Herramientas

Consultas externas

Desde esta opción del administrador general del sistema es posible definir consultas, que podrá visualizar desde Live.

De esta manera, podrá crear consultas sobre la base de datos de la empresa del sistema o sobre bases de datos externas al sistema y ver toda la información en forma centralizada.

Para ello, haga clic en el botón «Nuevo» para que aparezca el asistente de creación de consultas externas. Este asistente lo guiará en el proceso de creación de la consulta externa.

• Indique los datos de conexión, nombre, usuario y contraseña del servidor Microsoft SQL Server.
• Ingrese el nombre de la base de datos a la que necesita conectarse para realizar la consulta.
• Seleccione el nombre la tabla a consultar (cuando quiera que se muestren todos los registros de la tabla) o bien, ingrese la consulta SQL a ejecutar. Por defecto aparece aparecerá la opción tabla y al desplegar el combo mostrará todas las tablas de la base ordenadas en forma alfabética. Si selecciona la opción consulta, aparecerá una consulta generada usando la primer tabla.
• A continuación, se mostrará la vista previa en una grilla de la ejecución de la consulta, verifique el resultado de la consulta.
• Por último, ingrese el título, descripción y ubicación de la consulta. Además podrá configurar otros datos de la consulta como ser la cantidad de decimales utilizados para las columnas numéricas, los nombres que tomarán los campos según los alias ingresados y si se trata de una columna que totaliza o que agrupa.

Usted puede modificar una consulta existente, para ello deberá seleccionarla del árbol de consultas y presionar el botón «Modificar» o la tecla <F9>.

 

Live

Esta herramienta le permite efectuar consultas, de manera ágil y rápida, de la información obtenida en diferentes módulos.

 

Impresoras

Tango utiliza los drivers de impresora definidos en Windows.

Es por ello que habitualmente utiliza el modo de impresión gráfico, con la fuente por defecto Courier New.

Si usted desea utilizar una impresora en modo texto (o carácter), agréguela a la lista de impresoras que utilizan modo texto. Para habilitar una impresora de modo que trabaje respetando el código ANSI, seleccione la ficha titulada ‘Impresoras de texto’ y agréguela a la lista de impresoras e ingrese su nombre y el driver a utilizar.

Si usted necesita utilizar las impresoras en modo gráfico, con una fuente distinta a Courier New, seleccione la ficha titulada ‘Impresoras gráficas’ y modifique el campo «Fuente por defecto». Habrá cambiado la fuente por defecto para todas las impresoras que trabajen en modo gráfico. Para cambiar la fuente gráfica para una impresora en particular, agréguela a la lista de impresoras e indique su nombre y la fuente a utilizar.

 

Fuentes de actualización

El sistema tiene un esquema de actualización de las terminales conectadas a un servidor, que automáticamente detecta si es necesario actualizar los archivos de la terminal.

Los archivos se obtienen de las fuentes de actualización definidas.

Al dar de alta una fuente de actualización, indique nombre y dirección.

 

Monitoreo de terminales

Desde esta opción, usted accede a la información de cada una de las sesiones activas en ese momento.

Las sesiones están agrupadas por terminal, a las que se les asigna un número en orden secuencial; para cada una de ellas, se puede visualizar: el usuario, el equipo, la empresa, fecha y hora de logueo, de última operación, y si está activa (con al menos un proceso abierto, salvo Menú principal y el módulo Administrador). En algunos casos, las terminales conectadas a un servidor a través de Escritorio Remoto pueden agregar al nombre de terminal los caracteres «{RDP-TCP}».

Ejecutando Liberar terminal sobre una sesión, se cierran todas las sesiones que comparten terminal con la misma; a esta opción se accede al hacer clic derecho sobre el registro.

En la parte superior derecha, se visualiza un contador que muestra el número de terminales con procesos activos.

 

Bases de datos

Este administrador le permite realizar distintas tareas vinculadas con las bases de datos.

Archivo

Si selecciona un servidor en particular, se presenta la opción Propiedades.

Desde este comando, invoque la opción «Salir» para abandonar el administrador de bases de datos.

Ver

Utilice este comando para cambiar la modalidad de presentación de la información del panel derecho.

Las opciones posibles son las siguientes: ‘Iconos pequeños’, ‘Iconos grandes’, ‘Detalle’ y ‘Lista’.

Por otra parte, se presentan dos opciones de visualización: ‘Avanzada’ y ‘Standard’.

Vista avanzada: utilizando esta vista, usted tiene acceso a la información de los servidores y las bases de datos de las empresas existentes en el sistema (incluida la del diccionario). Si selecciona un servidor en particular y hace clic sobre el botón derecho del mouse, se presenta la opción ‘Propiedades’.

Propiedades: al ingresar a esta opción, se exhibe la ventana de Datos de acceso para que usted indique el usuario y clave habilitados para acceder a los datos de Microsoft SQL Server.

Esta opción exhibe dos solapas:

• General: en la solapa General hallará información general de los siguientes ítems: sistema operativo, versión, lenguaje, plataforma, memoria y cantidad de procesadores.
• Memoria: en la solapa Memoria se exhiben los valores actuales de memoria (mínimo y máximo), con la posibilidad de aplicar una nueva configuración.

Vista standard: al seleccionar esta vista, se exhiben en el panel izquierdo, dos carpetas: Empresas y Sistema.

La primera contiene el nombre de las empresas existentes en el sistema, en tanto que la segunda tiene asociada la base de datos del diccionario.

Desde esta vista no se tiene acceso a la información de los servidores. En el panel derecho, se exhiben los ítems asociados a la carpeta seleccionada.

Opciones habilitadas en ambas vistas

Tanto en la vista standard como en la vista avanzada, para cada una de las empresas, es posible acceder (haciendo clic sobre el botón derecho del mouse) a las siguientes opciones: ‘Copia de seguridad’, ‘Restaurar copia de seguridad’, ‘Compactar’ y ‘Propiedades’.

Copia de seguridad

Al seleccionar esta opción, se abre una ventana con el árbol de directorios o carpetas del servidor asociado a la empresa seleccionada.

Elija el directorio o ubicación y el archivo donde se guardará la copia de seguridad.

Haga clic en el botón «Aceptar» para iniciar el proceso de copia o bien, en el botón «Cancelar» para salir de la opción.

Para más información, consulte en este capítulo, el ítem Copia de seguridad.

Restaurar copia de seguridad

Esta opción recupera una copia de seguridad existente para la empresa seleccionada. Es posible realizar la restauración desde una base de datos o desde un archivo.

Al pie de la pantalla se exhibe información de la copia de seguridad (fecha de creación, archivo de datos, cantidad de copias de seguridad de la base de datos, etc.).

Para más información, consulte en este capítulo, el ítem Copia de seguridad.

Compactar

Invoque esta opción para eliminar espacios en blanco y registros borrados en la base de datos de su empresa.

Propiedades

Esta opción brinda información general y de los datos de acceso para la empresa elegida.

En la solapa General se exhiben datos propios de la base de datos (propietario, fecha de creación, tamaño y archivo) y los relacionados a la última copia de seguridad y al mantenimiento.

En la solapa Datos de acceso se informa cuál es el usuario que utiliza el sistema para acceder a los datos del Microsoft SQL Server.

Opciones

Desde este comando es posible efectuar consultas SQL en cualquiera de las empresas definidas en el sistema.

Es posible definir la modalidad de presentación del resultado de la consulta: ‘Modo texto’, ‘Modo grilla’ o guardarlo en un archivo.

Haga clic en el botón correspondiente para ejecutar la consulta SQL.

Ayuda

Invoque este comando para acceder a la ayuda del administrador.

 

Reportes

Utilice el administrador de reportes para copiar reportes, agregar subreportes, asignar subreportes existentes y agregar o eliminar columnas en reportes existentes.

Barra de herramientas

Desde esta barra se accede a las siguientes opciones: Asistente para agregar o eliminar columnas, Asistente para agregar subreportes y Ayuda.

Pantalla principal

El sector izquierdo de la pantalla muestra en forma de árbol, las opciones de menú con los procesos desde donde se imprimen reportes.

A medida que se mueva en el árbol, en el sector derecho de la pantalla se visualizan las carpetas que dependen de la rama en la que está posicionado y/o reportes existentes.

Al seleccionar un reporte en particular, se exhiben a la derecha de la pantalla, dos grillas:

• la grilla superior muestra las distintas opciones del reporte;
• la grilla inferior muestra el o los reportes asociados a cada opción.

La grilla de opciones brinda como información, el nombre de la opción del reporte y un comentario asociado.

Con el botón del sector inferior de la grilla accede a las propiedades de cada opción. Para más información, consulte el ítem Botón Propiedades de la Opción.

La grilla de reportes exhibe los siguientes datos: nombre, archivo, público, empresa, defecto, visible y un comentario.

Con los botones del sector inferior de la grilla accede a las propiedades de cada reporte, a la lista de subreportes asociados y además, puede copiar o eliminar el reporte seleccionado. Estas mismas opciones se invocan con el botón derecho sobre cada registro de la grilla. Para más información, consulte el ítem Botón Propiedades del Reporte.

Botón Propiedades de la Opción

Utilice este botón para consultar información general de la opción (nombre, título y comentario).

Botón Propiedades del Reporte

Desde esta pantalla, a igual que en la grilla de reportes, se exhibe la siguiente información:

Nombre: es el nombre del reporte.

Archivo: es el nombre del archivo físico.

Público: un reporte puede ser público o privado. Si es público, puede ser utilizado en todas las empresas. Caso contrario, sólo lo utiliza una empresa en particular.

Empresa: si el reporte es privado, este campo indica el nombre de la empresa habilitada para usar el reporte. Si se trata de un reporte público, este campo de la grilla está en blanco.

Reporte Por defecto: si este parámetro está activo, significa que cuando se imprima el informe desde Tango, este reporte se tomará por defecto. Esto se ve en la solapa Reportes de cada pantalla de impresión de reportes Tango.

Visible: indica si el reporte se ve en la lista de reportes a imprimir desde Tango (también se ve en la solapa Reportes de cada pantalla de impresión de reportes).

Comentario: texto libre referido al reporte.

Sustituye reporte físico original: este parámetro se habilita en la copia de reportes, y se utiliza para reemplazar el reporte original de los informes de Contabilidad. En estos casos no se tiene en cuenta la marca de reporte por defecto.

Botón Actualizar servidor

Este botón es de utilidad para actualizar en el servidor, los reportes generados en forma local. De manera, estarán disponibles para el resto de los usuarios cuando realicen la actualización de su instalación local.

Botón Copiar

Este botón le permite generar un nuevo reporte en base a uno ya existente. Se tienen en cuenta también, los subreportes asociados al reporte de origen.

Tenga en cuenta que:

• Un reporte público puede copiarse como «público» o asignarse a una empresa en particular y convertirse en «privado» de esa empresa.
• Un reporte privado puede copiarse únicamente como «privado» de la misma empresa que el reporte de origen.

Botón Eliminar

Este botón sólo se habilita para eliminar los reportes creados por usted. No es posible eliminar aquellos reportes que vienen por defecto con el sistema.

Botón Subreportes

Muestra una grilla con los subreportes asociados al reporte en pantalla, si son públicos y el tipo de subreporte.

Los tipos de subreporte posibles son los siguientes:

• Subreporte
• Cabecera
• Reporte principal
• Reporte secundario
• Pie de Página

Desde esta pantalla, usted puede realizar las siguientes operaciones:

• Agregar subreportes: es posible crear un subreporte nuevo o asignar a un reporte, un subreporte existente. Esta operación se lleva a cabo mediante un asistente (el mismo al que se accede desde la barra de herramientas, pero acá no es necesario indicarle el reporte para el que se agregará el subreporte porque ya estamos posicionados en un reporte antes de entrar al asistente). Para más información, consulte el ítem Asistente para agregar subreportes.
  Recuerde que para asignar un subreporte (nuevo o existente):
  • si el reporte en el que está posicionado es público, se puede asignar un subreporte «público»;
  • si el reporte en el que está posicionado es privado, se puede asignar un subreporte «público» o «privado» de la misma empresa a la que pertenece el reporte.
• Desasignar: esta función elimina la relación del subreporte con el reporte (no elimina físicamente el subreporte, sólo lo desasigna del reporte).
• Consultar enlaces: consulte los enlaces del subreporte con el reporte principal. Tenga en cuenta que sólo los subreportes de tipo «subreporte» tienen definidos enlaces con el reporte principal.
• Consultar las dependencias: indica todos los reportes a los que se encuentra asociado el subreporte.
• Propiedades: acceda a las propiedades del subreporte para consultar si el subreporte es público o privado, el origen de sus datos (herramienta de búsqueda), los campos de ordenamiento y los cortes de control. Las modificaciones que se hagan en esta pantalla afectan a todos los reportes. Si el subreporte se reutilizó en otros reportes, se verá afectado por las modificaciones en esta pantalla de propiedades.

Asistente para agregar o eliminar columnas

Acceda a este asistente desde el botón respectivo de la barra de herramientas.

Para agregar o eliminar columnas a un reporte estándar, es necesario hacer primero, una copia del reporte. No es posible modificar el reporte original de Tango, sino que las modificaciones se hacen siempre sobre la copia.

Si el reporte es público, no se muestran los campos adicionales de la tabla seleccionada.

Si el reporte es privado, se muestran los campos adicionales de la tabla, definidos en la empresa del reporte.

Asistente para agregar subreportes

Acceda a este asistente desde el botón de la barra de herramientas o bien, desde el botón «Agregar» en la pantalla de subreportes. La diferencia radica en que si accede desde la pantalla de subreportes, no es necesario elegir la opción de menú ni el reporte, ya que está posicionado en un reporte particular.

Para agregar un subreporte a un reporte estándar es necesario hacer primero una copia del reporte. No es posible modificar el reporte original de Tango, sino que las modificaciones se hacen siempre sobre la copia.

Las opciones posibles a realizar son:

• Crear un nuevo subreporte.
• Agregar un subreporte existente.

Cuando agrega un subreporte nuevo, indique el tipo de subreporte a crear.

• Los subreportes de tipo ‘Cabecera’ se agregan en Crystal Reports en una nueva sección de cabecera de página.
• Los subreportes de tipo ‘Reporte secundario’ y de tipo ‘Subreporte’, se agregan en una nueva sección de detalle.
• Los subreportes de tipo ‘Pie de Página’ se agregan en Crystal Reports, en una nueva sección de pie de página.

A un nuevo subreporte, usted puede:

• Asignarle una búsqueda existente en Tango.
  Si el subreporte pertenece a un reporte público o privado, se realizan las siguientes validaciones:
  • Si el reporte es público, la búsqueda no debe tener campos adicionales.
  • Si el reporte es privado, la búsqueda no debe tener campos adicionales. En caso de tenerlos, se valida que sean de la empresa a la que pertenece el reporte.
• Crearle una nueva consulta (con la ayuda de un asistente). Para más información, consulte el ítem Asistente para la creación de una consulta.
  Si asigna un subreporte existente, se valida que se cumplan las siguientes condiciones:
  • Si el reporte físico es público, se traen los subreportes públicos.
  • Si el reporte físico es privado, se traen los subreportes públicos y los privados que correspondan a la empresa del reporte físico.

Se controla además, que se complete el tipo para todos los subreportes seleccionados.

Al finalizar el asistente, se ofrece abrir Crystal Reports para ver las modificaciones y ubicar los campos en los subreportes.

Si el reporte a regrabar está abierto en Crystal Reports, se exhibirá el siguiente mensaje: «El reporte no puede modificarse porque está siendo utilizado por otra aplicación. ¿Desea reintentar?». Si no reintenta, no se podrán generar los cambios en Crystal Reports.

Usted deberá realizar los cambios manualmente en esa herramienta: insertar el subreporte, asociarle el archivo TTX y definir los enlaces con el reporte principal. Cuando inserte el subreporte desde Crystal Reports, debe identificarlo con el mismo nombre que lo creó desde el administrador de reportes de Tango.

El archivo TTX (que se generó automáticamente desde el administrador de reportes) tiene el mismo nombre que el subreporte.

Asistente para la creación de una consulta

Desde este asistente es posible agregar nuevas consultas sobre las tablas de Tango.

Para ello, ingrese los datos que identificarán a la consulta (un nombre y un título).

A continuación, seleccione la tabla principal sobre la que se efectuará la consulta.

Por último, seleccione los campos a incluir como columnas de la consulta. Utilice para realizar esta operación, los siguientes botones:

• Expandir el nivel de la consulta.
• Agregar campos seleccionados.
• Agregar todos los campos.
• Quitar campo.
• Quitar todos los campos.

 

Transferencia de información entre empresas

Desde esta opción es posible transferir, exportar e importar información entre empresas.

Se recomienda acceder a este proceso para la puesta en marcha de una nueva empresa o para el mantenimiento de empresas que contienen sus datos maestros sincronizados.

Esta herramienta es útil para transportar configuraciones de datos maestros que son necesarios para operar en las distintas empresas.

Un asistente lo guiará en la selección de las diferentes tablas.

Este proceso está habilitado para los siguientes módulos: Contabilidad,  Procesos generales y Activo Fijo.

Se pueden agregar nuevos registros o modificar registros existentes, según la selección de los conceptos o ítems de menú elegidos por el usuario, desde cada uno de los módulos.

De acuerdo a esta selección, el proceso enviará de forma automática, la información necesaria para conservar la integridad de los datos, llevando todos los registros de cada concepto o ítem y no sólo los registros que están relacionados entre conceptos o ítems.

En algunos casos existe información que no es requerida por el maestro y el proceso la considera como un concepto opcional. Esta información se envía sólo si el usuario selecciona la opción en forma explícita.

Usted puede visualizar un informe resumen de los datos maestros a transferir, exportar o importar, en forma previa al procesamiento de la información. En este reporte se puede observar:

1. Los conceptos que el usuario seleccionó en el árbol.
2. Los conceptos que el sistema considera obligatorios para las opciones de menú que el usuario seleccionó en el árbol.
3. Los conceptos que el sistema considera opcionales para los ítems de menú que el usuario seleccionó en el árbol y que:

• • en caso de agregar nuevos registros, no van a poder ser relacionados.
  • en caso de modificar registros existentes, se van a conservar los valores originales de la empresa de destino.

En los siguientes ítems explicamos cada una de las operaciones disponibles en esta herramienta.

La principal diferencia entre esta opción y el proceso Copiar empresa es que en la transferencia no se elimina información, sino que se modifican o agregan registros.

Transferir información entre empresas

Permite transferir información de una empresa de origen a una o varias empresas de destino.

Para ello, seleccione la empresa de origen y las empresas de destino, la información a transferir y el tipo de transferencia a realizar.

Exportar información a un archivo de transferencia

Permite exportar información de una empresa de origen a un archivo de transferencia.

Seleccione la empresa de origen, el directorio de exportación y el nombre del archivo .zip a generar.

Por último, defina la información a exportar tildando las diferentes opciones, ellas representan las tablas necesarias para conservar la integridad de los datos.

Importar información desde un archivo de transferencia

Permite importar información desde un archivo de transferencia a una o varias empresas de destino.

Indique la ruta de importación y el nombre del archivo .zip, las empresas de destino, la información a importar y el tipo de importación a realizar.

Otras consideraciones

• Se verifica antes de iniciar el proceso que la empresa de origen posea la misma versión que las empresas de destino.
• El proceso modifica registros existentes o agrega nuevos registros, en base a conceptos o datos maestros. No se eliminan registros.
• El proceso verifica la existencia de un registro maestro tanto para agregar nuevos como para modificar existentes, según el valor clave único para ese registro según cada maestro.  Por ejemplo, en el caso de ‘Provincias’, será la descripción de la provincia y en el caso de Monedas, será el código de moneda.
• Previo a ejecutar el proceso se muestra un informe resumen agrupado por módulo de todos los conceptos, según la operación a realizar; trasferencia, exportación o importación. En esta instancia previa el usuario puede cancelar el proceso o ir hacia atrás para realizar modificaciones.
• Antes de ejecutar el proceso, se recomienda realizar una copia de seguridad por cada empresa destino seleccionada, tanto para la transferencia como para la importación.
• Si en el transcurso del proceso se encuentra algún error crítico en las opciones seleccionadas no realizará ninguna actualización en la empresa de destino. En cambio, si se encuentra un error que no sea crítico se mostrará la advertencia y se realizarán las actualizaciones posibles.
• Se verifica que el archivo .zip seleccionado corresponda a un archivo generado por medio de la exportación.
• Al finalizar la operación de transferencia o de importación, se mostrará en pantalla el reporte de resultados. En la grilla superior aparecerán los registros agregados y modificados, agrupados por cada empresa destino y por concepto o ítem de menú. En la grilla inferior aparecerá el detalle de los errores considerados por el sistema como críticos, o de las advertencias. Si se posiciona sobre alguna de las dos grillas, al hacer clic en el botón derecho del mouse, accederá a las siguientes funciones: Imprimir y Exportar a Excel.

 

Verificar campos adicionales

Seleccione esta opción cuando se haya realizado una conversión de empresa con campos adicionales, o cuando se restaure una copia de seguridad que posee campos adicionales.

Este proceso permite habilitar los campos adicionales para poder ser utilizados y visualizados desde los ítems de menú.