Este proceso permite eliminar facturas, notas de crédito y débito de proveedores que hayan sido mal ingresadas, para ingresarlas nuevamente en forma correcta.
Si el comprobante corresponde a una factura de contado, y se utiliza el módulo Tesorería, se realizará en forma automática la reversión del pago en ese módulo.
Además, si en el módulo Tesorería está activo el parámetro general Asigna subestados a cheques de terceros y el comprobante incluye cheques, se borrará del historial de cheques la información del comprobante anulado.
El sistema realiza controles para permitir la baja de un comprobante. A continuación, se detalla cada uno de los controles y las posibles alternativas para poder realizar la eliminación de un comprobante.
- La fecha de emisión del comprobante no puede ser anterior a la fecha de cierre – definida para las fechas de emisión. Alternativa: modifique la fecha de cierre mediante el proceso Fecha de cierre en el módulo Procesos Generales.
- La fecha contable del comprobante no puede ser anterior a la fecha de cierre – definida para las fechas contables. Alternativa: modifique la fecha de cierre mediante el proceso Fecha de cierre en el módulo Procesos Generales.
- Si el comprobante tiene condición de compra ‘Contado’, el sistema valida que la fecha de reversión para Tesorería sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería de ese módulo. Alternativa: modifique la fecha de cierre correspondiente a través del proceso Parámetros de Tesorería.
- El comprobante no puede tener imputaciones asociadas y a su vez, no puede estar imputado a otro comprobante. Alternativa: desimputar los comprobantes mediante el proceso Imputación de comprobantes.
- El comprobante no puede estar contabilizado. Alternativa: modificar este estado mediante el proceso Modificación de comprobantes, controlando que se vuelva a generar el Pasaje a Contabilidad
- La fecha de emisión debe ser posterior a la fecha del último cierre de cuentas corrientes realizado. Alternativa: mediante el proceso Recomposición de saldos, es posible correr hacia atrás la fecha del último cierre realizado.
- Si se utiliza el cálculo de Precio Promedio Ponderado y el comprobante afecta P.P.P., la fecha contable o de registración debe ser mayor a la del último cierre de P.P.P. procesado. Alternativa: anular el cierre de P.P.P. y volver a generarlo luego de la baja. Considere que en este caso se modificará el P.P.P. calculado.
- No deben existir retenciones ni Constancias Provisionales de retención de IVA para el comprobante. Alternativa: mediante el proceso Retenciones realizadas es posible eliminar las retenciones y/o Constancias provisionales de retención asociadas a un comprobante.
- Si el comprobante a anular está documentado con facturas de crédito y alguna de éstas se encuentra aplicada (mediante el proceso Cancelación de facturas de crédito) no se podrá anular el comprobante. Alternativa: anular los comprobantes de cancelación correspondientes para luego poder anular el comprobante documentado con facturas de crédito.
- Si el comprobante corresponde a una factura de importación, no puede estar vinculada a una partida cuyo costo se encuentre cerrado. Alternativa: Anular el cierre de costos para luego eliminar la factura de importación.
- El comprobante no puede estar asociado a una carpeta de importación (salvo que se trate de una factura de importación). Alternativa: utilice el proceso Asociación de comprobantes a carpetas para desvincular el comprobante.
- Si el comprobante corresponde a un despacho de aduana, debe efectuarse la baja del comprobante mediante el proceso Anulación de despachos.
- Si previamente configuró que integra con Contabilidad desde las Herramientas para integración se agrega el siguiente control:
Si el asiento del comprobante fue exportado a contabilidad, no se puede dar de baja el comprobante, primero debe anular el lote generado (Anulación de lotes contables generados) - En el caso de comprobantes que fueron cargados antes de la versión 9.50.000 quedarán con estado ‘Exportados’, usted podrá cambiar el estado de los comprobantes que desea dar de baja desde la Generación de asientos, filtrando por asientos exportados y visualizando comprobantes a procesar. En el momento de ejecutar el proceso aparecerá el siguiente mensaje «Existen movimientos exportados a Contabilidad. ¿Desea marcar estos movimientos como ‘Sin generar’?». Si presiona «Si» el estado del asiento cambiará a ‘Sin exportar’, de esta forma podrá dar de baja el comprobante. Estos comprobantes no tendrán un lote contable asociado.
- Si se trata de un comprobante de tipo MiPyMEs que se encuentra en estado ‘Aceptado’, el sistema le pedirá que confirme la eliminación del mismo.
Las facturas de crédito involucradas se eliminarán junto con el comprobante de origen.
En el caso de facturas contado con entrega de facturas de crédito de terceros, se modificará su estado, pasando a corresponder nuevamente a cartera.
En el caso de facturas – remito que se confeccionaron sobre ordenes de compra, pueden darse las siguientes alternativas:
- Si las ordenes no existen en el sistema (se eliminaron por el proceso Depuración de órdenes de compra) no genera ninguna actualización sobre los pendientes de recepción.
- Si alguna de las ordenes tiene cantidades pendientes de recepción, la baja de la factura – remito actualizará el pendiente de las ordenes de compra y restará de la cantidad recibida.
- Si las ordenes de compra se encuentran cerradas (recibidas en forma total), el sistema pedirá su confirmación para actualizar el pendiente. Si se confirma, volverán a estar pendientes de recepción, en caso contrario permanecerán como cerradas.
Si, además las ordenes de compra en base a las cuales fue confeccionada la factura – remito, tienen relación con solicitudes de compra, el comportamiento arriba descripto se aplicará a las solicitudes de compra. Si decide restablecer los pendientes de las solicitudes de compra, éstas cambiarán su estado a ‘En Curso’.
No es posible dar de baja por esta opción ordenes de pago, ya que éstas se anulan en el proceso correspondiente a Anulación de órdenes de pago.
Al momento de eliminar los comprobantes se guarda la auditoría de baja de comprobantes.
Para consultar la información de auditoría acceda a las siguientes consultas Live:
- «Comprobantes eliminados» en la rama de facturación para el caso de facturas, notas de débito y crédito.
- «Eliminados» en la rama de remitos, para consultar la auditoría de eliminación de remitos.
El proceso de Baja de comprobantes toma el status de exclusivo (en el momento de la grabación no puede tener otro proceso abierto) a la hora de dar la baja efectiva de un comprobante.