Compras

Libro de Compras

Invoque este proceso para emitir el Libro de Compras de su empresa, con el detalle de todos los documentos recibidos por las compras realizadas, correspondientes a un rango de fechas y sucursales ingresado.

Comando Listar

En esta opción, usted elige en primer lugar, la modalidad de emisión del libro:

• Encabezado: se imprimen únicamente los encabezados para su timbraje posterior.
• Cuerpo: se imprime únicamente el cuerpo o el detalle del libro. Utilice esta modalidad para sobreimprimir los formularios timbrados.
• Completo: se imprime el listado en su totalidad (encabezado y cuerpo).

Entre los datos a imprimir en el encabezado del libro, se encuentra la información propia de la empresa (razón social, domicilio, giro).

Indique también los datos identificatorios del representante legal (nombre y RUT), los que serán impresos en la primera hoja del libro.

Como Título, ingrese el texto a imprimir en el encabezado del Libro de Compras. También, es posible hacer referencia a una glosa.

Los datos mencionados son almacenados y pueden ser confirmados o modificados cada vez que emita este informe.

Para la emisión del Libro de Compras es necesario el ingreso de la siguiente información:

• Primer Número de Folio.
• Sucursales a listar (Desde Sucursal – Hasta Sucursal).
• Período a imprimir (Desde Fecha Contable – Hasta Fecha Contable). Por defecto, se propone el mes anterior.
• Primer Número de Hoja.
• Tipo de documentos a incluir (‘Facturas’, ‘Notas de Débito’, ‘Notas de Crédito’ o ‘Todos’).

Excluye Bbletas de honorarios y servicios: todo documento identificado con la letra ‘H’ o ‘S’ no interviene en el Libro de Compras. Si usted desea incluirlos expresamente para control, desactive o destilde este parámetro. Los documentos con letra ‘H’ o ‘S’ son los únicos que forman parte del Libro de Descuentos.

Los documentos tributarios recibidos (manuales y/o electrónicos) se registran en el Libro de Compras ordenados por código de documento, fecha contable y número correlativo interno.

El cuadro resumen incluye los datos para la confección del formulario de declaración y pago de los impuestos.

 

IVA compras consolidado

Este proceso emite el informe Libro de Compras consolidado para un rango de fechas y sucursales, conforme a lo dispuesto por la resolución 3419 de S.I.I. y sus modificatorias.

Es posible imprimir este listado por partes, es decir, únicamente los encabezamientos para enviar a timbrar; o bien, sólo el cuerpo del listado para sobreimprimir lo que se envió a timbrar u optar por el listado completo.

Dentro de los datos del encabezamiento se encuentran: la razón social, el domicilio y el giro de la empresa. Estos datos son almacenados y pueden ser confirmados o modificados cada vez que se emita este informe.

Primer número de hoja: ingrese desde qué número de hoja desea numerar la impresión.

Título: el título del informe es definible por usted. No obstante, el sistema propone un título por defecto.

Imprime Nº Interno: active este parámetro para incluir en el subdiario, el número interno de cada comprobante.

Imprime Nº Ingresos Brutos: el sistema permite imprimir en forma opcional, el número de Ingresos Brutos del proveedor para cada comprobante. Esta opción se aplica a aquellas jurisdicciones en las que dicha información es obligatoria.

Imprime Nº de CAI: si activa este parámetro, se incluirá el número de CAI en el subdiario.

Indica comprobantes emitidos por C. Fiscal: tilde este parámetro para agregar en el subdiario, la referencia para cada comprobante acerca de si fue emitido por un controlador fiscal.

 

Generación de archivo compras RG 1361

A través de este proceso es posible generar el archivo requerido por el Título II de la RG 1361 de la AFIP

Para crear el archivo correspondiente a las operaciones de compras, ingrese los siguientes datos:

Mes a generar: es el mes y año a informar.

RUT del informante: indique el número de RUT de su empresa.

Archivo a generar: ingrese el nombre del archivo a generar. Por defecto, se propone el nombre indicado por la AFIP, COMPRAS_AAAAMM, siendo AAAA el año y MM el mes a procesar. Por ejemplo: COMPRAS_201906.

Destino: es el directorio donde se creará el archivo.

Errores detectados durante la generación

Durante la generación del archivo, el sistema realiza una serie de validaciones a fin de garantizar los requerimientos de la resolución.

A continuación, se detalla cada uno de los mensajes que puede informar el sistema cuando detecta alguna inconsistencia:

• Debe indicar el número de RUT del Proveedor.
• Debe indicar la razón social del Proveedor con categ. «Responsable Inscripto»: sólo puede ocurrir si el proveedor es ocasional.
• El neto gravado no se corresponde con los importes de IVA del comprobante: este mensaje se emite cuando se calcula el neto gravado prorrateado por tasa. Si la suma de netos gravados difiere en más de $1 con respecto al neto gravado del comprobante, se considera que existe un posible error en el ingreso del comprobante o en el cálculo de la factura del proveedor y no una diferencia de redondeo.

Tenga en cuenta que a pesar de estos errores, el sistema genera el archivo requerido por la AFIP Para corregirlos, utilice el proceso Modificación de Comprobantes en la sucursal.

 

Ranking de compras consolidado por artículo

Este proceso emite un informe acerca de la distribución de las compras entre los diferentes artículos de las sucursales seleccionadas.

El sistema brinda la posibilidad de emitirlo en forma consolidada o detallada por sucursal.

Es posible listarlo según dos criterios: por cantidades o por importes. Ambos criterios se realizan en forma de ranking, con porcentaje de participación de cada artículo en el total de compras y porcentaje acumulado, permitiendo así un análisis de la curva ABC.

Se incluyen en el informe, las facturas y los comprobantes de crédito y débito. Con respecto a los comprobantes de crédito y débito, no se tienen en cuenta si existen como tipos de comprobante en el módulo Compras instalado con el módulo Central y no tienen activado el parámetro correspondiente de participación en los rankings de valores o cantidades.

Este informe incluye las operaciones de compras realizadas dentro de un rango de fechas y sucursales a seleccionar.

Agrupa por base: si utiliza artículos con escalas y activa este parámetro, se obtienen los artículos con escalas agrupados por su código base junto al resto de los artículos. Para ello, se calcula el total de las compras para cada código base y luego, se analiza su posición en el ranking.

Detalla sucursal: si activa este parámetro, se listan para cada artículo, los valores de las sucursales que componen el total facturado.

Es posible seleccionar en qué Moneda se expresarán los importes de los artículos facturados (sólo para la opción Por Importes). Los comprobantes que correspondan a la otra moneda serán reexpresados en base a la cotización de origen ingresada.

Para la opción – Por Importes

Prorratea flete, descuento e intereses: si no realiza el prorrateo, el importe calculado es el que surja de multiplicar la cantidad por el precio unitario sin impuestos. En cambio, si activa este parámetro, los importes correspondientes a flete, descuento e intereses se proporcionan entre los renglones de cada comprobante, coincidiendo el total con el neto gravado más el no gravado del comprobante.

 

Información electrónica de Compras consolidada

Acceda a este proceso para generar y enviar mensualmente, el archivo correspondiente a la Información Electrónica de Compras de todo el grupo empresario.

Detalle

Para un período tributario determinado es posible generar un libro «mensual» o «especial».

En el caso de un libro mensual, puede optar por realizar un tipo de envío ‘Total’ o de ‘Ajuste’.

Ingrese el Factor de proporcionalidad de IVA (ejemplo: 0.60).

Si el libro a generar es de tipo ‘Especial’, ingrese el Número de notificación del SII.

Elija la opción «Consultar documentos» para visualizar los documentos recibidos de cada sucursal y que forman parte de un libro.

Haga clic en el botón «Generar libro» para generar el libro, de acuerdo a los parámetros ingresados.

La habilitación de este botón dependerá de la selección de sucursales. Sin una sucursal elegida, no podrá generar el libro.

Desde la solapa Consulta de libros generados, usted puede consultar el archivo XML generado, enviar y recibir información del SII, eliminar y regenerar un libro.

Las ventajas que tiene para el contribuyente, optar por la presentación de la Información Electrónica de Compras y Ventas son las siguientes:

• Se exime de la obligación de tener que presentar la Declaración Jurada Resumen de IVA de Compras y Ventas, lo que significa ahorro de tiempo, disminución de errores y, por ende, menores costos.
• Contar con un conocimiento previo sobre la presentación de la Información Electrónica de Compras y Ventas, lo que se constituye en un beneficio si el contribuyente desea incorporarse al sistema de Factura Electrónica, pues se contempla en este trámite un formato similar de envío de Información Electrónica de Compras y Ventas.

Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web del SII, menú Declaraciones Juradas IVA, opción Información y Ayuda.

 

Conciliación de DTEs de Compras consolidada

Invoque esta opción para comparar la información registrada en el SII con la información en Astor Central, y detectar posibles diferencias.

Es necesario que ingrese:

• El período a analizar (mes y año).
• El archivo de descarga a procesar.

Tilde el parámetro Informa sólo las diferencias para consultar el detalle de los documentos que presentan una o más diferencias.

Finalizada la conciliación de los datos, el sistema exhibe una ventana de resultados. Verifique que antes de conciliar se hayan importado los documentos de todas las sucursales.

Archivo de descarga

El archivo de descarga es un archivo de tipo .csv que contiene los documentos que el Servicio exhibe en su Registro.

Para obtenerlos, ingrese a la página del Servicio, acceda al Registro de Compras y Ventas y cliquee el botón «Descargar Detalles» en cada una de las secciones del registro de compras.

Ventana de resultados

En la ventana de resultados de la conciliación de documentos podrá consultar los documentos procesados y el resultado obtenido.

Sectores de la ventana

En la ventana de resultados de la conciliación de documentos podrá consultar los documentos procesados y el resultado obtenido.

Visualizar documentos

• Si en la ventana de selección de archivos, tildó el parámetro Informa sólo las diferencias, en la ventana de resultados se exhibirá tildado el parámetro ‘Sólo con diferencia’. En este caso, no podrá modificar su elección.
• Si en la ventana de selección de archivos, dejó sin tildar el parámetro Informa sólo las diferencias, en la ventana de resultados se mostrará tildado el parámetro ‘Todos’. En este caso, usted puede cambiar de opción y consultar sólo los documentos con diferencia o mantener su elección.

Cliquee el botón «Actualizar» para que se complete la grilla de resultados.

Información adicional

El sistema informa, en el sector superior derecho:

• La cantidad de documentos procesados.
• La cantidad de documentos con diferencias.

Información de la grilla

• La columna ‘Dif’ indica, con un tilde, los documentos que tienen diferencia.
• Datos generales de cada documento (Sucursal, Tipo, Folio, Código de proveedor, RUT, Razón social y Fecha de emisión).
• Detalle de importes (Monto exento, Monto neto, IVA recuperable, IVA uso común, IVA no recuperable, Monto total) de cada documento.
• Otros datos del documento (Tipo de compra).
• Detalle del resultado de la conciliación.

Es posible agrupar los datos, por alguna de las siguientes columnas:

• Tipo de documento
• Código de proveedor
• RUT
• Fecha de emisión
• Sucursal

Resultados posibles

La columna «Detalle» de la grilla de resultados puede exhibir los siguientes mensajes:

• Documento Ok.: si el documento no presenta diferencias.
• Texto de una o más diferencias: si los datos del documento no coinciden con los datos registrados en el Servicio.

Para cada diferencia, el sistema exhibe la causa que la origina e indica, entre paréntesis, el dato registrado en el Servicio y el dato registrado en Astor.

Por ejemplo; el Monto Total no coincide (en SII: 106,455 vs en Astor: 106,456).

Imprimir

En el comando Archivo, seleccione Imprimir para elegir un destino de salida para la información en pantalla (Excel, impresora, etc.).

 

Registro de Compras consolidado

Invoque este proceso para consultar el resumen de los documentos electrónicos y no electrónicos recibidos de sus proveedores, por todo el grupo empresario, en el período seleccionado.

¿Cuándo utilizar esta opción?

1. Para consultar los documentos recibidos de sus proveedores en cada sucursal, agrupados por tipo de documento, para luego comparar esta información con la registrada en el Servicio de Impuestos Internos.
2. Para generar el archivo con los documentos no electrónicos recibidos en las sucursales seleccionadas, para luego cargarlo desde el sitio web del Servicio.
3. Para generar el archivo de Caracterización de Compras correspondiente a las sucursales seleccionadas, para luego cargarlo desde el sitio web del Servicio.

Período: seleccione el mes y año a consultar. Por defecto, se propone el mes y año del sistema.

Si modifica este dato, el período ingresado no puede ser anterior a Agosto del 2017.

Cliquee el botón «Actualizar» para actualizar la información de la solapa en la que se encuentra posicionado.

Para más información, consulte la Guía de implementación sobre el Registro de Compras y Ventas del módulo Compras.

Resúmenes por tipo de documento

La información se presenta en 4 solapas: Registro, Pendientes, No incluir y Reclamados según el estado de los documentos.

En cada una de las solapas, los datos están agrupados por Tipo de documento.

El sistema informa: la cantidad de documentos y los importes totales correspondientes al Monto Exento, Monto Neto, IVA Recuperable, IVA Uso Común, IVA No Recuperable y Monto Total.

Al cliquear «Consultar» en la columna «Documentos», accede al detalle de la composición del tipo de documento seleccionado.

Selección de los documentos

Se tienen en cuenta los documentos que cumplan las siguientes condiciones:

• El documento no forma parte de la composición inicial de saldos del proveedor.
• El tipo de comprobante asociado al documento interviene en el Libro de Compras.
• La sucursal que recibió el documento está incluida en el rango de selección de sucursales.

 

Solapa Registro

En esta solapa se exhiben:

• Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que han sido ‘Aceptados’ (comercialmente) y cuya Fecha de aceptación comercial corresponde al período seleccionado.
• Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que han sido ‘Aceptados con discrepancia’ (comercialmente) y cuya Fecha de aceptación comercial corresponde al período seleccionado.
• Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) con Condición de compra: ‘Contado’ y cuya Fecha aceptación comercial corresponde al período seleccionado.
• Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) con estado ‘Pendiente’ (de aceptación comercial), cuya Fecha Contable corresponde al período seleccionado y, además, el resultado de: (Fecha Contable + 8 días) es menor o igual a la fecha del día.
• Los Documentos no electrónicos y cuya Fecha contable corresponde al período seleccionado.

Se excluyen los documentos con Tipo de Transacción de Compra igual a 7 – ‘Compra que no corresponde incluir’.

 

Solapa Pendientes

En esta solapa se tienen en cuenta:

• Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que están ‘Pendientes’ (de aceptación comercial) y además.
  • El resultado de: (Fecha Contable + 8 días) está comprendido en el período seleccionado y es mayor a la fecha del día.

Se excluyen los documentos con Tipo de Transacción de Compra igual a 7 – ‘Compra que no corresponde incluir’.

 

Solapa No incluir

En esta solapa se incluyen:

• Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) cuya Fecha contable corresponde al período seleccionado.
• Los Documentos no electrónicos cuya Fecha contable corresponde al período seleccionado.

Y con Tipo de Transacción de Compra igual a 7 – ‘Compra que no corresponde incluir’.

 

Solapa Reclamados

En esta solapa se tienen en cuenta:

• Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que están ‘Rechazados’ (comercialmente) y su Fecha de Rechazo comercial corresponde al período seleccionado.

Se excluyen los documentos con Tipo de Transacción de Compra igual a 7 – ‘Compra que no corresponde incluir’.

 

Generar archivo Documentos no electrónicos recibidos

Esta opción permite generar el archivo de Documentos NO electrónicos recibidos, correspondiente a las sucursales y período seleccionados, para complementar el Registro de Compras y Ventas consolidado.

¿Cuándo utilizar esta opción?

En el caso que sus compras sean respaldadas con facturas soportadas en papel, podrá complementar la información en el Registro de Compras, subiendo el archivo de Documentos no electrónicos recibidos en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.

Si no complementa el Registro de Compras con esta información, el crédito correspondiente a esos documentos no será considerado en la propuesta de Impuestos Mensuales (IVA) confeccionada por el Servicio de Impuestos Internos.

Selección de los documentos

Se tienen en cuenta los documentos que cumplan las siguientes condiciones:

• Su Fecha contable (mes y año) coincida con el Período a consultar.
• El documento no forma parte de la composición inicial de saldos del proveedor.
• El tipo de comprobante asociado al documento interviene en el Libro de Compras.
• La sucursal que recibió el documento está incluida en el rango de selección de sucursales.

Se incluyen los siguientes tipos de documento:

• 30 – Factura
• 32 – Factura exenta
• 45 – Factura de compra
• 55 – Nota de débito
• 60 – Nota de crédito
• 914 – DIN – Declaración de Ingreso

Indicaciones generales

Para generar el archivo, verifique los siguientes datos:

Archivo a generar: el nombre del archivo, propuesto por defecto, está compuesto por:

COMPRA_MANUALES_Período a generar.csv

Ejemplo: COMPRA_MANUALES_082017.csv

Destino: seleccione el directorio en el que se grabará el archivo.

El sistema propone la ruta: \\servidor\COMUN+llave\nombre de la empresa.

Para su comodidad, puede utilizar el botón «Examinar» para elegir otro Destino.

Botón <Examinar>: cliquee este botón para seleccionar otra carpeta, con mayor facilidad.

Botón <Seleccionar documentos>: cliquee este botón para cambiar la selección de los documentos. Por defecto, el sistema incluye en la generación del archivo, todos los documentos no electrónicos del período y sucursales elegidos.

Botón <Generar archivo>: cliquee este botón para generar el archivo con los documentos no electrónicos recibidos.

 

Generar archivo de Caracterización de Compra

Esta opción permite generar el archivo de Caracterización de Compra correspondiente a los documentos tributarios electrónicos recibidos en el período y sucursales seleccionados, para complementar el Registro de Compras y Ventas consolidado.

¿Cuándo utilizar esta opción?

Si modificó el Tipo de Transacción de Compra de uno o más DTEs recibidos, deberá generar el archivo de caracterización con los cambios realizados, y subirlo desde la página del Servicio de Impuestos Internos.

De esta manera, los cambios se verán reflejados en el Registro de Compras y Ventas consolidado.

Selección de los documentos

Se tienen en cuenta los documentos que cumplan las siguientes condiciones:

• Su Fecha contable (mes y año) coincida con el Período a consultar.
• El documento no forma parte de la composición inicial de saldos del proveedor.
• El tipo de comprobante asociado al documento interviene en el Libro de Compras.
• La sucursal que recibió el documento está incluida en el rango de selección de sucursales.

Se incluyen los siguientes tipos de documento:

• 33 – Factura electrónica
• 34 – Factura exenta electrónica
• 46 – Factura de compra electrónica
• 56 – Nota de débito electrónica
• 61 – Nota de crédito electrónica

Indicaciones generales

• Sólo basta informar los DTEs a los que se les modificó el Tipo de Transacción de Compra, sin ser necesario informar la totalidad de los documentos del período.
• Pueden realizarse múltiples envíos en un mismo período. Para ello, deberá volver a subir los documentos con el tipo de transacción que corresponda, reemplazando la información subida con anterioridad.
• Los DTEs deberán estar previamente registrados en el detalle del Registro de Compra del Registro de Compras y Ventas.çEl Servicio de Impuestos Internos recomienda descargar previamente la información de los DTE’s, para confirmar que se encuentran recibidos en el Servicio, que correspondan al periodo y que es necesario un cambio de tipo de Compra.

Generación

Archivo a generar: el nombre del archivo, propuesto por defecto, está compuesto por:

CARACTERIZACION_Período a generar.csv

Ejemplo: CARACTERIZACION_082017.csv

Destino: seleccione el directorio en el que se grabará el archivo.

El sistema propone la ruta: \\servidor\COMUN+llave\nombre de la empresa.

Para su comodidad, puede utilizar el botón «Examinar» para elegir otro Destino.

Botón <Examinar>: cliquee este botón para seleccionar otra carpeta, con mayor facilidad.

Botón <Seleccionar documentos>: cliquee este botón para cambiar la selección de los documentos. Por defecto, el sistema incluye en la generación del archivo, todos los documentos electrónicos del período y sucursales elegidos que tengan como Tipo de Transacción de Compra, un valor distinto a ‘1’ (Compras del Giro).

Botón <Generar archivo>: cliquee este botón para generar el archivo con los documentos electrónicos seleccionados.