Clientes

Este proceso le permite agregar nuevos clientes, consultar y modificar datos de clientes ya existentes o bien dar de baja clientes que no posean saldo en cuenta corriente ni movimientos.

Para cada cliente ingrese los siguientes datos: código de cliente, apellido y nombre, domicilio, código de zona, código de región, condición de venta y RUT o identificación.

El sistema considera como nombre comercial, el ingresado como apellido y nombre; y como dirección comercial, la ingresada en el campo domicilio.

Código de cliente: es el código que identifica en forma unívoca al cliente a ingresar. Este código puede contener números, letras o una combinación de ambos.

Si utiliza agrupaciones de clientes, tenga en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el «código», pero sí debe respetar las ubicaciones de cada agrupación.

En el caso de códigos de cliente numéricos, al agregar un cliente, si ingresa parte de su código y presiona la tecla <F3>, el sistema propondrá automáticamente el próximo número de cliente.

Para más información sobre cómo se componen los códigos de clientes, consulte el proceso Agrupaciones de clientes.

 

Codificación automática de clientes

Con respecto al código de cliente a asignar, es posible parametrizar si se aplica la codificación automática de clientes.

Si usted elige esta modalidad, al ingresar un nuevo cliente, se genera automáticamente el código a asignar (de acuerdo a lo ingresado en el proceso Parámetros generales, en el campo Próximo Código de Cliente). En este caso, el código de cliente generado no es editable.

Si usted opta por no utilizar la codificación automática de clientes, al registrar un nuevo cliente, ingrese el código a asignar o bien, al menos un dígito y utilice la funcionalidad Próximo Cliente <F3>.

Correo electrónico: ingrese la dirección de correo electrónico del cliente. Permitirá generar E-mails a través de Outlook en forma automática para el envío del resumen de cuenta.

Página Web: ingrese la página web del cliente. Este dato puede ser impreso en los comprobantes mediante una variable.

Exporta facturas: en el caso de exportar al módulo Central, los comprobantes para cuenta corriente, se podrá indicar para cada cliente si exporta estos comprobantes.

Fecha de Alta: el sistema sugiere la fecha del día, pero es posible modificarla e incluso dejarla vacía.

Tenga en cuenta que luego podrá utilizar esta fecha como filtro en la Exportación de clientes y en el informe Nómina de clientes, como así también, podrá consultarla en los informes de análisis multidimensional.

Fecha de Inhabilitación: si la fecha está en blanco significa que el cliente está habilitado. En caso de ingresar una fecha, es la fecha a partir de la cual el cliente es considerado inhabilitado.

Condición de venta: es el código de condición de venta habitual del cliente. Este código será sugerido, posteriormente, al facturar una comanda y podrá ser modificado.

% Descuento: si habitualmente corresponde un porcentaje de descuento, es conveniente ingresarlo para que sea sugerido por el sistema al facturar una comanda del cliente.

% Recargo: si habitualmente corresponde un porcentaje de recargo, es conveniente ingresarlo para que sea sugerido por el sistema al facturar una comanda del cliente.

RUT o Identificación: sugerimos ingresar correctamente los valores correspondientes a estos campos, ya que son utilizados en aquellos procesos que generan información en archivos para otros sistemas (IVA Ventas, etc.).

El sistema realiza la verificación automática del número de RUT.

Si en el parámetro general Control de RUT configuró control ‘Estricto’: no se permitirá el ingreso de RUT repetidos, en cambio si configuró control ‘Medio’: el sistema solicitará confirmación ante el ingreso de un RUT repetido.

Rubro comercial: indique el rubro comercial al cual pertenece el cliente.

Giro: ingrese el giro de la empresa de su cliente.

Para inhabilitar un cliente definido en el proceso Parámetros Generales como Cliente Habitual para envío a cuenta corriente, modifique en primer lugar el parámetro para eliminar su asociación y luego, podrá inhabilitar el cliente.

Para más información, consulte las siguientes opciones:

• Características de Facturación
• Características adicionales de clientes

 

Características de facturación

Las características de facturación indican qué impuestos deben calcularse cuando se emite un comprobante de facturación al cliente, y la forma de exponerlos. Esta información se combina con las tasas de impuestos definidas para los artículos que se incluyen en el comprobante.

Categoría de IVA: seleccione la categoría de IVA del cliente.

Los valores posibles son los siguientes:

• NPI: no paga IVA.
• PID: paga IVA (discrimina).
• PIN: paga IVA (no discrimina).

 

Características adicionales de clientes

Domicilio de Entrega

En esta ventana se presentan los datos necesarios para la entrega de una comanda a domicilio.

Como información adicional, ingrese la fecha de cumpleaños y la fecha de inicio y finalización para la acumulación del puntaje por los artículos consumidos.

El sistema asigna como fecha de comienzo del puntaje, la fecha de alta del cliente.

Para poner en cero el puntaje acumulado, deje en blanco la fecha de comienzo y de finalización del puntaje.

La fecha de finalización puede quedar en blanco. En este caso, siempre se acumulará el puntaje por los productos consumidos, a partir de la fecha de comienzo.

En cambio, si define un rango de fechas determinado, el puntaje se acumulará en ese período solamente.

 

Dato Adjunto

Este comando le permite asociar una imagen y un archivo al cliente. La imagen debe respetar el formato BMP o JPG, mientras que el archivo asociado puede ser de cualquier formato.

Ventas Restô le mostrará en pantalla el contenido del archivo cuando su formato sea RTF o TXT, de lo contrario mostrará el icono que representa al archivo. Haciendo doble clic sobre el icono, Ventas Restô mostrará el contenido utilizando la aplicación asociada en Ms Windows.

Haga clic en este comando para exhibir u ocultar la imagen o archivo asociado.

 

Office

Este grupo de opciones permite la conectividad con Ms Outlook y Ms Word, para realizar tareas relacionadas con los clientes.

 

Combinar Correspondencia

Esta opción permite generar una tabla con toda la información correspondiente a clientes, y utilizarla desde Ms Word para combinar correspondencia. Esta herramienta le permite el envío de correspondencia a sus clientes de manera masiva.

Word permite, a partir de una «lista de correspondencia», generar cartas modelo, sobres y etiquetas; emitiendo estos documentos para todos los integrantes de la lista.

Usted puede generar en forma automática una lista de correspondencia, que puede ser luego utilizada desde Word. Seleccionando la opción, un asistente lo guiará paso a paso para la generación de la lista de correspondencia.

El «Origen de Datos» a generar, puede ser tanto un documento de Word o una tabla de Access, ambas opciones pueden ser utilizadas desde Word para combinar la tabla con el documento principal.

El Origen de datos indica el almacenamiento donde se va a generar la lista de correspondencia.

Usted puede seleccionar diferentes rangos para acotar los clientes a enviar a la lista. Recuerde que en Word, también podrá establecer posteriormente, distintos tipos de filtros.

 

Conectividad con Outlook

El sistema trae configurado, por defecto, un conjunto de teclas de acceso rápido para cada una de las funciones de la pantalla de ingreso de comandas (correspondientes a Garzón, Cajero y Delivery). De esta manera, en lugar de hacer clic en un botón, es posible utilizar la tecla de acceso rápido configurada.

Usted puede cambiar la asignación de las teclas de acceso rápido a cada función a través de la función Configurar teclas (en el botón «Varios»).

 

Abrir contacto

Esta opción abre la pantalla con los datos del contacto para el cliente que se visualiza en ese momento.

Al activar esta opción, el sistema busca el contacto y se posiciona en la ventana correspondiente de Outlook.

Se emitirá un mensaje si el cliente no existe en contactos. Recuerde que la búsqueda se realiza comparando el Apellido y Nombre del cliente con la Organización o Nombre Completo del contacto. Asimismo, el contacto debe corresponder a la categoría ‘Cliente Principal’.

 

Importar cliente de contactos

Permite ingresar un nuevo cliente importando los datos en forma automática desde Contactos.

Esta opción se encuentra disponible cuando se activa el comando Agregar para ingresar un nuevo cliente.

En primer término se ingresará el código correspondiente al cliente. Una vez ingresado el código, pulse <F4> y se desplegará una lista de contactos. Seleccione el que corresponda y se actualizarán, en forma automática, los datos del cliente.

Si no se visualiza ningún contacto en pantalla, recuerde revisar las Categorías, ya que sólo se podrán seleccionar aquellos que tengan como categoría ‘Cliente Principal’.

Los datos que se importan desde Contactos para el cliente son:

Si se encuentra algún dato en el campo Organización, éste será importado como Apellido y Nombre, de lo contrario tomará el Nombre Completo.

Verifique que haya ingresado en forma correcta la dirección en Contactos, separando la comuna y la región.

Una vez importados los datos desde Contactos, se completará la información del cliente en forma normal.

 

Exportar Clientes a Contactos

Permite generar un nuevo contacto en Outlook en base a los datos de un cliente o un rango seleccionado.

Al seleccionar la opción, usted puede ingresar un rango de clientes a exportar. Habitualmente, se visualiza el cliente que se encuentra en pantalla.

Cuando confirma la opción, comienza el proceso de exportación. El sistema controla que el Apellido y nombre del cliente no exista como Organización o Nombre completo en Outlook antes de proceder a agregar el contacto.

En caso de existir el Apellido y nombre como contacto, no se agregará el cliente y tampoco se actualizarán sus datos.

Los datos que se exportan del cliente a contactos son:

Además de los datos mencionados, se exportarán la foto y el archivo adjunto (si existen) como archivos asociados al contacto.

 

Sincronizar Contactos

La sincronización de contactos permite verificar los datos de los clientes y contactos, actualizando la información del cliente en base al contacto o viceversa.

Se sincronizan aquellos clientes cuyo Apellido y Nombre exista en Contactos como Organización o Nombre Completo.

Es posible seleccionar el rango de clientes a sincronizar. La sincronización se puede realizar en forma automática o individual:

• Automática: al seleccionar esta opción usted no necesita intervenir en el proceso de sincronización. Seleccione los datos a modificar (clientes en base a contactos o contactos en base a clientes) y se realizará el proceso en forma automática.
• Individual: en este caso el sistema comenzará el proceso de sincronización evaluando las diferencias en cada uno de los campos comunes, siendo posible indicar los pasos a seguir en cada caso.

 

Sincronización Individual

Al comenzar el proceso, el sistema controla por cada cliente del rango, que exista como contacto.

Si el contacto existe, verifica uno por uno todos los datos comunes, con el fin de encontrar diferencias.

Si no existen diferencias, pasará en forma automática al próximo cliente. De existir una diferencia, se muestra en pantalla el dato y los valores registrados en Clientes y en Contactos.

Nos referimos como «Dato» a cada uno de los campos comunes entre clientes y contactos, como por ejemplo: dirección, fono, fax, etc. Los «Valores» indican el contenido del dato («Avenida de los Inmigrantes 2433», «4774-2100», etc.)

En ese momento es posible optar por las siguientes opciones:

• Actualizar Todos los Clientes: el sistema toma el valor del dato en el contacto y lo actualiza en el cliente. Como se indicó «Todos», no volverá a pedir confirmación de ese dato en el resto de los clientes, actualizando siempre el cliente con el valor del contacto.
• Actualizar Todos los Contactos: es igual al anterior, pero en este caso tomará como válido el valor del dato del cliente, actualizando todos los contactos.
• Ignorar Todos: no se realiza la actualización del dato indicado por el sistema en ningún cliente o contacto; y no se volverá a pedir confirmación en el próximo cliente.
• Aceptar Cliente: el sistema toma como válido el valor del dato en el cliente y lo actualiza en el contacto. Cuando vuelva a encontrar una diferencia en el mismo dato en otro cliente, volverá a mostrar la pantalla de confirmación. En este caso la actualización es sólo para ese contacto.
• Aceptar Contacto: el sistema toma como válido el valor del dato en el contacto y lo actualiza en el cliente. Cuando vuelva a encontrar una diferencia en el mismo dato en otro cliente, volverá a mostrar la pantalla de confirmación. En este caso la actualización es sólo para ese cliente.
• Ignorar: en este caso no se actualiza este dato particular, pero el sistema continúa la búsqueda de diferencias.

Independientemente de la opción seleccionada, el sistema realizará la actualización (si corresponde) y continuará buscando diferencias.

Al encontrar una diferencia en otro dato se volverá a desplegar la pantalla de confirmación. Si encuentra una diferencia en un dato ya presentado, pedirá confirmación o no según se haya indicado una opción de actualizar o ignorar particular o para todos.

Las distintas opciones comentadas, permiten utilizar el proceso de sincronización en distintas condiciones.

Por ejemplo, supongamos una situación en la que la secretaria de la empresa actualizó todos los fonos en los contactos de Outlook y queremos pasar esta información a Clientes.

Sin embargo, no nos interesa modificar otros datos debido a que no existe la seguridad de que estos se encuentren actualizados en contactos.

En este caso, cuando el proceso muestre una diferencia por ejemplo en la Dirección, se indicará «Ignorar Todos», pero cuando la diferencia corresponda a un fono indicaremos «Actualizar todos los clientes».

Los datos que se comparan en la sincronización son:

Importación de datos desde Excel

Utilice la herramienta de importación de clientes desde un archivo externo de Excel, para facilitar el ingreso de estos datos en el módulo Ventas.

Los pasos a seguir son los siguientes:

• Realice la puesta en marcha del módulo.
• Ingrese a Clientes y haga clic en el botón «Office» para acceder a sus opciones.
• Elija la opción Generar plantilla de importación desde Excel.
• Seleccione las columnas de la plantilla y pulse el botón «Aceptar».
• Grabe la plantilla, indicando el nombre y el destino del archivo a generar.
• Ingrese la información en la planilla de Ms Excel y grábela.En Clientes, haga clic en el botón «Office» y elija la opción Importar datos desde Excel.
• Al finalizar la importación, el sistema exhibirá el Reporte de resultados.

 

Generar plantilla de importación desde Excel

Para realizar la importación de clientes, el sistema utiliza una plantilla de Excel.

Seleccione las columnas a incluir, tildándolas.

Tenga en cuenta que el sistema incluye por defecto, las columnas que representan datos requeridos u obligatorios.

Datos adicionales:

Si necesita incluir información adicional de sus clientes en la lista de columnas para la plantilla de Excel, utilice la funcionalidad de los datos adicionales.

Para ello, desde el proceso Clientes o bien, desde el Administrador de campos adicionales, defina los campos necesarios para la gestión de su empresa.

Al generar la plantilla de importación desde Ms Excel, en la lista de columnas, se incluirán los datos adicionales definidos para su selección.

Utilice los botones «Seleccionar todos» y «Deseleccionar todos» para una rápida selección de los datos.

Haga clic en el botón «Contraer todo» para cambiar la visualización de los datos. El sistema presenta la información expandida.

Una vez seleccionadas las columnas, confirme la operación.

El sistema propone como nombre de archivo: «Clientes.xls» y como destino o ubicación: el directorio común ubicado en el servidor de su sistema.

Ejemplo: \NombreDelServidorCOMUN######### donde «#########» representa el número de llave de su sistema.

Si la plantilla ya existe, el sistema solicitará su confirmación para el reemplazo del archivo.

 

Ingreso de datos en la planilla

Complete los datos de la planilla, para luego importarla en el sistema.

Las columnas para las que puede haber más de un valor posible, tienen un indicador rojo en el extremo superior derecho. Acerque el mouse para visualizar el detalle de los valores posibles de ingreso o despliegue el combo asociado.

La planilla incluye una solapa con el nombre Ayuda, en la que podrá consultar un ejemplo de ingreso de datos en la planilla.

 

Importación de datos

La importación procesará la planilla generada, validando cada uno de los datos.

En el caso de detectarse errores, se rechazarán esos registros de la planilla. En tanto que los registros correctamente ingresados, serán importados.

Si se detectaron errores:

• Abra la planilla desde Excel.
• Corrija cada uno de los errores reportados.
• Reprocese la planilla.
  • Al reprocesar una planilla, los registros antes rechazados serán importados (si superan las validaciones); y los que habían sido importados, se rechazarán por ‘Cliente duplicado’.
  • El sistema ignorará las filas en blanco que encuentre en la planilla.
  • Si existen dos o más registros con el mismo código de cliente, el sistema rechazará todos esos registros. (En una planilla no puede existir más de un registro con el mismo código de cliente.)

 

Consideraciones generales

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones generales para la importación de clientes.

 

Parámetros generales

Si genera una plantilla de importación que incluye campos habilitados por parámetros generales y luego, esos parámetros se modifican y quedan deshabilitados; al realizar la importación, esos campos relacionados no estarán visibles y, por lo tanto, no serán importados.

Tenga en cuenta que cierta información de los clientes está visible si el parámetro general relacionado está activo. Ejemplo: emisión de comprobantes electrónicos.

Por otra parte, el reporte de resultados de la importación no le notificará esta situación, ya que no representa error.

 

Datos adicionales

El proceso de importación contempla el procesamiento de los datos adicionales que haya definido desde el sistema e ingresado en la planilla de Ms Excel.

Para más información, consulte el tópico Datos adicionales en Generar plantilla de importación desde Excel.

 

Información no incluida en la importación

La importación de clientes no incluye los siguientes temas:

• Importación de la parametrización contable (auxiliares contables)
• Importación de la clasificación de clientes.

 

Valores por defecto para clientes

Es posible aplicar valores por defecto, al importar los clientes desde una planilla Excel.

En ese caso, seleccione una plantilla de configuración.

Importación SIN valores por defecto:

• Los clientes importados se dan de alta en el sistema con la información ingresada en la planilla de importación.
• En esta modalidad, usted deberá ingresar, desde Ms Excel, cada uno de los datos seleccionados en la plantilla de importación para todos los clientes a procesar.

Importación CON valores por defecto

• Los clientes importados se dan de alta en el sistema con la siguiente información:
  • La definida en la plantilla de configuración de valores por defecto.
  • La información particular de cada cliente, ingresada en la planilla Excel.
• Si opta por esta modalidad, desde Ms Excel ingrese sólo los datos propios de cada cliente. Ejemplo: código de cliente, correo electrónico, etc.

   

  Reporte de resultados de la importación

  Finalizada la importación de la planilla confeccionada, el sistema exhibe un reporte con los resultados de la importación.

  En este resumen se indican los registros procesados, los aceptados y los rechazados (con el detalle del motivo del rechazo).

  Si lo desea, es posible imprimir o enviar a Excel los resultados obtenidos.