Compras

Fue diseñado para cubrir las necesidades operativas y gerenciales de la gestión de cuentas corrientes acreedoras. Contempla todas las funciones referentes a registración de comprobantes de proveedores y pagos.

Se conecta e integra en forma automática con los siguientes módulos:

Tesorería, que centraliza toda la información referente a valores.

Contabilidad, que recibe la información contable por las compras efectuadas.

 

Consideraciones generales de implementación

Para implementar el sistema es importante la correcta definición de los parámetros generales y archivos maestros. Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de su empresa.

Parámetros

Un parámetro es un dato que influye en el comportamiento del sistema. Por ejemplo, en el ingreso de los datos de un proveedor, el parámetro Cláusula moneda extranjera contable provocará en el sistema un funcionamiento diferente; en cambio, la Dirección del proveedor, si bien es un dato importante no cambia el funcionamiento del sistema cualquiera sea su valor.
Hay parámetros que son de tipo general, es decir únicos para todo el sistema, y otros que son a nivel particular. Por ejemplo, un parámetro general indica si usted Utiliza órdenes de compra, mientras que un parámetro particular indica si una condición de compra es de contado o de cuenta corriente. Este último parámetro afecta únicamente el ingreso de facturas con esa condición de compra, mientras que el primero genera un comportamiento distinto en el circuito de ingreso de comprobantes.

Aclaraciones de integración con otros módulos

Para comenzar a trabajar con comprobantes de compras que involucran artículos, realice la puesta en marcha del módulo Stock.
Para trabajar en forma integrada con el módulo Tesorería (pagos y comprobantes contado), realice la puesta en marcha correspondiente.

 

Puesta en marcha

Para poner en marcha el sistema es importante la correcta definición de los parámetros generales y archivos maestros. Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de la empresa.

Nota

Para ubicar rápidamente los procesos citados en la ayuda, recuerde que la función Buscar (ubicada en el menú del sistema, se activa pulsando la tecla <F3>) permite realizar una búsqueda de un texto en el árbol de procesos de todos los módulos. Como resultado, se exhibirá el nombre de los procesos que incluyen el texto ingresado, con la indicación del módulo y carpeta en la que se encuentran.

• Parámetros de Compras.
  • Tasas.
  • Tipos de asiento.
  • Talonarios.
  • Tipos de comprobante.
  • Longitud de agrupaciones.
  • Agrupaciones de proveedores.
  • Regiones.
  • Proveedores.
  • Compradores. Sólo es necesario si se utilizan ordenes de compra.
  • Sectores. No es obligatorio el uso de sectores.
  • Conceptos de compra. No es obligatorio.
  • Condiciones de Compra. Defina por lo menos una condición. Los vencimientos calculados pueden modificarse en cada comprobante.
  • Definición de listas de precios. No es obligatorio trabajar con listas definidas. Se pueden actualizar con posterioridad.
  • Actualización de precios. Es un paso optativo. Los precios se pueden actualizar en otro momento.
  • Textos de órdenes de compra. Es optativo.
  • Definir el formato de los comprobantes a emitir. Esta definición se realiza a través de las opciones de talonarios y formularios.
  • Composición inicial de saldos. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuenta corriente resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.
  • Importaciones. Para más información sobre la puesta en marcha de este circuito, consulte el manual de Importaciones.

Mediante este proceso, usted visualiza en una grilla, todos los pagos masivos que fueron ingresados.

Cuenta con opciones de filtros, que facilitan la búsqueda de estos pagos.
Al presionar el botón «Actualizar», se cargan en la grilla, todos los pagos masivos que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstos se exhiben ordenados por número de pago masivo, tomando como inicial, el más antiguo.
Haga doble clic sobre uno de los pagos masivos de la grilla para consultarlo en forma detallada (con todos los comprobantes a pagar) y modificar sus datos.
Los pagos masivos posibles de actualizar son aquellos con estado ‘Ingresado’.
Puede modificar todos los campos, como Observaciones, Fecha de ingreso y Fecha estimada de pago. En este caso, es posible agregar o quitar comprobantes de proveedores.

Filtros para la selección de pagos masivos

Los filtros posibles de aplicar para la selección de pagos masivos son los siguientes:

• Por estado: permite indicar el estado de los pagos masivos a visualizar.
• Por fecha: ingrese el tipo de fecha a seleccionar (fecha de ingreso o fecha estimada de pago) e indique un rango de fechas.
• Por número: permite ingresar un rango de números de pagos masivos.

 

Contenido de la grilla de pagos masivos

Los datos a visualizar y agrupar en la grilla son los siguientes:

Número: identificación del pago masivo.

Fecha de Ingreso: fecha de emisión del pago masivo.

Ingresó: identifica al usuario que realizó el ingreso del pago masivo.

Moneda: indica la moneda del pago masivo con la que se generarán todas las ordenes de pago de los proveedores.

Cotización: es la cotización de la moneda extranjera definida para el pago masivo.

Total pago: importe total del pago masivo, expresado en moneda corriente.

Total en unidades: importe total del pago masivo expresado en moneda extranjera.

Estado: muestra el estado del pago masivo.

Pago estimado: fecha registrada como estimativa para realizar la efectivización de los pagos a los proveedores.

Fecha de autorización: fecha en la que se realizó la autorización del pago masivo. Si el parámetro general Autoriza Pagos Masivos no está activo, esta fecha corresponde a la Fecha de Ingreso. Caso contrario, si el pago tiene estado ‘Ingresado’ (aún no fue autorizado), se mostrará en blanco.

Autorizó: usuario que realizó la autorización del pago masivo. Si el parámetro general Autoriza Pagos Masivos no está activo, el contenido de esta columna será igual al de la columna Ingresó. Caso contrario, si el pago masivo tiene estado ‘Ingresado’ (aún no fue autorizado), se exhibirá en blanco.

Fecha de pago: fecha en la que se realizó la efectivización del pago masivo (emisión de las ordenes de pago). Si el pago aún no fue efectuado, se mostrará en blanco.

Emitió pago: es el usuario que hizo efectivo el pago (emisión de las ordenes de pago). Si el pago aún no se realizó, se exhibirá en blanco.

Mediante este proceso, usted selecciona bajo diferentes opciones (filtros), comprobantes pendientes de pago y comprobantes a cuenta para registrarlos bajo un número identificador (‘Pago masivo’).

El procedimiento es el siguiente:

1. Si está activo el parámetro general Tipo de numeración para pagos masivos, el sistema propone el próximo número a utilizar definido en el proceso Parámetros de Compras. Caso contrario, ingrese un número que no haya sido registrado con anterioridad para otro pago masivo.
2. A continuación, indique la Fecha de ingreso (esta fecha es sugerida por el sistema) y la Fecha estimada de pago (posterior o igual a la fecha de ingreso).
3. Por otra parte, ingrese la moneda y la cotización en las que se realizarán los pagos.
4. En una solapa contigua, usted puede ingresar observaciones relacionadas con el pago.
5. Haga clic en el botón «Agregar comprobantes» para incluir todos los comprobantes que conformarán el pago masivo. Para quitar comprobantes seleccionados de la grilla, elimine el check del comprobante que no desea incluir. (Consulte el ítem Selección de comprobantes para pago masivo).

Al aceptar la operación, se registra en forma automática con el número asignado, el usuario que ingresó el pago masivo y su estado. El sistema propone, automáticamente, imprimir un formulario con su detalle. Si opta por no imprimirlo en ese momento, puede hacerlo desde los procesos Modificación, Autorización y Consulta de pagos masivos.
El pago masivo puede quedar disponible para su posterior pago o bien, su autorización, según el estado del parámetro general Autoriza pagos masivos.
Tenga en cuenta que no es posible cancelar en forma individual desde el proceso Pagos, los comprobantes incluidos en un pago masivo.

Para más información, consulte el ítem Pagos masivos.

Clasificación de Comprobantes: seleccione las clasificaciones que desea incluir, una o varias. Por defecto incluye todas.

Estados del pago masivo

Un pago masivo puede tener los siguientes estados:

Ingresado: es el primer estado posible al confirmar el pago, si en el proceso Parámetros de Compras configuró que Autoriza pagos masivos, dado que es necesaria su posterior autorización antes de generar las ordenes de pago.

Autorizado: el pago masivo toma este estado si fue autorizado a través del proceso Autorización o bien, si el parámetro general Autoriza pagos masivos no está activo (en este caso, el pago masivo nace con este estado).

Parcialmente pagado: el pago masivo queda con este estado cuando al generarse las ordenes de pago de un pago masivo, la operación se interrumpe por algún motivo. En este caso, quedan registradas sólo algunas ordenes de pago y otras, quedan pendientes de registración. De esta manera, el pago masivo puede procesarse en otro momento para culminar la generación de las ordenes de pago pendientes.

Pagado: este estado queda registrado cuando se generan todas las ordenes de pago para el pago masivo.

Selección de comprobantes para pago masivo

Mediante esta opción, usted tiene la posibilidad de elegir facturas con estado ‘Pendiente’ y notas de crédito y notas de débito con estado ‘A cuenta’, de cualquier proveedor y sucursal, para ser incluidos en un pago masivo.
Los comprobantes se presentan ordenados por proveedor y fecha de vencimiento, tomando como inicial la fecha de vencimiento más antigua. Para los comprobantes de débito y crédito se considera la fecha de emisión.
Tenga en cuenta las siguientes restricciones al seleccionar comprobantes para generar un pago masivo:

• No es posible seleccionar un comprobante en forma parcial. Los comprobantes se cancelan por el monto total que figura como pendiente.
• El comprobante seleccionado (con estado ‘Pendiente’ o ‘A cuenta’) no puede estar incluido en otro pago masivo.

Si está activo el parámetro general Requiere autorización para su pago, en esta grilla sólo se visualizan los comprobantes ‘Autorizados’ a pagar. (Para más información, consulte la ayuda del proceso Autorización de comprobantes a pagar.)
Si está activo el parámetro general Permite pagar comprobantes con diferencias, usted podrá incluir en el pago masivo los comprobantes que se encuentren registrados bajo esta condición, caso contrario los mismos podrán ser visualizados (si usted activa el filtro correspondiente), pero no se permitirá la selección e inclusión de los mismos.
En el caso que usted haya utilizado el parámetro Habilitado para pagos masivos en el proceso de Actualización de proveedores, para inhabilitar algunos de ellos, no será posible incluir en este proceso ninguno de sus comprobantes.
La imputación de los comprobantes se realiza en forma automática, en base a los comprobantes seleccionados.

Filtros para la selección de comprobantes:

Los filtros posibles de aplicar para la selección de los comprobantes, son los siguientes:

Por proveedor: indique un rango de proveedores a incluir en la selección; de no indicar rango, se incluirán todos los proveedores habilitados para pagos masivos. Para más información, consulte el parámetro Habilitado para pagos masivos.

Por fecha de emisión: es posible indicar un rango de fechas de emisión de los comprobantes a considerar.

Por fecha de vencimiento: cuando el tipo de comprobante seleccionado es factura, es posible indicar un rango de fechas de vencimiento de las cuotas. Esta selección es excluyente con respecto a la fecha de emisión de comprobantes.

Por importe: permite ingresar un importe mínimo y un importe máximo a contemplar para la visualización de los comprobantes. Indique además, el tipo de moneda para los importes ingresados (corriente o extranjera contable).

Por tipo de comprobante: indique el rango de tipos de comprobante a incluir (‘facturas’, ‘créditos’, ‘débitos’).

Por número de comprobante: siempre que seleccione un único tipo de comprobante, puede definir un rango de números de comprobante.

Facturas con diferencias: permite visualizar los comprobantes con diferencias. Dependiendo el estado del Parámetro general Permite pagar comprobantes con diferencias, usted podrá incluir los comprobantes en el pago masivo. Dichos comprobantes quedarán marcados al momento de efectivizar este pago como si nunca hubieran tenido diferencias.

Por sucursal: indique un rango de sucursales a incluir; caso contrario, se consideran todas las sucursales registradas en el sistema. Este filtro estará activo sólo si el sistema está configurado como Casa Central.

Clasificación de comprobantes: seleccione las clasificaciones que desea incluir, una o varias. Por defecto incluye todas.

Contenido de la grilla de selección de comprobantes:
Todas las columnas pueden ordenarse y agruparse en forma independiente.
Los datos a visualizar en la grilla son los siguientes:

Seleccionado: marque este campo para seleccionar un comprobante en particular. Para afectar toda la grilla, utilice las opciones ‘Seleccionar todos’ o ‘Deseleccionar todos’ del menú.

Sucursal: corresponde a la sucursal de origen desde donde fue ingresado el comprobante. Es posible visualizar esta columna sólo si el sistema está configurado como ‘Casa Central’.

Proveedor: muestra el código de proveedor que emitió el comprobante.

Razón Social: muestra la razón social del proveedor que emitió el comprobante.

Tipo de comprobante: corresponde al tipo de comprobante asociado a cada nota de crédito, nota de débito y factura.

Número de comprobante: letra y número de cada comprobante.

Vencimiento: fecha de la cuota de una factura pendiente de pago.

Moneda: muestra la moneda de origen del comprobante.

Pendiente: exhibe el importe pendiente de la cuota (cuando se trata de una factura) o el importe que queda a cuenta del comprobante (cuando se trata de notas de crédito y notas de débito) en moneda corriente. Esta columna se muestra sumarizada en el pie de la grilla.

Pendiente en unidades: este importe es igual al anterior, pero expresado en moneda extranjera, según la cotización ingresada. Esta columna se muestra sumarizada en el pie de la grilla.

Importe original: es el importe de la cuota de una factura o el importe total del comprobante que se encuentre a cuenta (para débitos y créditos). Siempre se expresa en moneda corriente. Para visualizar este importe, haga clic en el botón de la columna «Pendiente».

Unidades de origen: este importe es igual al anterior pero reexpresado en moneda extranjera, según la cotización ingresada. Para visualizar este importe, haga clic en el botón de la columna «Pendiente en unidades».

Diferencias: informa si una factura tiene diferencias pendientes de resolver con el proveedor y el importe total de éstas.

Fecha de emisión: fecha en la que se dio de alta el comprobante en el sistema.

Contenido del pie de la grilla de selección de comprobantes:
En este sector de la grilla se visualiza la siguiente información:

Seleccionados: cantidad de nuevos comprobantes a incluir en el pago masivo.

A pagar: importe total en moneda corriente de los comprobantes seleccionados.

A pagar en unidades: es el importe total expresado en moneda extranjera, de los comprobantes seleccionados, según la cotización ingresada.

Moneda: indica la moneda seleccionada para el pago masivo y en la que se generarán las ordenes de pago.

Cotización: cotización ingresada para la moneda extranjera.

Comandos de la grilla de selección:
Usted puede realizar las siguientes operaciones:

Seleccionar todos: elija esta opción o presione las teclas <Ctrl + A> para seleccionar en forma automática, todos los comprobantes cargados en la grilla. Usted puede desmarcar, en forma individual, el o los comprobantes que no corresponda considerar.

Deseleccionar todos: al elegir esta opción o al presionar las teclas <Ctrl + D>, se desmarcan todos los comprobantes en la grilla. Usted puede marcar, en forma individual, el o los comprobantes que corresponda considerar.

Restablecer filtros: elimina los filtros indicados en la grilla.

Contenido de la grilla de comprobantes seleccionados

Los datos a visualizar en la grilla del pago masivo son los siguientes:

Seleccionado: muestra todos los comprobantes elegidos a través del botón Agregar Comprobantes. Posiciónese en el comprobante que no desea incluir en el pago masivo y desmárquelo.

Sucursal: corresponde a la sucursal de origen donde fue ingresado el comprobante al sistema. Es posible visualizar esta columna sólo si el sistema está configurado como Casa Central.

Proveedor: muestra el código de proveedor que emitió el comprobante.

Razón social: muestra la razón social del proveedor que emitió el comprobante.

Tipo de comprobante: corresponde al tipo de comprobante asociado a cada nota de crédito, nota de débito y factura.

Número de comprobante: letra y número de cada comprobante.

Vencimiento: fecha de vencimiento de la cuota de una factura pendiente de pago.

Moneda: muestra la moneda de origen del comprobante.

Pendiente: exhibe el importe pendiente de la cuota (cuando se trata de una factura) o el importe que queda a cuenta del comprobante (cuando se trata de notas de crédito y notas de débito). Esta columna se muestra sumarizada en el pie de la grilla.

Pendiente en unidades: este importe es igual al anterior, pero expresado en moneda extranjera, según la cotización ingresada. Esta columna se muestra sumarizada en el pie de la grilla.

Fecha de emisión: fecha en la que se dio de alta el comprobante en el sistema.

Los comprobantes correspondientes a créditos se informan con saldo negativo.

Pie de la grilla de comprobantes seleccionados:
En este sector de la grilla se visualiza la siguiente información:

Seleccionados: cantidad de comprobantes incluidos en el pago masivo.

A pagar: importe total del pago masivo, de acuerdo a los totales pendientes de la selección de comprobantes.

A pagar en unidades: es el importe total del pago masivo expresado en moneda extranjera, según la cotización ingresada.

 

Mediante este proceso, usted visualiza en una grilla, todos los pagos masivos que fueron ingresados / autorizados (según la definición del parámetro general Autoriza pagos masivos) y parcialmente pagados.

Cuenta con opciones de filtros que facilitan la búsqueda de la información.
Si presiona el botón «Actualizar», se cargan en la grilla, todos los pagos masivos que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstos se presentan ordenados por número de pago masivo, tomando como inicial, el más antiguo.
Haga doble clic sobre uno de los pagos masivos de la grilla, para consultar en forma detallada todos los comprobantes que lo conforman.
Para generar las ordenes de pago a todos los proveedores involucrados en el pago masivo, haga un clic en la columna Pagar (presentada como un hipervínculo). Automáticamente, se mostrará la pantalla de Generación del pago masivo, donde visualizará los datos que fueron cargados en el momento de ingresar el pago masivo (moneda en la que se realizarán las ordenes de pago, cotización estipulada, total del pago expresado en moneda corriente y extranjera contable).
El sistema generará una orden de pago por cada proveedor incluido en el pago masivo.
Si posee el módulo Tesorería, puede optar por generar el pago masivo con una misma forma de pago para todo el pago, o utilizando el medio de pago definido para cada proveedor en el proceso Actualización de proveedores. Seleccione Ingresa medio de pago por proveedor para utilizar esta opción.
En el caso de optar por un único medio de pago para toda la operación, usted deberá indicar los datos de fondos generales para el pago masivo.
En el caso de ingresar medios de pago por proveedor, usted deberá indicar los datos particulares, en la grilla de datos de fondos por proveedor.
Una vez que confirma la selección, mediante el comando Aceptar se efectúa el pago masivo. Se genera e imprime una orden de pago para cada proveedor y se actualiza la cuenta corriente. Los comprobantes involucrados quedarán ‘Cancelados’ e ‘Imputados’ y se generarán los movimientos correspondientes en el módulo Tesorería (si se encuentra instalado).
Los cheques emitidos deberá imprimirlos desde el proceso Impresión de cheques del módulo Tesorería.

Seleccione un destino de impresión (‘Impresora’ o ‘Archivo’) para las órdenes de pago

El sistema valida que la fecha de la orden de pago sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería y, posterior a la Fecha de cierre para órdenes de pago definida en el proceso Parámetros de Compras del módulo Compras.

Clasificación: es posible clasificar los pagos, para ello es necesario definir en Clasificación de comprobantes las clasificaciones habilitadas para dicho comprobante. Para activar este parámetro se debe ir a Parámetros de Compras.

En caso de integrar con Contabilidad (Herramientas para integración contable) al momento de generar el pago, se va a generar el asiento contable si el tipo de comprobante y los parámetros contables del módulo Tesorería fueron configurados para ello. Para obtener mayor información sobre la generación del asiento contable, acceda a Imputación contable con Contabilidad.

Filtros para la generación del pago masivo

Los filtros posibles de aplicar para la selección de pagos masivos a generar, son los siguientes:

• Por fecha: elija el tipo de fecha a considerar (fecha de ingreso, fecha estimada de pago o fecha de pago) e ingrese un rango de fechas.
• Por número: permite ingresar un rango de números de pagos masivos.

 

Contenido de la grilla para la generación del pago masivo

En la consulta de pagos masivos, el contenido de la grilla tiene iguales características que las mencionadas en el proceso Modificación de pagos masivos.

Datos de fondos generales para el pago masivo

Utilice esta opción cuando desee utilizar un medio de pago en general para todo el pago masivo.
Si posee el módulo Tesorería, puede indicar como medio de pago, solamente cuentas de tipo ‘Otras’ o de tipo ‘Banco’.
Si en el proceso Parámetros de Compras, usted indicó que edita datos de tesorería, puede cambiar las cuentas de Tesorería propuestas y los datos del cheque (si paga con una cuenta de tipo ‘Banco’). Caso contrario, se considera por defecto, lo definido en el proceso Parámetros de Compras.

En el caso que el Medio de pago habitual elegido sea una cuenta tipo ‘Banco’, es posible optar por emitir cheques. En ese caso, se solicitarán los datos correspondientes a la chequera a utilizar y desde qué número de cheque se comenzará a emitir.
Ingrese la cantidad de días, para que el sistema calcule la fecha de vencimiento del cheque, o bien, puede optar por ingresar directamente la fecha, en tal caso el sistema realizará automáticamente el cálculo de los días de plazo.
El sistema valida que la chequera ingresada esté disponible; que corresponda a la cuenta elegida como Medio de pago habitual y, que tenga cheques en cantidad suficiente como para realizar el pago para todas las órdenes de pago incluidas en el pago masivo. Si usted seleccionó una cuenta bancaria que utiliza cheques diferidos, se validará también, que la fecha de vencimiento de los cheques sea mayor a la fecha de generación del pago.

Grilla de datos de fondos por proveedor

Utilice esta opción cuando desee utilizar los medios de pagos definidos para cada poveedor en el proceso Actualización de proveedores.

Al seleccionar la opción Ingresa medio de pago por proveedor, usted visualizará una grilla que cuenta con un renglón para cada proveedor interviniente en el pago masivo.
Esta grilla muestra los datos de tesorería ingresados para cada proveedor y, en el caso de no estar definidos, toma los datos de tesorería ingresados para Medio de pago habitual en Parámetros de Compras.
Si en el proceso Parámetros de Compras usted indicó que Edita datos de Tesorería, puede cambiar las cuentas de Tesorería propuestas para cada proveedor, y los datos del cheque (si paga con una cuenta de tipo ‘Banco’). Caso contrario, se considera por defecto, lo definido en el proceso Actualización de proveedores, y estos datos sólo podrán ser visualizados, pero no editados.
La grilla esta conformada por las siguientes columnas:

Proveedor y Razón social: indican los datos del proveedor para el que se generará la orden de pago. Estos datos surgen de los comprobantes que conforman el pago masivo y no son editables.

Cuenta a debitar: la columna indica la cuenta principal contra la que se ingresarán contracuentas. Este campo toma por defecto la cuenta principal definida para el proveedor, o la definida en Parámetros de Compras si es que la primera opción no tuviera valor definido. Es posible cambiar la cuenta propuesta por otra cuenta de tipo ‘Otros’.

Medio de pago: esta columna muestra el medio de pago habitual ingresado en el proceso Actualización de proveedores, o el definido en Parámetros de Compras en el caso de que el proveedor no lo tenga definido. Es posible cambiar la cuenta propuesta por otra cuenta de tesorería.

Con cheque: si usted seleccionó una cuenta de tipo «bancos» puede indicar si el pago se realizará con cheque, o solo registrará un movimiento de egreso bancario. En el caso de cuentas bancarias que utilizan cheques diferidos, el pago ‘Con cheque’ será obligatorio.

Chequera: en el caso de haber seleccionado pago ‘Con cheque’ el sistema le propondrá por defecto la primer chequera disponible para la cuenta de bancos elegida.
Podrá seleccionar otra chequera disponible, siempre que tenga el sistema configurado como para editar los datos de tesorería.

Días / Fecha: ingrese la cantidad de días, para que el sistema calcule la fecha de vencimiento del cheque, o bien, puede optar por ingresar directamente la fecha, en tal caso el sistema realizará automáticamente el cálculo de los días de plazo.
Si usted seleccionó una cuenta bancaria que utiliza cheques diferidos, se validará también, que la fecha de vencimiento de los cheques sea mayor a la fecha de generación del pago.

Total pago / Pago en unidades: estas columnas le informan el total de la orden de compra que se generará al proveedor.

Confirme los medios de pagos por proveedor seleccionados, pulsando <F10> o «Aceptar».

Clasificación de comprobantes: seleccione la clasificación que desea para el proveedor.

Movimientos de Tesorería en la generación de pagos masivos

En este momento, el sistema activa directamente el módulo Tesorería para registrar tantos Ingresos de comprobantes de clase 2 (Pagos) como ordenes de pago estén incluidas en el pago masivo.
El sistema permite registrar la forma de pago en cualquier moneda, independientemente de la moneda en la que se haya emitido la factura. En este caso, todas las órdenes de pago se registrarán en la moneda indicada en el pago masivo.
Recuerde que cada cuenta tiene asociada una moneda de expresión, cuya cotización se toma directamente de Tesorería (a excepción de la moneda extranjera que se toma de la orden de pago y no es modificable durante el ingreso de cuentas).
El sistema verifica que se cancele el total del comprobante en su moneda de expresión, siendo la otra moneda una mera reexpresión.
Por ejemplo, si ingresa un pago masivo en moneda corriente, el sistema verificará que se cancele el total de la orden de pago en esa moneda. En caso de existir diferencia de redondeo en la otra moneda, el sistema se encargará de ajustarla durante la grabación del comprobante.

Impresión de Órdenes de Pago

Una vez confirmado el ingreso de datos, el sistema da opción a imprimir la orden de pago, según el formato definido por usted y guardado en el archivo PROV.TYP.
Se proponen como destinos de impresión, las opciones ‘Pantalla’ o ‘Archivo’.

Impresión de cheques

Para imprimir los cheques asignados a un pago masivo, seleccione el proceso Impresión de cheques del módulo Tesorería y, desde el comando Listar, elija la opción ‘Por pago masivo’.
Se solicita el ingreso de un número de pago masivo.
Se emitirán, en forma automática, todos los cheques propios relacionados con el número de pago masivo indicado.

Anulación de una orden de pago

Para anular una orden de pago relacionada a un pago masivo, primero deberá eliminar la imputación de la orden de pago con los comprobantes afectados (desde el proceso Imputación de comprobantes) y luego, proceder a su anulación.
El pago masivo relacionado a la orden de pago no cambiará su estado de ‘Pagado’. Podrá generar una nueva orden de pago a cuenta desde el proceso Pagos y realizar la imputación desde el proceso Imputación de comprobantes.
En caso de integrar con Contabilidad (Herramientas para integración contable) al anular el pago, se va a revertir el asiento contable siempre que el comprobante de pago que se esté anulando haya generado asiento, y el comprobante de reversión del módulo Tesorería esté configurado para que genere asiento.

 

Imputación contable con Contabilidad

 

Desde esta opción usted puede realizar la eliminación de un pago masivo siempre y cuando éste no haya sido pagado (sea en forma total o parcial).

Al invocar este proceso, usted visualiza en una grilla, todos los pagos masivos que fueron ingresados con estado ‘Ingresado’, ‘Autorizado’, ‘Pagados’ y ‘Pagados Parcial’.
Utilice las opciones de filtros, para facilitar la búsqueda de la información.
Si presiona el botón «Actualizar», se cargan en la grilla, todos los pagos masivos que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstos se presentan ordenados por número de pago masivo, tomando como inicial, el más antiguo.
Haga doble clic sobre uno de los pagos masivos de la grilla, para consultar en forma detallada (todos los comprobantes que lo conforman).
Para eliminar un pago masivo, haga clic sobre el hipervínculo Eliminar del pago masivo seleccionado. Si confirma la operación, el pago masivo será borrado de los archivos.
Es posible eliminar pagos masivos con estado ‘Pagado’ o ‘Pagado parcial’ siempre y cuando todas las Ordenes de Pago asociadas a los comprobantes fueron desimputadas y anuladas independientemente. Esta información puede verificarla en la columna «Observaciones» en el detalle de un pago masivo. Si se cumplen estas condiciones, entonces podrá eliminar un pago masivo con estos estados. En el caso de que el pago masivo pagado o pagado parcial no cumpla con las condiciones mencionadas, para eliminarlo, deberá anular primero la generación completa del pago desde el proceso Anulación del pago (donde cambiará su estado a ‘Ingresado’ o ‘Autorizado’, según corresponda), y luego podrá proceder con su eliminación.

Filtros para la eliminación de pagos masivos

Los filtros posibles de aplicar para la selección de pagos masivos son los siguientes:

• Por fecha: seleccione el tipo de fecha (fecha de ingreso o fecha estimada de pago) e indique un rango de fechas a considerar.
• Por número: permite ingresar un rango de números de pagos masivos.
• Por estado de pagos masivos: puede eliminar pagos masivos con estado ‘Ingresado’, ‘Autorizados’, ‘Pagados’ o ‘Pagados parcialmente’ (donde todas las órdenes de pago asociadas fueron desimputadas de los comprobantes y anuladas independientemente).

 

Contenido de la grilla para la eliminación de pagos masivos

En la eliminación de pagos masivos, el contenido de la grilla tiene iguales características que las mencionadas en el proceso Modificación de pagos masivos.

Mediante este proceso, usted puede consultar e imprimir todos los pagos ingresados, en cualquier estado.

Cuenta con opciones de filtros, para facilitar la búsqueda de la información.
Si presiona el botón «Actualizar», se cargan en la grilla, todos los pagos masivos que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstos se presentan ordenados por número de pago masivo, tomando como inicial, el más antiguo.
Haga doble clic sobre uno de los pagos masivos de la grilla, para consultar en forma detallada (todos los comprobantes que lo conforman).
Tenga en cuenta que este proceso es sólo de visualización, es decir, no es posible realizar ningún tipo de modificación ni eliminación.

Filtros para la consulta de pagos masivos

Los filtros posibles de aplicar para la selección de pagos masivos son los siguientes:

• Por estado: es posible indicar el estado de los pagos masivos a visualizar.
• Por fecha: seleccione el tipo de fecha a considerar (fecha de ingreso, fecha estimada de pago o fecha de pago) e ingrese un rango de fechas.
• Por número: permite ingresar un rango de números de pagos masivos.

 

Contenido de la grilla de consulta

En la consulta de pagos masivos, el contenido de la grilla tiene iguales características que las mencionadas en el proceso Modificación de pagos masivos.

Este proceso está disponible sólo si el parámetro general Autoriza pagos masivos está activo. Mediante esta opción, usted puede autorizar y desautorizar pagos masivos.

Cuenta con opciones de filtros para facilitar la búsqueda de los pagos masivos con estado ‘Ingresado’ y con estado ‘Autorizado’.
Al presionar el botón «Actualizar», se cargan en la grilla, todos los pagos masivos que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstos se presentan ordenados por número de pago masivo (tomando como inicial, el más antiguo).
Haga doble clic sobre uno de los pagos masivos de la grilla para consultar o modificar sus datos, agregando o eliminando comprobantes de proveedores.
Luego de modificar un pago masivo, el sistema propondrá imprimirlo.
Para autorizar o desautorizar un pago masivo, haga un clic en el hipervínculo Autorizar o Desautorizar. Los pagos masivos desautorizados se registran nuevamente con el estado ‘Ingresado’.
El sistema solicita siempre su confirmación, tanto para autorizar como para desautorizar pagos masivos.

Filtros para la autorización de pagos masivos

Los filtros posibles de aplicar para la selección de pagos masivos son los siguientes:

• Por fecha: seleccione el tipo de fecha (fecha de ingreso o fecha estimada de pago) e indique un rango de fechas a considerar.
• Por número: permite ingresar un rango de números de pagos masivos.

 

Contenido de la grilla para la autorización

En la autorización de pagos masivos, el contenido de la grilla tiene iguales características que las mencionadas en el proceso Modificación de pagos masivos.

 

Mediante este proceso usted puede realizar la anulación de un pago masivo, siempre y cuando los comprobantes que lo integran no hayan sufrido modificaciones o hayan sido anulados. En la grilla sólo se mostrarán aquellos pagos masivos que fueron pagados y que cumplan con estas condiciones.

Cuenta con opciones de filtros que facilitan la búsqueda de la información.
Si presiona el botón «Actualizar», se cargan en la grilla, todos los pagos masivos que responden al criterio de búsqueda indicado. Éstos se presentan ordenados por número de pago masivo, tomando como inicial, el más antiguo.
Haga doble clic sobre uno de los pagos masivos de la grilla, para consultar en forma detallada (todos los comprobantes que lo conforman).
Una vez que confirma la selección, mediante el botón «Aceptar» se anulará el pago masivo, realizando en forma automática la desimputación de los comprobantes, la anulación de las ordenes de pago y la reversión del comprobante de tesorería.
Los comprobantes involucrados quedarán ‘Pendientes ‘ y/o ‘A cuenta’ según corresponda.
En nuevo estado del pago masivo será ‘Ingresado’ o ‘Autorizado’ (según la definición del parámetro general Autoriza pagos masivos).

Este proceso permite modificar algunos datos de los comprobantes ingresados.

Para todos los tipos de comprobante

• Fecha de emisión. (En el caso de las órdenes de pago, sólo si el comprobante no está imputado.) Para el resto de los comprobantes, siempre que no se encuentre asociado a un pago masivo. Además, si usted definió fechas de cierre para comprobantes de facturación y/o para ordenes de pago, la fecha de emisión será modificable sólo en los casos en que ésta sea posterior a las fechas de cierre definidas. Si se trata de una orden de pago «no imputada», el sistema valida que la fecha del comprobante sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería.
• Observaciones.

 

Para facturas, notas de crédito y notas de débito

Tipo de Transacción:

En documentos con fecha contable posterior al 31/07/2017 podrá modificar los datos correspondientes al tipo de transacción, presionando las teclas <Alt + K>.
El Tipo de transacción de compras se aplica en facturas (exceptuando las facturas de importación), notas de débito y en notas de crédito.

Los valores posibles para el Tipo de transacción de ventas son los siguientes:

La opción 4 – Emisión nota de crédito por vale de máquinas registradora es válida sólo para notas de crédito no electrónicas.

Los valores posibles para el Tipo de transacción de compras son los siguientes:

Datos contables:

Podrá realizar distintas modificaciones si integra con Contabilidad (configuración que se realiza desde Herramientas para integración).

Integración con Contabilidad:

• Código del modelo de asiento.
• Genera asiento: podrá modificarlo si el comprobante no ha sido exportado a Contabilidad.
• Asiento generado: indica si el asiento fue generado y podrá modificarlo si no fue exportado a Contabilidad.
• Imputación de cuentas contables. <Ctrl + F5> – Asiento contable.
• Parametrización contable del proveedor ocasional. Pulse las teclas <Ctrl + F4> para modificar el la cuenta contable del proveedor ocasional. Al confirmar un cambio en la parametrización contable, se abrirá la pantalla del asiento para visualizar como quedará el asiento con los cambios realizados. Podrá acceder a la modificación de la parametrización contable del proveedor ocasional solo si el comprobante tiene asiento generado. En caso que el comprobante se haya exportado a contabilidad, solo podrá ingresar a consultar la parametrización contable.

Estos datos podrá modificarlos según la configuración realizada en Parámetros contables y en caso de utilizar perfiles de facturación, según la configuración realizada en el perfil de facturación de compras.

• Fecha contable. Si usted definió fecha de cierre para la fecha contable de los comprobantes de facturación, esta fecha será modificable sólo en los casos en que sea posterior a la fecha de cierre definida. Por último, si se trata de un comprobante contado, el sistema valida que la fecha contable del comprobante sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería.
• Sector (si el comprobante no es de carga inicial).
• Código de condición de compra (si el comprobante no es de carga inicial).
• Datos del proveedor ocasional. Pulse la tecla <F6> – Proveedor ocasional, para modificar sus datos.
• Apropiaciones por centros de costo. Utilice la tecla <F4> desde la pantalla de imputación contable.

   

  Para facturas

  Si está activo el parámetro general Controla comprobantes con diferencias:

  • Es posible quitar a una factura la indicación de comprobante con diferencia (en este caso, el campo Diferencia se cambia de ‘S’ a ‘N’).
  • También es posible resolver la diferencia en los remitos asociados a la factura, utilizando la tecla función <Ctrl + F9>.

  Para obtener el listado de comprobantes que presentan diferencias, puede dirigirse a la consulta Informe de comprobantes con diferencias de Live.

  Vencimientos

  • Fecha: el sistema valida que la factura no esté asociada a un pago masivo. En ese caso, es necesario que desvincule la factura del pago masivo desde el proceso Modificación de pagos masivos, para luego actualizar la fecha de vencimiento.
  • Importe: el sistema valida que la factura no esté asociada a un pago masivo. En ese caso, es necesario que desvincule la factura del pago masivo desde el proceso Modificación de pagos masivos, para luego actualizar el importe de vencimiento.
  Nota

  La modificación de fechas de vencimiento e importes implica la redistribución del importe aún no cancelado de la factura.

  Información general

  Si bien el tipo de asiento del comprobante puede ser modificado, esta modificación no afectará las imputaciones contables del comprobante ni el detalle de sus apropiaciones por centros de costo generadas en el momento de su ingreso.
  Para modificar los datos del proveedor ocasional pulse <F6>, accediendo a una ventana con los datos del proveedor ocasional del comprobante.
  Para modificar el asiento contable pulse <F4> y accederá a una ventana con el asiento del comprobante, en la que realizará las modificaciones necesarias. Desde esa misma ventana, pulsando <F4> se accederá para su modificación, a la distribución por centros de costo de la cuenta sobre la que se está posicionado.

  Mediante la tecla de función <Ctrl + F8> Otros datos es posible modificar datos del comprobante, tales como Situación IVA, Código No Recuperable y Sucursal SII.
  También, puede consultar si el comprobante se Incluye en el Libro de Compras y, además, el Número Correlativo para el Libro de Compras (si el comprobante está incluido en ese libro).
  La Fecha de aceptación comercial estará disponible sólo si el documento es electrónico y su estado es ‘Pendiente’ (de aceptación comercial), ‘Aceptado’ o ‘Aceptado con discrepancia’.
  Si el documento tributario electrónico está ‘Pendiente’ (de aceptación comercial) e ingresa la Fecha de aceptación comercial, el documento quedará ‘Aceptado’ (comercialmente).

  Comprobantes de conceptos: es posible modificar, agregar o eliminar conceptos del comprobante. El sistema controlará que la suma de los conceptos coincida con el total gravado más el total exento del comprobante.
  Es importante considerar que esta modificación no afectará los totales del comprobante, sino que sólo modificará los informes correspondientes a compras por concepto.

  Los totales del comprobante no pueden ser modificados, de ser necesario se dará de baja el comprobante y se ingresará nuevamente.

  Reimpresión de órdenes de pago: si en el proceso Parámetros de Compras usted indicó que Reimprime órdenes de pago, utilice la tecla de función <Alt + F11> para realizar la reimpresión.
  Esta opción no estará disponible para los comprobantes de carga inicial.

  En el caso que usted modifique algún dato dentro de este proceso, estos cambios no se verán reflejados en la reimpresión de dicho comprobante.
  En el caso que se ingrese una orden de pago a cuenta y luego se le impute a un comprobante, mediante el proceso Imputación de comprobantes no será posible  reimprimir esta orden de pago en función de las imputaciones correspondientes.

  Información contable: si integra con Contabilidad, la información contable que se visualiza es la siguiente: Genera asiento, Modelo de asiento y Transferido (asiento transferido a contabilidad).
  Accediendo al botón «Funciones disponibles» de la barra de herramientas, puede consultar el asiento generado para el comprobante en pantalla.

   

Mediante este proceso usted puede migrar los asientos generados con formato Restô al nuevo formato según un rango de fechas seleccionado.

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

• Si el comprobante tiene el asiento generado en el nuevo formato el proceso de migración elimina este asiento y lo reemplaza con la información generada en formato Restô.
• Si el comprobante no posee generado el asiento en formato Restô el asiento en el nuevo formato queda ‘Sin generar’.
• Si la cuenta contable tiene asociados otros tipos de auxiliares distinto al ‘CCOSTO’, aplica les reglas definidas en el módulo Procesos generales. Si al migrar las apropiaciones o los asientos, la cuenta contable no tiene una regla de apropiaciones asociada, entonces el proceso apropiará todo al Auxiliar / Subauxiliar ‘Sin Asignar’.

Al finalizar el proceso de migración se mostrará un mensaje con la cantidad de asientos migrados correctamente.
En caso de encontrar problemas en el proceso de migración de asientos, se mostrará una grilla con los comprobantes con inconvenientes, detallando en la observación el motivo por el cual no se realizó la migración.

Acceda a este proceso para consultar y listar la información referente a las generaciones de lotes de comprobantes que surgen cada vez que efectúa la exportación de asientos.

Un mismo comprobante con asiento generado de registración o de anulación (comprobante con asiento generado) puede enviarse a Contabilidad tantas veces como sea ejecutado el proceso de exportación, quedando referenciado en distintos y sucesivos lotes de exportación.

Modalidad de selección: elija uno de los siguientes criterios:

• Por número de lote de exportación: en este caso, se solicita el número de lote de exportación a procesar.
• Por datos de la generación o bien: si elige la modalidad ‘Por datos de la generación’, ingrese la fecha, el usuario y/o terminal.
• Aplicar filtro: si opta por esta opción, accede a la búsqueda de lotes contables generados. En este caso no se habilita el botón «Obtener lotes de exportación».

Obtener lotes de exportación: este botón hace disponibles los lotes generados en la exportación de asientos según los parámetros seleccionados.

Grilla de lotes de exportación: esta grilla se completará automáticamente al cliquear el botón «Obtener lotes de exportación». Seleccione los lotes que desea consultar.

Al hacer clic en el botón «Aceptar», se obtienen los detalles de los comprobantes de los lotes seleccionados en la solapa Parámetros. El proceso se posiciona y habilita en forma automática en la solapa Detalle de comprobantes.
Para obtener un reporte de la información consultada, haga clic en el botón «Imprimir» que se encuentra al pie de la pantalla.

Este proceso permite relacionar las facturas existentes en las cuentas corrientes de proveedores, con las órdenes de pago, notas de crédito y notas de débito que estén a cuenta.

El objetivo de esta relación es mantener el control sobre las facturas que fueron pagadas total o parcialmente y aquellas pendientes de ser pagadas.

Desde la pantalla de imputación de comprobantes puede acceder a la consulta Live del comprobante y a la consulta Live del proveedor.
El proceso es «multiproveedor». Esto significa que usted puede seleccionar una serie de comprobantes de varios proveedores y trabajar en forma conjunta con todos ellos.
Tenga en cuenta los siguientes puntos:

• La imputación de comprobantes únicamente funciona para los comprobantes en cuenta corriente, no podrá ser utilizado para facturas cargadas a proveedores ocasionales o compras con condición de pago contado.
• El sistema detecta automáticamente los proveedores cláusula, presentando los saldos en ambas monedas.

Cuando se selecciona la búsqueda por comprobante, podrá definir si visualiza todos aquellos comprobantes que permitan realizar una acción.

 

Seleccionador de comprobantes

Permite elegir un conjunto de comprobantes con los que trabajar.

Visualizar comprobantes seleccionados

Pulse «Ver comprobantes» para visualizar los comprobantes que se procesarán en base a los criterios de selección definidos.
Para volver a los criterios de selección, pulse «Continuar la selección».

Excluir comprobantes de la selección

Para excluir determinados comprobantes del criterio de selección, siga los siguientes pasos:

1. Pulse «Ver comprobantes».
2. Seleccione el o los comprobantes a excluir.
3. Haga doble clic sobre la selección.

Los comprobantes excluidos serán mostrados bajo la condición ‘Comprobantes excluidos’.
Como ejemplo de uso, puede utilizar este procedimiento para seleccionar una factura y visualizar los comprobantes que se le pueden imputar.

Cambiar criterio de búsqueda

Desde esta opción usted podrá modificar la manera de seleccionar la información que trae el sistema. Al hacer clic sobre el botón «Buscar» en su parte superior aparecerá un campo en el que debe ingresar (en forma total o parcial) el dato que se está buscando.
Solamente se habilitarán las opciones cuando el sistema haya encontrado coincidencia con lo buscado.
Cuando haya completado la selección, haga clic en «Aceptar» para pasar a la pantalla de imputación de comprobantes.

Condiciones

El seleccionador trabaja con grupos de condiciones. Cada grupo representa la condición lógica «O», es decir que el seleccionador devuelve los registros que cumplan con al menos uno de los grupos de condición.
Cada grupo de selección está identificado por el icono. A lo sumo, existen dos grupos de condiciones: uno cuando selecciona proveedores en forma individual, y otro cuando los selecciona en base a otro criterio. Dentro de cada grupo, el seleccionador incluirá los diferentes tipos de selección elegidos.
Cada criterio de selección representa la condición lógica «Y»; por ejemplo, cuando selecciona los proveedores pertenecientes a una sucursal específica y que tenga comprobantes generados en un mes en particular.
Si elige más de un valor para un tipo de selección, el seleccionador devolverá los registros que cumplan con al menos uno de los valores seleccionados; por ejemplo, al consultar los proveedores que pertenecen a una sucursal y que hayan generado comprobantes durante el mes de octubre.

 

Pantalla de imputación o desimputación de comprobantes

Esta pantalla permite realizar imputaciones con el resultado de la consulta realizada mediante el seleccionador. Puede hacerlo mediante «drag and drop», o sea, arrastrando con el mouse un comprobante a cuenta, soltándolo sobre una cuota de un comprobante del panel Composición de comprobantes.
Aparecerá una pantalla con dos paneles, a izquierda se mostrará el sector de composición de comprobantes y a la derecha el de comprobantes a cuenta. Usted podrá optar por modificar la disposición de estos paneles a horizontal, quedando arriba el sector de composición de comprobantes y abajo el de comprobantes a cuenta.

Para desimputarlo podrá hacer el camino inverso, arrastrando el comprobante imputado para dejarlo caer en el sector de Comprobantes a cuenta.
También podrá operar sobre esta ventana con las funcionalidades que le brinda el teclado.

Cuando ingresa a la pantalla se activa automáticamente la modalidad de consulta. Es decir, se pueden ver los estados e imputaciones de los comprobantes seleccionados.
En el momento de realizar la imputación o desimputación se habilitarán los botones «Aceptar», «Aceptar y continuar» y «Cancelar». En la barra superior podrá ver el proveedor, el saldo y la moneda del proveedor del comprobante seleccionado.
Cada sector mostrará una serie de columnas relacionadas con el comprobante, desde la opción «Columnas» del botón «Opciones» usted podrá seleccionar las columnas adicionales que desea ver, también relacionadas con el comprobante.

Grilla Composición de comprobantes

En este sector se presentan las facturas con sus cuotas y sus correspondientes imputaciones de notas de crédito, notas de débito y/o órdenes de pago.
Las facturas y sus cuotas podrán tener los siguientes estados:

• No cancelado: la cuota o la factura no tiene ninguna imputación.
• Parcial: la cuota o la factura están imputadas por valores inferiores a su importe total. Es decir, la factura todavía tiene saldo pendiente.
• Cancelado: la cuota o la factura fue imputada completamente, es decir que la factura NO tiene saldo pendiente.
• Pagado: la cuota o la factura fueron imputadas por un importe superior a su importe total (sobrepagado). Esto puede ser debido a un pago en exceso o a que falte realizar la imputación de notas de débito a dicho comprobante.

Grilla Comprobantes a cuenta

En este sector  se presentan las órdenes de pago, notas de débito y notas de crédito con el saldo a cuenta que posee cada comprobante.

 

Imputación y desimputación de comprobantes

Para imputar haga un clic con el mouse sobre el comprobante de la ventana de comprobantes a cuenta que desea imputar, arrástrelo y déjelo caer sobre una cuota de un comprobante de la ventana composición de comprobantes.

Para desimputar podrá hacer el camino inverso arrastrando el comprobante imputado hacia la ventana de comprobantes a cuenta.

Usted podrá imputar los comprobantes a cuenta de las siguientes maneras:

Imputar comprobante a cuenta a una cuota de una factura

La imputación de una nota de crédito o nota de débito a una cuota de una factura puede realizarse mediante el modo drag and drop.
Para ello tome el comprobante a cuenta de la grilla Comprobantes a cuenta, y se arrástrelo sobre la cuota de la factura a la cual desea imputar.

Imputar comprobante a cuenta a una factura

Al soltar el comprobante a cuenta sobre una factura, el proceso de imputación reparte el saldo a cuenta del comprobante, cancelando las cuotas de dicha factura hasta agotar el saldo a cuenta de dicho comprobante, o hasta cancelar todas las cuotas de la factura.

Imputar comprobante a cuenta a un proveedor

Al soltar el comprobante a cuenta sobre un proveedor, el proceso de imputación repartirá el comprobante a cuenta cancelando las cuotas de las facturas de dicho proveedor.
Este proceso seguirá las mismas reglas del proceso de imputación automática que existe en pagos.

Permitir sobrepago

Presione el botón “Sobrepago” antes de imputar sobre una cuota para que se aplique el importe completo de la orden de pago o la nota de crédito sobre dicha cuota, incluso si el importe de la orden de pago es superior al saldo de la cuota.
Si el botón no está presionado se aplicará el importe del comprobante a cuenta hasta alcanzar el saldo de la cuota.
Si lo desea, puede cambiar el importe de la imputación tipeando manualmente el importe. El sistema le permitirá colocar cualquier importe mayor a cero, y hasta el saldo del comprobante a cuenta.

Imputación automática

Este botón realiza una imputación automática de los comprobantes a cuenta, sobre las facturas con cuotas no canceladas o parcialmente canceladas.
Los comprobantes alcanzados por este proceso serán aquellos que fueron obtenidos por el seleccionador y que estén alcanzados por los filtros de composición de comprobantes y de comprobantes a cuenta.
La imputación automática aplicará los comprobantes a cuenta sobre las facturas de forma de cancelarlas, según las mismas reglas de imputación automática parametrizadas para pagos. Las opciones son:

• Imputar a fecha de vencimiento más antiguas.
• Imputar a fecha de vencimiento más nuevas.
• Imputar a fecha de emisión más antiguas.
• Imputar a fecha de emisión más nuevas.

Tenga en cuenta que, al imputar automáticamente, posiblemente alguna orden de pago requiera generar ajustes por diferencias de cambio.

 

Desimputar comprobantes

Si se está haciendo foco sobre una nota de crédito, una nota de débito o una orden de pago que está imputada, al presionar <F2> el comprobante será desimputado y pasará a la ventana de comprobantes a cuenta con el saldo por el cual se encontraba imputado.
Si se está haciendo foco sobre una factura, al hacer clic sobre esta opción se desimputarán todos los comprobantes relacionados a dicha factura. Tenga en cuenta que se desimputarán todas las cuotas de la factura.
El proceso pide confirmación para evitar desimputaciones por error.

Desimputación masiva

Esta opción está habilitada solamente sobre órdenes de pago, notas de crédito y notas de débito que estén imputadas a facturas.
Con esta opción se desimputa el comprobante de todas las facturas que fueron filtradas por el seleccionador de comprobantes donde se encuentre imputado el comprobante.
Tenga en cuenta que la desimputación se efectúa solamente sobre los comprobantes que están incluidos en los filtros. Esto le permite combinar el filtro del seleccionador con, por ejemplo, un rango de fechas o un usuario, para que la desimputación masiva se realice únicamente sobre las imputaciones de ese rango de fecha y las realizadas por un determinado usuario.

 

Cambio de imputación

El proceso permite cambiar la imputación de una cuota a otra cuota. Para ello arrastre la orden de pago, nota de crédito o nota de débito de la cuota donde está imputado, a la cuota donde lo desea imputar.
Puede cambiar la imputación de una cuota a otra cuota de la misma o de otra factura del mismo proveedor.

Botón «Buscar»

Este botón presenta u oculta la barra de búsqueda y filtros, que permite realizar una búsqueda exacta o parcial sobre los comprobantes de la grilla correspondiente.
El cursor se posicionará sobre el primer comprobante donde encuentre el valor solicitado en la búsqueda. Desde el botón «Buscar siguiente» avanzará al siguiente comprobante que coincide con la búsqueda.
Para retroceder en la búsqueda, utilice el botón «Buscar anterior».

Filtros

Dentro de la misma ventana Buscar se presentan las opciones de filtros.
Es importante destacar que los filtros se aplican sobre las facturas, no sobre los comprobantes imputados. Si la factura está dentro del rango del filtro, la misma será presentada en la grilla de composición de comprobantes con todos los comprobantes que tenga imputados.
También existen filtros en la grilla de comprobantes a cuenta. Estos permiten filtrar pagos, notas de crédito y notas de débito.

Botón «Sugiere proveedor»

Con este botón presionado, solamente aparecerán en la grilla de composición de comprobantes aquellas facturas que podrían ser imputadas por el comprobante sobre el que se está haciendo foco en la grilla de comprobantes a cuenta.

Botón «Expandir»

El botón «Expandir» permite comprimir y expandir el árbol en distintos niveles. Con un primer clic comprime todo el árbol de comprobantes dejando a la vista solo los grupos. Un segundo clic deja a la vista sólo los clientes, mientras un tercer clic expande el siguiente nivel dejando ver las facturas, y con otro clic abre las cuotas con los comprobantes imputados a las mismas.

Botón «Opciones»

Con este botón se accede a las siguientes funciones:

• Ficha Live del proveedor: según donde se está haciendo foco, se abre la ficha del proveedor.
• Ficha Live del comprobante: según donde se está haciendo foco, se abre la ficha del comprobante.
• Vistas: cambia la posición de las grillas de composición de comprobantes y comprobantes a cuenta. En vez de verse a izquierda y derecha pasan una arriba y otra abajo.
• Columnas: al presionar esta opción se mostrará una ventana en la que podrá seleccionar o quitar las columnas a ser presentadas en las grillas de comprobantes imputados y en la grilla de comprobantes a cuenta. Las columnas adicionales permitirán tener más información sobre dichos comprobantes, mientras que las básicas no se pueden ocultar ni cambiar, solamente podrá ocultar las columnas de estados.

Referencias

Esta opción presenta una ventana en la que se indican los colores que se utilizan en el proceso de imputación de comprobantes para indicar la acción que se está realizando.

• Fondo Verde: nueva imputación.
• Fondo Amarillo: modificación de importe imputado.
• Fondo Naranja: comprobante desimputado.

Botón «Acciones»

Con este botón se accede a las siguientes funciones:

• Historial de imputaciones: esta opción presenta todas las imputaciones y desimputaciones que a lo largo del tiempo ha tenido la cuota seleccionada.
• Motivo de imputación: luego de realizar la imputación de un comprobante y antes de pulsar <F10> para grabar el cambio, es posible registrar un motivo de imputación. Este es un texto libre que queda vinculado a la imputación. También será posible registrar un motivo de desimputación, para ello tiene que seleccionar el comprobante desimputado y pulsar la opción «Motivo de imputación» para registrar un texto que justifique el motivo de la misma.

 

Parametrización

La funcionalidad de imputación automática utiliza la misma parametrización utilizada en los parámetros de la sección Prioridad para la asignación de comprobantes a pagar disponible en la solapa Pagos de Parámetros de Compra.

 

Preguntas frecuentes

A continuación, encontrará una serie de respuestas a preguntas frecuentes sobre el proceso de imputación de comprobantes.

Necesito ver todas las facturas que tienen alguna cuota que vence en el mes de octubre de 2017. ¿Cómo puedo hacer esta consulta desde imputación de comprobantes?
Para ver los comprobantes que vencen en un rango de fechas haga la siguiente consulta:

Cuando el proceso detecta una cuota que está en ese rango de vencimiento trae la factura completa, con todas sus cuotas, aunque solamente una sola venza en el rango de fechas indicado por la consulta.

En la selección de comprobantes elegí solamente dos facturas y una orden de pago, pero el sistema devuelve comprobantes a cuenta que yo no pedí…
Esto puede suceder porque el proceso de imputación de comprobantes posee una «inteligencia» mediante la cual cuando el usuario selecciona facturas mientras el proceso, busca automáticamente todos los comprobantes a cuenta que podrían imputar dichas facturas y los presenta en la ventana de comprobantes a cuenta.
Por defecto, los filtros se aplican a composición de comprobantes, ya que están configurados de la siguiente manera:

• Composición de comprobantes: activado.
• Comprobantes a cuenta: desactivado.

Si desea que el sistema traiga exactamente los comprobantes seleccionados sin aplicar ninguna inteligencia adicional, debe activar ambas opciones:

• Composición de comprobantes: activado.
• Comprobantes a cuenta: activado.

Necesito imputar una orden de pago que está a cuenta ¿Qué debo hacer para que el sistema presente todas las facturas pendientes en la ventana de composición de comprobantes y sólo esa orden de pago en la ventana de comprobantes a cuenta?
Para que el sistema presente todas las facturas que podrían estar imputadas con una determinada orden de pago, debe hacer una búsqueda por comprobante indicando los datos de la orden de pago buscada.
Además, debe configurar las opciones de filtros de la siguiente manera:

• Composición de comprobantes: desactivado.
• Comprobantes a cuenta: activado.

Al ingresar un proveedor en el seleccionador y una factura del mismo proveedor, el sistema me tendría que traer solamente esa factura, pero aparecieron varios comprobantes…
Si quiere ver sólo una factura, tiene que realizar una búsqueda basada únicamente en los datos de esa factura. Si agrega información del proveedor, el seleccionador entenderá que quiere la factura indicada y además todos los comprobantes de ese proveedor sin importar que esa factura pertenezca o no al proveedor, ya que proveedores y comprobantes no se filtran entre sí.

Habitualmente tengo que imputar todas las órdenes de pago a cuenta de todos los proveedores, y me gustaría hacerlo de una manera más rápida. ¿Cómo hago para no tener que imputar las órdenes de pago una por una en cada proveedor como hacía en la versión anterior?
Usted podrá imputar todos los comprobantes pendientes siguiendo este procedimiento:

1. En el Seleccionador, elija la opción Todos los pendientes y pulse <F10>.
2. En la ventana de imputaciones, presione el botón «Imputación automática» para que el sistema se encargue de realizar la imputación de todos los comprobantes a cuenta a todas las cuotas de facturas que estén pendientes.
3. Tenga en cuenta que la selección de Todos los pendientes traerá todas las notas de crédito y débito que estén sin imputar, además de las órdenes de pago. Si quiere imputar solamente las órdenes de pago y omitir las notas de crédito y débito, en la opción Tipo de comprobante de la ventana de Buscar de Comprobantes a cuenta, utilice el filtro ‘Orden de pago’.
4. Finalmente, pulse el botón «Aceptar».

Quiero que el seleccionador de comprobantes traiga todas las facturas pendientes de un proveedor, pero tengo que excluir 2 facturas que no debo imputarlas. ¿Existe alguna manera de seleccionar el proveedor y excluir esas dos facturas?
Es posible excluir comprobantes de una selección, para ello haga una selección de la manera habitual. antes de aceptar pulse el link «Ver comprobantes >>», allí se presentarán todos los comprobantes que fueron seleccionados. Al volver al seleccionador observe que apareció una nueva condición de búsqueda llamada Comprobantes excluidos, allí podrá cargar la lista de comprobantes que serán excluidos de los resultados.

 

Este asistente le brinda la posibilidad de generar masivamente comprobantes de ajuste por diferencias de cambio y/o cancelaciones de saldos.

Al invocar este proceso, usted podrá…

• Generar comprobantes de ajuste por diferencias de cambio o cancelación de saldos según las fechas ingresadas.
• Generar los ajustes para todos los comprobantes pendientes que requieran generar algún ajuste (opción ‘Todos los pendientes’) o seleccionar, mediante distintos filtros, los comprobantes a tener en cuenta en el proceso (opción ‘Según selección’).
• Decidir si desea generar ajustes únicamente en notas de débito, solamente en notas de crédito o si desea generar ambas.
• Desde la opción ‘Según selección’ podrá seleccionar un comprobante en forma individual o según un rango de fechas, las que podrán ser de emisión, de vencimiento, de pago o contables.
• Desde el seleccionador de proveedores podrá refinar la búsqueda de comprobantes según una combinación de atributos.
• Para la opción ‘Cancelación de saldos’ debe indicar los importes máximos a cancelar en moneda local y en moneda extranjera. (*)

(*) Luego de cancelar saldos en moneda extranjera es recomendable ejecutar el proceso de generación de ajustes por diferencias de cambio, para que las cuotas canceladas en moneda extranjera también queden canceladas en moneda local.

Usted podrá elegir las facturas a ser consideradas mediante diversos filtros para su selección. A dichas facturas se les generarán e imputarán los comprobantes de ajustes que correspondan en cada caso. Tenga en cuenta que para poder utilizar estas opciones debe tener habilitado el permiso correspondiente.

 

Ajustes por diferencias de cambio

Este proceso tiene en cuenta las facturas recibidas y pagadas a proveedores cláusula cuando tengan diferente cotización de moneda extranjera entre el momento de la facturación y el momento del pago.
Si un ajuste por diferencia de cambio anterior fue eliminado por desimputación o anulación, este proceso volverá a calcular e imputar el correspondiente ajuste, dejando cancelado el saldo en pesos del comprobante.

 

Ajustes por cancelación de saldos menores a un importe deseado

Este proceso permite cancelar el saldo de cuotas de facturas menores a un importe determinado.
Por ejemplo, es posible utilizarlo para cancelar el saldo de cuotas que están pendientes por un monto pequeño y que no será reclamado por el proveedor.

 

¿Cómo utilizar este proceso?

Siga los siguientes pasos:

1. Seleccione una de las siguientes opciones:
   1. Diferencias de cambio.
   2. Cancelación de saldos de cuentas corriente.
2. Pulse «Siguiente».
3. En la pantalla de selección de facturas, ingrese las fechas con las que se grabarán los comprobantes.
   Elija si desea generar ajustes sobre una selección o sobre todos los pendientes.
   También deberá elegir si generara sólo ajustes de crédito, sólo ajustes de débito, o ambos.
   Si seleccionó ‘Cancelación de saldos de cuenta corriente’ también será obligatorio que ingrese los importes máximos a cancelar en moneda local y extranjera y la cotización con la que se grabarán los comprobantes.
   Por defecto se visualizará la última cotización cargada en Procesos generales.
4. Si en el punto anterior eligió la opción ‘Según selección’ se habilitarán las solapas superiores: Datos de comprobantes y Proveedores. Desde allí podrá mejorar la búsqueda seleccionando rango de fechas y un proveedor específico. Tenga en cuenta que todas las propiedades de búsquedas definidas en estos filtros se suman entre sí.
5. Pulse «Siguiente».
6. Aparecerá una grilla indicando los comprobantes / cuotas seleccionados con el correspondiente ajuste a ser generado e imputado. Deseleccione el o los registros sobre los que no desea generar ajuste alguno.
7. Pulse el botón «Generar» para generar los comprobantes de ajustes.
8. Luego de generar e imputar los comprobantes, el proceso presentará una grilla con los comprobantes generados. (*)

(*) Para generar menor cantidad de comprobantes, el sistema agrupa los ajustes a realizar dentro de una misma factura. Por ejemplo; si usted estaba cancelando el saldo de varias cuotas de una misma factura, el proceso generará una sola nota de crédito que será imputada a todas las cuotas que fueron canceladas.

Al finalizar el proceso, puede consultar los comprobantes generados desde las consultas Live de Compras / Facturación:

• Detalle de comprobantes.
• Resumen.

 

Este proceso genera o regenera los asientos de los comprobantes de compras, para un determinado rango de fechas.

Si definió auxiliares contables con apropiaciones porcentuales, se genera la distribución de los importes de cada cuenta con movimientos. Para distribuir los importes en cada auxiliar contable, se tendrán en cuenta las apropiaciones asociadas a cada proveedor, a cada modelo de asiento y/o a cada cuenta contable.

Generación de asientos contables de comprobantes

La generación de asientos contables de Compras es particular al módulo, a fin de obtener un subdiario de Compras, previo a la exportación de asientos al módulo Contabilidad.
De esta manera, será posible generar listados de revisión antes de transferir los asientos al módulo contable.
Si usted genera asiento con el ingreso del comprobante, al finalizar el ingreso del comprobante, el asiento queda generado. En caso contario, los comprobantes quedarán sin asiento generado.
La generación de asientos contables de Compras permite generar asientos de comprobantes con asiento generado o con asiento exportado a contabilidad, en ese caso se perderán los cambios realizados manualmente en el momento del ingreso del comprobante o desde la modificación de comprobantes.
Desde el proceso Exportación de asientos contables de Compras se transfieren los asientos a Contabilidad, pudiendo exportar asientos en forma individual por comprobante, o resumidos por fecha, por modelo de asiento o por resumen general.

Consideraciones para la generación de asientos

Con respecto a la generación de las cuentas contables:

• Al generar los asientos contables, el sistema tomará el modelo de asiento asociado al comprobante. Si en ese modelo alguna de las cuentas tiene activado el parámetro ‘Reemplaza’, se tomará la cuenta particular asignada al proveedor o a los artículos o conceptos según el tipo contable del módulo de asiento.
• Si no se reemplaza cuentas, o el proveedor, los artículos o conceptos no tienen definida una cuenta particular, se tomará la cuenta contable del modelo. Se priorizará el detalle de las cuentas contables del proveedor. artículos o conceptos sobre el modelo de asiento general definido.

Con respecto a la generación de auxiliares contables:

• Al generar los asientos contables, se tomarán las apropiaciones del modelo de asiento asociado al comprobante. Si en el modelo alguna de las cuentas tiene activado el parámetro ‘Reemplaza’, se tomarán los auxiliares contables asociados al proveedor o los artículos o conceptos.
• Si no se reemplaza cuentas en el modelo de asiento, o el proveedor, los artículos o conceptos no tienen definidos los auxiliares, se tomará la definición de auxiliares asociadas en el módulo Procesos Generales en el proceso de Actualización individual de auxiliares contables, en la que se relaciona la cuenta contable con los tipos de auxiliares y con las reglas de apropiación.

Consideraciones generales:

• Antes de generar los asientos contables, revise los Modelos de asientos de Activo Fijo asociados a los comprobantes.
• Complete las cuentas contables y auxiliares contables con los proveedores, artículos o conceptos, si el modelo permite el reemplazo de cuentas.
• Si genera asiento con el ingreso del comprobante, y usted modificó el asiento en el momento de ingresar el comprobante, al regenerar el asiento desde este proceso perderá los cambios realizados manualmente.
• Si algunos de los tipos de auxiliares valida apropiación total, y no tiene una regla manual o automática definida que apropie el 100% deberá reasignar el importe asignado al auxiliar ‘Sin Asignar’. Si usted no desea completar en forma obligatoria el tipo de auxiliar deberá acceder al proceso Actualización individual de auxiliares contables y configurar que no valide apropiación total.

 

Parámetros

Criterios de selección: elija una de las siguientes modalidades para la selección de los comprobantes:

• Por fecha de emisión.
• Por fecha contable.

Según el criterio elegido, se solicita el ingreso de rango de fechas a considerar. Por defecto se propone el mes actual.

Comprobantes a procesar: puede seleccionar entre las siguientes opciones: ‘Sin generar’, ‘Generados’ y ‘Exportados’. Por defecto está seleccionada la opción ‘Sin generar’.

Visualiza comprobantes a procesar: en caso de tildar esta opción, antes de generar los asientos contables, se abrirá una grilla donde se muestran los comprobantes a procesar. Una vez en la grilla podrá destildar aquellos comprobantes para los cuales no desee generar asiento.
En caso de no tildar la opción Visualiza comprobantes a procesar, la grilla no se abrirá y se generarán los asientos para todos los comprobantes comprendidos dentro de los parámetros de selección.

 

Tipos de comprobantes

Tipo de comprobante: por defecto, se consideran todos los tipos de comprobantes que permite el sistema, pero será posible elegir un tipo de comprobante en particular.

Tipos de comprobante y Tipos de comprobante a procesar: por defecto, se consideran todos los tipos de comprobantes.

Utilice los botones de selección para cambiar los tipos de comprobantes a procesar.

 

Modelo de asientos

Modelos de asientos y Modelos de asientos a procesar: por defecto, se consideran todos los modelos de asientos.

Utilice los botones de selección para cambiar los modelos de asientos a procesar.

 

Configuración automática

Si usted desea automatizar este proceso, vaya a la opción Generación de asientos del módulo Procesos generales.

Este asistente lo ayudará a generar la información de asientos contables y de apropiaciones auxiliares para el módulo Contabilidad a partir de los asientos generados para cada comprobante de Compras existente (es decir, de los asientos de compras individuales de cada comprobante con asiento generado) que se generaron según el proceso Generación de asientos contables o con la ingreso del comprobante.

Parámetros y fechas a procesar

Destino para la generación de asientos contables: los asientos contables se podrán generar en forma directa en la ‘Base de datos actual’ si posee el módulo Contabilidad o bien, en ‘Otra base de datos’ mediante la generación de xml.

Importa asientos en la moneda de ingreso: este parámetro se habilita sólo para los comprobantes de facturación. En caso de ser activado si ingresa comprobantes en moneda Corriente se importarán a Contabilidad en moneda corriente, en cambio, si se ingresa comprobantes en moneda extranjera se importarán a Contabilidad en moneda extranjera contable habitual.
Por defecto este parámetro está inactivo.

Criterios de selección de fechas: elija una de las siguientes modalidades para la selección de los comprobantes:

• Por fecha de emisión.
• Por fecha contable.

Fechas a procesar: seleccione el rango de fechas para filtrar los comprobantes. Por defecto se propone el mes actual.
Según el criterio elegido, se solicita el ingreso de rango de fechas a considerar.

 

Asientos

Tipo de generación: elija un criterio de procesamiento de los comprobantes seleccionados. Las opciones son: ‘Comprobante’, ‘Modelo de asiento’, ‘Fecha’ o ‘Resumen general’. Por defecto se propone agrupar por ‘Modelo de asiento’.

• Comprobante: esta opción genera un asiento por cada comprobante seleccionado, uno para el asiento del ingreso del comprobante y otro para el asiento de anulación del comprobante.
• Modelo de asiento: esta opción agrupa los asientos por modelo de asiento de los comprobantes seleccionados y para una fecha ingresada
• Fecha: esta opción agrupa los asientos por fecha primero y luego por modelo de asiento de los comprobantes seleccionados
• Resumen general: esta opción agrupa en un solo asiento todos los comprobantes seleccionados. Debe ingresar la fecha del asiento a generar, el tipo de asiento y la glosa del encabezado del asiento.

Utiliza datos del comprobante para el concepto del asiento: este parámetro se habilita cuando la modalidad de generación es por ‘Comprobante’. Al activar esta opción se asigna como concepto del asiento el código de proveedor, y el tipo y número del comprobante. Caso contrario toma la glosa del modelo de asiento.

Fecha de asiento: si la modalidad de generación es por ‘Modelo de asientos’ o por ‘Resumen general’ se habilita este campo para que ingrese en forma manual la fecha del asiento a generar. Por defecto se propone la fecha hasta del rengo de fechas a procesar.

Tipo de asiento: si eligió la opción ‘Resumen general’, ingrese el tipo de asiento a considerar. Es un valor obligatorio.
Si usted integra con el módulo Contabilidad el sistema crea un tipo de asiento genérico para el módulo. Por ejemplo: Tipo de asiento ‘CP’, ‘Asientos de Compras’.

Concepto de asiento: si eligió la opción ‘Resumen general’, ingrese la glosa del encabezado del asiento a considerar. Es un valor obligatorio.

Usted puede ingresar un valor manualmente, o seleccionar alguna de las glosas asociadas al tipo de asiento. Para automatizar esta selección puede definir una glosa por defecto para el tipo de asiento. Esta agrupación podrá ser utilizada desde el módulo Contabilidad para utilizarla como filtro de listados y/o procesos.

 

Comprobantes y filtros adicionales

Comprobantes a procesar con asiento: indique si procesa los comprobantes con asiento generado que están pendientes de exportar, y/o si procesa los comprobantes con asientos ya exportados anteriormente.
Por defecto está activa la opción ‘Generado’. Es un valor obligatorio.

Aplica filtros adicionales: por defecto este parámetro se encuentra desactivado. Si se activa usted puede acceder a los filtros adicionales para aplicar otros filtros sobre los comprobantes a procesar.

En la solapa Tipo de comprobante tiene dos opciones, ‘Por comprobante’ o ‘Por tipo de comprobante’. Por defecto aparece seleccionada la opción por tipo de comprobante.

• Por comprobante: se podrá seleccionar un tipo de comprobante y además deberá ingresar un rango de números de comprobantes.
• Por tipo de comprobante: aparecen los todos los tipos de comprobantes y los tipos de comprobantes a procesar, por defecto se asignan todos los tipos de comprobantes. Utilice los botones de selección para cambiar los tipos de comprobantes a procesar.

 

Modelos de asientos

Modelos de asientos y Modelos de asientos a procesar: por defecto, se consideran todos los modelos de asientos. Utilice los botones de selección para cambiar los modelos de asientos a procesar.

 

Información a mostrar

Visualiza asientos exportados: si activa esta opción, se exhibe un reporte de control con la información correspondiente a los asientos generados.

Visualiza comprobantes sin asiento generado: si activa esta opción, se exhibe en una grilla la información correspondiente a los comprobantes pendientes de generar asiento.

 

Archivo XML

A continuación se explican los parámetros necesarios para la generación del archivo XML para el intercambio con ‘Otra base de datos’. Tenga en cuenta que los mismos no aparecerán si en Destino para la generación de asientos contables usted eligió la opción ‘Base de datos actual’.

Destino de la exportación: seleccione al menos un destino de exportación. Las opciones posibles son: ‘Archivo fijo’, ‘Enviar a carpeta ftp’ o ‘Enviar por Tangonet’. Por defecto está activo el destino ‘Archivo fijo’.

• Archivo fijo: desde el botón «Examinar» ingrese el directorio en que se grabará el archivo a generar.
• Enviar a carpeta ftp: seleccione esta opción si utiliza la transferencia de archivos entre sistemas. Ingrese el directorio, el usuario y la contraseña donde se grabará el archivo a generar.
• Tangonet: seleccione este último destino si utiliza la transferencia automática de datos entre sus distintas soluciones Restô. Para adquirir esta herramienta, póngase en contacto con su proveedor habitual de software.

Envía duplicado por correo electrónico: si activa esta opción, podrá enviar vía e-mail, una copia del archivo generado.

Comprime los archivos XML generados: tilde esta opción para generar la información en formato comprimido.

Nombre del archivo ZIP: si está activo el parámetro anterior, ingrese un nombre de archivo ZIP a generar. Se propone por defecto, el nombre Asientos_CP.zip, pero será posible cambiarlo.

Protegido con contraseña: tilde esta opción si prefiere proteger el archivo ZIP con una contraseña.

Contraseña y Confirmación: si el archivo a importar se protegerá con una contraseña, el sistema solicitará el ingreso de estos datos.

 

Resultados del proceso

Si usted realiza la exportación en forma directa en la ‘Base de datos actual’, en caso de existir asientos que no cumplan con las validaciones para la importación en Contabilidad, el sistema anulará el lote, dejando los asientos de los comprobantes en estado ‘Generado’. Si existen comprobantes que ya hayan sido importados en un asiento a Contabilidad, conservarán su estado como ‘Exportado’.
Al terminar el proceso aparecerá una grilla con todos los asientos importados y/o con todos los asientos rechazados con el motivo de rechazo, diferenciándose entre los asientos que generan rechazo del lote, y los asientos rechazados que no afectan a la generación del mismo. Haga doble clic sobre un asiento importado para acceder al asiento de Contabilidad.

 

Configuración automática

Si usted desea automatizar este proceso, vaya a la opción Exportación de asientos del módulo Procesos generales.

 

Mediante este proceso es posible eliminar los asientos contables de Compras.

 

Parámetros

Criterios de selección: elija una de las siguientes modalidades para la selección de los comprobantes:

• Por fecha de emisión.
• Por fecha contable.

Según el criterio elegido, se solicita el ingreso de rango de fechas a considerar. Por defecto se propone el mes actual.

Comprobantes a procesar: usted podrá seleccionar entre las siguiente opciones: ‘Generados’ y ‘Exportados’.
Por defecto está seleccionada la opción ‘Generados’.

Obtener comprobantes: este botón obtiene los comprobantes del rango de fechas solicitado. teniendo en cuenta también el resto de los parámetros seleccionados.

Grilla de comprobantes: esta grilla se completa automáticamente al cliquear el botón «Obtener comprobantes».
Dentro de la grilla puede utilizar el botón derecho del mouse para desmarcar todos los comprobantes en caso de necesitar hacer una selección individual.

 

Tipos de comprobantes

Tipo de comprobante: por defecto, se consideran todos los tipos de comprobantes que permite el sistema, pero será posible elegir un tipo de comprobante en particular.

Tipos de comprobante y Tipos de comprobante a procesar: por defecto, se consideran todos los tipos de comprobantes.

Utilice los botones de selección para cambiar los tipos de comprobantes a procesar.

 

Modelo de asientos

Modelos de asientos y Modelos de asientos a procesar: por defecto, se consideran todos los modelos de asientos.

Utilice los botones de selección para cambiar los modelos de asientos a procesar.

Este proceso permite modificar las fechas de vencimiento de los documentos entregados a un determinado proveedor, que no hayan sido cancelados.

Al ingresar el Código de proveedor, se muestran en pantalla todos los documentos de ese proveedor que no se encuentran cancelados.
Usted estará habilitado para modificar las fechas de vencimiento de esos documentos.

Permite ingresar el pago de un documento previamente generado.

Cuando la forma de pago de una operación incluye documentos, se genera un movimiento acreedor en la cuenta documentos del proveedor.
Cuando se cancela un documento, esa cancelación debe ser ingresada para generar el movimiento deudor correspondiente.
Ingresando el Código del proveedor podrá visualizar todos aquellos documentos entregados al proveedor que aún no han sido cancelados.
Mediante la barra espaciadora, seleccione el documento a cancelar y luego, pulse <Enter>. Aparecerá una pantalla para el ingreso del movimiento de tesorería correspondiente, con la finalidad de registrar en el módulo Tesorería el pago realizado.
En este momento, el sistema se posiciona directamente en el módulo Tesorería para registrar un «Ingreso de Comprobantes» de clase 2 (Pagos).
Si se han definido perfiles para pagos, seleccione el perfil a aplicar para el ingreso del movimiento.
El sistema valida que la fecha del comprobante sea posterior a la Fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros de Tesorería. Las especificaciones de este ingreso se encuentran detalladas en el manual del módulo Tesorería.
El tipo de comprobante debe ser uno de los definidos por usted en ese módulo.
En este caso, el sistema permite cancelar los documentos en cualquier moneda, independientemente de la moneda con la que se emitió el documento. Si usted no posee el módulo Tesorería, no tendrá acceso a esta pantalla.
Por otra parte, si en el módulo Tesorería está activo el parámetro general Asigna subestados a cheques de terceros y la operación incluye cheques, se asignará automáticamente a cada uno de los cheques el subestado definido por defecto y se actualizará su historial. Para más información, consulte el proceso Parámetros de Tesorería.
Una vez finalizado el ingreso de datos, pulsando la tecla <F10> aparecerá en pantalla un mensaje que confirma la cancelación realizada. Opcionalmente, es posible emitir el comprobante de cancelación con el modelo CANC.TYP, definido a través del proceso Formularios.
En caso de integrar con Contabilidad (Herramientas para integración contable) al momento de generar el comprobante, se generará el asiento contable si el tipo de comprobante y los parámetros contables del módulo Tesorería fueron configurados para ello. Para obtener mayor información sobre la generación del asiento contable, acceda a Imputación contable con Contabilidad.

 

Imputación contable con Contabilidad

Este proceso recalcula los saldos de la cuenta corriente y cuenta documentos de cada proveedor en base a los movimientos existentes.

Ejecute este proceso con posterioridad al de Reconstrucción de estados.
Se presentan dos opciones con respecto a la fecha a tener en cuenta para el recálculo del saldo inicial o anterior de cada proveedor:

1. Respetar para cada proveedor la fecha que actualmente tiene asignada, es decir, la fecha de composición inicial de saldos o la del último cierre realizado.
2. Ingresar una fecha general que será utilizada para todos los proveedores. En este caso, todos los comprobantes con fecha anterior o igual a la indicada compondrán el saldo anterior de cada proveedor.

Cabe aclarar que este proceso podrá utilizarse también en caso de haber realizado cierres de cuentas corrientes y desear revertir la situación; modificando las fechas iniciales o de cierre de los proveedores hacia atrás, permitiendo de este modo procesar información atrasada.

Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los movimientos de cuentas corrientes y facturación.

El proceso almacena en el archivo «histórico» todos aquellos movimientos de cuentas corrientes que ya han sido cancelados, con la finalidad de acelerar el acceso a los archivos. Es recomendable ejecutar este proceso una vez realizado el cierre periódico de cuentas corrientes.

Los movimientos de cuenta corriente que «pasan a histórico» permanecerán almacenados para consultas durante tres años. No ocurre lo mismo con los renglones de los comprobantes de facturación, que son eliminados al generar el pasaje a histórico.
Para realizar el pasaje, ingrese el rango de fechas y el rango de proveedores a procesar, pudiendo seleccionar opcionalmente el pasaje de comprobantes de proveedores ocasionales.
Una factura pasará al archivo histórico si se cumplen las siguientes condiciones:

• La factura debe estar cancelada (‘ESTADO = CAN’).
• Las fechas de todos los comprobantes imputados deben estar incluidas en el rango de fechas a pasar a histórico.
• Las fechas de las cuotas de todos los comprobantes deben ser anteriores o iguales al último cierre de cuenta corriente.
• Las facturas, créditos y débitos que sean de condición contado.

Debido a estas condiciones, pueden mantenerse movimientos en los archivos «actuales», aunque ya hayan sido cancelados.
Tenga en cuenta que los movimientos que «pasan a histórico» no son incluidos en ninguno de los informes emitidos por el sistema. Por lo tanto, es aconsejable ejecutar el proceso Pasaje a histórico una vez listada toda la información del período en curso.
Las apropiaciones por centros de costo de los comprobantes pasados a histórico son eliminadas del archivo maestro de apropiaciones por movimiento, no quedando registro de éstas.

Si desea contar con el detalle de todos los comprobantes en el Análisis Multidimensional, recuerde generar o actualizar las tablas correspondientes antes de realizar este pasaje. Si está activo el parámetro general Requiere autorización, se depura el archivo de auditoría de autorizaciones de comprobantes. Para más información, vea Autorización de comprobantes a pagar.

Este proceso analiza la consistencia de fechas de vencimiento, imputación de comprobantes y el estado de cada comprobante, realizando las correcciones necesarias.

Reconstruye los estados de los comprobantes en función de las imputaciones.

Este proceso es de utilidad cuando, por algún motivo, se necesita asignar o cambiar la clasificación con la que están registrados los comprobantes. Usted podrá reclasificar o eliminar clasificaciones de comprobantes ya registrados.

Podrá reclasificar comprobantes por diferentes criterios.

Reemplaza clasificación: con esta opción podrá reemplazar o eliminar una clasificación asignada previamente en los comprobantes (reemplazar una clasificación que ya no utilice). Debe indicar el código de clasificación que desea reemplazar.

Nueva clasificación: indique aquí la nueva clasificación que desee asignar en los comprobantes. Para eliminar clasificaciones existentes, deje este campo en blanco.

Aplica clasificación a: es posible reclasificar una parte del comprobante o todo. O sea, puede reclasificar el encabezado y/o renglones del comprobante.

Selección de comprobantes: puede seleccionar algún tipo de comprobante en particular para aplicar la nueva clasificación. En caso de seleccionar un solo comprobante podrá indicar el rango de números de comprobantes a tener en cuenta.

En el caso de Facturas podrá indicar la fecha de emisión o la fecha contable de las mismas.

Si selecciona cualquier comprobante, podrá indicar uno o varios tipos de comprobantes y su rango de numeración.

Fecha: usted puede considerar un rango de fechas en particular. En caso que la nueva clasificación tenga una vigencia, solamente se reclasificarán aquellos comprobantes con fecha de emisión o contable (para facturas) dentro del rango de vigencia de la clasificación.

Incluye comprobantes anulados: active este parámetro si desea considerar en la reclasificación los comprobantes con estado ‘Anulado’.

Incluye comprobantes exportados: seleccione esta opción si desea considerar para la reclasificación, aquellos comprobantes con estado ‘Exportado’. Cuenta con esta opción para ordenes de compra.

Los comprobantes serán reclasificados con la nueva clasificación siempre que la misma esté habilitada en dicho comprobante. Para más información consulte el proceso Clasificación de comprobantes.

Este proceso permite eliminar de los archivos todas aquellas solicitudes de compra que se encuentren ‘Cerradas’, ‘Cumplidas’, o ‘Anuladas’.

Tilde la opción ‘Depura las solicitudes desautorizadas’, si desea incluir en la depuración las solicitudes con dicho estado.
Se ingresará un rango de fechas de emisión para seleccionar las solicitudes de compra a depurar.
Una vez ejecutado este proceso, las solicitudes de compra eliminadas no podrán ser consultadas en el sistema.

Este proceso depura las tablas donde se guarda la auditoría de los comprobantes que se han dado de baja, tarea que se realiza desde la opción de menú Baja de comprobantes.

Seleccione el rango de fechas y los tipos de comprobantes para los cuales desea depurar la auditoría de baja de comprobantes. Los tipos de comprobantes a seleccionar son de facturación (incluye facturas, notas de débito y crédito) o guías de despacho.

 

Este proceso permite eliminar de los archivos todas aquellas órdenes de compra que se encuentren ‘Cerradas’, ‘Cumplidas’ y ‘Anuladas’, con el objetivo de liberar espacio en el sistema.

Para proceder debe completar necesariamente el campo rango de fechas (desde/hasta) a incluir en la depuración, y opcionalmente activar alguno de los siguientes parámetros:

1. Respecto del historial de autorizaciones de órdenes de compra;
   El parámetro Depurar historial de autorización de órdenes de compra permite eliminar todo registro de las órdenes de compra emitidas en el sistema independientemente de su estado.
2. Respecto a órdenes de compra que ya fueron exportadas;
   El parámetro Depurar órdenes de compra ya exportadas permite eliminar todo registro de las órdenes de compra del sistema que ya fueron exportadas previamente a través del módulo Central.
   Al activar este parámetro se visualiza en la pantalla el filtro de condiciones: ‘Exportado – Igual – Sí’.

Posteriormente debe aplicar una condición para filtrar los registros a depurar, siendo sus opciones ‘Todos’, ‘Definido por usuario’, ‘Orden de compra’, ‘Clasificación de comprobantes’, ‘Comprador’, ‘Condición de compra’, ‘Estado’, ‘Lista de precios’, ‘Moneda’, ‘Proveedor’, ‘Sucursal’ y ‘Talonario’) .

Este proceso realiza el cierre periódico de cuentas corrientes.

Ingrese la Fecha de cierre, la que debe ser anterior o igual a la del día y posterior o igual a la fecha del último cierre o composición inicial de saldos.

Es importante tener en cuenta que, al realizar un cierre, el sistema almacena la fecha del cierre como fecha inicial del siguiente balance.
A consecuencia de ello, no podrán registrarse comprobantes con fecha igual o anterior a la fecha de cierre.
Es conveniente ejecutar este proceso luego de haber analizado los balances.
Seleccionando la opción Cerrar, se realizará automáticamente el cierre periódico de cuentas corrientes.

Este proceso permite emitir los balances de cuentas corrientes, verificando la composición de saldos de cada proveedor.

Es necesario ejecutar este proceso antes de realizar un cierre de período, y también puede utilizarse periódicamente para realizar un control.
La verificación de saldos implica tomar el saldo de cada proveedor a la fecha del cierre anterior, y aplicarle todos los movimientos del período actual, con la finalidad de verificar que el saldo actual sea correcto. Si surge una diferencia, será informada en el listado de balance.
En el caso de no existir cierre anterior, la fecha inicial del saldo será la correspondiente a la composición inicial de saldos del proveedor o en su defecto, la fecha de alta del proveedor.
Eventualmente, puede surgir una diferencia como resultado de algún problema de hardware, diferencias de tensión, cortes de luz, etc. Si esto sucede, ejecute el proceso Reconstrucción de estados y luego el de Recomposición de saldos.
Seleccionando la opción Totales, se emitirá un listado que incluye los saldos anterior y actual de todos los proveedores.
Seleccionando la opción Movimientos, se ingresará el rango de proveedores a procesar, emitiéndose un listado con los movimientos de cuenta corriente de cada proveedor en el período actual.

Estos procesos se utilizan en forma periódica para el correcto mantenimiento de la registración de las cuentas corrientes de los proveedores.

Asimismo, permiten realizar cierres y pasajes de información a archivos históricos.