Este proceso le permite importar, utilizando una planilla Excel, comprobantes de compras (facturas, créditos y débitos).
Para importar comprobantes, debe completar una planilla modelo que puede obtener del mismo proceso, que viene con 2 variantes:
En cada una de las planillas deberá completar la información de los comprobantes, organizada en solapas:
- Encabezado / Totales.
- Conceptos / Artículos.
- Impuestos.
Para relacionar la información entre las diferentes solapas, por ejemplo para identificar los artículos de una factura en particular, debe ingresar un identificador (ID) de comprobante, ello le permitirá identificar ese comprobante en el resto de las solapas.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Los comprobantes ingresados se registrarán en la cuenta corriente del proveedor. Debe ingresar siempre una condición de compra que no sea al contado.
- Los vencimientos de cada factura se generan automáticamente en función de la fecha ingresada para el comprobante y las configuración de la condición de compra.
- Los proveedores deben estar registrados previamente.
- El proceso utiliza Perfiles de facturas de compras, por lo que puede combinar la información de la planilla Excel con valores por defecto en un pefil.
Si no desea ingresar la lista de precios a utilizar, puede configurar una en su perfil de ingreso de facturas, y dejar el campo vacío en la planilla Excel.
Los comprobantes deben cumplir las mismas reglas del ingreso de comprobantes.
No puede ingresar un comprobante duplicado. No puede ingresar comprobantes con fechas previas a las fechas de cierre del módulo Compras.
Al finalizar el proceso, podrá optar por generar un pago masivo de todos los comprobantes registrados, y de esta forma podrá pagarlos todos de una sola vez, incluso si son de diferentes proveedores.
En el reporte, encontrará indicaciones en las solapas y filas donde se haya detectado el error. Si lo desea, puede modificar el reporte de resultados y utilizarlo para importar nuevamente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar mas de un comprobante?
Si, puede registrar muchos comprobantes (facturas, créditos y débitos) y de diferentes proveedores.
¿Debo completar todos los campos de la planilla?
No. En los encabezados de las columnas, verá un «(*)» que indica que campos son requeridos. El resto de los campos puede omitirlos. Tenga en cuenta que si utiliza un perfil de facturas de Compras, se completará la información de los campos que no tienen información con los valores habituales del perfil.
¿Puedo controlar la información que se ingresa en el Excel?
Si. Los datos ingresados cumplen las mismas reglas que los comprobantes ingresados manualmente, y se comportan según lo indicado en el perfil para cada campo.
Si en el perfil configuró el comportamiento ‘Edita’, es decir, que el usuario puede modificar el contenido de un campo, se va a dar prioridad al valor ingresado en la planilla. Si no ingresó un valor, se tomará a continuación el valor del perfil.
Si en el comportamiento configuró ‘Muestra’ u ‘Oculta’, es decir, que el usuario no puede modificar el contenido del campo, se va a utilizar siempre el valor del perfil, por mas que ingrese algún dato en la planilla.
- Si en el perfil de facturas configuró como ‘Edita’ el campo condición de compra, y como valor habitual seleccionó ‘Del proveedor’, al dejar el campo vacío en la planilla se utilizará la condición de compra del proveedor (si es que tiene una). En caso de no tener, se rechazará la importación indicando en que comprobante falta esta información.
- Si en el perfil de factura configuró el comportamiento ‘Muestra’ para la Lista de precios de Compras, e ingresó el valor habitual de la lista ‘1 – General’, pero en la planilla ingresa el código de lista ‘2’, el proceso registrará el comprobante con la lista ‘1’ ya que es lo que haría el proceso de ingreso manual.
¿Se pueden generar comprobantes al contado?
No, el proceso sólo registrar comprobantes en cuenta corriente. Pero si desea realizar el pago de esos comprobantes de manera sencilla, puede activar la opción Generar pago masivo para agrupar todos los comprobantes (incluso de diferentes proveedores) en un pago masivo.
Si además su usuario tiene acceso al proceso Autorización de pagos masivos (o si no utiliza la instancia de autorización) tendrá la opción además de generar el pago masivo en estado autorizado, y en ese caso abrir directamente el proceso de generación del pago.
Una vez ahí, debería indicar los medios de pago a utilizar y confirmar el proceso. Esto generará una orden de pago para cada proveedor, imputándose a cada una de las cuotas de las facturas del lote importado. Para mas información, consulte Generación de pago masivo.