Autorización de cotizaciones

Invoque este proceso para cambiar el estado de las cotizaciones ‘Ingresadas’ a ‘Autorizadas’.

Sólo es posible acceder a este proceso si está activo el Parámetro de Ventas Autoriza cotizaciones. Sus campos son los mismos que los presentados en la ventana de Generación / Modificación de cotizaciones.

Desde esta opción es posible:

  • Autorizar aquellas cotizaciones con estado ‘Ingresada’, y así continuar con el circuito de pedidos.
  • Desautorizar cotizaciones ‘Autorizadas’ con anterioridad, dejándolas en el estado inicial.
  • Consultar información general de una cotización con estado ‘Ingresada’ o ‘Autorizada’.

Este proceso actúa como una consulta general de cotizaciones. Ningún campo es editable, sólo puede cambiar el estado de la cotización y las clasificaciones adicionales, si están activas en la solapa Comprobantes de Parámetros de Ventas.

La autorización puede realizarse en forma individual o por rango. En tanto que la desautorización de cotizaciones se realiza en forma individual.

Siga los siguientes pasos:

  1. Seleccione el perfil a tener en cuenta (si definió perfiles de cotizaciones).
  2. Seleccione la cotización que desea autorizar o desautorizar.
  3. Seleccione el comando Actualizar.
  4. Utilice las teclas <Alt + F7> para autorizar o desautorizar la cotización.
  5. Haga clic en el botón «Herramienta» de la barra de herramientas para acceder a otras funciones disponibles en el proceso.
  6. Presione la tecla <F10> para registrar la operación realizada.
  7. Para actualizar otra cotización, repita el pasos y siguientes.
  8. Para autorizar un rango de cotizaciones, seleccione el comando Autorizar Rango.

Cuando una cotización cambia su estado (pasando de ‘Ingresada’ a ‘Autorizada’ o viceversa), se registran los datos de la operación, los que pueden consultarse desde el proceso Consulta de cotizaciones.

Al salir de esta opción, se emite un listado de las cotizaciones procesadas que cambiaron su estado (‘Autorizada’ a ‘Ingresada’ o viceversa).

Consideraciones generales de la autorización:

La autorización afecta al documento completo, es decir, no es posible autorizar en forma parcial o renglones en forma individual.

Dependiendo de los permisos y perfil de cotizaciones con los que acceda, puede autorizar:

  • Sólo las cotizaciones emitidas por usted.
  • Las cotizaciones pertenecientes a un grupo de usuarios configurados desde la opción Permisos para cotizaciones
  • Todas las cotizaciones generadas (ya sea porque deshabilitó el parámetro general Restringe acceso a cotizaciones o bien, porque desde la opción Permisos para Cotizaciones se asociaron a usted todos los usuarios existentes).

Es posible omitir la instancia de autorización, mediante:

  • la no activación del parámetro general Autoriza cotizaciones. En este caso, las cotizaciones nacen con estado ‘Aprobadas’;
  • la configuración del parámetro Estado inicial para cotizaciones en cada perfil de cotización.

 

Comandos de menú

A continuación se detallan los comandos disponibles desde el menú de la ventana de Autorización de cotizaciones.

Actualizar

Desde este comando, usted autoriza o desautoriza la cotización en pantalla. Además, puede acceder a una serie de funciones que permiten consultar información general de la cotización.

Las funciones son las mismas que se encuentran disponibles en el proceso Generación / Modificación de cotizaciones, pero los datos en pantalla no son editables.

Autorizar Rango

Este comando brinda la posibilidad de autorizar un rango de cotizaciones.

Para ello, elija uno de los siguientes criterios de selección de comprobantes:

  • Por Número de cotización
  • Por Fecha de alta
  • Por Fecha de vigencia
  • Por Fecha Adicional 1
  • Por Fecha Adicional
  • Por Clasificación 1
  • Por Clasificación 2

A continuación, indique el tipo y código de cliente, el talonario y rango a procesar.

Seleccionar

Invoque este comando para seleccionar el tipo de cotizaciones a procesar.

Es posible considerar las cotizaciones ‘No Autorizadas’, las cotizaciones ‘Autorizadas’ o ambas.

Generar Pedido

Invoque este comando para transformar una cotización ‘Aceptada’ en un pedido.

Esto es factible si el perfil que utiliza tiene activo el parámetro Permite generar pedidos automáticos desde procesos.

El pedido a generar tendrá uno de los siguientes estados:

  • ‘Ingresado’ (está activo el parámetro general Aprueba Pedidos Ingresados pero no está activo el parámetro Permite Generar Pedidos Aprobados en el perfil de cotizaciones).
  • ‘Aprobado’ (no está activo el parámetro general Aprueba Pedidos Ingresados o está activo este parámetro y además, está activo el parámetro Permite Generar Pedidos Aprobados en el perfil de cotizaciones).

Si Usa Planes de Entrega y no está activo el parámetro Respeta Plan de Entrega de Cotización, es posible indicar la cantidad de días para el cálculo de la fecha de entrega o bien, ingresar una fecha de entrega particular. Por defecto, se proponen los valores definidos en el perfil de cotización.

Emitir

Invoque este comando para emitir cotizaciones ‘Autorizadas’.

Si está activo el parámetro Imprime cotizaciones no autorizadas, podrá emitir también este tipo de cotizaciones.

Para más información, consulte el proceso Emisión de cotizaciones.

Buscar

Permite localizar una cotización, aplicando distintos criterios de búsqueda.

Dichos criterios pueden ser: número de cotización, código de cliente, fecha de alta de la cotización, fecha de vigencia, estado de la cotización y por los campos de fecha y clasificación adicionales.

 

Selección del perfil de autorización

En el momento de ingresar al proceso, el sistema realiza los siguientes controles con respecto a los perfiles de cotizaciones:

  • Si usted tiene asignado un único perfil, éste será el que se utilice en la autorización
  • Si usted tiene definido más de un perfil, puede seleccionar el perfil a utilizar
  • Si se definieron perfiles, pero usted no está asignado a ninguno de ellos, se autorizarán las cotizaciones en base a la configuración de la solapa Cotizaciones de Comprobantes del proceso Parámetros de Ventas.

Dependiendo de la configuración del perfil, es posible emitir cotizaciones, generar pedidos aprobados y modificar los campos de clasificación adicional. Para más información, consulte el proceso Perfiles de cotizaciones.

Utilice el comando Perfil para cambiar el perfil de cotizaciones.

 

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