Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los movimientos de cuentas corrientes y facturación.
El proceso almacena en el archivo «histórico» todos aquellos movimientos de cuentas corrientes que ya han sido cancelados, con la finalidad de acelerar el acceso a los archivos. Es recomendable ejecutar este proceso una vez realizado el cierre periódico de cuentas corrientes.
Si usted integra con Contabilidad el proceso controla que el comprobante esté habilitado para generar asiento y en estado ‘exportado’ (el estado se graba cuando se realiza la Exportación de asientos).
Si una factura se encuentra relacionada con un comprobante, y este último no se encuentra transferido a contabilidad se emitirá un mensaje de advertencia y posteriormente se cancelará el proceso.
Los movimientos de cuenta corriente que «pasan a histórico» permanecerán almacenados para consultas durante tres años. No ocurre lo mismo con los renglones de los comprobantes de facturación, que son eliminados al generar el pasaje a histórico.
Para realizar el pasaje, ingrese el rango de fechas y el rango de proveedores a procesar, pudiendo seleccionar opcionalmente el pasaje de comprobantes de proveedores ocasionales.
Una factura pasará al archivo histórico si se cumplen las siguientes condiciones:
- La factura debe estar cancelada (‘ESTADO = CAN’).
- Las fechas de todos los comprobantes imputados deben estar incluidas en el rango de fechas a pasar a histórico.
- Las fechas de las cuotas de todos los comprobantes deben ser anteriores o iguales al último cierre de cuenta corriente.
- Las facturas, créditos y débitos que sean de condición contado.
Debido a estas condiciones, pueden mantenerse movimientos en los archivos «actuales», aunque ya hayan sido cancelados.
Tenga en cuenta que los movimientos que «pasan a histórico» no son incluidos en ninguno de los informes emitidos por el sistema. Por lo tanto, es aconsejable ejecutar el proceso Pasaje a histórico una vez listada toda la información del período en curso.
Las apropiaciones por centros de costo de los comprobantes pasados a histórico son eliminadas del archivo maestro de apropiaciones por movimiento, no quedando registro de éstas.
La información para SIAp – IVA correspondiente a comprobantes incluidos en un pasaje a histórico es eliminada de los archivos.
Si está activo el parámetro general Requiere autorización, se depura el archivo de auditoría de autorizaciones de comprobantes. Para más información, vea Autorización de comprobantes a pagar.
Recomendamos hacer un backup de la información antes de realizar el pasaje a histórico.