Perfiles de usuarios

Este proceso actualiza los perfiles de cotizaciones para los distintos usuarios. Los perfiles de cotizaciones permiten adaptar el ingreso de datos en los procesos mencionados a las necesidades propias de su empresa, como así también determinar restricciones para algunos usuarios en particular.

A través de los perfiles es posible agilizar el proceso de generación de cotizaciones, bloqueando el ingreso de datos que no se utilizan o tienen siempre el mismo valor.
Los perfiles pueden utilizarse en los procesos Generación / Modificación, Autorización, Aceptación y Emisión de cotizaciones.
La definición de perfiles no es obligatoria. De no existir ningún perfil definido, se ingresarán todos los datos que prevé el sistema en el momento de generar una cotización.
Para cada perfil definido se asignarán los usuarios autorizados que lo utilizarán.

Comportamiento del sistema al aplicar perfiles
En el momento de ingresar al proceso correspondiente, el sistema realizará los siguientes controles:

• Si no se definieron perfiles, se ingresarán todos los datos en forma normal.
• Si el usuario que ingresa tiene definido un sólo perfil, éste será el que se utilizará en el proceso.
• Si el usuario que ingresa tiene definido más de un perfil, se le permitirá seleccionar desde una ventana, el perfil a utilizar.
• Si se definieron perfiles pero el usuario que ingresa no está asignado a ninguno, se ingresarán todos los datos en forma normal (como si no existieran perfiles definidos), es decir sin restricciones.

Para cada perfil es posible definir el comportamiento de cada uno de los campos, con las distintas variantes, según corresponda.

Valores posibles
Salvo algunos casos especiales que se detallarán en particular, los valores posibles para cada uno de los campos a parametrizar son:

• E: el campo se edita en forma normal.
• M: el campo no se edita, muestra el valor por defecto asignado.
• O: el campo tomará el valor asignado en este proceso pero no se verá en pantalla (oculto).

Valores predeterminados
Puede ingresar valores por defecto para los diferentes campos. Estos valores se comportarán de la siguiente manera:

• Si el campo es editable, el ingreso de un valor por defecto no es obligatorio en el perfil. Pero si existe, se utilizará para los clientes ocasionales o cuando no exista el valor habitual en el cliente.
• Si el campo no es editable, el ingreso de un valor por defecto es obligatorio y se utilizará para los clientes ocasionales o cuando no exista el valor habitual en el cliente.

Al definir un perfil, se visualizarán distintas pantallas, que contienen un grupo de parámetros correspondientes a las distintas características del proceso de cotización.

 

Comando Usuarios para perfiles de cotización

A través de este comando, se ingresarán los usuarios habilitados para el perfil activo (el que se encuentra en pantalla), ya que una vez generado un perfil, es necesario asociar a los usuarios habilitados para utilizarlo.
El sistema sugerirá, por defecto, el usuario que está trabajando en ese momento en el sistema, siendo posible agregar otros.

 

Items generales de perfiles de cotización

Permite Opción: indica qué operaciones (ingreso, copia y/o modificación) se permiten al ingresar al proceso Generación / Modificación de cotizaciones.

Estado inicial para cotizaciones: esta opción permite configurar el estado de la cotización (‘Ingresada’, ‘Autorizada’ o ‘Aceptada’) con el que ingresarán o copiarán las cotizaciones, sólo en el caso que desee omitir algunas de las instancias de la cotización.

Campos adicionales de fecha: indica si mediante este perfil es posible editar los campos de fechas adicionales.

Cantidad de días para fecha adicional 1 y Cantidad de días para fecha adicional 2: indica la cantidad por defecto de días de diferencia para las fechas adicionales, con relación a la fecha de alta de la cotización.
En el caso que utilice fechas adicionales, éstas se completarán con la fecha resultante que surge de la suma de cantidad de días indicados en estos campos a la fecha de alta de la cotización.

Campos adicionales de clasificación: permite configurar el comportamiento de los campos de clasificación adicional (si están habilitados desde el proceso Parámetros de Ventas).

Clasificación 1 y Clasificación 2: es posible ingresar un valor por defecto para cada una de las clasificaciones adicionales.

Permite generar pedidos automáticos desde procesos: este parámetro indica si el perfil está habilitado para generar pedidos automáticos desde los procesos de cotizaciones.

Permite generar pedidos aprobados: indique si desde los diferentes procesos de cotizaciones que permiten generar pedidos, éstos se generarán con estado ‘Aprobado’ (listos para facturar) o ‘Ingresado’.

Imprime cotizaciones no autorizadas: permite restringir la impresión de cotizaciones no autorizadas.

Imprime cotizaciones al generar: indica si al generar una nueva cotización, ya sea por ingreso o por copia, se imprime directamente.

Si habilita este parámetro, luego de confirmar el ingreso de una cotización, se presenta la pantalla de destinos de impresión. Caso contrario, puede hacerlo luego por la opción Emitir de los procesos o desde el proceso Emisión de cotizaciones.

Permite reimprimir: restringe la reimpresión de comprobantes.
Si habilita este parámetro, no es posible reimprimir cotizaciones ya emitidas desde los diferentes procesos.

Controla límite de crédito: en forma similar a los perfiles de facturación, es posible efectuar controles de límite de crédito.
A diferencia de facturación, las cotizaciones no impactan en la cuenta corriente del cliente. Por lo tanto, los controles efectuados son sólo a nivel informativo, ninguno de ellos restringe la carga de datos. Los valores posibles para este campo son:

• A Confirmar: el sistema informa que excede el límite pero permite continuar con la carga de la cotización.
• No utiliza: no se efectúa ningún control.
• A Confirmar incluyendo valores: el sistema informa que excede el límite incluyendo los montos de excedente.

Archivo de Pieles: ingrese la ubicación y nombre del archivo (con extensión .bmp) a utilizar como fondo de pantalla (pieles) en los procesos Generación / Modificación de cotizaciones, Autorización de cotizaciones y Aceptación de cotizaciones.
Al elegir un archivo de pieles (skin) por perfil, le será más fácil reconocer el perfil con el que está operando.
Tenga en cuenta que la imagen que asigne como fondo de pantalla debe tener la siguiente resolución: 569 x 366 píxeles.
Si no desea aplicar por defecto un fondo de pantalla, deje en blanco este campo.

Luego de ingresar la información de todos los campos, es necesario confirmar el proceso pulsando <F10> para que se almacenen los datos ingresados. Los siguientes datos están disponibles al ingresar o modificar los datos de un perfil.

 

Ventanas adicionales para perfiles de cotizaciones

Los siguientes datos están disponibles al ingresar o modificar los datos de un perfil, al pulsar <F10> luego de cargar los Ítems generales tendrá la posibilidad de cargar o modificar los siguientes valores:

 

Ítems del encabezado

Talonario: permite configurar el comportamiento y el talonario por defecto para el ingreso de cotizaciones.

Fecha de la cotización: configure el comportamiento de la fecha de alta de la cotización.

Fecha de vigencia: defina el comportamiento de la fecha de vigencia.

Días de vigencia: indica la cantidad por defecto de días a adicionar a la fecha de la cotización (de alta), para proponer como defecto.

Tipo de cliente: indica el tipo de cliente por defecto.

Código de cliente: permite indicar un cliente habitual o potencial.

Bonificación del cliente: indica el comportamiento y el valor a tomar en cuenta. Es posible utilizar la bonificación cargada en cada cliente o un descuento fijo.

Condición de venta: indica el comportamiento y la condición de venta habitual, pudiendo seleccionar la del cliente u otra fija.

Lista de precios: indica el comportamiento del campo, el valor por defecto (del cliente, de la condición de venta u otra) y si se permite seleccionar cualquier lista de precios o sólo las habilitadas.

Código de vendedor: indique el comportamiento y el valor por defecto para el vendedor.

Código de transporte: indica el comportamiento y valor por defecto a considerar para el transporte.

Moneda del comprobante: indique la moneda habitual y su comportamiento.

Dirección de entrega: indique si el perfil está habilitado para modificar la dirección de entrega del comprobante.
Valores posibles para este campo:

• Edita: utilice <Ctrl + F1> para editar la dirección de entrega definida como habitual que el sistema propone en el momento de emisión de comprobantes, teniendo la posibilidad de seleccionar otra dirección asociada al cliente.
• Muestra: mediante <Ctrl + F1> solo se podrá consultar la dirección de entrega ‘Habitual’ utilizada en la emisión de comprobantes.

 

Ítems del cuerpo

Carga rápida: si activa este parámetro, en el ingreso de cotizaciones se utilizará una forma rápida de edición similar al de una caja registradora, con las siguientes características:

• El único dato a ingresar será el código de artículo, pasando en forma automática al renglón siguiente.
• La cantidad será igual a la indicada en el perfil (en general 1).
• El precio corresponderá al de la lista indicada.
• El descuento del artículo surgirá de la bonificación ingresada en el alta del artículo.
• Si bien al ingresar el artículo pasará en forma automática al renglón siguiente, será posible modificar los distintos valores (cantidad, precio y bonificación) accediendo nuevamente al renglón con las teclas de cursor, en función de los valores indicados en los siguientes campos.

Indica cantidad (Alt+F7): si activa este parámetro, será posible editar la cantidad, presionando las teclas <Alt + F7>.

Cantidad del artículo: permite indicar si se edita el campo Cantidad y un valor por defecto.
Si activó el parámetro Carga Rápida, la cantidad por defecto será igual a 1.

Precio del artículo: además de seleccionar si edita el precio de cada renglón, será posible indicar los siguientes permisos:

• Aumenta: permite modificar el precio siempre que el nuevo importe sea mayor al de la lista.
• Disminuye: permite modificar el precio siempre que el nuevo importe sea menor al de la lista.
• Fija límite: permite modificar el precio siempre dentro de cierto rango. El rango a establecer se fija mediante un porcentaje, para indicar un límite superior y otro inferior. Esto quiere decir que usted puede establecer los dos límites o uno de ellos.

El porcentaje cero indica que el precio en ese límite, no se modifica.
El porcentaje 999.99 indica que el precio a ingresar no se controla en ese límite.

Ejemplo: Si % Cota superior es 50, indica que los precios aumentarán hasta un 50%. Si % Cota inferior es 120, indica que los precios disminuirán hasta un 120%. En ese caso, se permitirá el ingreso de precios negativos.

Porcentaje de bonificación del artículo: ídem anterior pero para el porcentaje de bonificación por renglón.
Si activó el parámetro Carga Rápida, los valores correspondientes a cantidad, precio y bonificación se utilizarán para la modificación de renglones, pero no se permitirá la edición de aquellos.

Descripción adicional: permite parametrizar el uso de descripciones adicionales por artículo en el ingreso de cotizaciones (tecla <F3> – Cambia Edición).
Valores posibles para este campo:

• No: limita la edición de las descripciones adicionales y la inserción de líneas.
• Sólo permite agregar líneas: permite agregar líneas, sin posibilidad de editar el contenido de las descripciones asignadas al artículo.
• Permite agregar líneas y modificar la descripción del artículo: permite agregar líneas, con la posibilidad de editar el contenido de las descripciones asignadas al artículo.

Unidad de medida: indica si se modificará la unidad de venta, para aquellos artículos con equivalencia de venta distinta de uno.

Utiliza a precios a fecha: indica si permite la reconstrucción de precios a una Ffcha durante la generación o modificación de cotizaciones.
Valores posibles para este campo:

• Permite: permite acceder a la función Precios a fecha desde las teclas <Alt + H>.
• No permite: la función anteriormente comentada no estará disponible.
• Autoriza: la función estará disponible pero se solicitará el ingreso de una contraseña para su autorización.

 

Ítems de generación automática de pedidos

Cantidad de días para fecha de entrega: es la cantidad de días a considerar para el cálculo de la fecha de entrega, en el momento de generar en forma automática el pedido en base a una cotización.
En el caso que se deje en cero este parámetro se considerará la fecha de entrega igual a la fecha del pedido, o permitirá el ingreso de una fecha de entrega determinada.

Fecha de entrega: este campo le permitirá el ingreso de una fecha de entrega para los pedidos que se generen en base a cotizaciones.
Pero si usted completó el parámetro Cantidad de Días para Fecha de Entrega, el campo Fecha de Entrega no será editable.

Respeta plan de entrega: indica si en la generación automática de pedidos se mantiene el plan de entrega ingresado en la cotización.

Respeta distribución: si no está activo el parámetro Respeta Plan de Entrega, es posible indicar si al generar en forma automática un pedido, se conserva la diferencia en días existente entre la fecha de cotización y cada una de las fechas del plan de entrega de la cotización.

Tipo de asiento: Este dato se visualizará si previamente configuró que integra con Tango Contabilidad (Herramientas para integración). Es uno de los datos requeridos para poder generar el pedido.

Modelo de asiento: Este dato se visualizará si previamente configuró que integra con Contabilidad (Herramientas para integración). Es uno de los datos requeridos para poder generar el pedido.

 

Ítems del pie

Edita textos adicionales: indica si el perfil tiene acceso a la edición de los textos adicionales.

Edita leyendas: indique si el perfil está habilitado para editar las leyendas del comprobante.

Leyendas por defecto: es posible ingresar los valores por defecto para las leyendas que se cargarán automáticamente al ingresar una cotización.

 

Contenidos relacionados

• Video sobre autorizaciones - Episodio 1
• Video sobre cotizaciones
• Video sobre permisos eventuales