Las herramientas para el análisis multidimensional constituyen un elemento clave para el nivel gerencial, ya que permiten un análisis totalmente dinámico e interactivo, y ofrecen resultados ágiles y precisos sobre grandes volúmenes de información.
El concepto de análisis multidimensional se basa en la obtención de diferentes vistas y resultados, a partir de un conjunto de datos.
Usted diseña las vistas en función de un objetivo. Todos los datos disponibles se pueden «cruzar», «ordenar», «filtrar», «condicionar», «resumir», «detallar», «combinar», «agrupar».
Para realizar un análisis multidimensional se necesitan dos elementos:
- Un modelo de datos multidimensional (CUBO).
- Una herramienta interactiva que permita realizar un análisis multidimensional, por ejemplo, Ms Excel.
Ventas Restô elabora modelos de datos multidimensionales y se integra en forma automática con Ms Excel, generando tablas dinámicas y gráficos.
Información sobre Análisis Multidimensional
Consolidación de información multidimensional
Ventas Restô ofrece la posibilidad de mantener en un mismo almacenamiento de datos multidimensional la información de varias empresas o módulos.
Es posible realizar un análisis multiempresa y obtener resultados resumidos o individuales, ya que la base de datos multidimensional contiene las variables necesarias para identificar el origen de la información.
Las alternativas son las siguientes:
- Detalle de comprobantes de ventas de diferentes empresas.
- Detalle de comandas de diferentes empresas.
- Detalle de movimientos de stock de diferentes empresas.
Mantenimiento de una base de datos Access
Ventas Restô le brinda la posibilidad de generar la información multidimensional en diferentes formatos, entre ellos Access.
Ante cada generación, usted creará nuevas tablas o adicionará la información a tablas existentes. El asistente lo guiará en la selección de la tabla.
Cuando se realiza una generación sobre una tabla existente, el sistema lleva a cabo las siguientes actualizaciones:
- Elimina de la tabla, los datos que corresponden al período en proceso y pertenecen a la misma empresa / módulo.
- Luego, adiciona los datos del período solicitado, tomando nuevamente los datos de Ventas Restô.
De esta manera, es posible reprocesar un rango de fechas y reflejar las modificaciones realizadas en ese período (nuevos comprobantes, modificaciones, bajas, etc.) y mantener un archivo histórico, al que se le adicionan novedades recientes en forma periódica.
Si usted opta por acumular grandes períodos en una tabla Access, sugerimos hacer copias de resguardo de la tabla, sobre todo si en el módulo realiza pasajes a histórico, ya que esa información no estará disponible durante la generación multidimensional.
Para un correcto mantenimiento, es muy importante respetar las consideraciones de implementación.
Consideraciones para una correcta implementación
Las siguientes consideraciones están relacionadas con el mantenimiento de tablas en Access. Son muy importantes ya que Ventas Restô realiza el mantenimiento y actualización de datos, en base a las fechas e identificación de base de datos de origen.
Panel de Control
El formato de fecha especificado en el panel de control deberá constar de 4 dígitos para el año: dd/mm/aaaa.
Esta definición es muy importante, ya que de ello depende el correcto mantenimiento de bases de datos multidimensionales, generadas en Ms Access.
Identificación de la base de datos de origen
Es necesario que defina correctamente en sus empresas, el campo Número de sucursal, en el proceso Sucursales del módulo Procesos generales o en Central. Una vez definidos los números de sucursal, debe indicar en que sucursal opera ingresando a Datos de la empresa dentro del módulo Procesos generales.
Este campo es el que utiliza el módulo Central para identificar las empresas.
Si usted posee diferentes instalaciones de Ventas Restô y quiere consolidar información, revise también esta unicidad entre todas las bases de todas las instalaciones.
Consideraciones generales para Tablas Dinámicas
La tabla dinámica generada por Ventas Restô, es un modelo ejemplo, que usted puede variar trabajando en Excel. Sobre el modelo propuesto, puede jugar con todas las acciones disponibles, generando un análisis de acuerdo a sus necesidades.
Recomendamos consultar las ayudas correspondientes a tablas dinámicas en Excel, para que explote al máximo las posibilidades del análisis multidimensional.
Datos de la tabla según el destino de la información
Si usted volcó la información directamente en Excel, la tabla dinámica contendrá la información del período que acaba de procesar. De esta manera, usted puede mantener una tabla en la que agrega información en forma periódica.
Si usted volcó la información en una tabla Access, la tabla dinámica incluirá toda la información que se encuentre en esa tabla (además del período que acaba de procesar).
Recuerde que es posible mantener una tabla Access e ir agregando períodos de la misma empresa o de otras empresas.
Para generar una tabla dinámica en base a una tabla Access, es necesario tener instalada la aplicación Ms Query, que permite utilizar datos de origen externo con Excel o Word.
No es necesario ejecutar la generación de tablas dinámicas para actualizar datos en Excel, Access o generar información en cualquiera de los destinos disponibles.
Otras opciones prácticas
Usted puede:
- Crear sus propias tablas dinámicas o guardar la que Ventas Restô propone.
- Configurar en esa tabla la opción «origen de datos», haciendo referencia a una tabla de Access.
- Realizar desde Ventas Restô la generación y mantenimiento de la tabla Access.
- Cuando quiera consultar tablas dinámicas, es posible hacerlo directamente desde Excel, eligiendo el modelo almacenado.