga las instrucciones del asistente, indicando el tipo de operación a realizar.

Consultar / eliminar
Utilice esta opción para conocer los legajos asociados a un determinado grupo, los grupos asignados a un legajo, los legajos asociados a más de un grupo y los legajos no asignados.

Para eliminar legajos asociados a un grupo, selecciónelos y pulse el botón «Eliminar».

Asignar
Esta opción le permite asignar un conjunto de legajos a uno o varios grupos. Esta es la opción ideal para la puesta en marcha de agrupaciones.

Eliminación masiva
Esta opción le permite eliminar un conjunto de legajos de uno o varios grupos; es la opción ideal cuando quiera eliminar grupos, ya que depura todos los legajos que tenga asignados, permitiendo la posterior eliminación del grupo.

Módulos

Indique el alcance de la agrupación, determinando si afecta a los legajos de uno o ambos módulos.

Consideraciones para los informes y los multidimensionales

Al definir la configuración de las agrupaciones auxiliares, tenga en cuenta las siguientes consideraciones cuando trabaje con análisis desglosados por agrupación auxiliar.

Totales generales: ningún informe, donde la información a analizar esté agrupada por Agrupaciones auxiliares, muestra el total general del reporte. Dado que un legajo puede ser analizado según distintas agrupaciones, es posible que aparezca más de una vez en el mismo informe con el consiguiente cálculo incorrecto de los totales generales. Esto es, el informe incluye n veces los valores del legajo, siendo n la cantidad de agrupaciones a las que pertenece.

Totales por agrupación: todos los informes incluyen un total por agrupación. Este total puede ser inexacto si la agrupación no es ‘Única’, puesto que un legajo puede pertenecer a más de un grupo de la agrupación. Por lo tanto, es sumado n veces al total de la agrupación, siendo n la cantidad de grupos a los que pertenece el legajo.

Totales por grupo: los totales por grupo son siempre exactos, independientemente de la configuración de las agrupaciones y de la cantidad de agrupaciones y/o grupos asociados a cada legajo.

Es posible definir de manera opcional, agrupaciones para los tipos de asiento (a modo de conjuntos). Las agrupaciones de tipos de asiento se utilizan para filtrar listados o en procesos específicos que permiten seleccionar asientos por tipo. El sistema maneja un solo nivel de agrupación.

Cada agrupación se identifica por un código (único) y de manera opcional, tiene asociada una descripción.
Si al intentar eliminar una agrupación, el sistema detecta que ésta se encuentra asociada a tipos de asiento, se solicita su confirmación para realizar la operación.

La auditoría es uno de los pilares en que descansa la seguridad de un sistema.

Conocer quién realizó una operación, quién ingresó un registro, cuándo, desde qué terminal, etc., le permite a usted tomar decisiones que de otra forma le sería imposible adoptar.
Restô administra la auditoría en tres procesos.

La configuración de exportación de cuentas en efectivo le permite indicar para cada cuenta de efectivo, el importe que quedará disponible en cada sucursal al momento de exportar comprobantes de tesorería para su gestión centralizada.

Esta configuración es necesaria si va a utilizar el circuito de transferencia de valores incluyendo cuentas de efectivo, es decir, si va a recaudar dinero en efectivo de sus sucursales y desea transferir los movimientos en forma automática.

Cuenta y Descripción: indique el código de cuenta de tesorería. En la descripción se muestra el nombre de la cuenta indicada.
Sólo se visualizan para seleccionar las cuentas definidas como de tipo ‘Otras’, de ‘Tesorería’ y con el campo exporta activado.

La configuración se divide en dos secciones: sección Defecto y sección Excepció.

Sección defecto: es el valor que siempre se dejará en la cuenta al momento de exportar. Los datos de esta sección son obligatorios.

Tipo: indique el tipo de valor con el cual se va a calcular el monto de la cuenta a dejar en la sucursal. Los tipos de valor pueden ser importe (‘I’) o porcentaje (‘P’).

Importe: si en Tipo seleccionó ‘Importe’, indique el importe que se deja en la cuenta de la sucursal al momento de exportar comprobantes de tesorería para gestión central.
El importe que se considera es el correspondiente al saldo actual en moneda corriente de la cuenta.

Porcentaje: si en Tipo seleccionó ‘Porcentaje’, indique el porcentaje que se va a utilizar para calcular el monto a dejar en la cuenta de la sucursal al momento de exportar los comprobantes de tesorería para gestión central.
Si en las columnas de porcentaje o importe se dejan valores en cero, al momento de exportar los comprobantes de tesorería para gestión central, el saldo de la cuenta quedará en cero.

Sección excepción: es el valor que se dejará en la cuenta al momento de exportar, pero sólo cuando la fecha en que se realice la exportación esté comprendida en el rango de fechas de la excepción.
Se informan los mismos datos que en la sección defecto, con el agregado del rango de fechas que comprende la excepción. La información de estos datos no es obligatoria y la configura cada sucursal.

Tipo de fecha: indique el tipo de fecha que va a tomar para configurar el rango de excepción.
Los tipos de fecha que puede seleccionar son:

• Definido por el usuario
• Primer día mes actual
• Quinto día mes actual
• Décimo día mes actual
• Último día mes actual
• Primer día semana actual
• Último día semana actual
• Primer semana mes actual
• Última semana mes actual
• Primer quincena mes actual
• Última quincena mes actual
• Sin fecha de excepción

Fecha Desde – Hasta: si en la columna Tipo de Fecha seleccionó ‘Definido por el usuario’, indique el rango de fechas que comprende la excepción.
Para el resto de los tipos de fechas no es necesario informar los rangos ya que los calcula automáticamente el sistema.

Al importar Tablas Generales en una sucursal, se van a pisar los valores configurados desde casa central, correspondientes a la Sección Defecto, no siendo así para la Sección Excepción donde se mantienen los valores definidos por la sucursal.

Especifique el detalle y comportamiento de los eventos que desea auditar.

Indique los conceptos a auditar. Para ello, ejecute los siguientes pasos:

1. Seleccione el módulo a auditar.
2. Pulse el botón «Obtener conceptos».
3. Marque los conceptos a auditar.

Pulse «Más información» para conocer los procesos y acciones que pueden auditarse. No es posible modificar estos elementos.

Utilice este proceso para consultar las operaciones auditadas.

Para efectuar su consulta, utilice los siguientes criterios de búsqueda:

Módulo: ingrese el módulo cuyas operaciones desea consultar.

Concepto: indique el concepto a consultar, según el módulo seleccionado. Denominamos concepto a un grupo de procesos relacionados por un mismo tema. Por ejemplo, el concepto Legajos incluye a los procesos Actualización masiva de legajos, Actualización masiva de sueldos, Legajos, Legajos de Sueldos, Legajos de Control de personal y Legajos eventuales. Todos estos procesos afectan los datos de un legajo o empleado.

Proceso: si indicó un concepto, puede indicar un proceso en particular, reduciendo así los criterios de búsqueda.

Usuario y Terminal: quién y dónde realizó la operación, puede elegir entre usuarios o terminales que tengan algún registro de auditoría disponible.

Operación: seleccione si desea consultar ‘Altas’, ‘Bajas’ o ‘Modificaciones’.

Período: indique el período de tiempo que desea analizar.

Una vez indicado el criterio de búsqueda, pulse el botón «Aceptar» para realizar la consulta.

Determine los conceptos y procesos a auditar en el proceso Configuración de auditoría.

Búsqueda avanzada

Si seleccionó un concepto en particular, puede continuar definiendo criterios de búsqueda más exactos.
Dependiendo del concepto a auditar, se presentan los campos sobre los que puede buscar. Para ingresar los campos identificatorios (id’s), puede invocar la herramienta de búsqueda. Una vez identificado el registro que le interesa, con doble clic automáticamente traslada el id al criterio de búsqueda de auditoría. Por último, cierre la herramienta de búsqueda.
En la solapa Criterio puede ajustar aún más su método de búsqueda, indicando el tipo de consulta a realizar: todas las palabras, cualquier palabra, sólo palabras completas.

Resultado de la consulta

En la grilla de la derecha puede examinar los resultados de la consulta realizada.
Pulse «Ver detalle» para analizar la información con mayor profundidad. Según el tipo de operación que esté analizando, tiene las siguientes opciones de detalle:

Alta: si pulsa «Ver formulario», accede directamente al formulario del proceso que está auditando.

Baja: el valor de los principales campos del proceso.

Modificación: si pulsa «Ver formulario» accede directamente al formulario del proceso que está auditando. Luego del campo identificador, puede ver todos los campos modificados y los valores anterior y nuevo.

Consideraciones generales

Cantidad de registros: tenga en cuenta que los procesos que registran transacciones en forma masiva (Generación de partes, Liquidación global de conceptos, etc.), generan un único registro de auditoría, con el detalle del bloque de transacciones. Sin embargo, cuando es muy grande la cantidad de transacciones resultantes de una operación, Astor Pro las desglosa en varios registros de auditoría.

Historia: pulse este botón para analizar toda la información relacionada al registro activo. Por ejemplo, suponga que está analizando una generación de partes de cien empleados realizada por el usuario XX. Analizando la información, le llama la atención un parte diario en particular. En lugar de realizar una nueva consulta para analizarlo individualmente, pulse el botón Historia para obtener automáticamente toda la información auditada para ese registro. Este análisis es conocido generalmente como análisis con profundidad o drill down.

Registros tipo detalle: denominamos detalles a los registros que dependen de un archivo maestro o principal. Por ejemplo, los renglones de una factura dependen de una factura, los fonos están asociados a un legajo, las horas computadas lo están a un parte, las cuentas bancarias a un banco. Normalmente, usted puede identificar fácilmente estos registros, porque los visualiza en grillas.

Para consultar la auditoría de esta clase de registros, pulse el botón «Ver detalle». Por ejemplo, si está auditando Bancos, con Ver detalle accede a la auditoría de las modificaciones de las cuentas bancarias.

Elimine los registros de auditoría que no desee conservar.

Para hacerlo, siga los siguientes pasos:

1. Indique el período a procesar.
2. Seleccione el módulo.
3. Seleccione los conceptos a depurar.
4. Arrástrelos a la grilla de la derecha o pulse los botones «>» o «>>«.
5. Repita los pasos hasta que haya seleccionado los conceptos a depurar.
6. Finalmente, pulse el botón «Aceptar».

Desde este proceso usted puede eliminar los registros de las tablas que no desee conservar.

Para hacerlo, siga los siguientes pasos:

1. Indique el período a procesar.
2. Seleccione las tablas a depurar.
3. Arrástrelos a la grilla de la derecha o pulse los botones «>» o «>>».
4. Repita los pasos hasta que haya seleccionado las tablas a depurar.
5. Finalmente, pulse el botón «Aceptar».

Cada ítem de tablas seleccionadas a depurar pueden incluir varias tablas.
Una vez realizada la depuración, los registros eliminados no se pueden recuperar.

Depuración de movimientos de stock para gestión central: para el rango de fechas seleccionadas se depurarán los movimientos entre sucursales o depósitos que se encuentren ingresados al stock y los movimientos que fueron rechazados.

Mediante este proceso, se puede programar la exportación de asientos en forma automática, con una frecuencia a determinar, para los siguientes módulos:  Tesorería y Compras.

Permite dar de alta varias tareas, para cada tarea podrá definir una frecuencia y los módulos para los cuales se exportarán los asientos. Para cada tarea definida, se muestra la descripción de la tarea, la frecuencia y los módulos seleccionados.
Para cada tarea, usted debe especificar:

Usuario y contraseña: nombre y contraseña del usuario que va a ejecutar la tarea. El usuario debe tener acceso al proceso de automatización de exportación de asientos. Por defecto, este campo trae el valor del usuario actual.

Nombre de la tarea: nombre descriptivo de la tarea. Este nombre no puede estar repetido para otras tareas, incluso en otras empresas, ya que son globales al sistema.

Frecuencia: código de frecuencia a asignar a la tarea. Las frecuencias son globales al sistema, y se modifican desde la opción Frecuencias del Administrador de Servicios.

Período a procesar: período a procesar, relativo al momento de la ejecución de la tarea.
Por ejemplo, si usted configura Frecuencia = Todos los días a las 9:00, y Período a procesar = Ayer, la tarea se ejecutará todos los días a las 9:00 y procesará el día anterior a la fecha de procesamiento.
El sistema mostrará un mensaje de advertencia si el rango de fechas a procesar es mayor a la frecuencia seleccionada. Por ejemplo, si selecciona Frecuencia = Mensual – Primer Domingo del Mes, y Período a procesar = Ayer, quedarían días del mes sin procesar.

Módulos: seleccione los módulos desde los cuales se exportarán asientos. Para cada uno de los módulos, usted puede configurar los parámetros a utilizar para la exportación, o tomar la configuración por defecto.
La pantalla de configuración de cada módulo es la misma que en los procesos manuales de exportación de asientos, con limitaciones propias de la automatización, ya que en ningún caso se puede modificar el período a generar, el cual se define a nivel tarea.
Para más ayuda sobre esta configuración, consulte el proceso específico de generación de asientos de cada módulo.

Este proceso habilita los tipos de auxiliares contables por cuenta, para la apertura de los importes de los movimientos en subimputaciones.

Cuenta: seleccione una cuenta contable. Para más información, consulte el ítem Selección de una cuenta contable. El sistema valida que la cuenta elegida esté habilitada y use auxiliares contables.

Información del detalle de tipos de auxiliares: la grilla está compuesta por dos sectores: Tipo de auxiliar y Regla de apropiación por defecto.

Código y Descripción del tipo de auxiliar: estos campos no son editables en renglones existentes de la grilla.

Origen: esta columna no se puede modificar, indica si el tipo de auxiliar es de origen ‘Manual’ o ‘Automático’.

Subauxiliares: esta columna no se puede modificar, indica si el tipo de auxiliar tiene apertura en subauxiliares.

Edita regla: si elige la opción ‘N’, debe seleccionar una regla de apropiación por defecto. Caso contrario, la elección de la regla de apropiación por defecto es opcional. Para los tipos de auxiliares automáticos este dato siempre es ‘N’ y no podrá ser modificado.

Apropiación 100%: indica si se valida, en el ingreso de asientos, que el importe del movimiento contable se apropie en forma total.

Auxiliares: es posible indicar a la relación cuenta – tipo auxiliar si maneja apropiaciones en todos los auxiliares definido, o bien sólo para una selección. Este detalle se habilita cuando el tipo de auxiliar es de origen ‘Manual’.

Esta configuración se utiliza en los asientos del módulo Contabilidad y desde los módulos Ventas, Compras, Tesorería y Activo Fijo cuando no se aplique una regla de apropiación.

Validaciones que realiza el sistema

Si usted agrega o elimina un tipo de auxiliar para la cuenta contable, y si la cuenta contable posee asientos generados en los módulos Activo Fijo, Compras, Contabilidad, Sueldos, Tesorería y Ventas el sistema actualiza esta información para la relación cuenta – tipo auxiliar. Antes de empezar la grabación de datos, el proceso mostrará una pantalla con el resumen de las modificaciones a realizar en cada módulo y para cada proceso involucrado.

Tenga en cuenta que para poder mantener la consistencia de los asientos generados en cada uno de los módulos, las fechas de cierre deben estar en blanco o ser menores a la fecha de los asientos a modificar. El proceso en este aspecto es estricto y no le permite seguir adelante con la actualización.
Si elimina un tipo de auxiliar para una cuenta contable, en los asientos generados se eliminará no sólo el tipo de auxiliar sino también las apropiaciones relacionadas con la cuenta contable.
Si en cambio, agrega un tipo de auxiliar para la cuenta contable, el proceso agrega el 100% de la apropiación al auxiliar/subauxiliar ‘SinAsignar’ para la cuenta contable y el tipo de auxiliar que se está agregando.
El sistema solicita su confirmación más de una vez para continuar.

Mediante este proceso es posible asignar o desasignar en forma masiva, los tipos de auxiliares contables por cuenta, para la apertura de los importes de los movimientos en subimputaciones (auxiliares y subauxiliares).

El sistema presenta los datos para este proceso en las siguientes solapas: Parámetros y  Cuentas contables.

Validaciones que se aplican en la actualización global
Las validaciones que realiza el sistema en este proceso son las mismas que para la actualización individual.
Para más información, consulte la nota Validaciones que realiza el sistema en el proceso Actualización individual de auxiliares contables.

Parámetros

Modalidad de actualización: indique cómo se realizará la actualización de los auxiliares contables. Las opciones posibles son las siguientes:

• Agregar: se darán de alta para la relación cuenta – tipo auxiliar los tipos de auxiliares especificados en la grilla para todas las cuentas seleccionadas que tengan activa la marca ‘Usa auxiliares contables’. Si existen movimientos para esas cuentas contables se agregará un registro para cada tipo de auxiliar con el auxiliar ‘Sin Asignar’. En caso de que esos movimientos pertenezcan a ejercicios en estado ‘Cerrado’, debe abrirlos para realizar esta modificación.
• Eliminar: se darán de baja para la relación cuenta – tipo auxiliar los tipos de auxiliares especificados en la grilla para todas las cuentas seleccionadas. Si existen movimientos para esas cuentas contables se eliminará los registros correspondientes a esos auxiliares. En caso de que esos movimientos pertenezcan a ejercicios en estado ‘Cerrado’, debe abrirlos para realizar esta modificación.
• Modificar: se podrán modificar los siguientes parámetros para la relación cuenta – tipo auxiliar, de acuerdo a los tipos de auxiliares y las cuentas seleccionadas:
  • Edita regla
  • Regla de apropiación
  • Detalle de auxiliares
  • Apropia 100%
• Reemplazar: se darán de baja para la relación cuenta – tipo auxiliar los tipos de auxiliares existentes y se agregarán los tipos de auxiliares especificados en la grilla para todas las cuentas seleccionadas. Si existen movimientos para esas cuentas contables se eliminarán los existentes y se agregarán los registros correspondientes a los nuevos auxiliares. En caso de que esos movimientos pertenezcan a ejercicios en estado ‘Cerrado’, debe abrirlos para realizar esta modificación.

Grilla de información: tiene iguales características que en el proceso Actualización individual de auxiliares contables, con la salvedad que en este caso no se solicita una cuenta en particular.

Cuentas contables

En esta solapa se encuentra el seleccionador de cuentas contables.
Es posible procesar todas las cuentas o bien, elegirlas en base a un criterio de selección.

Sólo considera cuentas habilitadas: por defecto, este parámetro se presenta activado.

Sólo cuentas de ajuste por diferencia de cambio: es posible considerar sólo las cuentas que tienen activo el parámetro Afecta ajuste por diferencia de cambio. Para más información, consulte en la opción Cuentas contables del módulo Contabilidad, la solapa Unidad adicional.

Desde esta opción usted puede actualizar en forma automática los datos de las cuentas contables imputables de su empresa.

De una manera sencilla y ágil, con la ayuda de un asistente en línea, podrá realizar cambios masivos en la parametrización de sus cuentas.
Para ello:

• Seleccione o tilde los campos a actualizar.
• Ingrese los nuevos valores a asignar.
• Indique a qué cuentas contables se aplicarán las modificaciones. Por defecto, se propone la actualización de Todas las cuentas, pero usted puede cambiar el tipo de selección.

Para chequear y deschequear todos los campos a actualizar, utilice las opciones de botón derecho.
Para aplicar los cambios indicados, haga clic en el botón «Terminar».
Para retroceder a la ventana anterior y modificar algún dato, haga clic en el botón «Atrás».
Para abandonar la opción, haga clic en el botón «Cancelar».

Parametrización particular por cuenta: este parámetro se habilita cuando selecciona los campos Afecta corrección monetaria, Afecta ajuste por diferencia de cambio o Afecta conversión. Al activarlo se completará según el caso, la cuenta proporción de ajuste, la cuenta por diferencia de cambio y la cuenta de conversión con la misma cuenta que está actualizando.

Utilice este proceso para consultar o agregar códigos de giros comerciales, industriales, agropecuarios, etc.

Defina las comunas con las que trabaja su empresa.

Este proceso le permite exportar los precios para costos de todos los artículos, para ser incorporados en el módulo Central y emitir posteriormente informes consolidados.

En la exportación serán tenidos en cuenta los artículos que tengan al menos algunas de las fechas de modificación de costos comprendidas en el rango de fecha a exportar. Se van a considerar para ello las fechas de modificación del costo de reposición, costo de última compra y costo standard.

Ingrese en pantalla la fechas desde y hasta para obtener la información a exportar.

Si utiliza el circuito de transferencia manual, el asistente de exportación lo guiará en el paso a paso. Para más información sobre el asistente de exportación, consulte el tópico Asistente para transferencias.