Este asistente le brinda la posibilidad procesar en forma masiva las siguientes acciones con los pedidos: ‘Cerrar’, ‘Anular’ y ‘Aprobar / Desaprobar’.
Cada operación brinda la posibilidad de guardar las configuraciones en preferencias de usuarios.
Cerrar
Esta operación tiene por objetivo dar por cerrados aquellos pedidos que fueron facturados o remitidos parcialmente y para los cuales el cliente no tiene interés de completar su entrega / facturación.
Usted puede ejecutar el cierre sólo si está activo el parámetro de Ventas Mantiene pedidos facturados y entregados. En caso de que no tenga configurado este parámetro, al ingresar a la operación cerrar, se emitirá un mensaje indicando que no está habilitado el mantenimiento de pedidos.
Es posible cerrar un pedido con estado ‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘Desaprobado’ o ‘Aprobado’. Usted puede indicar el código del motivo de cierre del pedido.
Si el pedido no tiene comprobantes asociados, utilice la opción de ‘Anular’ pedidos.
El estado del pedido pasa a ‘Cerrado’ y no se borran las cantidades pendientes (de facturar y de remitir), para no perder la información de las unidades que no fueron entregadas / facturadas.
Una vez cerrado un pedido, no es posible revertir su situación.
Al invocar la operación cerrar, usted podrá llevar a cabo las siguientes funciones:
- Registrar el cierre de pedidos de clientes.
- Contar con una herramienta de fácil operación, con múltiples filtros para la selección de los pedidos a procesar.
- Consultar datos del pedido, accediendo a las fichas de cada comprobante y/o cliente relacionado, con el objetivo de facilitar la toma de decisión.
- Ver los pedidos procesados en la pantalla de resultados. También tiene la opción de generar el resultado por Excel.
Anular
Mediante este proceso es posible realizar la anulación de los pedidos ingresados al sistema, antes de que ellos sean cerrados.
Para la anulación de pedidos tenga en cuenta las siguientes opciones:
- Anular si el pedido tiene facturas o remitos relacionados: si no está activo el parámetro general Mantiene pedidos facturados y entregados, se podrán eliminar pedidos sea cual fuere su situación actual (totalmente pendiente o con comprobantes aplicados de manera parcial). Si usted utiliza planes de entrega, se eliminará también esta información. Además, es posible borrar la información del seguimiento del pedido a anular. Si está activo el parámetro general Mantiene pedidos facturados y entregados, sólo podrán anularse aquellos pedidos que no tengan comprobantes asociados (facturas o remitos). Los pedidos anulados cambian su estado (a ‘Anulado’) y no se eliminan de los archivos.
- Anular si el pedido fue exportado a Central: indique si desea anular los pedidos que hayan sido exportados a otra sucursal.
- Anular si el pedido tiene cotizaciones relacionadas: indique si desea anular los pedidos que se encuentran relacionados a cotizaciones.
- Reconstruye las cantidades de la cotización asociada: indique si reconstruye las cantidades de las cotizaciones asociadas a los pedidos que se están anulando.
- Anular si el pedido corresponde a una orden de pedido de Tango Tiendas de otra sucursal: indique si desea anular los pedidos que corresponden a una ordenes de Tango Tiendas de otra sucursal.
- Reconstruye las cantidades de la orden de pedido de Tango Tiendas asociada: si el pedido que intenta anular es un pedido de Tango Tiendas, debe definir si desea reconstruir las cantidades de la orden de pedido de Tango Tiendas. Si indica que ‘Si’ la orden se activará nuevamente y podrá visualizarla en la opción de revisión de pedidos de Tango Tiendas. Para ello debe estar activo el parámetro general Mantiene pedidos facturados y entregados. Si indica que ‘No’, la orden pasará a estado anulada. Esto solo será posible si se confirma la anulación del pedido.
¿Cómo utilizar el proceso para cerrar y anular?
Tanto el cierre como para anulación masiva el proceso utiliza la misma dinámica.
Una vez en seleccionada la operación, siga los siguientes pasos:
- Seleccione los filtros para elegir los pedidos que desea procesar desde el seleccionador de pedidos.
Por defecto viene seteado como filtro los estados de los pedidos que se pueden cerrar.
También puede aplicar filtros de pedidos, este filtro va a incluir los pedidos que cumplan las condiciones para ser cerrados. - Una vez en la grilla de datos, puede agregar columnas utilizando el botón «Columnas» <Alt + O>.
- Puede utilizar el link sobre el número de pedido o sobre el código del cliente, para acceder a las fichas Live y obtener la información necesaria para efectuar la toma de decisiones.
- Seleccione los pedidos a procesar: en la grilla marque en la primer columna los pedidos que desea procesar y presione el botón «Cerrar» <Alt + C> o «Anular» <Alt + U>, según corresponda. Una vez hecho esto verá en la columna «Modificado» = Si con los pedidos que va a cerrar o anular.
- Desmarque pedidos que no desea procesar: en la grilla seleccione aquellos pedidos que no desea procesar y presione el botón «Deshacer» <Alt + E>.
- Asigne un motivo de cierre / anulación distinto para cada pedido: seleccione los pedidos que ya fueron modificados para cerrar o anular y luego utilice el botón «Motivo» <Alt + M> para cambiar o asignarles un motivo. Recuerde que el motivo no es de ingreso obligatorio.
- Filtros de la grilla de pedidos: habilite los filtros de las columnas de la grilla (presionando el botón
) para ubicar un pedido en particular. - Actualizar: utilice el botón «Actualizar» <Alt + T> para refrescar la información de la grilla de pedidos.
- Presione la tecla <F10> o el botón «Siguiente» para llegar al paso de confirmación. Allí podrá indicar si se desea generar la planilla Excel con los pedidos procesados, una vez que finalice el proceso.
- Presione la tecla <F10> o el botón «Terminar» para registrar la operación realizada. También puede realizar el proceso desatendido utilizando el botón «Procesar como tarea». Si opta por la segunda opción el proceso se va a realizar en segundo plano y será notificado cuando haya terminado o podrá consultar su estado actual pulsando las techas <Alt + T>.
- Una vez finalizado el proceso se mostrará en pantalla la grilla de resultados y también se puede generar en la planilla Excel.
- Si desea continuar trabajando sobre gestión masiva de pedidos puede presionar el botón «Volver a iniciar el proceso» o «Salir» en caso de que desee finalizar.
- Si desea continuar trabajando sobre la misma operación utilizando los filtros anteriores, una vez procesada una tanda de pedidos y desde la grilla de resultados presione el botón «Volver» para regresar a la grilla de pedidos.
Grilla de pedidos para cerrar y anular
La grilla de pedidos muestra los pedidos comprendidos dentro de los filtros que se aplicaron en el seleccionador de pedidos y que fueron facturados o remitidos parcialmente.
Columnas que componen esta grilla:
- Talonario y número: son los datos que identifican al pedido. Ejecute el link presentado debajo del número para acceder a la ficha del comprobante.
- Fecha: es la fecha de ingreso del pedido.
- Modificado: indica si el pedido ya lo ha modificado para cerrar / anular.
- Estado: indica el estado actual del pedido.
- Código de cliente y razón social: se muestra el código del cliente y su razón social. En caso de tratarse de un cliente ocasional, en el código de cliente se visualizará «000000» y en la razón social la que haya informado al momento de cargar el pedido.
- Total sin impuestos: indica el importe total sin impuestos del pedido, expresado en la moneda en que se ingresó el comprobante.
- Motivo: es posible ingresar un motivo para justificar la acción tomada. Su ingreso no es obligatorio.
- Cotización: se informa la cotización del momento en que se ingresó el pedido.
- Moneda: moneda en que se ingresó el comprobante.
- Columnas adicionales: pulse el botón «Columnas» para indicar las columnas que desea incluir:
- Total
- Vendedor
- Transporte
- Depósito
- Condición de venta
- Clasificación (*)
- Sucursal origen
(*) Esta columna sólo estará disponible si usted configuró el sistema para clasificar pedidos. Para más información consulte Parámetros de Ventas.