Utilice este proceso para comparar los comprobantes recibidos de sus proveedores en la AFIP, con el propósito de identificar los pendientes de ingresar en su sistema y tenerlos disponibles para su registración en el ingreso de comprobantes.
El proceso permite leer un archivo Excel conteniendo los comprobantes por compras existentes en los servidores de AFIP (mediante la descarga previa de la planilla del aplicativo Mi AFIP – Comprobantes recibidos) con el objetivo de compararlos con los existentes en el módulo Compras, detectar los comprobantes pendientes de registrar o que presenten diferencias en el importe total del comprobante, en la fecha de emisión o el tipo de error, y facilitar la registración de los facturas, créditos y débitos con el traslado de datos del comprobante de AFIP.
Resumen de funciones:
Para efectuar el cruce de información entre su sistema y la AFIP, usted puede:
- Importar desde una planilla Excel descargada desde la web de Mis comprobantes AFIP los comprobantes registrados en la AFIP.
- Descargar una planilla genérica vacía para cargar manualmente datos y ejecutar la comparación de datos entre ambos sistemas.
- Consultar los comprobantes que se encuentran pendientes de registrar o que presenten diferencias en la fecha de ingreso, tipo de comprobante o importe total.
- En el perfil de facturación, en la sección de Control del comprobante, podrá parametrizar la consulta de comprobantes de AFIP pendientes de registrar, validar que los datos ingresados coincidan con los de AFIP , e indicar si utiliza el reemplazo automático de importes durante del ingreso de comprobantes.
- En el alta de comprobantes de compras (facturas, notas de crédito y notas de débitos) se habilita opción de menú Registrar Comp. Afip (<F9>) donde podrá seleccionar el comprobante a registrar de un listado de comprobantes pendientes. El ingreso completa automáticamente los campos de fecha de emisión, código de proveedor, datos del proveedor habitual, letra, punto de venta, numero, moneda, cotización, tipo de comprobante AFIP, documento electrónico, CAE/CAI, el monto del concepto -en el caso de comprobantes con conceptos, completando el campo con el primero-. Respecto a los montos totales, el proceso también traslada el importe neto, importe no gravado, importe exento, importe de IVA, importe de otros impuestos -datos obtenidos de la AFIP (con el primer impuesto que se carga el sistema propone el informado por la AFIP)- y el monto total.
Los pasos para realizar la comparación de los comprobantes entre ambos sistemas son los siguientes:
- Descargue del aplicativo de Mi AFIP – Comprobantes recibidos un archivo Excel conteniendo los comprobantes a comparar.
- Vaya a Compras | Procesos periódicos | Mis comprobantes AFIP.
- Seleccione la operación a realizar.
- Indique los comprobantes a mostrar al finalizar la comparación de datos entre ambos sistemas y seleccione «Terminar» para completar el proceso.
El sistema procesará las siguientes columnas del archivo Excel de AFIP: Fecha, Tipo, Punto de Venta, Número Desde, Cód. Autorización, Tipo Doc, Emisor, Nro. Doc. Emisor, Denominación del Emisor, Tipo Cambio, Moneda, Imp. Neto Gravado, Imp. Neto No Gravado, Imp. Op. Exentas, IVA, Otros Tributos e Imp. Total.
Seleccionar la operación
Utilice el seleccionador para indicar que tipo de operación a realizar, las opciones son:
- Importar desde Excel: esta opción le permite seleccionar una planilla Excel conteniendo todos los comprobantes descargados de la web de Mis comprobantes AFIP a fin de cruzarlos masivamente con los comprobantes de compras existentes en la empresa. Si usted tiene datos previamente importados, el sistema agregará información a la existente en el proceso.
- Descargar plantilla ejemplo: seleccione esta opción para obtener una planilla en blanco para el ingreso manual de datos, o si no posee una planilla con el formato adecuado para la comparación de datos.
- Consulte datos desde la grilla: seleccione esta opción para consultar el estado de los comprobantes previamente comparados entre ambos sistemas.
- Comprobantes a incluir: seleccione la información que desea obtener al finalizar la comparación entre ambos sistemas. El proceso le permite obtener los comprobantes del módulo Compras que se encuentren en los siguientes estados:
- Pendientes: muestra los comprobantes existentes en la AFIP que faltan registrar en su empresa.
- Con diferencias: muestra los comprobantes existentes en la AFIP y registrados en el módulo Compras pero que presentan diferencias en el importe total, en la fecha de ingreso o en el tipo de comprobante AFIP.
- Registrados: muestra los comprobantes existentes en la AFIP y registrados en su sistema (incluyendo a proveedores habituales y ocasionales).
- Todos: muestra todos los comprobantes previamente comparados y el estado actual en su empresa.
Selección de comprobantes
Seleccione diferentes criterios de búsqueda para la búsqueda de comprobantes. Por defecto el sistema muestra todos los comprobantes existentes en el proceso, pero si los desea puede filtrar y afinar el resultado del proceso filtrando información por:
- Fecha de emisión
- Proveedores seleccionados
- Incluir / excluir proveedores no existentes en Compras.
Listado de resultados
El proceso compara los datos entre ambos sistemas siguiendo los criterios establecidos y le permite seleccionar los comprobantes que desea conservar, posibilitando hacer un seguimiento de los comprobantes con diferencias y disponer de los comprobantes pendientes para registrar en el ingreso de facturas, notas de créditos y débitos.
Al mostrar los resultados de una importación o consulta, se presentarán seleccionados de manera predeterminada los comprobantes pendientes y los que presentan diferencias, mientras que los comprobantes conciliados en ambos sistemas se mostrarán sin seleccionar. Al terminar, el proceso conserva en el sistema los comprobantes seleccionados, y elimina los otros comprobantes.
Por otro lado, en el ingreso de comprobantes (facturas, notas de crédito y débito), al registrar un comprobante de AFIP pendiente (<F9>), el sistema completará el comprobante con los datos de fecha de emisión, CUIT/CUIL, número de comprobante, letra, punto de venta, moneda, tipo de cotización, CAE/CAI, tipo de comprobante AFIP. Adicionalmente, si utiliza un perfil que permita el reemplazo de importes, se completará el importe neto, importe neto no grabado, importe exento, IVA, otros tributos e importe total.