Ingreso de pedidos

Si usted está alcanzado por la ley 27440 y debe generar comprobante MiPymes, o necesita poder consultar si el cliente está obligado a recibir factura de crédito electrónica será necesario realizar previamente los siguientes pasos:

• Ingrese en Datos de la empresa el CUIT y la Sucursal asociado a la empresa.
• Ingrese en Configuración de certificados de AFIP para configurar la información necesaria para establecer conexión con el servicio FeCred (Factura de crédito). Esto le permitirá consultar si el cliente a facturar está obligado a recibir factura de crédito electrónica según la fecha de la factura y según el total de la factura a generar.
• Ingrese en solapa Comprobantes electrónicos de Parámetros de Ventas para informar el CBU de la cuenta bancaria de la empresa.
• Cree un talonario que tenga activado el parámetro Comprobante de crédito electrónico (Ley 27440).
• Cree una condición de venta con una única cuota requerida para informar la fecha de vencimiento de la factura de crédito electrónica.
• Tenga en cuenta que si usted informa el número de orden de compra en el pedido este valor se trasladará en la factura de crédito como referencia comercial.

 

Para más información consulte en la Guía de implementación sobre comprobantes electrónicos el apartado Consideraciones para la generación de Factura de crédito electrónica MiPyME (Ley 27440).

Esta funcionalidad permite generar una salida de stock de un artículo que lleva doble unidad de medida, para generar un ingreso de stock en un artículo que no lleva doble unidad de medida.
Si tiene habilitada la funcionalidad de doble unidad de medida desde Parámetros generales de Stock, podrá fraccionar artículos que llevan doble unidad de medida.

Artículo a fraccionar: es el artículo que lleva doble unidad de medida que sale del stock.

Artículo a ingresar: es un artículo al que se le hace el ingreso de stock.

Encabezado

Talonario pedido: indique el talonario del pedido con el que se identificará el pedido ingresado.

Talonario factura: indique el código de talonario (correspondiente a facturas) con el que se imprimirán las facturas asociadas al pedido.

El ingreso de este talonario es opcional.

Cuando referencie una factura a varios pedidos, el sistema validará que todos éstos tengan asociado el mismo talonario de facturas.

Código de cliente: ingrese el cliente para el que se toma el pedido.

<F6> Ingreso de Clientes

Si es necesario, pulse <F6> para definir un nuevo cliente, si está activado el parámetro correspondiente en el proceso Parámetros de Ventas.

Si ingresa el código de cliente ‘000000’, el pedido corresponderá a un cliente ocasional, debiendo ingresar todos los datos correspondientes.

Los campos % de bonificacion, Condición de venta, Código de vendedor y Código de transporte se tomarán por defecto de los valores asociados al cliente, pero pueden modificarse.

Código de depósito: indique el depósito en el que se generará el stock comprometido y la posterior descarga de las unidades.

No se tendrá en cuenta los depósitos inhabilitados.

Lista de precios: corresponde a la lista seleccionada para sugerir los precios de los artículos.

Es posible ingresar pedidos en base a cualquier lista de precios (moneda corriente o moneda extranjera contable), ya que en el momento de facturarlos, el sistema solicita la cotización correspondiente y la moneda de la factura.

Tipo de asiento: este dato se visualizará si se utiliza al generar la factura relacionada al pedido. En la generación de la factura el tipo de asiento permite generar en forma automática las cuentas contables asociadas al comprobante.

Modelo de asiento: este dato se visualizará si se utiliza al generar la factura relacionada al pedido.En la generación de la factura el modelo de asiento permite generar el asiento contable.

Fecha de entrega: corresponde a la fecha prevista de entrega del pedido.

Este campo no es obligatorio, pero es de utilidad para el cálculo del stock proyectado. El sistema valida que la fecha ingresada sea mayor o igual a la fecha del pedido. Este dato quedará automáticamente en blanco si usted define planes de entrega para el pedido y las fechas del plan de entrega difieren de la Fecha de entrega en el encabezado del pedido.

Número de remito: desde este campo se asigna el último remito que se generó con referencia al pedido.

Este dato aparecerá automáticamente, y no será posible editarlo desde el proceso.

Referencia de cotizaciones: si su módulo Ventas incluye Cotizaciones, en el perfil de facturación utilizado para el pedido podrá configurar que se referencien cotizaciones.

De esta manera, al seleccionar una o varias cotizaciones, el pedido se genera en base a los datos referenciados. Es posible respetar los precios de la cotización, no considerarlos o modificarlos con o sin autorización de un usuario habilitado, según la configuración del perfil.

Al referenciar más de una cotización, cada una puede tener una dirección de entrega distinta con diferente configuración impositiva.

En Parámetros de Ventas usted puede definir un control estricto o flexible para la referencia de comprobantes con direcciones de entrega diferentes.

• Control flexible:
  Si ingresa comprobantes de referencia con distintas direcciones de entrega pero igual configuración impositiva, el sistema no emitirá ningún mensaje y tomará por defecto los datos del domicilio del primer comprobante referenciado.
  Si ingresa comprobantes de referencia con distintas direcciones de entrega y diferentes configuraciones impositivas, el sistema emitirá el siguiente mensaje de confirmación: «Los comprobantes de referencia tienen distinta configuración impositiva, Confirma?».
  Al confirmar esta validación, desde la ventana de dirección de entrega seleccione la opción deseada de acuerdo al lugar de entrega y al cálculo de impuestos correspondientes.

• Control estricto:
  Si ingresa comprobantes de referencia con distintas direcciones de entrega pero igual configuración impositiva, el sistema no emitirá ningún mensaje, y tomará por defecto los datos del domicilio del primer comprobante referenciado.
  Si ingresa comprobantes de referencia con distintas direcciones de entrega con configuraciones impositivas diferentes, el sistema emitirá el siguiente mensaje: «Los comprobantes de referencia deben tener la misma configuración impositiva» no permitiendo continuar con la carga del comprobante.

<F4> Número Orden de Compra

Opcionalmente, es posible ingresar a modo de referencia, el número de orden de compra que generó el pedido.

<F8> Plan de Entrega

Si no está activo el parámetro anterior (Respeta Plan de Entrega o Respeta Distribución), usted puede modificar el plan de entrega definido en la cotización, mediante la tecla de función Plan de Entrega.

Cada artículo que compone un pedido puede tener su propio plan de entrega.

Al definir un plan de entrega, usted indica las fechas y la cantidad a entregar a su cliente.

Si usted opera bajo una modalidad de entrega a xx días de la fecha del pedido, defina desde el proceso Parámetros de Ventas o desde Perfiles de facturación, el parámetro Cantidad de días para fecha de entrega.

El sistema calculará la fecha de entrega del pedido, sumando los días indicados a la fecha del pedido.

Si deja en cero este parámetro, la fecha de entrega será igual a la fecha del pedido.

Mediante los perfiles de facturación, usted tiene la posibilidad de definir distintas modalidades de operación en relación a los planes de entrega (‘Editar’, ‘No Editar’ o bien, ‘Editar a Pedido’).

Para la opción ‘Edita’ (si trabaja con perfiles de facturación) o en el caso de no utilizar perfiles, al finalizar el ingreso de cada renglón del pedido, se abrirá una ventana para el ingreso del plan de entrega del artículo. Se considera como fecha de entrega, la fecha de entrega propuesta en el encabezado del pedido, y como cantidad a entregar, la cantidad pedida del artículo. Usted puede modificar ambos datos y agregar nuevas fechas.

Para la opción ‘Edita a Pedido’, usted puede acceder a la información del plan de entrega de un artículo, pulsando la tecla <F8> – Plan de Entrega desde el renglón cuyo plan necesita consultar.

El sistema valida que la fecha de entrega ingresada sea mayor o igual a la fecha del pedido y además, que la suma de las cantidades que componen el plan de entrega no supere la cantidad pedida del artículo.

En el caso de ingresar artículos tipo kit, puede definir diferentes fechas de entrega para cada renglón de componentes. Para más información consulte ¿Cómo defino diferentes fechas de entrega para componentes de un mismo kit? en la Guía de implementación sobre kits.

<Ctrl + F8> Riesgo Crediticio

Una vez ingresado el cliente, es posible ejecutar una consulta de sus saldos pulsando las teclas mencionadas o seleccionando la opción en la barra de herramientas.

Usted visualizará una pantalla con el detalle de deudas documentadas y no documentadas del cliente, como así también su límite de crédito y el importe disponible (expresado en la moneda del cupo de crédito, definida en el proceso Clientes).

Para el control automático del límite de crédito en este proceso y en el ingreso de facturas, el sistema considerará el valor del parámetro Límite de Crédito del proceso Perfiles de facturación.

<Ctrl + F10> Consulta Integral de Clientes

Usted puede acceder desde este proceso, a toda la información comercial y financiera que le brinda la Consulta integral de clientes.

<Alt + A> Autorización

<Alt + F9> Precios y Saldos

Es posible acceder desde este proceso a toda la información sobre precios de venta y disponibilidad de stock de cada uno de los artículos.

También puede invocar esta función, haciendo clic en el botón «Precios y saldos de stock».

<Alt + O> Clasificación de Comprobantes

Invoque esta tecla de función para asignar una clasificación a todo el comprobante (la misma se asignará por defecto a todos los renglones).

Esta opción se encontrará activa si clasifica pedidos y tiene habilitado el parámetro Utiliza clasificación de la solapa Clasificación de comprobantes en Parámetros de Ventas.

Sólo se visualizarán los códigos de clasificación configurados para el tipo de comprobante; y a su vez se encuentren habilitados y vigentes.

Al generar el comprobante, el sistema propone la clasificación habitual para pedidos (configurada en la solapa Clasificación de comprobantes del proceso Parámetros de Ventas). Pero será posible modificarla por otra que se encuentre habilitada para este tipo de comprobante, presionando la tecla de función <Alt + O>.

Usted puede parametrizar que el sistema valide el ingreso de una clasificación en forma obligatoria en el comprobante que se está generando. Para ello debe configurar en la solapa Clasificación de comprobantes del proceso Parámetros de Ventas el campo Clasifica comprobantes.

Usted puede clasificar o corregir una clasificación realizada, desde el proceso Modificación de comprobantes o Reclasificación de comprobantes.

Para más información consulte el ítem Clasificación de comprobantes.

<Alt + R> Comprobantes asociados

Con la tecla de función <ALT + R> y posicionado en los renglones, consulte los comprobantes asociados para cada artículo.

Cuando los comprobantes relacionados poseen artículos que llevan doble unidad de medida, las cantidades de estos serán siempre expresadas en la unidad de medida de control de stock, según la equivalencia correspondiente.

<Alt + H> Precios a fecha

Usted puede traer precios históricos de los artículos, según la fecha definida en la función. Esta fecha servirá de valor por defecto para todos los renglones del comprobante. En el caso de tener renglones ingresados al definir una fecha, se mostrará un mensaje donde debe confirmar que desea actualizar los precios de todos los renglones. Al posicionarse en cada uno de los renglones, una leyenda le indicará la fecha de vigencia definida.

<Alt + I> Datos adicionales RG 3749

Ingreso de renglones

En los siguientes ítems, detallamos la información propia de los renglones de un pedido.

Código de artículo: es posible referenciar artículos por su código, sinónimo o código de barras.

Pulsando <Enter> o un código erróneo, se visualizará una lista de los artículos para seleccionar el deseado. Los artículos que se utilizan en los pedidos deber estar definidos con un perfil de Venta o Compra – Venta.

Puede realizar pedidos de artículos tipo kit. Para más información consulte ¿Cómo registro un pedido de kits? en la Guía de implementación sobre kits.

Dependiendo del valor del Perfil de facturación Ingresa kits sin detallar composición, puede dejar pendiente el ingreso de la composición del kit para realizarla en el momento de facturarlo o remitirlo. Para más información consulte los temas ¿Cómo ingreso un kit en un pedido sin detallar su composición? y ¿Cómo completo un kit que ingresé en el pedido sin detallar su composición? en la Guía de implementación sobre kits.

Los kits pendientes de completar, se exhiben en color rojo.

Artículos definidos con Escalas

Si utiliza artículos definidos con escalas, podrá referenciarlos a través de diferentes modalidades, como se describe en el proceso Facturas. Además para el ingreso del comprobante está disponible una funcionalidad que permite ingresar los artículos con escalas mediante el uso de una matriz, para ello debe activar el Parámetro general Ingresa Art. C/Escala Usando Matriz, de forma que al escribir en el renglón un código base y presionar <Enter> se abre la matriz de artículos con escalas, con todos los artículos correspondientes al código base ingresado.

Para mayor información sobre su funcionamiento, acceda al tópico Matriz de Ingreso de Artículos con Escalas.

También, cuenta con la posibilidad de imprimir los artículos agrupados por su código base. La definición de artículos con escala (talle, color, etc.) se realiza en el módulo Stock.

Unidad de medida: si definió artículos con equivalencia de ventas distinta de «1», podrá seleccionar la unidad de medida del renglón.

Los valores posibles son:

• unidad de ventas
• unidad de stock

En ambos casos debe seleccionar la sigla de la unidad de medida que desee.

En los artículos definidos para que lleven doble unidad de medida, la unidad de stock disponible es aquella definida desde el proceso de ingreso de artículos, como la unidad que controla el stock.

Si se expresan las cantidades en unidades de ventas, el remito o factura que se emita posteriormente también será en unidades de ventas.

Es importante considerar que el stock comprometido se actualiza siempre en unidades de stock.

Cantidad pedida, a facturar y a descargar: por cada artículo que lleva stock asociado, se indicará la Cantidad Pedida y las Cantidades a Facturar y a Descargar de stock, que serán menores o iguales a la cantidad pedida.

Estas últimas cantidades serán las que se incluyan en la próxima factura o remito que se confeccione con referencia al pedido (siendo posible modificarlas mediante otros procesos, previo a la generación de facturas o remitos).

En el ingreso se exhibirán las cantidades pendientes de facturar y descargar al pie de la pantalla. Estas coincidirán con el total pedido, pero a medida que el artículo se facture y entregue ser irán actualizando en forma automática.

Cabe destacar que la diferencia entre la cantidad a facturar y a descargar depende de la posibilidad de independizar la facturación de un artículo de su descarga de stock.

Si se encuentra activo el parámetro Descarga stock al facturar en el perfil utilizado, o en Parámetros de Ventas no se ingresará cantidades a descargar. Coincidiendo, en todos los casos, con la cantidad a facturar.

Para los artículos que no lleven stock asociado y sean remitibles podrá indicarse las cantidades a facturar y a remitir administrando el sistema las cantidades pendientes.

Para el caso de artículos sin stock asociado y no remitibles, el sistema asume que no poseen cantidad a descargar. Por lo tanto, se indicarán únicamente las cantidades totales pedidas y las cantidades a facturar.

Será posible dejar en cero la cantidad pendiente a facturar; en ese caso el sistema le solicitará su confirmación, según lo parametrizado en el perfil de facturación, y mostrará en cero la cantidad a descargar.

Para los artículos kits, sólo se ingresan las cantidades pedidas, a facturar y a descargar, en el artículo «padre». Automáticamente se trasladan a los «hijos».

<F3> Descripciones adicionales asociadas al artículo

Durante el ingreso de datos correspondientes a los renglones del pedido, es posible agregar descripciones adicionales a cada renglón. Para ello, proceda de la siguiente manera:

Una vez ingresados los datos de un artículo determinado, el cursor se posiciona en el campo Código de Artículo del siguiente renglón.

Pulse la tecla <F3> para habilitar el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artículo, o bien para alterar su descripción original.

Luego de ingresar estas descripciones, pulse nuevamente la tecla <F3> para retornar a la pantalla anterior y continuar el ingreso de artículos.

Cabe aclarar que una vez ingresadas las descripciones adicionales asociadas a un artículo, al volver a la pantalla principal se visualizarán guiones en los renglones ocupados por dichas descripciones, ya que estos renglones no pueden ser utilizados para ingresar nuevos artículos.

<F4> Precio

Puede consultar los precios de la lista indicada en el pedido desde el ingreso de renglones pulsando <F4>. Asimismo, podrá seleccionar un artículo desde la consulta.

En el ingreso de renglones, mediante la tecla <F4> usted puede consultar los precios de la lista indicada en el pedido y seleccionar un artículo determinado.

<F6> Alta de artículos

Si activó el parámetro correspondiente en el proceso Parámetros Generales del módulo Stock, pulsando <F6> desde el campo Código podrá agregar un nuevo artículo.

Se abrirá una pantalla igual a la del proceso Artículos del módulo Stock, para ingresar todos los datos correspondientes. Una vez finalizada la carga, pulse <F10> para confirmar el alta del artículo.

<F7> Totales

Mediante la tecla <F7> se visualizarán los totales parciales del pedido y se permitirá la edición de la condición de venta.

Esta opción es de utilidad para visualizar, de manera instantánea, la forma de pago y los intereses que surgen de aplicar las distintas condiciones de venta habilitadas; y permitirá actualizar, opcionalmente, la condición de venta del pedido.

En el caso de utilizar una condición de venta de cuenta corriente, se desplegará una pantalla con los importes totales del pedido y el detalle de los vencimientos.

En la parte inferior derecha de la pantalla se visualizará el subtotal del pedido, que incluye la bonificación del cliente y el total general con impuestos.

<F9> Saldos

Esta tecla permite visualizar, durante el ingreso de renglones del pedido, los saldos de stock de cada uno de los artículos (discriminados por depósito).

Si el cursor se encuentra posicionado en el campo Código de Artículo, pulsando <Enter> desde la consulta de saldos, se ingresará el código de artículo seleccionado.

<Ctrl + F9> Saldos Importación

Consulte los saldos de stock y los saldos viajando y en puerto de cada uno de los artículos, discriminados por el depósito.

<Alt + A> Autorización

<Alt + F10> Modalidad Artículo – Cliente

Este modo de carga de artículos permite seleccionar los artículos asociados al cliente.

Para más información, consulte el proceso Actualización Individual de Artículos por Cliente.

<Alt + I> Consulta de stock intersucursales

Invoque esta función para acceder al proceso Stock de otras sucursales y consultar el saldo de stock del artículo en las distintas sucursales de la empresa.

<Ctrl + K> Completar kit

Esta opción se encontrará activa si ingresa kits en el pedido, y si tiene habilitado el Perfil de facturación Ingresa kits sin detallar composición. Para más información consulte ¿Cómo ingreso un kit en un pedido sin detallar su composición? en la Guía de implementación sobre kits. Los kits pendientes de completar, se exhibirán en color rojo.

<Alt + P> Clasificación de comprobantes (artículos)

<Ctrl + F3> Descuento en cascada

Invoque estas teclas desde el campo Bonificación del artículo para habilitar una ventana que le permitirá concatenar porcentajes de descuento.

Al confirmar los valores ingresados, el descuento final obtenido se traslada a la columna «Bonificación».

El parámetro Conserva valores permite mantener los últimos porcentajes ingresados, para ser utilizados la próxima vez que se invoque esta función durante el ingreso del comprobante.

<Alt + H> Precios a fecha

Usted puede traer precios históricos de los artículos, según la fecha definida en la función. Esta fecha servirá únicamente para el renglón. Al posicionarse en cada uno de los renglones, una leyenda le indicará la fecha de vigencia definida.

Para el ingreso de artículos con escalas en los procesos de ingreso de pedidos y remitos utilice la Matriz de ingreso de artículos con escalas.

Ingreso de artículos con escalas utilizando la matriz: tomamos como ejemplo el artículo REMERASAZUL (código base: Remera, escala 1: talle «S», escala 2: color «Azul»).

1. Active el parámetro general de Ventas Ingresa Art. C/Escala Usando Matriz.
2. Desde el renglón del comprobante ingrese el código base («REMERA») y pulse <ENTER> o la tecla de acceso rápido <CTRL + N> para acceder a la matriz.
3. Desde la matriz ingrese la cantidad de unidades para cada artículo que va a incluir en el comprobante.
4. Confirme la matriz para incorporar los artículos al renglón del comprobante.

Para consultar, modificar o ingresar nuevos artículos para un código base ya ingresado en el comprobante, siga estos pasos:

1. Haga clic sobre uno de los artículos ingresados para el código base («REMERA») y presione la tecla de acceso rápido <CTRL + N> o desde un nuevo renlgón del comprobante ingrese el código base («REMERA») y pulse <ENTER>.
2. La matriz se completa con las combinaciones de escalas para el código base y además completa las cantidades que ya fueron ingresadas en el comprobante.
3. Desde la matriz, puede modificar las cantidades ya ingresadas, ingresar nuevas cantidades o borrar las que necesite.
4. Al confirmar la matriz, se incorporan, modifican o eliminan los artículos del renglón del comprobante transladando las modificaciones realizadas en la matriz.

Aceptar: confirma los artículos agregados y modificaciones realizadas en la matriz para pasarlos al renglón del comprobante.

Cancelar: cierra la pantalla de la matriz, pero al cerrarla los cambios realizados no se trasladan a los renglones del comprobante.

Invertir escalas: permite invertir la ubicación de las escalas dentro de la matriz. Al invertir las escalas, la que estaba como columna pasa las filas y viceversa.

Visaulización: desde allí se puede configurar si se desean ver las descripciones de las escalas.

Deshacer todo: al seleccionar esta opción, se deshacen los cambios realizados en las filas y las columnas en la matriz.

Deshacer columna: esta opción es igual al «Deshacer todo», pero los cambios se aplican en la columna sobre la que se encuentra.

Deshacer fila: esta opción es igual al «Deshacer todo», pero los cambios se aplican en la fila sobre la que se encuentra.

Asignar por columna: al seleccionar esta opción, se abre una pantalla que le permite ingresar la cantidad que luego se replica al resto de los artículos de la columna sobre la cual está parado.

Asignar por fila: esta opción es igual a la opción Asignar columna, pero la cantidad ingresada se replica a los artículos de la fila en que se encuentra parado.

Referencias: esta opción le permite distinguir el estado de cada una de las celdas.

Artículos inexistentes

Los artículos inexistentes se visualizan con la celda color gris. Si se encuentra activa la opción Permite alta de artículos desde procesos del Parámetros generales del módulo Stock, al ingresar una cantidad sobre una celda grisada, se emite el siguiente mensaje de información: «El artículo no existe, se va a generar el alta».

Luego de aceptar el mensaje, si ingresa una cantidad distinta a cero, antes de la generación del comprobante se procesa el alta del artículo, tomando las mismas configuraciones de su código base.

Celdas inhabilitadas en la matriz

Las celdas inhabilitadas se muestran en color amarillo y pueden aparecer por los siguientes motivos:

• Que existan artículos con escala repetidos en los renglones del comprobante.
• Que el renglón tenga descripciones adicionales.
• Que el artículo se encuentre referenciado a otro comprobante.
• Que las cantidades ‘a descargar’, ‘a facturar’, ‘pendientes de descargar’ y/o ‘pendiente de facturar’ sean distintas que la cantidad pedida (sólo se aplica para pedidos).
• Que al artículo utilice series y/o partidas, y se hayan completado en el comprobante (sólo se aplica para remitos).
• Que el depósito se encuentre inhabilitado por toma de inventario (sólo se aplica a remitos).
• Que el artículo lleve doble unidad de medida.

Al posicionarse con el mouse sobre cada una de las celdas inhabilitadas, al pie de la matriz se muestra el motivo de su inhabilitación.