Compras

Este proceso le permite consultar los precios por proveedor de un determinado artículo. Es posible consultar y comparar los precios ofrecidos por los distintos proveedores. También podrá observar si el precio tiene una solicitud de precio a proveedores en estado pendiente y controlar la vigencia de este en el caso en que haya sido informada.

Al ingresar podrá seleccionar el artículo y/o proveedor que desea consultar, en la grilla se mostrarán los precios y, además, si poseen solicitudes de precios pendientes.
Posteriormente a la generación de una solicitud de precios a proveedores (que se realiza desde la opción: Compras | Archivos | Actualizaciones | Precios de Compra | Solicitud de precios) desde esta opción podrá hacer el seguimiento del estado de dichas solicitudes de precios y cambiarlas para que ya no estén pendientes, en caso que así lo considere, independientemente que los precios se hayan actualizado en el sistema.
Con la opción Solicitar precios podrá acceder a generar solicitudes de precios para los artículos y proveedores que haya seleccionado en la grilla.
También puede consultar los precios. Recuerde que además puede consultar los precios desde: Compras e Importaciones | Consultas | Precios | Por proveedor.

 

Utilice este proceso para administrar en forma conjunta las solicitudes de compra pendientes.

Desde este proceso usted puede:

• Obtener información de artículos pendientes de comprar por sucursal, por sector, por solicitante, por comprador, por proveedores sugeridos, por artículos solicitados, por códigos de clasificación, por tipo de moneda (solicitudes cargadas en moneda local o extranjera contable) o por fechas.
• Ingresar en la columna «Comprar» de la grilla de datos para gestión de solicitudes las cantidades necesarias para uno o varios artículos y generar las ordenes de compra respectivas, mediante el asistente para generación de órdenes de compra.
• Consultar el inventario disponible de los artículos solicitados, y decidir entregarlos desde stock, utilizando la columna «Entregar».
• Decidir que no comprará uno o más artículos solicitados, ingresando la cantidad rechazada en la columna «Cerrar». Especifique el motivo de su decisión en la columna «Motivo». Esta información podrá ser consultada por el solicitante en el historial del artículo, mediante el proceso Actualización de solicitudes.
• Asignar manualmente las cantidades a comprar / entregar / cerrar a cada solicitud, mediante el detalle de composición del renglón. Utilice esta pantalla para acceder a la información completa de cada solicitud de compra, incluyendo el historial de datos de movimientos de cada uno de los artículos que la componen.

Consideraciones generales

Mediante este proceso usted puede optar por dos modalidades de trabajo.

• Administrar la información a nivel global, indicando en la grilla de datos:
  • cantidades a comprar
  • cantidades a entregar con inventario propio
  • cantidades a cerrar

El sistema descontará automáticamente estas cantidades de las solicitudes pendientes mas antiguas.

• Indicar estos datos puntualmente para cada solicitud de compra, ingresando al detalle de composición del renglón.
  Utilice éste detalle para imputar a cada solicitud en particular, cantidades a comprar, a entregar o a cerrar.

Es posible definir, mediante la configuración de parámetros del sistema la modalidad en que prefiere ver agrupados los artículos a gestionar: puede optar entre verlos sin agrupar (solicitud a solicitud), o agrupados por tipo, código y unidad de medida, indicando el comportamiento que tendrá el sistema cuando alguno de los datos incluidos en el renglón sea diferente en las solicitudes a agrupar. La conveniencia de un modo u otro estará dada por la modalidad de trabajo, o por la estructura de su empresa.

Para más información sobre como configurar la modalidad de agrupamiento, consulte Parámetros de Compras.
Las solicitudes de compra posibles de gestionar son aquellas que cuentan con los siguientes estados:

• Ingresado: en los casos en que no tenga activo el parámetro Autoriza solicitudes de compra.
• Autorizado / Autorizado Parcial: En los casos en el circuito esté parametrizado incluyendo la opción de Autorización de solicitudes.
• En curso: se consideran los renglones de aquellas solicitudes que aun registren cantidades autorizadas pendientes de comprar.

Para más información, consulte Estados de una solicitud de compra.
Las solicitudes gestionadas tomarán distintos estados, según la combinación de datos ingresados.  Consulte cambios de estado para obtener información detallada.

 

Cambios de estado

La actualización del estado general de una solicitud de compra depende de los estados que tomen los renglones de cada artículo, luego de realizar la confirmación de las operaciones realizadas desde este proceso.
Los renglones pueden tomar los siguientes estados:

• En curso: es el estado que toma un renglón cuando:
  • se confirma una cantidad a comprar, y se genera la orden de compra.
  • se entrega una parte de la cantidad pedida utilizando las existencias propias, y el resto de lo solicitado, aún queda pendiente.
• Cerrado: la cantidad pendiente de comprar es cerrada, especificando un motivo.
• Cumplido: se entrega el total de la cantidad pendiente solicitada utilizando las existencias propias.

La siguiente tabla resume el cambio de estado general de una solicitud, según la combinación de estados de sus renglones:

(*) En el caso de contar con un renglón que estuvo en curso y luego por algún motivo fue cerrado, y de existir más renglones a la espera de resolución de compra, el estado de la solicitud seguirá siendo ‘En Curso’.
(**) Si entre todos los renglones solicitados, algunos tienen estado ‘Cerrado’ o ‘Desautorizado’ y al menos uno tiene estado ‘Cumplido’, la solicitud será considerada ‘Cumplida’.

Opciones de la barra de herramientas

Activar Carga o <Ctrl + F>: utilice esta opción para activar la carga automática de solicitudes a gestionar. Mientras esté activo, cada vez que acceda a este proceso, usted visualiza todos los comprobantes con cantidades pendientes de compra,  incluidos según el valor de los filtros por defecto.

Filtros o <Ctrl + T>: active esta opción cuando desee mantener visible el sector para la selección de filtros.  En el caso de estar ocultos, se aprovecha el sector de la pantalla destinado a los fitros, para visualizar mas renglones de artículos solicitados.

Sugerir cantidad a comprar igual a la pendiente o <Ctrl + S>: seleccione esta opción para ver replicada la cantidad Pendiente de compra de un renglón, en la columna «Comprar». Esta modalidad permite una modalidad de trabajo mas automatizada.

Detalle de solicitudes agrupadas o <Ctrl + D>: esta opción le permite mantener siempre visible datos referidos a las solicitudes que componen un renglón. Es de utilidad para el caso en que usted trabaje con modalidad de datos agrupados, ya que le permitirá ver fácilmente que solicitudes están incluidas en el renglón.
En el caso de tener deshabilitada la opción, es posible acceder a este detalle mediante la columna «Detalle» de la grilla de datos para gestión de solicitudes.
No es posible, mediante este panel, realizar edición de datos tales como cantidades a comprar, entregar o cerrar. Para realizar asignaciones manuales a solicitudes específicas, utilice el link de la columna Detalle de la grilla de datos para gestión de solicitudes.

Consulta de precios o <Ctrl + P>: active esta opción para mantener siempre visible el panel de consulta de precios de compra relacionados con el artículo.
En el caso de tener deshabilitada la opción, es posible acceder a esta consulta mediante la columna «Consulta de Precios» de la grilla de datos para gestión de solicitudes.

Mostrar proveedores relacionados con el artículo o <Ctrl + P>: es posible utilizar esta opción cuando tenga activo el parámetro general Valida los artículos por proveedor.
En el caso de querer habilitar el ingreso de otros proveedores que no estén incluidos en la relación proveedor – artículo, mantenga activo este botón.

Solicitar precios a proveedores <Alt + P>: esta opción le permite acceder a la generación de solicitudes de precios a proveedores. Si al utilizar este comando no tiene información cargada en los renglones de la grilla en pantalla, se ingresa a la generación de solicitudes de precios a partir del paso en que se deben seleccionar los artículos que se desean solicitar. En cambio si ya tiene artículos cargados en los renglones, al ingresar en solicitudes de precios se preseleccionaran los artículos incluidos en la grilla.

Solicitar precios a proveedores sugeridos <Alt + S>: esta opción le permite acceder a la generación de solicitudes de precios con los artículos y los proveedores seleccionados, datos que se toman de las solicitudes de la grilla. Solo podrá utilizar esta opción si ya tiene cargados renglones con proveedores sugeridos. En este caso al ingresar en solicitudes de precios no se solicitará la selección del ingreso de artículos ni proveedores ya que se toma automáticamente de los artículos y proveedores sugeridos para cada uno en la solicitudes de compra.

Filtros para la selección

Los filtros posibles de aplicar para la selección de solicitudes de compra pendientes son los siguientes:

Por talonario y número de solicitud: ingrese un talonario, y para éste, el rango de solicitudes a considerar.

Por Fecha de ingreso: para el filtro de fecha es posible aplicar un rango o un valor relativo (‘Hoy’, ‘Semana anterior’, ‘Ultimo Mes’, etc.).
Por defecto se incluyen las solicitudes ingresadas en el último mes y con estados posibles de gestionar.

Por moneda: no es posible gestionar solicitudes ingresadas en monedas diferentes.
Ingrese una cotización, para el caso en que seleccione solicitudes en una moneda, y luego ingrese listas de precios en otra. El sistema utilizará este dato para realizar las conversiones correspondientes.
Tenga en cuenta que la cotización ingresada en este momento, se traslada hacia la generación de órdenes de compra.

Por Sucursal: seleccione las sucursales que desea incluir. Por defecto se incluyen todas las sucursales.

• Por Sector: seleccione los sectores que desea incluir. Por defecto se incluyen todos los sectores. En el caso de que usted tenga inactivo el parámetro general Utiliza Sectores, este dato no será tenido en cuenta.
• Clasificaciones 1 y 2: seleccione los códigos de clasificación que desea incluir. Por defecto se incluyen todas las clasificaciones. En el caso que usted no haya ingresado valores a las clasificaciones en Parámetros de Compras, estas fichas no estarán visibles.
• Por solicitante: seleccione las solicitantes que desea incluir. Por defecto se incluyen todos los solicitantes
• Por comprador: seleccione los compradores que desea incluir. Por defecto se toman en cuentalas solicitudes asignadas a todos los compradores, incluidas aquellas que no tienen comprador relacionado.
• Por proveedor sugerido: indique los proveedores que precisa incluir. La selección tomará en cuenta a todos los proveedores sugeridos, buscando en cada uno de los tres proveedores factibles de ingresar en cada solicitud.
• Por artículo: esta opción le será de utilidad para ubicar solicitudes en las que se cargó un artículo determinado. Tipee un texto, e indique si desea que ese texto se busque como parte del código, de la descripción, o en ambos.

Al presionar el botón Obtener solicitudes se cargan los datos de la grilla para gestión de solicitudes de compra, mostrando los artículos pendientes de todas las solicitudes que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstos se verán agrupados según la modalidad que usted haya definido en Parámetros de Compras.

Clasificación: seleccione las clasificaciones que desea incluir. Por defecto incluye todas.

Para más información, consulte Grilla de datos para gestión de solicitudes de compra.

 

Grilla de datos para gestión de solicitudes

La grilla de datos le muestra los artículos pendientes de compra.
En el caso de haber optado por agrupar los artículos, esta modalidad le permite contar con información del total de unidades solicitadas para un artículo determinado, independientemente del sector / sucursal o persona que realizó la solicitud, para agruparlos en una sola orden de compra.
Las columnas incluidas en esta grilla son:

Tipo de artículo: indica si el artículo solicitado es de tipo normal o genérico. Para más información consulte Artículos genéricos.

Artículo: indica el código de artículo solicitado, puede ser un código de un artículo normal o de un genérico.

Descripción: indica la descripción del artículo solicitado.

UM: informa la presentación de compra solicitada en el comprobante.

Pendiente: indica la cantidad total pendiente de compra registrada para el artículo del renglón.
Esta cantidad incluye todas las cantidades que fueron autorizadas para el artículo y que aún no fueron incluidas en orden de compra, ni cerradas, ni cumplidas con existencias propias.

Saldo actual: informa la cantidad disponible en stock para el artículo.
Pulse el botón «…» o presione <F7> para obtener información detallada de inventario.

• Para artículos normales: la consulta le informa el inventario disponible en cada bodega, y datos sobre stock comprometido y pendiente de recibir.
• Para artículos genéricos: la consulta le informa el inventario disponible de cada artículo relacionado con el artículo genérico, en cada una de las bodegas habilitadas.

Comprar: ingrese la cantidad total que precisa comprar del artículo. Es posible comprar una cantidad mayor a la solicitada.

Entregar: ingrese la cantidad total que desea cumplir con existencias propias. Es posible entregar una cantidad mayor a la solicitada.
Active el parámetro general Controla entrega de artículos sin stock si desea que el sistema valide que la cantidad ingresada para la entrega del artículo no sea mayor a las existencias disponibles, en este caso se exhibirá un mensaje de aviso y se solicitará su confirmación; caso contrario no será posible entregar una cantidad mayor a la existente en stock.
Esta cantidad no se valida si el artículo a entregar es un Genérico.

Cerrar: utilice esta columna para ingresar la cantidad que no comprará del artículo solicitado. No es posible cerrar una cantidad mayor a la pendiente.

Motivo: en el caso de decidir cerrar cantidades solicitadas para un artículo, indique el motivo de cierre. Su ingreso es obligatorio. Para más información, consulte la ayuda de Motivos.

Proveedor O/C: debe indicar el proveedor para generar la orden de compra, cuando ingrese una cantidad a comprar para el artículo. Cuenta con diferentes maneras de ingresar un proveedor:

• Puede ingresarlo directamente en la columna o seleccionarlo desde el Buscar.
• Puede seleccionar uno desde la consulta de precios junto al precio más conveniente para su compra.
• Puede hacerlo en el ingreso o actualización de la solicitud de compra, e indicar en Parámetros de Compras que traslada el primer proveedor sugerido a la orden de compra (para más información consulte Modalidad de traslado y agrupamiento de datos en Gestión de solicitudes).
• Puede no ingresarlo en la solicitud de compra y definirlo como valor por defecto en un perfil de solicitud de compra para generar la orden de compra.

Tenga en cuenta que si activó el parámetro general Agrupa artículos iguales aún cuando difiera el primer proveedor sugerido, puede ser que este campo quede en blanco cuando algunos de los proveedores difieran, y puede tomar en este caso el valor por defecto definido en perfiles de solicitud de compra. En el caso de no diferir, el sistema propondrá el primer proveedor sugerido ingresado en las solicitudes.
Si activó el parámetro Valida los artículos por proveedor, el sistema controlará que el proveedor esté relacionado con el artículo. Si el proveedor no pertenece a la relación, deberá confirmar su ingreso.

Clasificación para O/C: esta columna estará visible, si tiene habilitados los parámetros Utiliza clasificación de comprobantes y Clasifica órdenes de compra en Parámetros de Compras.
En el caso que usted clasifique solicitudes de compra, el sistema le propondrá la clasificación ingresada en los comprobantes a gestionar (siempre y cuando la clasificación ingresada en las solicitudes de compras, sea válida para órdenes de compra. Caso contrario, le propondrá la Clasificación habitual para ordenes de compras definida en Parámetros de Compras).
Puede modificar estas clasificaciones, ingresando otro código habilitado para ordenes de compras, o bien pulsando <F7> o «…».

Precio O/C: para los artículos que decide comprar, puede ingresar el precio estipulado para la orden de compra. Si en el ingreso de las solicitudes define precios sugeridos y cotizados por los proveedores, puede definir en parámetro general cual será el precio que prefiere trasladar por defecto en la generación de la orden de compra. El mismo puede cambiarlo y optar por cualquier otro precio de los informados en la consulta de precios.
Tenga en cuenta que si activó el parámetro general Agrupa artículos iguales, puede ser que este campo quede en blanco cuando algunos de los precios difieran.

Precios cotizados: puede actualizar también desde este proceso, los proveedores sugeridos y sus precios cotizados. Si no trabaja con la modalidad de agrupamiento de artículos, podrá ver y actualizar los datos de cada solicitud en forma independiente, en el caso contrario el sistema le solicitará una confirmación para actualizar en todas las solicitudes agrupadas, los nuevos datos ingresados.
Esta columna no estará disponible si en Perfiles de solicitud de compra usted configuró que Ingresa proveedores sugeridos y precios cotizados sólo desde el ingreso y actualización de solicitudes.

Detalle: haga clic sobre el vínculo Detalle o pulse <F7> para ver que solicitudes de compra que componen el total de la cantidad pendiente agrupada en el renglón.
Utilice el detalle de la composición del renglón para realizar imputaciones directas de cantidades a comprar, entregar y cerrar a las solicitudes de compra que usted decida.
En el caso de no realizar específicamente ninguna imputación, el sistema asignará las cantidades ingresadas en la grilla de datos de gestión según el concepto de «más antiguo».

Consulta de Precios: haga clic sobre el vínculo Ver o pulse <F7> para ver la consulta de precios relacionados con el artículo del renglón.

Pulse <F10> para ejecutar el comando Actualizar y confirmar los datos ingresados.

Comando Actualizar

La ejecución de este comando provoca las siguientes acciones:

• Si usted ingresó cantidades a entregar o a cerrar, ambos movimientos se registran en el sistema para ser consultados luego como parte del historial del artículo de cada solicitud de compra.
  En este momento se descuenta la cantidad pendiente de compra de los artículos involucrados y se cambian los estados (de los renglones y el general de las solicitudes). Para más información consulte cambios de estado.
• Si usted ingresó cantidades a comprar, se ejecutará el asistente para la generación de órdenes de compra.

 

Detalle de la composición del renglón

Ingresando a esta pantalla usted puede visualizar todos los datos referidos a las solicitudes de compra que componen la cantidad pendiente de un artículo incluido en la grilla de datos de gestión de solicitud.

Fecha: informa la fecha de ingreso de la solicitud.

Talonario: indica el código de talonario de la solicitud.

Solicitud: indica el número de comprobante de la solicitud seleccionada.

Sucursal: indica la sucursal para la que se ingresó el pedido de compra.

Pendiente: informa la cantidad pendiente de compra para el artículo incluido en la solicitud analizada. Esta columna muestra la composición de las cantidades agrupadas en la columna Pendiente de la grilla de datos para gestión de solicitudes.

Comprar / Entregar / Cerrar: estas columnas muestran la asignación automática que hará el sistema, en el caso de que usted haya ingresado una cantidad en forma global en las columnas respectivas de la grilla de datos para gestión de solicitudes, y no realice ninguna asignación manual posterior.
Usted puede redistribuir estas cantidades entre las solicitudes deseadas.
Es posible cambiar las cantidades redistribuidas por cantidades mayores o menores. Estas serán trasladadas, al salir de esta pantalla, a la grilla de datos para gestión de solicitudes, reemplazando las cantidades originalmente cargadas.

Plan de Entrega: «…» pulse este botón o presione <F7> para consultar las fechas de entrega definidas en la solicitud. La información mostrada incluye cantidades solicitadas para cada fecha y cantidades ya recibidas.

Observaciones: «…» pulse este botón o presione <F7> para consultar las datos adicionales cargados para cada solicitud.

Clasificaciones 1 y 2: estas columnas son visibles si están definidos en Parámetros de Compras los títulos que corresponden a cada una de ellas. Lo que usted visualizará en pantalla será el título preestablecido y el código de clasificación correspondiente a la solicitud consultada. Para más información consulte la ayuda de Clasificación 1 y Clasificación 2.

Ver S/C:  presione <F7> para consultar el formulario de datos de la solicitud de compra.

Sector: indica el sector al cual se destinó la compra. Sólo contendrá datos si usted tiene activo el parámetro Usa Sectores. Para más información, consulta la ayuda de Sectores.

Solicitante: indica el nombre de la persona que solicitó la compra.

Proveedor: informa el primer proveedor sugerido en el momento de ingreso o actualización de la solicitud.

Clasificación: indica la descripción de la clasificación que se aplicó al comprobante.

Comprador: indica el comprador al cual está dirigida la solicitud de compra.

Destino: le permite consultar el texto ingresado por el solicitante en el momento en que generó el comprobante.

Cotización: indica el valor de la cotización registrada en el momento de ingresar la solicitud de compra.

Precio sugerido: utilice este dato para tener una referencia del precio que puede indicar al proveedor como apto para realizar la compra.

Código motivo: en el caso de que usted haya ingresado un motivo en la grilla de datos para gestión de solicitudes, éste será traslado a toda la columna. Es posible cambiarlo, y asignar distintos motivos para cada comprobante.

Descripción motivo: indica la descripción del motivo seleccionado.

Haga clic en el botón «Aceptar» para confirmar el ingreso de datos y retornar a la grilla de datos para gestión de solicitudes de compra.

 

Consulta de Precios

Utilice esta herramienta para consultar y comparar todos los precios referidos al proceso de compras, relacionados con el artículo solicitado.
Lo ayudará en el proceso de decisión, tanto para elegir el proveedor más conveniente al cual generarle la orden de compra, como el precio que desea pactar con el mismo.
Es posible definir permisos de visualización para cada una de las consultas incluidas en la grilla. Para mas información consulte Perfiles de solicitud de compra.
La consulta le brinda cuatro tipos de precios de compras:

• Precios sugeridos: consulte el precio sugerido que ingresó el solicitante en cada una de las solicitudes agrupadas en el renglón.
  Haga clic sobre la columna «Observaciones» para informarse de posibles datos adicionales cargados para el artículo en el momento del ingreso / actualización del comprobante en cuestión.
• Precios cotizados: visualice los precios cotizados por cada proveedor sugerido en las solicitudes relacionadas con el renglón.
  Utilice la columna «Observaciones» para obtener información adicional ingresada en el momento de actualizar los precios cotizados por proveedor. Puede consultar en este ítem la última fecha de actualización de los precios cotizados, y los números de solicitudes en los que fueron ingresados.
• Precios por proveedor: utilice esta consulta en el caso que usted mantenga actualizadas en el sistema las listas de precios por proveedor. Es posible consultar y comparar los precios y condiciones ofrecidos por los distintos proveedores relacionados con el artículo que comprará.
  Seleccione cualquiera de los renglones de la consulta, para tomar el proveedor, precio y Descuento e incluirlos en la orden de compra a generar.
  En el caso de artículos genéricos, invoque esta consulta para comparar los precios por proveedor de todos sus artículos relacionados, brindándole la posibilidad de reemplazar el genérico por el artículo más adecuado a sus necesidades.
  Tenga en cuenta que no es posible seleccionar un ítem de las listas de precios que corresponda a una unidad de medida diferente a la del renglón que está gestionando.  También podrá observar si el precio tiene una solicitud de precio pendiente al proveedor y controlar la vigencia de este, en el caso en que haya sido informada.
• Precios para costos: tenga presente los precios para costos de cada artículo, puede resultarle de utilidad contar con los datos referidos a la última compra. Para más información sobre el origen de cada uno de estos precios consulte Actualización de precios para costos.

 

Asistente para generación de órdenes de compra

El asistente para la generación de órdenes de compra se activa toda vez que usted ingrese cantidades a comprar en la grilla de datos para gestión de solicitudes.
Esta herramienta lo guiará en la confección de los comprobantes necesarios para iniciar el proceso de compras.
El asistente generará múltiples ordenes de compra,  en el caso de que corresponda comprar los  artículos seleccionados a diferentes proveedores.
Utilice la herramienta Precios por proveedor, incluida en el asistente, para definir el proveedor más conveniente para comprar cada artículo.
El asistente cuenta con dos pantallas consecutivas:

• Datos para el detalle de las órdenes de compra: ingrese los datos relacionados con los artículos a incluir en las ordenes de compra.
• Datos generales para las órdenes de compra: ingrese los datos relacionados con el encabezado de cada orden de compra.

 

Datos para el detalle de las órdenes de compra

Moneda y Cotización: ingrese la moneda en que se realiza las ordenes de compra. Los importes quedarán expresados en la moneda seleccionada y la reexpresión bimonetaria se realizará de acuerdo a la cotización vigente. Cuando ingrese una factura – guía de despacho en base a la orden de compra, se sugerirán por defecto, los precios en base a la moneda seleccionada para la factura.
En el caso de que usted haya ingresado una cotización en la pantalla previa a la del asistente, ese valor será trasladado para generar las ordenes de compra.

Comprador: indique la persona que realiza el pedido al proveedor. Su ingreso es obligatorio. Es posible definir mediante Parámetros de Compras que se sugiera el comprador ingresado en las solicitudes relacionadas.
Puede indicar un comprador por defecto, mediante perfiles de solicitud de compra.
Esta opción le será de utilidad cuando el parámetro de traslado de comprador desde la solicitud de compra hacia la orden de compra se encuentre inactivo, o bien, cuando efectúe una orden compra agrupando varias solicitudes que hacen referencia a distintos compradores.
Es posible definir un comprador en la cabecera del asistente, para que se traslade a todos los renglones de las ordenes de compra a generar.

Bodega: su ingreso es obligatorio, y se traslada a todos los renglones de las ordenes de compra a generar. No es posible seleccionar una bodega que se encuentre inhabilitada.
Puede indicar una bodega por defecto, mediante perfiles de solicitud de compra.

Tipo de artículo: informa si el código de artículo solicitado se refiere a un artículo genérico o a un artículo normal.

Artículo solicitado: muestra el código del artículo solicitado.

Descripción: muestra la descripción del artículo solicitado.

Artículo a comprar: ingrese el código del artículo que solicitará al proveedor.

• En el caso de que el tipo de artículo sea genérico, este campo es de ingreso obligatorio, debido a que no es posible realizar ordenes de compra con artículos de este tipo.
  Configure el parámetro general Sustituye artículos genéricos para definir la modalidad de reemplazo. Puede optar por:
  • Reemplazarlo sólo por sus artículos relacionados
  • Reemplazarlo por cualquier artículo definido en el sistema.
• En el caso de que el tipo de artículo sea normal, se repetirá en esta columna el mismo código que en la columna Artículo solicitado.

Descripción: muestra la descripción del artículo a comprar.

Comprar: informa la cantidad que usted ingresó,  en la columna Comprar de la grilla de datos para la gestión de solicitudes, para el código de artículo del renglón actual.

UM: informa la unidad de medida en la que fue solicitada el artículo, y en la que se efectuará la orden de compra.

Comprador: modifique los compradores de los renglones, cuando necesite generar una orden de compra asignada a un comprador diferente del indicado en forma global.

Clasificación: muestra la clasificación asignada a los artículos de las solicitudes referenciadas para generar la orden de compra en la grilla de datos para gestión de solicitudes.

Proveedor: muestra el proveedor que se seleccionó para generar la orden de compra en la grilla de datos para gestión de solicitudes.

Clasificación: esta columna estará visible si tiene habilitados los parámetros Utiliza clasificación de comprobantes y Clasifica órdenes de compra en Parámetros de Compras. Muestra las clasificaciones ingresadas en una pantalla previa.

Plan de entrega: indique, para cada renglón, el plan de entrega de cada artículo. Si usted activó el parámetro general Traslada Plan de Entrega en O/C, verá reflejado en el Plan de Entrega de la orden de compra, los datos ingresados en las solicitudes. Caso contrario, por defecto, el sistema sugerirá la fecha ingresada en Fecha de Recepción y la Cantidad a comprar indicada en el renglón. Esta cantidad puede distribuirse manualmente entre varias fechas. Pulse «…» o <F7> para consultar y editar su plan de entrega.

Bodega: utilice esta columna cuando necesite especificar, para determinados renglones, bodegas diferentes a la que ingresó en la cabecera de la pantalla.

Lista de precios: informa la lista de precios seleccionada en la grilla de datos para gestión de solicitudes. Es posible cambiar la lista previamente seleccionada, utilizando esta columna.
En el caso de que usted no haya seleccionado previamente una lista de precios, puede ingresarla en este momento. Su ingreso no es obligatorio.

Precio: indica el precio sugerido en la solicitud de compra, o bien el precio de la lista.

Descuento: indica el descuento relacionada con el artículo y la lista de precios. Puede modificar este valor, o cargar uno en este momento, como referencia para la emisión de la orden de compra.

Descripción adicional: ingrese observaciones relacionadas con el artículo, que serán trasladadas a la orden de compra, como información adicional para el proveedor. Pulse «…» o <F7> para ingresarlas.

Pulse el botón «Siguiente» para pasar a la pantalla de Datos generales para las ordenes de compra.

 

Datos generales para las órdenes de compra

Proveedor y Lista de precios: indican el proveedor y lista de precios seleccionados con que se generará la orden de compra.

Total: indica el total de la orden de compra a generar. Es posible que este campo se encuentre vacío si no se sugirieron precios en la solicitud de compra, ni se ingresó lista de precios o precios al armar el detalle de la orden de compra en la pantalla anterior.

Clasificación: en caso de referenciar a solo una solicitud, traslada la clasificación del encabezado a la orden de compra. Cuando se esta generando una orden de compra que agrupa más de una solicitud y todas tienen la misma clasificación, se mantiene la misma, caso contrario se propone la clasificación habitual.
Muestra la clasificación asignada a los artículos de las solicitudes existentes para generar la orden de compra en la grilla de datos para gestión de solicitudes.

Talonario: el talonario válido para este proceso será aquel que haya sido definido con tipo de comprobante Orden de Compra. Es posible definir un talonario por defecto desde Parámetros de Compras o desde el Perfil de solicitud de compra.

Nro. comprobante: el número propuesto por el sistema será el próximo número a emitir correspondiente al talonario seleccionado. Se lo editará de acuerdo a la configuración de dicho talonario.

Fecha: si las ordenes de compra no deben ser autorizadas, la fecha que se ingresa es la de emisión de la orden de compra; de lo contrario, la fecha ingresada es la de su generación.

Clasificación: esta columna estará visible si tiene habilitados los parámetros Utiliza clasificación de Comprobantes y Clasifica Ordenes de Compra en Parámetros de Compras. Muestra las clasificaciones ingresadas en una pantalla previa.

Fecha vigencia: indica hasta qué fecha se considerará como válida la orden de compra. Al ingresar una guía de despacho o factura-guía de despacho, podrá hacer referencia a la orden de compra. El sistema validará que la fecha de recepción de la mercadería no sea posterior a la fecha de vigencia; si así ocurriera, le pedirá su confirmación para aceptar la orden de compra en condición de vencida.

Cond. compra: si el proveedor tiene una condición de compra asociada, el sistema propone por defecto esa condición. Al ingresar una factura – guía de despacho, se podrá hacer referencia a la orden de compra. Si se hace referencia a una sola orden de compra, el sistema validará la condición de compra de la factura contra la de la orden de compra. Si es distinta, el sistema pedirá su confirmación para aceptar la orden de compra.

Descuento: es posible ingresar un descuento general pactado con el proveedor, que se aplicará al subtotal de la orden de compra. En el momento de ingresar una factura en base a la orden de compra, el sistema validará el descuento general de la factura contra el de la orden de compra. Si ocurriera que el descuento de la orden de compra es mayor que el de la factura, el sistema pedirá su confirmación para aceptar la orden de compra.

Respeta precios: este parámetro indica si se desea controlar que el precio con que se factura la orden de compra sea el mismo precio con el que se confeccionó la orden de compra. Si se indica que «SI», no se permitirá ingresar artículos de la factura relacionados con la orden de compra con precio mayor.

Observaciones: es posible ingresar alguna referencia, pulsando «…» o <F7>. Estas observaciones se incluyen en los informes de órdenes de compra no emitidas, no autorizadas y anuladas.

Glosas: es posible ingresar hasta cinco Glosas para cada orden de compra. Si usted activó el Parámetro General Traslado de datos en Orden de Compra: Glosas, las verá reflejadas. Tenga en cuenta el máximo de renglones, ya que si la cantidad de glosas ingresadas en todas las solicitudes referenciadas exceden los 5 renglones disponibles, se perderán al realizar el traslado de datos. Es posible editarlas, pulsando «…» o pulsando <F7> en la columna.

Textos: si parametrizó el módulo para utilizar Textos de órdenes de compra (mediante el proceso Parámetros de Compras), podrá ingresar los códigos de texto que se desean asociar a la orden de compra. Si usted activó el parámetro general Traslado de datos en Orden de Compra: Textos verá reflejados en este punto los textos que se cargaron al ingresar las solicitudes de compras que incluye la orden de compra a generar. Es posible editarlos, pulsando «…» o pulsando <F7> en la columna.

Orden de compra: pulse «…» o <F7> para obtener información de la composición de la orden de compra a generar. Esta consulta le brinda un detalle de los artículos que se incluirán en cada comprobante, y demás datos relacionados (precio, plan de entrega, cantidad a comprar, etc)

Pulse el botón «Terminar» para generar las ordenes de compra, confirmando el proceso al finalizar la carga de datos. En este momento, se generan las órdenes de compra.

Es posible configurar, mediante la definición del parámetro Genera ordenes de compra autorizadas, de perfiles de solicitud de compra, que las ordenes de compra generadas desde este proceso tengan estado inicial «Autorizado», independientemente del modo que tenga configurado el proceso de ordenes de compra habitual.
En este caso, serán generadas e impresas una vez confirmado el ingreso de datos mediante el asistente.
Si usted no define perfiles, el comportamiento de estado inicial e impresión será el definido para el circuito habitual de compras en los Parámetros de Compras. Para más información consulte Generación de órdenes de compra.

 

La actualización global permite actualizar una lista de precios para un rango de artículos del proveedor o bien toda una lista completa.

Lista base: se refiere a la lista desde la que se toman los precios para calcular la actualización.

Lista a actualizar: se refiere a la lista que se desea actualizar.
Si se utiliza como Lista Base la misma que se indica en Lista a Actualizar, se estarán modificando los precios de la lista.
Si, por el contrario, la Lista Base es distinta a la Lista a Actualizar, se estarán creando o actualizando los precios de la Lista a Actualizar a partir de los precios de la Lista Base. En este último caso, se puede estar creando una lista nueva o modificando una ya existente.

Si la moneda de la lista a actualizar difiere de la moneda de la Lista Base, debe ingresar una cotización para convertir los precios durante la actualización.
La actualización puede realizarse aplicando un Porcentaje al precio de la lista base o bien, multiplicando el precio por un Coeficiente.
Desde este mismo proceso puede actualizar la fecha de vigencia de los precios. Para ello, marque la opción Actualiza fecha de vigencia e indique si desea actualizar la vigencia de todos los precios de los artículos incluidos en la lista y proveedor seleccionados, o solo los de los artículos a los que se le modificará el precio.

• Si selecciona la opción: Unitario visualizará la Fecha Desde / Hasta para que pueda indicar la fecha de vigencia de los precios para la unidad de medida de stock.
• Si selecciona la opción: Unidad de compras visualizará la Fecha Desde / Hasta para que pueda indicar la fecha de vigencia de los precios por unidad de compras.
• Si selecciona la opción: Ambos visualizará la Fecha Desde / Hasta para que pueda indicar la fecha de vigencia de los precios tanto para unidad de stock como de compras.

 

Mediante este proceso se define una serie de parámetros y valores iniciales, que permiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada empresa en particular.

Detallamos a continuación, los parámetros de compras a aplicar.

 

Principal

General

Ingreso obligatorio de RUT: defina si es obligatorio el ingreso de un CUIT válido durante el alta o modificación de proveedores.

Depura solicitudes de precios: indique si desea activar el proceso de depuración, solo serán depurados aquellos archivos que estén dentro de la fecha de depuración.

Conserva solicitudes de precios por (meses): este campo permite establecer el número de meses que desea mantener los registros de solicitudes de precios realizados y en función a este valor se determina a partir de qué fecha se aplicará la depuración.

• Para configurar la tarea de depuración debe hacerlo desde el Administrador | Servicios | Tareas de depuración.
• Es importante aclarar que, una vez que la información sea depurada no se podrá recuperar.

Proveedores habituales

Código de proveedor: identifica en forma unívoca al proveedor a ingresar. Estos códigos pueden agruparse, como se describe en el proceso Longitud de agrupaciones. Está compuesto por: código de familia, código de grupo y código de individuo. Los nombres de los códigos de familia y los códigos de grupo se definen en el proceso Agrupaciones de proveedores.

Más información sobre codificación automática de proveedores…
Con respecto al código de proveedor a asignar, es posible parametrizar si se aplica la codificación automática de proveedores.
Si usted elige esta modalidad, al ingresar un nuevo proveedor, se genera automáticamente el código a asignar (de acuerdo a lo ingresado en el proceso Parámetros de Compras en el campo Próximo código de proveedor). En este caso, el código de proveedor generado no es editable.
Si usted opta por no utilizar la codificación automática de proveedor, al registrar un nuevo proveedor, ingrese el código a asignar o bien, al menos un dígito y utilice la funcionalidad Próximo proveedor <F3>.

Codificación de proveedores usando familias y grupos
En el proceso Agrupaciones de proveedores se define lo siguiente:

• Longitud de familia:1
• Longitud de grupo:1

Automáticamente, y teniendo en cuenta que se asignan 6 dígitos para el código de proveedor, la longitud del individuo será 4, que resulta de: 6 – (1+1).
En el proceso Agrupaciones de proveedores se define:

Finalmente, en el proceso Proveedores ingresamos:

Los proveedores, entonces, quedan ordenados en orden jerárquico de la siguiente manera:

El campo Código de proveedor puede contener tanto números como letras o cualquier otro carácter. En el ejemplo, se utilizan números para clarificar el concepto de agrupación.
Tenga en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el «código», pero sí debe respetar las ubicaciones de cada agrupación.

Permite alta de proveedores desde procesos: usted puede dar de alta nuevos proveedores desde los procesos de ingreso de comprobantes (órdenes de compras, facturas, créditos, débitos, guías de despacho, pagos, composición inicial)
Si no desea hacer uso de esta facilidad, con el fin de permitir las altas solo a los usuarios habilitados, no active este parámetro.

Clasifica proveedores en altas: si activa este parámetro, al dar de alta un proveedor en el sistema, el sistema solicitará su confirmación para clasificarlo en ese momento. Si confirma esta acción, se abre automáticamente el clasificador de proveedores.

Escenarios de aplicación…
El sistema tendrá en cuenta este parámetro al dar de alta un proveedor, en las siguientes situaciones:

1. Desde el proceso Proveedores.
2. Mediante la tecla <F6> – Alta de Proveedores desde otros procesos, tales como Facturas.
3. Al importar proveedores desde Transferencias / Tablas generales / Proveedores de los módulos Procesos generales o Central.
4. Al importar órdenes de compra, guías de despacho y/o comprobantes de facturación para la Gestión Central del módulo Central.

Y también, al modificar o copiar los datos de un proveedor desde el proceso Proveedores.
Cabe aclarar que este control no se tiene en cuenta en proveedores ocasionales (con código ‘000000’).

 

Proveedores habituales / ocasionales

Tipo de identificación habitual: es el tipo de identificación habitual a considerar para el proveedor (habitual u ocasional).

Región habitual: es la región a considerar por defecto para el proveedor (habitual y ocasional).

 

Información electrónica

Informa RG 3327: tilde esta opción si su empresa está alcanzada por esta resolución. Este parámetro hace obligatorio el ingreso del RUT y razón social en cada compra a proveedores ocasionales.

 

Siglas y Glosas

Sigla para el Listado de IVA, sigla para la identificación tributaria, glosa para moneda corriente, glosa para moneda extranjera contable: el sistema prevé la posibilidad de parametrizar ciertos nombres que son propios del país donde se esté trabajando.

 

Longitud de agrupaciones del Proveedor

 

Parámetros para impuestos

En esta sección usted debe parametrizar los valores posibles y datos necesarios para el cálculo de impuestos.

Impuestos para fletes e intereses: indica las tasas a utilizar en el cálculo del impuesto para estos conceptos. Por defecto, se propone la ‘Tasa general’.

Valores por defecto para el cálculo de impuestos en el alta de proveedores: los valores ingresados en esta pantalla serán sugeridos en el alta de proveedores, siendo posible su modificación.
Recomendamos ingresar los valores habituales, es decir, aquellos que más se repetirán en varios proveedores.
Indique para cada uno de los impuestos, si se calcularán y si se discriminarán en los comprobantes. En la explicación del proceso Proveedores detallamos el uso de estos campos.
Cabe recordar que el cálculo de impuestos en los comprobantes surgirá siempre de la combinación de las alícuotas ingresadas en los artículos con los parámetros del proveedor.

 

Parámetros para comprobantes

Generales

Utiliza solicitudes de compra: active este parámetro si desea utilizar los procesos correspondientes a solicitudes de compra.

Utiliza órdenes de compra: active este parámetro si desea utilizar los procesos correspondientes a órdenes de compra. Si su empresa no utiliza órdenes de compra, es conveniente no activar este parámetro.

Condiciones para la modificación: es posible activar este parámetro sin ningún inconveniente. Si desea desactivarlo, deberá cerrar todas las órdenes pendientes y realizar la depuración correspondiente.

Utiliza pagos masivos: active este parámetro para generar pagos masivos de comprobantes.

Utiliza textos predeterminados para la impresión de solicitudes, órdenes de compra: este parámetro indica si se utilizan los textos predeterminados para solicitudes de compra, órdenes de compra y carpetas de importación que se generan por el proceso Textos para Comprobantes de Compra.

Solicita sector en el ingreso de comprobantes: los sectores se asocian a los comprobantes de proveedores y permiten obtener informes agrupados. En este parámetro se indica si se desea asociar sectores en el momento de ingresar los comprobantes.

Facturas / notas de débito / notas de crédito

Encabezado

Edita correlativo del libro de compras: el sistema asigna una numeración correlativa a todos los comprobantes de proveedores (facturas, notas de crédito y débito) que intervengan en el libro de compras y cuya fecha contable esté comprendida en un mismo mes. Cada mes, este número se inicializará automáticamente en ‘1’. Este número de comprobante interno o minuta puede ser generado en forma automática (indicando que no se edita) o sugerido para ser modificado por el operador al ingresar el comprobante.

Le recomendamos trabajar con numeración automática de comprobantes para garantizar su correlatividad.
El número interno no puede ser utilizado por más de un comprobante.
En el caso de eliminar un comprobante, se reutilizará su número correlativo para el libro de compras, cuando ingrese otro comprobante en ese mes contable.

Permite indicar si el comprobante se debe incluir en IVA compras: si parámetro esta activo permite que se edite en el ingreso de comprobantes el campo Incluye en Libro de Compras. Además, puede configurar los valores predeterminados que serán utilizados en el ingreso de comprobantes de los siguientes datos:

• Condición de compra: indique el tipo de edición del campo y el valor por defecto. Los valores posibles son ‘Edita’, ‘Muestra’ y ‘Oculta’.
• Vencimientos: indique el tipo de edición para la lista de vencimientos (cuotas) de los comprobantes. Los valores posibles son ‘Edita’, ‘Muestra’ y ‘Oculta’.
• Tipo de asiento: indique los valores por defecto para cada uno de los diferentes tipos de comprobantes (Facturas, Débitos y Créditos).
  Si este parámetro se encuentra en blanco, el sistema tomará los valores definidos en el proceso Proveedores, en el Tipo de Comprobante o en Tipo de Gasto.
  Para más información sobre este tema, consulte Asignación de Tipo de Asiento.

Dependiendo su configuración podrán ser editados, consultados u ocultados desde la pantalla de ingreso de comprobantes.

Cuerpo

Valida conceptos por proveedor: en los comprobantes en los que se ingresan renglones de conceptos, el sistema permite acceder a una lista de conceptos asociados al proveedor. Caso contrario, se accede a todos los conceptos ingresados en el sistema.
Es importante tener en cuenta que si activa este parámetro e ingresa un código de concepto que no existe en la relación, el sistema emitirá un mensaje pero permitirá ingresar el concepto en el comprobante luego de su confirmación.

Valida artículos por proveedor: en los comprobantes en los que se ingresan renglones de artículos, el sistema permite acceder a una lista del archivo correspondiente.
Si se utiliza la relación proveedor – artículo (asociación entre el código de proveedor y los artículos que provee), es posible realizar la consulta desde esta relación activando este parámetro. Si el parámetro no está activado, siempre se realizará la consulta sobre toda la lista de artículos.
Si se ingresaron los artículos relacionados para cada proveedor, será conveniente que active este parámetro, para facilitar las búsquedas y realizar un mejor control de los códigos ingresados.
Es importante tener en cuenta que si activa este parámetro e ingresa un código de artículo que no existe en la relación, el sistema emitirá un mensaje pero permitirá ingresar el artículo en el comprobante luego de su confirmación.

Permite alta de valores de escala desde procesos: active este parámetro para generar el alta de artículos con escala.
Esta funcionalidad se encuentra disponible para el ingreso de factura, notas de débito, notas de crédito y guías de despacho.

Actualiza precios de última compra: desde esta opción define si el sistema guarda para cada artículo el precio de última compra. Si la fecha contable del comprobante es menor a la última fecha registrada, el valor no será actualizado.

Actualiza precios de reposición: tilde este parámetro para que, al guardar los comprobantes, el precio de reposición de cada artículo presente en los mismos, sea actualizado.

Admite reingreso de series: tilde este parámetro para controlar que los series ingresados no hayan tenido movimientos en el sistema. Este parámetro es de utilidad cuando quiera evitar la generación de series «mellizos» o duplicados.

Si activa los parámetros que actualizan el precio de reposición y/o el precio de última compra durante el ingreso de comprobantes, también se guardará una auditoría de esa actualización que podrá ser consultada desde la consulta Live de Evolución de costos que se encuentra en el módulo Inventario en la sección Valorización | Costos.
La tabla de auditoría de precios para costos se podrá depurar desde el proceso Cierre e histórico que se encuentra en Procesos periódicos lel módulo Inventario. Luego de realizar esta depuración la información de auditoría no estará disponible.

Asocia datos adjuntos: tilde este parámetro para asociar datos adjuntos en el ingreso de comprobantes.

Etiquetas para artículos

Defina los valores habituales correspondientes a la generación de etiquetas.

Modelo de impresión: defina la etiqueta que se utilizará para los artículos.

Lista de precios: defina la lista a utilizar para imprimir etiquetas del artículo, cuando desee incluir precios en la impresión.

Guías de despacho

Valor habitual para la cantidad de artículos: mediante este parámetro usted puede indicar una cantidad de artículos por defecto a tener en cuenta en el proceso de Ingreso de Guías de despacho.

Imprime etiquetas: en este parámetro usted puede indicar si desea imprimir etiquetas desde el proceso Guía de despacho.

 

Solicitudes de compra

Para utilizar el circuito de solicitudes de compra, configure los siguientes parámetros, que serán considerados en el momento de ingresar una solicitud de compra y en su gestión posterior. Para más información, consulte el ítem Circuito de solicitudes de compra.

Ítems generales para gestión de solicitudes de compra

Utiliza solicitudes de compra: active este parámetro en el caso de utilizar los procesos correspondientes a solicitudes de compra. Si desea desactivarlo, cierre todas las solicitudes pendientes y realice la depuración correspondiente.

Requiere Autorización: existen dos alternativas para la generación de una solicitud de compra, dependiendo de si utiliza el mecanismo de autorización antes de la emisión del comprobante. Si se activa este parámetro, luego de generar una solicitud de compra se procederá a autorizarla y finalmente a emitirla. Si no se activa, el proceso Ingreso De Solicitudes de Compra realiza en forma automática la autorización y emisión del comprobante. Este parámetro es modificable.

Talonario para solicitud: permite configurar el comportamiento y el talonario por defecto para el ingreso de una solicitud de compra.

Descripción para clasificación 1 y Descripción para clasificación 2: indica el texto descriptivo para las clasificaciones adicionales de una solicitud de compra. El valor de este campo se presenta en los diferentes procesos que utilizan las clasificaciones adicionales como referencia. Si el campo esta vacío, se desactiva el uso de la clasificación adicional en los procesos de Solicitudes de compra.

Sustituye artículos genéricos: para configurar la modalidad de reemplazo de un artículo genérico ingresado en una solicitud de compra, en el momento de cambiarlo por un artículo definitivo cuando se realiza la orden de compra. Si usted selecciona la opción ‘Por Artículos Relacionados’ solo podrá cambiar un artículo genérico por algún artículo contemplado en sus relaciones, caso contrario, podrá cambiarlo por cualquier artículo contenido en el archivo maestro.

Permite reemplazo de artículos: permite definir si un artículo pedido en una solicitud de compra puede ser reemplazado por otro artículo en el momento de generar la orden de compra.

Controla entrega de artículos sin stock: active este parámetro si desea que el sistema controle la existencia en stock de aquellos artículos destinados a cumplir con la solicitud de compras, en este caso se exhibe un mensaje de aviso y se solicita su confirmación; caso contrario no será posible entregar una cantidad mayor a la existente en stock.

Talonario para orden de compra: permite configurar el comportamiento y el talonario por defecto para la generación de ordenes de compra desde el proceso Gestión de solicitudes.

Referencia solicitudes en orden de compra: este parámetro se utiliza para generar ordenes de compra en base a solicitudes de compra.

Agrupa artículos en orden de compra: permite determinar el comportamiento a aplicar cuando en la orden de compra se referencien varias solicitudes con artículos repetidos. Los artículos a agrupar serán aquellos que hayan sido ingresados con un mismo tipo de artículo, código, unidad de medida y precio sugerido.

Distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados: si activa este parámetro, al referenciar varios comprobantes en una orden de compra, al agrupar artículos en el comprobante podrá distribuir en forma manual las cantidades a comprar o a ingresar de un artículo. Caso contrario, al modificar las cantidades propuestas para comprar o ingresar, se disminuirá la cantidad de los comprobantes relacionados más antiguos en forma automática.

Modalidad de traslado y agrupamiento de datos en gestión de solicitudes

Modalidad de agrupamiento en Gestión de solicitudes

Agrupa artículos iguales: el proceso Gestión de solicitudes de compra fue concebido pensando en la necesidad de las empresas de consolidar los artículos solicitados por todos los sectores, a los efectos de poder agruparlos y realizar compras en forma conjunta, mas allá del origen del pedido interno.
De este modo, si un mismo artículo fue solicitado en varias solicitudes distintas, usted podrá ver en el proceso de Gestión, un solo renglón para tal artículo, agrupando todas las solicitudes donde se lo pidió.
En el caso de que el modo de agrupamiento no sea lo mas conveniente para sus necesidades, defina que ‘No Agrupa artículos iguales’. Esta opción le permitirá ver en renglones separados lo que se pidió en cada solicitud.
En el caso de optar por agruparlos, es posible que éstos provengan de solicitudes de compras que difieran en alguno de sus datos. Indique el comportamiento que tendrá el sistema cuando encuentre datos diferentes en las solicitudes que se consolidarán en el renglón.
Es posible definir tal comportamiento, cuando las solicitudes difieran en el solicitante, el comprador, la sucursal, el primer proveedor sugerido, el sector o la clasificación.

Traslado de datos a la orden de compra

Por medio de esta serie de parámetros es posible definir si algunos de los datos cargados en la solicitud de compra serán trasladados a la orden de compra al referenciarla. Este control se aplica a los siguientes datos: Plan de Entrega, Textos, Glosas y Observaciones del Artículo, Comprador y Primer proveedor sugerido.
Indique en Precio del artículo cual es el precio que desea trasladar hacia la orden de compra: si el precio sugerido por el solicitante, o el precio cotizado que se encuentre en primer lugar (el del primer proveedor sugerido)

 

Órdenes de compra

Modifica órdenes de compra en estado autorizada o emitida: es posible activar este parámetro para realizar modificaciones en ordenes de compra que se encuentran autorizadas o que ya fueron emitidas. En caso de realizar modificaciones sobre órdenes de compras autorizadas, al confirmar la modificación pasan a estado generadas para que se vuelvan a autorizar.

Modifica el precio de órdenes de compra parcialmente facturadas: al activar este parámetro se permitirá modificar el precio de un ítem de una orden de compra, siempre que no haya sido totalmente facturada, aunque la orden se encuentre en estado ‘Emitida’, ‘Emitida y Cerrada’ o ‘Cumplida’.

Emite al ingresar la orden de compra: al activar este parámetro y si no está activo el parámetro Utiliza el circuito de autorización, el proceso Ingreso y modificación de órdenes de compra realiza en forma automática la emisión del comprobante.

Permite imprimir desde modificación de órdenes de compra: la activación del parámetro permite la impresión de órdenes de compra, sin importar el estado en el que se encuentren.

Cantidad de copias sin valorizar al imprimir: en la impresión de órdenes de compra, es posible seleccionar la emisión de una o más copias sin importes, ingresando la cantidad en este campo.
El sistema controlará este valor con el indicado en @COPIAS dentro del formulario de impresión, para determinar qué copias se emiten valorizadas y cuáles no.

Utiliza el circuito de autorización: existen dos alternativas para la generación de órdenes de compra, dependiendo si desea utilizar un mecanismo de autorización antes de la emisión del comprobante. Si se activa este parámetro, luego de generar una orden de compra se procederá a autorizarla y finalmente emitirla. Si no se activa, el proceso Ingreso y modificación de órdenes de compra realiza en forma automática la autorización y emisión del comprobante, siempre que el parámetro Emite al generar la orden de compra se encuentra activo.

Importe a partir del cual requiere autorización: defina un importe mínimo que requiere ser aurorizado.

Ítems de la orden de compra que puede autorizar: podrá informar los ítems si previamente indicó que el modo de autorización de la orden de compra es por ítems.
Desde el proceso Ítems de autorización de orden de compra ingrese cada ítem que conformará la lista de conceptos disponibles para ser autorizados.

Otros temas

Sugiere el ingreso de textos / glosas: al seleccionar estos parámetros el sistema queda posicionado en las solapas correspondientes de modo automático antes de grabar la orden de compra. Tenga en cuenta que, de todos modos, el ingreso de los datos no es obligatorio.
Haciendo clic sobre las solapas, puede ingresar textos o leyendas cuando lo necesite, aún cuando los parámetros no estén chequeados.

 

Pagos

Permite reimprimir órdenes de pago: activando este parámetro, será posible reimprimir una orden de pago desde el proceso Pagos con la tecla de función <Alt + F11>. Sólo será posible reimprimir las órdenes de pago generadas a partir de la versión 9.30.000 en adelante.

Autorización de comprobantes para el pago

Requiere autorización: indique si los comprobantes (facturas, notas de débito y notas de crédito) de sus proveedores requieren autorización previa a su pago. Active al menos un tipo de comprobante a autorizar.
Indique el tipo de comprobante sujeto a autorización (facturas, notas de débito, notas de crédito) y el importe mínimo a autorizar para cada tipo de comprobante.

Modalidad: si está activo el parámetro anterior, elija la modalidad a aplicar en la autorización de los comprobantes. Es posible autorizar o desautorizar por comprobante o por cuota.

Comprobantes a autorizar: indique el tipo de comprobante sujeto a autorización (facturas, notas de débito, notas de crédito) y el importe mínimo a autorizar para cada tipo de comprobante.
Si cambia la Moneda de expresión importe mínimo y existen perfiles de autorización de comprobantes de compras, se modificarán los importes máximos de los perfiles existentes. El sistema solicita su confirmación para realizar este cambio.

Orden de carga de datos

Orden de carga de datos: elija el orden de ingreso de datos más adecuado a su modo de operar. En el caso que prefiera ingresar en primer lugar los valores, marque Movimiento de tesorería / Comprobantes.

Método de imputación del comprobante

Modalidad: elija la modalidad de imputación de sus comprobantes al realizar el pago a sus proveedores. indique si el ingreso de los comprobantes a pagar se realiza de modo automático o manual (por orden de carga).
Si elige la modalidad de imputación por orden de carga, usted debe ingresar los comprobantes a cancelar en el proceso Pagos, detallando individualmente el tipo y número de comprobante.
Utilizando esta opción, los comprobantes se imputarán en el orden en que son ingresados. Se controla que el importe a imputar sea mayor a cero. En este caso, se aplica la siguiente validación: el importe del comprobante de crédito no debe superar el importe a pagar de la factura precedente. Si se realizara una imputación parcial, el importe pendiente puede imputarse a otra factura o puede dejarlo a cuenta para ser imputado posteriormente.
Si configura la imputación automática y desde el proceso Pagos activa la opción Carga automática, Restô le propondrá automáticamente los comprobantes pendientes.

Mostrar todos los comprobantes vencidos y los que vencerán dentro de: este parámetro propone un filtro para la carga automática de todos los comprobantes vencidos y los que vencerán dentro de un período de días determinado, por ejemplo; 7 días. Es posible modificar la cantidad de días propuesta desde una opción en el proceso Pagos.

Criterio para la asignación de comprobantes a pagar: en el caso que utilice la modalidad automática (en función del importe pagado) puede optar por el siguiente orden para considerar qué comprobantes se cancelan en primer lugar:

• Con fechas de vencimiento más antiguas.
• Con fechas de vencimiento más nuevas.
• Con fechas de emisión más antiguas.
• Con fechas de emisión más nuevas.

Incluye notas de crédito: tilde este parámetro para que Restô proponga las notas de crédito pendientes, en el momento de seleccionar automáticamente los comprobantes a pagar. (*)

Incluye notas de débito: tilde este parámetro para que Restô proponga las notas de débito pendientes, en el momento de seleccionar automáticamente los comprobantes a pagar. (*)

(*) En el caso de considerar las notas de crédito/débito, éstas se imputan a las facturas tomándolas en cuenta según su fecha de emisión y ordenadas según la prioridad para la asignación de comprobantes a pagar elegida.

Ante igual fecha, se asignan: en el caso de indicar que incluye tanto notas de crédito como de débito, indique el orden en que prefiere que se imputen las facturas correspondientes:

• Primero las notas de débito.
• Primero las notas de crédito.
• Por orden de emisión.

Asignación de cuenta para la corrección de diferencias por redondeo

Código de cuenta: ingrese la cuenta de Tesorería donde se imputarán las diferencias por redondeo que podrían generarse al trabajar con proveedores con cláusula en moneda extranjera. Este ajuste será realizado en forma automática cuando el sistema detecte que se está intentando cancelar un comprobante en moneda extranjera y no pueda cancelarse en moneda corriente, debido a problemas de redondeo.

Otros temas:

Sugiere leyendas: al seleccionar este parámetro Restô queda posicionado en la solapa correspondiente, de modo automático antes de grabar la orden de pago. Tenga en cuenta que, de todos modos, el ingreso de los datos no es obligatorio.

Títulos para leyendas: este campo permite modificar el título de cada leyenda a ingresar en la orden de pago.

 

Pagos masivos

Requiere autorización: active este campo si necesita tener la instancia de aprobación de los pagos masivos ingresados, antes de efectivizar su pago. En este caso, los pagos masivos ingresados nacerán con el estado ‘Ingresado’, para que sean autorizados desde el proceso Autorización de pagos masivos.

Tipo de numeración: seleccione la opción (manual o automática) para la numeración de los pagos que se realicen desde el proceso Generación de pagos masivos.

Próximo número: si utiliza numeración automática, ingrese el número desde el que se registrarán los pagos masivos. En el caso de numeración manual, este campo no es editable ya que el número del pago masivo será solicitado en el momento de su ingreso.

Medio de pago

Cuenta a debitar: indique la cuenta principal a debitar de tipo ‘Otras’ (del módulo Tesorería), donde se registrará el importe de cada orden de pago generada.

Medio de pago habitual:: indique la cuenta habitual, de tipo ‘Otras’ o ‘Banco’ (del módulo Tesorería), que utilizará para registrar el egreso del importe del pago.

Emite cheques: si como Medio de Pago Habitual definió una cuenta de tipo ‘Banco’, indique si emitirá cheques o registrará solamente el importe (transferencia bancaria).

Cantidad de días: si emite cheques, indique la cantidad de días a considerar en el cálculo de la fecha de los cheques. En el momento del pago, el sistema obtiene la fecha del cheque sumando los días indicados en este campo a la fecha del pago. Si necesita que la fecha del cheque sea igual a la fecha del pago, ingrese cero como valor de este parámetro. Este dato puede ser modificado siempre que parametrice Edita datos de Tesorería = Sí.

Edita datos de Tesorería: active este parámetro si necesita modificar en el proceso Generación del pago masivo, las cuentas de Tesorería propuestas y los datos del cheque (si paga con una cuenta de tipo ‘Banco’).
Tenga en cuenta que los datos que usted defina, serán tenidos en cuenta en el momento de generar el pago masivo, en dos situaciones:

• En el caso que usted indique que va a generar el pago con un medio de pago general para todos los proveedores. El sistema propondrá lo ingresado en Parámetros de Compras como un defecto, que podrá ser modificado si usted cuenta con permiso de edición.
• En el caso que usted indique que va a generar el pago ingresando medios de pago específicos para cada proveedor, y cuente con algún proveedor que no los tenga definidos. El sistema propondrá, para quienes tengan los datos de fondo en blanco, lo ingresado en Parámetros de Compras como un defecto.

Comprobantes con diferencias

Permite pagar comprobantes con diferencias: active este campo si necesita poder realizar pagos a comprobantes aun cuando los mismos presenten diferencias por cantidades recibidas o en los precios registrados entre su lista y la del proveedor. En este caso, se avisará mediante un mensaje que la diferencia existe, pero se permitirá incluir el comprobante para su pago.

Elimina diferencias al pagar: active este campo si desea que la diferencia de los comprobantes que ud está pagando, sea eliminada al momento de efectivizar el pago. Caso contrario, la diferencia quedara ‘Resuelta’, sin perder el historial.

 

Importaciones

Actualiza precios de última compra y reposición al generar costos: indique si el proceso de generación de costos de partidas importadas actualiza los precios de última compra y reposición.

Edita número de embarque: indique si es posible modificar el número de embarque propuesto por el sistema durante su ingreso.

Próximo número: indica cuál será el próximo número de embarque a registrar en el sistema.

Agrupa artículos iguales en embarque al referenciar carpetas: indique si al generar un embarque en referencia a varias carpetas se consolidan los artículos iguales en un mismo renglón.

 

Comprobantes de ajuste

En esta solapa usted podrá configurar los tipos de comprobantes que serán utilizados para generar comprobantes de ajustes internos desde el proceso Generación de comprobantes de ajustes.
Además será posible indicar si éstos generan asiento y su correspondiente modelo de asiento.

Tipos de comprobante: indique los tipos de comprobante a utilizar para la generación de débito y crédito en la cancelación de saldos y diferencia de cambio.

Genera asiento: indique si genera asiento. Por defecto, muestra lo configurado en la parametrización contable del tipo de comprobante.

Modelo de asiento: este parámetro se habilita si se encuentra activo el parámetro Genera asiento y permite seleccionar un modelo de asiento para ese tipo de comprobante.

 

Parámetros para datos contables

Acceda a configurar los siguientes parámetros contables si previamente configuró que integra con Contabilidad desde Herramientas para integración contable.

• Parametrización contable para proveedores ocasionales.
• Modifica imputaciones contables en el ingreso de comprobantes.
• Activa la impresión de imputaciones contables.
• Verifica la existencia de las cuentas contables.
• Respeta definición de tipos de asientos

Parametrización contable para proveedores ocasionales: si indica una Cuenta proveedor ocasional y Centro de costo proveedor ocasional, estos valores se considerarán por defecto cuando se ingresen datos de proveedores ocasionales.
Al momento de ingresar el proveedor ocasional, si estos campos quedan sin especificarse, el asiento tomará la cuenta genérica asignada al valor ‘TO’ según la definición del tipo de asiento utilizado.

Modifica imputaciones contables en el ingreso de comprobantes: si activa este parámetro, el sistema permitirá modificar el asiento asociado a un comprobante de facturación (facturas, notas de crédito y notas de débito) en el momento de su ingreso. El asiento sugerido será el que corresponda al Tipo de Asiento indicado para el comprobante. Si no activa este parámetro, no será posible modificar el asiento en los procesos de ingreso, pero sí en el proceso Modificación de comprobantes. Para más información, consulte el parámetro general Respeta la definición de tipos de asiento.

Activa la impresión de imputaciones contables: active este parámetro si desea imprimir en los procesos de ingreso de comprobantes, las imputaciones contables y las apropiaciones por centros de costo asociadas.

Verifica la existencia de las cuentas contables: permite indicar si se validan las cuentas contables con el plan de cuentas de Restô Contabilidad en todos los procesos en los que se hace referencia a ellas. Si el parámetro no se activa, no se controlará la existencia de las cuentas contables, pudiéndose ingresar cualquier código, que será aceptado o rechazado en el momento de realizar el transporte de asientos desde el sistema contable.

Respeta la definición de tipos de asiento: este parámetro afecta los comprobantes que generan asiento contable. Indica si se respeta la configuración del tipo de asiento, tal cual como fue definida desde el proceso Tipos de asiento.
Si activa este parámetro, en el ingreso o en la modificación de comprobantes:

• No se permitirá agregar líneas al asiento contable.
• No será posible eliminar líneas del asiento contable.
• No se podrá modificar los importes del asiento contable.
• Se permitirá cambiar una cuenta por otra.
• Se permitirá realizar la distribución de las cuentas por centro de costo.

Si no activa este parámetro pero está activo el parámetro Modifica Imputaciones Contables en el Ingreso de comprobantes, en el ingreso o en la modificación de comprobantes:

• Se permitirá modificar el asiento contable en su totalidad.

Los parámetros Modifica imputaciones contables en el ingreso de comprobantes y Respeta la definición de tipos de asiento operan en forma conjunta. El primero indica si es posible modificar las imputaciones contables; en tanto que el segundo determina qué acción es posible realizar.

 

Parámetros para controles

Asignación obligatoria de perfiles: defina si un usuario que no tiene un perfil asignado, puede ingresar a los procesos que utilizan perfiles en el módulo Compras.

 

Ingreso de comprobantes

Fecha de emisión y Fecha contable: puede indicar el comportamiento de ingreso para validar la edición de ambas fechas. El control se realiza en el caso de ingresar una fecha futura. Los valores posibles son: ‘Control estricto’ (no permite ingresarla), ‘Control flexible’ (permite ingresarla, pero exhibe un mensaje de confirmación) y ‘No utiliza’ (permite ingresarla), y sólo para Fecha contable es posible utilizar el valor Control estricto mes en curso’, que sólo permite ingresar fechas comprendidas entre el primer y último día del mes en curso.
El control de la Fecha de emisión además de ser aplicado a facturas, notas de débito y notas de crédito, se aplica también a los recepciones de proveedores.

Asigna período de validez para el IVA: si activa este parámetro podrá controlar el ingreso de comprobantes con IVA en un determinado período.

Cantidad de meses: si asigna período de validez para IVA, ingrese el número de meses a considerar en la validación de los comprobantes con IVA.

Los parámetros anteriores actúan de la siguiente manera: al ingresar un comprobante, el sistema controla que el mes de la fecha contable del comprobante no exceda al valor que resulta de sumar el mes de la fecha de emisión del comprobante y el número indicado en el parámetro Cantidad de meses. En ese caso, se exhibe un mensaje de aviso y se solicita su confirmación.

Ingreso obligatorio de artículos / conceptos: si activa este parámetro, el sistema controlará que en los procesos Facturación, Notas de crédito y Notas de débito se ingrese al menos un ítem en el cuerpo del comprobante.

Solicita reingreso de número de comprobante y total en factura, notas de crédito y notas de débito y solicita reingreso de número de comprobante y total en recepciones: estos parámetros permiten efectuar un control del ingreso de datos. Si activa los parámetros, al finalizar la carga de un comprobante (una vez confirmada la pantalla de totales), se solicita el reingreso del Número de Comprobante y el Total. De esta manera, no podrá continuar con la registración del comprobante hasta completar estos datos.

Inhabilita edición de subtotales: si activa este parámetro, se bloquea la edición de los importes de subtotales y netos de la pantalla de totales del comprobante. De esta manera no será posible modificar los importes calculados por el sistema. Cabe aclarar que son editables los importes relacionados con Fletes, Descuento e Intereses.

 

Comprobantes con diferencia

Controla comprobantes con diferencias: indique si realiza este control de los comprobantes. Usted puede optar por aplicar un ‘Control estricto’, ‘Control flexible’ o bien, no utilizarlo (‘No controla’).
Defina para cada comprobante el tipo de diferencia a controlar: Factura / Factura de Importación o Factura – Guía de despacho, Guía de despacho de proveedores.
Los tipos de diferencias posibles de controlar son los siguientes:

• Diferencia por cantidad: es la diferencia que se genera por haber recibido una factura de un proveedor por una cantidad mayor a la cantidad recepcionada.
• Diferencia por precio: esta diferencia se genera por dos motivos:
  • por haber recibido una factura o guía de despacho en la que el precio de uno o más artículos es mayor al precio definido en la lista de precios utilizada en el comprobante.
  • por haber recibido una factura o guía de despacho en la que el descuento de uno o mas artículos es menor a el descuento definido en la lista de precios utilizada en el comprobante

En la siguiente tabla se resume para cada comprobante, el tipo de diferencia posible de controlar:

Tipo de comprobante	A controlar
Factura	Diferencias por precio
Factura – recepcion	Diferencias por precio
Factura – recepcion	Diferencias por cantidad
Guías de despacho	Diferencia por cantidad
Guías de despacho	Diferencia por precio

Verifica desvíos de precios: defina si efectúa el control en la modificación de precios, teniendo en cuenta un desvío. Es posible llevar un control estricto, flexible o directamente no utilizarlo. Este parámetro se aplica en los comprobantes de factura – guía de despacho, factura sobre guía de despacho y factura de importación.
Si Verifica desvío de precios, para el cálculo de la diferencia por precio se considerará el desvío configurado en la lista de precio.

Recepciona cantidades mayores a las facturadas: active este parámetro para que el sistema permita ingresar cantidades recepcionadas mayores a la facturada.
Este control se puede configurar como ‘Control estricto’ (no se permite cantidades recepcionadas mayores a la facturada), ‘Control flexible’ (emite mensaje de advertencia) o ‘No controla’, y se aplica a los comprobantes de Factura – Guía de despacho y Guías de despacho de proveedores.

Asume cantidad recepcionada igual a la facturada: si utiliza el control de diferencias en comprobantes, mediante este parámetro puede indicar el valor por defecto para la cantidad recibida en el ingreso de Facturas – Guía de despacho y Guías de despacho de proveedores. Si activa este parámetro, la Cantidad recibida se completa con el valor ingresado en la columna cantidad del renglón de la factura, y en el caso de la Guía de despacho la cantidad a facturar se completa con el valor ingresado en la cantidad de la guía de despacho. Caso contrario, el valor propuesto para la cantidad recibida es cero.

 

Órdenes de pago / pagos masivos

Fecha igual a la del día: el comportamiento de este control es el de limitar el ingreso y la modificación de la fecha de emisión con respecto a la fecha del día.
Controles posibles:

• Control estricto: la fecha de emisión debe coincidir con la fecha del sistema para poder continuar con el proceso.
• Control flexible: si la fecha de emisión no coincide con la del día, se exhibe un mensaje de confirmación para que usted decida si continúa o cancela el proceso.
• No controla: en este caso es posible registrar el pago con cualquier fecha de emisión.

Además de este control existen otros controles aplicables a la fecha de órdenes de pago y pagos masivos. Estas son: fecha de cierre configurable desde el proceso Fechas de cierre en el módulo Procesos Generales y el control de fechas futuras desde el proceso Parámetros de Tesorería en el módulo de Tesorería.

 

Parámetros para comprobantes de referencia

Órdenes de compras

Permite referenciar solicitudes de compra: active esta opción para indicar si permite referenciar solicitudes de compras al ingresar una orden de compra.

Compra cantidad mayor a la solicitada: indique si permite comprar más de lo solicitado.

Agrupa artículos iguales: active esta opción para indicar si agrupa artículos iguales al referenciar varias solicitudes de compra.

Traslado de datos al referenciar solicitudes de compra: esta sección le permite controlar el traslado de los datos cargados en la solicitud hacia la orden de compra.

Ante disminución de cantidades en renglones que agrupen varios comprobantes, distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados.

 

Factura – Guía de despacho y Guía de despacho

Configure el circuito a seguir para los comprobantes de guía de despacho, factura-guía de despacho y factura, indicando los comprobantes de referencia para  cada uno.  Esta configuración puede efectuarse a nivel general o particularmente para cada proveedor.

Comprobante de referencia (guía de despacho): indique cual va a ser el comportamiento de la guía de despacho en cuanto al comprobante de referencia-.

• Control estricto: es obligatorio que la guía de despacho haga referencia a una orden de compra o a una factura.
• Control flexible: la guía de despacho puede hacer referencia a una factura, a una orden de compra o no tener referencia.
• No controla: la guía de despacho no hace referencia a otros comprobantes.

Comprobante de referencia (factura – guía de despacho): indique cual va a ser el comportamiento de la factura-guía de despacho en cuanto al comprobante de referencia.

• Control estricto: es obligatorio que la factura-guía de despacho haga referencia a una orden de compra.
• Control flexible: la factura-guía de despacho puede hacer referencia a una orden de compra o no tener referencia.
• No controla: la factura-guía de despacho no hace referencia a otros comprobantes.

Tipo de comprobante de referencia: tanto para remito como para factura-guía de despacho indique el tipo de comprobante de referencia cuando se configura que se realiza un control estricto o flexible sobre el comprobante de referencia.

Permite recepcionar cantidades mayores a las pendientes: en los procesos de recepción de mercadería sobre órdenes de compra, el sistema realizará el control entre la cantidad recibida y la pendiente. Si se activa este parámetro se permitirá recibir cantidades mayores a las pendientes; en caso contrario no se permitirá el ingreso, lo que brinda un mayor control sobre las cantidades a recepcionar.

Recuerde que, en el caso que se agrupe en un renglón varias solicitudes no será posible recepcionar una cantidad mayor a la pendiente.

 

Facturas

Permite el ingreso de facturas pendientes de recepcionar: existen dos procesos para el ingreso de facturas de proveedores. Uno por el que se ingresan comprobantes que actualizan Inventario (factura – guía de despacho) y otro de facturas, en el que no existe movimiento de Inventario (ya que éste se produce con el ingreso de la guía de despacho).
Si activa este parámetro, se permitirá el ingreso de facturas pendientes de recepcionar, las que podrán ser asociadas posteriormente por el proceso Imputación de recepciones.
Si no utiliza esta modalidad (ingreso de la factura y luego de la guía de despacho), no active el parámetro. En ese caso, la imputación de al menos una guía de despacho será obligatoria en el proceso Ingreso de facturas.

Comprobante de referencia (factura): indique cual va a ser el comportamiento de la factura en cuanto al comprobante de referencia.

• Control estricto: es obligatorio que la factura haga referencia a una orden de compra o a una guía de despacho.
• Control flexible: la factura puede hacer referencia a una orden de compra, a una guía de despacho o no tener referencia.
• No controla: la factura no hace referencia a otros comprobantes.

Tipo de comprobante de referencia: para factura indique el tipo de comprobante de referencia cuando se configura que se realiza un control estricto o flexible sobre el comprobante de referencia.

Traslado de datos al referenciar órdenes de compra: esta sección le permite controlar el traslado de los datos cargados en la orden de compra cuando se realice el ingreso de una factura o factura-guía de despacho.

Traslado de datos a la orden de compra: por medio de estos parámetros es posible definir si los datos cargados y referenciados en la orden de compra serán trasladados en las referencias del ingreso de facturas o factura-guía de despacho.
Este control se aplica a los siguientes datos:

• Condición de compra: indica si trasladada la condición de compra de la orden de compra, a la factura o factura-guía de despacho;
• Bonificación: indica si trasladada la bonificación del encabezado de la orden de compra a la factura o factura-guía de despacho;
• Lista de precios: indica si traslada la lista de precios de la orden de compra a la factura o factura-guía de despacho;
• Observaciones: indica si traslada las observaciones de la orden de compra a la factura o factura-guía de despacho.

Agrupa artículos de facturas en referencia a recepciones: active esta opción para indicar si agrupa artículos iguales al referenciar varias recepciones.

Ante una disminución de cantidades en renglones que agrupen varios comprobantes, distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados: indique el comportamiento que va a tener la factura cuando se disminuya la cantidad a facturar al hacer referencia a varias recepciones u órdenes de compra.

Respeta precios del comprobante de referencia: defina si desea ‘Respetar los Precios’, ‘Confirmarlos’ o ‘No Respetarlos’, cuando referencia recepciones.
Las opciones son ‘No’, ‘Si’ y ‘Confirma precios’.

 

Comprobantes de referencia

Agrega artículos al referenciar órdenes de compra: en los procesos de recepción de mercaderías y facturas sobre órdenes de compra, el sistema realizará el control de los renglones. Si está activo este parámetro, el sistema permitirá agregar renglones a los ya definidos en la orden de compra.

Ingresa artículos manualmente al referenciar órdenes de compra (sólo factura-guía de despacho y factura): active este parámetro si desea que en el momento de ingresar una factura – guía de despacho o una factura en referencia a una orden de compra, el sistema no le sugiera los artículos ingresados en el comprobante referenciado, para que usted los tipee manualmente.

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Parámetros para clasificación de comprobantes

Utiliza clasificación: active este parámetro si desea utilizar los códigos de clasificación para los comprobantes de ventas. Para más información consulte Clasificación de comprobantes.

Glosa para clasificación: puede ingresar un nombre descriptivo para todas las clasificaciones. El valor de este campo se visualiza en la pantalla de clasificaciones, en los diferentes procesos que la utilicen. También será posible imprimir este valor en los comprobantes.

Comprobantes a clasificar y su clasificación habitual: usted puede seleccionar aquellos comprobantes que desee clasificar indicando también un código de clasificación habitual para cada tipo de comprobante.

Clasifica comprobantes: usted puede controlar mediante este parámetro cómo clasificar los comprobantes.
Los controles pueden ser:

• Siempre: el sistema controla que cada vez que se genere un comprobante, éste sea clasificado antes de grabarlo.
• A confirmar: el sistema solicita confirmación para grabar el comprobante sin clasificación.
• A pedido: el sistema no realiza ningún control, permitiendo el ingreso de una clasificación para el comprobante.

Permite referenciar comprobantes: usted puede indicar mediante este parámetro cómo controlar los comprobantes que sean referenciados con diferentes clasificaciones, en los diferentes procesos (Ingreso de solicitudes, Órdenes de compra, Facturación, Notas de crédito, Notas de débito, Guías de despacho).
Los controles pueden ser:

• Con diferente clasificación (Flexible): active este parámetro para referenciar sin restricciones comprobantes con diferente clasificación (en encabezado y renglones). En caso de coincidir todas las clasificaciones, se propondrá la misma en el comprobante a generar. Caso contrario, se propondrá la clasificación definida como habitual.
• Sólo cuando tengan la misma clasificación (Estricto): active este parámetro para respetar las clasificaciones, tanto de los encabezados como de los renglones de los comprobantes que se referencien. El sistema controlará que todos los encabezados tengan la misma clasificación y respetará las clasificaciones de los artículos, trasladando las mismas en el comprobante a generar. Este parámetro es de utilidad para generar comprobantes con las mismas clasificaciones que los comprobantes referenciados.
• Respetando clasificación de artículos: active este parámetro para respetar las clasificaciones de los renglones de todos los comprobantes que se referencien. El sistema permite referenciar comprobantes con diferentes clasificaciones en el encabezado y trasladando solamente la clasificación de cada artículo. En caso de coincidir las clasificaciones de los encabezados, se propondrá la misma en el comprobante a generar, caso contrario se propondrá la clasificación definida como habitual.

Para poder trasladar las clasificaciones de los comprobantes, el sistema validará que las mismas estén habilitadas para el comprobante a generar y que sean vigentes.

Tenga en cuenta que las clasificaciones de los artículos será una condición más para agrupar los mismos.
Para más información consulte el tópico Agrupa los artículos en Orden de Compra. Si se referencia una o más solicitudes que contienen el mismo código de artículo con diferente clasificación, se mostrará un mensaje advirtiendo esta situación. Esto solo corresponde para el caso en que el ingreso de órdenes de compras esté configurado para que referencie comprobantes con diferente clasificación (‘Flexible’) o cuando tengan la misma clasificación (‘Estricto’).

 

Parámetros para documentos electrónicos

Desde esta solapa configure los parámetros para la recepción de documentos tributarios electrónicos.

Principal

Es receptor electrónico: indique si recibe documentos tributarios electrónicos de sus proveedores. Active este parámetro si usted es emisor electrónico y por ende, debe cumplir las normas establecidas por el SII.

Datos de la persona de contacto para los mensajes de respuesta a DTE: ingrese el nombre, correo electrónico y fono de la persona de contacto para el envío de los mensajes de respuesta por la recepción de DTE.

Para más información, consulte la Guía de Implementación de DTE recibidos.

 

Automatización de folios

Esta subsolapa está visible sólo si, en la subsolapa General está tildado el parámetro Receptor de documentos electrónicos.
Los datos a definir son los siguientes:

Asignación automática de folios: tilde este parámetro si desea que la asignación de folios se realice de manera automática.

Opera con el módulo Central: si tildó el parámetro anterior, indique si opera con el módulo Central para la asignación automática de folios.

De acuerdo a lo configurado en los parámetros anteriores, estarán disponibles las grillas Folios a asignar y Disponibilidad y vencimiento de folios.
El siguiente cuadro resume las condiciones para la edición de las grillas:

Grilla de Folios a asignar para Guías de despacho

Para cada Tipo de documento, indique la Cantidad de folios a asignar.
No es posible repetir el tipo de documento.

Grilla Disponibilidad y Vencimiento de folios

En esta grilla defina los talonarios electrónicos a automatizar y los valores para dar aviso por faltante de folios y/o por próximo vencimiento.
Para cada tipo de documento electrónico, parametrice los siguientes datos:

• Número de talonario: ingrese el o los talonarios a automatizar.
  Puede configurar más de un talonario por tipo de documento, en el caso de tener varios puestos de facturación o de caja y, cada uno de ellos utiliza un talonario electrónico particular.
• Cantidad de folios: representa cuántos folios antes del último folio del talonario, se dará aviso por «talonario próximo a terminar».
  Por defecto, al registrar un nuevo talonario en la grilla, se propone el valor de 500 folios.
  De no ingresar un valor en esta columna, se dará aviso cuando el talonario esté terminado.
• Días al vencimiento: indica cuántos días antes del vencimiento del talonario, se dará aviso por «talonario próximo a vencer».
  Por defecto, al registrar un nuevo talonario en la grilla, se propone el valor de 10 días.
  De no ingresar un valor en esta columna, se dará aviso el mismo día del vencimiento del talonario.
  Si ingresa un valor mayor o igual a 180 días, se exhibirá un mensaje de confirmación, indicando que los días ingresados superan la validez del CAF.

¿Cuáles son los tipos de documento cuyos folios tienen vencimiento?

¿Cuáles son los tipos de documento cuyos folios NO tienen vencimiento?

Para más información del circuito de automatización, consulte la Guía de implementación sobre automatización de folios.

 

Parámetros para retenciones

Cálculo Longitud de agrupaciones del Proveedor

IVA: indica si se utiliza el cálculo automático de retenciones de IVA (RG 3125 DGI).

Ganancias: indica si se utiliza el cálculo automático de retenciones de Impuesto a las Ganancias.

Calcula otras retenciones: si activa este parámetro, el sistema permite ingresar -en el momento del pago- un importe en forma manual o calcularlo en forma automática para cada uno de los códigos de retención definidos. Este importe podrá ser discriminado en el comprobante de pago e imputado contablemente en el módulo Tesorería.

Calcula retenciones de Ingresos Brutos: indica si se utiliza el cálculo automático de retenciones correspondientes a Ingresos Brutos en el momento del pago de los comprobantes.

Edita tipo de retención (CPR/RET): una vez que se confirmaron los medios de cancelación, muestra la ventana en la cual se detalla el tipo de comprobantes que se generarán (RET/CPR).

Permisos

Códigos de retención: indica si el sistema permite modificar el código de una retención en el ingreso de un pago.

Edita importes: indica si el sistema permite modificar el importe de una retención en el ingreso de un pago.

Distribuye pago a cuenta: indica si permite distribuir el importe de un pago a cuenta entre las distintas bases de cálculo durante el ingreso de un pago. Por ejemplo: si realiza un pago a cuenta de $121.00 y tiene activo este parámetro, el sistema le permitirá descontar el importe de IVA según la alícuota especificada, de modo que la base para el cálculo de las retenciones sea de $100.00; de lo contrario, la base de cálculo siempre será igual al importe total del pago a cuenta.

Alíc. de IVA para pago a cuenta: al indicar que permite editar importes en un pago a cuenta, usted puede ingresar el porcentaje de IVA para la distribución de ese pago a cuenta.

Datos comprobantes de retención

Corresponde a una serie de campos a imprimir en los comprobantes de retención. Los datos a ingresar son los siguientes: Razón Social de la Empresa, Domicilio, Localidad, CUIT, Número de Ingresos Brutos, Apellido y Nombre Firmante de comprobantes de retenciones, Cargo.

Jurisdicciones de ingresos brutos

Se configuran las numeraciones, en forma independiente por jurisdicción, para los comprobantes de retención de ingresos brutos que se generen (conforme a la Resolución N° 533- SH y F-2000 de la Dirección General de Rentas de la ciudad de Buenos Aires).
Si indica el talonario para cada jurisdicción, en el momento de generar el comprobante no se tendrá en cuenta la numeración del talonario definido. El sistema tomará de esta tabla, de acuerdo a la Región asignada al proveedor, el talonario y su Próximo Número a Emitir.

Jurisdicción: indica cada una de las regiones o jurisdicciones que intervendrán en la generación de comprobantes de retención con numeraciones independientes.

Nro. de agente de retención: este campo es de ingreso obligatorio si se desea imprimir en el comprobante de retención, el número de agente de retención para la Región indicada en el proveedor.

Talonario: ingrese el talonario a utilizar en la emisión del comprobante de retención para la Región indicada en el proveedor. Para mantener una única numeración en los comprobantes de retención de Ingresos Brutos o si no necesita aplicar la resolución mencionada, la tabla anterior debe permanecer sin datos.

 

Observaciones

Esta sección está disponible para el ingreso opcional de un texto o comentario.

Este proceso le permite agregar nuevos proveedores, consultar y modificar datos de proveedores ya existentes, o bien dar de baja a proveedores que no posean saldo en cuenta corriente ni movimientos vigentes.

Mediante esta opción no es posible modificar saldos de proveedores, ya que éstos son actualizados automáticamente a través de procesos específicos.

 

Principal

En la solapa Principal se agrupan los datos básicos de los proveedores. Los mismos se detallan a continuación.

Código de proveedor: identifica al proveedor. Ingrese el código a asignar o bien, al menos un dígito, y utilice el botón «<+1>» para utilizar la funcionalidad Próximo proveedor.
Estos códigos pueden agruparse como describimos en el proceso Longitud de agrupaciones.
Estará compuesto por: código de familia, código de grupo y código de individuo.
Los nombres de los códigos de familia y los códigos de grupo se definen en el proceso Agrupaciones de proveedores.

El campo Código de proveedor puede contener números, letras o cualquier otro carácter. En el ejemplo, se utilizan números para clarificar el concepto de agrupación.
Tenga en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el «código», pero si debe respetar las ubicaciones de cada agrupación.

RUT o identificación: se sugiere ingresar correctamente los valores correspondientes a este campo, ya que éstos son utilizados en aquellos procesos que generan información en archivos para otros sistemas.

Si usted parametrizó la aplicación de un control medio de estos valores, ante el ingreso de un número de RUT repetido, el sistema exhibirá un mensaje solicitando su confirmación. Si, en cambio, usted configuró la aplicación de un control estricto; ante el ingreso de un número de RUT repetido, el sistema presenta un mensaje de atención para que modifique ese valor (evitando así que dos proveedores tengan el mismo número de RUT).

Imagen: se puede asociar una imagen al artículo. La misma debe respetar el formato BMP o JPG. En caso de que sea necesario cambiarla, primero se la debe borrar y luego subir la imagen nueva.

Información comercial

Rubro: mediante esta opción puede indicar el rubro comercial al cual pertenece el proveedor. Esta opción es de utilidad para la emisión de informes en Live.

Giros: consigne la actividad empresaria a la que se dedica su proveedor. Este dato puede ser impreso en los comprobantes de facturación mediante una variable.
También será posible visualizar, en este apartado, el nombre comercial y domicilio comercial.

Fecha de alta: es posible indicar, de manera opcional, la fecha de alta de los proveedores para ser utilizada en exportaciones.

Fecha de inhabilitación: este campo permite inhabilitar a un proveedor, de manera que no permita el ingreso o anulación de comprobantes asociados (facturas, notas de débito y notas de crédito).
Si la fecha está en blanco significa que el proveedor está habilitado.

Sucursal origen: indica la sucursal que dio de alta al proveedor. Este dato es útil si se está trabajando en una empresa configurada como casa central, la cual recibe el alta de nuevos proveedores que le envían las sucursales, con ese dato casa central puede identificar de qué sucursal proviene ese proveedor.
Este dato es informativo y no se puede modificar. El sistema lo completa en forma automática.

 

Impuestos

Emite documentos tributarios electrónicos: si está activo el parámetro general Es receptor electrónico, indique si su proveedor emite documentos tributarios electrónicos.

Mail respuesta a DTE: si el proveedor es electrónico, ingrese el mail a utilizar para el envío de acuses de recibo y de aceptación / rechazo de los documentos tributarios electrónicos recibidos. Por defecto, se propone el correo electrónico ingresado en la ficha.

Comprobante uso habital: para facilitar la carga de comprobantes, es posible asociar el tipo de documento de uso habitual que recibirá de cada proveedor (Factura o Boleta).

Valores para el cálculo de impuestos:

Indique que impuestos deben calcularse cuando se emite un comprobante de facturación al proveedor. Esta información se combina con las tasas de impuestos definidas para los impuestos que se incluyen en el comprobante.

Retenciones

Si parametrizó el cálculo automático de retenciones, ingrese los códigos habituales y una leyenda de retención (Ganancias, IVA, Ingresos Brutos y Otras).
Si el proveedor tuviera una exención en el importe de la retención, puede ingresar el Número de certificado, el porcentaje y las fechas Desde – Hasta de la exención. Estos campos pueden dejarse en blanco si alguna de las retenciones no se calcula para el proveedor ingresado.
Estos códigos de retención habituales serán sugeridos en el momento del pago, pero pueden ser modificados.
Además, es posible parametrizar 4 textos, que podrá utilizar en la impresión de la retención.
Para más información sobre este tema consulte: Régimen de retención por sujeto (Rentas provincia de Bs. As.)

 

Comprobantes

Cupo de crédito: este campo opcional permite indicar un importe de crédito en cuenta corriente asignado por el proveedor. El sistema controlará los importes en los procesos de ingreso de comprobantes, emitiendo un mensaje en caso que exceda el crédito disponible. Si no carga un importe en este campo, no se realizará control de crédito.

Cláusula moneda extranjera: si activa este parámetro, las facturas que se ingresen del proveedor serán canceladas cuando el total en moneda extranjera de la factura coincida con el total en moneda extranjera de los comprobantes que se le imputen, independientemente de la moneda con la que se confeccione cada comprobante. Es decir que las deudas serán expresadas en moneda extranjera contable y, contablemente, la cuenta en moneda corriente se irá ajustando a través de comprobantes por diferencia de cambio. De lo contrario, las deudas con el proveedor serán en moneda corriente y se expresarán en moneda extranjera contable considerando la cotización de origen de cada comprobante que conforma la cuenta, o bien reexpresando la cuenta corriente con una cotización ingresada en el momento de la consulta.

Facturas / Notas de débito / Notas de crédito

Comprobante de uso habitual: usted puede optar por un comprobante habitual. Las opciones son: factura o boleta.

Tipo de numeración: active la opción automática si desea que la numeración de los comprobantes a ingresar (facturas, notas de débito y notas de crédito) sea automática, el sistema propondrá un valor, factible a ser modificado. Para formular el próximo número, se considerará el máximo número ya ingresado (considerando la letra asignada al proveedor, sucursal y número), y le adicionará un dígito. Sino, la numeración será manual.

Letra habitual del comprobante: para facilitar la carga de comprobantes, es posible asociar en la ficha del proveedor, la letra que corresponde a los comprobantes que habitualmente nos entrega. Puede ser de suma utilidad para diferenciar por ejemplo las diferentes tipo de boletas (honorarios, servicios, etc.)
La siguiente es una lista de los tipos de comprobantes y la letra que debemos a asociar al proveedor, de acuerdo al tipo de comprobante que nos confecciona habitualmente:

Esta letra será sugerida en el ingreso de facturas, notas de crédito y débito del proveedor.

Código de condición de compra habitual: indica el código de condición de compra habitual asociado al proveedor. Será el sugerido en el ingreso de comprobantes.

Descuento: si habitualmente corresponde un porcentaje de descuento, es conveniente ingresarlo para que sea sugerido por el sistema durante el ingreso de comprobantes.

Moneda habitual: indica la moneda en la que se ingresan los comprobantes del proveedor en forma habitual. Será sugerida en el ingreso de comprobantes.

Listas de precios: estos datos son muy importantes porque se utilizan en el ingreso de comprobantes de artículos (facturas, débitos y créditos) y las listas de precios del proveedor.
Indique si los precios unitarios que se ingresan, incluyen los impuestos (IVA e otros impuestos).
Si el proveedor no liquida impuestos, no se ingresarán estos campos, ya que por defecto no se los incluirá en los precios.

Comprobantes de referencia

Es posible configurar el circuito a seguir para los comprobantes guía de despacho, factura-guía de despacho y factura, indicando los comprobantes de referencia para  cada uno.

Comprobante de referencia: indique cual va a ser el comportamiento de la guía de despacho, factura-guía de despacho y factura en cuanto al comprobante de referencia.

• Control estricto: es obligatorio que el el remito,  factura-remito, y factura haga referencia al tipo de comprobante configurado.
• Control flexible: no es obligatorio que la guía de despacho, factura-guía de despacho y factura haga referencia a otro comprobante.
• No controla: la guía de despacho, factura-guía de despacho y  factura no hacen referencia a otros comprobantes.

Tipo de comprobante de referencia: indique el tipo de comprobante de referencia cuando se configura que se realiza un control estricto o flexible.

Permite ingresar facturas sin guía de despacho asociado: solo para facturas, permite especificar si es obligatorio el ingreso de una guía de despacho. Si el parámetro no está activo, debe seleccionar al menos un remito al cargar una factura que no mueva stock.

Información adicional

Exporta comprobantes a otro sistema para su pago: en el caso de exportar comprobantes para cuenta corriente a otro sistema, a través de la opción Transferencias de los módulos Procesos generales / Central, indique para cada proveedor si exporta los comprobantes. Este parámetro es de utilidad para los pagos que se realizan en la casa central y sucursales.

Sucursal destino: informe la sucursal destino a la que se le enviarán los comprobantes para gestionar el pago. Este valor será tomado por defecto para el ingreso de los comprobantes de facturación, el cual luego se utiliza para filtrar la exportación. En la importación también se valida que sea la sucursal correcta. Si al realizar la transferencia no informa la sucursal destino no se aplicará el filtro por sucursal y podrán ser importadas en cualquier sucursal.

Pagos

Usted podrá indicar en cada proveedor un medio de pago particular para la generación de ordenes de pago.
Las cuentas definidas en el proveedor se propondrán como medio de pago defecto en los procesos de Generación del Pago Masivo, Pagos y Facturas de contado.
Para los proveedores que no posean definidos medios de pago, se tomarán los valores por defecto de acuerdo al proceso:

• En Generación de Pagos Masivos: se tomarán de Parámetros de Compras.
• En Pagos o Facturas de Contado: se tomarán de los Perfiles para cobranzas y pagos si los hubiera.

Orden para la impresión de cheque: este campo se utiliza únicamente para la impresión de cheques, siempre y cuando se encuentre instalado el módulo Tesorería. Por defecto, toma el contenido del campo Razón social, pero puede ser modificado.

Habilitado para pagos masivos: en el caso de que usted tenga habilitado el parámetro general Usa Pagos Masivos, puede definir que proveedores aplican para intervenir en este proceso.

 

Contactos

Desde esta solapa usted administra los contactos asociados al proveedor.
Es posible configurar los correos electrónicos de los contactos a los que se les enviará archivos PDF de los comprobantes de órdenes de compra y/u órdenes de pago.

 

Observaciones

Comentarios

Este comando permite ingresar un texto asociado al proveedor.
Al agregar o modificar un proveedor, es posible agregar, modificar o eliminar comentarios referidos a ese proveedor.
Luego de ingresar el texto deseado, es necesario confirmar el proceso para que se almacenen los datos ingresados.

 

Mediante este proceso puede actualizar el precio seleccionando de un grupo proveedores, de artículos y listas para trabajar en forma simultánea, o bien, importar precios desde una planilla Excel.

Los artículos pueden agruparse por código, descripción, descripción adicional, sinónimo y código de barra.
La información se presenta en formato de grilla, en ella podrá visualizar el precio especializado por unidad de compra, el descuento y el desvío, además del precio del artículo por proveedor.
Usted puede actualizar cada uno de los precios de los artículos en base al importe, al porcentaje o a otra lista de precios de compras.
Fácilmente, usted puede comparar precios entre artículos, proveedores, listas de precios, unidades de compra y actualizarlos en función de un artículo de referencia.

Además, este proceso permite visualizar con rapidez los artículos cuyo precio fue modificado, mediante el uso de colores, si la variación fue positiva o negativa. Esta herramienta cuenta además con la función de deshacer los cambios realizados (Undo). Luego de realizar las modificaciones, brinda la opción de observar, en forma simultánea, el valor anterior y el valor actual de cada uno de los precios de los artículos.
Desde la grilla será posible verificar los cambios a realizar, generando una simulación, y sin necesidad de grabar las modificaciones realizadas. Usted puede exportar la grilla a Excel para seguir trabajando en esa aplicación, o enviar a Vista Preliminar y obtener así un informe con formato de lista de precios.

Usted puede actualizar los precios:

• En forma manual
• Importándolos desde Excel

En ambos casos accederá a la grilla de administración de precios.

Actualizar precios manualmente

Mediante esta opción, usted podrá actualizar precios ingresándolos manualmente, seleccionando los proveedores, artículos, listas y las consideraciones a tener en cuenta en la grilla principal.

Selección de proveedores:

Seleccione los proveedores con los que desea trabajar.

Selección de los artículos:

Utilice el seleccionador de indicar los artículos a visualizar en la grilla de administración de precios.

Considera los artículos de los proveedores seleccionados: tilde esta opción para filtrar, de manera automática, el seleccionador de artículos según los proveedores seleccionados, facilitando los artículos con los que podrá trabajar.

Selección de listas:

Seleccione las listas con las que desea trabajar.

Considera listas relacionadas a los proveedores seleccionados: habilitando esta opción sólo se mostrarán las listas que se encuentran relacionadas con los proveedores seleccionados.

Tenga en cuenta que para que una lista se encuentre relacionada a un proveedor, debe existir por lo menos un precio para un artículo.

Fecha de vigencia de las listas de precios

Una vez seleccionada las listas de precios, podrá informar o actualizar la fecha de vigencia de los precios (desde / hasta). Para ello, marque la opción Actualiza fecha de vigencia e indique una de las dos maneras de actualizar la fecha de vigencia.

• De toda la lista del proveedor: previamente podrá indicar si se aplica el cambio de la fecha de vigencia para los precios expresados en unidad de medida de stock y/o presentaciones de compras y, de acuerdo con eso, se habilitará el ingreso de las fechas una sola vez. Las mismas no se visualizarán en la grilla.
• De los precios modificados: previamente podrá indicar si se aplica el cambio de la fecha de vigencia para los precios expresados en unidad de medida de stock y/o presentaciones de compras y, de acuerdo a eso, se habilitará el ingreso de las fechas que se tomarán como defecto para mostrarlas en la grilla y poder ser editadas.  Solo se actualizarán las fechas de vigencia siempre que el precio se haya modificado.

Visualización de las fechas de vigencia en la grilla: solo se mostrarán las fechas de vigencia en la grilla cuando se elige la opción de actualizar las fechas de vigencia de los artículos a los que se les está modificando el precio.

Opciones de actualización:

Mediante estas opciones indique las consideraciones sobre los artículos con los que trabajara.

Artículos: utilice estas opciones para filtrar los artículos que desea a visualizar en la grilla:

• Mostrar todos los artículos: se incluirán todos los artículos elegidos con el seleccionador de artículos.
• Mostrar sólo artículos con precios: se incluirán solo los artículos elegidos con el seleccionador de artículos que poseen un precio asignado para alguno de los proveedores seleccionados.
• Mostrar sólo artículos sin precios: se incluirán solo los artículos elegidos con el seleccionador de artículos que no poseen un precio asignado.
• Fecha de alta del artículo: utilice esta opción para filtrar los artículos a visualizar según la fecha de alta del mismo.

Permite actualizar precios de artículos no asociados a proveedores: habilitando esta opción podrá asignarles precios a artículos que no se encuentran relacionados a los proveedores seleccionados. En estos casos al confirmar la actualización de precios se creará la relación del artículo con el proveedor.

• Si seleccionó la opción ‘Actualiza precios desde grilla’, luego de confirmar la actualización de precios se creará la relación del artículo con el proveedor.
• Si seleccionó la opción ‘Actualiza precios desde Excel’, previamente deberá indicar la relación del artículo que envía el proveedor con el artículo de Restô y luego de confirmar la actualización de precios se creará la relación del artículo con el proveedor.

Actualiza el precio del artículo base y todos sus artículos especializados: habilite esta opción para asignar precios a artículos base, actualizando los artículos correspondientes a sus artículos relacionados.

Actualiza precios de artículos por unidad de compra: tildando esta opción podrá seleccionar las unidades de compra a las que desea asignarle un precio por lista y proveedor.

Las unidades de compra disponibles para seleccionar son aquellas que se encuentran asociadas a los artículos seleccionados anteriormente.

Visualización de precios: mediante esta opción usted puede indicar como desea ver los precios:

• Listas por proveedor
• Proveedores por lista

Luego, desde la opción visualización de la grilla principal podrá redefinir la disposición de las columnas.
Mediante las opciones tendrá una visualización previa de cómo se mostrará la disposición de columnas en la grilla principal.

 

Precios para costos

Mediante esta opción será posible actualizar los precios de reposición de los artículos en base a tres opciones.
Las mismas son:

• Precio máximo por artículo: por cada artículo a actualizar se toma el mayor de los precios visualizados en la grilla, ya sean modificados o no, sin importar proveedor o lista.
• Precio mínimo por artículo: por cada artículo a actualizar, se toma el menor de los precios visualizados en la grilla, aunque sea modificado, sin importar proveedor o lista. No se tienen en cuenta los precios en 0.00.
• Precio por proveedor: se solicitará el proveedor y lista desde donde se obtendrán los precios para realizar la actualización.

Los precios de reposición se pueden actualizar también en forma manual, desde el módulo Inventario o en forma automática, en los procesos de ingreso de facturas.
Al ejecutar este proceso, se actualizarán los precios de reposición de los artículos que se encuentren en la lista, tomando como base el precio unitario.

 

Resultado de la actualización

Una vez finalizada la actualización de precios, el sistema mostrará una grilla en la que se detallarán los artículos cuyos precios han sido modificados y el porcentaje de variación correspondiente.
Opcionalmente, puede visualizar las modificaciones realizadas en el porcentaje de Descuento y desvío.

 

Importar precios desde Excel

Mediante este proceso podrá importar precios de un proveedor desde una planilla Excel respetando el formato definido por Restô.

A continuación, se detallan los pasos a realizar para importar precios de compras desde una planilla Excel.

• Selección de archivo: indique el directorio en la que se encuentra el archivo Excel (.cvs o .xls) que contiene los precios a importar.
  Para que la importación sea valida, esta planilla debe contener el siguiente formato:
  • Celda A1: CUIT del Proveedor. Cada planilla debe contener un solo proveedor.
  • Fila 2: esta fila corresponde a los títulos de las columnas que se detallan a continuación:
    • Columna A: código del artículo utilizado por el proveedor .(*)
    • Columna B: descripción del artículo utilizado por el proveedor.
    • Columna C: descripción adicional del artículo utilizado por el proveedor.
    • Columna D: sinónimo utilizado por su empresa.
    • Columna E: código de lista de precios de venta utilizado por el proveedor .(*)
    • Columna F: descripción de lista de precios de venta utilizado por el proveedor.
    • Columna G: moneda utilizada por la lista de precios.Columna H: unidad de venta utilizada por el proveedor.
    • Columna I: precio. (*)
    • Columna J: descuento utilizada por el proveedor.
    • Columna K: fecha de vigencia inicial del precio.(**)
    • Columna L: fecha de vigencia final del precio.(**)
  • A partir de la Fila 3 se completa con los datos de los precios, según cada columna.

(*) Datos obligatorios.
(**) Columna opcional.

Unidad de medida para precios: seleccione el tipo de unidad de medida sobre la cual va a actualizar el precio.

• Si se selecciona ‘Stock’, se actualizarán los precios para el proveedor, articulo y lista correspondiente, para la unidad de medida de stock indicada en el artículo.
• En el caso de seleccionar ‘Compras (Habitual)’, se actualizarán los precios para el proveedor, articulo y lista correspondiente, para la unidad de medida de la presentación de compras habitual del artículo.
• En el caso de seleccionar ‘Por unidad del proveedor’, se actualizarán los precios para el proveedor, articulo y lista correspondiente, para la unidad de medida indicada en la relación del artículo con el proveedor.

Actualiza artículos no asociados a proveedores: tildando esta opción se actualizarán también aquellos artículos que no poseen relación con el proveedor, pudiendo visualizar los artículos a actualizar. Previamente deberá indicar la relación del artículo del proveedor con el artículo de Restô, de esta manera se creará la relación al momento de efectuar el proceso.

Luego de completar estos datos, al presionar «Siguiente» el sistema procederá a verificar el formato del archivo, el CUIT del proveedor y las listas de precios a importar.

Fecha de vigencia de las listas de precios

Desde la sección donde se muestra las listas de precios podrá informar o actualizar la fecha de vigencia de precios (desde / hasta). Para ello, debe marque la opción Actualiza fecha de vigencia e indique si quiere actualizar la vigencia de todos los precios de los artículos incluidos en la lista y proveedor seleccionados, o solo los de aquellos artículos a los que se le modificará el precio.
En caso de optar por la actualizar la fecha de vigencia «de los precios que van a ser modificados», se toman los valores de fecha de vigencia ingresados en el archivo Excel, y en el caso de estar vacío se interpreta que no poseen fecha de vigencia.
En caso de optar por la actualizar la fecha de vigencia «de toda la lista del proveedor», se toman los valores de fecha de vigencia de la grilla correspondiente a la sección donde se muestran las listas de precios.

En el caso de que exista algún inconveniente en el formato de la planilla Excel se mostrará un mensaje en el que se indicará donde está el problema, y se cancelará la importación.

 

Proveedor y equivalencia de listas

Mediante esta pantalla podrá definir a que proveedor y listas asignará los precios a importar.

Proveedor:

La celda A1 de la planilla Excel corresponde al CUIT del Proveedor. Si ésta se encuentra vacía o no existe un proveedor con ese CUIT, se solicita la selección del mismo.
Cuando el número de CUIT está asignado a más de un proveedor, se muestra un mensaje de advertencia, dando la posibilidad de seleccionar el proveedor con el que se quiere trabajar.

Listas de precios:

Indique a que lista serán importados los precios para el proveedor seleccionado, según las enviadas éste.

Lista del proveedor: corresponden a los datos de las listas de precios, incluidas en la planilla Excel. Estos datos no son modificables.
Adicionalmente, podrá indicar una fecha de vigencia desde / hasta para las listas de precios. En caso de no ser modificada, el sistema le advertirá mediante un mensaje y permitirá continuar. Por defecto el sistema mostrará la fecha de vigencia actual en caso de corresponder.

Corresponde a la lista de Compras: seleccione a que lista importará los precios enviados por el proveedor en el archivo Excel.

Al presionar «Siguiente», el sistema procesará los precios a importar. En el caso de que existen datos faltantes para la importación, se mostrará una nueva pantalla.

 

Equivalencia de artículos

Si existen artículos en la planilla que no se encontraron en su empresa, se mostrará una pantalla en donde podrá seleccionar las equivalencias entre los códigos de artículos utilizados por el proveedor y los suyos.
Una vez completadas las equivalencias, se importarán los precios a su sistema.
Los casos en los que pueden no encontrarse artículos de la planilla en su empresa son:

No se encontró un artículo equivalente en su empresa

La equivalencia se determina comparando:

• La columna «Sinónimo» de la planilla Excel con los códigos de artículos existentes en su empresa.

• Si no se encuentra la relación anterior, se analiza la columna «Código de articulo» de la planilla Excel con los sinónimos de los artículos asignados al proveedor en Artículos asociados. Luego de seleccionar un artículo equivalente en su empresa, el código utilizado por el proveedor se mostrará en la grilla principal en la columna Sinónimo.

• Si seleccionó actualizar por unidad de stock o por unidad de compras habitual, y que actualiza artículos no asociados al proveedor, también se analiza la columna «Código de articulo» de la planilla Excel con el código del maestro de artículos.

 

Se encontró un artículo equivalente en su empresa pero éste no se encuentra asociado al proveedor

Se encontró un artículo equivalente en su empresa, comparando la columna «Sinónimo» de la planilla Excel con los códigos de artículos existentes en su empresa, pero el artículo no se encuentra asociado al proveedor.

Esta situación surge si se tildó la opción Actualiza artículos no asociados a proveedores en la pantalla anterior. En caso contrario, sólo los artículos relacionados al proveedor serán tenidos en cuenta en la importación.

Se encontró un artículo equivalente en su empresa y asociados al proveedor, pero éste no posee un código de unidad de compra configurado en Artículos asociados.

Si el artículo de la planilla posee un artículo equivalente en su empresa, y éste se encuentra relacionado al proveedor, puede que no posea un código de unidad de compra configurado en Artículos asociados desde el proceso de Proveedores o Artículos.

Al presionar «Siguiente», el sistema procesará los artículos con los que se completó la grilla de equivalencias. A continuación, se mostrará en la grilla de administración de precios todos los artículos importados, identificando mediante colores los precios nuevos y modificados.

Grilla de equivalencia de artículos

Los datos que configuran esta grilla son:

Artículo Excel: corresponde a los datos contenidos en la planilla Excel de los artículos enviados por el proveedor que poseen algún inconveniente.

• Código: corresponde a la «columna A» de la planilla Excel.
• Descripción: corresponde a la «columna B» de la planilla Excel.
• Descripción adicional: corresponde a la «columna C» de la planilla Excel.
• Unidad: corresponde a la «columna H» de la planilla Excel.

Artículo: seleccione los artículos equivalentes en su empresa.

• Código: mediante esta opción usted ingresa a un buscador, en el que puede seleccionar el artículo de su empresa equivalente al articulo de la planilla Excel.
• Descripción: descripción del articulo seleccionado en Código.
• Descripción adicional: descripción adicional del articulo seleccionado en Código.
• Unid. de compra: mediante esta opción puede indicar a que unidad de compra se le asignará el precio a importar, si desea que sea al precio «Unitario» seleccione el código «US» (Unidad de Stock). Luego de finalizada la importación, este dato se guardará en Artículos asociados en Unidad de compra para la importación de precios.

El sistema propondrá una unidad de compra cuando ésta no exista, dependiendo de cuantas unidades de compra posee el artículo y la equivalencia con la unidad de stock:

• Si el artículo posee una sola unidad de compra, y la equivalencia coincide con la unidad de stock (1.00), entonces se tratará como un precio unitario colocando US (Unidad de Stock).
• Si el artículo posee una sola unidad de compra, pero la equivalencia no coincide con la unidad de stock, entonces se tratará de un precio por unidad de compra colocando el código de ésta.
• Si el artículo posee más de una unidad de compra, entonces se propondrá la unidad de compra habitual.

Será posible modificar la unidad de compra sugerida por el sistema. ingresando al buscar desde el campo «Unidad».

Importar precio: si en la pantalla anterior se tildó la opción Actualiza artículos no asociados a proveedores una vez que haya completado el campo Código de artículo para que sea importado el precio del mismo tendrá que tildar esta opción.

Opciones: en el sector inferior de la pantalla posee tres funcionalidades:

• Deseleccionar todo: mediante esta opción puede destildar la columna completa «¿Crea relación?»
• Seleccionar todo: mediante esta opción puede tildar la columna completa «¿Crea relación?»
• Artículos: si en Parámetros de Inventario posee habilitada la opción Permite alta desde procesos podrá ingresar al proceso Artículos.

 

Grilla de administración de precios

Desde esta grilla usted puede actualizar los precios de los artículos obtenidos desde la selección de proveedores, artículos y listas, o desde la importación de Excel.
En el caso de haber accedido a la grilla desde esta última opción, podrá visualizar los precios que serán actualizados mediante la identificación de colores:

• Gris: esta celda corresponde a artículos no relacionados a proveedores y no es posible su edición.
• Blanco: precio deshabilitado. No se encuentra asignado el artículo a la lista de precios.
• Naranja: el precio del artículo fue asignado a la lista.
• Verde: el precio ya estaba asignado al artículo, pero fue modificado.
• Celeste: indica el artículo seleccionado como artículo de referencia.
• Azul: representa aquellos valores superiores al artículo de ‘Referencia’.
• Rojo: representa aquellos valores inferiores al artículo de ‘Referencia’.

En esta grilla puede visualizar la siguiente información:

Artículo: el sector izquierdo de su pantalla está integrado por las columnas: Código, Descripción y en caso de que utilice artículos con escalas las columnas Escala 1 y Escala 2. Usted puede realizar agrupaciones, arrastrando la columna elegida a la banda superior.
Si necesita agregar otras columnas (Descripción adicional, Sinónimo, Código de barra) utilice la opción Columnas de la barra de herramientas.

Precio unitario: corresponde los precios por unidad de stock de los artículos.

Precios por unidad de compra: es posible visualizar los precios por las unidades de compras seleccionadas.

Los campos deshabilitados en color blanco corresponden a artículos que no poseen un precio asignado. Para habilitarlos, seleccione las celdas correspondientes y haga clic sobre la opción Habilitar precio de la barra de herramientas, o bien, ingresando un valor. Usted puede habilitar un precio a varios artículos, seleccionando las filas respectivas.

Artículo referente: puede elegir un artículo de referencia (tildándolo en esta columna) para comparar valores entre listas y artículos, ello actualizará los valores de estos últimos, utilizando las opciones Igualar precio o Igualar todo de la barra de herramientas, o del botón derecho del mouse.

Filtros: desplegando la fecha que se encuentra en el margen derecho de cada nombre en la columna del artículo, puede seleccionar aquellos valores que desea visualizar u ocultar.

Dentro de esta grilla puede actualizar precios según la operación que desee hacer:

• Actualizar precios manualmente
• Actualizar precios de uno o más artículos a la vez, aplicando un importe, porcentaje o reemplazando el valor del precio por otro
• Actualizar precios de uno o más artículos tomando como base otra lista de Compras
• Actualizar precios de uno o más artículos tomando otro como referencia

Además de actualizar precios, usted podrá:

• Comparar precios
• Agregar columnas a la grilla
• Modificar la disposición de las columnas y visualizar que artículos han sido modificados
• Enviar los precios visualizados en la grilla a Ms Excel y Vista previa
• Consultar referencias

 

Actualizar precios manualmente

Puede modificar los precios por artículo ingresando directamente un valor en la celda, al igual que su fecha de vigencia.
También puede actualizar precios utilizando las siguientes funciones que se encuentran en la barra de herramientas:

• Deshacer: vuelve el valor original de o las celdas seleccionadas.
• Deshacer todo: devuelve el valor original de todas las celdas de una o varias filas seleccionadas.
• Habilitar / Deshabilitar precio: mediante esta opción es posible asignar o deshabilitar para el o los artículos, uno o varios precios.

Puede ejecutarlas para más de una celda, utilizando la modalidad de multiselección.

 

Actualizar aplicando importe, porcentaje o reemplazando

Actualizar precios de uno o más artículo a la vez por importe, porcentaje o reemplazando el valor.
Ingresando a la opción Actualizar precios de la barra de herramientas puede modificar el precio de uno o varios artículos.
Las opciones de actualización son las siguientes:

• Actualizar por porcentaje: se actualizan los precios por aumento o disminución, según el porcentaje ingresado.
• Actualizar por importe: se actualizan los precios por aumento o disminución, según el importe ingresado.
• Reemplazar importe: en este caso, en lugar de actualizar, se reemplaza el precio de la(s) celda(s) seleccionada(s) por el importe ingresado.

 

Actualizar tomando como base otra lista de compras

Ingresando a la opción Actualizar lista de la barra de herramientas, puede modificar el precio de los artículos pudiendo seleccionar uno o varios tomando como base otra lista de compras.

Lista a actualizar: se muestra el número y nombre de la lista en la que se estaba posicionado al ingresar a esta opción.

Lista base: se refiere a la lista habilitada de compras, desde la que se toman los precios para calcular los nuevos.
Si utiliza como Lista base la misma que se indica en Lista a actualizar, se estarán modificando los precios de la lista seleccionada. Si, por el contrario, la Lista Base es distinta a la Lista a Actualizar; se estarán creando o actualizando los precios de la Lista a Actualizar a partir de los precios de la Lista Base.

Artículos a actualizar: indique cuales son los artículos a los que desea actualizar su precio.

• Todos: se actualizarán los precios de todos los artículos de la lista en la que se está posicionado.
• Seleccionados: se actualizarán los precios sólo de los artículos seleccionados en la grilla.
• Actualiza artículos sin precio: si se marca esta opción, en el momento de actualizar la lista seleccionada aquellos artículos que existen en la lista base pero no en la lista a actualizar, se les asignarán el precio correspondiente.

Si «Crea artículos inexistentes» = No. En este caso se actualizarán los precios de los artículos: REMERA, PANTALON y BUZO, pero no del SACO porque no existe en la lista a actualizar.

Si «Crea artículos inexistentes» = Si. En este caso se actualizarán los precios de los artículos: REMERA, PANTALON y BUZO, y también para el SACO, en donde se le asignará el precio de la lista base.

Actualización: la actualización puede realizarse aplicando un ‘Porcentaje’ al precio de la lista base; multiplicando el precio por un ‘Coeficiente’; aplicando el ‘Margen de Utilidad’ definido para cada artículo, por un ‘Importe Fijo’.
Si selecciona ‘Margen de Utilidad’, se aplicará al precio base el porcentaje de utilidad asociado a cada uno de los artículos.

Cotización: si la moneda de la Lista a Actualizar difiere de la moneda de la Lista Base, debe ingresar la Cotización para convertir los precios durante la actualización.

 

Actualizar tomando otro como referencia

Puede actualizar precios de uno o más artículo, tomando otro como referencia, para ello ingrese a las siguientes opciones de la barra de herramientas:

Igualar precio: iguala el precio de la celda activa con el precio del artículo seleccionado como ‘Referencia’. Se actualiza sólo el precio de esa columna.

Igualar todo: iguala el precio de toda la fila con los precio del artículo seleccionado como ‘Referencia’.

 

Comparar precios

Presionando la opción Comparar de la barra de herramienta será posible cotejar los precios asignados a los artículos por lista, con el artículo seleccionado como ‘Referencia’.
En color azul se exhiben los valores superiores al artículo de ‘Referencia’ y, en color rojo, los valores inferiores al artículo de ‘Referencia’. Los colores se asignan por celda.
Usted puede ordenar los valores por columna, para visualizar fácilmente cuales son los valores superiores e inferiores al artículo de ‘Referencia’.

 

Agregar columnas a la grilla

Si desea visualizar mas información sobre los artículos, proveedores o precios ingrese a la opción Columnas de la barra de herramientas.
Esta opción permite seleccionar las columnas a visualizar en la grilla, correspondientes a datos del artículo (Descripción adicional, Sinónimo y Código de barra); correspondientes a datos de proveedores (Código, Razón Social, Nombre de fantasía y Sinónimo del artículo utilizado por el proveedor); correspondientes a las listas (Número y Nombre).
También puede seleccionar las columnas correspondientes a precios:

Desvío: si está activo el parámetro Verifica Desvío de Precios en el proceso Parámetros de Compras, y el artículo tiene activado el parámetro Usa Desvío en Precios en el proceso Artículos del módulo Inventario, usted puede configurar el desvío de Precios, para ello defina si el tipo de desvío a aplicar es ‘Por Porcentaje’ o bien, ‘Por Precio’, desde el botón «…», e ingrese el valor correspondiente (porcentaje o importe).

Durante el ingreso de comprobantes, si está activo el parámetro general Controla comprobantes con diferencias, se efectuará el control en la modificación del precio de los artículos.
Si usted definió que ‘Usa Desvío en Precios’, el control en la modificación de precios de artículos se aplicará sobre el precio más el porcentaje o importe de desvío.
Superado el importe permitido (utilice o no desvío), se lleva a cabo el control correspondiente, según lo configurado en el proceso Parámetros de Compras.

Descuento: para cada uno de los precios informados será posible configurar el porcentaje de descuento.

Valores anteriores: para su comparación con las modificaciones realizadas antes de ejecutar la grabación de los datos. Los valores anteriores no son editables.

 

Modificar la disposición de las columnas

Mediante la opción Visualización podrá configurar que artículos desea ver en la grilla y la disposición de las columnas:

Artículos: seleccione que artículos desea visualizar

• Todos: se muestran todos los artículos (con y sin modificaciones).
• Con cambios: muestra únicamente los artículos que poseen modificaciones.
• Sin cambios: muestra los artículos que no poseen modificaciones.

Por modificaciones entendemos a aquellos artículos a los que se le han modificado valores y habilitado o deshabilitado precios.

Visualización de precios: seleccione la disposición de las columnas según como desea representar los precios. Las opciones posibles son:

• Proveedor – Lista – Unidad de compra
• Proveedor – Unidad de compra – Lista
• Lista – Proveedor – Unidad de compra
• Lista – Unidad de compra – Proveedor
• Unidad de compra – Proveedor – Lista
• Unidad de compra – Lista – Proveedor

Las opciones por unidad de compra, se habilitará cuando se han seleccionado por lo menos una.

 

Enviar a Excel y Vista previa

Mediante las siguientes opciones de la barra de herramientas, podrá enviar los datos visualizados en la grilla en dos formatos:

Enviar a Excel: exporta la grilla en pantalla a Excel. Si existen agrupaciones, será posible indicar si visualiza todas las agrupaciones en forma expandida.

Vista previa: exporta la grilla en pantalla a formato documento. Podrá modificarla para obtener la lista de precios.

 

Consultar referencias

Mediante la opción «Referencias» de la barra de herramientas, podrá conocer el significado de cada color aplicado en la grilla. Los colores utilizados son los siguientes:

• Gris: cuando no se habilita la opción Permite actualizar precios de artículos no asociados a proveedores, esta celda corresponde a artículos no asociados a proveedores, y no será posible su edición.
• Blanco: precio deshabilitado. No se encuentra asignado el artículo a la lista de precios.
• Naranja: el precio del artículo fue asignado a la lista.
• Verde: el precio ya estaba asignado al artículo, pero fue modificado.
• Celeste: indica el artículo seleccionado como artículo de referencia.
• Azul: representa aquellos valores superiores al artículo de ‘Referencia’.
• Rojo: representa aquellos valores inferiores al artículo de ‘Referencia’.

 

Precios para costos

Mediante esta opción podrá actualizar los precios de reposición de los artículos en base a las siguientes opciones:

• Precio máximo por artículo: por cada artículo a actualizar se toma el mayor de los precios visualizados en la grilla, ya sean modificados o no, sin importar proveedor o lista.
• Precio mínimo por artículo: por cada artículo a actualizar, se toma el menor de los precios visualizados en la grilla, aunque sea modificado, sin importar proveedor o lista. No se tienen en cuenta los precios en 0.00.
• Precio por artículo / proveedor habitual: además, deberá indicar la lista de precio que utilizará de referencia para actualizar los costos (*). Para modificar los precios para costo se utilizarán aquellos precios que hayan sido modificados, que la unidad corresponda con la seleccionada en la relación del articulo con el proveedor, y que este sea el proveedor habitual para ese artículo.
• Precio por proveedor: se solicitará el proveedor y lista desde donde se obtendrán los precios para realizar la actualización.

Los precios de reposición se pueden actualizar también en forma manual desde el módulo Inventario, o en forma automática en los procesos de ingreso de facturas.
Al ejecutar este proceso, se actualizarán los precios de reposición de los artículos que se encuentren en la lista, tomando como base el Precio Unitario.

 

Resultado de la actualización

Una vez finalizada la actualización de precios, el sistema mostrará una grilla en la que se detallarán los artículos cuyos precios han sido modificados y el porcentaje de variación correspondiente.
Opcionalmente, puede visualizar las modificaciones realizadas en el porcentaje de descuento y desvío.

 

Este asistente le permite generar una planilla Excel para uno o varios proveedores con el fin de solicitarles precios de los artículos incluidos, pudiendo enviar automáticamente por email estas solicitudes de precios. Podrá hacerlo para los artículos cuyo precio esté vencido, por vencer o a partir de una solicitud de compras. A medida que los proveedores completen el archivo Excel enviado podrá importarlo desde el administrador de precios de compra, marcando así la gestión como completada.

Pasos a seguir para generar las solicitudes de precios

1. Seleccione el método para el ingreso de artículos, estos pueden ser:
   1. Asociados a cada proveedor: al seleccionar este método, se pasará directamente a la selección de proveedores.
   2. Selección manual de artículos.
   3. Asociados a solicitudes de compra pendientes: en este caso puede seleccionar las solicitudes de compras que se encuentran pendientes.
2. Posteriormente, seleccione el método para informar a qué proveedores se enviarán las solicitudes. Si elige la opción:
   1. Asociados a los artículos seleccionados: se utilizarán los proveedores que estén asociados a los artículos seleccionados en el paso anterior, en cambio.
   2. Selección manual de proveedores: no se va a validar la relación artículo / proveedor.  Por otro lado aquellos proveedores inhabilitados no se incluirán en la solicitud de precios.
3. Luego, indique si se van a solicitar todos los precios de los artículos y proveedores seleccionados o solo de aquellos que no estén vigentes.
   1. Todos: se enviarán todos los artículos seleccionados.
   2. Con precios fuera de fecha de vigencia: sólo se enviarán la solicitud de los artículos y se generará el archivo donde su precio esté fuera de la fecha de vigencia informada.
   3. Con precios con fecha de última actualización hace más de: deberá indicar la cantidad de días que los precios se consideran vigentes desde la última actualizació.
   4. Con precios que vencen dentro de los próximos: deberá indicar la cantidad de días siguientes para evaluar la fecha de vigencia, sólo enviará solicitudes y generará el archivo de aquellos precios que no estén vigentes según ese criterio.
4. También debe indicar la lista de precios sobre la que se pretende actualizar los precios solicitados. Si un artículo incluido en la selección no tiene precio para la lista y proveedor seleccionados, se lo incluirá en la solicitud de precios. Del mismo modo, si se decide seleccionar la opción ‘Con precios con fecha fuera de vigencia’, se incluirán también en la solicitud de precios aquellos que no tengan informada la fecha de vigencia. Por otro lado, aquellos artículos que se encuentren inhabilitados no se incluirán en la solicitud.
5. Podrá decidir si envía la solicitud de precios por mail a cada proveedor o generar el archivo para enviarlo en otro momento.  Si selecciona enviar el mail, se propone por defecto procesarlo como tarea. Utilizando la combinación de teclas <Alt + T> puede consultar si la tarea ha finalizado. El mail será enviado a la dirección de correo del contacto habitual informada en el maestro de proveedores.
6. También podrá generar las solicitudes de precios, quedando guardadas en la siguiente ruta: C:ProgramDataAxoft[Número de llave]Comunes[Nombre de la empresa]. El nombre del archivo contiene el código de proveedor, el CUIT del proveedor , la fecha y la hora,  para que puedan ser identificados de la siguiente manera: Solicitud_Precios_CódigoProveedor_CUIT_Fecha_Hora.xls (formato código de proveedor: si contiene caracteres especiales se los reemplaza por «_»,  formato de fecha: AAAAMMDD, formato de hora: HHMMSS)
7. Una vez generadas las solicitudes, estas quedarán pendientes, a la espera de ser actualizadados los precios en el sistema

Cuando su proveedor le entega los precios actualizados, podrá actualizarlos en el sistema y esto provocará el cambio de estado de la solicitud de precios dejando de estar pendiente, dicha actualización puede realizarla desde las opciones:

• Compras e Importaciones | Archivos | Actualizaciones | Precios de Compra | Actualización | Administración de precios
• Compras e Importaciones | Archivos | Actualizaciones | Precios de Compra | Actualización | Global.

 

Envío de mails

Para hacer el envío de mails de las solicitudes de precios a los proveedores, previamente debe configurar los parámetros de correo electrónico desde la opción de menú: Procesos generales | Tablas generales | Parámetros de correo electrónico.  Desde alli en la solapa Envío de mails y Solicitud de precios a proveedores realice la configuración siendo requerido el servidor SMTP, el usuario, remitente, y la clave si es que realiza la autenticación.

Recuerde que puede consultar los precios desde la consulta Live: Compras e Importaciones | Consultas | Precios | Por proveedor y desde la opción de menú: Compras e Importaciones | Archivos | Actualizaciones | Precios de Compra | Gestión de solicitudes de precios.

Otros procesos desde los que es posible generar la solicitud de precios y el envío de correos para la actualización de precios, son:

• Compras e Importaciones | Solicitudes de compra | Ingreso.
• Compras e Importaciones | Solicitudes de compra | Gestión de solicitudes.
• Compras e Importaciones | Archivos | Actualizaciones | Precios de Compra | Gestión de solicitudes de precios.

Depuración de precios solicitados: se podrán depurar los registros de las solicitudes de precios realizadas a los proveedores configurando desde la opción de Parámetros de Compras la cantidad de meses que desea mantener los registros de solicitudes de precios realizados.
Para configurar la tarea de depuración debe hacerlo desde el Administrador | Servicios | Tareas de depuración. Es importante aclarar que, una vez que la información sea depurada no se podrá recuperar.

Este proceso actualiza los perfiles de facturas de compra para los distintos usuarios. Los perfiles pueden ser utilizados en los procesos Factura – Guía de despacho, Factura y Factura de Conceptos.

Los perfiles de facturas de compra permiten adaptar el ingreso de datos en los procesos mencionados a las necesidades propias de su empresa, como así también determinar restricciones para algunos usuarios en particular.
A través de los perfiles será posible agilizar el proceso de ingreso de comprobantes de facturas de compra, bloqueando el ingreso de datos que no se utilizan o tienen siempre el mismo valor.
La definición de perfiles no es obligatoria. De no existir ningún perfil definido, se ingresarán todos los datos que prevé el sistema.
Para cada perfil definido se asignarán los usuarios autorizados a utilizar el perfil.
En el momento de ingresar al proceso correspondiente, el sistema realizará los siguientes controles:

• Si no se definieron perfiles, se ingresarán todos los datos en forma normal.
• Si el usuario que ingresa tiene definido un sólo perfil, éste será el que se utilizará en el proceso.
• Si el usuario que ingresa tiene definido más de un perfil, podrá seleccionar desde una ventana el perfil a utilizar.
• Si se definieron perfiles pero el usuario que ingresa no está asignado a ninguno de ellos, se ingresarán todos los datos en forma normal (como si no existieran perfiles definidos); es decir, sin restricciones.

Para cada perfil será posible definir el comportamiento de cada uno de los campos, con las distintas variantes, según corresponda.
Salvo algunos casos especiales que se detallarán en particular, los valores posibles para cada uno de los campos a parametrizar son:

En algunos casos, usted podrá seleccionar, además, valores por defecto para los diferentes campos. Estos valores se comportan de la siguiente manera: si el campo se configura con el comportamiento ‘Edita’, el ingreso de un valor por defecto no es obligatorio en el perfil, en cambio si elige ‘Muestra’, este si será obligatorio.
Al definir un perfil usted visualizará distintas solapas, cada una de ellas contiene un grupo de parámetros correspondiente a las distintas características del proceso de carga de facturas de compra.

 

Principal

Fecha de emisión y Fecha contable: indique si desea controlar estos campos. En caso afirmativo, defina que tipo de control desea utilizar.

Concepto: en el ingreso de factura concepto, usted puede definirle al usuario el valor «Muestra» y un valor por defecto, si este siempre ingrese facturas de compra por éste concepto.

Condición de compra: será posible aplicar la condición de compra del proveedor o bien, ingresar otro valor diferente mediante la opción ‘Otra’. Si el comportamiento es ‘Muestra’, con <F7> podrá seleccionar un valor por defecto para la condición de compra, utilizando para ello al buscador.

Emite comprobante electrónico: le permite indicar si el comprobante ingresado es una factura electrónica, y en caso afirmativo especificar que el usuario pueda editarla o verla.

Modifica parámetro de inclusión en IVA compras: permite indicar si el usuario está habilitado para modificar este parámetro en el ingreso de la factura de compras.

 

Encabezado

Permite alta de proveedores desde procesos: el sistema le brinda la posibilidad de dar de alta nuevos proveedores desde los procesos de ingreso de facturas: Factura – Guía de despacho, Factura y Factura de Conceptos.
Si no desea hacer uso de esta facilidad con el fin de permitir las altas sólo a los usuarios habilitados, no active este parámetro.

Clasifica proveedores en alta: si activa este parámetro, al dar de alta un proveedor en el sistema, se solicitará la confirmación del usuario para clasificarlo en el momento de cargar el comprobante.
Si confirma esta acción, se abrirá automáticamente el Clasificador de Proveedores.

Ingresa proveedores ocasionales: si activa este parámetro permitirá que el usuario pueda dar de alta proveedores ocasionales desde el proceso de facturación de compras.

Observaciones y moneda: permite especificar el comportamiento (‘Edita’, ‘Muestra’, ‘Oculta’) de lo campos Observaciones, Moneda y Cotización al ingresar una factura de compra.

Sucursal destino: seleccione el comportamiento a aplicar (‘Muestra’, ‘Edita’, ‘Oculta’, ‘Edita obligatorio’). Defina los valores por defecto: ‘Del Proveedor’ u ‘Otra’ y la sucursal destino en caso de corresponder.

Clasificación: agrupa tres parámetros que le permiten especificar el comportamiento del perfil en relación al uso de la clasificación de los comprobantes de facturas de compras.

 

Cuerpo

Artículos / Conceptos:

Agrupa los parámetros que permiten especificar el comportamiento del perfil en relación al ingreso de artículos al cargar la factura de compra.

• Podrá indicar que el usuario destinatario del perfil pueda:
• dar de alta un nuevo artículo en el momento de cargar la factura
• dar de alta un valor de escala nuevo para ese artículo
• seleccionar artículos que identifiquen bienes
• especificar el perfil de esos artículos (compra y/o compra-venta)
• validar si los artículos ingresados en el comprobante pertenecen al proveedor indicado
• validar si los conceptos ingresados en el comprobante pertenecen al proveedor indicado
• especificar que el sistema valide el ingreso obligatorio de por lo menos un renglón de artículo o concepto dentro del comprobante.

Adicionalmente, será posible indicar el comportamiento del perfil con respecto a la bodega, a la unidad de medida, Factura-Guía de despacho descuento y precio del artículo.
La cota inferior y superior del descuento indica el mínimo y máximo permitido para el porcentaje. Por ejemplo, si se asigna una cota superior 20, implicará que se puedan colocar porcentajes desde 0% hasta 20% inclusive.
La validación de precio del artículo difiere a la de descuento ya que el valor informado en el perfil es un porcentaje (superior o inferior), en relación al precio ingresado. Por ejemplo, si se define una cota superior 10, implica que si el precio que viene del artículo es de 100 solo podrá aumentarse hasta 110, si se intentara ingresar 120, el sistema mostrará un mensaje informando que el precio ingresado es mayor al permitido.

Numeración automática de partidas: mediante este parámetro se indica si la numeración es automática o manual. Así como también puede especificar si permite editar esta configuración al momento de cargar la factura – guía de despacho.

Admite reingreso de series: este parámetro afecta sólo al proceso Mantenimiento de Series por Artículo y controla que las series ingresadas no hayan tenido movimientos en el sistema. Este parámetro es de utilidad cuando quiera evitar la generación de series «mellizas» o duplicadas.

Actualiza precios de última compra: desde esta opción define si el sistema guarda para cada artículo el precio de última compra. Si la fecha contable del comprobante es menor a la última fecha registrada, el valor no será actualizado.

Actualiza precios de reposición: tilde este parámetro para que, al guardar los comprobantes, el precio de reposición de cada artículo presente en los mismos, sea actualizado.

Permite indicar si el comprobante debe actualizar precios de reposición: si actualiza precios de reposición, pero necesita poder elegir no hacerlo al ingresar determinados comprobantes, puede activar esta opción y se habilitará una opción en el menú de funciones (<F7> – Actualiza precios de reposición).

 

Control del comprobante

Controla comprobantes con diferencias: indique si realiza este control de los comprobantes. Usted puede optar por aplicar un control ‘Estricto’, ‘Flexible’ o bien, no utilizarlo (‘No usa’).
Si controla comprobantes con diferencias, defina para cada comprobante (Factura -Guía de despacho o Factura), el tipo de diferencia a controlar.
Los tipos de diferencias posibles de controlar son los siguientes:

• Diferencia por Cantidad: es la diferencia que se genera por haber recibido una factura de un proveedor por una cantidad mayor a la cantidad recepcionada.
• Diferencia por Precio: esta diferencia se genera por dos motivos:
  • Por haber recibido una factura o guía de despacho en la que el precio de uno o más artículos es mayor al precio definido en la lista de precios utilizada en el comprobante.
  • Por haber recibido una factura o guía de despacho en la que la descuento de uno o mas artículos es menor a la descuento definida en la lista de precios utilizada en el comprobante.

Para mayor información sobre el circuito sobre comprobantes con diferencia, consulte el tópico Circuito de Comprobantes con Diferencias.

Control de totales

Agrupa una de parámetros que le permiten controlar si el usuario del perfil puede manipular los totales en el ingresar de la factura de compra.

 

Factura / Factura – Guía de despacho

En este apartado se agrupan los parámetros que permiten indicar el comportamiento del perfil en relación a los comprobantes de referencia.

Comprobantes de referencia

Valor defecto para comprobantes de referencia: indique si la configuración para la referencia de los comprobantes de factura y factura-guía de despacho se tomará del proveedor o del perfil.

Permite ingresar facturas sin guía de despacho asociado: solo para facturas, permite especificar si es obligatorio el ingreso de una guía de despacho. Si el parámetro no está activo, debe seleccionar al menos una guía de despacho al cargar una factura que no mueva stock.

Comprobante de referencia (factura) y Comprobante de referencia (factura-guía de despacho): indique cual va a ser el comportamiento de la factura / factura-guía de despacho en cuanto al comprobante de referencia.

• Control estricto: es obligatorio que la factura / factura-guía de despacho haga referencia a un comprobante.
• Control flexible: la factura / factura-guía de despacho puede hacer referencia a un comprobante o sin referencia.
• No controla: no se hace referencia a otros comprobantes.

Tipo de comprobante de referencia: tanto para factura y factura-guía de despacho indique el tipo de comprobante de referencia cuando se configura que se realiza un control estricto o flexible sobre el comprobante de referencia.

Ante una disminución de cantidades en renglones que agrupen varios comprobantes, distribuye manualmente las cantidades en los comprobantes relacionados: indique el comportamiento que va a tener la factura cuando se disminuya la cantidad a facturar al hacer referencia a varias recepciones u órdenes de compra.

Al referenciar órdenes de compra

Al ingresar una factura o factura-guía de despacho de un proveedor, indique si el sistema traslada de forma automática los datos insertados como referencia en la orden de compra, siendo las opciones disponibles:

• Condición de compra: indica si el perfil del usuario visualiza los datos trasladados de la condición de la orden de compra a la factura o factura-guía de despacho;
• Bonificación: indica si el perfil del usuario visualiza los datos trasladados del descuento del encabezado de la orden de compra a la factura o factura-guía de despacho;
• Lista de precios: indica si el perfil del usuario visualiza los datos trasladados de la lista de precios de la orden de compra a la factura o factura-guía de despacho;
• Observaciones: indica si el perfil del usuario visualiza los datos trasladados de las observaciones de la orden de compra a la factura o factura-guía de despacho.

A su vez, indique si el perfil del usuario tendrá en la factura o factura-guía de despacho los siguientes permisos:

• Agrega artículos en la factura: permite agregar artículos adicionales de los ingresados en la orden de compra;
• Ingresa artículos manualmente: permite agregar artículos de forma manual;
• Recepciona cantidades mayores: permite ingresar cantidades de artículos mayores a las ingresadas en la orden de compra;
• Elimina renglones referenciados a la orden de compra: permite borrar renglones referenciados en la orden de compra, a través de <F2>;
• Valida el descuento general de la factura contra la de la orden de compra: verifica si el descuento del encabezado de la factura o factura-guía de despacho es mayor o menor a el descuento del encabezado ingresada en la orden de compra.

Al referenciar recepciones

Propone los artículos recibidos al referenciar recepciones en las facturas: utilice este parámetro para definir el comportamiento que tendrá el sistema en el momento de ingresar una factura de compras, cuando se hace referencia a una o varias recepciones,  respecto a la modalidad de ingreso de los artículos.
Los valores posibles son:

• Si: asigne este valor para que el sistema respete el precio proveniente de la guía de despacho . En este caso no podrá ingresar un precio superior al ingresado en la guía de despacho.
• No: asigne este valor si no desea respetar el precio ingresado en la guía de despacho.
• A confirmar: al utilizar esta opción, toda vez que ingrese facturas en referencia a recepciones, el sistema le consultará si desea respetar los precios ingresados en la guía de despacho.

Para mas detalle sobre su comportamiento, consulte Ingreso de facturas.

 

Imputaciones Contables

Control de imputaciones contables

Agrupa los parámetros que le permiten indicar si el usuario puede modificar y/o imprimir las imputaciones contables al ingreso de la factura de compra.

 

Parámetros contables

En esta solapa, usted define los parámetros contables que se utilizarán en el comprobante si previamente definió que integra con el módulo Contabilidad, configuración que se realiza desde Herramientas para integración contable en el módulo Procesos Generales.
Los parámetros son de aplicación opcional y en caso de definirlos, serán propuestos por defecto y se aplicarán en el ingreso del comprobante de factura.

Genera asiento: indica que el comprobante generará asiento.

Modelo de asiento: este parámetro es obligatorio si el comprobante se configuró para que genere asiento. Seleccione el modelo de asiento defecto para el tipo de comprobante seleccionado.

Modifica asiento: al activar este parámetro, se va a permitir editar el asiento en el momento del ingreso del comprobante.

Respeta definición del modelo de asiento: este parámetro afecta a los comprobantes que generan asiento. En caso de estar activo, no será posible modificar la configuración del modelo de asiento asociado al comprobante, ni agregar, eliminar líneas del asiento o modificar los importes. Pero podrá modificar cuentas contables según la configuración del parámetro Edita cuenta contable del asiento.

Activa impresión del asiento: en caso de activar este parámetro, al finalizar de ingresar el asiento del comprobante se va a generar su impresión.

Edita cuenta contable del asiento: si genera asiento en el ingreso del comprobante, permite modificar aquellas cuentas contables cuya edición se encuentre habilitada en el modelo de asiento.
Este parámetro es dependiente de la configuración del parámetro anterior; si respeta la definición del modelo de asiento y no permite editar las cuentas contables del asiento, únicamente podrá editar los auxiliares.
Si no respeta la definición del modelo de asiento, el parámetro Edita cuenta contable del asiento permanecerá inhabilitado para su configuración.

Parámetros contables del proveedor ocasional: indique si va a permitir editar o mostrar u ocultar los parámetros contables del proveedor ocasional.

 

Asignación de usuarios a perfil

Esta solapa le permite seleccionar desde la lista de usuarios creados (panel izquierdo) aquellos a los cuales les asignará el perfil creado (panel derecho).

 

Observaciones

Esta solapa es un campo de texto libre que le permite ingresar las observaciones que usted considere necesarias para el perfil creado.