Administrador de documentos electrónicos

Invoque este proceso para realizar el seguimiento de los documentos electrónicos generados por la empresa.

La administración de los documentos electrónicos comprende las siguientes acciones:

• Obtener la autorización del Servicio de Impuestos Internos (SII) para los documentos pendientes o rechazados.
• Enviar los documentos electrónicos a los clientes receptores electrónicos.
• Recepcionar el acuse recibo de los clientes receptores electrónicos.
• Recibir el xml de aceptación / reclamo de los documentos tributarios  correspondientes a Notas de Débito y Notas de Crédito electrónicas -por parte de los clientes que son receptores electrónicos.
• Registrar la aceptación del contenido de los documentos tributarios electrónicos -por parte de los clientes que son receptores electrónicos.
• Registrar el acuse recibo de mercaderías entregadas o servicios -por parte de los clientes que son receptores electrónicos.
• Registrar el reclamo (al contenido de una factura; por la falta parcial de mercaderías entregadas o servicios prestados; o bien, por la falta total de mercaderías entregadas o servicios prestados) -por parte de los clientes que son receptores electrónicos.
• Imprimir los documentos electrónicos destinados a clientes que no son receptores electrónicos.
• Imprimir los documentos electrónicos para el transporte de bienes.

Desde esta herramienta también es posible:

• Administrar los folios de los documentos electrónicos.
• Agregar, consultar y eliminar los talonarios electrónicos respectivos.
• Administrar los certificados digitales para cada uno de los usuarios autorizados.
• Generar y enviar el archivo correspondiente a la Información Electrónica de Ventas, para cada período tributario.
• Generar y enviar el archivo correspondiente al Libro de Guías de Despacho Electrónicas.
• Consultar la información que compone el Registro de Ventas.
• Generar el archivo de ‘Documentos de Venta No electrónicos’, para complementar el Registro de Compras y Ventas (RCV).
• Generar el archivo de Resúmenes de Venta, para complementar el Registro de Compras y Ventas (RCV)
• Generar el archivo (xml) correspondiente al Resumen de ventas diarias.

Documentos pendientes de aprobar por el SII

Esta solapa reúne los documentos electrónicos que aún no han sido aceptados por el SII.
La información se encuentra ordenada por el estado de los documentos electrónicos, a saber: ‘Pendientes’, ‘Enviados’ y ‘Rechazados’.
Un documento electrónico adquiere el estado ‘Pendiente’ cuando no ha sido enviado al SII para su autorización.
Si un documento electrónico ha sido enviado al SII pero aún no se ha recibido la respuesta por su aceptación o rechazo, este documento tiene el estado ‘Enviado’.
Los documentos electrónicos ‘Rechazados’ son aquellos en los que el SII ha detectado una o más causas de no aceptación.
Desde esta solapa, usted puede consultar por pantalla, la imagen (en formato .pdf) de cada documento ‘Enviado’ e imprimirla.
Los documentos electrónicos aceptados por el SII pasan automáticamente a la solapa Documentos pendientes de aceptar por los clientes.
Por defecto, se visualizan todos los documentos, sea cual fuere su estado. Usted puede configurar la información de esta solapa, seleccionando el estado y/o documentos a enviar al SII.
Para su comodidad, agrupe u ordene la información de la grilla de acuerdo a sus necesidades.

Documentos pendientes de aceptar por los clientes

Esta solapa incluye aquellos documentos electrónicos aceptados por el SII,  que se encuentran en una de las siguientes situaciones:

• Están pendientes de envío a los clientes.
• Han sido enviados a los clientes, pero para los que no se tiene respuesta de la aceptación o reclamo por parte del cliente.

Con motivo de la modificación a Ley 19.983, introducida por la Ley 20.956, todo receptor electrónico de una factura electrónica debe notificar su aceptación o reclamo en el Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE (administrado por el Servicio de Impuestos Internos).
Para las notas de crédito y notas de débito, la información (por la recepción y/o por la aceptación / rechazo) debe ser remitida al emisor en el formato XML (definido por el SII).
Mediante la aplicación de filtros (por cliente, fecha de emisión, estado del envío, talonario, vendedor), usted puede consultar la información de determinados documentos electrónicos para enviarlos por e-mail y/o imprimirlos.
Una vez seleccionado el criterio de búsqueda a aplicar, pulse el botón «Obtener documentos».

Cambiar estado a:

Actualice el estado de los documentos seleccionados. Para la actualización del estado de los documentos 33 – Facturas electrónicas y 34 – Facturas exentas electrónicas se tendrá en cuenta la información del Registro de Aceptación / Reclamo de DTEs (del Servicio de Impuestos Internos).
Para más información, consulte el Servicio Factura Electrónica en el Administrador de Servicios.
Desde la columna «Resultado Servicio FE» podrá acceder a la respuesta del SII, ante la falla en la actualización del estado de un documento.

Documentos pendientes de imprimir

En esta solapa se encuentran los documentos que usted necesita imprimir, ya sea porque acompañan el transporte de bienes (ejemplo: una guía de despacho) o bien, porque su destinatario (cliente) es un receptor manual (no electrónico).
Usted puede consultar la imagen del documento (en formato .pdf) por pantalla, antes de su impresión.

Imágenes en los DTEs

Al generar un documento tributario electrónico (DTE), se guarda la ruta de las imágenes definidas.
De ahí que, si en el momento de ingresar un DTE no se tiene acceso a la carpeta o directorio de imágenes, esta ruta queda en blanco, lo que provoca que al consultar luego el pdf, éste no incluya las imágenes.
Si cambia el directorio de las imágenes, sugerimos consultar un pdf cualquiera desde cada una de las terminales que utilizan el sistema Astor. De esta manera, se verifica que todos los puestos tienen acceso al directorio de imágenes y no habrá diferencias al generar un DTE o imprimir un documento.

Documentos aceptados

Ingrese a esta solapa para consultar información de los documentos electrónicos aceptados por sus clientes.
Desde aquí es posible reenviar un documento por correo electrónico y/o imprimirlo.

Imágenes en los DTEs

Al generar un documento tributario electrónico (DTE), se guarda la ruta de las imágenes definidas.
De ahí que, si en el momento de ingresar un DTE no se tiene acceso a la carpeta o directorio de imágenes, esta ruta queda en blanco -lo que provoca que al consultar luego el pdf, éste no incluya las imágenes.
Si cambia el directorio de las imágenes, sugerimos consultar un pdf cualquiera desde cada una de las terminales que utilizan el sistema Astor. De esta manera, se verifica que todos los puestos tienen acceso al directorio de imágenes y no habrá diferencias al generar un DTE o imprimir un documento.

Configuración

Pulse el botón «Configuración» para definir los parámetros necesarios para las siguientes acciones:

Conexión: indique el tipo de configuración a aplicar. Las opciones disponibles son:

• Usar configuración del Explorador de Internet
• Usar configuración específica (Proxy)

Libros electrónicos: defina la cantidad máxima de documentos a incluir en la generación de un libro para ser enviado en un único envío (por defecto, se propone 1000 documentos). Si se informa una cantidad mayor de documentos a la configurada, el sistema automáticamente realizará envíos del libro en forma parcial.

Tratamiento de respuestas de clientes: elija la modalidad de operación con respecto a las respuestas de sus clientes. Éstas pueden procesarse automáticamente desde el mail (opción por defecto) o bien, usted puede optar por ingresar manualmente el archivo de respuesta (XML) para cada comprobante.

SMTP: desde esta solapa, ingrese los datos de configuración del servidor SMTP para el envío de mails (XML / PDF) a sus clientes.

POP3: defina la configuración de la cuenta POP3 para la recepción de mails (acuses) de sus clientes. En este caso, ingrese el servidor, usuario, clave y puerto a utilizar para la recepción de los acuses de recibo enviados por sus clientes.

Automatización: es posible automatizar distintas operaciones con documentos tributarios electrónicos. Consulte la explicación en la Guía de implementación sobre Documentos Tributarios Electrónicos.

Administración de certificados

Utilice esta opción para ingresar en el sistema el certificado digital que será utilizado por los usuarios autorizados ante el SII para realizar sus consultas, declaraciones y rectificatorias de manera segura y privada en el sitio Web del SII.
Un mes antes del vencimiento del certificado digital y cada día que ingrese por primera vez al Administrador de documentos electrónicos, el sistema exhibirá un mensaje de aviso por la caducidad de su certificado.
Para acceder a las opciones de la página del SII, que requieren de autenticación con RUT / Clave del Contribuyente, es necesario registrar el certificado a utilizar.
Para ello, consulte la guía Paso a Paso para Instalar un Certificado Digital, en:
http://www.sii.cl/portales/mipyme/inscripcion/instalar_certificado_digital.html

Administración de folios

Esta opción permite agregar, consultar y eliminar talonarios electrónicos para cada uno de los documentos electrónicos.
Como primer paso, desde la página del SII, solicite el rango de números a utilizar con los documentos electrónicos. Como respuesta a este pedido, usted descargará un archivo (con formato XML), conteniendo el rango de números autorizado.
A continuación, agregue un talonario para asignarle la numeración otorgada por el SII.
Para ello, haga clic en el botón «Agregar folio» y elija el archivo (.xml) a utilizar. Luego, complete los datos restantes del talonario.

Tipo de conexión con SII: en talonarios correspondientes a boletas electrónicas (afectas y exentas), el Tipo de conexión es ‘En línea’.
Este dato no es editable -para cumplir con lo establecido por la Resolución Exenta SII Nro. 74 que establece que, una vez generada cada boleta electrónica, deberá enviarse al SII de manera inmediata; con un plazo máximo de 1 hora, asegurando la correcta recepción de los documentos por el SII.

Si lo que usted necesita es ampliar la numeración de un talonario existente, utilice la opción Modificar/Consultar e ingrese a la solapa Folios para asociar al talonario el nuevo rango de números. Tenga en cuenta que el sistema valida que la numeración sea correlativa.

Información electrónica de ventas (IEV)

Acceda a la opción «Inf. electrónica ventas» para generar y enviar mensualmente, el archivo correspondiente a la Información Electrónica de Ventas.

Si la empresa opera con sucursales, genere la información electrónica de ventas consolidada desde el módulo Central. Para más información, consulte la Guía de implementación sobre información electrónica de ventas (I.E.V.) con sucursales.
Para un período tributario determinado es posible generar un libro «mensual» o «especial».
En el caso de un libro mensual, puede optar por realizar un tipo de envío ‘Total’ o de ‘Ajuste’.
Si el libro a generar es de tipo ‘Especial’, ingrese el número de notificación del SII e indique si la generación incluye el detalle de documentos electrónicos y/o de documentos no electrónicos. En este caso, usted selecciona los documentos a incluir en el libro.
Para eliminar un documento seleccionado de la grilla utilice la tecla <Ctrl + Supr>
Elija la opción «Consultar documentos» para conocer cuáles son los documentos que forman parte de un libro.
Haga clic en el botón «Generar filtro» para generar el libro, de acuerdo a los parámetros ingresados.
Desde la solapa Consulta de libros generados usted puede consultar el archivo XML generado, enviar y recibir información del SII, eliminar y regenerar un libro que no ha sido enviado al SII.
Puede volver a generar un libro las veces que necesite siempre que el mismo no haya sido enviado al SII.

Libro de guías de despacho electrónicas

Si usted se postuló o ha sido autorizado para emitir guías de despacho electrónicas, acceda a la opción «Libro guías de despacho» y genere mensualmente el archivo correspondiente al Libro de Guías de Despacho Electrónicas.
La información debe ser remitida, en el formato XML definido por el SII, sólo en el caso de que sea solicitada por medio de una notificación.
Para un período determinado es posible generar un libro «mensual» o «especial». En el caso de un libro mensual, puede optar por realizar un tipo de envío ‘Total’ o de ‘Ajuste’.
Si el libro a generar es de tipo ‘Especial’, ingrese el número de notificación del SII y seleccione las guías a incluir en el libro.
Elija la opción «Consultar documentos» para conocer cuáles son los documentos que forman parte de un libro.
Haga clic en el botón «Generar libro» para generar el libro, de acuerdo a los parámetros ingresados.
Desde la solapa Consulta de libros generados, usted puede consultar el archivo XML generado, enviar y recibir información del SII, eliminar y regenerar un libro que no ha sido enviado al SII.

Registro de Ventas

Acceda a esta opción para consultar el resumen de los documentos electrónicos y no electrónicos emitidos en un período seleccionado.

¿Cuándo utilizar esta opción?

1. Para consultar los documentos emitidos, agrupados por tipo de documento, para luego comparar esta información con la registrada en el Servicio de Impuestos Internos.
2. Para generar el archivo con los Documentos de Venta NO electrónicos, para luego cargarlo desde el sitio web del Servicio.
3. Para generar el archivo de Resúmenes de Venta, para luego cargarlo desde el sitio web del Servicio.

Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.
Período: seleccione el mes y año a consultar. Por defecto, se propone el mes y año del sistema.
Si modifica este dato, el período ingresado no puede ser anterior a Agosto del 2017.
Cliquee el botón «Actualizar» para refrescar la información de la solapa.

Resúmenes por tipo de documento
El sistema informa por cada tipo de documento: la cantidad de documentos y los importes totales correspondientes al Monto Exento, Monto Neto, Monto de IVA y Monto Total.
Al cliquear «Consultar» en la columna «Documentos», accede al detalle de la composición del tipo de documento seleccionado.

Resumen de ventas diarias

Selección de los documentos
Se tienen en cuenta los documentos que cumplan las siguientes condiciones:

• Su Fecha de emisión (mes y año) coincida con el Período a consultar.
• El documento no forma parte de la composición inicial de saldos del cliente.
• El documento no está anulado.
• El tipo de comprobante asociado al documento interviene en el IVA Ventas.

Se incluyen los siguientes tipos de documento:

• 30 – Factura
• 32 – Factura exenta
• 55 – Nota de débito
• 60 – Nota de crédito

Indicaciones generales
Para generar el archivo, verifique los siguientes datos:

Archivo a generar: el nombre del archivo, propuesto por defecto, está compuesto por:
VENTA_MANUALES_Período a generar.csv
Ejemplo: VENTA_MANUALES_082017.csv

Destino: seleccione el directorio en el que se grabará el archivo.
El sistema propone la ruta: \servidorCOMUN+llavenombre de la empresa.
Para su comodidad, puede utilizar el botón «Examinar» para elegir otro Destino.

Botón Examinar: cliquee este botón para seleccionar otra carpeta, con mayor facilidad.

Botón Seleccionar documentos: cliquee este botón para cambiar la selección de los documentos. Por defecto, el sistema incluye en la generación del archivo, todos los documentos no electrónicos del período elegido.

Botón Generar archivo: cliquee este botón para generar el archivo con los documentos no electrónicos emitidos.

Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.

Generar archivo de Resúmenes de Venta
Esta opción permite generar el archivo de Resúmenes de Venta correspondiente a un determinado período, para complementar el Registro de Compras y Ventas.

¿Cuándo utilizar esta opción?
En el caso de haber emitido boletas o boletas electrónicas podrá complementar el Registro de Ventas, informando sólo un resumen a fin de mes.
Tenga en cuenta que el Registro de Ventas podrá determinar el débito fiscal del Impuesto al Valor Agregado.

Selección de los documentos
Se tienen en cuenta los documentos que cumplan las siguientes condiciones:

• Su Fecha de emisión (mes y año) coincida con el Período a consultar.
• El documento no forma parte de la composición inicial de saldos del cliente.
• El documento no está anulado.
• En el caso de boletas no electrónicas, el tipo de comprobante asociado debe intervenir en el IVA Ventas.

Se incluyen los siguientes tipos de documento:

• 35 – Boleta de Ventas y Servicios (afecta)
• 38 – Boleta de Ventas y Servicios (exenta)
• 39 – Boleta electrónica (afecta)
• 41 – Boleta electrónica (exenta)

Indicaciones generales
Para generar el archivo, verifique los siguientes datos:

Archivo a generar: el nombre del archivo, propuesto por defecto, está compuesto por:
RESUMEN_VENTA_Período a generar.csv
Ejemplo: RESUMEN_VENTA_082017.csv

Destino: seleccione el directorio en el que se grabará el archivo.
El sistema propone la ruta: \servidorCOMUN+llavenombre de la empresa.
Para su comodidad, puede utilizar el botón «Examinar» para elegir otro Destino.

Botón Examinar: cliquee este botón para seleccionar otra carpeta, con mayor facilidad.

Botón Seleccionar documentos: cliquee este botón para cambiar la selección de los documentos. Por defecto, el sistema incluye en la generación del archivo, todas las boletas (manuales y/o electrónicas) del período elegido.

Botón Generar archivo: cliquee este botón para generar el archivo con los resúmenes de ventas.

Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.

Conciliar

Esta opción compara la información registrada en el SII con la información registrada en Astor, para detectar posibles diferencias.
Para ello, es necesario que ingrese:

• el período a analizar (mes y año)
• el archivo de descarga a procesar

Tilde el parámetro Informa sólo las diferencias para consultar el detalle de los documentos que presentan una o más diferencias.
Finalizada la conciliación de los datos, el sistema exhibe una ventana de resultados.
Tenga en cuenta que no se actualiza la información del sistema de manera automática, en caso de detectarse diferencias.
Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas.

Archivo de descarga
El archivo de descarga es un archivo de tipo .csv que contiene los documentos que el Servicio exhibe en su Registro.
Para obtenerlo, ingrese a la página del Servicio, acceda al Registro de Compras y Ventas y cliquee el botón «Descargar Detalles» del registro de ventas.

Ventana de resultados
En la ventana de resultados de la conciliación de documentos podrá consultar los documentos procesados y el resultado obtenido.
Sectores de la ventana

Visualizar documentos

• Si en la ventana de selección de archivos, tildó el parámetro Informa sólo las diferencias, en la ventana de resultados se exhibirá tildado el parámetro Sólo con diferencia. En este caso, no podrá modificar su elección.
• Si en la ventana de selección de archivos, dejó sin tildar el parámetro Informa sólo las diferencias, en la ventana de resultados se mostrará tildado el parámetro ‘Todos’. En este caso, usted puede cambiar de opción y consultar sólo los documentos con diferencia o mantener su elección.

Cliquee el botón «Actualizar» para que se complete la grilla de resultados.

Información adicional
El sistema informa, en el sector superior derecho:

• La cantidad de documentos procesados.
• La cantidad de documentos con diferencias.

Información de la grilla

• La columna ‘Dif’ indica, con un tilde, los documentos que tienen diferencia.
• Datos generales de cada documento (Tipo, Folio, Código de cliente, RUT, Razón social y Fecha de emisión).
• Detalle de importes (Monto exento, Monto neto, Monto IVA, Monto total) de cada documento.
• Otros datos del documento (Fecha recepción, Fecha acuse recibo, Fecha reclamo, Tipo de venta).
• Detalle del resultado de la conciliación.

Es posible agrupar los datos, por alguna de las siguientes columnas:

• Tipo de documento
• Código de cliente
• RUT
• Fecha de emisión

Resultados posibles
La columna «Detalle de la grilla de resultados» puede exhibir los siguientes mensajes:

• Documento Ok: si el documento no presenta diferencias.
• Texto de la diferencia detectada.

Imprimir
En el comando Archivo, seleccione Imprimir para elegir un destino de salida para la información en pantalla (Excel, impresora, etc.).