El objetivo de este módulo es el de cubrir todas las necesidades correspondientes a la gestión de ventas. Contempla las funciones referentes a pedidos de clientes, facturación y cuentas corrientes deudoras.
Se conecta e integra en forma automática con los siguientes módulos:
- Stock, que centraliza toda la información referente a productos.
- Tesorería, que centraliza toda la información referente a valores.
- Contabilidad, que recibe la información contable por las ventas efectuadas.
- Compras, que le brinda información para la confección de listas de precios de ventas.
- Cash Flow, que recibe la información financiera por las ventas efectuadas.
A continuación, realizamos una breve descripción de los archivos y procesos que componen el módulo.
Archivos
Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Todos estos datos son los que permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de la gestión de ventas.
Cotizaciones
Permite administrar las cotizaciones que usted realiza a clientes habituales, potenciales u ocasionales, con la posibilidad de transformarlas luego en pedidos.
De manera opcional, es posible manejar la aprobación interna y la conformidad del cliente, pudiendo coexistir distintos circuitos según los permisos del operador. Así, por ejemplo, algunas cotizaciones nacerán como aprobadas y otras, requerirán aprobación.
Cuenta con diversos reportes y la posibilidad de generar el análisis multidimensional de cotizaciones.
Pedidos
Abarca la generación y seguimiento de pedidos, para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad.
Facturación
Generación de los comprobantes de ventas: facturas, notas de crédito, notas de débito y remitos a clientes.
Cuentas corrientes
Incluye las funciones referentes a cobranzas y seguimiento de las cuentas deudoras. También permite registrar cualquier actualización o novedad sobre comprobantes de facturación ya generados.
Procesos periódicos
Procesos que corresponden a funciones de cierta periodicidad, como las generaciones contables, depuración de información, etc.
Informes
Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de ventas y cuentas corrientes, además de informes y soportes legales.
Análisis multidimensional
Abarca la generación de información en formato multidimensional y la integración automática con tablas dinámicas de Excel.
Características generales
Es importante la correcta definición de los parámetros de ventas y archivos maestros. Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de su empresa o comercio.
Un parámetro es un dato que influye en el comportamiento del sistema. Por ejemplo, en el ingreso de los datos de un cliente, el parámetro Cláusula moneda extranjera contable provocará en el sistema un funcionamiento diferente; en cambio, la Dirección del cliente, si bien es un dato importante, no cambia el funcionamiento del sistema cualquiera sea su valor.
Hay parámetros que son de tipo general, es decir únicos para todo el sistema, y otros que son a nivel particular. Por ejemplo, un parámetro general indica si el sistema descarga stock al facturar, mientras que un parámetro particular indica si una condición de venta es de contado o de cuenta corriente. Este último parámetro afecta únicamente la facturación con esa condición de venta, mientras que el primero genera un comportamiento distinto en la facturación.
Si se implementan varios módulos, y por ser Tango un sistema integrado, los parámetros influyen en algunos casos en el resto de los módulos.
Al instalar el módulo Ventas, el módulo Stock estará automáticamente presente en la instalación. Por ello, para comenzar a trabajar, la puesta en marcha también involucra la puesta en marcha conjunta de estos dos módulos.
Limitaciones de la presente versión
Desde los procesos de Gestión de débitos por mora y Cobranzas:
- No es posible generar notas de débito de interés por mora en modo automático a grupos empresarios.
- No es posible efectuar impresiones de nota de débito por mora en modo automático en controladores fiscales.
- No es posible obtener CAE, ni imprimir notas de débito electrónicas en línea desde los procesos. Debe ingresar luego en el proceso Administración de comprobantes electrónicos para efectuar la obtención del CAE e impresión o envío de mail.
Puesta en marcha
Para implementar el módulo es importante la correcta definición de los parámetros de Ventas y archivos maestros. Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de su empresa.
Al instalar este módulo, el módulo Stock estará automáticamente presente en la instalación. Por ello, para comenzar a trabajar, su puesta en marcha involucra la puesta en marcha conjunta del módulo Stock.
La implementación sigue un orden de pasos. Hay pasos necesarios y otros optativos (no obligatorios para comenzar a trabajar con las funciones básicas). Los optativos pueden implementarse con posterioridad, cuando se considere oportuno.
A continuación, detallamos el orden sugerido para la implementación de Ventas. Para comenzar a trabajar con el sistema, se efectuará también la puesta en marcha del módulo Stock (que comprende toda la definición referente a parámetros de stock, artículos y depósitos).
Para implementar el módulo es importante la correcta definición de los parámetros de Ventas y archivos maestros. Algunos de estos parámetros son opcionales, y pueden ser necesarios según la modalidad de su empresa.
A continuación, detallamos el orden sugerido para la implementación de Ventas.
Para ubicar rápidamente los procesos citados en la ayuda, recuerde que la función Buscar (ubicada en el menú del sistema) permite realizar una búsqueda de un texto en el árbol de procesos de todos los módulos. Como resultado, se exhibirá el nombre de los procesos que incluyen el texto ingresado, con la indicación del módulo y carpeta en la que se encuentran.
- Parámetros de Ventas
- Alícuotas
- Tipos de Asiento
- Talonarios
- Tipos de Comprobante
- Longitud de Agrupaciones
- Agrupaciones de Clientes
- Provincias
- Zonas
- Vendedores
- Transportes
- Definición de Listas de Precios de Venta
- Condiciones de Venta
- Clientes
- Perfiles de Facturación. Cómo veremos más adelante, el uso de perfiles de facturación es opcional; por lo tanto pueden ingresarse después de comenzar a utilizar el sistema.
- Actualización de Precios. Para la actualización de precios de venta, defina previamente los artículos en el módulo Stock.
- efinir el formato de los comprobantes a emitir. Esta definición se realiza a través de las opciones Talonarios y Formularios.
- Composición Inicial de Saldos. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuenta corriente resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.
- Actividades para Ingresos Brutos. No es obligatoria la definición de códigos de actividad.
Aclaraciones de integración con otros módulos
Para comenzar a trabajar con comprobantes (pedidos y de facturación), realice la puesta en marcha del módulo Stock.
Para trabajar en forma integrada con el módulo Tesorería (cobranzas y facturas contado), realice la puesta en marcha correspondiente. Esta definición será necesaria para emitir facturas contado o ingresar recibos de cobranza.
Cotizaciones
Cotizaciones le permite administrar las cotizaciones que usted realiza a clientes habituales, potenciales u ocasionales, con la posibilidad de transformarlas luego en pedidos.
De manera opcional, es posible manejar la aprobación interna y la conformidad del cliente, pudiendo coexistir distintos circuitos según los permisos del operador. Así, por ejemplo, algunas cotizaciones nacerán como aprobadas y otras, requerirán aprobación.
Cuenta con diversos reportes y la posibilidad de generar el análisis multidimensional de cotizaciones.