Control de Personal

Las herramientas para el análisis de gestión constituyen un elemento clave para la toma de decisiones, puesto que permiten un análisis totalmente dinámico e interactivo de la información.

En la actualidad, la información es considerada como uno de los recursos más valiosos de su empresa. Por tal motivo, Control de personal le brinda dos herramientas para realizar análisis exhaustivos, de modo que usted obtenga los datos precisos, en tiempo y forma, optimizando los procesos de toma de decisiones.

Este proceso permite modificar el estado de partes para un conjunto de legajos y un rango de fechas.

Una vez ingresado el período a procesar, indique el estado actual de los partes y el Nuevo estado que desea asignarles.

Estado Ok o A revisar: cuando es utilizado como Estado actual, significa que tanto si el estado es ‘Ok’ como si es ‘A revisar’, usted solicita la modificación del estado. Por el contrario, si lo utiliza como ‘Nuevo estado’, indica que Control de personal asigne uno u otro estado dependiendo de la situación del parte.

Tenga en cuenta que ‘A revisar’ es el único estado válido para las situaciones Presente a revisar, Presente sin permiso y Ausente sin aviso. Para los partes en cualquier otra situación, Control de personal asigna el estado ‘Ok’.

 

Utilice las actualizaciones masivas para ingresar novedades para un conjunto de empleados.

Determine los días en los que desea que se registren las novedades: Todo el período, Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo, Feriado.

Utilice el Seleccionador de legajos para conformar el conjunto de empleados al que se aplican las novedades.

Para cada tipo de novedad, el sistema tiene en cuenta las consideraciones expuestas en la actualización individual correspondiente a cada uno.

 

Actualización masiva de autorización a horas extras

Puede autorizar o desautorizar a un conjunto de empleados a trabajar horas extras durante un período determinado.

Tenga en cuenta que la autorización a horas extras tiene mayor prioridad que el parámetro del empleado Autorizado a trabajar horas extras.

Para más información sobre intersecciones, consulte Intersección entre Novedades.

Para más información acerca de actualizaciones masivas, consulte Actualizaciones masivas.

Para más información acerca de autorización a trabajar horas extras, consulte Autorización a horas extras.

 

Actualización masiva de cambios de horario

Indique los cambios de horario previstos para un conjunto de empleados durante un período determinado.

Para más información sobre intersecciones, consulte Intersección entre Novedades.

Para más información acerca de actualizaciones masivas, consulte Actualizaciones masivas.

Para más información acerca de cambios de horario consulte Cambios de horario.

 

Actualización masiva de previsión de ausencias

Indique las previsiones de ausencia para un conjunto de empleados durante un período determinado.

Para más información sobre intersecciones, consulte Intersección entre Novedades.

Para más información acerca de actualizaciones masivas, consulte Actualizaciones masivas.

Para más información acerca de previsión de ausencias, consulte Previsión de ausencias.

 

Actualización masiva de previsión de anormalidades

Indique las previsiones de anormalidades para un conjunto de empleados durante un período determinado.

Para más información sobre intersecciones, consulte Intersección entre Novedades.

Para más información acerca de actualizaciones masivas, consulte Actualizaciones masivas.

Para más información acerca de previsión de anormalidades consulte Previsión de anormalidades.

 

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Una anormalidad es una ausencia parcial de un empleado en una jornada; por ejemplo, llegadas tarde y salidas tempranas. Indique las previsiones de anormalidades para un empleado durante un período determinado. Para ello determine un legajo, un concepto de justificación y el período de anormalidad.

El período de anormalidad es una cantidad de jornadas determinada por un rango de fechas, y para cada jornada del período, un rango de horas. Por ejemplo desde el 10 hasta el 15 de mayo de 9:30 a 12:30 horas, se prevé que cierto empleado estará ausente por concurrir a un congreso, por tratamiento médico, paro de transporte, horas de lactancia, etc.

Para registrar previsiones de anormalidades a un conjunto de empleados, utilice Actualización masiva de previsión de anormalidades.

Para más información, consulte Introducción a Novedades.

 

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• Videos sobre Control de personal

Indique las previsiones de ausencia para un empleado durante un período determinado, por ejemplo, ausencias por examen, mudanza, duelo, etc.

Puede asociar un concepto de justificación a cada previsión. Según el concepto ingresado se generan horas descontadas u horas justificadas.

Durante la Generación de partes diarios se consideran estas previsiones para registrar la situación como Ausente con aviso.

Para más información, consulte Introducción a Novedades.

Tenga en cuenta que la previsión de ausencia tiene menor prioridad que las novedades de licencia definidas en el módulo Sueldos. Para obtener más información acerca de licencias, consulte la ayuda de los procesos Novedades de licencias y Detalle de licencias del módulo Sueldos.

Para asignar previsiones de ausencia a un conjunto de empleados, utilice Actualización masiva de previsión de ausencias.

 

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• Videos sobre Control de personal

En este proceso puede definir las tareas llevadas a cabo por su personal. Asociando cada una de estas tareas a una determinada función (del archivo de fichadas) obtendrá informes con el total de horas discriminadas por tarea, por ejemplo, cuánto tiempo estuvo un operario realizando tareas de fresado, de pintura, etc.

Durante la Generación de partes sólo se calculan horas reales discriminadas por tarea. Estas horas pueden ser exportadas a Sueldos.

Para más información, consulte la ayuda de los procesos Definición de relojes, Fichadas registradas, Revisión de partes y el informe de Tareas realizadas.

 

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• Videos sobre Control de personal

Informe de presentismo

Evalúe el presentismo respecto de una Hora de referencia, a partir de las fichadas y del horario asignado al empleado.

El informe incluye subtotales por cada situación del empleado y totales para cantidad de ausentes, no evaluados y presentes a la hora de emisión del reporte. Este último total permite conocer la cantidad de empleados presentes a la hora en que se generó el reporte y sólo es impreso si usted solicita el reporte para el día de la fecha.

Cada legajo indica, además de sus datos personales, el horario asignado, el horario de entrada, la fichada de entrada, la situación y la fichada de salida si ésta existe.

Existen situaciones especialmente definidas para este reporte:

• La situación Presente tarde indica que el empleado ha llegado tarde con respecto a su horario de entrada.
• La situación Sin evaluar por su horario indica que el empleado no fue considerado para el informe, puesto que el inicio del horario asignado para la jornada es posterior a la Hora de referencia del informe.
• Si no tiene horario asignado (para la fecha que está analizando) y no está presente, la situación del empleado es Ausente por su horario, independientemente del tipo de control que se aplique al empleado (normal o flexible).

Para más información sobre las situaciones posibles consulte Obtención de resultados (Situación del empleado).

Hora de referencia: determine la hora respecto de la cual desea evaluar a sus empleados:

• Si indica Comienzo de cada horario, está evaluando a su personal de acuerdo al horario de entrada de cada empleado.
• Si indica una hora determinada para Tramo anterior a, está evaluando respecto a la hora de comienzo del tramo inmediatamente anterior a la hora que ingrese. Esta opción es útil para controlar el presentismo en un horario distinto del de comienzo de la jornada.

Por ejemplo; si desea evaluar las entradas de su personal luego del horario de descanso, puede utilizar como Hora de referencia Tramo anterior a las 14:30 horas, para un horario clásico con descanso de 13:00 a 14:00 horas.

Consideraciones

El informe se basa en partes diarios existentes. En caso de no existir parte diario para la fecha y legajo solicitado, se genera el informe de acuerdo al horario, fichadas y previsiones registradas. Es decir, simula una generación de partes diarios.

Tenga en cuenta que quedan excluidos de este reporte los legajos no habilitados para Control de personal.

 

Informe de situación esperada

Este informe le permite conocer con anterioridad cuál es la situación esperada de cada empleado para una fecha determinada.

Esta información le permite organizar los reemplazos necesarios en caso de ausencias u otras anormalidades previstas.

Indique las situaciones que desea considerar.

• Presente: cuando no existen anormalidades ni ausencias previstas y el empleado tiene horario asignado para la fecha que se está analizando.
• Presente con anormalidades: cuando existen anormalidades previstas para la fecha que se está analizando.
• Presente para extras: cuando el empleado tiene asignado un horario formado íntegramente por horas extras y no existen ausencias ni anormalidades previstas.
• Presente horario flexible: cuando el empleado tiene control flexible de horario y no existe una previsión de ausencia (no se tiene en cuenta si existe una previsión de anormalidades).
• Ausente con aviso: cuando existe una previsión de ausencia y el empleado tiene asignado un horario para la fecha en cuestión.
• Ausente por licencia: cuando existe una licencia ingresada en el módulo Sueldos y el empleado tiene asignado un horario para la fecha que se está analizando.
• Ausente por feriado: cuando el empleado no trabaja feriados (pero sí en días normales), y el día es feriado.
• Ausente horario flexible: cuando existe una previsión de ausencia y el empleado (con control flexible) tiene asignado un horario para la fecha en cuestión.
• Ausente por su horario: cuando no le corresponde trabajar en la fecha que está analizando.

Para más información sobre las situaciones posibles consulte Obtención de la esperanza diaria.

Indique qué información desea detallar. Puede generar un informe sumamente detallado desglosando la situación esperada para cada empleado, su horario, cambio de horario, autorización a horas extras, previsión de ausencia, de anormalidades y licencias; además de los parámetros que determinan la generación de partes diarios. O, si lo prefiere, puede obtener un informe sumamente resumido con el total de empleados para cada situación.

Tenga en cuenta que quedan excluidos de este reporte los legajos no Habilitados para Control de personal.

 

Partes a revisar

Utilice este informe para obtener el detalle de los partes con estado ‘A revisar’ y proceder a las tareas de revisión y corrección de los temas pendientes.

Para cada fecha se detallan los partes diarios a revisar exhibiendo el diagnóstico realizado por el proceso Generación de partes diarios.

Para más información sobre este tema consulte Partes a revisar.

 

Partes no generados

Detalla los partes diarios que aún no han sido generados, permitiendo así que su departamento de recursos humanos lleve a cabo el control preciso de la información no procesada.

Para cada fecha se detallan los partes diarios pendientes de generar.

Para más información acerca de la situación Ausente por su horario consulte Ausente por su horario.

 

Control de horas extras

Utilice este informe para obtener todos aquellos partes con alguna hora de tipo extra, ya sea que éstas hayan sido asignadas o se encuentren pendientes de asignar.

Elija el control que desea realizar, optando entre:

• Horas extras computadas: informa los partes diarios con horas extras computadas aunque el empleado no haya completado su horario normal, es decir, aún cuando las horas reales trabajadas (dentro del horario asignado) no cubran las horas esperadas para la jornada. Utilice esta opción si se computan horas extras en esta situación.
• Horas extras no computadas: detalla los partes diarios con horas extras no computadas debido a que el empleado no estaba autorizado a trabajarlas. Esta opción permite detectar configuraciones incorrectas o autorizaciones no registradas.

La opción Horas extras computadas incluye el siguiente detalle:

• Horas extras computadas, es decir, cuántas unidades han de pagarse.
• Horas normales reales y horas normales esperadas, y la diferencia entre ellas, es decir, las horas faltantes.
• Horas extras reales.
• La diferencia entre las horas faltantes y las horas extras reales. Esta cantidad permite obtener una magnitud del desvío.

Una diferencia positiva indica que el empleado no llega a cubrir las horas faltantes con las horas extras. Por el contrario, una diferencia negativa indica que las horas extras trabajadas superan a las horas normales no trabajadas.

 

Control de horas toleradas

Permite conocer el total exacto de horas toleradas para el período seleccionado. De esta forma puede evaluar a su personal conociendo exactamente la cantidad de tiempo que el empleado no trabaja, y sin embargo se le computa como horas trabajadas.

El informe muestra para cada legajo el total de horas toleradas desglosadas en llegadas tarde toleradas y en salidas tempranas toleradas. Si desea un desglose diario habilite el parámetro Detalla horas por día.

 

Control de horas no computadas

Detalla los partes diarios en los que se aplicaron descuentos, justificaciones o ambos y sin embargo el empleado trabajó mayor cantidad de horas reales que las esperadas.

Dicho de otra forma, el empleado trabajó en un horario «desfasado» respecto de su horario asignado. Por ejemplo, llegó 5 minutos tarde y se quedó trabajando 15 minutos de más.

La aceptación de esta situación depende de la política de la empresa.

Para cada parte diario se detallan las horas descontadas, las justificadas, las horas reales trabajadas, las horas esperadas, las horas sobrantes, es decir, el tiempo que trabajó de más, y las horas reales no trabajadas. Las dos últimas columnas le permiten obtener una medida del desvío con respecto al horario esperado, permitiendo decidir si se deben mantener los descuentos y/o justificaciones existentes.

 

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• Videos sobre Control de personal

Este proceso le permite corregir las inconsistencias de las fichadas rechazadas y someterlas a nueva evaluación para ser incorporadas como fichadas registradas.

Control de personal exhibe una grilla con todas las fichadas rechazadas. Para agilizar su análisis, puede agruparlas u ordenarlas por cualesquiera de los campos: el Motivo del rechazo, el código de Fichador, la Fichada propiamente dicha, el código interno y la Función del Reloj origen de la fichada. Si el motivo no es Fichador inválido, visualiza también el número de Legajo, Apellido y Nombre correspondiente al fichador.

El sistema toma el siguiente criterio para asignar los motivos de rechazo de fichadas:

Fichador

Verifique en Legajos de Control de personal, ficha Cómputo de horas, que el fichador esté definido como Cód. fichador para el legajo correspondiente.

No autorizado

Verifique en Legajos de Control de personal, ficha Cómputo de horas, que el legajo correspondiente al fichador esté Habilitado para Control de personal.

Verifique en Legajos de Control de personal, ficha Principal, que el empleado tenga un tramo laboral en vigencia.

Reloj

Verifique en Definición de relojes, que el reloj de la fichada esté definido como código interno de reloj.

Función

Verifique en la ficha Funciones de la Definición de relojes, que la función de la fichada esté definida.

Una vez actualizados los datos en el sistema, puede procesar nuevamente las fichadas, con el botón Aceptar. El sistema las evalúa nuevamente y las incorpora como fichadas registradas o las descarta si encuentra superposición o duplicación. Las fichadas que no incorpora ni descarta, permanecen como fichadas rechazadas. Esta nueva evaluación corresponde a una nueva lectura de fichadas.

Finalizado el proceso, el sistema le informa los resultados de la corrección de fichadas, discriminados de la siguiente manera:

• Incorporadas al sistema: cantidad de fichadas incorporadas a fichadas registradas.
• Permanecen rechazadas: cantidad de fichadas que permanecen rechazadas por motivo ‘Fichador’, ‘No autorizado’, ‘Reloj’ o ‘Función’.
• Descartadas por duplicadas: cantidad de fichadas eliminadas por encontrarse ya registradas en el sistema.
• Descartadas por superposición: cantidad de fichadas eliminadas por no respetar el intervalo mínimo entre fichadas definido en Parámetros de Control de personal.
• Total fichadas procesadas: cantidad de fichadas rechazadas reprocesadas.

 

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