Ventas PVTA – Emisión de notas de crédito

Este proceso permite emitir notas de crédito contado o en cuenta corriente a clientes habituales y notas de crédito contado a clientes ocasionales.

Los distintos tipos de notas de crédito son definidos mediante el proceso Tipos de comprobante. En este proceso se indica en qué estadísticas de ventas interviene cada tipo de comprobante, si afecta al stock, si registra una diferencia de cambio, si registra importes de impuestos o interviene en el IVA Ventas.

 

Notas de crédito de IVA

Si el código de comprobante ingresado indica que la nota de crédito registra únicamente importes de Impuesto, el sistema requerirá los datos necesarios para su registración.
En este caso, el total del comprobante coincide con el total de Impuesto correspondiente.
En un mismo comprobante pueden registrarse, si fuese necesario, distintas tasas de impuestos.
Por ejemplo, este tipo de comprobante puede utilizarse:

  1. Cuando en una factura se liquidó un impuesto que no correspondía.
  2. Cuando se liquidó un impuesto por un importe superior al que correspondía.

Estos comprobantes se emitirán en moneda corriente y pueden ser imputados a otro comprobante o bien, ser ingresados a cuenta para su posterior imputación.

 

Notas de crédito por diferencia de cambio

A través de este proceso se confeccionan además, notas de crédito por diferencia de cambio en forma automática o manual, definiendo en el proceso Tipos de comprobante un código de comprobante que lo contemple.
Si el talonario elegido es electrónico y no está asignado el Código AFIP a cada una de las alícuotas y percepciones definibles, se exhibirá un mensaje de atención avisando de la imposibilidad de generar la diferencia de cambio automática.
Si el talonario elegido es electrónico de exportación (Tipo asociado: ‘E’), se exhibirá un mensaje de atención avisando de la imposibilidad de generar la diferencia de cambio automática.
Si se trabaja con un cliente con cláusula moneda extranjera contable y, se ingresa como comprobante de referencia una factura cuyo saldo en moneda extranjera es igual a cero, el sistema calcula automáticamente la diferencia de cambio existente entre la registración de la factura y de los comprobantes que la fueron cancelando.
No obstante, si se ingresa un comprobante de referencia que no se encuentre cancelado en moneda extranjera o bien no se ingresa comprobante de referencia, el sistema brinda la posibilidad de realizar el comprobante por diferencia de cambio en forma manual.

 

Notas de crédito de ajustes por cobro en fechas alternativas de vencimiento

Ingrese un tipo de comprobante que tenga activo el parámetro descuento / recargo por cobro en fechas alternativas.
Indique la factura a la cual imputar el crédito por cobro en fecha alternativa. En el caso de detectar que el comprobante de referencia tiene imputado algún recibo realizado con fecha de emisión concordante con alguna de las fechas alternativas, y además, que la cuota está cancelada, se propone como total de la nota de crédito el importe del ajuste.

Ejemplo…

Factura con las siguientes fechas de vencimiento:

Tipo de vencimiento Fecha Importe
Real 01/10 15000.00
Alternativa 1 01/09 14000.00
Alternativa 2 15/09 14500.00
  • Caso 1: se cobraron $14000 en cualquier fecha menor o igual al 01/09. En el momento de la cobranza no se generó el comprobante de ajuste, por lo que la cuota quedará con estado ‘Pendiente’ (es menor el cobro al importe real de la factura ($15000.00)).
    Al referenciar esta factura el sistema calculará un ajuste de $1000. Quedarán imputados a la cuota, en estado ‘Cancelada’.
  • Caso 2: se cobraron $14500 en cualquier fecha comprendida entre el 02/09 y el 15/09. En el momento de la cobranza no se generó el comprobante de ajuste, por lo que la cuota quedará con estado ‘Pendiente’ (es menor el cobro al importe real de la factura ($15000.00)).
    Al referenciar esta factura el sistema calculará un ajuste de $500. Quedarán imputados a la cuota, en estado ‘Cancelada’.
  • Caso 3: se cobraron $13000 en cualquier fecha menor o igual al 01/09. En el momento de la cobranza no se generó el comprobante de ajuste debido a que para efectuar créditos es necesario que la cuota esté totalmente cancelada. Al referenciar el comprobante desde este proceso tampoco se propondrá automáticamente ningún importe.

Importante:

Tenga en cuenta que el ingreso de una factura de referencia es obligatorio si utiliza un tipo de comprobante que genera descuentos para cobros en fechas alternativas.

Para más información consulte Guía de implementación sobre fechas alternativas de vencimiento.

 

Notas de crédito con comprobantes de referencia

Tenga en cuenta que no podrá seleccionar más de un comprobante de referencia en la emisión de notas de crédito.
En caso de generar un comprobante electrónico y no referenciar un comprobante, será necesario ingresar el periodo por el cual se está realizando.
Por otro lado, sólo podrá editar el valor de la cotización si la nota de crédito no realiza una cancelación total del comprobante de referencia.

Si utiliza un perfil de notas de crédito configurado para que se exhiba el mensaje de confirmación de cancelación completa, y se confirma, el sistema tomará todos los valores del comprobante original para realizar una reversión completa.
En caso de que:

  • el mensaje permita edición; luego de confirmar el mensaje, podrá realizar cambios en la información de la referencia que se visualiza, pero de hacer algún cambio que influya en los valores del comprobante, el sistema emitirá un mensaje para informarlo y ya no estará en condiciones de ser revertido completamente.
  • el mensaje no permita edición; luego de confirmar el mensaje, si el comprobante tiene todas las condiciones necesarias para cancelarse, automáticamente el sistema lo llevará a la pantalla de resumen; no podrá realizar ninguna modificación sobre los ítems del comprobante ni sobre ningún parámetro que influya en los valores del comprobante. Si hubiera acciones que realizar antes de finalizar, el sistema seguirá realizando los avisos necesarios.
Nota

Si se confirma el mensaje de cancelación completa y no se realizan cambios que influyan en el cálculo de los valores, no se visualizará la pantalla Descuentos y recargos, pero si el comprobante de referencia tenía cargos aplicados los mismos se reflejarán en la nota de crédito.

En caso de que no se confirme el mensaje de cancelación completa o se haya configurado para que no se exhiba, el comprobante utilizará la configuración del perfil para realizar los cálculos necesarios para generar la nota de crédito.

 

Notas de crédito contado

Una nota de crédito con condición de venta contado registra el movimiento del pago en Tesorería. Una vez finalizado el ingreso de datos, aparecerá una pantalla para permitir el ingreso de los movimientos de fondos o valores.

Nota

Cuando ingrese comprobantes a clientes ocasionales, usted contará con la posibilidad de especificar los datos correspondientes a la dirección de entrega del cliente ocasional.

Se valida que la fecha del comprobante sea posterior a la fecha de cierre para comprobantes definida en el proceso Parámetros Generales del módulo Tesorería.
El sistema se posiciona directamente en el módulo Tesorería para registrar un ingreso de comprobantes de clase 2 (Pagos). Si desea efectuar devoluciones con tarjetas de crédito consulte el tópico ¿Cómo registrar una devolución de una cobranza efectuada con tarjeta? en la guía de implementación sobre tarjetas de crédito y débito.
Si usted no posee el módulo Tesorería, no tendrá acceso a esta pantalla.
Cabe recordar que es necesario que el comprobante de crédito exista como comprobante en el módulo de Tesorería para poder registrar los movimientos. Las especificaciones de este ingreso se encuentran detalladas en el manual del módulo.
Si se han definido perfiles para créditos de ventas (desde el proceso Perfiles para cobranzas y pagos de otros módulos en el módulo Tesorería), seleccione el perfil a aplicar para el ingreso del movimiento.
El sistema permite registrar la forma de pago en cualquier moneda, independientemente de la moneda en la que se haya emitido la nota de crédito.
Recuerde que cada cuenta tiene asociada una moneda de expresión cuya cotización se toma directamente desde Tesorería (a excepción de la moneda extranjera que se toma de la nota de crédito y no es modificable durante el ingreso de cuentas).
En el sector inferior de la pantalla puede consultar el total a pagar, total pagado y el pendiente de pago en moneda corriente y extranjera contable. El sistema verifica que se cancele el total del comprobante en su moneda de expresión, siendo la otra moneda una mera reexpresión.

Por ejemplo: si ingresa una nota de crédito en moneda corriente, el sistema verificará que se cancele el total de la nota de crédito en esa moneda. En caso de existir diferencia de redondeo en la otra moneda, el sistema se encargará de ajustarla durante la grabación del comprobante.

La moneda de cancelación se muestra resaltada para facilitar su identificación.
Por otra parte, si en el módulo Tesorería está activo el parámetro general Asigna Subestados a Cheques de Terceros y la operación incluye cheques, se asignará automáticamente a cada uno de los cheques, el subestado definido por defecto y se actualizará su historial. Para más información, consulte en el módulo Tesorería, el ítem Parámetros generales.
El movimiento de fondos o valores generado a través de este proceso, únicamente puede anularse en forma automática en el caso de anular el comprobante, a través del proceso Anulación de comprobantes.
Si como comprobante de referencia ingresa una factura contado (de un cliente habitual u ocasional), se emitirá el siguiente mensaje: «Desea cancelar de forma completa el comprobante X####-########?«.
Por defecto, se proponen automáticamente las mismas cuentas utilizadas en la cobranza de la factura, para generar un movimiento que revierta los ingresos a esas cuentas. Pueden cambiarse las cuentas a utilizar por otras diferentes.
Si utiliza un perfil de notas de crédito configurado para que requiera autorización al realizar devoluciones de pagos electrónicos, el sistema solicitará clave de autorización si supera el importe mínimo a autorizar. Para más información consulte la siguiente ayuda: Ventas | Archivos | Carga inicial | Perfiles de Ventas | Perfiles de notas de crédito.
Si desea efectuar devoluciones de pagos realizados con Mercado Pago® QR consulte la ayuda de Ventas | Facturación | Facturador | Pagos | Devolución de pago realizado con QR de Mercado Pago®.
Si desea efectuar devoluciones de pagos realizados con Mercado Pago® Point consulte la ayuda de Ventas | Facturación | Facturador | Pagos | Devolución de pago realizado con Point de Mercado Pago®.
Si no se cancela totalmente el comprobante, el sistema controlará que los artículos ingresados se encuentren en la factura de referencia. Si no existen, emitirá un mensaje de aviso solicitando su confirmación. Pulsando la tecla <F10> pasará directamente a la pestaña Pagos.

 

Clasificación para SIAp – IVA

La clasificación de la información para SIAp – IVA se comporta de la misma manera que la detallada en el proceso Facturas.
Los comprobantes de sólo IVA y los generados por diferencia de cambio son registrados como Sin Clasificar.

Nota

Los comprobantes de crédito que no se registren en el libro IVA no se incluyen en el informe para SIAp – IVA.

 

Nota

Si una nota de crédito cancela totalmente una factura, no será necesario realizar el ingreso de renglones.

Si el comprobante de referencia es una factura, se visualizará el mensaje «Desea cancelar de forma completa el comprobante X####-########?» en el caso de cumplirse las siguientes condiciones: el comprobante de referencia es una factura con descarga de stock y la nota de crédito afecta stock, además, la factura no tiene imputaciones en cuenta corriente.
Confirmando esta opción, el sistema mostrará todos los datos propios del comprobante de referencia, incluidos los artículos y medios de pagos utilizados.
Si indicó un comprobante de referencia pero no eligió la opción de cancelación total, se deberán ingresar los artículos asociados y el sistema controlará que los artículos ingresados se encuentren en la factura de referencia. Si no existen, emitirá un mensaje de aviso solicitando su confirmación.
Es posible registrar comprobantes no fiscales en cero, sin importar su condición de venta.
En el momento de generar el comprobante, se propone la lista de precios asociada a la condición de venta. En el caso que ésta no cuente con una lista de precios, se propone la del cliente.
En las notas de crédito es posible indicar Bonificación para el cliente y por renglón, de utilidad en el caso de comprobantes por devolución que revierten facturas que incluían descuentos.
Con relación al depósito, no se tienen en cuenta los que se encuentren inhabilitados.
De necesitar seleccionar otro formulario de impresión, el mismo se lo puede modificar en cualquier parte del proceso, antes de generar el comprobante, desde la pestaña inicial con los datos del encabezado.

Consideraciones especiales para artículos de tipo kit...
  • Al hacer referencia a una factura, e ingresar artículos tipo kit (fijos o variables) existentes en el comprobante referenciado, los componentes presentados son los que fueron seleccionados al generar el comprobante de referencia. No es posible seleccionar otra composición.
  • No es posible definir precios adicionales desde la nota de crédito, cuando se genera en referencia a otro comprobante. Los únicos adicionales a tener en cuenta en este momento, serán los definidos en la fórmula del kit.
  • Al hacer referencia a una factura, y seleccionar un kit variable que no existe en el comprobante referenciado, se presentará la ventana correspondiente a la selección de artículos del kit. Indique los componentes devueltos por el cliente.
  • Al hacer referencia a una factura, y seleccionar un kit variable que existe más de una vez en el comprobante referenciado, se presenta la ventana de devolución de kits variables. Seleccione el kit a incluir en la nota de crédito.
  • Al no hacer referencia a una factura, y seleccionar un kit variable se presenta la ventana correspondiente a la selección de artículos del kit.
  • No es posible devolver sólo alguno de los componentes del kit.
Nota

Tenga en cuenta que si ingresa más unidades de kit variables que las facturadas, se exhibirá un mensaje informando tal situación. Ingrese las unidades sobrantes en renglón aparte, como si se tratara de un comprobante sin referencia.

Kit variable

La ventana de Kits variables se abre automáticamente desde determinados procesos (pedidos, facturación, notas de débito y notas de crédito en el caso que estos comprobantes no hagan referencia a factura) al ingresar un artículo kit de tipo variable.

En la misma se presentan dos grillas:

  • Grilla Composición del kit: en esta grilla se carga automáticamente toda la composición de artículos que se asoció en la fórmula del kit desde el proceso Fórmulas y kits del módulo Stock.
    Los artículos estarán asociados y se presentarán dentro de la categoría a la cual pertenece, respetando el orden de aparición asignado en la categoría.
    La columna «Disponible» tendrá la cantidad máxima que se puede solicitar para el artículo, valor ingresado en la fórmula para el kit. De todas maneras, en la fórmula correspondiente a cada categoría usted puede configurar un tope máximo y mínimo para la cantidad disponible. De no configurar esos topes, puede seleccionar para el artículo un valor máximo igual al que aparece en la columna para cada artículo. Esta cantidad disponible no puede modificarse desde esta ventana, y se va restando automáticamente con lo solicitado, de esta manera puede observar fácilmente la cantidad disponible para cada artículo.
    La columna «Solicitado» le permite ingresar a mano, o con doble clic, las cantidades solicitadas para cada artículo. No puede solicitar más que la cantidad disponible o el tope configurado.
    La columna «Precio Adicional» sólo es editable para la categoría que tiene indicado el parámetro ‘Valoriza’. Por defecto, se carga automáticamente el precio adicional unitario configurado en la fórmula para ese artículo, categoría y la lista de precios seleccionada en el comprobante. Puede modificar el precio, pero este valor cambiará el precio asignado al kit. Para el precio se asumirá los mismos parámetros de impuestos que posee la lista del comprobante.
    Si la categoría no valoriza, entonces esta columna no podrá editarse.
  • Artículos seleccionados: los artículos que fueron seleccionados para el kit, se cargarán en esta grilla. También será posible cargar automáticamente artículos que siempre se entregarán con el kit, como artículos de regalo. Esto es posible configurarlo desde la categoría con el parámetro Selección de artículos.
    La columna «Cantidad» muestra la cantidad solicitada del artículo que se cargará en el comprobante y la cual descargará de stock (si el artículo seleccionado indica que lleva stock).
    La columna «Total adicional» muestra el importe adicional para el artículo si el mismo tuvo un precio adicional. Este importe es el resultado del precio adicional por la cantidad solicitada. Tenga en cuenta que no será posible definir precios adicionales desde el documento, ni agregarlos en el momento de facturar, cuando la factura se genera en referencia a un documento. Los únicos adicionales a tener en cuenta en el momento de generar la factura, serán los definidos en la fórmula del kit.
    Una vez seleccionados todos los artículos que conformarán el kit, presione <F10> o el botón «Aceptar» para cargarlos automáticamente en el comprobante.
    Toda la composición de artículos del kit que se presenta, corresponde a una unidad de kit. Vale decir, que si desde el comprobante se solicitan dos kits, lo que se seleccione se multiplicará por dos.

Opciones de la barra de herramienta:

  • Reestablecer: con esta función puede volver a obtener en las grillas los valores defectos que se cargan al abrir esta ventana.
  • Incrementar / Decrementar: con estas funciones puede incrementar o decrementar las cantidades de la columna «Solicitado».
  • Columnas a visualizar: con esta función puede cambiar la vista de la grilla Artículos seleccionados.
  • Columnas: con esta función puede configurar las columnas de las grillas que utilizará habitualmente o que necesita utilizar.

Una nota de crédito que afecta stock puede tener renglones que mueven stock y otros que no.
Tenga en cuenta que según cómo haya definido estos comprobantes, usted puede emitir comprobantes de crédito que afectan o no stock. En base a esto, la función <Alt + F6> Depósito y Descarga sólo estará disponible para comprobantes que afectan stock.
Si elige un tipo de comprobante que afecta stock y todos los artículos incluidos no mueven stock, se exhibirá un mensaje solicitando que cambie el tipo de comprobante.
Para incluir en una nota de crédito, conceptos que no sean artículos del inventario, será necesario incorporar un artículo que no lleve stock asociado, a través del proceso Artículos del módulo Stock. Este nuevo artículo tendrá una descripción genérica que identifique al concepto (por ejemplo: Diferencia de precio). Ya en este proceso, utilice la alternativa de Descripciones Adicionales por artículo, para completar las leyendas del comprobante.
Para que una nota de crédito esté en condiciones de ser pasada a archivo histórico, es necesario que sea de contado o de cuenta corriente. Si es de cuenta corriente, tiene que estar aplicada o imputada a uno o varios comprobantes.

El sistema prevé dos maneras de efectuar esta imputación:
  • Indicando un comprobante de referencia en la nota de crédito en el momento en que se la emite.
  • Aplicando la nota de crédito a uno o más comprobantes después de haber sido emitida, a través del proceso Imputación de comprobantes.

 

Auditoría del comprobante

En el momento del alta del comprobante se guarda la auditoría de fecha , hora y usuario que generó el alta.
Además, para los comprobantes que permiten modificación, se guarda la fecha, hora y usuario que realizó la modificación.
Consulte la ficha de cada comprobante (desde Live) para acceder a la información de la auditoría de alta o modificación.

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Imputación contable

Los datos del asiento se exhiben en formato grilla, podrán existir más o menos líneas de acuerdo a la definición del modelo de asiento y de los artículos o conceptos ingresados en el comprobante.

Al pie de la grilla, se exhibe la suma de los importes en la columna «Debe», la suma de los importes en la columna «Haber» y la diferencia entre ambas.

Cada renglón se compone de los siguientes datos:

Número: es el número de renglón del asiento. Este dato no es editable.

Código de cuenta: ingrese o seleccione el código de cuenta contable. Este dato es de ingreso obligatorio. En caso de poder editar la cuenta o de agregar más renglones, puede seleccionar una cuenta contable habilitada para el módulo en el que se encuentra.

Descripción de cuenta: este dato se completa automáticamente al completar la columna «Código de cuenta».

Debe / Haber: por defecto el importe se completará automáticamente de acuerdo al comprobante. Usted puede editar el importe. El sistema realiza los siguientes controles: el asiento debe tener dos líneas como mínimo, el asiento debe balancear, no se permite ingresar importes negativos, ni dejar renglones con importe en cero, los importes del asiento deben coincidir con los valores ingresados en el comprobante.
El ingreso de este dato es obligatorio.
Si ingresa el importe en la columna «Debe», se deshabilita la edición de la columna «Haber» y viceversa.
Haga clic en el botón «…» para abrir la calculadora.

Auxiliares: el valor de este campo depende de la definición del parámetro Usa auxiliares contables en la cuenta contable y de los tipos de auxiliares asociados a la cuenta contable desde el proceso Actualización individual de auxiliares contables.
Para ingresar o consultar las imputaciones a auxiliares y subauxiliares contables de la cuenta contable en la que está posicionado, ubique el cursor sobre esta columna y haga clic o presione la tecla <Enter>. Las imputaciones pueden ser manuales o bien, basadas en reglas de apropiación automáticas asociadas a la cuenta – tipo de auxiliar.
Es posible ingresar el porcentaje y que se calcule en forma automática el importe, o viceversa. Si la imputación a auxiliares contables queda pendiente por el total del importe de la línea o renglón del asiento, el porcentaje será igual a 100% para el auxiliar ‘Sin Asignar’.
Usted puede seleccionar una regla de apropiación, puede elegir una regla que esté habilitada para el módulo en el cual se encuentra.
Usted puede definir una regla por defecto y si el tipo de auxiliar es del tipo ‘Manual’ y no usa apertura en Subauxiliares, puede asociar un grupo de auxiliares para relación cuenta – tipo auxiliar. Esto permite habilitar sólo algunos auxiliares de todos los auxiliares creados para el tipo de auxiliar y actúa como un filtro.
Es prioritario aplicar la regla de apropiación por defecto (ya sea del módulo o definida en Procesos generales sobre un grupo de auxiliares asociado) en el asiento. Una vez aplicada la regla, presione el botón «Ver todos los auxiliares» para reemplazar los auxiliares de la regla defecto, por los auxiliares del grupo asociado. Esto significa que el asiento:

  • O es excluyente.
  • O aplica la regla.
  • O apropia uno o más de los auxiliares del grupo de auxiliares asociados.

Si no posee un grupo de auxiliares asociados, cuando presione el botón «Ver todos los auxiliares» se agregarán todos los auxiliares sin aplicar ningún filtro o grupo.
Para más información consulte el ítem Actualización individual de auxiliares contables.

Leyenda: el sistema exhibe la leyenda definida en el modelo de asiento, será posible modificarla.

Diferencia: corresponde al total del debe menos el total del haber. No es posible grabar un asiento con diferencia distinta a cero.

Asignar diferencia <F9>: permite asignar al renglón actual la diferencia entre el total del debe y del haber.

 

Devolución de kits variables

Esta ventana se abre automáticamente desde el proceso de notas de crédito, al ingresar un artículo kit de tipo variable que se encuentra en varios renglones diferentes del comprobante de referencia.

 

Su objetivo es permitir la selección del kit que desea devolver el cliente, debido a que un mismo código de kit variable podría tener diferentes componentes dentro de la misma factura.

Contiene una grilla que carga automáticamente todos los kits variables que se ingresaron en el comprobante de referencia, bajo el mismo código de artículo, con la composición que se seleccionó para cada uno en el momento de facturar.

Para seleccionar el kit a devolver, marque la columna «Selección» o haga doble click sobre el renglón del artículo kit que desea incluir en la nota de crédito.

Para registrar la devolución de otro kit con el mismo código de artículo, y composición diferente, vuelva a ingresar el código del kit en la ventana de Nota de crédito. Si aún quedan kits pendientes de devolver en el comprobante de referencia, se propone nuevamente la ventana de Devolución de kits variables.

Presione <F10> o el botón «Aceptar» para cargar el kit en el comprobante.

Para mas información consulte la Guía de implementación de kits.

 

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