Este proceso actúa como una consulta general del pedido, ningún campo es editable, sólo cambia el estado del pedido.
Este proceso le brinda la posibilidad de:
- Aprobar aquellos pedidos con estado ‘Ingresado’ , ‘Revisado’ y ‘Desaprobado’, para que puedan continuar con el circuito de facturación y entrega.
- Desaprobar pedidos que fueron aprobados con anterioridad. El pedido cambia su estado actual (‘Aprobado’, ‘Revisado’ o ‘Ingresado’) al estado ‘Desaprobado’. Usted puede indicar el motivo por el que desaprueba un pedido.
- Revisar pedidos antes de su aprobación definitiva. El pedido cambia su estado a ‘Revisado’.
- Si está activo el parámetro general Deja activadas las cantidades al aprobar, activar automáticamente la cantidad a facturar y la cantidad a descargar, sin tener que ingresar al proceso Activación de Pedidos.
- Consultar información general de un pedido con estado ‘Ingresado’ , ‘Revisado’, ‘Desaprobado’ o ‘Aprobado’.
Sólo podrá acceder a este proceso, si está activo el parámetro general Aprueba Pedidos Ingresados.»]
Las cantidades de un pedido con estado ‘Ingresado’ , ‘Revisado’ o ‘Desaprobado’ nunca afectan el stock. Cuando el pedido es aprobado, entonces sus cantidades comprometerán el stock, si está activo el parámetro Compromete stock en pedidos.
Cuando un pedido ‘Aprobado’ cambia su estado a ‘Ingresado’ , ‘Revisado’ o ‘Desaprobado’, sus cantidades se descontarán de la cantidad comprometida del stock, si está activo el parámetro Compromete stock en pedidos.
La siguiente tabla muestra las acciones posibles de realizar sobre un pedido y su efecto en el comprobante y el stock.
| Estado Inicial | Stock | Acción | Estado Final | Stock |
|---|---|---|---|---|
| Ingresado
Revisado Desaprobado |
N/C | Aprueba | Aprobado | Comprometido (s/parámetro) |
| Aprobado | S/parámetro | No Aprueba | Ingresado Revisado Desaprobado |
Descompromete (s/parámetro) |
Referencias:
- N/C: no comprometido. Las cantidades de un pedido con estado ‘Ingresado’ no afectan el stock.
- S/parámetro: el stock puede estar comprometido, según lo configurado en el parámetro Compromete stock en pedidos.
La aprobación o desaprobación de pedidos puede realizarse en forma individual o por rango. En tanto que la revisión de pedidos se realiza en forma individual.
Una vez en el proceso, siga los siguientes pasos:
- Si existen perfiles de aprobación, seleccione el perfil a tener en cuenta.
- Seleccione el pedido con el que desea trabajar.
- Seleccione el comando Actualizar para aprobar , revisar o desaprobar el pedido elegido.
- Utilice las teclas <Alt F7> para aprobar , revisar o desaprobar las cantidades, condiciones o precios del pedido.
- Haga clic en el botón «Herramienta» de la barra de herramientas para acceder a otras funciones disponibles en el proceso.
- Presione la tecla <F10> para registrar la operación realizada.
- Para actualizar otro pedido, repita los pasos 2 y siguientes.
- Si desea aprobar o desaprobar un rango de pedidos, seleccione el comando Aprobar / Desaprobar rango. En el caso de desaprobar un rango de pedidos, es posible indicar el motivo de la desaprobación.
Cuando un pedido cambia su estado, se registran los datos de la operación en un archivo de auditoría de aprobaciones y es posible consultarlo desde el proceso Seguimiento de aprobaciones.
Al salir del proceso, se emite un listado de los pedidos procesados que cambiaron su estado.
La actualización del estado general de un pedido depende de los estados que asigne a los ítems de condiciones, cantidades y precios.
Si está activo el parámetro general Aprueba pedidos ingresados, en el momento de grabar un nuevo pedido, éste nace con estado ‘Ingresado’. Antes de su aprobación para comenzar con el circuito de facturación y remisión, un pedido puede adoptar uno de los siguientes estados intermedios: ‘Revisado’ o ‘Desaprobado’, según el estado de los ítems de aprobación.
Usted puede asignar a los ítems de aprobación (cantidades, precios y condiciones), los siguientes estados:
- Ingresado: es el estado con el que nacen todos los ítems de un nuevo pedido.
- Revisado: indica que el ítem fue revisado, pero aún no cumple con las condiciones necesarias para su aprobación.
- Desaprobado: indica que el ítem no fue aprobado.
- Aprobado: representa que el ítem fue aprobado
La siguiente tabla resume el cambio de estado general de un pedido, por orden de prioridad, según la combinación de estados de los ítems de aprobación (condiciones, cantidades y precios):
| Estado de los ítems de aprobación | Estado final del pedido |
|---|---|
| Si alguno de los ítems tiene estado ‘Desaprobado’. | ‘Desaprobado’ |
| Si no existen ítems con estado ‘Desaprobado’ y algún ítem tiene estado ‘Revisado’. | ‘Revisado’ |
| Si no existen ítems con estado ‘Desaprobado’ ni ‘Revisado’ y algún ítem tiene estado ‘Ingresado’. | ‘Ingresado’ |
| Si todos los ítems tienen estado ‘Aprobado’. | ‘Aprobado’ |
Es posible cambiar el estado de los ítems en cualquier momento. En ese caso, el sistema vuelve a validar el estado final del pedido, según la tabla anterior.
En el momento de ingresar al proceso, el sistema realizará los siguientes controles con respecto a los perfiles de aprobación:
- Si no se definieron perfiles, se aprobarán los ítems del pedido teniendo en cuenta lo configurado en la solapa Comprobantes del proceso Parámetros de Ventas.
- Si el usuario que ingresa tiene asignado un único perfil, éste será el que se utilice en la aprobación.
- Si el usuario que ingresa tiene definido más de un perfil, podrá seleccionar el perfil a utilizar.
- Si se definieron perfiles pero el usuario que ingresa al proceso no está asignado a ninguno de ellos, se aprobarán los ítems en base a la configuración de la solapa Comprobantes del proceso Parámetros de Ventas.
Comandos del menú Aprobación de pedidos
A continuación se detallan los principales comandos disponibles desde el menú de la ventana de Aprobación.
Actualizar
Desde este comando, usted aprueba o desaprueba el pedido en pantalla y además, tiene acceso a una serie de funciones que le permiten consultar información general del pedido.
Las funciones disponibles en esta opción son las mismas que las del proceso Modificación de pedidos, pero en este caso, los datos en pantalla no son editables.
<Alt + F5> – Indicadores
Al pulsar las teclas <Alt + F5> usted accede a la ventana de indicadores, que le informa:
- si el pedido supera el límite de crédito;
- los artículos que tienen cantidades pendientes y para los que no hay existencias;
- si el pedido está en condiciones de ser facturado / remitido.
<F8> – Plan de entrega
Es posible consultar el plan de entrega de cada uno de los artículos del pedido en pantalla sólo si está activo el parámetro general Usa planes de entrega.
Aprobar rango
Este comando le brinda la posibilidad de aprobar o desaprobar en forma general un rango de pedidos pertenecientes a un determinado cliente.
Perfil
Utilice este comando para cambiar de perfil de aprobación.
Buscar
Este comando permite buscar un pedido, aplicando distintos criterios de búsqueda: talonario, número de pedido, código de cliente, fecha del pedido, estado del pedido o número de orden de compra.
Listar
Desde este comando se emite un informe de los pedidos pendientes de aprobación (con estado ‘Ingresado’ , ‘Revisado’ o ‘Desaprobado’) o los ya aprobados (con estado ‘Aprobado’), para un rango de fechas a ingresar.
Las cantidades a considerar pueden estar expresadas en unidades de stock o en unidades de venta.
Seleccionar
Invoque este comando para elegir el estado de los pedidos a procesar.
Es posible considerar y navegar por los pedidos que tengan sólo estado ‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘Desaprobado’, ‘Aprobado’ o bien, operar con ‘Todos’ los pedidos.
Paneles
Mediante este comando de menú, usted accede a una segunda pantalla donde es posible visualizar y trabajar con todos los pedidos con estado ‘Ingresado’, ‘Revisado’, ‘Desaprobado’ y ‘Aprobado’.
Al exhibirse todos estos pedidos en una grilla, se facilita su selección y búsqueda, a través de filtros y ordenamiento de las distintas columnas.
Con sólo hacer un clic en un pedido de la grilla, éste se carga en la pantalla de aprobación para continuar con el proceso.
También, desde la pantalla del panel, usted puede aprobar o desaprobar en forma general un pedido de la grilla.