Guía de implementación sobre definición de perfiles en Ventas

Guía de implementación sobre definición de perfiles en Ventas

Usted puede definir perfiles según usuarios, de modo que algunos procesos operen en base a diferentes parametrizaciones y permisos según aquel que los ejecute. Los perfiles permiten adaptar el ingreso de datos a las necesidades de su empresa, como así también determinar restricciones para algunos usuarios en particular, otorgando permisos sobre determinadas operaciones.

De esa manera, usted puede definir distintos perfiles, y cada uno de ellos puede tener asociado a uno o más usuarios.

Al definir un perfil de usuario, es posible configurar los permisos sobre cualquiera de las siguientes operaciones:

Cabe mencionar que la definición de perfiles no es obligatoria. Si un usuario no tiene asignado ningún perfil, entonces estarán disponibles todas las funciones del sistema para ese usuario.

Recuerde que la tecla rápida <F3> permite realizar la búsqueda de un texto en el árbol de procesos de todos los módulos. Como resultado, se exhibirá el nombre de los procesos que incluyen el texto ingresado, con la indicación del módulo y carpeta en la que se encuentran.

Más información:

Recuerde que el alta y modificación de usuarios se realiza desde el Administrador del Sistema.

 

Puesta en marcha

Para definir que un determinado usuario opera bajo un perfil, debe realizar el procedimiento detallado a continuación:

1) Desde Archivos | Carga Inicial | Perfiles elija una de las opciones:

2) Defina los parámetros correspondientes a ese perfil, para ello:

  • Haga clic en el menú Agregar.
  • Defina un código para el nuevo perfil e ingrese una descripción. Complete el resto de los campos de las ventanas, confirmando con <F10>.

3) Luego de ingresar todos los valores necesarios para la creación del perfil, el sistema le preguntará si habilita usuarios, al contestar afirmativamente debe definir el o los usuarios que operarán en base al nuevo perfil.

Nota

Tenga en cuenta que no es obligatorio que asigne usuarios en este momento.

Seleccione el comando Usuarios o la solapa Asignación de usuarios (si se trata de perfiles de notas de crédito o perfiles de remitos) para designar los usuarios habilitados al perfil.

Ejemplo de implementación

Tomemos el caso de una empresa que comercializa electrodomésticos en forma mayorista y minorista (mostrador). Por lo tanto tiene dos circuitos totalmente diferentes para ambas operaciones.

Posee 2 vendedores para atender y facturar a los clientes minoristas en el salón, 1 vendedor para la venta mayorista, y el gerente comercial.

  • Alberto Rodríguez (vendedor minorista)
  • Laura González (vendedora minorista)
  • Patricia Quiroga (vendedor mayorista)
  • Juan Rodrigo López (gerente comercial)

Creación de Usuarios

Desde el Administrador del Sistema se accede al Administrador de Usuarios para crear los usuarios que intervienen en las operaciones de ventas.

Para más información sobre el alta y modificación de usuarios, consulte la sección correspondiente en la ayuda del Administrador del Sistema.

En el caso del ejemplo se definen los siguientes usuarios:

  • Alberto Rodríguez (vendedor minorista)
  • Laura González (vendedora minorista)
  • Patricia Quiroga (vendedor mayorista)
  • Juan Rodrigo López (gerente comercial)

Perfiles de Facturación

Para este esquema debemos generar 3 perfiles, uno para cada tarea, y luego relacionar cada usuario con el perfil de su tarea.

Mencionamos ahora, algunos de los puntos más importantes a definir en dichos perfiles de acuerdo a los circuitos planteados en nuestro ejemplo:

  • Perfil Vendedor Minorista
    • Descarga stock al facturar (como efectúa venta mostrador, no existe remito ya que la factura es el comprobante de entrega)
    • No utiliza límite de crédito (las ventas son a clientes ocasionales y al contado).
    • Items Grales para facturas:
      • No edita comprobantes de referencia (la operación comienza y termina en la factura).
    • Items del encabezado:
      • Edita talonarios para facturas, pero muestra por defecto el talonario ‘B’ (habitualmente son Consumidores Finales, pero eventualmente el cliente puede solicitar factura ‘A’).
      • No edita bonificación del cliente (no son clientes habituales).
      • No edita lista de precio, y coloco por defecto la lista de precio minorista.
      • Edita vendedor.
    • Items de artículos:
      • No edita precio del artículo
      • Bonificación del artículo: autoriza fuera del límite (10%). En este caso el sistema solicitara la autorización del Gerente Comercial para bonificar más de un 10%.
    • Items de Tesorería:
      • Cobro al contado: SI (de esta manera se agiliza la atención al cliente, teniendo la facturación y cobranza en la misma pantalla, y pudiendo calcular recargos automáticos al cobrar con tarjetas de crédito).

Por último se relaciona este perfil a los dos usuarios (vendedores minoristas).

  • Perfil vendedor mayorista
    • No descarga stock al facturar (la mercadería sale respaldada con un remito).
    • Utiliza límite de crédito «a confirmar» (de esta manera el vendedor sabe que la operación excede dicho límite pero puede continuar. De lo contrario podríamos parametrizar controles más estrictos).
    • Items Generales para facturas:
      • Edita comprobantes de referencia (puede referenciar al pedido ingresado o bien al remito).
    • Items del encabezado:
      • Edita talonarios para facturas, pero muestra por defecto el talonario «A» (habitualmente son R.I. los clientes mayoristas, pero eventualmente se puede facturar «B»).
      • Edita bonificación del cliente (ya que dependiendo del volumen de la compra, puede tener descuentos especiales).
      • Edita condición de venta, pero por defecto toma la del cliente.
      • No edita lista de precio, colocando por defecto la lista de precio mayorista.
      • No edita vendedor (por defecto Patricia Quiroga, ya que es la única vendedora del sector).
      • Edita transporte (por defecto colocamos el transporte propio).
    • Items de artículos:
      • Edita precio del artículo con clave de autorización.
      • Bonificación del artículo: Autoriza fuera del límite (10%), y por defecto trae la bonificación «cliente/artículo». (En este caso el sistema solicitará la autorización del Gerente Comercial para bonificar más de un 10%).
    • Items de Tesorería: No es relevante su parametrización, ya que la facturación a clientes mayoristas nunca es de contado.

Por último se relaciona este perfil al usuario Patricia Quiroga (vendedor mayorista).

  • Perfil Gerente Comercial: gran parte de los parámetros mencionados en los perfiles previos son indiferentes si se utilizará el perfil sólo para autorizar ciertos valores que deseen modificar los vendedores.
    Los campos a autorizar en este ejemplo deben parametrizarse de la siguiente manera:
    • Items de artículos:
      • Precio del artículo: Edita
      • Bonificación del artículo: Edita

De esta manera, cuando los vendedores deseen editar un precio o una bonificación más allá de lo permitido en su perfil, el gerente coloca su clave y edita dichos valores.

Por último, se relaciona este perfil al usuario Juan Rodrigo López (Gerente Comercial).

 

Detalle del circuito

Para implementar el circuito de perfiles, puede realizar cualquiera de los siguientes procedimientos:

Además, usted puede definir permisos eventuales para indicar las acciones qué sólo pueden ser realizadas mediante el ingreso de una contraseña (clave de autorización temporal) por parte de un usuario autorizado, (por ejemplo el ingreso de perfiles de aprobación con descuento).

Valores en perfiles

Más información:
Los controles y comportamientos detallados en este tópico son válidos para los perfiles de facturación, los perfiles de notas de crédito y los perfiles de remitos.

En el momento de ingresar a un proceso, de acuerdo al perfil seleccionado, se aplicarán los siguientes controles:

  • Si no se definieron perfiles, se ingresarán todos los datos en forma normal (sin restricciones). Eso mismo sucederá si se definieron perfiles, pero el usuario que ingresa no está asignado a ninguno de ellos.
  • Si el usuario que ingresa tiene definido un sólo perfil, éste será el que se utilizará en el proceso.
  • Si el usuario que ingresa tiene definido más de un perfil, podrá seleccionar el perfil a utilizar antes de iniciar el proceso seleccionado.

Para cada perfil es posible definir el comportamiento de cada uno de los campos:

Valor posible Descripción
E / Edita El campo se edita en forma normal.
M / Muestra El campo no se edita, muestra el valor por defecto asignado.
O / Oculta El campo toma el valor asignado en este proceso pero no se ve en pantalla (oculto).
Z / Autoriza El campo será editable en los procesos que utilicen el perfil. Para modificar el valor el usuario habilitado debe ingresar su contraseña en la ventana de solicitud de autorización.
U / Autoriza fuera de límite En este caso se debe asignar el rango dentro del cual es posible realizar la modificación del valor del campo. Este rango se fija mediante un porcentaje que indica el límite superior (% Sup.) y el inferior (% Inf.). Usted puede establecer los dos límites o sólo uno de ellos. Si al modificar este valor el dato ingresado está fuera de estos límites, se solicitará autorización.

Además de este parámetro, podrá ingresar valores por defecto para los diferentes campos. Estos valores se comportan de la siguiente manera:

  • Si el campo se edita, el ingreso de un valor por defecto no es obligatorio en el perfil. Si existe un valor por defecto, se utilizará para los clientes ocasionales o cuando no exista el valor habitual en el cliente.
  • Si el campo no se edita, el ingreso de un valor por defecto es obligatorio. Se utilizará para los clientes ocasionales o cuando no exista el valor habitual en el cliente.

Para obtener un modelo de implementación de estos valores, consulte los tópicos Aplicar permisos eventuales.

 

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