Esta guía está orientada al usuario que es emisor de boletas electrónicas y que diariamente, debe generar y enviar al SII, el reporte de consumo de folios.
El envío del reporte de consumo de folios al SII debe realizarse en las primeras 12 horas del día siguiente a cada jornada diaria, incluyendo fines de semana y festivos.
En algunos casos, dependiendo del horario en el que realizan las actividades, esta tarea suele ser engorrosa y hasta puede originar olvidos en el envío de la información al SII.
Para evitar ese tipo de inconvenientes, sugerimos implementar la automatización del reporte de consumo de folios.
¿Cómo implemento la automatización del RCOF?
Mediante la definición de una tarea de automatización del reporte de consumo de folios.
Esta definición se realiza en el Administrador del sistema, opción Servicios | Planificador | Tareas de automatización.
Elija la opción Tareas de automatización del reporte de consumo de folios.
¿Qué acciones realiza la tarea de automatización del RCOF?
La tarea de automatización del reporte de consumo de folios realiza las siguientes acciones:
- Genera el archivo de reporte de consumo de folios.
- Envía al SII, el archivo XML generado.
- Recibe del SII, el archivo de respuesta (xml) por el envío realizado.
- Actualiza la información relacionada al reporte generado.
¿Cómo puedo saber si un RCOF fue enviado al SII?
Si NO opera con sucursales, desde el Administrador de documentos electrónicos, en la opción ‘Reporte consumo de folios’ (del módulo Ventas).
- Si opera de manera consolidada, desde la opción ‘Reporte consumo de folios consolidado’ (en la rama Informes | Ventas del módulo Central).
Posiciónese en la solapa Consulta de archivos generados.
Seleccione el día a consultar y verifique los siguientes datos:
- La columna «Tipo de generación» debe exhibir ‘Automática’ (esto indica que el reporte fue generado por medio de la tarea de automatización).
- La columna «Estado» le permitirá conocer en qué estado está el reporte (‘Pendiente’, ‘Enviado’, ‘Aceptado’ o ‘Rechazado’).
El estado ‘Pendiente’ indica que, por algún motivo, el reporte no fue enviado al SII.
El estado ‘Enviado’ indica que el reporte fue enviado al SII pero aún no se recibió la respuesta del Servicio -en lo que respecta a su aceptación o rechazo.
El estado ‘Aceptado’ indica que el reporte fue recibido y aceptado por el SII.
El estado ‘Rechazado’ indica que el reporte fue recibido por el SII pero por algún motivo, no fue aceptado. - La columna «Nro. envío» informará, para los reportes con estado ‘Enviado’, ‘Aceptado’ y ‘Rechazado’, el número de envío al SII.
¿Qué significa el estado ‘Pendiente’ en un RCOF?
Los RCOF con tipo de generación: ‘Manual’, siempre tendrán estado ‘Pendiente’.
Estos archivos no son procesados por la tarea de automatización de reportes de consumo de folios.
El envío al SII lo debe realizar el operador, subiendo el archivo desde la página del SII.
Los RCOF con tipo de generación ‘Automática’, el estado ‘Pendiente’ indica que el archivo no pudo ser enviado al SII.
Detecte cuál fue el motivo por el que el archivo no pudo ser enviado (por ejemplo: falla en la conexión a Internet, detención del servicio, corte de luz).
Una vez solucionado el inconveniente, la tarea de automatización lo enviará al SII.
¿Qué significa el estado ‘Rechazado’ en un RCOF?
Al igual que los documentos tributarios electrónicos, los reportes de consumo de folio tienen un estado -que indica su situación ante el SII.
En el caso de haber obtenido un rechazo, por el envío de un RCOF, proceda de la siguiente manera:
- Detecte cuál fue el motivo del rechazo y soluciónelo.
- Elimine el RCOF rechazado.
- En la próxima ejecución de la tarea de automatización de RCOF, el archivo será generado nuevamente.
¿Qué debo hacer si el RCOF tiene estado ‘Enviado’?
El estado ‘Enviado’ indica que el reporte fue enviado al SII pero, aún no se recibió la respuesta del Servicio -en lo que respecta a su aceptación o rechazo.
En este caso, en la próxima ejecución de la tarea de automatización de RCOF, se consultará el estado del reporte de consumo de folios en el SII.
El estado cambiará a ‘Aceptado’ o ‘Rechazado’, según el caso.