Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los movimientos de cuentas corrientes y facturación.
El proceso almacena en el archivo «histórico» todos aquellos movimientos de cuentas corrientes que ya han sido cancelados, acelerando el acceso a los archivos. Es recomendable ejecutar este proceso una vez realizado el cierre periódico de cuentas corrientes.
Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar este proceso.
Si usted integra con Contabilidad el proceso controla que el comprobante esté habilitado para generar asiento y en estado ‘exportado’ (el estado se graba cuando se realiza la Exportación de asientos).
Para los movimientos de cuenta corriente que «pasan a histórico», tendrá la opción de almacenarlos para consultas, especificando cuantos años desea conservarlos a partir de la fecha de cierre. Para ello, active la opción Indica cantidad de años a conservar e ingrese los años a considerar.
Los comprobantes almacenados en el archivo histórico más antiguos serán eliminados de la base de datos, según la cantidad de años que indique. Por ejemplo, si efectúa un pasaje a histórico con fecha 31/12/2019, y conserva 3 años, todos los comprobantes anteriores al 31/12/2016 serán eliminados.
No ocurre lo mismo con los renglones de los comprobantes de facturación, que son eliminados al generar el pasaje a histórico.
Para realizar el pasaje, ingrese la fecha tope para el pasaje y el rango de clientes a procesar, pudiendo seleccionar opcionalmente el pasaje de comprobantes de clientes ocasionales.
Un comprobante pasará al archivo histórico si se cumplen las siguientes condiciones:
- La factura de cuenta corriente debe estar cancelada (ESTADO = CAN).
- Las fechas de todos los comprobantes imputados a una factura deben estar incluidas en el rango de fechas a pasar a histórico.
- Las fechas de los comprobantes deben ser anteriores o iguales al último cierre periódico realizado.
- Las facturas, créditos y débitos que sean de condición contado.
Debido a estas condiciones pueden mantenerse movimientos en los archivos «actuales», aunque ya hayan sido cancelados.
Tenga en cuenta que los movimientos que «pasan a histórico» no son incluidos en ninguno de los informes emitidos por el sistema. Por lo tanto, es aconsejable ejecutar el proceso Pasaje a Histórico una vez listada toda la información del período en curso.
La información para SIAp – IVA correspondiente a comprobantes incluidos en un pasaje a histórico es eliminada de los archivos.
Si desea contar con el detalle de todos los comprobantes en el Análisis Multidimensional, recuerde generar o actualizar las tablas correspondientes antes de realizar este pasaje.
Tenga en cuenta que si el cliente pertenece a un grupo empresario pueden pasar a histórico recibos, notas de crédito y notas de débito pertenecientes a otro cliente del grupo.